集团通用型办公OA系统技术规范书

oa系统管理规范1OA系统管理规范OA系统（Office Automation System）是办公自动化系统的简称，旨在提高办公效率和管理效果。

为了确保OA系统的正常运行和高效管理，制定一套系统管理规范是至关重要的。

本文将从以下几个方面对OA系统管理规范进行介绍。

一、系统安全与用户权限管理1. 系统安全保障为了确保OA系统的安全性，必须采取一系列安全措施，如设置防火墙、安装杀毒软件、定期备份数据等。

同时，系统管理员应定期对系统进行漏洞扫描和安全评估，及时修复系统漏洞和错误，确保系统的稳定性和安全性。

2. 用户权限管理OA系统应根据用户的职责和需求，设定不同的权限级别。

系统管理员应负责对用户权限进行分配和管理，并定期审查和更新权限设置。

此外，用户应妥善保管自己的账号和密码，不得将其提供给他人，以防止信息泄露和非法操作。

二、日常运维与维护1. 系统日志监测OA系统应具备完善的日志记录功能，管理员应定期检查系统日志，及时发现和处理异常状况，防止系统故障和数据丢失。

同时，应建立日志保留制度，确保日志的存储和保密。

2. 硬件设备维护OA系统运行依赖于各种硬件设备，系统管理员应定期检查服务器、存储设备、网络设备等硬件设施的运行状况，确保其正常运行。

如发现故障或老化设备，应及时更换或修复，避免因硬件故障导致系统中断或数据损失。

3. 软件升级与更新OA系统中所使用的软件应及时升级和更新，以获取最新的功能和安全修复。

在进行软件升级过程中，应先进行测试和备份，确保升级的稳定性和数据的安全性。

三、数据管理和备份1. 数据分类和权限分级OA系统中的数据应按照不同的分类进行管理，如公共数据、私人数据等，确保数据的可控性和安全性。

同时，应根据数据的敏感程度，设定相应的权限级别，仅授权人员可以访问和操作相关数据。

2. 数据备份与恢复为了防止数据丢失和系统故障，OA系统应定期进行数据备份，并将备份数据存储在独立的介质中。

同时，为了保障备份数据的有效性和完整性，应定期进行数据备份的测试和恢复的演练。

oa系统管理规范OA 系统管理规范一、引言随着信息技术的不断发展，OA 系统（办公自动化系统）在企业和组织中的应用越来越广泛。

OA 系统能够有效地提高工作效率、优化工作流程、加强信息共享和协同工作。

然而，为了确保 OA 系统的稳定运行和有效使用，制定一套完善的管理规范是至关重要的。

二、OA 系统概述OA 系统是一种将现代化办公和计算机网络功能结合起来的新型办公方式。

它通过网络实现了信息的传递、存储、共享和处理，涵盖了诸如公文管理、邮件管理、日程安排、会议管理、流程审批等多个功能模块。

三、系统登录与账号管理（一）登录要求1、用户应使用分配给自己的账号和密码登录 OA 系统，不得借用或共用他人账号。

2、为保障系统安全，密码应具有一定的复杂度，并定期更换。

（二）账号申请与注销1、新员工入职时，由人力资源部门向系统管理员提交账号申请。

2、员工离职时，人力资源部门应及时通知系统管理员注销其账号。

四、系统使用规范（一）信息发布1、发布的信息应准确、真实、完整，且符合法律法规和公司的相关规定。

2、严禁发布虚假、误导、违法或有害的信息。

（二）文件上传与下载1、上传的文件应符合系统要求的格式和大小。

2、下载文件时应注意保存路径，避免文件丢失。

（三）流程审批1、审批人员应及时处理待办事项，不得无故拖延。

2、审批意见应清晰、明确，便于后续执行。

五、系统安全管理（一）数据备份1、系统管理员应定期对系统数据进行备份，以防止数据丢失。

2、备份数据应存储在安全的地方，并进行定期检查。

（二）病毒防护1、所有接入 OA 系统的计算机应安装有效的杀毒软件，并定期更新病毒库。

2、严禁在系统中传播病毒或恶意软件。

（三）网络安全1、严格限制外部网络对 OA 系统的访问，只允许经过授权的 IP 地址接入。

2、加强系统的防火墙设置，防止网络攻击。

六、系统维护与升级（一）日常维护1、系统管理员应定期检查系统的运行状态，包括服务器、数据库、网络等。

oa系统管理规范随着企业信息化程度的不断提高，OA 系统（办公自动化系统）在企业日常运营中的作用日益显著。

为了确保 OA 系统的稳定运行，提高工作效率，保障信息安全，特制定以下 OA 系统管理规范。

一、系统登录与账号管理1、每位员工应使用分配给自己的账号登录 OA 系统，不得借用、盗用他人账号。

2、首次登录后，应及时修改初始密码，并定期更换密码。

密码应具有一定的复杂度，包含字母、数字和特殊字符。

3、如忘记密码，应通过系统提供的找回密码功能或联系系统管理员进行重置，不得随意尝试猜测密码。

4、员工离职时，所在部门应及时通知系统管理员注销其账号。

二、系统使用规范1、熟悉系统功能员工应在使用前充分了解 OA 系统的各项功能和操作流程，避免因操作不当导致的工作延误。

2、规范操作（1）在系统中填写、提交、审批各类表单时，应认真、准确、完整地填写相关信息，不得随意省略或填写错误信息。

（2）按照工作流程进行操作，不得跳过必要的步骤或私自更改流程。

（3）对系统中的通知、消息等应及时查看和处理，避免延误工作。

三、信息发布与共享1、发布信息（1）在 OA 系统中发布的信息应真实、准确、合法，不得发布虚假、违法、有害或敏感信息。

（2）遵循相关的信息发布审批流程，未经审批不得擅自发布重要信息。

2、信息共享（1）合理设置信息共享范围，确保信息的安全性和保密性。

（2）对于共享的信息，应尊重知识产权，不得随意篡改、复制或传播。

四、文件管理1、上传文件（1）上传的文件应符合系统要求的格式和大小限制。

（2）文件命名应清晰、规范，便于查找和识别。

2、下载与保存（1）下载文件时应注意保存路径，避免文件丢失。

（2）对于重要文件，应及时备份，防止数据丢失。

五、工作流程管理1、发起流程（1）按照实际工作需求发起相应的流程，并填写必要的说明和附件。

（2）发起流程前，应确认相关信息的准确性和完整性。

2、审批流程（1）审批人员应及时处理待审批的流程，不得无故拖延。

OA系统使用规范1. 引言OA系统（Office Automation System，办公自动化系统）是指为提高公司内部工作效率而开发的一种集成化的办公信息化系统，能够帮助企业实现信息共享、流程自动化和工作协同。

为了更好地利用和管理OA系统，以下是OA系统使用规范。

2. 登录与权限2.1 登录OA系统•使用个人账号和密码登录OA系统；•不得将个人账号和密码分享给他人或将登录态保留在公共设备上；•在公共设备登录时，务必在使用完毕后及时退出；•定期修改密码，确保账号安全。

2.2 权限管理•OA系统管理员负责分配和管理用户权限；•不得未经授权随意更改他人权限；•普通用户不得将系统管理员权限滥用。

3. 日常使用规范3.1 系统界面•OA系统界面应简洁、直观；•不得进行任何形式的界面破坏、恶意篡改；•如发现界面异常或问题，及时向系统管理员反馈。

3.2 文件管理•文件应按照一定规范进行命名，便于检索和管理；•禁止非法复制、删除、修改他人文件；•上传文件时，注意文件大小和文件格式限制；•及时清理过期、无用的文件，保持系统的整洁和有效性。

3.3 信息沟通•在系统内逐级发送邮件、留言或公告，确保信息的准确传递；•信息内容应简明扼要，避免冗长和废话；•不得发送未经审批的商业广告或违法信息。

4. 工作流程规范4.1 请假流程•请假需通过OA系统提交请假申请，包括假期类型、开始时间、结束时间等信息；•批准请假申请的上级应在24小时内予以审批或驳回，并在OA系统内进行回复；•请假期间，及时更新请假状态和返岗时间。

4.2 任务分配•任务应通过OA系统分配给相应负责人；•负责人应及时接收任务、明确任务的具体内容和完成期限；•完成任务后，及时在系统内更新任务状态和备注。

4.3 会议管理•会议应提前在OA系统内发布会议通知，并邀请相关人员参加；•会议记录、会议纪要等相关文档应上传至OA系统；•参会人员应准时参加会议，并在会议纪要中签字确认。

OA系统技术要求1.系统设计要求投标人必须采用先进成熟的技术和产品，不允许在实施过程中作试验性开发或产品试用，确保工程建设质量和进度，防范开发集成过程中的技术风险和产品风险。

2.总体技术要求（1）系统需采用JAVA语言并基于J2EE架构或者基于C#的.NET平台开发，整个架构必须是构件化面向对象的，充分考虑系统今后纵向和横向地平滑扩张能力，进行设计和建设；（2）系统应采用多层B/S应用结构体系，表示层、业务层、数据访问层要分开；（3）系统支持多种操作系统，包括Windows系列、Linux 及其他 Unix 系统；（4）系统支持多种中间件，包括 Tomcat、Apusic、Websphere、Weblogic 等；（5）系统支持多种关系数据库：包括 Sql Server、Oracle、DB2 等；（6）系统应支持组件化开发，为第三方应用系统提供标准化数据接口；（7）采用数据库连接池技术访问数据库，满足频繁访问需求；多处采用缓存技术，提高系统整体性能；（8）系统应支持负载均衡；（9）系统应具备备份容灾功能，定期备份系统数据库。

3.基本技术要求3.1 公文应用管理实现公文的发文草拟、发文登记、发文审核、发文会签、发文签发、发文传阅；收文签收登记、收文呈办、收文批办、收文承办、公文归档销毁、公文查询以及绩效记录和统计等。

3.2 公文交换接口公文交换系统提供异构系统数据交换的功能，将公文传输实现信息交换的基本业务，完成公文的跨单位、跨部门的交换业务。

3.3 支持移动办公通过移动办公系统，用户主要可以进行公文处理、事务审批、文件传阅、日程及会议安排、通讯录、公司新闻、通知公告、每日资讯和邮件处理等功能，移动办公包括基于安卓和IOS系统的办公App，以及通过微信访问等。

3.4 支持自定义工作流能够支持用户根据自身业务的需求，通过所见即所得的在线设计工具实现快速定制业务流程。

自定义工作流应支持如下技术要求：（1）可支持办文、办事及业务流程审批，实现会签、优先审批、并行处理、分支、合并、条件、流程转接等多种流转机制。

oa系统使用规范OA系统使用规范目的●1、为了提高公司工作效率，保障信息传递畅通，根据公司的实际，制定本制度。

●2、公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以通达OFFICE ANYWHERE网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公和信息资源共享。

OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

●3为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》、《国家机关公文处理实施细则》、《中华人民共和国保密工作规定》、《计算机系统管理规定》、《公司公文处理办法》等有关规定，结合公司实际，制定本制度。

目录一、登陆规范 (3)二、安全保密 (3)三、网络维护 (3)五、不良记录 (4)六、应急措施 (4)七、其它要求 (5)八、附则 (5)一、登陆规范1、系统正式运行后，系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次并在签到处进行签到（签到将由人事进行考核，没有达标者将有人事部公布处罚。

），以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登陆进OA办公。

2、系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息，保护好个人登陆密码、电子签名密钥，并定期更换。

多人共用一台计算机，如暂停OA 办公需及时注销或退出OA系统，以免他人介入工作环境。

3、登陆OA系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。

二、安全保密1、所有用户应认真贯彻执行《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和公安部《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，严格遵守公司《计算机管理制度》有关规定。

oa系统管理规范OA 系统管理规范一、引言随着企业信息化建设的不断推进，OA 系统（办公自动化系统）在企业日常运营管理中扮演着越来越重要的角色。

为了确保 OA 系统的稳定运行，提高工作效率，保障信息安全，特制定本管理规范。

二、系统使用规范（一）账号管理1、员工入职时，由人力资源部门统一向 OA 系统管理员提交账号开通申请，申请中需包含员工姓名、部门、职位等信息。

2、员工离职时，人力资源部门应及时通知 OA 系统管理员注销其账号。

3、员工不得将自己的账号转借他人使用，如发现账号被盗用，应立即通知系统管理员进行处理。

（二）登录与密码1、员工应使用分配给自己的账号和密码登录 OA 系统，不得尝试使用他人账号登录。

2、密码应定期修改，建议每三个月更换一次，密码强度应符合系统要求，包含字母、数字和特殊字符。

3、如忘记密码，员工应通过系统提供的密码找回功能或联系系统管理员进行重置。

（三）操作规范1、员工应按照系统操作指南进行操作，不得随意更改系统设置和流程。

2、在使用 OA 系统进行文件处理、审批等工作时，应认真填写相关信息，确保准确无误。

3、对于重要的文件和数据，应及时进行备份，以防丢失。

三、信息发布规范（一）内容要求1、发布的信息应真实、准确、完整，不得发布虚假、误导性或违法信息。

2、信息应具有相关性和实用性，不得发布与工作无关的内容。

3、遵守公司的保密制度，不得发布涉及公司机密的信息。

（二）格式规范1、信息标题应简明扼要，能够准确反映信息的主要内容。

2、正文应条理清晰，语言通顺，排版整齐。

3、如有附件，应注明附件的名称和内容概要。

（三）审核与发布1、信息发布前，应经过相关部门或人员的审核，确保信息符合规范要求。

2、审核通过后，按照系统规定的流程进行发布。

四、文件管理规范（一）文件分类1、根据文件的性质和用途，将文件分为不同的类别，如行政文件、业务文件、技术文件等。

2、每个类别下再细分具体的文件夹，以便于文件的查找和管理。

oa办公系统的规章制度第一章总则第一条为规范OA办公系统的使用，加强对办公流程的管理，提高工作效率，特制定本规章制度。

第二条 OA办公系统是指利用计算机、网络等信息技术手段对企业内部的办公流程进行管理和协同的系统。

第三条 OA办公系统的管理机构为公司的信息化部门，负责系统的建设、维护和运营。

第四条全公司各部门及员工在使用OA办公系统时，必须遵守本规章制度，严格执行制度规定。

第五条 OA办公系统的使用范围为全公司，所有员工均有使用的权限。

第六条本规章制度自发布之日起生效。

第七条公司有权对本规章制度进行解释，并根据实际情况进行调整和修改。

第二章系统使用第八条 OA办公系统的使用对象为全公司在册员工，外部人员需经审批方可进行使用。

第九条员工使用OA办公系统时，需使用个人工号和密码登录，不得将个人账号密码透露给他人。

第十条员工在使用OA办公系统时，应当认真查看待办事项，并按时完成。

第十一条员工在系统内发起会议、审批、通知等流程时，应当填写清楚必要的内容，并上传相关文件。

第十二条员工在系统内发送邮件时，应当遵守公司邮件规范，不得发送色情、暴力、政治敏感等内容。

第十三条员工需经过系统审批流程的事项，如有异议可提出，但需提供相关证据。

第三章安全管理第十四条 OA办公系统的数据安全由信息化部门负责，员工必须保护好自己的账号密码，不得随意借给他人。

第十五条员工在系统内不得删除他人数据，如有需要可向信息化部门申请权限。

第十六条员工在系统内应当注意保护企业信息资料，不得外传。

第十七条离职员工应当在离职前将个人数据进行备份并删除相关数据，以保护公司信息安全。

第十八条员工在使用电脑等设备时，应当注意防火防盗，保护设备安全。

第四章维护管理第十九条 OA办公系统的维护由信息化部门负责，员工发现系统问题需及时向信息化部门反馈。

第二十条员工不得擅自对系统进行修改或升级，如需调整系统功能可向信息化部门提出建议。

第二十一条员工在使用系统时如发现bug或系统漏洞，需及时向信息化部门汇报，不得隐瞒。

OA办公系统使用规范OA办公系统是一种基于网络的企业管理系统，它的出现极大地提高了企业的管理效率和工作效率。

然而，要充分发挥OA办公系统的作用，确保它能够为企业带来最大的效益，就需要大家严格遵守OA办公系统的使用规范。

接下来，我将从OA办公系统的使用规范、数据安全、信息共享等方面进行详细介绍。

一、OA办公系统的使用规范1.合理使用系统权限：不同岗位的员工对系统的使用权限是不同的，大家需要严格按照自己的权限范围内进行操作，不得越权操作或者恶意获取他人权限。

2.定期更新数据和文件：OA系统中存储的数据和文件是公司的重要资产，要求员工定期更新数据和文件，并进行备份，以免数据丢失造成损失。

3.严禁私自修改系统设置：员工在使用OA系统的过程中，不得私自修改系统设置，以免影响系统正常运行和数据安全。

4.注意保密：OA系统中存储了公司的机密信息和数据，员工在使用过程中要注意保密，不得泄露公司的机密信息。

5.及时处理任务和事务：OA系统是用来提高工作效率的工具，员工应及时处理任务和事务，不得拖延或懈怠。

6.注意系统性能：使用OA系统时，应注意系统的运行性能，避免因为操作不当导致系统崩溃或运行缓慢。

二、数据安全1.加强密码管理：OA系统的入口往往是账号和密码，员工要加强密码管理，定期更换密码，确保账号安全。

2.备份重要数据：在使用OA系统存储重要数据时，需要及时备份数据，以防止数据丢失造成不必要的损失。

4.限制外部访问：OA系统中存储着公司的重要信息，要限制外部访问权限，避免被未授权的人员获取公司信息。

5.加强监控和审计：对OA系统的使用情况进行监控和审计，及时发现问题并加以解决，确保数据安全。

三、信息共享1.积极分享信息：OA系统是企业内部信息共享的平台，员工应积极分享信息，促进团队合作和工作效率。

2.尊重知识产权：在信息共享过程中，要尊重他人的知识产权，不得盗用他人的作品或信息。

3.做好分类管理：OA系统中的信息繁杂多样，员工要做好分类管理，方便他人查阅和利用信息。

集团O A办公系统运行管理规定The document was prepared on January 2, 2021××集团O A办公系统运行管理办法第一章总则第一条为确保××集团OA办公系统以下简称“OA系统”安全、有效、规范运行,充分发挥OA系统的作用,提高工作效率,特制定本管理办法.第二条OA系统运行是指在××集团范围内,使用致远协同办公软件处理日常办公业务,实现本单位移动办公、资源共享、高效协同的事务处理机制.第三条OA系统运行应坚持优化业务办公流程、提高办公效率和降低管理成本原则,利用OA系统处理办公业务应符合公司流程管理及其它业务管理的有关规定.第四条OA系统内容主要包括内网门户、流程表单、文档管理、公共信息、会议管理、公文管理、致信桌面端、移动协同等功能,旨在实现流程在线审批、移动办公、信息共享和交流,规范管理流程,提高办公效率和降低管理成本.第五条本办法适用于××集团、项目公司经批准使用的各部门以及各部门人员.第六条系统的应用分两个阶段：第一阶段自2015年×月×日至2015年×月×日为试用期,集团公司和项目公司OA系统通过集中培训后试用,问题反馈,使用提升,试用期周期为一个月.第二阶段自2016年×月×日起,系统投入正式运行,将进入优化提升、运行管理阶段,各部门所有梳理到OA系统中的流程表单均需在线上运行.目前尚不适合通过OA系统流转的流程表单,仍按纸质单据流程审批.第二章管理机构第七条集团人力行政部负责OA系统的管理、规划、实施、培训、日常维护、总体检查考核工作,对系统实行统一部署,分级管理.其主要职责:一办理系统使用单位的新用户注册、变更、密码修改等相关手续；二制定系统运行的具体工作规范和管理制度；三负责OA系统流程的修改及修订工作.四征询各使用单位的意见和建议,协调解决各使用单位在使用系统中出现的新情况、新问题；五定期培训各使用单位系信息管理员和使用人员；六做好其他相关工作.第八条项目公司总经办负责项目公司OA系统的督导、问题集中反馈、本单位检查考核工作,其主要职责:一办理项目公司OA系统的注册、名称变更、密码修改等相关审核工作；二集中反馈项目公司使用过程中存在的问题和跟进；三征询各部门的意见和建议,协调解决各使用单位在使用过程中出现的新情况、新问题；五定期培训各使用部门系统管理人员和使用人员；第九条各使用部门负责人主导OA系统建设工作,同时确定一名信息管理人员负责日常管理.各信息管理员的职责是：一负责本部门OA系统的日常管理；二指导和监督该系统在本部门的运行；三负责与集团人力行政部、项目公司总经办的工作衔接.第三章使用规范第十条公司员工应熟练掌握OA系统的操作方法,在使用OA 系统处理办公业务时,应遵守以下规定：1、通过OA 系统发布的信息、发起的协同,OA使用人员视同知晓,应及时登录系统获取办公信息,处理相关业务.2、公司员工应保证OA系统处理办公业务的响应时间.网上协同处理流程涉及到的相关人员处理时间原则上不超过１个工作日.如有出差、请假、培训等特殊原因不在公司时,须通过手机端移动审批处理；如有长期请假、出差、休假等,须通过代理人设置功能委托相关人员代为办理.第十一条OA系统公共信息管理实行审核发布制度,不得在OA系统上发布与公司工作无关的通知公告或调查；不得在文档中心上传与工作无关的文件.第十二条员工身份认证.系统通过用户名和密码进行身份管理和认证.用户名是每个员工的手机长号,个人的密码是安全的保证,账号密码必须设6位以上字符最好包含字母、数字、符号等.OA系统提供了用户自我更换密码的功能,用户应自己定期更换密码,不得泄露给他人,防止他人非法使用.由于密码泄漏造成的损失由本人负责.第十三条各使用人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确,并对所发布的内容负责.第十四条为保证OA系统运行的高效性,已配备电脑的员工在工作时间内应保持开机登录OA系统,未配置电脑的员工须每天在手机上登录协同办公移动端,以保证及时动态接收、知晓、处置和办理相关文件、通知和会议.第十五条如有重要文件需要领导审批,如果分管领导有事没有使用OA系统,相关人员可通过发送手机短信提醒领导进行移动审批.第十六条因个人原因未登录和使用OA系统,不能及时处理相关工作,造成的责任由自己负责.第十七条个人信息的完善：在OA系统的个人设置里面,必须对自己的个人信息进行添加和完善,包括个人真实头像、联系方式等,个人信息发生变化时应及时修改,以便同事之间联系时查找方便.第十八条 OA系统流程模板涵盖集团及项目公司范围内的办公流程,涉及的相关部门应按照系统模板使用说明实行网上流程签批,流程归属部门应督促系统流程模板的使用.第十九条 OA系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度,按照工作权限,认真完成本人在系统中所承担的工作任务.第四章业务管理规则第二十条OA系统功能包括：协同工作、表单管理、会议管理、文档管理、公文管理、公共信息、通讯录等.第二十一条协同工作涵盖集团和项目公司范围内各部门第一期梳理上线的流程表单：所有已上线流程表单均需按照使用说明实行OA 流程发起,线下纸质文件审批取消；暂未上线流程表单仍按线下纸质文件审批模式运行.第二十二条表单应用表单应用涉及表单模板查询、表单使用情况查询,根据各部门表单情况,做流程表单使用情况查询和统计工作.第二十三条会议管理召开会议前,由各部门人员填写会议通知或方案,描述会议相关信息对应告知集团总裁办、项目公司总经办,集团总裁办、项目公司总经办根据会议时间安排在OA系统中发布会议通知.参会人员需密切关注会议内容和会议时间,并在收到会议通知后,回复是否能参加会议. 第二十四条文档管理1、集团文档集团文档用于集团统一对所有员工公开的目录,目前主要包括集团公司工作日报、项目公司工作日报,后续所有工作日报将取消在微信工作群及工作群中发布.2、一般文档管理各部门文档管理员应对本部门需保存、共享的资料进行分类整理,并归档到“单位文档”对应目录中；并根据查询权限授权其它员工查询或借阅.重要文档需另外备份.3、流程归档流程表单处理完成后,文件自动归档到电子档案库,形成流程归档文件,按部门及年份存储,供相关人员查询或借阅.第二十五条公文管理1、各管理部门发文,由各部门内业拟稿,交由部门负责人审核后,提交人力行政部项目公司为总经办核稿,由人力行政部项目公司为总经办根据文件性质和领导工作分工,把文件提交给相关领导签发,领导签发后文件传递给人力行政部项目公司为总经办文员,文员对文件进行存档,并分发到各相关部门和人员.2、公司收文,人力行政部项目公司为总经办收文后登记,并把外来文件扫描成电子件,发起收文流程,系统流程中传递给相关领导阅示,领导阅览后批示意见,人力行政部项目公司为总经办根据领导批示意见转交相关部门办理.3、部门收文,由部门文员完成收文登记、部门负责人拟办、分管领导批示、转到具体办事人办理自动归档.第二十六条公共信息通知公告、新闻、调查等公共信息,由本部门文员内业起草标题和内容等信息,提交部门领导审核后在OA系统中直接发布.第二十七条通讯录通讯录作为集团内部员工联系方式的集中体现,如本人联系方式发生变化,应及时通知系统管理员在OA系统中变更.第五章应急处理第二十八条如遇系统出现故障、长时停电、网络问题等应急情况,导致流程表单和信息无法在系统中进行正常交换的,应及时通知集团人力行政部.由信息专员组织OA软件供应商尽快查明原因,排除故障,并在4-6小时内做出响应.若24小时内仍未排除故障,造成系统不能正常运行的,由集团人力行政部提出解决办法,同时报告集团相关领导并通知各使用部门,以保障流程表单与信息交换工作的正常运行.第二十九条系统运行中遇到的其他问题或使用意见,应及时向集团人力行政部反馈.第六章罚则第三十条 OA系统自动对协同工作进行跟踪,对每位员工工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录.每月进行使用情况统计通报,并将使用情况纳入本部门年度考核范围.第三十一条 OA系统作为公司内部办公系统,为了方便内部沟通交流,需要上传本人真实头像真实头像需要使用个人清晰真面照,新员工在入职后三个工作日内必须完成上传.集团将定期检查OA系统中头像上传情况,如未上传或没有按照要求上传头像的情况,将处以50元/次罚款.第三十二条 OA办公是非常严肃的事情,对处理延误造成工作积压3-5次以内时每次考核责任人100元,6-10次时每次考核300元流程处理时限延误是指以系统的记录时间计超过1个工作日时仍未处理待办事宜.第三十三条对长期不登录使用OA系统、不按统一要求提供共享数据,对工作造成不良影响的,视情况处以50-500元罚款如因特殊情况无需使用OA系统,需以书面申请报公司审批.第三十四条遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息,造成公司损失的,对责任人处以严重警告以上行政处罚并处罚款1000元,并纳入年终考核.第三十五条对侦测、盗用他人账号和密码,刺探网络配置、服务器配置和数据库信息,造成公司保密文件泄密的对责任人处以行政处罚,损失重大的开除公司.第三十六条违反OA运行制度上的其他规章条理的处罚将另行规定.所有员工使用OA情况将纳考核范围.××人力行政部二〇一六年一月八日附：OA系统常规管理细则一、系统使用权限及应用的有关规定1、协同工作：广泛用于内部的请示、计划、行政财务类流程审批、项目协调、工作安排、信息传递及采集、归档等应用,是OA系统中最经常、最重要的功能.授权使用范围：所有操作人员处理权限解释：在待办处理事项时会出现“知会”“协同”“审批”“知会”：属于最低权限,只有了解事项权限,无流程处理权力.“协同”：属于中级权限,可进行对流程“加签”,流程回退、撤销、终止权限.“审批”：属于最高权限,可进行更高级流程改变,以“转发”“归档”“知会”“加签”等处理,具有对事项处理以流程“回退”“继续”“撤消”“终止”等权力.2、公文管理：通过收发文管理,进行公文拟办、签审、核校、签发、来文登记、批阅、办理、归档、查询等应用.授权使用范围：领导高层、总裁办、项目公司总经办、相关部门文职人员.3、文档管理：分为个人文档、单位文档和集团文档.个人文档可对个人协同事项进行归档保管,借阅、检索.单位文档和集团文档由专人管理和文档权限分配,分级管理.实现自动归档、档案分类、清理、文档移动、映射、共享借阅等常见应用.授权使用范围：公司全体员工4、会议管理:提供会议管理功能.会议管理：会议组织部门将会议时间安排发给集团总裁办、项目公司总经办在系统中登记会议安排,参会人员收到会议通知后需作会议回执、会议记录员作会议纪要上传共享.授权使用权限：集团总裁办、项目公司总经办均有会议发布权限.所有员工具有会议通知查看权限.5.公共信息公共信息是批量发布信息和使用者参与讨论的场所.◆新闻：实现公司内部新闻、图片新闻的快速发布；◆公告：能够以如全体、部门、职务级别等不同的方式实现信息的快速批量发布；◆调查：能实现投票式调查并立即以统计图方式显示结果；授权使用范围：其中新闻只有集团人力行政部、奉节公司总经办具有发布权限；公告只有相关部门具有公告栏目信息的信息管理员被授权,调查发起者只有集团人力行政部、集团销售管理部、项目公司总经办、项目公司营销部,其他职工有公共信息查看和调查投票的权限.二、信息的发布1、所有在OA办公系统发布的公共信息必须是非涉密内容,必须经部门负责人审批签发后才能发布.2、未经批准,任何部门、个人不得采取非法手段盗用他人密码发布信息.3、对违反上述规定,产生不良后果的,公司将按国家有关保密法规和公司制度,追究当事人和有关人员责任.三、权限及变更申请1.人员入职、离职、异动申请：集团、项目公司人力资源专员通过入职报到流程、离职流程、员工异动流程将新入职或离职人员名单、岗位、职务、联系方式等信息通过OA协同发给系统管理员来设置,并反馈新增人员登录信息.2.流程表单使用/增加申请：各部门如有流程模板需要改动、增加等,需附修改后表单模板和流程、模板使用人员或部门等信息通过OA系统发给系统管理员,系统管理员、OA技术人员共同商讨确定后修改或添加.3.文件夹使用权限申请：如各部门需要授权单独建立/新增文件夹,发申请至系统管理员,由其统一授权.四：系统管理人员名单1.信息管理员文档管理员、表单管理员：2.系统管理员：。