档案信息化建设60页PPT

档案信息化建设》 第二章 《档案信息化建设》
第1节 档案信息化的内涵 节 第2节 档案信息化的要素 节 第3节 档案信息化建设的内容 节 第4节 全国档案信息化建设的发展过程 节
信息化与档案工作
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第1节 档案信息化的内涵
档案信息化： 档案信息化： 就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下， 就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下 ， 在档案管理活 动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、 动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用 服务。 服务。 —— 杨公之： 《 档案信息化导论》， 中国档案出版社 2001年9 月 杨公之： 档案信息化导论》 2001年 第一版。 第一版。
信息化与档案工作
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第1节 档案信息化的内涵
档案信息化： 档案信息化： 就其微观含义而言，档案信息化就是运用现代信息技术管理电子文件， 就其微观含义而言，档案信息化就是运用现代信息技术管理电子文件，对物 理形态的档案文献作符合信息化环境和目标的转化，搞档案网站和数字档案馆建设， 理形态的档案文献作符合信息化环境和目标的转化，搞档案网站和数字档案馆建设， 实现高效、适用的档案管理和档案利用工作的过程。 实现高效、适用的档案管理和档案利用工作的过程。 就其宏观而言，档案信息化是一项复杂的系统工程， 就其宏观而言，档案信息化是一项复杂的系统工程，它不仅包括信息技术在 档案管理中的广泛应用，还包括信息技术应用过程中的观念基础和人文基础建设， 档案管理中的广泛应用，还包括信息技术应用过程中的观念基础和人文基础建设， 即保障档案信息网络有效运转的社会支持环境的建设， 即保障档案信息网络有效运转的社会支持环境的建设，其中包括争取国家信息政策 的引导和支持，使档案信息纳入整个社会信息系统建设的框架之中； 的引导和支持，使档案信息纳入整个社会信息系统建设的框架之中；建立与档案信 息化相适应的新思维、新理念和相关政策法规、文化教育、职业道德、 息化相适应的新思维、新理念和相关政策法规、文化教育、职业道德、人才资源等 思想意识与人文管理体系。 思想意识与人文管理体系。 ——杨小红：《关于档案信息化的思考》，《辽宁大学学报（哲学社会科学 杨小红： 关于档案信息化的思考》 杨小红 辽宁大学学报（ 2003年第 年第5 版）》2003年第5期

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信息化源于现代档案管理的需要
案例 一位档案利用者手拿介绍信来查阅档案，档案员热情接待。
利用者：我想查阅有关***方面的档案，这是介绍信。 档案员（热情地把几本厚厚的档案目录搬到利用者面前）：这是档案案卷目录，您先从中查找需要查阅的案卷，
找到案卷号后，登记在本上，我再去库房调卷。 利用者（看看厚厚的目录，眼睛转向办公桌上的电脑）：我能不能使用您的计算机来检索，翻目录查找，什么时
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信息化源于现代档案管理的需要
案例 档案利用者前来查档，档案员正在热情接待。 利用者：我想查询介绍信上注明的这些相关信息，不知道是否有与之相关的档案。 档案员：您可以在这台计算机上检索，我们系统分为文书档案、科技档案和人事档案。每个档案门类中又划分一
些子门类，这小册子上有问哦们的分类说明，您首先需要大概判断一下这些信息可能在哪些档案门类中，然 后利用计算机进行相应门类的检索。 利用者：我不太了解你们的档案分类方式，能不能只输入几个关键词就查到所需要的档案信息。
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信息化推动档案管理变革
案例 单位A：我单位档案信息化工作开展比较早，自主研发了单机版档案管理系统，至今依然用得很好。主要集中在
对档案目录的添加、删除、修改、查询。到目前为止尚未接收电子文件，与其它单位相比此种管理方式略显 落后。
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信息化推动档案管理变革
单位B：信息化工作起步比较晚，但起点较高，直接采用网络版管理系统，并实现了与各部门之间的业务集成和 信息共享，并实现了电子文件的接收。目前新接收的纸质档案目录和电子文件的编目信息与档案内容的电在信息 等由各部门进行整理，统一向档案部门移交。
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室藏档案数字化标准

辽档发[2005]1号文件 《关于印发〈辽宁省电子文件归档管理暂行规
定〉的通知》
标准要求：
◆规定要求：已开展办公自动化的单位，应在计算机信息管理系统中设置相 应的电子文件归档管理功能，实现归档电子文件的在线管理与利用。
◆规定要求：对各种类型的电子文件，归档时要采用各自的通用文件格式， 同时收集其必需的归档背景信息即硬件环境、与其相关的软件及说明资 料并保证能够与随着计算机技术的发展而产生的通用文件格式进行转换。
◆规定要求：在“无纸化”办公系统中产生的电子文件，应采取严格的安全 措施，随时备份，并存储在能够脱机保存的载体上。需永久、长期保存 的电子文件，应采取“双套制”的保管方式，并建立互联关系。
标准要求：
◆ 电子文件归档前应进行有效性、完整性、安全性进行鉴 定，并由鉴定负责人签署审核意见。
◆电子文件归档分为逻辑归档和物理归档，逻辑归档随时 进行，物理归档要按“电子文件集”进行管理。
辽档发[2008]10号
《辽宁省档案数字化技术标准》
四、怎样做好本单位的档案数字化工作
（一）数字化工作主要内容： 1、电子文件归档管理： 什么是电子文件: 是指在数字设备及环境中生成,以数字形式存储于磁带、 磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处 理，并或在通信网络上传送的文件。
电子文件归档标准
全宗号
馆编件号
文件形成时间
年度
页数
档号
保管期限
题名
机构（问题）
责任者
组织机构代码 密级
控制标识
归档文件目录录入界面图例
数据录入时具体问题的处理
所有阿拉伯数字一律以半角录入 来文与复文为一件时，用复文题名作为本件题名。 案卷题名特殊处理：
题名过长时，可省略冗余部分，并用“﹍”表示。 无题名或题名不全不能揭示文件内容时，应根据内容另拟加[ ]号， 如通知[关于召开安全生产紧急调度会议的通知] 转发文与被转发文视为一件，用转发文题名，如转发文不能揭示 文件内容，原题名照录，同时录入被转发文题名，加[ ]号，如关 于转发省档发[2005]1号文件的通知[关于印发〈辽宁省电子文件归 档管理暂行规定〉的通知]

档案信息化建设培训课件(ppt 61页)
第一章 档案信息化建设概论
一、信息化基本概念
（一）信息
信息广义的概念：信息是指事物存在方式和运动状态的表 现形式。其“事物”是指存在于人类社会、思维活动和自然 界中的一切对象征性其“运动“是指一切意义上的变化，包 括机械、物理、化学、生物、思维、社会的运动。 信息狭义的概念（即主体论）：信息是指人所感知或表述 的事物存在方式和运动状态。“感知”是外界向主体输入信 息；“表述”是主体向外界输出信息。其内涵要比本体论层 次上的信息丰富得多。显然，档案信息属于主体论层次。
传统档案管理中遇到的收集难、著录难、整理难、保管难、 内容检索难、多媒体编研难，以及电子文件的保真、保密、 保用等老大难问题，力争提升档案科学化、规范化的管理水 平和服务水平，在促进社会改革、开放，经济发展、文化繁 荣以及法制化、民主化进程中建功立业。
二、档案信息化历程回眸 （一）探索起步，奠定基础阶段（20世纪80年代） （二）项目带动，重点突破阶段（20世纪90年代） （三）宏观管理，全面推进阶段（21世纪以来）
本书以“通用”和“专用”为区别的原则，还是将工具软件和数据库管理系统列为系统软 件的范围。其原因是：第一，这些软件虽然也专用于某些用途，如媒体播放，但是，这种 工具还是具有一定的通用性，广泛应用于各个领域、行业和单位。第二，工具软件虽然也 使用某些软件开发工具进行研制，但是，它也提供了二次开发的能力，可以作为各种应用 软件的开发平台，如数据库管理系统。
信息化“四个特点”：一是渗透性，二是增值性，三是 创新性，四是动性。
二、计算机系统的基本构成 计算机系统一般由硬件系统和软件系统构成。 硬件又称“裸机”，硬件由主机、外部设备和网
络设备组成。软件由系统软件和应用软件组成。

我国档案信息化早期多数应用Foxbase关系型数据库管理系统，以至于许多单位的早 期档案数据库都以DBF格式保存。 3、各种工具软件 （二）应用软件
应用软件具有以下特点：一是在特定的操作系统环境下，运用特定的软件工具研制 而成；二是针对特定的信息处理需求和管理业务需求进行设计开发，且应用于特定的专业 领域、行业、单位，或辅助特定的管理业务。
本书以“通用”和“专用”为区别的原则，还是将工具软件和数据库管理系统列为系 统软件的范围。其原因是：第一，这些软件虽然也专用于某些用途，如媒体播放，但是， 这种工具还是具有一定的通用性，广泛应用于各个领域、行业和单位。第二，工具软件虽 然也使用某些软件开发工具进行研制，但是，它也提供了二次开发的能力，可以作为各种 应用软件的开发平台，如数据库管理系统。
四、软件系统 软件的本质是人的意志和智慧，是人用特定的计算机语言，指挥计算机系统“做什么”
和“怎么做”的指令集合。软件系统分两大类：系统软件和应用软件。 （一）系统软件 1、操作系统
操作系统按照应用领域可分桌面操作系统、服务器操作系统和嵌入式操作系统。 2、数据库管理系统 数据库可以简单定义为：以一定组织方式存储在一起的相关数据的集合。 数据库管理系统（DBMS)具有以下功能：一是描述数据库：一是描述数据库，运用数据描 述语言，定义数据库结构建 二是管理数据库，控制用户
这一阶段的档案信息化特点：一是突出了归档电子文件管理，并延 伸到多媒体档案和电子文件的内容管理。二是充分借助局域网、政务网 和互联网平台实现各级档案部门以及文件形成部门的互联互通、数据交 换和共享，形成区域性的档案信息资源（包括实体和电子）的采集和接 收，既解决了业务流程以单一传统载体为管理对象的局面，也大大丰富 了档案信息资源库。四是服务水平显著提升。五是数字档案馆建设如火 如荼。六是逐步建立和完善了档案信息化的宏观管理体系。

数字化加工和存储设备，如扫描仪等
网络连接设备，常用的网络设备有网卡、中继器、 网桥、路由器、网关、调制解调器等。
服务器。如Web服务器 、电子邮件服务器、数据库 服务器 、应用服务器等。
网络布线。包括6个子系统。
❖库是以一定组织形式存储在一起的相关数 据的集合。按照数据库所采用的不同数据模型， 可将数据库划分为层次型数据库、网络型数据 库、关系型数据库和对象型数据库等。
❖ 2002年12月，国家标准《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)
❖ 2003年7月，国家档案局发布《电子公文归档管理暂行办法》 ❖ 2005年4月，国家档案局同时发布了《公务电子邮件归档与管理
规则》(DA/T 32-2005)、《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 312005)等三个标准 ❖ 2006年3月，国家标准《中国档案机读目录格式》（GB/T 20163-2006） ❖ 2008年4月，国家档案局发布了《电子文件归档光盘技术要求和 应用规范》（DA/T38-2008）
档案信息化建设
❖ 档案信息化建设概述
档案信息化建设的概念和内涵、原则和内容、任务
❖ 档案信息化基础建设
档案信息化硬件建设、档案信息化软件建设、档案信息化标 准规范建设
❖ 数字档案资源建设
档案数据库建设、传统载体档案的数字化
❖ 数字档案馆建设
数字档案馆概述、目标和要求、规划和实施、其他相关问题
❖ 规范电子文件归档、管理与接收工作，建立健全电子 档案接收机制和相关规章制度。利用电子政务网络平 台进行政府公开信息的网上数据传输、采集和档案发 布。
❖ 进一步推进电子文件中心和数字档案馆建设。
❖ 档案信息化硬件建设 ❖ 档案信息化软件建设 ❖ 档案信息化标准规范建设

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第4节 全国档案信息化建设的发展过程
2、快速发展阶段（1990年代中期 —— 本世纪初）
这一阶段制定或修订的其他相关标准有： DA／T 18－1999档案著录规则（重修） DA／T 19－1999档案主题标引规则 DA／T 20－1999民国档案目录中心数据采集标准 DA／T 23－2000地质资料档案著录细则 DA／T 22－2000归档文件整理规则（以件为单位）
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第4节 全国档案信息化建设的发展过程
3、系统推进阶段（本世纪初——现在）
这一阶段的特点是： 档案信息化已在总体规划的指导下系统、全面的推进 档案信息化建设成为国家信息化战略的有机组成部分，与电子 政务紧密结合 国家在档案信息化方面的投资迅速增加，一些重大项目得到立 项 档案信息化的法规制度受到关注，但规范标准滞后； 档案信息化的着力点有所偏差，电子文件问题未能很好解决 （重硬轻软、重建设轻应用、重数字化轻电子文件）等。
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《中国机读目录格式》（CNMARC）
对于机读数据交换格式，国际标准化组织专门制定了一个标准，其最新 版本是1996年发布的《ISO—2709文献工作——文献目录信息交换用磁带格 式》
我国图书馆界于1996年制定了适合于图书的机读数据交换格式的行业标 准——《中国机读目录格式》（CNMARC）
情报界于1995年制定了具有标准性质的机读数据交换格式的规范—— 《文献机读目录处理手册》。
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信息网络的核心功能：传递
单台计算机（信息处理机）：信息的输入、输出、存储、处理 计算机网络（信息网络）： 信息的输入、输出、存储、处理、传递
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构成信息网络的主要设备
交
路
服
换
由
务
机

接导致部分重要档案的流失
无ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ发挥档案信息资源价值
• 档案信息以纸质形成存储在档案库房，即使发生利用 也是被动查档利用，缺乏档案信息管理平台提供主动 式利用与档案信息推送，更无法为领导决策提供详实 可靠的档案数据与政策依据
档案资源利用效率问题
• 手工查找的效率问题 • 手工查找查全率问题 • 档案信息提供的延后性 • 被动式档案利用模式，直接导致各部门工作效率下降
科技创造有序世界
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传统档案管理中常见的问题
02 传统方式管理中常见问题
档案规范化管理体系
• 集团与分公司之间地域分散，无法实现指导监督 • 分公司档案人员缺乏专业性，无法实现规范化管理 • 缺乏档案档案信息系统约束，各部门相对独立管理，
自成体系，形成以部门为单位的信息孤岛
重要纸质档案的流失
• 频繁手动调卷，直接导致部分重要档案缺失 • 缺乏规范的管理模式，档案收集归档不完整，也间
档案信息安全化
• 系统基于“系统安全管理平台” 为档案信息网络化 保驾护航，主要包括精细化权限控制体系、档案信 息防扩散体系、档案系统防黑加固技术，确保档案 信息的安全与合理利用
01 档案信息化价值与意义
纵观国内企事业单位档案信息化建设过程，除了极少数在机构发展之初将档案信息 化工作提高到日程外，大多数机构都是因档案管理导致单位发展瓶颈或严重影响工作效 率，才会把档案信息化提到日程。
• 数据挖掘 —— 发挥档案信息资源价值：为领导决策提 供真实、可靠的档案信息资源
• 打通业务壁垒 —— 专业档案强化档案价值：业务档案 个性化、专业化、科学化管理，为企业发展助力
科技创造有序世界
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档案信息化建设目标
04 档案信息化建设目标