外来文件收发登记表

办公室档案管理分类
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办公室档案管理分类
一、档案建设
1、人事档案分为:入职（辞职）职工档案、考勤、目标责任书、
健康证、告假单、信息资料
（按月一致归档，一年更新一次）
2、行政档案分为：调令、工作计划、通知、会议资料、
（按季度一致归档，一年更新一次）
二、外面收发文件
1、企业内部对外公布的文件资料，第一需经过朱总确认，而后办
公室建档案登记。

2、外来文件分为：a质量安全文件，b卫生防备文件，c行政事
业单位文件。

外来文件交由各部负责人后，办公室备份，进行编
号分类归档。

附件： 1 档案借阅登记表
2外面收发文件登记表
.。

收发文管理规定一、目的：为保障公司各项政策、规章文件及时、有效的贯彻和执行，特制定本规定。

二、范围：1、适用范围：本规定适用于集团公司各部门，各子公司及项目部根据其实际情况遵照制定执行并上报集团公司备案。

2、本规定中的文件范畴：集团公司业务往来中涉及到的所有收文、发文。

三、名词解释：1、正式公文：指须按公司统一标准格式拟写，行政部统一授号、用印、下发并存档的文件。

如：各部门正式签发的带文号的文件及会议纪要等。

2、主送：指要求执行文件的部门及子公司。

3、抄送：集团公司董事会。

4、签发人：集团公司总经理。

5、收文：需要集团公司相关部门处理的外来文件。

均由行政部按（附件1）格式进行登记，并填写《文件处理笺》将登记后的文件进行传阅，回传对方并及时收回归档。

各部门独立起草审核意见至行政部再到总经办。

四、职责：1、集团总经理或各子公司第一负责人有正式文件的签发权。

签发人要在发文审批单上明确批示是否同意以文件的形式下发，如对文件的内容无异议，须在文件每一页的右下角签名予以确认。

2、拟稿人应将发文内容简单摘录，在发文审批单的“拟稿人意见”中列明，拟稿部门领导在次栏中签字确认。

3、各部门/子公司需指定专人负责公文流转工作。

接到正式签发的文件后，应及时转送相关部门及人员。

4、行政部负责对文件（带文号文件）的格式、授权、有无明显错误等进行审核。

5、如工作推责，罚1000—8000元/次，造成损失另行追责及赔偿。

五、管理制度：1、公文的编号方法：由行政部负责统一编制和管理，公文的顺序号（即第×××号）为年度内三位数流水号。

●以公司名义发文的编号为：xx+发+[年号]+第×××号。

●以公司名义下发的会议纪要的编号为：xx+纪字+[年号]+第×××号。

●以公司名义下发的奖惩文件的编号为：xx+行字+[年号]+第×××号。

一、目的为确保本公司质量环境体系文件制定、发行、分发、修改、废止及编号和标识的一致性、以便于建立、归档及管理。

二、适用范围本公司质量环境手册、程序文件、三阶文件，以及顾客标准，国家标准，国际标准，各种相关规定等外来文件和资料的控制。

三、定义3.1一阶文件：叙述公司方针与政策之文件。

3.2二阶文件：与ISO9001&ISO14001系列要项相关之所需程序文件。

3.3三阶文件：检验标准书、作业标准书、管理办法等。

3.4四阶文件：表单记录。

3.5外来文件：如国家法律、法规、客户图面、客户标准等。

四、权责4.1本公司文件的制订、审批、修改及废止与收发控制职责表如下：4.2外来文件4.2.1外来文件经签署后，由文控中心统一控制、管理（登录、发行、回收、保存、销毁等）。

五、作业内容5.1 文件管制流程图见附件。

5.2 文件按性质分为四层文件：5.3文件编号方式：5.3.1 一阶文件编号原则(质量环境手册)□□―□□流水号(从001---099)文件阶别：QM例如： QEM-015.3.2二阶文件编号原则(程序文件)□□―□□流水号(从01---99)文件阶别：P例如： P-015.3.3三阶文件编号原则：□□―□□―□□□流水号(从001---999)部门代码文件阶别WI例如：WI-GL(管理部代码)-0015.3.4四阶文件编号原则：□□□□―□□□流水号版本代码(从001开始，版本从A开始)文件阶别FM例如： FM-001A□□□□□□―□□例如：140216-01表示2014年2月16日接到的第一个外来文件。

5.3.6公司及部门简称:公司—GX 总经理—GM 管理代表—MR 品质部—QC文控中心-DCC 生产部—SC 管理部-GL 业务部—YW仓库—CK5.4文件版本版次之识别5.4.1体系文件：版本由A~Z，版次由0~5，依次编列。

如是局部修订文件，如更改错别字，更改附件表单（不影响文件内容之情况下），可不变更版本版次，直接在（局部）修订处标识“局部修订及修订者”予以识别。

工程图纸与档案管理流程1.范围适用于项目部工程图纸与档案资料的管理。

2.控制目标2.1确保项目工程图纸与存档资料的完整性和有效性；2.2及时对项目管理提供信息资源。

3.职责3.1项目部1)负责项目文件、图纸的分类归档；2)负责接收技术部发放的工程图纸、设计变更并发放至施工单位、监理单位并记录；3)负责施工现场对内对外文件的收发并记录，下发的工作联系单、签证等文件发至相关部门资料员1份；4)负责接收监理公司提交的有关工程方面的文档资料；5)负责项目工程各阶段交工资料的收集、审查、汇总、报送和移交；6）负责相关文件（包括付款申请、签证单等）在公司内部的传签跟踪；7）负责开工前收集工程资料，协助开发部办理开工手续8）负责向物业公司及行政管理部移交工程竣工资料；9）工程验收后配合外联部报送工程资料到质量监督部门办理竣工验收工作3.2品质部1）检查、监督各项目工程资料的及时性、完整性；2）负责对项目工程资料管理进行全面交底；3.3技术部1）负责项目工程图纸、设计变更并发放至项目部及相关部门并记录，下发的图纸、变更、工作联系单等均需发至成本合约部资料员3份（A3规格以上的文件需提供3套原件）；2）负责向外联、开发部提供办理工程手续所需的相关资料；4.管理规定4.1项目部资料员负责接收工程图纸和设计变更并负责向施工单位、监理单位及时下发施工图纸或设计变更；其他人员严禁向施工单位、监理单位下发施工图纸或设计变更。

4.1.1项目资料员接收施工图及设计变更通知单后，应保存一套完整的施工图及设计变更通知单。

4.1.2发放施工图纸技术部资料员要在【图纸收发记录表】做好登记，列明专业、图号、版号、图纸名称、份数及发放时间，由接收人签名确认。

4.1.3项目资料员也应在【图纸收发记录表】做好登记并发放，列明专业、图号、版号、图纸名称、份数及发放时间，由施工单位、监理单位接收人签名确认。

4.1.4因为设计变更具有较强的时效性，因此项目部可接收由技术部相关负责人签章后的临时变更，及时发放施工单位、监理单位，并作签收记录。

外来文件管理规定
1.目的：
规范外来文件的管理，确保外来文件得到有效控制，保证其正确性、有效性、统一性。

2.适用范围：
适用于所有公司外部所提供文件的管理，包括国家标准、行业标准、法律法规、政策文件、客户资料等。

3.定义：
3.1 技术性文件：与本公司产品涉及技术有关的国家标准、行业标准，客户提供的图纸、技术要求等；
3.2质量类文件：与公司产品的检验、测量有关或与质量管理体系相关的国家标准或国际标准、政策文件、客户要求资料等；
3.3管理性文件：适用的法律法规，与管理、安全、卫生等相关的政策文件。

4.职责：
4.1技术部负责客户资料的接收与更新；
4.2品质部负责识别、更新质量类文件，和外来文件收发、保存、销毁等管理工作；
4.3工艺部负责识别、更新技术性文件；
4.6相关部门负责文件的确认，文件的承认。

5.工作程序：
5.1 外来文件的获取。

外部公文收发管理办法1．目的：为有效管理外部公文接收或发出，特制定此管理办法。

2．适用范围：泛指外来或对外的文件，不包括内部或对内的行文。

3．权责单位：3.1文控中心负责公司的公文管理工作。

4．名词释义：本办法所指公文分为收发和发文两类。

4.1．收文：指由外单位：如政府机关、工会、律师、会计师、券商、银行等发送到公司的正式函文。

4.2．以公司名义向外单位所发的正式函文。

5．作业程序：5.1．公文的密级设置与管理5.1.1．公司公文实行密级管理。

密级公文分为绝密、机密、秘密三等。

绝密指极为重要并且不得再传和复制的文书；机密是指次重要，仅能向规定范围传达且不得复制的文书；秘密可向规定传达或发送的文书。

5.1.2．密级公文必须严格管理，不得放置于公共场所。

对于违反公文密级管理，泄露公文内容或超出规定范围传达者，公司将视其情节轻重予以处罚。

5.1.3．根据公文的内容工作需要，制发后的公文需要变更和解除原定密级，必须经总经理批准后办理。

5.2收文管理程序收文办理包括：签收、登记、分送、批办、承办、督办、注结、归档环节。

5.2.1．签收：外来公文送达时，收件人签收确认，收到文件务必在24小时内交与文控中心。

5.2.2．登记：文控中心收到文件后应及时在《公文收文登记表》登记（传真件应复印后办理）。

5.2.3．分送：登记完毕的文件由文控中心按分文意见分送办理。

5.2.4．拟办：公司领导或相关部门负责人对收到的文件提出处理意见。

5.2.5．承办：相关人员或部门根据处理意见落实办理，并负责回复办理结果。

5.2.6．督办：文控中心按照办理时限和要求对承办工作情况进行督促检查，并及时收集办理进展情况上报。

5.2.7．注结：文件办理完毕，应在《公文收文登记表》上注结，注明办理日期，并简要写明办理结果。

5.2.8．归档：承办人或部门要及时将办理完毕的来文转由文控中心备案归档。

5.3．发文包括：拟稿、初审、复审、呈批、签发、印发、登记、归档等。