常用文件格式一、 关于常用文件的统一格式要求（一） 通知通知（样本参见附件一）1、 标题要求：标题要居中（较长可分为两行），采用二号宋体加粗，并写明“关于XXXX 的通知”。
2、 正文要求：采用四号宋体或仿宋体书写，通知对象顶格写。
正文与标题间空一行，开始首行空两格。
换行首行空两格。
会议性通知发布内容（如：与会人、会议地点、会议时间等）采用大标题形式逐条列出。
3、 落款要求：采用四号宋体加粗，落款与正文间空两行，并居于通知右下角（如：木槿感恩支教团）；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用汉字格式（如：二○一○年八月十一日）或数字格式（如：2010年8月11日）书写。
（二） 报告性报告性报告性、、建议性文件 1、 标题要求：标题要居中（较长可分为两行），采用二号宋体加粗，并写明“木槿感恩支教团XX 部关于XXXX 的报告（建议）”。
2、 正文要求：采用四号宋体书写，报告对象顶格写。
正文与标题间空一行，开始首行空两格。
换行首行空两格。
3、 落款要求：采用四号宋体加粗，落款与正文间空两行，并居于通知右下角（如：木槿感恩支教团XX 部）；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用汉字格式（如：二○一○年八月十一日）或数字格式（如：2010年8月11日）书写。
（三） 会议会议会议记录记录 1、 会议记录是会议指定的记录人员对会议情所做的原始记载，是与会议同步形成的实录性文书，一般不对外公布。
2、 写作要求：（1） 会议组织概况：会议名称、地点、与会人员（一般要逐个列出，人员较多时可概括说明人数或人员身份）、缺席人员、会议议程、主持人、记录人等，这些要素最好在会前写好。
（2） 会议基本内容：会议议题、讨论发言情况、与会者提出的意见和建议、领导人讲话、议定事项、表决结果、通过的决议或文件标题等，这些内容可根据会议性质和重要程度做摘要或详细记载。
（3） 记录人员应当善于抓住要点，书写清晰、快速，没有在会上将信息记录完整的，要在会后进行整理。
工作计划（四）工作计划工作计划，是各个部门对今后一段时间的工作进行事先安排，明确目标，提出要求，制定措施和步骤的一种文体。
1、封面要求(参见附件四)：标题第一行为：湘潭大学木槿感恩支教团；第二行为：活动名称（如：XX部XXXX年），居中，采用小一号宋体或楷体加粗。
竖直居中写：工作计划，采用粗号宋体、楷体或黑体；最后落款居中写：木槿感恩支教团，采用二号宋体或楷体加粗，组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如2010年8月11日）。
封面不加页眉、页脚及页码。
2、标题要求：标题要居中（较长可分为两行），采用二号宋体或楷体加粗，并写明计划的名称。
如“木槿感恩支教团XX部门关于开展XX的工作计划”或“木槿感恩支教团XX部门XXXX年工作计划”。
3、正文要求：采用四号楷体或宋体书写，正文与标题间空一行，开始首行空两格。
换行首行空两格。
（1） 前言：是计划的总纲部分，包括计划的背景、指导思想、目的、现状、总目标及总任务、完成计划对今后的影响等。
这些内容不一定完全同时具备，可根据具体内容取舍。
（2） 主体：主要写计划的“三要素”，即目标、措施和步骤。
A．目标：即计划所规定的工作内容或具体任务指标，就是“做什么”。
根据前言所确立的总目标和总任务，以及有关政策和上级要求，规定具体的任务，并提出完成指标，目标要切实、具体、明确，切忌空泛。
B．措施：指准备采取何种方法实现计划目标、完成任务，即“怎么做”。
要写明要利用哪些优势条件，依靠什么力量，采取哪些方式方法，克服那些困难完成任务。
C．步骤：主要是按时间顺序，把具体任务分解开来，规定首先做什么，然后做什么，如何去做，分几步做，何时完成等。
（3） 结尾：是计划正文中不便提到的内容，如检查落实的办法、注意事项等；也可以展望实现计划后的美好前景，以鼓舞人们努力实现计划规定的目标和任务等。
4、落款：采用四号宋体加粗，落款与正文间空两行，并居于计划右下角（如：木槿感恩支教团XX部）；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用汉字格式（如：二○一○年八月十一日）或数字格式（如：2010年8月11日）书写。
工作总结（五）工作总结总结，是对以往工作的回顾和概括，从中得出经验教训，以指导今后工作的文体。
1、要求(参见附件五)：标题第一行为：湘潭大学木槿感恩支教团；第二行为：活动名称（如：XX部XXXX年XX活动），居中，采用小一号宋体或楷体加粗。
竖直居中写：工作总结，采用粗号宋体或楷体；最后落款居中写：木槿感恩支教团，采用二号宋体、楷体或黑体加粗，组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如2010年8月11日）。
封面不加页眉、页脚及页码。
2、标题要求：标题要居中（较长可分为两行），采用二号宋体或楷体加粗，并写明总结的名称。
如“木槿感恩支教团XX部门关于XX活动的工作总结”或“木槿感恩支教团XX部门XXXX年工作总结”。
3、正文要求：正文通常由前言部分和主体部分组成。
采用四号楷体或宋体书写，正文与标题间空一行，开始首行空两格。
换行首行空两格。
（1）前言：即总结的开头部分，要开宗明义。
用简洁的语言，概括介绍总结针对的时间、工作情况、基本经验以及总结的范围和目的。
（2）主体部分：a.开展工作的基本情况，即在特定的阶段做了什么工作，采用了哪些措施和方法，取得了哪些成绩，并存在哪些问题，应如实叙述和说明。
b.归纳经验和体会，分析取得成绩的主客观原因，提炼出规律性的认识。
c.找出失误和教训，分析其产生的原因和规律，提出改进意见与途径。
d.明确今后努力方向，即今后工作中如何发扬成绩，克服缺点，力争工作再新台阶。
以上四个方面，可按照上述次序展开，也可按工作活动所设计问题，逐一从四个方面分别展开。
4．落款：采用四号宋体加粗，落款与正文间空两行，并居于总结右下角（如：木槿感恩支教团XX部）；组织名称在上，日期换行并居于落款方的下方，并用汉字格式（如：二○一○年八月十一日）或数字格式（如：2010年8月11日）书写。
（六）策划书1.封面要求(参见附件二、附件三)：标题第一行为：湘潭大学木槿感恩支教团；第二行为：活动名称，居中，采用小一号宋体或楷体加粗。
竖直居中写：策划书，采用粗号宋体、楷体或黑体；最后落款居中写：木槿感恩支教团，采用二号宋体或楷体加粗，组织在上，日期换行并居于落款方的下方，并用数字格式书写（如2010年8月11日）。
封面不加页眉、页脚及页码。
2.目录(参见附件六)：字体为宋体；字体大小：“目录”二字为一号，其余为二号，小标题用小三；加粗部分：标题和主干3.正文：包括概述、活动策划和尾声三部分a.概述：包括活动背景、活动目的等；b.活动策划是主体，包括活动主题、活动时间、活动地点、活动对象、活动流程、注意事项、应急策略、可行性分析、预期效果、经费预算等；c.尾声：可以展望实现活动的美好前景，引起大家对活动的关注；也可以鼓舞各成员为活动的成功举办而努力。
二、常用文件的统一要求1、档案形式要求：对于各部门档案，应有文本和电子两种版本。
2、格式要求：文本档案必须以统一格式递交，上交档案采用A4复印纸统一复印（除策划书以外一般采用双面打印，以节省经费），页边距一律采取：上、下2.54cm，左3.17cm，右2.54cm，行距若使用四号字体，一般用固定值25磅或多倍行距1.25比较标准，字间距为默认值（缩放100％，间距：标准）。
3、字体要求：标题一律采用黑色中文简体，正标题采用二号宋体或楷体加粗，醒目条款字体采用加粗倾斜形式，文件内容所用字体要求为楷体或宋体，正文内容采用四号。
4、表：表中参数应表明量和单位的符号。
表序及表名置于表的上方。
表序、表名和表格均居中，内容均采用五号字体。
图、表与正文之间要有一行的间距，文中的图、表、附注一律采用阿拉伯数字分章编号。
若图或表中有附注，采用英文小写字母顺序编号。
5、页眉页脚、页码要求：（1）采用五号宋体或楷体（2）页眉靠左写“汇聚爱心、传递梦想、燃烧激情、托起希望”，页脚靠右写“爱心筑就梦想；激情点燃希望”，均用小四字体，倾斜。
（3）页码居中（4）封面均不写页眉页脚和页码（5）标点符号：注意中英文标点符号的区别，不能混用。
、核稿和签发策划的拟稿、三、策划的拟稿1、策划的拟稿由部门的部长或干事单独完成，也可由几人共同完成。
2、核稿工作必须由拟稿工作制作单位的上一级完成。
（如：拟稿人为干事，核稿人必须为部长或部长的上级；拟稿人为部长，则核稿人必须为理事会成员。
3、签发文稿必须由理事会或指导老师签名。
4、通知、实践证明等必须经落款盖章方能生效。
附件一关于XXXX 的通知签发：发放对象发放对象：：通知正文湘潭大学木槿感恩支教团XXXX 年XX 月XX 日字体：标题为黑体，其余皆为宋体或仿宋；字体大小：标题为二号字体，签发为五号，其余为四号字体 加粗部分：标题、发放对象、落款。
附件二（策划书封面一）注：封面不要页眉页脚和页码湘潭大学木槿感恩支教团湘潭大学木槿感恩支教团小学教学活动XXXX小学教学活动策划书主办方：湘潭大学关心下一代工作委员会共青团湘潭大学委员会承办方：湘潭大学木槿感恩支教团2010年8月11日木槿感恩支教团年教学成果展XXXX年教学成果展策划书主办方：湘潭大学关心下一代工作委员会共青团湘潭大学委员会承办方：湘潭大学木槿感恩支教团2010年8月11日木槿感恩支教团XX部XXXX年工作计划湘潭大学木槿感恩支教团XX部XXXX年XX月XX日附件五（工作总结）注：封面不要页眉页脚和页码木槿感恩支教团XX部XXXX年工作总结湘潭大学木槿感恩支教团XX部XXXX年XX月XX日附件六（目录）目 录一、活动背景活动背景……………………………………………………二、活动活动目的目的目的……………………………………………………三、活动主题活动主题……………………………………………………四、活动时间活动时间……………………………………………………五、活动地点活动地点……………………………………………………六、活动对象活动对象……………………………………………………七、活动内容活动内容……………………………………………………八、注意事项注意事项……………………………………………………九、经费预算经费预算……………………………………………………字体为宋体字体大小目录二字为一号 其余为二号 小标题用小三加粗部分：标题和主干。
