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优秀秘书应如何提高工作效率在当今快节奏的工作环境中，作为一名优秀的秘书，提高工作效率至关重要。
高效的工作不仅能够让自己更好地应对各种任务和挑战，还能为领导和团队提供更优质的支持和服务。
那么，优秀秘书应如何提高工作效率呢？首先，优秀秘书需要具备良好的时间管理能力。
时间是有限的资源，合理分配和利用时间是提高效率的关键。
秘书可以制定详细的工作计划和日程安排，将每天的工作任务按照重要性和紧急程度进行分类。
优先处理重要且紧急的任务，合理安排时间处理重要但不紧急的任务，避免被紧急但不重要的事务所干扰。
同时，要为突发事件预留一定的弹性时间，以应对工作中的意外情况。
为了更好地管理时间，秘书可以使用一些时间管理工具，如电子日历、任务管理软件等。
这些工具可以帮助秘书清晰地看到自己的工作安排，提醒重要事项的截止日期，有效地避免遗忘和延误。
此外，秘书还要学会拒绝不必要的干扰和任务，保持专注，集中精力完成手头的工作。
其次，熟练掌握办公软件和工具也是提高工作效率的重要途径。
随着科技的不断发展，办公软件的功能越来越强大。
作为秘书，熟练掌握如 Word、Excel、PowerPoint 等办公软件是必备的技能。
例如，在处理文档时，熟练使用 Word 的格式设置、目录生成、修订等功能，可以大大提高文档编辑的效率；在处理数据和制作表格时，精通 Excel 的函数、数据透视表等功能，可以快速准确地完成数据分析和报表制作；在制作演示文稿时，熟悉 PowerPoint 的模板应用、动画效果设置等功能，可以制作出精美的演示文稿。
除了常用的办公软件，秘书还应该了解和掌握一些辅助工具，如语音输入软件、扫描软件、文件同步工具等。
这些工具可以帮助秘书更快捷地完成工作，提高工作效率。
例如，使用语音输入软件可以快速记录会议内容和想法，大大提高记录速度；使用扫描软件可以将纸质文件快速转换为电子文件，方便保存和检索；使用文件同步工具可以在不同设备之间同步工作文件，方便随时随地进行工作。
秘书学中的时间管理与优化时间是一种宝贵的资源，对于秘书来说，时间管理和优化至关重要。
作为一个秘书，管理好自己的时间可以提高效率、减少压力，并确保任务得到及时完成。
本文将探讨秘书学中的时间管理技巧和优化方法，帮助秘书提升工作效率。
一、制定计划和设定优先级良好的时间管理始于制定合理的计划和设定任务的优先级。
秘书应该每天早晨或工作开始之前制定一份详细的任务清单，并按优先级进行排序。
将工作分配到不同的时间段，确保重要任务得到优先处理。
优先级的设定应基于任务的重要性和紧急程度，借助工具如乌龟图法或番茄钟法可以帮助提高计划的可行性和执行力。
二、避免时间浪费秘书工作中存在着许多容易让人分心和浪费时间的事情。
例如，频繁的社交媒体使用、无意义的会议和长时间的盲目网络浏览等。
秘书应该意识到这些时间陷阱，并采取相应的措施避免时间浪费。
可以通过禁用手机通知、设置专门的工作时间段、合理安排社交媒体使用时间等方式控制时间分配和减少干扰。
三、学会委托和协作作为秘书，同时承担多个任务是常态。
为了释放自己的时间和精力，秘书应主动寻找机会委托部分工作给他人或与同事协作。
这不仅能够减轻个人的工作负担，还能够加强团队的合作与协作能力。
在委托和协作过程中，秘书需要对工作进行合理的安排和规划，并与他人及时沟通和交流，确保任务的准确完成。
四、善于利用工具和技术现代科技和工具为秘书提供了很多便利，善于利用这些工具和技术也是时间管理和优化的重要方面。
秘书可以使用电子日历来提醒自己重要的事件和任务，使用项目管理工具来跟踪团队的进展，使用云端文件存储和共享工具来方便地管理文档。
合理利用各类办公软件和技术，可以提高秘书的工作效率和准确性。
五、保持良好的工作习惯时间管理和优化与良好的工作习惯密不可分。
秘书应培养一些良好的工作习惯，如及时回复邮件、保持工作环境的整洁和有序、定期进行工作总结和反思等。
这些习惯可以提高秘书的工作效率和专注力，并有助于更好地管理时间。
秘书工作人员做好时间管理的9条建议秘书是企业领导与外部世界之间的桥梁，他们的工作可以帮助管理层更加高效、精准地完成工作任务，提升企业的整体竞争力。
而随着时代的发展，秘书的角色也在不断地演变，他们不仅需要具备一定的基础知识和技能，还要有优秀的时间管理能力。
下面就是秘书工作人员做好时间管理的9条建议。
1. 制定合理的工作计划合理的工作计划可以帮助秘书更好地规划自己的时间，因此，秘书需要学会如何设置优先级和明确时间表，同时还需要注意任务之间的连贯性，以避免由于过多的耗时任务导致时间延误。
2. 应对工作中的突发事件突发事件往往会打乱秘书原有的工作计划，因此，秘书需要时刻保持冷静，并主动承担起解决问题的责任，在快速地应对问题的同时，也要避免影响原有的任务进度。
3. 学会拒绝无关的工作秘书通常会因为工作任务繁重而感到压力，因此，他们需要学会拒绝那些与本职工作无关的请求，避免过多的开会和任务干扰工作进度，不仅可以提高秘书的效率，还可以避免工作流程的混乱。
4. 细致准备会议材料会议是秘书经常参与的一种工作，因此，他们需要提前准备好相关材料，以便于会议的开展。
此外，秘书还需要学会如何记录会议内容，以便于以后参考，同时也可以避免会议内容的遗漏。
5. 保持清晰的沟通秘书在工作中需要与许多人交流，因此，他们需要保持良好的沟通技巧，以便于及时准确地传达信息。
此外，为了避免误解，秘书还需要认真听取对方的意见和建议，以确保工作任务得以顺利完成。
6. 学会如何委派任务秘书在处理工作时通常会有一些与自己无关的事项需要处理，这时候，他们可以委派一部分任务给团队的其他成员，以节省时间和精力，提高工作效率。
7. 学会自我管理自我管理是秘书工作中不可缺少的技能之一，只有具备自我管理能力的秘书才能在繁忙的工作中保持冷静和高效。
例如，秘书可以利用日程表和提醒工具来帮助自己规划工作，避免遗忘重要事项。
8. 学会多任务处理秘书工作通常需要同时处理多项工作，因此，他们需要学会多任务处理的方法，例如，使用电子邮件和在线日历系统来跟踪进度和管理工作流程。
秘书如何利用时间管理提高工作效率在当今快节奏的工作环境中，时间管理对于秘书来说至关重要。
作为领导的助手和信息枢纽，秘书需要处理大量繁杂的事务，如果不能有效地管理时间，很容易陷入混乱和低效率的工作状态。
那么，秘书究竟该如何利用时间管理来提高工作效率呢？首先，秘书要明确自己的工作职责和任务优先级。
这意味着对日常工作进行详细的梳理和分类。
一般来说，秘书的工作可以分为紧急且重要、重要但不紧急、紧急但不重要、不紧急也不重要这四类。
紧急且重要的任务，比如准备即将召开的重要会议资料，必须立即投入精力去完成；重要但不紧急的任务，如制定长期的工作计划或者进行业务知识的学习，要合理安排时间，有计划地推进；紧急但不重要的任务，例如临时的文件传递，可以在不影响重要工作的前提下尽快处理；而不紧急也不重要的任务，则可以适当推迟或者委托他人处理。
为了清晰地了解各项任务的优先级，秘书可以制定详细的任务清单。
每天工作开始前，将当天需要完成的任务逐一列出，并标注出任务的重要程度和紧急程度。
这样在工作过程中，就能一目了然地知道应该先做什么，后做什么，避免出现手忙脚乱或者遗漏重要工作的情况。
合理规划时间也是秘书提高工作效率的关键。
秘书可以采用时间块的方法来规划一天的工作。
将一天的工作时间划分为若干个时间段，每个时间段安排相应的任务。
比如上午 9 点到 10 点处理邮件和电话，10 点到 12 点撰写文件，下午 2 点到 3 点参加部门会议等等。
在规划时间时，要注意留出一定的弹性时间，以应对突发情况或者临时增加的任务。
同时，也要避免将时间安排得过于紧凑，给自己造成过大的压力。
除了规划好每天的工作时间，秘书还要善于利用碎片化时间。
在工作中，秘书经常会有一些碎片化的时间，比如等待领导签字的间隙、乘坐电梯的时间等。
这些看似短暂的时间，如果能够充分利用起来，也能完成不少工作。
例如，可以利用这些时间回复一些简单的消息、整理一下桌面文件或者思考一下接下来的工作安排。
秘书工作的重点：时间管理技巧分享2023年，随着科技的不断发展，很多工作都已经实现了自动化，但是秘书工作仍然需要人类的智慧和技能。
秘书作为公司或组织中高效率运转的重要支持力量，需要具备优秀的时间管理技巧，全面提高办公效率，优化工作质量。
本文将为大家分享秘书工作中的时间管理技巧。
1.建立清晰的工作计划时间管理的第一步是建立清晰的工作计划，将工作列出清单，根据优先级合理安排时间。
要注意区分紧急性和重要性，优先处理重要且紧急的事项。
例如，有些会议时间不可调整，需要被列为紧急性优先级较高的任务。
在制定工作计划的过程中，秘书应以实际工作量为基础，结合目标和要求来确定计划的内容和实验。
同时，在制定计划的时候，应该考虑到工作中可能遇到的突发情况，尽量安排疏松的时间。
2.合理利用办公软件办公软件是秘书开展工作不可或缺的工具，它拥有诸如日历、提醒等实用的功能，可以帮助秘书有效管理时间。
例如，利用Outlook 等专业工具，可以将日程安排细化到每个小时，并及时提醒自己。
然而，软件不是万能的，秘书需要灵活运用，根据自己的实际情况适当调整，更好地管理时间。
3.学会“说不”和分身秘书作为高层领导的“右臂”，在日常工作中必须处理大量的任务和通讯。
但并不是所有这些工作都是自己必须亲自处理的，有时候秘书可以适当地“说不”来释放自己的时间。
同时，一些可以委派出去的任务也可以通过分身实现。
如在重要的会议上，秘书可以委派一名助手协助维持秩序，自己在场外提前安排好会议的流程。
4.保持良好的沟通和协调能力秘书作为公司或组织中联系各部门的纽带，需要及时了解公司最新进展和相关安排，同时保持良好的与上、下级的沟通和协调能力，处理各种商务来往和信息的流转。
在日常工作中，秘书应该强化沟通技巧，切实提高处理疑难问题能力和有效利用时间的能力。
5.善于与业务人员和供应商反应速度婚礼策划，展会布展，高层宴请等仪式和活动往往牵涉到大量从协作单位和供应商的配合。
秘书学中的时间管理与工作效率提升在秘书学中，时间管理是一项重要的技能，它对提高工作效率起着至关重要的作用。
一个合格的秘书需要能够合理规划时间、提高工作效率，以应对日常繁忙的工作任务。
本文将探讨秘书学中的时间管理技巧和方法，以及如何提升工作效率。
一、设置优先级在进行时间管理时，首先要根据工作的紧急程度和重要性来设置优先级。
将工作任务分为紧急且重要、重要但不紧急、紧急但不重要和既不紧急也不重要四个等级。
然后按照优先级依次处理，确保能够先完成紧急且重要的任务，提高工作的效率和质量。
二、制定详细计划接下来，制定一份详细的工作计划是必不可少的。
计划的内容应包括每日、每周、每月的工作安排。
在编制计划时，要注意合理安排时间，合理分配各项工作任务，并留出一定的弹性时间以应对突发事件。
三、避免时间浪费时间充裕，并不意味着可以随意浪费。
秘书应该意识到时间的宝贵性，并要能够避免时间的浪费。
例如，要合理安排会议的时间和长度，避免无效的会议或重复的会议；要减少过多的社交活动或琐碎的任务，以免分散注意力。
四、掌握时间规律了解和掌握时间规律对时间管理至关重要。
通过观察和总结，可以发现在一天中的某个特定时间段自己的工作效率会更高。
例如，有的人可能在早晨更加精神，而有的人可能在下午更加有效率。
了解自己的时间规律，并在高效的时间段集中精力处理重要的工作，能够大大提高工作效率。
五、养成良好的习惯良好的习惯对于提高工作效率也起着重要的作用。
例如，及时回复邮件和信息，养成做事一次性完成的习惯，避免做事拖拉；保持工作环境的整洁和有序，避免浪费时间寻找文件等。
通过养成这些良好的习惯，能够培养高效的工作方式，提高工作效率。
六、利用科技手段在现代社会，科技手段为时间管理提供了更多的便利。
例如，可以利用电子日历来提醒自己每天的工作安排，使用专业的办公软件来管理文件和邮件，利用手机或平板电脑随时查阅信息等。
合理利用科技手段，能够更加高效地管理时间和工作任务。
提高秘书工作效率的方法2023年，作为一名秘书，提高工作效率已经成为我们生存发展的必备技能。
在快节奏的工作环境中，如何成为高效的秘书已经成为我们必须面对的问题。
那么，要达到高效工作的目标，我们要掌握哪些方法与技巧呢？一、科技助力科技的发展日新月异，我们作为一名秘书要善于利用现代化的办公设备来提高工作效率。
如今，智能手机、平板电脑等数字化设备已成为我们工作中的必备品，通过使用这些设备，我们可以快速地获取和下载资料，安排行程和会议，及时回复邮件和短信，提高工作效率。
二、信息管理作为一名秘书，我们每天都会接收大量的信息，如何有效地管理这些信息则是提高工作效率不可忽视的一部分。
对于重要的信息，我们可以通过建立标签、建立文件夹等方式进行分类管理，让我们能够快速找到需要的信息。
同时利用云端存储也是一种不错的方式，可以帮助我们随时存储、查找和分享数据。
三、时间管理合理的时间规划也是提高工作效率的重要策略。
应将事务分解成较小的任务，从而更好地控制时间分配。
制定具体的日程表，根据任务的优先级和时间紧迫程度，规划好每项事情的工作时限。
这样不仅可以有效地利用时间，而且还可以保证工作质量。
四、团队合作在秘书的工作中，与他人进行有效的沟通和协作也是非常重要的。
通过与工作伙伴建立良好的合作关系，共同协作，交流工作情况，解决问题，会使我们在工作时更加互相信任和依赖，因此，团队合作对于提高工作效率来说是极其重要的。
五、学习提高学习和提高技能是我们的生命线。
随着工作环境和业务的变化，不断加强自身的素质和技能已成为赢得市场和发展的重要保障。
在自己的业余时间，秘书可以通过在线课程、研讨会和资料阅读等方式，加强自身能力，增强自信心。
总之，提高秘书工作效率需要我们善于利用科技，优化信息管理，合理规划时间，积极参与团队合作，持续不断地学习和提高自身素质与能力。
只有这样不断提升自己，才能够在高速发展的社会环境中砥砺前行，拥有更加光明的未来。
秘书工作中常见的时间管理技巧有哪些在当今快节奏的工作环境中，秘书的工作往往繁琐且多样化，需要同时处理多个任务和应对各种突发情况。
有效的时间管理对于秘书来说至关重要，它不仅能够提高工作效率，还能减轻工作压力，提升工作质量。
那么，秘书工作中常见的时间管理技巧有哪些呢？首先，制定清晰的工作计划是关键。
每天开始工作前，秘书应该花一定的时间梳理当天的工作任务，按照重要性和紧急程度进行排序。
可以将任务分为四类：重要且紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、不重要也不紧急。
对于重要且紧急的任务，如即将召开的重要会议的筹备工作，要优先处理；对于重要但不紧急的任务，如撰写季度工作总结，可以安排在较为整块的时间里进行；而对于紧急但不重要的任务，如临时的文件传递，可以在处理重要任务的间隙快速完成；对于不重要也不紧急的任务，则可以适当推迟或委托他人处理。
合理安排工作时间也是必不可少的。
了解自己的工作效率高峰期和低谷期，将重要且复杂的任务安排在效率高峰期完成。
例如，有些人在上午头脑清醒、精力充沛，那么就可以把需要深度思考和分析的工作放在这个时间段。
同时，要注意适当休息，避免长时间连续工作导致疲劳和效率下降。
可以采用番茄工作法，每工作 25 分钟休息 5 分钟，以保持良好的工作状态。
学会拒绝和委托也是秘书时间管理的重要一环。
在工作中，可能会面临各种额外的任务和请求，如果这些任务不属于自己的职责范围或者会影响到自己的主要工作进度，要学会委婉地拒绝。
同时，对于一些简单重复的工作，如文件的初步整理，可以委托给其他同事或者实习生来完成，从而节省自己的时间和精力。
善于利用工具和技术能够大大提高时间管理的效率。
例如，使用电子日历和提醒软件来记录工作安排和重要事项，设置提醒功能，避免遗忘。
还可以利用任务管理软件，将工作任务分解成具体的步骤，并跟踪进度。
另外，电子邮件的分类和筛选功能也能帮助秘书快速处理邮件，优先回复重要邮件，对于不重要的邮件可以集中在一个时间段处理。
文秘工作中如何提高时间管理效率在当今快节奏的工作环境中，文秘工作者面临着诸多任务和压力，如何有效地管理时间成为了提高工作效率和质量的关键。
作为文秘人员，需要处理各种各样的事务，从日常的文件整理、会议安排，到紧急的突发事件处理，每一项工作都需要合理安排时间，才能确保工作的顺利进行。
下面将从几个方面探讨文秘工作中如何提高时间管理效率。
一、制定清晰的工作计划制定工作计划是提高时间管理效率的基础。
每天开始工作前，文秘人员应该列出当天的任务清单，并按照重要性和紧急程度进行排序。
重要且紧急的任务应优先处理，重要但不紧急的任务可以安排在合适的时间逐步完成，而紧急但不重要的任务可以适当委托他人或者快速处理，不重要且不紧急的任务则可以放在最后或者直接舍弃。
在制定计划时，要尽量详细具体，明确每个任务的目标、步骤和预计完成时间。
例如，安排会议时，要确定会议的时间、地点、参与人员、议程等细节，并预留出足够的时间进行通知和准备工作。
同时，要为可能出现的意外情况预留一定的弹性时间，以免因突发事件导致整个计划被打乱。
二、合理分配时间根据任务的性质和自己的精力状况，合理分配时间也是提高时间管理效率的重要环节。
一般来说，人的精力在一天中会有起伏，通常上午精力较为充沛，适合处理重要且复杂的任务，下午精力可能会有所下降，可以安排一些相对简单的工作。
对于需要长时间集中精力的任务，可以采用分段完成的方式，比如每工作一段时间就休息几分钟，这样可以避免过度疲劳，提高工作效率。
此外，还要注意避免长时间连续处理同一项任务，以免产生疲劳和厌倦情绪，可以适当地穿插一些不同类型的工作，以保持思维的活跃。
三、学会拒绝和委托在工作中，文秘人员常常会面临各种额外的任务和请求，如果不加以甄别和拒绝，很容易导致自己的工作负担过重，影响时间管理效率。
对于那些不属于自己职责范围内或者与当前工作重点无关的任务，要学会委婉地拒绝。
同时，也要学会委托他人帮忙处理一些非关键的任务，充分发挥团队的力量，提高工作效率。
行政秘书的时间管理方法行政秘书作为公司内部高效运转的重要角色之一，需要在繁忙的工作中合理安排时间，提高工作效率。
以下是一些行政秘书常用的时间管理方法：1. 制定日程表：每天早晨或前一天晚上，行政秘书应该制定一份详细的工作日程表。
将重要的工作和任务安排在合适的时间点，确保有足够的时间来完成每个任务。
2. 设定优先级：在日程表中标记任务的优先级，将紧急和重要的事项放在首位处理，确保重要工作优先处理。
这样可以避免耽误重要任务的时间或错过截止日期。
3. 集中处理类似任务：将相似的任务整合在一起处理，例如回复电子邮件、打印和整理文件等，这样可以减少转换任务和思维的时间，提高效率。
4. 分配时间块：将工作时间划分成不同的时间块，每个时间块专注于特定类型的任务。
例如，早上专注于紧急事件和日常工作，下午集中处理会议和报告，晚上回顾和计划。
这样可以帮助行政秘书更好地利用时间。
5. 避免多任务处理：尽量避免同时处理多个任务。
研究表明，多任务处理会导致工作效率下降和错误增加。
相反，专注于一项任务直到完成，然后再转移到下一项。
6. 减少会议时间：会议是工作中常见的时间消耗者。
作为行政秘书，要在能够贡献或需要参与的会议上花费时间，同时尽量减少不必要的会议。
7. 设定时间限制：为每项任务设定一个合理的时间限制，以确保任务能够在预定时间内完成。
如果发现某项任务的时间限制总是无法满足，可以重新评估工作流程或者向上级申请支持。
8. 技术辅助：利用各种时间管理工具和技术，例如日历应用、提醒功能、任务管理软件等，来帮助提醒和安排任务，以及追踪进度。
以上是行政秘书常用的时间管理方法，通过有效的时间管理，行政秘书可以更好地完成工作，提高工作效率，并确保公司内部工作的高效运转。
行政秘书作为公司内部高效运转的重要角色之一，需要在繁忙的工作中合理安排时间，提高工作效率。
以下是一些行政秘书常用的时间管理方法，帮助他们在忙碌的工作中取得良好的时间利用，以更好地协调各项任务。
秘书如何应用现代时间管理方法来提高工作效率一、质量意识有很多秘书工作非常主动，来客人时，她会迅速地去泡茶；别的部门的人让她去复印，她会立刻帮人家去复印。
但是，给客人端茶时，不是泡的茶太烫，就是把茶洒到了地上；复印时也是一样，要么是文件的边上没印到，上下不对称，要么就是页码混乱。
作为秘书，你工作应当积极主动，但光有积极主动还不够，你的工作还必须有质量，即对自己每完成的一项工作成果，只有在检查无误后才能交给上司或同事。
有些秘书觉得对于泡茶、复印这种小事没有必要精益求精，因为茶水温度是80度还是90度并不影响客人的态度，但是，这种水温反应出一个秘书的工作态度。
如果你对自己的工作没有质量意识，那你的上司和同事也会在日常工作中通过这些细微差别给你的工作态度和能力“评分”。
二、工作计划秘书工作的范围不仅很宽，而且工作内容变化快，所以秘书工作显得很繁杂。
工作繁杂就容易带来混乱，影响效率，所以，秘书一定要注意工作的计划性，以保证工作的效率和质量。
公司领导人对秘书的工作要求比对一般工作人员高，不允许秘书在工作反反复复或丢三落四，因为这既浪费时间，又影响工作效率。
现在有些秘书老是觉得自已很忙，时间不够用，但忙了一天，就是不知道自已忙了什么。
这就是做事没有计划性的典型表现。
那么，作为秘书应该如何提高自已工作的计划性呢？作为秘书，一定要学会做工作计划。
制定工作计划，也就足考虑自己应做什么、什么时候做完、用什么方法做、需要具备的条件和完成的步骤这几个问题。
因此，秘书每天上班时要把当天要做的事预先写下来，按照轻重缓急把要做的工作顺序编排；如果有上司临时交办的工作或遇到突发事件，再把它们插进去处理，对计划作适当的调整。
对于秘书来说，做好工作计划有两个前提，一是日常工作尽量程序化，二是能分清工作的轻重缓急。
对于自己的一些中长期计划，还要养成检查落实的习惯。
每过一段时间最好检查一下自己的工作：当初的目标是否实现；实现目标的手段或方法是否正确；是否还有要改进的地方；如果目标没有实现，是客观原因还是自身努力不够；提高工作效率，还需要做哪些方面的改进，等等；通过这种检查，你就会发现当初制订计划时的不完善的地方和自己在实施过程中的毛病，分清责任和原因。
无论是预期完成还是没有完成，都要分析具体原因，从而改进和提高自己的工作。
三、工作程序化秘书的职责就是处理上司工作中的各种杂务事，所以秘书的工作是琐碎而又忙碌的。
如果秘书没有相当丰富的实践经验，那就很难搞好秘书工作。
比如，收集信息，如果你只靠自已是“某某的秘书”这块招牌，那就很难从人家那里得到真正有价值的信息。
但是，这并不是说秘书全靠经验办事。
秘书部门会定期进行人事调整，如果秘书仅凭经验办事，一旦老秘书升迁或调到别的部门，那新秘书就不能很快接替工作，因此，秘书在平时的工作中一定要注意工作的程序化，如制定一些部门内的业务流程和规章制度，把处理一些日常工作的方法和步骤写成书面文字；这样不仅可以随时补充和完善，而且即使自己工作调动，将来接替自己工作的人也能很快开展工作。
秘书工作的程序化，不仅能降低劳动强度，而且可以提高工作效率。
秘书在将工作程序化的过程中，一定要注意与上司及时沟通。
比如，秘书每天都要替上司收许多邮件。
一般来说，信封上写有“亲启”字样的秘书应交给上司亲自去启封，因为这大多是私人信件。
但是，现在有很多广告信函也写“亲启”，这让一些领导人不胜其烦，于是有的领导就要求秘书对所有信件都启封，这时，秘书就要与上司沟通，进行约定：今后收到上司“亲启”的信后，秘书可自行启封；即使错拆了一两封上司的私人信件，上司不会有什么想法。
不仅是邮件启封，其他的日常工作的处理方式也最好都与上司商量着之后，一一定下来。
通过这种与上司的交流沟通，秘书就能逐渐了解上司的喜好与工作习惯。
由于熟悉了上司的喜好与工作习惯，秘书就能充分发挥自己的主观能动性，逐渐将工作程序化。
四、分清工作轻重缓急秘书工作的一大特点就是并行的工作多，要一心多用。
那么，面对几项要同时处理的工作，哪项工作应该优先处理呢？这就要求秘书必须具备临机应变的能力，能分清它们之间的轻重缓急，在合适的时间做合适的事。
不管秘书的工作有多忙多杂，它们基本上可以分为三类：第一类是N——Now，即你现在必须马上处理的工作；第二类是T——Today，即你应该今天完成的工作；第三类是L——Later，即明天完成也?以的工作。
这种日常工作分类法又叫NTL分类法。
哪些工作分在哪一类，秘书自己心中应该有数；那些由上司交办的工作，在进行分类时就需要多想想；如果你把握不了，那你在接受上司工作指示时，就要顺便问清楚上司希望在什么时侯完成。
于雪是某集团公司新来的秘书，这天早上一进办公室，办公室主任就让她整理一份材料，明天下班之前交给他，说下个星期开会要用。
她估摸了一下，差不多3万字，有20多页；刚从办公室主任的办公室出来，她还没来得及坐下，周总来电话，说今下午2点他要与财务总监、市场总监和销售总监一起商量工作，让她通知他们几个；刚放下电话，机要室就送来一份传真；传真是一个代理商发来的，说他们的一个副总过几天要来本地办事，请接待一下；她刚看完传真，主任又来电话，说田副总下个月初到电视台为《一周财经观察》做嘉宾的事，由于时间关系他不去了，让她给打个电话通知对方；她刚喘口气，人力资源部门的人又过来通知她，让她填写参加存档新方法讲座的报名表，明天下班之前为报名的最后期限。
一上班就遇到这么多事，现在应该如何处理呢？首先应该分清这些工作的轻重缓急。
只有先分出了它们的轻重缓急，才能根据轻重缓急安排它们的顺序，制定工作计划。
如果采用NTL分类法，那么，于雪这天早晨的几项工作就应该这么划分：给主任写报告是T类工作；通知几位总监开会是N类工作；把传真交给具体经办人是T类工作；给电视台打电话是L类工作，而参加档案培训也是L类工作。
分出了轻重缓急，于雪就可以这样按步就班地工作了：首先到行政部门预订4人开会用的小会议室，之后与3位总监联系；周总下午开会的事落实好之后，就去办公室主任的办公室，将传真给主任过目，听取主任对这份传真的指示，马上把它转给具体的经办人；把传真的事办妥了，就赶紧给主任写报告，争取在今天下班之前把报告写出来；至于参加档案培训报名和给电视台打电话的事不急，记在本子上，明天什么时候有空再去办也不迟。
五、合理利用空余时间忙闲不一也是秘书工作的一大特点，所以，秘书要学会有效地利用空余时间，从而提高自己工作效率。
当上司出差或学习的时间比较长时，秘书应利用这种空余时间做好以下工作：1、整理文件夹。
2、整理书架。
3、清洁和整理办公室。
4、整理名片和文件。
5、收集资料，剪辑保存。
6、整理和编写业务操作手册。
六、工作创新1、不安于现状中国有句古语，叫做“物极必反”，这就是说任何事物都有个极限，如果超过了这个极限，事物就会发生本质变化，走向自己的反面。
秘书工作就是这样。
如果秘书工作太熟练，就反而有可能影响秘书工作质量的提高，因为一般人刚从事秘书工作的时候，都会刻苦学习，勤奋工作，但达到一定的水平之后，有些人头脑里就会滋生一种惰性，满足于已有的经验，不去想用什么新办法来提高自己工作的效率和质量。
不只是在秘书工作中，就是在一般的工作中，头脑里长出这种惰性的肿瘤都是非常危险的，容易断送自己的前途。
因此，为了追求更高的效率，秘书无论是在处理日常性的工作中，还是在应付一些偶然性的事件时，都应这样在头脑里多问问自己：“事情为什么会出现这种样子？”“用这种方法处理就一定完善吗？”不仅如此，还要有一些富于创造性的幻想：“如果换一种方法处理，事情的结果又会怎么样呢？”“除了这种方法，就没有其他更好的方法处理了吗？”对于秘书来说，如果对一些偶然性事件多加留意的话，就能从中悟出一些必然性的东西来。
2、在创造中提高秘书工作主要是给上司安排工作日程、收集信息、接待客人、不折不扣地执行上司的各种业务指令，因此，在一些秘书看来，秘书工作很难与“创造”一词联系在一起。
的确，秘书工作带有很大的被动性和繁杂性。
在很多时候，秘书对那些千头万绪的琐碎工作连应付都应付不过来，还要创造性地工作，谈何容易！但是，事实上，秘书创造性地工作是非常必要的，因为只有创造性地工作，秘书工作水平才能一步一个台阶往上升，为上司节省更多的时间、搜集更多的信息、提出更多的合理化建议；反之，如果秘书总是按部就班，不求创新，那就如问逆水行舟，不进则退，离上司的要求越来越远。
那么，秘书怎样才能创造性地工作呢？其实，就创造本身而言，秘书工作并没有什么特殊的地方，和其他工作一样，只要你明白了自己工作的目的，在工作过程中，不停地在头脑中解这样一个一元一次方程“除了用这种方法处理，就没有其他更好的方法了吗？”创造性就会自然而然的在这种求解的过程中发挥出来。
世上的事从来就是如此，功夫不负有心人。
比如，秘书经常协助上司处理各种文件，在看各个部门送上来的请示报告或汇报材料时，秘书就要在心里琢磨，这些报告的内容是否应更充实一些，或者写得应更为简便一些。
3、及时建议由于这种日积月累，秘书往往会对某些问题产生独到的见解，因此，秘书要及时向上司或有关职能部门提出建议。
也正是因为如此，秘书要从平时起就注意搞好包括上司在内的各个方面的关系，得到他们的信任，一方面是为了掌握更多的信息，另一方面也是为了使自己的建议能为各方面接受，产生积极的作用。
不积涓涓细流，无以成江海。
秘书只有像海绵吸水一样平时就积累各种知识和信息，才能有自己的思想火花闪光，提出自己独到的见解，进行创造性的工作。
项目持续实际时间与预计时间对比了解项目持续的实际时间与预计时间的对比能够给我们带来很多的意外和收益。
通过对自己的工作活动的追踪，管理人员们能够对他们认为一个项目要持续的时间同实际持续的时间的对比有一个清楚的认识。
这种认识能够使他们对完成工作任务所需要的时间的预计得到改进。
项目持续时间的预计将变得更加实际，从时间、成本及范围等多个方面来看，公司的项目计划也将因此而得到极大的改善。
同样，随着这一过程的不断改进，操作任务、小组任务以及其他各项任务的时间预计也将更为准确。
由于对无法如期完成工作任务的原因有了更为清楚的了解，员工们也能够找到更好的如期完成任务的途径。
对项目持续的实际时间与预计时间的对比的了解不仅能够使对项目持续时间的预计变的更为准确，而且能够使员工的时间利用情况得到改进。
通过对项目持续时间预计的更为清楚的认识，管理人员在为每项新的工作任务预计工期时将更为准确，在现有工作任务的工期需要重新计划或是调整时也能够有所意识，并且不会由于不合理的时间预期而引起时间管理上的问题。
