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六、用户操作手册1．引言..............................................................1.1编写目的.........................................................1.2项目背景.........................................................1.3定义.............................................................1.4参考资料......................................................... 2．软件概述..........................................................2.1目标.............................................................2.2功能.............................................................2.3性能............................................................. 3．运行环境..........................................................3.1硬件.............................................................3.2支持软件......................................................... 4．使用说明..........................................................4.1安装和初始化.....................................................4.2输入.............................................................4.2.1数据背景.......................................................4.2.2数据格式.......................................................4.2.3输入举例.......................................................4.3输出.............................................................4.3.1数据背景.......................................................4.3.2数据格式.......................................................4.3.1输出举例.......................................................4.4出错和恢复.......................................................4.5求助查询 (5)5．运行说明..........................................................5.1运行表...........................................................5.2运行步骤.........................................................5.2.1运行控制.......................................................5.2.2操作信息.......................................................5.2.3输入/输出文件.................................................. 6．操作命令一览表 (8)7．程序文件（或命令文件）和数据文件一览表............................ 8．用户操作举例......................................................1．引言1.1编写目的为了帮助用户更好地了解和使用软件，提高用户与软件的亲和度。
档案管理现代化与文档一体化管理一、什么是档案管理现代化以现代管理科学为指导，应用现代的管理方法和手段，充分采用先进技术和设备，充分发挥档案管理人员的主动性、积极性、创造性，对档案管理的传统方法和做法进行改革，使档案管理逐步实现系统化、定量化、信息化、智力化。
二、档案管理现代化的意义（一）为什么要实现档案管理现代化（背景）随着现代社会的不断发展，尤其是信息技术的飞速发展，社会信息化程度不断提高，档案工作面临着新的挑战，同时也出现了很多新的问题和新的矛盾。
主要表现在：1．在管理方面。
随着档案事业的不断发展，档案的种类和数量急剧增长，给保管和利用带来一系列问题。
新型载体档案（电子文件）的产生，数量越来越大，所占比例越来越高，而它的收集、整理、归档、存贮、鉴定、安全管理等都需要新的理念和方法。
2．在利用方面。
同时，利用者也对档案工作提出了更高的要求，他们希望档案部门能及时地无遗漏地向其提供所需要的档案材料，并迅速传递到每一个需要利用的地方。
手工管理的落后状态，无法解决档案工作面临的种种难题，不可避免地会影响档案事业的发展。
不改革传统的工作模式，不改变传统管理思路和管理方法已经很难适应信息化社会的新要求，档案行业就很难继续生存，档案事业就很难继续发展。
如何解决这些新问题、新矛盾呢?就是走现代化之路。
（二）实现档案管理现代化的意义1．可以使档案的收集与管理安全、及时。
安全、及时、有效地做好以电子文件为主体的新型载体档案的收集与管理工作，适应档案事业自身发展的需要。
2．可以迅速查阅档案。
建立计算机检索终端，提供快速复印和复制服务。
利用者从显示屏幕上可速查阅到所需的档案材料，获得所需的复制本，给利用档案创造极为方便的条件。
利用计算机和现代通讯设备，将使档案信息的处理传递的时间大大缩短，档案馆将从保管史料的基地，发展为名副其实的科学研究和各方面利用档案信息的中心。
3．可以改善档案保管条件。
利用现代科技，改善档案保管条件，加强对档案的保护，最大限度的延长档案寿命。
重庆科创职业学院—南大之星档案管理软件系统主要功能1. 全文管理与全文检索;本系统的全文管理通过高效的全文检索算法，实现了全文的高速检索。
系统还支持用户远程上载各种格式的电子文件全文、纸质文件扫描图像，从而实现了对文件全文检索、打印、下载、上传、备份等的全方位管理.对于扫描的纸质文件，系统（以自动将之识别成文本，并加入全文库中，这样用户就可以进行全文检索，我们采用的OCR识别技术是目前国内最先进的识别技术，识别率达到99。
99%。
2. 图像、录像、录音等多媒体档案管理;系统对扫描图像、录像、录音等多媒体档案进行统一管理，用户可以远程上载图像、多媒体文件到系统中，对于录音录像档案还可以进行在线点播3. 档案信息统计系统可以对各类档案数据进行灵活的统计，并且可以绘出统计图表。
4. 档案借阅利用统计;系统实现了档案管理借阅利用的网络化，用户只需要通过身边的计算机远程登录到系统中就可以查阅馆藏档案信息，确定所要借阅的档案实体,系统即可纪录完整的借阅利用信息，并可以进行借出档案实体的崔还，借阅利用信息的统计等操作。
5.自由建库用户可以根据自己需要自由创建档案数据库，并且建库权限可以控制6.自定义数据库结构用户可以根据具体情况，自定义数据库结构，以满足不同类别专业档案管理的需要7.自定义打印目录用户可以根据具体需求，非常方便地设计出各种目录格式8.自定义管理界面，用户可以根据不同类别档案的需要，定制管理界面中的内容。
9.可以将各类电子文件自动转换成PDF标准格式10.具有对电子文件全文附件全文检索的功能，并且检索效率高，检索准确等特点11.数据远程备份与恢复12.安全通信保证系统数据的安全13.自动在线升级，使得管理员的维护工作变得非常方便，并且系统可以自动监测软件的最新更新情况，发现有新的升级，会通知系统管理员进行系统升级。
信息工作Information work2023/10（下）总第421期党的二十大报告提出：到2035年，我国要“建成现代化经济体系，形成新发展格局，基本实现新型工业化、信息化、城镇化、农业现代化”，提出要加快建设“网络强国、数字中国”[1]。
在社会信息化、数字化的浪潮下，档案作为人类社会不可或缺的重要信息资源，也要紧跟社会脚步一起向前迈进。
2021年6月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，“加快推进档案信息化建设，引领档案管理现代化”，“加速数字档案馆（室）建设”等[2]。
2020年6月20日修订通过《中华人民共和国档案法》，新增了一章“档案信息化建设”，提出档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全；应当积极推进电子档案管理信息系统建设，与办公自动化系统、业务系统等相互衔接；推进传统载体档案数字化等[3]。
高校应积极响应国家政策，投身到高校档案信息化建设中。
我国地域辽阔，东西部经济发展差异大，在对档案的投入上也各不相同。
即使同一地域，由于办学规模，办学层次的差异，也使得档案信息化进程各不相同。
广西属于西部地区，经济发展相对落后，为了更好地了解广西高校档案信息化现状，笔者通过问卷调研结合QQ 及电话咨询的方式，对广西26所公办本科高校进行调研，其中参与调研的有23所，占比88%，本文将以参与调研的23所高校为例进行浅析。
一、广西地区本科院校档案信息化建设存在的问题（一）广西地区本科院校档案网站建设数量少，网页内容单一。
郝静认为高校档案信息化建设的内涵应包括：“档案信息利用的网络化、档案信息存储的数字化和档案信息管理的标准化。
”[4]档案利用网络化的前提是建立自己的档案网页，广西的高校一般是成立档案馆以后才会有自己独立的网页。
参与调研的23所公办本科院校中，成立档案馆机构的有13所，占比57%。
在成立档案馆的13所高校中，仅有10所建立了自己的网站，还有3所尚未建立。
“南大之星”档案网络管理系统功能参数案卷/文件著录：录入实体档案记录信息，形成档案条目信息。
文件档号具备自动查重功能，同时支持批量数据导入功能。
著录的时候会保留上一份文件的信息，提供更加便捷的操作。
文件管理：对已经著录的档案文件记录进行删除、修改、查询等操作。
支持批量修改与删除功能，档号的自动排序功能以及插卷、插件等功能。
自动组卷：根据系统中的档号对应规则对文件进行自动归档。
案卷管理：对已存在案卷进行删除、修改、查询和打印等操作。
案卷调整：对已组卷的案卷和其中的文件进行调整。
包括：案卷号调整、文件调整、合并案卷、拆卷、插入空案卷、移除卷内、卷内顺序号重排、删除空案卷等功能。
案卷移交和接收管理：对部门整编好的移交档案进行鉴定，如果鉴定通过，则进行批量数据移交。
否则，进行重新整理。
1.1.2批量上传：采用ftp方式批量上传电子文件。
1.1.3数据转换：系统自带数据格式转换功能，可以把WORD、excel等格式的数据转换成PDF格式。
1.1.4批量数据提取功能：可对双层pdf文件进行全文提取，以便实现全文检索。
1.2档案信息管理：实现纸质/数字档案的管理及档案馆日常业务管理功能，包括编目、查阅、保管、档案统计和综合管理等。
1.2.1编目管理：对各类档案的编目项、打印格式、输入输出进行管理。
其功能主要包括以下几部分：
档案编目：实现各类档案的著录、编辑等功能。
立卷整理：实现自动立卷和手动立卷功能。
目录生成：根据用户定义生成卷内文件目录、案卷目录、分类目录、全引目录、目录索引、案卷移交清单、各类统计报表等归档文件清单、信息清单。
打印输出：实现以上目录信息的打印功能。
1.2.2查阅管理：实现纸质档案的查询和借阅管理。
1.2.3鉴定销毁：对过期档案进行销毁，并可以打印销毁清单。
也可以进行
还原操作
1.2.4年报管理：实现档案年报管理，所形成的年报报表完全符合国家标准。
1.2.5档案统计：实现对现有档案进行各种口径的统计功能，并提供档案统计报表、直方图、饼柱状图等多种显示方式。
统计方式包括按跨库统计、按单库统计、按密级统计、按立卷单位统计、按时间统计、按保管期限统计等。
统计项管理，报表设计与打印等。
1.3档案信息利用：为档案管理人员提供档案利用管理手段，为使用单位、用户提供各种档案信息利用服务。
其光盘刻录与索引、综合查询、借阅管理、消息提醒。
1.3.1综合查询全文检索：综合查询模块通过与档案信息网站的集成，可为档案用户提供权限范围内的档案信息查询、浏览、下载及打印等服务。
目录查询：针对档案目录进行查询，可检索项目包括题名、责任者、时间、保管期限、密级、档号、案卷号等。
模糊查询：无须指定任何条件，只需输入想要检索的字符，系统会自动在选定的数据库里进行漫游式检索，并将结果返回给用户，用户无需知道检索的内容在那个字段里，并且系统支持在上一次检索的范围里再次检索，以缩小范围，增加查询的准确率。
跨库查询：在所有档案库数据进行查询。
全文检索：利用全文检索引擎实现数字档案的智能全文检索功能。
支持DOC、XLS、PDF(文字)、TXT、TIF等文件类型的全文检索。
根据检索项提供多条件组合查询、渐进查询、逻辑查询等，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对高查全率、查准率的要求。
档案信息浏览：可以根据授权对查找到的档案原文进行浏览、下载、打印、添加水印等操作。
对多媒体档案，采用流媒体播放器进行播放。
通过与传输加密、浏览防扩散、打印防扩散等技术进行集成来保证电子档案数据安全性。
1.3.3网上借阅管理：与档案信息网站相结合，实现网上档案借阅和浏览申请、借阅查询等功能，可通过实体借阅与网上电子功能。
实体借阅：进行实体档案的借阅，并打印借挡清单。
到期归还实体后，管理员可进行借阅档案的归档操作。
电子档案借阅：用户仅能看见档案目录，可对该档案的电子文件进行借阅。
用户接收到借阅请求后，可对其借阅期限、借阅次数和节约类型进行是否批准。
同意则用户会收到含有该电子文件的邮件。
过期文件自动失效。
1.4系统设置：管理员在此模块中进行用户管理和部门管理、数据备份、输入输出模板设置、远程协助设置、类目管理、参数设定、日志管理等一系列后台操作。
1.4.1用户管理：实现系统用户管理和授权管理功能。
可进行用户初始化设置。
1.4.2部门管理：对单位部门进行添加、修改、删除等管理操作。
1.4.3数据管理：可进行数据的备份与恢复操作。
1.4.4输入模板设置：可根据不同门类的档案设定不同的录入界面，调整输入字段的类型等。
1.4.5打印模板设置：制定不同门类档案的打印界面，对一些特殊的报表可通过excel制作后导入系统、对应输入项来实现。
1.5服务器远程管理：可远程连接服务器进行操作。
1.6类目管理：可对系统中的所有分类进行排序、自动清理无用分类操作。
1.7参数设置：可设定档案系统界面、档号组成方式、电子文件存放路径、档案密级设定、FTP电子文件上传参数管理以及一些常规参数设定。
1.8词典库维护：可设定系统所有输入界面中用到的下拉项，以便满足不同的需求。
