浅谈八二法则及时间管理

重要的事 有期限的任務
突然停電 顧客抱怨 有些會議之出列席 有些不速之客到訪
不重要的事 有些臨時的邀約
有些無謂的請託 有些無聊的電話
不緊急的事
計畫之研擬 公關之促進 技能之提升 問題之調查 誤會之澄清 有些交際應酬 有些文件之處理 處理屬下之工作 個人嗜好的沈迷 無關緊要的信件
時間管理不是什麼?
時間本身不是問題，因為每個人每天所 擁有的時間都是一樣多。 時間是無法累積與增值的資源。 所以時間管理的問題本身不在於時間， 而是在於自己如何善用及分配你自己的 時間。
人臨時找你需要討論事情時，可以請他在你有
空的時間再來。
你
的
時
間 二、做事沒有方法
管
理
我們常運用自己所熟悉或直覺想到的方法做
出
事，但事實上，這並不是最有效率的方法。
了
什 麼 問 題 ？
完成一件事情，可以有許多方法，重點在於你能否 找出最快速的方法。不要毫不考慮的就直接做了， 先花幾分鐘的時間衡量一下，有什麼方法可以更有 效率的完成事情？
剩下的時間優先分配於有興趣的或效用大的 !
請排出正確的行事優先順序
✓ 要把時間用在對的地方 !
高高
緊急度
低
重要性
低
11 st 急
?2 nd
3? 重
?3 2? 輕
44 th 緩
時間管理矩陣
「艾森豪」法則
美國艾森豪將軍指出，人們的精力，往往被 緊急但較不重要的事情所佔用，而並未完全 或儘可能的將時間與精力用在重要的事。
有 1/4
效
當你開始不滿於現狀時, 表示你很想改變 (change)…但是要用對 “新的思考方式” 。
正確分配時間
i.e., 時間管理
什
麼
是
時 間
一、時間管理不是要把所有事情做完，而是更有效 的運用時間。
管 理？
時間管理的目的除了要決定你該做些什麼事情之外， 另一個很重要的目的也是決定什麼事情不應該做。
二、時間管理不是完全的掌控，而是降低變動性。
時間管理是什麼?
時間管理就是自我管理。 自我管理即是改變習慣，以令自己更富績 效，更富效能。
把事情很快地做完，叫做效率。 把事情很快又很對地做完，叫做效能。 Do the thing right! Do the right thing!
時間管理就是要學會如何運用時間。 時間管理就是事前的規劃與長期的計劃。
你
的
時 間
一、無法管理外在的要求
管
理 出
主管最大的困擾就是，太多來自外界的干擾，隨時 得放下手邊的工作去做別的事情。
了 什
缺乏說 “不” 的勇氣。
麼
擔任主管的責任之一就是集合多人的努力，共
問
同完成一份工作。換句話說，主管的工作有很
題
大的一部份需要與別人互動，外界的干擾是主
？
管工作的一部份。
1/3
你可以排定某些時段做為你的緩衝時間，當有
「艾森豪」法則的啟示：留多一點時間給
重要的事情。
重要 ➢But How ?
?
1 45% 5%
說的容易 .. ➢降低右表中 不重要
? 35%
4
15%
3和4的時間!
緊急
不緊急
錯誤的時間分配
正確的行事優先順序與時間分配
留多一點時間給重要的事情
緊急的事 不緊急的事
重要的事 不重要的事
1 st 急 35%
我沒有時間?
➢沒有時間只是藉口， 沒有『意願』才是『失敗』的主因 !
➢其實只要20%的時間就可以完成80%的事情
✓成功與否不是能力問題，而在『意願』是否堅定
「時間可以造就人格， 可以成就事業，也可以儲積功德」 -- 證嚴法師
為何需要時間管理?
為何你我都不滿意現狀, 但是卻安於現狀?
1.無奈 2.不確定改變之後會更好 3.因為現狀是你我最熟悉的
淺談 八二法則 與 時間管理
Agenda
沒時間我沒時間一瞬間來到夏天單身的地平線 又轉了一圈晴天終於出現轉變 .. 為何需要時間管理? 八二法則與艾森豪法則及時間配置矩陣 時間管理的問題 有效管理時間的四大關鍵 時間管理案例: 如果沒有 E-Mail 該有多閒 ☺ 設定SMART的目標 附錄 – 傳奇人物王品集團的戴勝益
2 nd 重 50%
3 rd 輕 12%
4 th 緩 3%
時間管理矩陣
主管明智的時間配置
1
1.重要的事情著重在 Plan
ห้องสมุดไป่ตู้
Plan 著重在 Do
Do 著重在 Check
Check 著重在 Action
2.重要的事情要逐漸地交給
信任的部屬, 這叫 “灌能”
2
各類輕重緩急事情範例
緊急的事
設備故障或生產停擺 員工產生肢體衝突
？
能的解決方法，然後在會議上提出來讓
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大家討論，聽聽其他人有什麼想法。這 樣可以讓你原先的思考更為完整，而且
可以當下做出決策，開完會後所有就能
立即開始工作。
有效管理時間的四大關鍵
從自我可掌控的部份開始 釐清不同性質的工作 排定ABCDE優先順序 留點時間給自己
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80% 時間
重要的 少數事物
20% 時間
20% 成效
80% 成效
我是學生, 八二法則干我屁事
前面的80分通常只要花20%的努力
努力成果邊際效用遞減 沒有人要你每科拿 100 分
程式(習題)20%的時間可以完成80%
儘快完成最關鍵的部份，讓事情看起來像做 完 80% 一般。
每科都先拿80分再說 ! (20%的力氣)
國家80% 的人口被20%的人統治 。
80% 的人輸給20%的人 ( 賭博) 。
企業80%的利潤來自20%的客戶!
(其它 80%客戶是澳門來的☺)
80%的人只使用軟體20%的功能。(Word, PPNT,…)
通常我們80%的時間花在解決20%的問題 。
80/20原理用在生活 示意圖
瑣碎的 多數事物
2/3
儘快完成最關鍵的部份, 讓事情看起來
像做完 80% 一般。
你
的
時 三、過度溝通而沒有想法
間
管
如果真要開會，要避免毫無結果的討論。
理
當我們遇到問題時，第一個想到的是找人
出
開會，希望多一點人一起商量討論。但是
了 什 麼
「會議的核心目的在於做出決策，而非討 論。」
問
題
主管應該事先分析問題的可能原因、可
時間管理最重要的功能是透過事先的規劃， 做為一種提醒與指引。
什
麼 「八二」法則 -- by 社會學家柏雷多
是
(Pareto; 巴烈圖)
八 二 法 則？
80% vs. 20% (or 90% vs. 10%)
義大利經濟學家 Vilfredo Pareto(柏雷多)發現八二 法則，他確認義大利國家 80%的土地(財富)由 20% 的人口所擁有 !