文件收集与整理

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四、以“我”为主收集文件的意义 一个立档单位是“个体”，一个行政区域内几 十个立档单位则是“整体”。假如每个立档单位在 收集时都以“我”为主，那么几十个立档单位的文 件材料汇集起来记录的将是“整体”的情况。比如， 某县级市有部、委、办、局、学校、乡镇、街道共 135个一级单位，如果每个立档单位都把自己形成的 文件和针对本单位人和事的外来文件收齐，全市135 个单位的文件的“集体记忆”就能全面反映该市各 行各业某年度、某年代或某个历史阶段的总体面貌。
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反之，若这135个单位都忽视收集自己形成 （或针对本单位）的文件材料，反而刻意收 集那些与本单位职能无直接针对性的从中央 到地方的各级党政领导机关的文件材料，如 果是这样，收集工作则走进了误区，其后果 一是自己的文件收集得残缺不全，反映不了 本单位的历史状况，二是若干年后这135个单 位的档案移交给当地档案馆，将造成档案馆 馆藏大量的、无意义的重复。
2．收集“白头文件”。所谓“白头文 件”，是指文件首页即为白纸黑字的文件材 料，如会议材料、经验介绍、领导讲话、人 民来信、典型调查、专题报告等。
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3．收集本单位内部使用的文件。如各 种会议记录，内部使用的规章制度、工作计 划、总结，某些花名册、统计表、登记表等。
4．收集证明性文件。如党、团、工会 组织关系介绍信及存根，干部职工分配、调 动工作时的行政、工资关系介绍信及存根； 属国有资产的房产证、土地证等。
一、广义上收集文件材料的范围 如果按照文件的外在特征和内在特
性，一个立档单位从广义上应收集的文件 材料大致有：红头文件、白头文件、内部 文件、证明性文件、契约性文件、报道性 文件、记载性文件和公布性文件。
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1．收集“红头文件”。所谓“红头文 件”，是指文件首页上方的有关内容和格式 套红印制的公文，如通知、通报、请示、批 复、报告、决议、决定、意见、函、纪要等。
“我”，即本单位。本单位制发的文件， 是与本单位的工作活动同步形成、不可再生的 原始记录，其内容直接地、系统地、全面地记 载了本单位的各项活动，反映了本单位的基本 面貌。本单位的文件如果从全县、全市、全省、 全国的意义上讲，其价值可能无足轻重，但是 对于本单位而言，它就是最重要的文件了。
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因为没有任何其他单位的文件可以代替本 单位文件的内容。因此，收集时，每个立 档单位都应该充分重视收集本单位的文 件，把本单位形成的文件作为文件收集的 主体，进行全面收集。假如收集时少收漏 收了某些文件，那么今后很可能因这些文 件无处弥补而引为憾事。
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概括地讲，外单位形成、与本单位有 密切联系即有“直接针对性”的文件主要 有以下几个方面：
（1)上级的批复与下级的请示。（2) 有关本单位人员各种具体问题的。（3)有 关本单位机构、编制问题的。（4)有关本 单位各种计划、控制数字的。（5)以上级 机关名义转发的本单位文件。（6)文件内 容针对本单位主要职能的。
• 什么是档案? • 平常工作中要收集什么材料? • 档案材料的保管? • 档案的整理?
2020/6/7
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档案，是指过去和现在的国家机构、 社会组织以及个人从事政治、军事、 经济、科学、技术、文化、宗教等活 动直接形成的对国家和社会有保存价 值的各种文字、图表、声像等不同形
式的历史记录。
• 档案的两大天然属性：查考、凭证 • 三个要求：原始性、真实性、有效性
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因此，以“我”为主是文件收集中十分重要的问 题。在具体操作时必须注意两点：
第一，确定哪些文件是重点收集的对象，不能一 概而论地认为红头文件、上级文件都很重要，主要应 从文件内容是否反映本单位职能活动和基本面貌方面 考虑。
第二，每个立档单位的工作活动都不是孤立的， 它都和上下左右的单位保持着一定的联系。本单位和 外单位的这种联系是一个有机的整体，只有把自己形 成的文件和针对本单位人和事的外来文件两者很好地 结合起来，才能确保“我”单位文件的齐全完整。
5．收集契约性文件。如协议书、合同、 意向书等。
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6．收集报道性文件。如新闻媒体关 于本单位重要事件的新闻报道通稿、照 片、录音录像带，本单位领导答记者问 等。
7．收集记载性文件。如年鉴、志书、 大事记、组织沿革、工作日记等。
8．收集公布性文件。如通告、公告 等。
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二、以“我”为主，全面收集本单位形成 的文件
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2．同级机关文件。部分党委和政府 的职能部门，如教育局、组织部、编办、 公务员局等部门形成的内容针对本单位 （或包括本单位在内）的诸如人事任免、 机构编制、下达计划等文件材料。这些同 级或不相隶属机关形成的此类文件亦具有 很强的直接针对性。
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3．下级机关文件。下级单位某些文 件材料实际上是本单位工作活动直接的具 体反映，其直接针对性是不言而喻的。如 本单位指定下级汇报、总结的材料，下级 向本单位的请示、报告，上报的统计表 册、典型专题材料，以及下级向本单位反 映的重要情况、问题和建议等。
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三、以“我”为主，重点收集外单 位形成并直接针对本单位人和事的文件
外单位制发的与本单位工作有直接 针对性的文件材料，从一个侧面记载和 反映了本单位的工作活动，因而应作为 收集的重点。所谓“有直接针对性的文 件材料”从文件的来源看，主要指以下 几种：
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1．上级机关文件。上级机关的文件，其 内容必须同本单位工作有较密切的关系，如果 缺少了这部分文件，就不能全面、完整、系统 地反映本单位工作的主要情况和基本面貌。所 谓有较为密切的关系是指：上级机关文件内容 必须记载、反映本单位工作情况；必须属于本 单位专业主管工作和职责范围内的工作，并需 要贯彻执行的；必须是针对本单位的并需要直 接办理的；必须属于本单位进行工作的依据和 需要执行的方针、政策等等。
2020/6/7
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学校档案的主要门类
文书档案
专业档案：教学（教务和学籍）、教科 研
科技档案：校安工程
会计档案
电子档案
人事档案
其他档案：资助档案
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归档文件收集
主要讲两个问题： 1.归档文件的收集内容； 2.归档文件的收集方法与要求。
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归档文件收集内容
文书档案的收集范围