下载文档原格式
会务前期准备工作会务前期准备工作会务前期准备工作：会议的设计与策划服务：根据实际要求和费用预算、提供整体策划，明确开会的目的、性质并做好宣传工作。
确认开会时间、与会人数及布置要求。
1.公关礼仪服务：礼仪接待培训、礼仪接待人员的着装要求、文秘方面等人员的准备。
2.会议用品、礼品、纪念品、印刷包装用品和分发文件。
3.选择会议场地。
4.准备会务用品（代表证、餐票、横幅等），收集、整理、印制会议内容梗概和装订会议资料。
5.发邀请函，会议通知，整理会议回执，参会名单整理并列表。
6.会议酒店预订，用餐安排(预算：餐费和酒店费用预算)，车辆安排（落实接站人员及车辆的安排）。
7.签到准备工作：如签到簿、横幅等。
会议过程服务：1．会场协调管理工作。
（会场资料收集、整理与分发）。
2．秘书事务服务及翻译（同声或资料翻译）服务。
3.根据人数和要求，确定会议的台形并根据要求摆放。
根据要求先将所需的各种用具和设备准备好（会议桌、椅、台布、台裙、盖杯、开水、茶叶、烟缸、小毛巾、火柴、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议牌），并要求台面整洁，各种用具干净、齐全、摆放符合标准。
按要求将所需用设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视机、录像机、投影仪等。
会议开始前半小时，各项准备工作到位（备好充足开水、调试音响，开启灯、空调〈22-24〉）。
4．根据要求，将指示牌放在特定位置。
5．礼仪接待小姐开会前30分钟，在门口等候。
6．会议的全程服务当参会来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。
先到达的客人入以后，提供茶水服务，会议人数到齐后。
通常每半个小时左右为代表添加茶水等，特殊情况要按代表要求服务。
会议期间礼仪和服务员站于会议室门口直至会议结束。
会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。
7.会议录像，摄影，广告宣传，会议纪念品。
8.会议留念拍照，意见反馈。
观光考察服务：会后安排参观、考察等活动。
为代表安排富有当地特色的晚间娱乐活动和项目。
论坛筹备
一、拟定论坛筹备方案
1、确定论坛内容
2、论坛时间、地点、形式、规模
3、拟邀请嘉宾名单和参会人员或单位
4、制定论坛流程
二、制定工作分工
（一）会务组
1、论坛报批手续
2、确定论坛时间、地点、
3、会场形式布置
4、拟定论坛方案及流程
5、物料、资料、礼品的准备与发放
6、制作论坛服务手册（时间、地点、座位图、交通图等）
7、协调督导各组工作进度
（二）接待组
1、主讲嘉宾及参会单位邀请（拟定邀请方案、制作邀请函）
2、现场参会人员组织（根据论坛规模组织）
3、参会嘉宾及单位人员酒店预订
4、参会嘉宾及单位人员用餐安排
5、参会嘉宾及单位人员交通管理（接送站或车票预订购买）
6、论坛期间的交通安排（会场——用餐——酒店）
7、回访工作
（三）新闻组
1、对会场设备准备及调试工作（灯光、音响、投影等）
2、会场背板（LED或喷绘）及内容准备
3、摄影、摄像安排
4、记者媒体的邀请及安排
5、拟定答记者问流程及内容
6、与媒体核实新闻通稿（核实通过后方可公开）
7、利用新闻媒介对论坛进行宣传（微信、微博等）
8、资料存档
（四）后勤组
1、制定应急预案（人员及消防安全）
2、现场设立医务组
3、现场参会人员安检及证件检查工作
4、制定现场安保方案及执行
5、制定场外车场交通秩序方案及执行
6、制定进场、退场秩序方案及执行
7、会场内安保、保洁及搬运工作
（五）财务组
1、会前物料的采购工作
2、统筹大会收支工作
3、票据报销工作
4、劳务费发放工作
5、收支登记总结
三、物品筹备清单。
年会活动筹备分工明细及计划推进表年会活动筹备分工明细及计划推进表工作小组工作项目具体内容时间计划活动方案及执行计划敲定：11/24~11/26会务组名单确定，分导演组、节目组、奖项组、宣传组、接待组、后勤组，确认具体负责人。
确认主题内容和分工合作事宜：11/27筹备小组第一次讨论会。
活动通知拟定和下发通知拟定：11/28.拟定推进计划及工作分工明细表：11/29~11/30.启动会议活动方案告知、节目评选启动：12/1-12/3.每周一进行一次筹备进度会议：11/26~11/30.导演组：物资清单确定，主题确定。
物资清单初稿，明确年会方向，总体风格。
确定视频录制及拍摄、视频剪辑解决方案，供应商。
开场视频及节目的构思，与策划公司沟通。
制作。
确定领导致辞内容、流程，方案构思与执行。
确定现场拍摄单位：12/1-12/7.开场视频：12/15-1/27.领导致辞确定，神秘环节：2/1-2/7.主持人选定，主持人的确定及接洽沟通：12/15-1/20.主持稿确定，主持稿定稿、审核：12/1-12/7.确定抽奖方案，抽奖系统操作人员确定：12/16-2/7.抽奖奖券的发放，奖券的发放：1/1-1/18.年会嘉宾确定，奖项评选审核，节目审核，年会现场工作人员，年会整体流程审核，最终彩排。
节目构思，节目选拔，节目清单，节目试演。
确定嘉宾邀请清单，奖项评选清单的审核确定，节目清单确定，确定现场工作人员分工安排，确定年会整体流程。
主导表彰+文艺汇演整体流程彩排，节目格调、种类的确定。
内部节目申报选拔，外部节目邀约。
所有节目归类、列清单。
安排试演时间地点、评委。
构思节目视频方案，与视频剪辑人员沟通。
制作。
根据年会整体流程进行节目的流程编排。
主持人走台、节目走台、工作协调人员走台、视频。
主持人走台、节目走台、工作协调人员走台，视频，带服装。
成立小组，制定评选方案、标准、流程。
下发评选通知、启动奖项评选。
组织评委会对提交的优秀员工候选人进行最终评选审核。
协会成立大会筹备方案文章标题：协会成立大会筹备方案协会成立大会方案时间：上午10时暂定地点：大酒店三楼厅现场总指挥：现场工作人员：后勤人员：酒店工作人员、礼仪公司工作人员、、等摄影：、一、会前准备工作：1、发出协会理事单位、会员单位邀请函,于27日前确认;2、发出领导、嘉宾请柬,于27日完成;请柬每镇区2份,一份为公用事业服务中心主任,另一份为负责工作人员;3、邀请协会、协会、珠三角相关协会等参加会议,并联系相关刊物提供会议宣传资料;4、新闻通稿准备;5、会议资料的准备工作演讲稿、协会资料、茶水、座牌、笔、纸、纪念品、座位图示、拍照站位图示等由负责;6、29日、30日领导、嘉宾的接送及会后参观、食宿安排由行政部负责;29日下午13：00接一同前往机场,14：00接,并由行政部安排好食宿定酒店30日早接;8：30接到,9：30返回到酒店预定12月1日返京机票;7、会场的布置29日晚由行政部组织礼仪公司及现场工作人员一同布置,并调试麦及音响,于30日早7：30到会场做最后准备工作,调试麦及音响;8、现场工作人员工作牌;二、活动流程：1、09:30—09:55签到,入会场大堂一楼入口和电梯口处各设1个水牌及二名礼仪负责接待,酒店礼仪人员协助；三楼电梯口设指示牌1个及二名礼仪指引来宾到签到处,签到处设2名礼仪,另加现场工作人员全部佩戴工作牌,由负责嘉宾签到,同时将礼品资料袋派送给来宾,其余人员带嘉宾入座;9：55分由负责统计实到领导、嘉宾名单交给主持人2、10:00—10:15主持人宣布协会成立大会开始,介绍出席大会的领导、嘉宾;主持人主持稿自备;3、10:15—10:20市民间组织管理中心领导宣读市行业协会成立的批复,并进行授牌仪式,由市行业协会第一届理事长先生接牌;批复及牌匾由准备,由1名礼仪小姐递交给民间组织管理中心领导;4、10:20—10:30市行业协会第一届理事长先生宣读第一届当选理事长、副理事长、秘书长、监事、理事名单;5、10:30—10:40颁发市行业协会第一届常务理事单位5家、理事单位6家牌匾;先由礼仪小姐将牌匾按顺序排放在主席台上,由主持人按顺序宣读名单,单位按顺序排列于主席台前,后由主席台的领导发牌,并留影;6、10:40—10:50市行业协会第一届理事长先生致辞;7、10:50—11:00市局局长先生致辞;8、11:00—11:10广省协会副理事长女士致辞;10、11:20—11:30市人民政府副市长先生致辞;11、11:30—11:50在酒店底楼大厅台阶处全体参会人员拍照留影,领导、嘉宾与理事会成员拍照留影;由、负责引导12、11:50一楼海洋厅就餐由行政部引导;三、活动所需物品清单：1、由礼仪公司提供的部分序号项目数量备注1礼仪小姐6名身高1.68米以上.2签到台台面花3水晶讲台含台面花4主席台台面花及两侧花篮及其它装饰用品5背景喷绘6空飘气标8个标语内容由我公司提供15字以内,待定7横幅备注:现场气氛的渲染与总的布置; 2、我公司提供部分序号项目数量备注1礼品礼品袋230份2请柬100份3公司画册4签到本A3粉色纸打印5会场座次平面说明图附大会中注意事项200份签到处纷发;由设计室制作,文字说明备注:3、酒店免费提供部分序号项目数量备注1欢迎牌2个2指示牌1个3签到台1个3人位4数量视具体情况而定5大会用笔和纸一座一份6茶水铁观音7牌卡20个免费,超出5元/个我方数目待定8背景音乐轻音乐类型也可自备9室内会场周围摆放盆栽绿色植物数量依具体情况而定备注:提前确定11月29日晚我方可到会场布置的时间并协助布置四、媒体现场采访由、负责邀请及安排：1、电视台2、广州日报3、羊城晚报5、南方日报6、日报7、、城记者站五、费用预算合计：元1、酒店租金6400元2、用餐1500×18桌=27000元3、礼仪公司费用6500元4、礼品礼品袋元5、新闻媒体费用元采访费300元/人,用信封装袋,由负责5、其他费用500元;。
制定工作任务清单
工作任务清单：
1.组织会议：根据会议议题、时间和地点安排会议的筹备工作；制定会议议程和参会人员名单；向与会人员发出邀请函并确认参会人员；保证会议流程的顺利进行；开展后续跟进工作。
2.撰写报告：根据任务要求和指导意见，收集、整理和分析所需要的信息，并将其撰写成符合要求的报告。
3.安排行程：根据出差目的、时间、地点和预算等要求，制定出差计划，并安排用车、酒店、机票等行程相关事宜。
4.协调工作：处理各部门之间的沟通和协调工作，协调部门内外的资源以满足任务的需求。
5.项目管理：根据项目的具体情况，制定项目计划、开展项目实施、监督和管理项目进展进度，确保项目顺利完成。
6.客户服务：提供优质的客户服务，处理客户问题和投诉，维护和促进客户关系的良好发展。
7.财务管理：审核、确认和核算经费开支；编制预算计划和执行情况报告；协助其他部门制定预算，做好相关汇报工作。
8.人力资源管理：招聘、培训、考核员工；设计和实施绩效奖金计划；审核和处理员工薪资、福利和保险等相关工作。
9.市场营销：制定产品市场推广计划，开展广告宣传、客户招募等工作，加强品牌推广和市场销售。
10.信息管理：管理公司信息系统，确保信息安全和完整性，并协助其他部门开展相关信息工作。
以上为工作任务清单，以下部分没有任务。
论坛会务筹备方案本文章主要围绕如何筹备一次高质量论坛会议，从准备工作、流程规划、标准管理等方面进行总结和探讨，以期提高论坛会议的成功率和质量。
1. 前期准备1.1 目标明确在筹办论坛会议的初期阶段，应该明确会议的目标和意义。
通过制定明确的目标和意义，可以更好地引导会议的主题、议程、框架等各个方面的工作。
同时，也可以帮助组织者更好地宣传和推广会议，吸引更多的参会嘉宾和专业人士。
1.2 团队组建组建一支专业的策划团队至关重要，需要包括会议执行团队、后勤保障团队、设计团队等多个专业方向的人员。
整个策划团队需要充分合作和协作，确保能够有条不紊地完成各项工作。
1.3 确定预算论坛会议的效果和规模直接与会议预算的高低和合理性有关。
因此，确定好会议的预算是策划一次会议的关键之一。
需要考虑的因素有：场地租用、设备租借、音响设备、餐饮等，尽可能详细地列出预算清单，细化每一个费用预算，最终确定可接受的费用预算。
2. 流程规划2.1 确立会议主题和议程会议主题和议程的制定有难度，需要充分调研市场情况，确定主题和议程的步骤，制定清晰的议程方案，最后确定会议的主题和议程安排。
2.2 签约场馆、供应商和演讲嘉宾签约场馆需要考虑的因素有：会议规模、场馆设施、地理位置、场馆的租用价格。
供应商需要考虑的因素有：餐饮、音响设备、灯光、花卉布置、会议礼仪等。
演讲嘉宾需要根据会议主题和议程安排，尽可能邀请到行业内相关权威人士。
2.3 细化各种流程具体分为：•媒体发布计划：媒体发布计划是一个相当重要的环节，在不同的时间节点下，将会发布不同媒体信息，需要在流程规划中细化出来。
•参展商征集计划：合作的参展商和游客不断增加激发了市场活跃度，并确保了活动的成功举办。
•流程及日程规划：时间的安排应让所有与会者不过瘾，也不感到浪费时间。
我们需要将众人的需求考虑在内，确定一个适合所有人的日程安排。
3. 标准管理3.1 做到质量保障首先，要保证场所环境的卫生清洁；其次，会前将所有包括硬件和软件设备，进行测试，确保在会议期间可以正常使用；其次，确保拥有一些后备环节，当突发状况发生时，可以及时迅速解决。
论坛筹备
一、拟定论坛筹备方案
1、确定论坛内容
2、论坛时间、地点、形式、规模
3、拟邀请嘉宾名单和参会人员或单位
4、制定论坛流程
二、制定工作分工
（一）会务组
1、论坛报批手续
2、确定论坛时间、地点、
3、会场形式布置
4、拟定论坛方案及流程
5、物料、资料、礼品的准备与发放
6、制作论坛服务手册（时间、地点、座位图、交通图等）
7、协调督导各组工作进度
（二）接待组
1、主讲嘉宾及参会单位邀请（拟定邀请方案、制作邀请函）
2、现场参会人员组织（根据论坛规模组织）
3、参会嘉宾及单位人员酒店预订
4、参会嘉宾及单位人员用餐安排
5、参会嘉宾及单位人员交通管理（接送站或车票预订购买）
6、论坛期间的交通安排（会场——用餐——酒店）
7、回访工作
（三）新闻组
1、对会场设备准备及调试工作（灯光、音响、投影等）
2、会场背板（LED或喷绘）及内容准备
3、摄影、摄像安排
4、记者媒体的邀请及安排
5、拟定答记者问流程及内容
6、与媒体核实新闻通稿（核实通过后方可公开）
7、利用新闻媒介对论坛进行宣传（微信、微博等）
8、资料存档
（四）后勤组
1、制定应急预案（人员及消防安全）
2、现场设立医务组
3、现场参会人员安检及证件检查工作
4、制定现场安保方案及执行
5、制定场外车场交通秩序方案及执行
6、制定进场、退场秩序方案及执行
7、会场内安保、保洁及搬运工作
（五）财务组
1、会前物料的采购工作
2、统筹大会收支工作
3、票据报销工作
4、劳务费发放工作
5、收支登记总结
三、物品筹备清单。
基层党委党代表大会工作流程，这份清单很实用！基层党代会按工作顺序基本可分为三个工作程序。
即筹备期间工作程序，预备会议期间工作程序，大会期间工作程序。
一、筹备期间工作程序1、召开党委会讨论决定召开党员代表大会有关事宜2．向上级党组织呈报召开党员代表大会的请示3．成立党员代表大会筹备工作机构4．成立代表资格审查小组5．发出做好召开党员代表大会筹备工作的通知6．搞好宣传教育工作7．组织指导选好代表8、做好代表资格的审查工作9．组织酝酿提出下届“两委”成员候选人预备人选10．向上级党组织呈报关于下届两委组成人员候选人预备人选的请示及有关材料（包括：党的委员会委员候选人预备人选名册、干部任免审批表；纪律检查委员会委员候选人预备人选“登记表”、名册；书记副书记候选人预备人选名册、干部任免审批表）11．起草党委、纪委工作报告12．提出有关名单，编制代表名册（1）提出大会主席团和秘书长建议名单（2）提出大会副秘书长名单（3）编制代表名册（4）划分代表团（组），提出代表编组名单13．做好党员代表大会材料准备(1)起草大会开幕词、闭幕词和关于党委、纪委工作报告的决议(2)起草大会议程和日程安排(3)起草大会选举办法(草案)和总监票人关于填写选票注意事项的说明，选举工作的主持词(4)提供党委委员、纪委委员候选人建议名单及候选人情况介绍(5)提供党委书记、副书记和纪委书记、副书记候选人建议名单及选举办法(草案)(6)起草上届党委负责同志在代表团(组)召集人会议上的讲话稿(7)起草预备会议、正式会议、主席团会议和党委、纪委一次全会等主持人的主持词(8)提供选票式样和计票统计表、计票结果报告、清点人数报告单、领发选票报告单、收回选票报告单等样式(9)起草大会须知14、召开党委全委会，审议党员代表大会的各项筹备工作15．做好临开会前的准备工作(1)打印大会各种文件材料，并将有关材料装袋(2)制作代表证、列席证、工作人员证和总监票人、计票人佩条(3)准备票箱等选举用具(4)布置大会会场(5)向代表发出报到时间、地点的通知(6)联系邀请上级领导(7)落实代表食宿、医疗、文娱活动、会务用车等安排(8)组织接待代表报到二、预备会议期间工作程序1．召开各代表团(组)召集人会议(1)简要介绍大会的筹备工作情况(2)对代表资格审查报告、大会主席团和秘书长建议名单、大会议程(草案)、及其他有关确认事项进行说明(3)布置各代表团(组)推选正副团(组)长(4)向代表提出开好大会的有关要求2．召开各代表团(组)会议(1)传达代表团(组)召集人会议的内容(2)推选代表团(组)正副团(组)长(3)审议代表资格审查报告(4)酝酿讨论大会主席团、秘书长名单和大会议程3．召开大会预备会议(1)报告大会筹备工作情况(2)通过代表资格审查报告(3)通过大会主席团和秘书长名单(4)通过大会议程(5)宣布有关事项4．召开大会主席团第一次会议(1)明确大会主席团的任务(2)通过大会副秘书长名单(3)通过大会日程(4)通过其他需要确定的事项(如大会秘书处各组负责人名单等)三、正式会议阶段工作程序1、举行党员代表大会开幕式(1)清点到会代表人数后(2)宣布党员代表大会开幕(3)全体起立，奏(唱)《国歌》(4)由主席团一名成员(一般是上届党委的负责同志)致开幕词(5)上级领导讲话(6)上届党的委员会负责同志作工作报告；纪委负责同志作纪委工作报告(纪委工作报告也可以书面形式提交党员代表大会审议)(7)宣布休会2．召开各代表团(组)会议（1）组织代表审议两委工作报告（2）讨论大会选举办法（3）酝酿新一届两委委员候选人名单（4）推选监票人（5）审议上届两委工作报告决议（草案）3．召开大会主席团第二次会议(1)讨论通过大会选举办法(草案)(2)讨论通过上届党委提出的党委委员、纪委委员候选人预备人选名单(3)布置推选监票人(4)听取各代表团(组)审议上届党委、纪委工作报告情况汇报(5)审议通过关于上届党委、纪委工作报告的决议 (草案)4．组织“两委”委员候选人预备人选与代表见面5．召开大会主席团第三次会议(1)听取各代表团(组)讨论选举办法(草案)、酝酿“两委”委员候选人预备人选名单的情况汇报，确定“两委”委员正式候选人(2)审议通过总监票人、监票人建议名单，确定计票人名单(3)听取各代表团(组)审议关于“两委”工作报告决议(草案)的情况汇报会后，要抓紧下列工作，做到责任到人：(1)印制选票，并清点、包装好(2)准备好总监票人、监票人、计票人(总计票人)的标志佩条(3)培训监票人、计票人(4)准备好票箱、封条、剪刀(5)准备好计票统计表、计票结果报告单和清点人数、领发选票、收回选票报告单等表格用纸6．大会选举党员代表大会选举的程序一般是：(1)清点到会代表人数(2)通过大会选举办法(3)通过大会总监票人、监票人名单，宣布大会计票人名单(4)宣布下届党委委员和纪委委员名额和候选人名单(5)监票人当场检查票箱，计票人分发选票(6)选举人填写选票，并在工作人员的引导下进行投票(7)监票人、计票人清点选票，确认选举是否有效(8)计票人在监票人的监督下计票(9)报告被选举人得票情况7．召开大会主席团第四次会议(1)听取总监票人报告大会选举计票结果，确认两委委员名单(2)确定两委第一次全体会议主持人8．举行党员代表大会闭幕式(1)通过关于党委工作报告的决议(2)通过关于纪委工作报告的决议(4)全体起立，奏(唱)《国际歌》(5)宣布党员代表大会闭幕。
协会成立大会筹备方案文章标题：协会成立大会筹备方案协会成立大会方案时间：***上午10时(暂定)地点：*******大酒店三楼**厅现场总指挥：***现场工作人员：***后勤人员：酒店工作人员、礼仪公司工作人员、***、***等摄影：***、***一、会前准备工作：1、发出协会理事单位、会员单位邀请函，于27日前确认。
2、发出领导、嘉宾请柬，于27日完成。
请柬每镇区2份，一份为公用事业服务中心主任，另一份为负责****工作人员。
3、邀请**协会、**协会、珠三角相关**协会等参加会议，并联系相关刊物提供会议宣传资料。
4、新闻通稿准备。
5、会议资料的准备工作（演讲稿、协会资料、茶水、座牌、笔、纸、纪念品、座位图示、拍照站位图示等由***负责。
）6、29日、30日领导、嘉宾的接送及会后参观、食宿安排（由行政部负责）。
29日下午13：00接***一同前往机场，14：00接***，并由行政部安排好食宿（定**酒店）30日早接***。
（8：30接到，9：30返回到酒店）预定***12月1日返京机票。
7、会场的布置（29日晚由行政部组织礼仪公司及现场工作人员一同布置，并调试麦及音响，于30日早7：30到会场做最后准备工作，调试麦及音响。
）8、现场工作人员工作牌。
二、活动流程：1、09:30—09:55签到，入会场（大堂一楼入口和电梯口处各设1个水牌及二名礼仪负责接待，酒店礼仪人员协助；三楼电梯口设指示牌1个及二名礼仪指引来宾到签到处，签到处设2名礼仪,另加***（现场工作人员全部佩戴工作牌），由***负责嘉宾签到，同时将礼品资料袋派送给来宾，其余人员带嘉宾入座。
（9：55分由***负责统计实到领导、嘉宾名单交给主持人）2、10:00—10:15主持人宣布***协会成立大会开始，介绍出席大会的领导、嘉宾。
（主持人主持稿自备）。
3、10:15—10:20****市民间组织管理中心领导宣读****市****行业协会成立的批复，并进行授牌仪式，由****市****行业协会第一届理事长****先生接牌。
会议筹备工作详细流程
1. 确定会议目的和主题
- 确定会议的目标和预期成果
- 确定会议的主题和议程安排
2. 筹备会议场地和设施
- 根据会议规模和需求，选择适当的会议场地
- 确定会议场地的预订日期和时间
- 确保会议场地有足够的座位和设施，如投影设备、音响系统等
3. 邀请与会人员
- 制定与会人员名单
- 发送邀请函，并确认参会意向
- 跟进确认参会人员的人数和具体信息
4. 安排住宿和交通
- 根据与会人员的需求，协助安排住宿和交通
- 提供详细的交通指引和酒店选择建议
5. 筹备会议材料和装备
- 制定会议材料清单，包括议程、演讲稿、名片等
- 准备会议所需的装备和技术设备，如投影仪、笔记本电脑等
6. 确认供应商和服务
- 确定供应商，如餐饮、翻译、摄影等
- 确认供应商的服务内容、费用和数量
7. 确保会议顺利进行
- 确定会议的开幕时间和结束时间
- 安排会议的注册和签到流程
- 确保会议场地的布置和设备设置符合要求
8. 安排会议后续工作
- 整理会议记录和文件
- 发送感谢信和会议总结报告
- 跟进后续的行动计划和任务分配
以上是会议筹备工作的详细流程，希望能对您有所帮助。
展览会最全表格清单列表本文档旨在提供一份全面的展览会表格清单列表，以帮助组织者更加高效地筹备展览会。
以下是该清单列表的详细内容：1.参展企业信息表字段名称 | 字段说明。
|公司名称 | 参展企业的全称。
|公司地址 | 参展企业所在地。
|联系方式 | 参展企业的联系电话或邮箱。
|参展面积 | 参展企业所需展位的面积，单位m² |2.展位分配表字段名称 | 字段说明。
|参展企业 | 分配给参展企业的名称。
|展位号。
| 每个参展企业的展位号码。
|参展面积 | 分配给参展企业的展位面积 | 3.展品清单字段名称 | 字段说明。
|展品名称 | 展品的名称。
|所属企业 | 展品所属的参展企业名称 |位置。
| 展品所在的展位号码。
|4.参观人员注册表字段名称 | 字段说明。
|姓名。
| 参观人员的姓名。
|手机号。
| 参观人员的联系电话。
|公司。
| 参观人员所属的公司名称。
|职务。
| 参观人员在公司的职务。
|参观日期 | 参观人员计划参观的日期时间 |5.会议日程表字段名称 | 字段说明。
|会议主题 | 会议的主题或议程内容。
|开始时间 | 会议的开始时间。
|结束时间 | 会议的结束时间。
|地点。
| 会议的具体举办地点。
|主持人。
| 会议的主持人。
|6.商务洽谈安排表字段名称。
| 字段说明。
|对接企业。
| 参会企业的名称。
|联系人。
| 对接企业的联系人姓名。
|联系方式。
| 对接企业的联系电话或邮箱 | 约定事项。
| 具体商务洽谈的约定事项。
| 洽谈地点。
| 商务洽谈的具体地点。
|洽谈时间。
| 商务洽谈的具体时间。
|7.服务台值班表字段名称 | 字段说明。
|值班日期 | 值班人员的日期。
|值班人员 | 当天值班的工作人员姓名 |以上清单列表仅为参考，可以根据实际需要进行修改和补充。
请组织者根据展览会的具体情况，合理安排表格，并确保信息准确无误。
展览会表格清单列表的使用可以帮助组织者更好地组织、管理和记录展览会相关信息，提高组织工作的效率和质量。
办会筹备事项清单一、会议材料1、会议通知、邀请函：表述清楚会议报到时间、开会时间、会期、地点、会议规格、参会人员要求，建议一周前发送通知。
2、统计参会人员信息、对外会议需要英文。
3、会务联络单：司机、会务、会场、分列1至2名联络人，写清联络方式。
4、会务指南：包括封面设计、扉页、会议须知、目录、时间地点、主题、日程安排、参会人员名单、会务联络、天气预报、住房安排。
5、致辞、主持词、总结讲话、会议讨论材料（资料）、祝酒词、欢迎PPT。
二、会议接洽1、接机：接机责任人、司机、航班信息（联络人、航站楼、起飞和降落时间）、制作接机指示牌。
2、住宿安排：房间数量、规格、住宿房号安排、预计何时退房、领导及重要客人房间的水果及烟。
3、宴会及自助餐安排：宴会有无外宾（翻译），宴请人员有无饮食忌讳，宴会桌签、宴会标准、酒水档次、祝酒词、话筒，晚宴后送人。
4、电脑设备的调试：笔记本电脑及投影仪的调试，确认播放文件需要的软件支持，准备打印机（包括驱动）、订书机、订书针。
5、会议用车：车辆及用途分工、司机及联络方式。
6、会议宣传：摄像、照相联系人及联系方式。
7、会务人员的分工：材料、会务。
8、需要提前送达的会议材料、咨询费等的送达。
9、专家或客人纪念品、礼品的准备。
三、会场布置1、条幅：尺寸、内容、悬挂位置。
2、桌签：桌签名单、摆放次序。
3、会议水果：四种左右的时令水果搭配摆放。
4、会议用水：矿泉水、茶水，及时续补。
5、烟：会场用烟、宴会用烟、领导或客人房间用烟。
6、茶歇或休息：茶歇或休息场所，咖啡、茶、水果。
7、指示牌:会议指示牌、餐厅指示牌。
8、讨论材料：包括需要打印发放或现场演示的材料，提前准备，揣摩、调整用词。
9、专家机票、火车票的报销或预订。
10、会议留影：摄影师、地点、设备、前排座次。
四、会后事务1、整理会议纪要。
2、编写宣传稿。
3、结算、报销会务账目。
4、落实会议安排事项。
5、送机：航班信息、时间、送机人员、司机、联络人及联络方式。
会议筹备执行手册流程安排是纲领前期准备是基础合作执行是关键控制应变是保障细节的把控决定效果后期跟踪是超越的所在二零一六年一月目录一、手册说明 (2)二、筹备环节一：信息沟通 (2)三、筹备环节二：会议通知的撰写 (3)四、筹备环节三：会议筹备 (4)五、筹备环节四：现场执行 (6)六、筹备环节五：会后跟进 (8)七、工作人员礼仪 (9)一、手册说明大型会议活动工作较为复杂，因此大型会议活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案，本执行手册仅为XX公司总行大型会议活动的部分环节提供原则性指导，讨论对象主要为接待及现场布置等项目。
本手册将活动执行分为五个环节：信息沟通、会议通知的撰写、会议筹备、现场执行、会后跟进，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差，实现清晰的会议主题把握、完善的会议通知撰写、清晰的筹备流程、完美的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的会议筹备执行过程。
二、筹备环节一：信息沟通信息沟通是会议筹备中的第一环节。
充分的信息沟通能尽可能避免由于会议筹备人员对会议理解的偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。
因此会议筹备执行负责人须在会议正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的围争取了解与会议有关的更多信息，填写下列会议信息沟通表，再筹划下一步工作。
三、筹备环节二：会议通知的撰写容完善且信息准确的会议通知是会议举办成功的基础。
在会议信息沟通完成之后，执行负责人填写会议信息沟通表，之后撰写会议通知（初稿），提交给领导审阅，最后根据领导反馈意见拟定会议通知（最终版）并下发相关部门及经营单位。
其整体流程如下：会议通知的基本要素：1、会议名称与目的；2、会议时间与地点；3、承办办/联办/协办部门；4、与会领导、参会人员与规模；5、会议议程。
6、报名与接站回执7、请假申请表8、注意事项与参会要求9、联系人四、筹备环节三：会议筹备会议通知发出后，正式进入会议筹备环节，主要包括以下容：参会人员接待、会场确定与布置、会议材料印制与分发。
