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文件和记录管理制度一、目的本制度规定了文件和记录的分类、编制、审核、批准、发布、存档、更新、销毁等环节的管理职责和要求，以确保文件和记录的有效性、准确性和可追溯性。
二、适用范围本制度适用于公司及各部门在生产经营活动中编制、使用、存档的文件和记录。
三、职责1、文件管理（1）公司及各部门应明确文件管理的职责和分工，建立文件管理制度，确保文件的编制、审核、批准、发布、存档等环节的有效运作。
（2）公司及各部门应建立文件编码制度，确保文件的唯一性和可追溯性。
（3）文件的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保文件的规范性和准确性。
（4）文件的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保文件的内容符合公司的规定和国家法律法规的要求。
（5）文件的发布和存档应按照公司及各部门的制度执行，确保文件的及时性和完整性。
2、记录管理（1）公司及各部门应明确记录管理的职责和分工，建立记录管理制度，确保记录的编制、审核、批准、存档等环节的有效运作。
（2）记录的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保记录的规范性和准确性。
（3）记录的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保记录的内容真实、准确、完整。
（4）记录的存档应按照公司及各部门的制度执行，确保记录的长期保存和可追溯性。
四、工作程序1、文件编制（1）根据公司及各部门的需求，确定文件的编制范围和内容。
（2）按照公司的规定，准备文件编制所需的资料和依据。
（3）按照文件编制的规范和要求，进行文件的起草和编制。
（4）对编制的文件进行校对和审核，确保文件的准确性和规范性。
2、文件审核和批准（1）按照公司的规定，对编制的文件进行审核。
审核应包括内容、格式、语法等各方面。
文件和记录管理程序在任何组织或业务中，文件和记录管理都是至关重要的。
它们不仅包含了公司的关键信息，而且也是日常运营和决策制定的基础。
本文将探讨如何创建有效的文件和记录管理程序。
1.设定明确的目标和标准你需要明确文件和记录管理的目标和标准。
文件和记录安全管理制度一、概述随着互联网技术的发展，数据安全已经成为企业和个人不容忽视的问题。
文件和记录是企业运转的基本要素之一，其安全管理不仅关乎企业的发展，还关系到客户、合作伙伴和员工的利益。
因此，建立完善的文件和记录安全管理制度显得尤为重要。
二、文件和记录的分类文件和记录可分为以下几类：1.合同、协议：包括与客户和合作伙伴签订的协议、与供应商签订的合同等；2.财务文件：包括财务报表、发票、收据、付款证明等；3.员工档案：包括员工的个人资料、薪酬等；4.项目文件：包括项目计划、进度表、报告等；5.机密文件：包括商业秘密、技术资料等。
三、管理制度企业应制定文件和记录安全管理制度，明确文件和记录的分类、管理职责、存储和传输方式等，确保其安全性。
具体措施如下：1. 文件和记录的分类管理根据文件和记录的性质、重要程度等对其进行分类管理，建立文件和记录管理制度，明确管理职责、权限、流程等。
2. 存储管理对于纸质文件和记录，应制定存储管理制度，包括存档位置、保管人员、存档期限等。
对于电子文件和记录，应采取加密措施，确保其在存储和传输过程中不被非法获取和篡改。
3. 传输管理在传输文件和记录时，应采取合适的传输方式，建立传输管理制度，包括授权、加密、审核等。
同时，员工应接受专业的培训，确保正确使用传输工具，避免不当操作导致文件和记录泄露风险。
4. 销毁管理对于无用的文件和记录，应制定销毁管理制度，包括销毁方式、销毁人员、销毁时间等。
销毁过程应当合法、规范、可追溯。
5. 安全防范针对内部和外部的安全威胁，企业应采取合适的技术和管理措施，提高文件和记录的安全防范能力。
具体包括防火墙、防病毒软件、加密技术等，同时对员工进行安全意识教育，加强安全管理。
四、应急预案即便在采取各项安全措施的情况下，仍有可能发生文件和记录安全问题。
因此，企业应建立完善的应急预案，包括对问题的诊断和处理、损失评估、修复和恢复等。
应急预案需要得到相关人员的定期维护和更新，保持有效性。
体系文件、记录管理考核制度一、引言体系文件和记录管理是组织内部管理的重要组成部分，对于确保组织的正常运转、提高工作效率和质量管理至关重要。
为了规范体系文件和记录管理工作，本文档旨在制定体系文件、记录管理考核制度，以便对相关工作进行评估和改进。
二、考核内容2.1 体系文件管理考核2.1.1 文档完整性 - 被考核部门/人员应确保体系文件内容完整、准确，并符合组织制定的标准和要求。
- 文档的更新和修改应及时进行，保持与实际运行情况的一致性。
- 文档应进行版本控制，能够清晰地追踪修订历史。
2.1.2 文档可访问性 - 被考核部门/人员应确保体系文件的存储位置明确、易于查找，并且能够被授权人员访问。
- 存储介质应进行备份，并能及时恢复文档。
2.1.3 文档培训和传递 - 被考核部门/人员应对新员工进行适当的培训，使其了解组织的体系文件和记录管理要求。
- 文档应及时传达给相关人员，确保他们了解并遵守相关要求。
2.2 记录管理考核2.2.1 记录完整性 - 被考核部门/人员应确保记录内容完整、准确，并按照组织规定记录的要求进行操作。
- 记录的编制和修改应及时进行，记录的填写要规范、清晰。
2.2.2 记录存档和保管 - 被考核部门/人员应确保记录按照规定进行分类、整理和归档，以便于查询和检索。
- 记录的存储介质应进行备份，并能及时恢复记录。
2.2.3 记录保密性 - 被考核部门/人员应确保记录的保密性，防止未经授权的人员查阅和获取。
- 合法使用记录，避免私自销毁或随意修改。
3、考核方法 ### 3.1 考核周期考核周期根据组织的实际情况设定，可以是季度、半年或一年。
3.2 考核方式3.2.1 文件抽查 - 抽查各部门/人员的体系文件，验证其完整性和准确性。
- 检查文件的存储位置和可访问性。
3.2.2 记录抽查 - 抽查各部门/人员的记录，验证其完整性和准确性。
- 检查记录的存档和保管情况，是否按照规定进行分类和整理。
文件和记录管理规章制度一、引言在任何组织或机构中，文件和记录管理是至关重要的。
它们对于组织的运营和决策具有重要的支持和保障作用。
为了确保文件和记录能够被准确、高效地管理和保存，制定并执行一套规章制度是必不可少的。
本文将提出一套文件和记录管理规章制度，旨在帮助组织更好地实施文件和记录管理。
二、文件管理规章制度1. 文件命名规范为了方便文件的识别和检索，应制定文件命名规范。
具体规定可包括文件名的格式、关键词的使用、日期格式等要求。
所有工作人员都应遵守该规范，确保文件命名的一致性和规范性。
2. 文件分类与归档在组织中，文件可根据不同的类别进行分类。
制定文件分类标准，确保文件能够被合理地归档和管理。
同时，建立一个文件索引系统，用于记录每个文件的相关信息，以便更方便地查找和访问。
3. 文件审批与授权为了确保文件的合法性和有效性，应制定文件审批和授权的流程。
明确文件的审批权限和授权范围，确保文件流转过程中的合规性和安全性。
同时，建立审批和授权记录，对每一份文件的流转进行记录和追溯。
4. 文件保存与销毁对于不再需要的文件，应制定文件销毁的规定。
根据合法要求和保密级别，合理制定文件保留期限，并确保文件的安全销毁。
同时，对于需要保存的文件，应明确保存的形式（纸质或电子），并建立相应的存档措施和周期。
三、记录管理规章制度1. 记录创建与填写记录的创建和填写应遵循一定的标准和规范。
明确记录所需的必要信息，规定填写的格式、要求和要点。
确保记录的准确性和完整性，防止信息的遗漏和错误。
2. 记录存储与访问记录的存储和访问应建立相应的档案管理系统。
明确记录的存档形式，并采取相应的安全措施，确保记录的机密性和可靠性。
同时，制定记录访问权限，对于需要访问的人员进行授权和审批。
3. 记录备份与恢复为了防止记录丢失或损坏，应建立定期备份和恢复的机制。
根据记录的重要性和机密级别，制定备份的频率和方式。
同时，定期进行恢复测试，确保备份的完整性和可用性。
文件和记录安全管理制度一、引言文件和记录安全管理制度是指规范公司内部文件和记录管理的一套制度，旨在保护公司的商业机密和私人数据的安全，避免由于文件或记录泄露而带来的企业损失。
文件和记录安全管理制度能确保公司对文件和记录的存储、使用和分享符合相关法律法规，同时能够使公司员工意识到文件和记录安全的重要性，从而在日常文件和记录操作中养成良好的安全性意识和习惯。
二、制度范围与适用范围1. 制度范围该制度适用于公司内部所有文件和记录的管理，包括但不限于：公司各种文书、报表、合同、协议、文件夹、影像资料等。
2. 适用范围适用于公司内所有员工，包括全职、兼职和离岗人员。
三、基本原则1. 责任制：公司领导及管理人员应对本制度的完整实施任之以重任，应确保制度的有效性并监督员工的行为以符合本制度。
2. 最小化访问原则:每个员工仅可访问其工作职责所需的文件和记录，不得超越其职能范围存取和使用他人的记录和文件。
3. 分类原则：所有文件和记录应被明确分为保密文件和普通文件，根据保密级别和公司规定进行分类。
4. 查明原则：所有记录和文件操作应做到可追溯和可查明，使未经许可的文件和记录操作行为得以及时发现。
5. 安全原则：始终将文件和记录存储和使用在安全的环境中，防止措施应具备可行性，顶尖的防护措施不仅需要在计算机系统层面着手，还需为员工制定标准操作流程以及相关的保密意识培训等。
6. 报告原则：所有员工应当立刻向领导汇报任何被他人获取或揭示的受保护的记录和文件以及任何其他差错。
7. 共享原则：在建立了监管机制后，一些员工需要分享文件和记录，当员工获得一份文件或记录后，应该谨慎阅读并根据需要与同事和上级领导分享所得内容。
四、具体规定以下是规定的具体细则：1. 文件保密级别的确定将文件按照保密等级分为机密、秘密、通用档案和公开档案等四个级别，并对不同级别的文件归档或刻录到不同的介质中，对存储位置及存储介质限制访问。
定期检查、调整及人员更替需要及时更新文件保密级别。
工程部文件和记录管理制度第一章总则第一条为了加强工程部的文件和记录管理，规范工作流程，提高工作效率，促进项目顺利进行，制定本制度。
第二条工程部的文件和记录管理应遵循“便于查找、规范记录、严格保密、合理利用”的原则。
第三条工程部文件和记录管理的内容包括但不限于项目合同、工程计划、施工图纸、技术资料、验收报告、变更通知、会议纪要等。
第二章文件管理第四条文件的分类和编号1. 文件应按照其性质和用途进行分类，包括项目文件、技术文件、合同文件等。
2. 文件应统一编号，编号应包括发文单位、文件性质、发文日期等信息，方便查找和管理。
第五条文件的出具和签发1. 文件应经相关负责人审核签字，并加盖单位公章。
2. 文件应在规定的时间内出具和签发，不得延误。
第六条文件的分发和归档1. 分发应确保准确无误，目标清晰，内容完整。
2. 归档应按照一定的规范进行，分类明确，记录齐全。
第七条文件的保密和销毁1. 机密文件应妥善保存，不得随意传阅或外泄。
2. 文件的销毁应及时进行，经审核后，第三章记录管理第八条记录的建立和备份1. 记录应随时建立，确保记录的真实性和完整性。
2. 记录应定期进行备份，避免信息丢失。
第九条记录的保密和查询1. 记录应按照相关规定进行保密，不得随意泄露。
2. 记录的查询应方便快捷，可通过系统或文件进行查阅。
第十条记录的整理和归档1. 记录应定期进行整理，保持清晰有序。
2. 归档应按照一定的规范进行，保证记录的完整性。
第四章特殊文件和记录管理第十一条重要文件和记录管理1. 重要文件和记录应根据需要进行备份，以确保安全。
2. 重要文件和记录不得私自调动或修改，应经相关负责人审核。
第十二条机密文件和记录管理1. 机密文件和记录应严格保密，不得随意外传或泄露。
2. 机密文件和记录的保管应安全可靠，不得遗失或遗漏。
第五章处罚规定第十三条对于违反本制度的行为，将依据公司相关规定进行处理，包括但不限于口头警告、书面警告、降职、罚款等。
文件和记录管理制度一、背景介绍在现代社会中，文件和记录管理是组织运作的重要环节之一。
随着信息量不断增长和信息技术的快速发展，高效的文件和记录管理制度变得至关重要。
本文旨在讨论文件和记录管理制度的重要性，并提出一套可行的方案来有效管理文件和记录。
二、文件管理的重要性文件管理是组织内部运作的基础。
一个良好的文件管理制度能够确保组织内部各个部门之间的信息流通，提高工作效率和协作能力。
此外，文件管理还能确保文件的安全性和完整性，防止信息泄露和数据丢失。
1. 文件分类和归档为了实现高效的文件管理，首先需要对文件进行分类和归档。
根据文件的性质、内容和重要性，可以将文件分为行政文件、财务文件、人事文件等不同类别，并为每个类别设立相应的档案目录。
同时，还需要建立一套明确的文件命名规则，以便快速检索和跟踪文件。
2. 文件存储和保护为了保护文件的安全性和完整性，需要建立一套安全的文件存储和保护措施。
可以使用密码和权限控制来限制文件的访问权限，避免未经授权的人员查看和修改文件。
此外，还可以将关键文件备份到云端或其他离线存储介质，防止由于意外事件导致的数据丢失。
三、记录管理的重要性记录管理是组织内部决策和监督的基础。
通过正确管理和保留记录，可以为组织提供准确的数据和信息，方便领导层做出合理决策，并为内部监管提供有效依据。
1. 记录的完整性和准确性记录的完整性和准确性是记录管理的核心要求。
每一条记录都应该包含完整的信息，避免遗漏和误差。
在记录过程中，需要注重细节和准确性，确保记录的真实可靠。
2. 记录的存储和保护为了保证记录的安全性和可访问性，需要建立一套合适的记录存储和保护机制。
可以使用数字化存储手段，将记录保存在安全的服务器或数据库中，并设置权限控制，限制非授权人员的访问。
同时，还应制定定期备份和灾难恢复计划，以防止由于意外事件导致记录丢失。
四、文件和记录管理制度的建立和实施1. 建立相关规章制度为了确保文件和记录管理的高效性和一致性，组织需要建立相关的规章制度。
文件与记录管理制度1. 背景与目的文件与记录管理是任何一个组织正常运营所必需的重要环节。
通过建立文件与记录管理制度，可以确保组织的信息流畅、有序，并且方便对过去的决策和操作进行审查和评估。
该制度的目的是确保文件和记录的合规性、有效性和安全性，并提供良好的管理框架和指南，以确保信息的及时获取和更好的决策制定。
2. 适用范围该制度适用于本组织所有部门和员工，包括全体管理人员、办公人员和技术人员。
所有员工都有责任遵守本制度，并接受相关培训以确保规程的执行。
3. 文件与记录管理原则3.1 合规性和法规遵守所有文件和记录必须符合相关法规和政策要求。
本制度要求所有相关人员熟悉和遵守适用的法规，确保文件和记录的合规性。
3.2 保密性和安全性所有文件和记录都包含着组织的重要信息，因此必须对其进行保密，并采取适当的安全措施对其进行保护，以防止泄露或未经授权的访问。
3.3 管理与访问权限文件与记录应该根据需要进行分类和归类，并为其设定适当的管理和访问权限，以确保只有授权人员能够获取和修改这些信息。
3.4 保存与备份所有文件和记录都必须按照适用法规和组织政策进行保存和备份，以保证其长期保存和可恢复性。
3.5 版本控制对于涉及更新和修改的文件和记录，必须建立适当的版本控制机制，确保可追溯性以及历史版本的访问和比较。
3.6 规范化与一致性为了提高文件和记录的操作效率和一致性，本制度要求建立统一的规范和格式，制定标准模板和命名规则，并确保所有员工了解和遵守这些规则。
4. 文件与记录管理流程4.1 文件与记录的创建与登记•申请人将文件或记录的创建需求提交给文件管理部门；•文件管理部门对申请进行审查，并进行登记和编号；•文件或记录创建完成后，向申请人提供联机或纸质副本。
4.2 文件与记录的归档与存储•文件和记录必须按照分类和归类的要求，进行归档管理；•文件管理部门将文件和记录存储在指定的位置，并进行标识和分类。
4.3 文件与记录的访问与控制•仅有授权人员可以访问和修改文件和记录；•文件管理部门负责对文件和记录的访问权限进行管理与控制。
项目文件与记录管理制度1. 前言为了保证企业项目的高效运行和管理，确保项目文件和记录的准确性、全都性和安全性，订立本项目文件与记录管理制度。
本制度适用于企业内全部项目的文件和记录管理。
2. 文件分类与命名2.1 项目文件应依照肯定的分类进行管理，重要包含但不限于以下几类：项目计划与进度文件、需求文档、设计文档、测试文档、更改恳求文档、会议记录、培训记录、问题与缺陷记录等。
2.2 项目文件应采用规范的命名方式，命名规定应明确、简洁、易于识别和搜寻，并应避开包含特殊字符和空格。
2.3 文件版本管理应遵从递增的原则，每次修改或更新文件时，都需对文件进行版本标识，并依照肯定的格式记录版本信息。
3. 文件存储与备份3.1 项目文件应存储于特地的网络或服务器上，由专人负责维护和管理。
确保项目文件的安全性和可靠性。
3.2 项目文件应依照肯定的目录结构进行组织和存储，以方便查找和访问。
目录结构应合理划分，并依据项目的不同阶段进行细分。
3.3 对于紧要的项目文件和记录，应定期进行备份，并将备份数据存储于不同的地方，以应对可能的数据丢失和意外情况。
4. 文件审批与发布4.1 项目文件的审批应遵从肯定的流程和权限掌控，确保文件的准确性和合法性。
相关人员应对文件进行评审，并及时提出修改看法或审批决策。
4.2 审批过的项目文件应依照肯定的流程进行发布，确保各相关人员能够及时取得最新版本的文件。
4.3 发布的项目文件应供应明确的访问权限，并明确指定文件的有效期限。
过期的文件应及时进行更新或删除。
5. 文件更改与配置管理5.1 对于项目文件的更改，应依照肯定的流程进行管理。
更改恳求应经过评审和批准，更改后的文件应及时通知相关人员。
5.2 对于涉及配置项的项目文件，应进行配置管理。
配置项应明确记录和标识，并定期进行审查和更新。
5.3 文件更改和配置管理的记录应进行保管和归档，以备查阅和回溯。
6. 文件查阅与掌控6.1 对于项目文件的查阅，应建立明确的掌控机制，并依照肯定的权限进行管理。
特种设备文件和记录管理制度模版第一章总则第一条为了规范特种设备文件和记录的管理，提高特种设备管理的效率和质量，保障特种设备的安全运行，根据相关法律法规和规章制度，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位内所有特种设备的文件和记录的管理，并应当与其他相关制度相配合执行。
第三条文件和记录的管理应当遵循公开、透明、规范、科学、便捷的原则，确保特种设备管理工作的顺利进行。
第四条文件是特种设备管理中用于记录、传达、存储、查询等的载体，包括各类文件、函件、备忘录、传真等。
第五条记录是特种设备管理中用于记录工作过程、事务资料、相关数据等的载体，包括巡检记录、维修记录、事故记录等。
第六条文件和记录的管理要求包括完整性、可读性、准确性、及时性、稳定性等，确保文件和记录的有效性。
第七条文件和记录的管理应当严格按照相关文件的要求执行，不得随意更改、删除、篡改。
第八条文件和记录的管理应当做到及时处理、归档、备份，方便后续的查阅和利用。
第九条文件和记录的查询应当便捷、快速，保证信息的准确性和完整性。
第十条文件和记录的保密工作应当做到严格控制，保护特种设备信息的安全。
第二章文件管理第一条文件的起草要求1. 文件的起草应当明确目的和内容，简明扼要，不得出现模糊、不清晰的表达。
2. 文件的格式应当规范统一，包括标题、正文、附件等内容，遵循统一的样式。
3. 文件的编号应当按照统一的编号规则进行，确保编号的可读性和唯一性。
4. 文件的签发应当明确责任人和时间，并盖章签字，确保签发的真实性和有效性。
第二条文件的传达要求1. 文件的传达应当选择适当的方式，包括纸质传递、邮件发送、电子文档传输等。
2. 文件的传达应当明确接收人和时间，并进行记录，确保传达的准确性。
3. 文件的传达应当及时，确保接收人能够及时阅读、了解文件内容。
第三条文件的存储要求1. 文件的存储应当分类归档，建立完善的文件目录体系，方便文件的查找和利用。
2. 文件的存储应当采用合适的介质，包括纸质文档、电子文档等，确保存储的稳定性。
1.目的：统筹管理本公司管理有效运作所需文件,确保文件的有效性,并使公司各部门能合理地获得并使用正确的文件。
2.范围：本公司日常管理有效运作的流程、各类管理卡、规范、标准、方案、表格、管理制度
以及外来文件或电子文件均属之。
（技术类文件由生技部统筹管理）
3.定义：
3.1外来文件：本公司范围之外的机构所提供的文件，如客户资料、法律法规等。
4.工作内容：
4.1 文件制作:由各部门负责人按日常工作所需进行策划，或由公司按发展所需进行确定所需
制订的文件主题，安排各部门对应工作负责人进行撰写，文件格式由文管中心统一安排、确保文件清晰,易于识别。
4.2文件在正式发行前，需根据需要安排相关人员共同对文件内容进行研讨，撰写人再根据研
讨结果对文件进行调整，再交由各相关部门负责人进行会签，最终交由总经理批准,会签人员若有休假,则由上一级主管或职务代理人签核。
4.3 文件编号:目前公司实施的文件按如下规则进行编号：
4.3.1 HZ-P-00 HZ：恒正简称 P：部门简称 00：流水号
4.3.2技术类文件由技术部门进行编号；外来文件不予编号，由办公室采用登记表进行登记管
理。
4.4文件版本管理:文件若有不合现状需修改、增订者,由提议部门填写《文件制订(修订)申请
单》,提出修订原因,交原拟案部门研讨修改,送上级主管批准,由办公室进行修订、更换,文件修改后，版本号上升一位流水号，当修订次数超过9次时，则版本号字母更改为下一字母。
为考虑节约成本,如修改内容较少时，办公室根据实际情况可只对修改当页进行更换或利用文件修改章进行明确标示，但需在封面修订记录栏上进行简要记录,修订次数可无限制延伸，修订日期为该次更换之日期。
4.5文件分发回收:
4.5.1 经会签发行之文件,由办公室以《文件总览表》列帐管理,并依所需分发的部门,影印相
应分数,加盖“受控文件”章后发行。
4.5.2文件修订及废止时,旧版失效之文件应于新版文件颁布发行时即刻回收。
旧版之原案由
办公室加盖“作废暂留”章,并写上日期,加以保存,需与有效之新文件分开。
4.5.3 对外发行之文件,由适当之对外部门填写《文件增(补)发申请单》,经制订部门主管签核,
呈总经理人员核准后,方可由办公室登记入册、发行,失效文件不予回收。
4.5.4 外来文件分发:各部门如收到外来文件,应交由办公室统一处理,登记于《外来文件登记
表》上,进行归档,如文件需分发至其它部门,由办公室按实际需要,确定分发部门及份数,并做好签收记录,登记在《外来文件登记表》上，同时加盖发行章进行控制。
4.5.5 外来文件之更改:
4.5.5.1 外来文件变更:
①外来标准发行新版本且为本公司采用时。
②客户提供之规格、图样等变更时。
③技术参数发生更改时。
4.5.5.2 外来文件若有更改通知,则由办公室在《外来文件登记表》上找出签收记录,在备注栏
内注明“更正”。
如有分发,依原部门重新分发,旧版文件收回,销毁或盖作废章处理。
4.5.5.3 技术资料发生局部更改时,由发文部门通知各接收部门,可在原分发资料上进行修改,
并在收发登记表上注明“更正”,将函文附于原件上。
4.6 文件增补发作业：
4.6.1 各部门如须增发文件，应填写《文件增补发申请单》。
提出申请，并经其主管审核，副
总经理以上人员核准后，由办公室发行。
4.6.2 若文件遗失或破损时，须由责任部门填写《文件增补发申请单》。
提出补发申请，经审
查、核准后，由办公室发行。
4.7 文件保存、销毁作业：
4.7.1 文件保存：
4.7.1.1 经颁布发行之全部原稿文件，由办公室以《文件总览表》列账管理。
4.7.1.2 经发行之文件，现场使用的应分类置放于适当场所，非现场使用的由收件部门依文件
类别集中保管。
4.7.1.3 外来文件的保存：
①所有外来文件与资料都应妥善保存，避免受潮受损。
②特殊机密文件由对应部门主管保存。
③传真类：各部门应在接收传真资料时复印保存，以免传真纸失效。
④计算机软件档案应备份保存。
⑤外来文件保存期限由部门主管依实际情况决定。
4.7.2 文件销毁：文件如需销毁时，由办公室负责收回并在正面加盖作废文件章。
背面如可利
用则进行利用，如不可利用则销毁。
文件原稿不进行销毁，不可挪作他用，由办公室加盖“作废暂留”章加以保存。
其它文件由各部门视需要自行决定销毁与否。
如不进行销毁时，应能够清楚识别其状态以免误用。
4.8 文件管理：
4.8.1 办公室：
4.8.1.1 办公室设专人管理，以确保文件之正确使用。
4.8.1.2 经发行之文件的全部原稿由办公室依文件类别在计算机中备份存盘。
4.8.2 使用部门：
4.8.2.1 分发至各部门的正式文件，严禁影印及私自借予非相关人员或带出厂外。
4.8.2.2 现场部门使用的文件必须置于作业场所适当位置。
4.8.2.3 非现场部门使用之文件必须由部门派专人集中保管，但应便于取阅。
4.8.2.4 使用者不得在正式文件上标注文字、符号，不得随意修改文件内容。
4.9 文件借阅：当各部门有需要向办公室借阅文件时，借阅者须经部门主管核准后，再由办公
室备案，方可借阅文件。
如向其它部门借阅相关文件时，应取得该部门主管的许可。
4.10文件评审:
4.10.1文件制订初期,文件制订部门应召集与该文件内容相关的部门人员，对新订文件内容进
行统一研讨,待取得一致后该文件方可生效。
制订部门也可根据实际情况以《文件传阅单》的形式由相关的人员对文件内容进行评审，待取得统一意见后该文件方可生效。
4.10.2文件修订时,修订部门亦可根据需要召集相关作业部门人员对新订文件内容进行评审,
待取得一致后该修订内容方可生效。
4.11 电子资料管理：由资讯管理人员根据公司实际编制相关管理办法进行有效管理。
4.12表格、记录管理：
4.12.1空白记录表格的编制、审批由主要使用部门组织编制，其部门负责人负责审批。
为利
于统一管理，所有空白表格均须进行编号，编号原则如下：
例：HZ-001/A。
HZ代表人事，001代表流水号，A代表表格修订次数。
各部门取部门前两个中文字的拼音第一个字母作为部门代码，将部门编制的表格统一进行编号，制作所有使用表格的清单，连同编号、空白表格样版一并送交办公室。
4.12.2标识、归口、编目、保存期限:
1) 空白记录表格由主要使用部门管制，将原版格式交由办公室文件管理员统一归口管理。
办
公室文件管理员编制《记录总览表》，其中应根据产品的保质期、保修期、寿命期、法律法规要求的保存期及合同的有效期等规定出记录的保存期限（保存期限由该记录的形成部门进行规定）。
2) 已填写的记录由规定的保存（发出与送达）部门按易于识别、查阅和检索的原则进行归口
管理。
在归档时进行按类别编目和标记，以方便检索。
3）各部门人员在接收记录时，应检查记录项目填写是否齐全，确保所收集的记录有效。
4.12.3记录空白表格的使用和填写规定
4.12.3.1办公室文件管理员根据《记录总览表》，将最新版本的空白表格复制或印刷后发放给
使用部门。
4.12.3.2记录人员应清楚地填写记录的每项内容，确保记录完整、准确、清晰，反映实际情
况。
4.12.4管理、保护和过期处置
4.12.4.1各部门应确保记录的贮存地点、贮存方式、贮存环境适宜，同时注意防潮、防蛀、
防止丢失、防止混乱，使记录在保存期内不会丢失、损坏或变质。
4.12.4.2必要时，办公室可检查各部门对记录的管理和保存情况，查看是否符合规定的要求，
确保记录方便存取、检索，在保存期内不会丢失、损坏或变质。
4.12.4.3对于超过保存期限的记录，由各部门整理后，报部门负责人审批后，统一销毁。
4.12.5空白记录表格的增减、更改:
1)记录表格类别的增减通过修改相应程序文件的方式进行。
2)同一类别记录表格的增减，根据各项工作任务的策划结果直接确定。
3)修改：提出部门填写《文件制订〈修订〉申请单》，部门负责人确认后，由引用该记录的
文件审批岗位审批。
4)更改申请获得批准后，由文件管理员按要求对记录进行修改，并进行记录。
5)办公室文件管理员按《记录总览表》的规定将最新的版本的空白表格复制并发放给使用部
门，收回旧版的空白表格并对其使用加以限制。
5.管理约定：
5.1未按本文件规定要求使用统一格式编写文件或未按程序进行会签者，罚款5元/次；
5.2未经许可私自影印文件者，每次对责任人罚款20元；
5.3未经许可私自对文件内容进行修改者，每次对责任人罚款10元；
5.4文件因管理不善导致有乱涂乱画或损坏者对其部门负责人罚款10元/份，导致文件丢失者
罚款20元/份；
5.5将有效文件私自挪作他用者，每次对责任人罚款20元；
5.6私自将公司文件或电子档案传递给外部人员或机构者处罚50元/份（正常业务往来除外），
造成公司机密外泄者按公司相关规定进行处理。
6.记录表格：
6.1《文件制订〈修订〉申请单》
6.2《文件收发登记表》
6.3《外来文件登记表》
6.4《文件总览表》
6.5《记录总览表》。
