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做文秘的基础知识做文秘的基础学问5篇【精选】文秘是随着科学经济高速进展，信息传播急剧膨胀。
那么文秘的基础学问是什么样的呢？今日我在这给大家整理了一些做文秘的基础学问，就让我们一起来看看吧！做文秘的基础学问（篇1）一、会议纪要的种类依据写作形式和作用，会议纪要一般4为两种：1.办公会议纪要这是对本系统、本部门的工作讨论、讨论、作出的决议而写成的纪要。
这种处理日常工作的办公会议，时间较固定，往往采纳例会的形式，一次会议只讨论一个或几个问题;会议规模较小，纪要的写作也较简单。
2专题会议纪要这是专门对某个问题开会讨论，作较深入的讨论，然后得出相应的结论，而形成的纪要。
专题会议不仅要记载会议的结论，而且还要阐明结论的依据。
这种专题会议，一般时间不固定，往往采纳座谈会的形式;会议的规模较大，会议纪要的写作也较多而杂。
二、会议纪要的格式及写作耍求1.标题会议纪要的标题一般写法是在会议名称后面加“纪要”二字，即“XX会议纪要”;也有的采纳双标题形式，正标题概括会议重要精神，副标题由会议名称和文种构成。
2.正文正文开头一般概述会议情况，包含会议召开的目的、依据、时间、地点、出席人员、列席人员、主持人等。
大型会议一般只写由哪些单位参力口，共计多少人即可，不必把与会者姓名全部列上。
正文的主体部分包含会议的情况、作出的决议，还要概括出会议的重要精神。
结尾部分一般提出落实会议精神的措施，向与会单位提出要求或发出号召。
正文在写法上，一般有两种表现形式，一种是分项式写法，一种是总分式写法。
分项式写法是把会议概况、议题、决议事项等内容，分项排列，使人一目了然。
这种写法，适合会期短、讨论事项较单纯的办公会议纪要。
总分式写法是先总述会议概况，再分述会议精神。
由于议定的事项较多，经归纳概括，分若干个问题，或分几大块，或分若干条，进行有条理的表述，常用“会议认为”、“会议指出”、“会议决议”等表述语;也可归纳几个问题后，直接摘引某个与会者有代表性的发言，如“XX说”、“XX认为”等。
简单文秘知识点总结一、文秘工作的基本要求1、掌握文秘基本知识。
文秘人员要熟悉文件管理、公文写作、会议组织、文件传递等基本知识，才能胜任文秘工作。
2、具备较强的文字功底。
文秘工作是一项文字工作，要求文秘人员有一定的文字功底，能够快速准确地起草各类文件。
3、具备一定的管理能力。
文秘工作中有一部分内容是文件管理和机要工作，要求文秘人员有一定的管理能力，能够保证文件的有序管理和机要工作的高效进行。
4、具备团队合作能力。
文秘工作往往需要和其他人员共同协作，因此文秘人员要具备良好的团队合作能力，能够和同事们和睦相处，共同完成工作任务。
二、文秘工作的基本内容1、文件管理。
包括文件的收发、归档、整理等工作。
2、公文写作。
包括各类公文的起草、修改、审核等工作。
3、会议组织。
包括会议的筹备、会务安排、会议记录等工作。
4、文件传递。
包括文件的分发、传阅、传真、快递等工作。
5、接待服务。
包括来访人员的接待、电话接听、信息查询等工作。
6、机要秘书。
包括领导的行程安排、文件处理、会议记录等工作。
三、文秘工作的常见问题及解决方法1、文件管理不规范。
解决方法：建立健全的文件管理制度，明确文件的分类、编号、归档等规定，加强文件管理的监督和检查。
2、公文写作质量不高。
解决方法：加强公文写作的培训，提高文秘人员的写作水平和规范性。
3、会议组织效率低。
解决方法：提前做好会议筹备工作，加强会务安排，保证会议的高效进行。
4、文件传递不及时。
解决方法：建立快速高效的文件传递渠道，保证文件的及时传达。
5、接待服务不到位。
解决方法：加强接待人员的培训，提高接待服务水平和效率。
6、机要秘书工作繁忙。
解决方法：合理安排领导的工作日程，协助领导完成各类文件处理和会议记录。
四、文秘工作的重要性文秘工作在单位中起着举足轻重的作用，它直接关系到单位的工作效率和领导的工作效果。
一方面，文秘工作可以保证文件的高效管理，保证公文的及时起草和传递，保证会议的顺利进行，保证接待服务到位，从而为领导和专业人员的工作提供有力的保障。
文秘专业基础知识文秘专业基础知识是指在文秘领域中，必须要具备的基本知识。
文秘工作是一个极具挑战的职业，文秘人员需要具备较高的综合素质，无论是工作技术、沟通能力、写作能力还是组织协调能力等方面都必须得到提高，基础知识的掌握则是最基本、最重要的一环。
一、文秘基础知识包括：1.文秘行业概述：文秘作为一项服务性工作，其职责所在的行业也应该有相应的了解。
了解文秘行业在经济社会中的地位，以及在不同领域中起到的作用，能够更好的明确自己的角色，以及为自己的职业发展打好基础。
2.文字语言知识：作为文秘人员，优秀的文字语言功底是必须的。
另外，熟悉常用的写作范例、专业术语及常见的成语俗语，也是文秘必备的基本素质之一。
3.电脑操作基础：在现代文秘工作中，计算机技术已经成为一项必备技能。
熟悉电脑硬件的组成及操作系统的安装、维护等基本操作，熟练应对日常文秘工作所需要的软件操作，对提升高效工作至关重要。
4.沟通交际技巧：作为一名文秘人员，需要在日常工作生活中不断的与不同的人沟通交流。
因此文秘人员需要掌握良好的沟通技巧，如公文起草规范、口头语言表达、会议记录等，便于和上司、下属、客户沟通、协调和处理各类事务。
5.组织协调能力：文秘人员不仅要独立完成一些工作，还需要协调其他人员的工作，以达成最终目标。
熟练掌握日程安排、文件管理、会议组织等方面的技巧，就能让文秘人员能够顺利地完成各项任务。
二、文秘专业基础知识的重要性对于一名优秀的文秘人员来说，文秘专业基础知识是至关重要的。
下面分别从两个方面阐述其重要性：1.提高工作效率：文秘工作是一项细致耐心、需要考虑周全的工作，如果没有基础知识的支持，可能会做出错误或低效的决策，影响工作的进度和效率。
2.提升个人职业素养：掌握基础知识可以让文秘人员更加规范地执行任务，减少出现操作失误的概率，提升自己在工作中的信心和实用性，有效地提升个人职业素养。
文秘专业基础知识的掌握是文秘人员提高自己专业素质的过程，也是日常工作中不可或缺的一环。
文秘专业的基础知识总结文秘专业是一门培养具备现代文秘工作职能要求的高职专业，学习文秘专业需要掌握一定的基础知识。
下面将对文秘专业的基础知识进行总结，包括文秘工作职能、文秘软知识、文秘硬知识等方面。
一、文秘工作职能1. 文件撰写与整理：文秘人员需要具备良好的书写能力和文字表达能力，能够撰写各类文件、公文、报告等，并进行整理、分类、存档，确保文件的规范性和便于查阅。
2. 会议组织与协调：文秘人员需要负责会议的组织和协调工作，包括会议日程安排、会议材料的准备、会议现场管理等，确保会议的顺利进行。
3. 信息收集与处理：文秘人员需要及时收集、整理和分析各种信息，及时向上级汇报，为决策提供支持和参考。
4. 办公室管理与协调：文秘人员需要负责办公室的日常管理和协调工作，包括物资采购、设备维护、人员调度等，保证办公环境的良好运行。
5. 对外联络与沟通：文秘人员需要与外部单位进行联络和沟通，处理来访来电，协调与各方的合作关系，维护公司的形象和声誉。
二、文秘软知识1. 语言文字表达：文秘人员需要具备良好的中文表达能力，能够准确、清晰地用书面语言进行沟通，写出规范、准确的文件和公文。
2. 信息处理能力：文秘人员需要具备快速获取信息、整理信息和处理信息的能力，能够从大量的信息中筛选出有用的信息，并进行有效的利用。
3. 组织协调能力：文秘人员需要具备良好的组织协调能力，能够合理安排各项工作的时间和资源，协调各方的利益，确保工作的顺利进行。
4. 沟通协作能力：文秘人员需要具备良好的沟通能力，能够与上司、同事和外部单位进行有效的沟通和协作，解决问题、化解矛盾。
5. 保密意识：文秘人员需要具备严格的保密意识，能够处理机密文件和敏感信息，确保信息的安全和保密。
三、文秘硬知识1. 办公技能：文秘人员需要熟练掌握各类办公软件的使用，包括文字处理软件、电子表格软件、演示软件等，能够高效地进行文件的编辑、排版和制作。
2. 管理知识：文秘人员需要掌握一定的管理知识，了解组织管理的基本原理和方法，能够进行办公室日常管理和协调工作。
文秘基础知识和技能作为一名文秘，良好的基础知识和实践技能是必不可少的。
这篇文章将重点讨论文秘需要掌握的基础知识和技能。
一、基础知识方面1. 语言能力：文秘的语言表达能力需要非常出色，不仅仅要能读懂书面和口头文字，还要能够用简单明了的语言表达自己的意图。
此外，文秘还需要具备一定的翻译能力，能够在必要时进行文献翻译和口译。
2. 知识水平：文秘需要了解各种不同领域的基础知识，如财务、法律、医疗、科技等。
这可以帮助文秘更好地理解相关领域的文档，并更好地为领导提供辅助。
3. 熟悉办公软件：文秘必须熟练掌握各种办公软件，如Microsoft Word、Microsoft Excel等。
此外，文秘还需要掌握其他诸如邮件客户端和企业资源计划软件（ERP）等常见的办公软件。
4. 写作技能：文秘需要具备撰写各种文档的技能，如会议议程、会议纪要、报告、文件、信件等。
正确使用各种文件类型的模板和格式，以及对语言的娴熟掌握，才能保证高效的工作。
5. 机密性：文秘工作经常与机密文件打交道，所以对保密工作的常见知识，如密码学、数据加密和解密等，是文秘必须了解的基础知识。
二、技能方面1. 协调技能：在执行任务时，文秘需要与各部门、员工和管理层进行有效的沟通和协作。
良好的协调能力和沟通技能是文秘工作中的关键技能。
2. 时间管理：文秘必须在繁忙的日程中保持高效率，能够迅速并准确地完成工作，并及时完成领导交代的工作。
3. 数据分析：文秘需要有一定的数据分析技能。
这包括了解和使用各种数据分析软件，如Microsoft Excel，以及能够识别数据中有意义的模式或信息。
4. 组织技能：文秘需要有组织和规划项目的技能。
此技能可用于组织会议、活动和项目，并确保完整和按时交付。
5. 处理多任务：文秘的工作内容经常会涉及多个任务，而这些任务的优先级或时间要求可能不同。
文秘需要能够处理多个任务，并有效地排定任务优先级，以确保任务的顺利执行。
总体而言，文秘工作需要一个全面的学科背景和多种技能，以便在专业领域内获得成功。
秘书工作者基础知识秘书工作者是组织中至关重要的一环，他们扮演着协调、沟通和组织的角色。
秘书工作者需要具备一定的基础知识，以便能够胜任自己的工作。
以下是秘书工作者基础知识的一些重要内容。
一、办公室管理知识1. 了解办公室的组织结构和职能分工，熟悉各个部门的职责和工作内容。
2. 掌握办公室日常运作的各项规章制度，如会议管理、文件管理、用品采购等。
3. 熟悉办公设备的操作和维护，如打印机、复印机、传真机等。
4. 具备良好的文件管理能力，包括文件分类、存档、整理和查找。
5. 掌握办公软件的基本操作，如Word、Excel、PowerPoint 等，能够熟练运用这些软件进行办公文档的创建和编辑。
6. 具备日常办公协调能力，能够合理安排和协调日常工作，有效处理各种突发事件和问题。
二、商务礼仪知识1. 了解商务礼仪的基本规范，包括着装、言谈举止、用餐礼仪等。
2. 掌握商务场合的礼仪用语和礼仪交流技巧，能够自如地与人交流，展现良好的职业形象。
3. 熟悉商务招待的流程和注意事项，能够熟练安排和组织商务接待活动。
4. 掌握国际商务礼仪的基本规范，了解不同国家和地区的文化习俗，能够在跨国交流中展示尊重和包容的态度。
三、沟通与协调技巧1. 具备良好的口头和书面沟通能力，能够准确表达自己的意思，理解他人的需求。
2. 掌握有效的听取和倾听技巧，能够仔细倾听他人的意见和建议。
3. 掌握有效的会议组织和主持技巧，能够高效地组织和管理会议，并准确汇报会议内容。
4. 具备良好的人际交往能力，能够与不同背景、不同层级的人进行有效沟通和合作。
5. 具备解决问题的能力，能够分析和解决日常工作中遇到的问题，并及时向上级汇报。
四、专业知识和业务能力1. 熟悉本职工作的相关法律法规和政策文件，能够正确理解和运用相关法律法规开展工作。
2. 了解行业的发展动态和市场状况，能够提供相关信息和建议，支持组织的决策。
3. 具备一定的专业知识和技能，能够胜任日常工作中要求的各项任务。
文秘必备基础专业技能说明（含5篇）第一篇：文秘必备基础专业技能说明文秘必备基础专业技能说明作为一名秘书人员，应该涉猎广泛，了解各方面的知识，这样在日常工作中才能得新应手。
下面是我给大家带来的文秘专业基础知识说明，欢迎大家阅读参考，我们一起来看看吧!秘书与上级之间交谈技巧一般说来，人们在与自己同等级、同层次的人讲话时，表现比较正常，行为举止都会比较自然、大方。
但是，在与比自己地位高的人交往时，就可能感到紧张;表现比较拘谨，并且自卑感强;相反，在与社会地位低于自己的人讲话时，就会表现得比较自如、自信，甚至比较放肆。
比如，有的人在自己的上级面前从不敢“妄言”，在同一科室的也不多说话，可是在自己的下级或所管班组面前讲话时，则落落大方，侃侃而谈。
有的则在一般人面前总是摆出一副能者的架势，可是一见到权威就显得十分驯服和虔诚。
因此，上下级之间的讲话，上级要力求避免采取自鸣得意、命令、训斥、使役下级的口吻说话，而是要放下架子，以平易近人的方式对待下级。
这样，下级才会向你敞开心扉。
谈话是双边活动，只有感情上的贯通，才谈得上信息的交流。
平等的态度，除说话本身的内容外，还通过语气、语调、表情、动作等体现出来。
所以，不要以为是小节，纯属个人的习惯，不会影响上下级的谈话。
实际上，这往往关系到下级是否敢向你接近。
此外，上级同下级谈话时，要重视开场白的作用。
不妨与下级先扯几句家常，以便使感情接近，打掉拘束感。
上级同下级说话时，不宜作否定的表态：“你们这是怎么搞的?”“有你们这样做工作的吗?”在必要发表评论时，应当善于掌握分寸。
点个头，摇个头都会被人看作是上级的“指示”而贯彻下去，所以，轻易的表态或过于绝对的评价都容易失误。
例如一位下级汇报某改革试验的情况，作为领导，只宜提一些问题，或作一些一般性的鼓励：“这种试验很好，可以多请一些人发表意见。
”“你们将来有了结果，希望及时告诉我们。
”这种评论不涉及具体问题，留有余地。
如上级认为下级的汇报中有什么不妥，表达更要谨慎，尽可能采用劝告或建议性的措词：“这个问题能不能有别的看法，例如......”“不过，这是我个人的意见，你们可以参考。
职教文秘专业知识点总结一、基础理论知识1、文字处理知识：学生需要学会使用文字处理软件，掌握文字处理的基本操作，包括文字输入、编辑、格式设置、打印等。
同时需要了解文字处理的原理及应用。
2、文件管理知识：学生需要了解文件分类、整理、保管、使用和销毁等基本知识，熟悉文件管理制度，掌握好文件管理技巧。
3、信息管理知识：学生需要了解信息的特点和分类，了解信息在日常工作中的重要性，掌握信息的收集、整理和利用方法。
4、档案管理知识：学生需要了解档案管理的基本概念、制度和技巧，掌握档案保管、检索、利用、归档和销毁等基本方法。
5、会议管理知识：学生需要了解会议的基本程序、组织和管理方法，掌握会议的记录和整理技巧。
6、公文写作知识：学生需要了解公文写作的基本原则和规范，掌握公文的格式、结构、语言和风格，具备良好的公文写作能力。
7、名片管理知识：学生需要了解名片的设计、制作和使用方法，了解名片的作用和重要性，掌握名片管理的技巧。
8、邮件管理知识：学生需要了解邮件的写作原则和技巧，掌握邮件的格式、语言和礼仪，具备良好的邮件管理能力。
二、计算机技能1、办公自动化软件：学生需要熟练掌握各种办公自动化软件，包括文字处理软件、表格处理软件、幻灯片制作软件等，具备良好的文秘操作能力。
2、网页设计软件：学生需要了解网页设计的基本原理和技术，掌握网页设计软件的使用方法，具备一定的网页设计能力。
3、图像处理软件：学生需要了解图像处理的基本原理和技术，熟练掌握图像处理软件的使用方法，具备良好的图像处理能力。
三、管理知识1、文件管理：学生需要了解文件的分类和管理制度，掌握文档的整理、保管、使用和销毁等方法。
2、信息管理：学生需要了解信息的收集、整理和利用方法，了解信息管理的基本原则和技巧。
3、档案管理：学生需要了解档案的保管、归档和销毁等方法，了解档案管理的基本制度和技巧。
4、会议管理：学生需要了解会议的程序、组织和管理方法，掌握会议的记录和整理技巧。
文秘基础知识和技能对于文秘行业从业者来说，掌握基础知识和技能是至关重要的。
文秘工作需要高效准确地处理各种文书、文件和信息，因此需要具备一定的专业知识和技能。
本文将介绍文秘基础知识和技能的相关内容。
一、文秘基础知识1.1 文秘工作概述文秘工作是指根据单位的具体需求，负责各类文件、资料的处理、整理、编写、审核和安排等工作。
文秘工作是企事业单位正常运转的基础，对于单位的各项工作起到重要的支撑作用。
1.2 机关文件的分类与特点机关文件主要分为行政文书和业务文书两大类。
行政文书包括公文、函件、备忘录等；业务文书包括报告、方案、会议纪要等。
机关文件具有格式固定、内容严谨、语言简练等特点。
1.3 文件的保管与归档文秘人员要做好文件的保管与归档工作，确保文件的安全性和可查性。
文件保管要注意保密性和防火防盗措施，归档要按照规定的程序进行，标注清晰，便于查阅。
1.4 文件的处理流程常规文件的处理流程一般包括收文、登记、分发、传阅、审核、签发等环节。
文秘人员要熟悉处理流程，能够高效地处理各类文件。
二、文秘基础技能2.1 信息管理能力文秘工作离不开对信息的管理。
文秘人员要具有良好的信息收集和整理能力，能够从大量信息中迅速地筛选出有用、准确的信息，并妥善处理和运用。
2.2 文书写作能力文秘人员要具备较强的文字功底和表达能力，能够准确地用文字记录和表述信息。
同时，要注意文书的格式规范和语言简练，使读者易于理解和接受。
2.3 文件处理能力文件处理是文秘工作的核心内容，文秘人员要掌握文件处理的技巧与方法，能够高效地处理各类文件。
例如，熟练地使用办公软件编辑文档，能够快速准确地完成排版、打印、装订等工作。
2.4 沟通协调能力文秘人员在日常工作中需要与各方面的人员进行沟通和协调。
因此，要具备良好的沟通交流能力，善于倾听和表达，能够有效解决工作中的问题和矛盾。
2.5 组织协调能力文秘工作涉及到多方面的事务处理，需要文秘人员具备良好的组织协调能力。
文秘基础知识文秘基础知识是指文秘工作中的基本要点和技能，掌握这些知识可以帮助我们更好地完成工作任务。
以下是一些常见的文秘基础知识。
一、文秘概念文秘是指负责文件、资料的收发、整理、归档等工作的人员。
文秘工作是组织、协调和监督工作信息流动的核心环节，它涉及到文书的起草、处理文件和信息、会议记录、保密工作等多种工作。
二、文秘工作原则1.准确性：文秘工作要求准确无误地处理信息和文件，确保数据和内容的准确性，避免因为粗心错误带来的麻烦。
2.规范性：文秘工作要遵守组织和行业的相关规章制度，按照标准和规范进行操作，确保工作的合规性。
3.保密性：文秘工作经常涉及到机密文件和敏感信息，要保持严格的保密意识，确保信息的安全。
4.及时性：文秘工作要求及时处理各类文件和信息，及时反馈，确保工作的顺利进行。
5.协作性：文秘工作需要与各个部门和人员进行合作，需要有良好的沟通和协调能力，能够解决复杂的工作问题。
三、文秘技能1.文件处理能力：包括对文件的收发、分类、整理、归档等能力，要求掌握文件管理的基本原则和操作方法。
2.办公软件应用能力：熟练应用办公软件（如Word、Excel、PowerPoint等），能够高效地进行文件处理、编辑和整理。
3.录入和整理能力：能够迅速准确地录入和整理大量的数据和文件，并根据需要进行分类和归档。
4.沟通和协调能力：良好的沟通能力和协调能力是文秘工作的基本要求，能够与各个部门和人员进行有效的交流和合作。
5.记录和总结能力：能够准确地记录和总结会议内容和重要信息，整理出清晰、简洁的会议纪要和报告。
六、文秘职业素养1.保持良好的工作态度，严谨、细致、认真地完成工作。
2.保持积极的学习态度，不断提升自己的专业素养和技能水平。
3.保持良好的人际关系，尊重他人，善于与人沟通和合作。
4.保守机密信息，不泄露公司和个人的机密文件和资料。
5.注重个人形象和仪容仪表，保持良好的职业形象。
总结起来，文秘基础知识主要包括文秘的概念、工作原则、基本技能和职业素养。
在市场经济不断发展、知识经济新潮迭起的情况下，新事物、新矛盾、新问题、新知识层出不穷，如果我们不注意不断充实和更新知识，就跟不上时代前进的步伐，就难以胜任本职工作。
整理了“文秘基础知识和技能”仅供参考，希望能帮助到大家！
随着社会的发展，企业和个人对秘书的需求越来越旺盛，人才市场对秘书素质及技能的要求有别于传统，适应现代企业需求的高级秘书，已成为抢手的职业新宠。
在无纸化办公和网络办公的大趋势下，更多的高级秘书将逐步成为高层管理人士，在企业中具有举足轻重的作用。
秘书必备的理论知识、基本技能与专业知识及专业技能的结合，已成为人才市场对秘书素质与技能的带有普遍性的要求，这也标志着目前我国秘书行业已经与国际接轨。
有关专家预言，20世纪最大的职业群体为会计，而21世纪最大的职业群体是秘书。
一、秘书职业的现状
（一）社会对秘书人员的需求状况。
当今社会对秘书人员的需求情况，据近几年来人才市场的信息统计分析，社会对秘书的需求大致可以分为以下4类人员：
1.服务类秘书：如公司办公室，基层行政事业单位办公室的服务人员、生活类秘书。
指在生活方面为领导提供服务和帮助的秘书人员，通常是专为较高级的领导人配备的。
2.事务类秘书：如企业、基层行政事业单位的办公室文员，公关文员，档案管理人员等，在办公室主任领导下做好办公室日常行政事务及文秘工作。
及时处理上级文件的签收、传递、催办；做好文件的回收、清退、销毁工作；做好文秘档案收集管理及保密工作。
做好各种会议的记录及会务工作。
3.文书类秘书：如在企业，基层行政事业单位负责文字起草，文字处理的专业文字秘书。
撰拟、处理文稿为主要工作的秘书人员，即人们通常所说的一个机关或单位的“笔杆子”“秀才”。
负责各种文件的起草、装订及传递工作。
4.管理类秘书：如企事业单位的总经理助理、办公室主任、部门经理等具有管理能力的秘书人员。
办理本单位人员的招聘录用、培训教育、绩效考核、晋级晋职、薪资福利、各类保险、统计报表等事项的具体事宜并进行管理。
目前，我国企事业单位尤为需要高层次的满足国际化要求的高级秘书。
打造高素质的秘书已成为市场的迫切要求，也将为秘书专业人才提供较好的就业前景。
（二）秘书人员自身素质状况分析。
1.业务水平欠缺，专业技能薄弱。
这是目前秘书表现最弱的一点。
伴随信息技术的高速发展和办公自动化的趋势，秘书人员的很多工作，比如传统的文书写作、文档管理、文字处理等，逐渐被自动办公系统所取代，现代办公效率同时大为提高。
虽然绝大部分秘书的文化层次不低，但是由于没有经过专门的行业业务知识培训，在初入职的时候，工作效率低，不能及时保质保量地完成领导交办的工作任务，也不能适应市场经济的快节奏。
2.创新能力及意识低下。
创新能力及意识是对秘书素质的考验，当今很多秘书缺乏创新
意识和能力，主要表现在以下两方面：首先，墨守成规的传统观念难以打破。
任何事情和工作都按照领导说得做，依葫芦画瓢，没有自己独立的风格和个性。
惯性顺向思维及依赖性过强。
其次，工作缺乏主动性。
日常工作中采取被动的工作方式，满足于跟着领导的指挥棒行事，没有主动积极、乐于开拓的创新精神，而目前企事业单位强调的是秘书要具有时代感和创新意识，能有效地提出新见解、新看法，具有预见性、前瞻性，积极主动展开工作，充分发挥出主观能动性。
3.知识老化过时，知识储备不足。
随着信息时代的到来，传统的知识储备已不能满足时代的发展及需求，知识更新迫在眉睫。
部分秘书目前还局限于传统知识结构，不善于接受和学习新知识，不善于对已学知识进行整合。
一些秘书人员天天杂事缠身，疲于奔命，自学也难抽出时间，知识得不到更新，只能啃老本。
还有部分秘书依靠老秘书传帮带的方式，知识、经验难免有局限性，缺乏现代管理方面的综合性知识和能力。
4.缺乏“通才”及“全才”。
当今对秘书综合素质要求越来越高，除了专业知识和技能之外，还要有行业知识和社会知识，更需要具备高情商和高智商，通才和全才真的是一将难求。
二、秘书应具备的能力与知识
（一）秘书应具备的能力。
1.普通能力。
主要指人的智商，包括人的洞察力、注意力、记忆力、思维力、理解辨别力、交际沟通力。
上述能力是其他能力的基础。
现代秘书工作人员要具有敏锐的洞察力和灵敏的应变能力，要善于观察事务，发现问题，这样才能加强辅佐领导的主动性，真正发挥参谋助手作用。
思维力是人们智力活动的核心，一个人如果失去了思维能力，其他能力也就失去了意义。
2.通用能力。
现代的秘书人员要掌握表达、调研、管理、办事4种通用能力。
秘书的首要职能就是运用语言载体进行信息沟通，辅助领导的活动，因此，表达能力是最关键的。
表达能力包括口头表达能力和文字表达能力两个方面。
现代秘书要既擅长写，又长于说，无论写说，都要做到准确简洁、适用合理。
秘书人员的调研能力包括调查能力及研究能力两方面，秘书调研能力的强弱直接影响着秘书参谋助手作用的发挥。
秘书的管理能力包括3个方面：辅助计划能力、组织实施能力和沟通协调能力。
现代秘书必须具备较强的管理能力以辅助领导的管理活动，为领导活动提供全局性和超前性的智能服务。
范围广，内容多，头绪多的事务性工作要求秘书人员要有较强的应变品质和变通能力；要熟悉办事渠道、掌握办事程序，及时准确、妥善地处理事务. 同时，还要有较强的人际交往能力，能善于通过建立良好的人际关系，创造良好的人际环境，提高办事的效率。
3.专业技能。
作为现代秘书，必须具备较强的专业技能，如语言沟通表达能力、外语听说读写能力、计算机操作能力、速记能力。
秘书人员工作一个重要的任务就是办文，从事大量文稿的草拟与修改，这都要求现代秘书具备扎实的文字功底，要精通语法、修辞、格式及逻辑知识，要掌握一定的写作规律，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内容。
因此秘书一定要加强写作训练，熟练掌握各类应用文的特点、写作要求和语言表达技巧，平时随时注意积累资料，不断提高写作水平，培养精确的文字表达能力。
加入WTO后的中国，外贸出口已经在许多企业的贸易总额中占据了相当大的比重，对外贸易中多
多少少都会用到外语，因此这也客观地要求现代秘书必须具备较强的外语能力。
计算机操作能力是现代秘书应具备的又一个基本能力要求，秘书要熟悉办公软件的使用并熟悉计算机网络，还要对办公室常用设备的使用达到熟练程度。
速记是近年来被提到日程上来的一种录入能力，领导在口头表述的时候，秘书要以最快的速度记录到工作笔记中，或者录入电脑中，从而大大减少工作时间，提高工作效率。
4.创新能力。
秘书还应具备一定的创新能力。
秘书的创新能力，是指秘书人员能够领悟领导的意图，发挥主观能动性，创造性地为领导提供最佳服务的能力。
在知识经济时代，各种信息瞬息万变的情况下，要求秘书在实际工作中勇于探索、改革创新。
所谓创新，就是无论从工作内容还是从工作方式上都有新意、新内容、新办法。
要做到这些，秘书人员必须注重自身的继续教育和综合能力的培养，激励自己尽快增长理论知识和实践才干，在思想观念、行为倾向、知识结构、知识存量、应用能力等方面作较大努力，以适应知识经济时代对人才的要求。
（二）秘书应具备的知识。
基本知识。
基本知识是秘书工作者知识结构的关键。
一切其它知识离不开基本基础知识的铺垫，否则就是“无源之水，无本之木”。
秘书应具有的基本知识可分为两类：
一方面是社会科学知识，相当于高中水平的语文、政治、历史、地理等知识；
一方面是自然科学知识，即物理、化学、数学、生物知识，除此之外还应懂得一点经济知识，法律知识和科技常识，并且熟练一门外语。
2.专业知识。
秘书人员的专业知识可分为两大部分，第一部分是秘书专业的基础知识，第二部分是秘书所在行业的行业知识。
行业知识是指秘书专业知识的另一部分，是秘书所在行业的行业知识。
这是秘书知识结构中的核心部分。
总体来说，行业知识是指秘书在单位所从事的行业要求秘书必须具备的行业知识，这对于秘书来说是“第二专业知识”。
在秘书学研究中，人们愈来愈重视到第二专业知识的重要性。
在国外，对秘书职业早按第二专业进行分类，如法律秘书、商务秘书、外事秘书、技术秘书、医务秘书等。
3.拓展知识。
秘书人员不仅要了解并熟知专业知识和生活当中的一些基础知识，还应该掌握一些相关的边缘知识来拓展自己更好的工作。
比如心理学、礼仪学、公关关系学、企业管理学等。
拓展自己的知识面，才能使自己在工作中更加挥洒自如、得心应手。
现代秘书人员不仅应该是一个专才，还应该是通才、全才。
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