公文的分类

第一章行政公文

一、教学要求

掌握公文的概念、特点、分类、构成要素，了解公文写作的基本要求，掌握公文写法示例。

二、内容要点

（一）概述

1、公文的概念及特点。此处公文是指狭义的公文，即法定公文。法定性、政策性、实用性、时效性及规范性是公文的几个主要的特点，也是一份合格的公文所必须具备的几个条件。

2、公文的分类。公文的分类方法较多，重点明确按照行文关系和行文方向分类方法，并掌握上行文、平行文与下行文的涵义。

（二）公文的构成要素。包括眉首部分、主体部分、版记部分。

（三）公文写作的基本要求。公文写作的基本要求有三项，对第三项要求须理解性掌握。

（四）公文写法示例。此部分结合具体例文的出示和分析，分别介绍9类公文的一般写法。在全面了解的基础上，重点掌握6种公文，即：通知，通报，报告，请示，函，会议纪要。

三、重点难点

1、公文的概念及公文的分类。

2、通知，通报，报告，请示，函，会议纪要等6种公文。

四、教学建议

1、结合实例，指导学员明确上行文、平行文与下行文的涵义。（P8）

2、结合实例，重点讲解通知，通报，报告，请示，函，会议纪要等6种公文。

3、要求学员撰写通知和请示各一篇。

一、概述

（一）公文的概念及特点

1、涵义

“公文”也即公务文书，对人们通常所说的公务文书这个概念，有广义和狭义两种理解。广义的公务文书是指党政机关、企事业单位及社会团体在公务活动中所用的各类文字材料。

第一类是行政机关公文，即有关机构与部门正规的公文文种。又称法定公文。

第二类为事务文书，即机关、单位、团体为处理工作而普遍使用的法定公文之外的文书，它又称常用文书。

以上两类文书均有较强的通用性，适用于不同的社会行业或领域，所以合称通用文书。

第三类为专用文书，即在不同的社会行业、专业领域或特定的场合专门应用的文书。

专用文书与通用文书是相对而言。

公文是指狭义的公文而言的。狭义的公文即法定公文，专指国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》列出的13类公文。

2、公文从内容到形式至少应当具备两大特征：

一是从内容方面看，公文的内容必须是具备公务活动的反映。公文就是特定的作者为处理公务活动中问题而撰写的。

二是从形式方面来看，公文有固定的格式。

3、特点

（1）法定性

（2）政策性

（3）实用性

（4）时效性

（5）规范性。

（二）公文的分类

1、按照行文关系和行文方向分类：

可分为上行文、平行文、下行文。但有些公文的行文方向并不十分固定，在不同的情况下有不同的归属，如：通知、函。

2、按照紧急程度分类：

可分为紧急公文和普通公文。紧急公文还分为“特急”和“急件”两类。

3、按照有无保密要求及机密等级分类

一为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两类。

二为有保密要求的文件分为绝密文件、机密文件和秘密文件三种。

二、公文的构成要素

公文的体式主要是指公文的构成要素、格式及其印装规格。

体式固定、规范是公文的一大特征，也是公文的作用得以实现的重要保证。

中华人民共和国国家标准（GB/T9704-1999）《国家行政机关格式》将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三个部分。具体介绍如下：

（一）眉首部分

眉首部分又称文头部分，通常由公文份数序号、米米等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人诸要素构成。

1、公文份数序号

2、秘密等级和保密期限：“绝密”、“机密”、“秘密”

3、紧急程度：“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

4、发文机关标识：发文机关标识一般使用小标宋体字、用红色标识，人们通常把法定公文称为“红头文件”，就是由此而来。

联合行文时，主办机关名称排列在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

5、发文字号

6、签发人

（二）主题部分

主体部分又称行文部分，这一部分通常由公文标题、主送机关、公文正文、附件说明、成文日期、公文生效标识、附注等项目构成。

1、标题

公文的标题要能准确、简要的解释公文的主要内容，并能透视文种，一般还应当标明发文机关。发文机关名称、发文事由和公文种类是构成公文标题的三个基本因素。

第一种是发文机关名称、发文事由和公文种类三个要素全部具备的公文标题。如：《国务院关于解决当前供销合作社几个突出问题的通知》

第二种是由发文机关和公文种类两个要素构成的公文标题。在冠有红色版头的文件中，这种标题还是比较常见的。如：“国家教委办公厅文件”的版头下《关于印发<教育类公文主题词表>的通知》的公文标题。

第三种是由发文机关名称和公文种类两个要素构成的公文标题。在公开发布的公文中，这类标题比较常见，如：《国务院紧急通知》等。

有些法规性公文在标题之下还有题注一项，用以说明某项法令、规定等通过或批准的时间、程序或开始生效的时间。题注一项的内容要写在括号内。

2、主送机关

主送机关是负有公文处理责任的受文机关，是公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

3、正文

正文是一份公文的核心部分。公文质量的高低、公文能否产生应有的功用，主要取决于正文部分写得如何，拟稿人的工作能力和文字水平也主要体现在正文的撰写中。

在一份比较复杂的公文中，正文一般包括开头、主体、结尾三个部分。

（1）开头

第一种，目的式。在写明具体事项之前，现写明发文的目的，以引起受文者的注意，这是一种常见的开头形式。常见表示目的的介词“为”、“为了”等领取下文。

第二种，根据式。在公文正文的开头，写明作为行文依据的方针、政策、法规、规定及上级指示精神或其他事项，以增加公文的权威性、严肃性和说服力。常见的根据式开头的介词有“根据”、“遵照”、“按照”、“依照”等领取下文。

在实际写作中，根据式目的式混合使用的公文开头方式用的较多，可写明发文根据，在说明发文目的，然后点名决定的核心内容，简洁明了。

第三种，缘由式。缘由式也叫原因式，即通过介绍情况、提出问题或明确意义，使受文者了解行文的缘由，从而引起受文者对文件内容的重视。

公文开头无固定模式。究竟怎样撰写公文的开头，最终还要根据实际需要确定。而无论哪种形式的公文开头，都必须符合开门见山、简明扼要的原则。

（2）主体

正文的主体是核心中的核心。内容充实、中心突出、表意明确、条理清楚，是对所有公文的主体部分的写作要求。

（3）结尾

第一种，归结式。多见于篇幅较长公文结尾

第二种，说明式。对与正文内容相关的事项作一个交待

第三种，申明式。指明发文的意义，或重申发文机关对有并事项的看法、意见。起强调或明确某些内容的作用。

第四种，祈请式。上行文常用的结尾的方式（报告、请示等）

第五种，期望式。（多用下行文）

行文简洁，手书有力，是对所有公文结尾的要求。

4、附件说明

附件是附在主件之后，对文件办容起说明和补充用用的文字材料。是公文的有机组成部分，甚至有些附件可以说是反映公文的主要内容的部分，而主件只起发布或转发附件的作用。

5、成文日期

公文上标注的成文日期应以机关负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报一发报日期为准。

成文日期要用汉字标注、并将年、月、日标全，零写为“0”。

6、公文生效标识

加盖印章是公文最后生效的标志。

公文排版后所剩空白处如果不够印章位置，应当采取调整行距、字距的方式解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方式解决。

7、附注