法务档案管理制度

B
对方草拟或出具的合同
C
对方范本
D
4.3.2.5文件类型：
文件类型
使用编号
商标
SB
专利
ZL
著作权
ZZ
诉讼
SS
档案密级
审批程序
一般
申请人-〉部门负责人-〉法务
秘密
申请人-〉部门负责人-〉法务-〉总经理
机密、绝密
申请人-〉部门负责人-〉法务-〉总经理
7.1《档案资料查阅单》
7.2《文件销毁审批清单》
审核
编制
审批
存档
综合部法务
档案资料查阅单
查阅人：
查阅时间：
查阅档案名称：
查阅文件名称：
查阅事由：
部门意见：
是否需要复印： 是 □ 否 □
复印份数及张数：
总经理批示：
文件销毁登记表
编号：
申请销毁部门
申请人
销
毁
原
因
审批人
销毁执行人
监销人
销毁时间
2011年7月24日
销毁文件名称
销毁文件编号
数量
备注
*****
4.3.2.2部门编号：
部门名称
使用编号
综合部
ZH
财务部
CW
市场销售部
SCXS
产品部
CP
4.3.2.3根据现有公司部门合同编码列表如下：
综合部
综合部法务合同
*****-ZH-FW-160101-001
综合部劳动合同
*****-ZH-LD-160101-001
综合部行政后勤合同
*****-ZH-HQ-160101-001
4.2.9档案管理人员在档案材料齐全情况下，应当立即整理、归档，并制作相关台账，每份档案归档归档，应当在档案封面处填写编号，并在档案封二处详细填写档案内容，份数、页数，并标注原件或复印件、传真件、电子档。每个季度应当对再上一季度完整存档的档案进行装订。
4.3.1档案编号规则
4.3.1.1合同档案编号规则：公司主体名称—部门名称—年度及合同版本—流水号
4.2.2档案管理人员在接收相关档案时应当建立书面台账，由档案移交人签字确认，并且每月将书面台账转换为电子台账。
4.2.3业务部门不得私自存放合同、商标、专利、著作权等档案原件，原件在具体业务完成七日内应当提交综合部法务档案管理人员处并在相关台账上登记签字。
4.2.4档案管理人员在接收档案时应当审核档案的完整性，对于档案材料不完整、不真实的，应当当场说明，并要求整改，对于可以先行保存的部分档案应当先行放在临时保管柜，并且及时要求并追回其他相关材料以便归档。具体业务部门在档案管理人员要求下应当于三个工作日内整理齐全相关档案提交综合部法务，对于丢失档案的，应承担相关责任。
4.3.1.2合同档案流水号=小部门代号、月日、合同立项序列号、合同类型编号
4.3.1.3其他档案编号规则：公司主体名称—文件类型—年度—流水号
4.3.1.4其他档案流水号=文件原始编号
4.3.1.5小部门代号由各中心拟定，送综合部法务备案。
4.3.2编号
4.3.2.1公司编号
公司名称
使用编号
*****
公司
商标、专利、著作权
综合部法务
档案室
永久
机密
诉讼
公司
各类诉讼材料
综合部法务
档案室
十年
秘密
内部往来
部门
公司内部与综合部法务发生的外来文件
综合部法务
档案室
三年
一般
外部往来
公司
外协单位及外部单位、机构与综合部法务文件往来
综合部法务
档案室
三年
一般
4.2.1所有档案一律由综合部法务档案管理人员接收、整理、归档
财务部
财务合同
*****-CW-160101-001
品牌部
品牌部合同
*****-PP-160101-001
电商部
电商部合同
*****-DS-160101-001
市场销售部合同
市场销售部合同
*****-SCXS-160101-001
产品部服装
服装合同
*****-CP-F-160101-001
服装辅料
*****-CP-FF-160101-001
单位名称
*****
密级
一般
文件编号
*****/ZH-FW-DA-2016001
文件名称
法务档案ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ理制度
版本编号
第一版，第0次修改
页 数
8页
1.1为了规范企业的档案管理，便于档案的查阅，并确保文件档案的安全性特制定本制度。
2.1本制度适用于*****合同档案；商标、专利等知识产权档案；诉讼档案；公司内部与综合部法务发生联系的往来文件如：通知、决定、会议纪要、内部联络单、申请、财务报表、凭证等；外协单位及外部单位、机构发给我司的函件、通知、决定等。
3.1综合部法务负责*****上述档案的统一管理，并指定档案管理专员具体负责相关文书、资料档案的接收、收集、整理、立卷、副本制作、保管工作，档案管理直接责任人为综合部法务负责人。
档案类别
档案
级别
基本范围
保管责任部门
保管
地点
延续保存期限
密级
合同
公司
各类合同、协议
综合部法务
档案室
十年
秘密、机密、绝密
知识产权
服装辅料开发
*****-CP-FFK-160101-001
产品部鞋类
鞋类合同
*****-CP-X-160101-001
鞋类辅料
*****-CP-XF-160101-001
鞋类辅料开发
*****-CP-XFK-160101-001
4.3.2.4合同版本编号：
合同版本
使用编号
我司范本
A
我司草拟或出具的合同