物业管理应用文写作课件——公文基础知识36页PPT

公文起草
一戒照抄照转。有些单位贯彻上级的文 件，不是从本地、本部门实际出发，而 是不管效果，照抄照转。 二戒师出无名。提出一个观点或提出一 项政策，应当“师出有名”，有根有据。 三戒无的放矢。公文为解决问题而制发， 必须讲求针对性。否则，不会有任何实 际作用。
公文起草
四戒朝令夕改。按照马克思主义的观点， 任何事物都不是一成不变的。政策也是 这样，它也要随着时间、地点、条件的 变化而发展变化。但政策又具有相对的 稳定性和一定的连续性，而且这种稳定 性和连续性直接关系全局的稳定、事业 的发展。
公文的种类
4、从文件的制发机关及其性质划分 三类：法规文件、行政文件、党的文件 5、从文件的阅读范围和机密程度划分 三类：公布文件、机密文件、内部文件
公文基础知识
（五）公文的格式 公文的格式，是指公文的各组成部分在 文面上所占的位置，相互的关系及排列 的规定。包括用纸规格、印刷格式、书 面格式等。 书面格式，主要包括：文件头部分、正 文部分和文件尾部分。
公文的种类
公文主要有14种:决议、决定、指示、意 见、通知、通报、公报、报告、请示、 批复、条例、规定、函、会议纪要 “决议”文种适用于用于经会议讨论通 过的重要决策事项 “决定”文种适用于用于对重要事项作 出决策和安排。
公文的种类
“指示”用于对下级机关布置工作，提出开展工 作的原则和要求。 “意见”文种的适用范围是用于对重要问题提 出见解和处理办法。 周知的事“通知”用于发布党的法规、任免干 部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不 相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发 布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者 项。
公文起草
五戒用语失准。用语必须准确，这是起 草公文的基本要求。衡量公文用语是否 准确，主要看概念是不是明确，判断、 推理对不对 。 六戒篇幅过长。篇幅过长是目前许多地 方和部门文件的一个通病。

落款：发文机关和日期
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请示写作要注意一文一事，切忌把几件事 写在一起，制发时要注意各方面协调，不 宜多头主送、多级主送，一般送直接上级， 不得越级上报。越级时要抄送被越过的上 级。不得抄送下级。正式印发的请示应在 文头注明签发人、会签人姓名。
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关于出租车提前更新的请示
落款：单位和时间，加章。
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8、公告
定义：向国内外或社会发布重要事项或者 法定事项时所使用的一种公文文种。公告 通常是国家机关使用，而企事业单位一般 用通告、启事对不良事和人的处理则常用 布告、告示。
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9、通告
定义：在一定范围内公布应当遵守或周知 事项的一种公文。具有通知和告知性，也 具有行政约束力和法律效力。
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三、常用应用文写作：
通知 通报 请示 申请 启事 声明 公示
公告 通告 海报 报告 会议记录、 会议纪要
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概念：
通知是我们工作中最常用的一种文书类型， 适用于批转下级机关的公文，转发上级机 关和不相隶属机关的公文，发布有关规章， 传达要求下级机关办理和需要有关单位周 知或者执行的事项，任免和聘用人员。具 有知照性和通用性。
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正文：分直述式和转述式写法，材料务求 真实、准确。表彰的典型要有普遍意义， 批评的典型要有典型性，针对性不强，普 遍受表扬或普遍挨批评，对群众起不了教 育作用，对工作没有指导性，宁可不发。
落款：注明单位和日期。
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事务文书
如计划、总结、调查报告、会 议纪要等，用于处理日常事务。
私人文书
如书信、日记、便条等，用于 个人或家庭之间的沟通交流。
特点
实用性强、格式规范、语言简 洁明了。
应用文格式规范
标题
应准确概括文章内容， 简明扼要。
正文
应结构清晰，层次分明， 段落安排合理。
结尾
应总结全文，表明态度 或提出建议。
格式要素
贺信
用于向他人表示祝贺和祝福，需 写明祝贺对象、祝贺事由、祝福 内容等部分，要求语言热情、真
诚、简洁明了。
感谢信
用于向他人表达感激之情和谢意， 需写明感谢对象、感谢事由、感 谢内容等部分，要求语言诚恳、
真挚、恰如其分。
2023
PART 04
应用文写作技巧与方法
REPORTING
明确写作目的和对象
确定写作目的
明确应用文所要达到的目标和效果， 以便有针对性地选择写作内容和表 达方式。
分析写作对象
了解读者的身份、背景、需求和心 理特点，以便更好地适应读者的阅 读习惯和接受心理。
搜集和整理素材
广泛搜集素材
通过调查、观察、阅读等途径获取相关信息和资料，确保应用文的真实性和可信度。
精心整理素材
对搜集到的素材进行筛选、分类、归纳和整理，以便更好地为写作服务。
调查报告
用于对某一事件或问题进行深入调查和分析，需写明标题、正文、结尾 等部分，要客观、全面地反映调查情况，提出结论和建议，具有针对性 和可操作性。
商务文书：合同、协议、广告等
合同
用于规定双方或多方在经济活动中的权利和义务，需写明合同名称、当事人、标的、数量、 质量、价款、履行期限和方式、违约责任等条款，要求内容合法、明确、具体。

公文的分类
公文按其时限要求，可分为特急公文、急办公 文、常规公文。
公文内容有时限要求，需迅速传递办理的，称 紧急公文。紧急公文可分为特急和急件两种， 紧急公文应随到随办，时限要求越高，传递、 办理的速度也就要求越快，但要“快中求准”。
随着社会的发展，对公文的时效要求越来越高， 即使常规公文，也应随到随办，以提高办文效 率。
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1.2 公文的种类
1.2.1 文种的作用 1.2.2 主要文种 1.2.3 公文的分类
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文种的作用
对常用的每一种公文都赋予一个能概括表明 其性质、用途的统一规范的称谓即公文的种 类。
作用：为了使各种公文都能有稳定的性质、 特定的用途并使更多的人都能对这些性质和 用途有准确的了解，以便利于正确有效地形 成和办理公文。
确，文件才能有效，才能便于文书处理，提高
机关工作的效率。 h
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公文的结构
《国家行政机关公文处理办法》中规定：
“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急 程度、发文机关标识、发文字号、签发 人、标题、主送机关、正文、附件说明、 成文日期、印章、附注、附件、主题词、 抄送机关、印发机关和印发日期等部分 组成。”
中等职业学校物业管理类教材（物业专业）
《物业管理应用文写作》 电子教案
主 编 王健 何梦生
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电子工业出版社
第1章 公文基础知识
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1.1 公文概述
1.1.1 公文的概念 1.1.2 公文的性质与特点 1.1.3 公文的功能 1.1.4 公文的效用 1.1.5 公文处理工作的基本内容
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公文的概念
2） 目的式。用“为了”“为”等介词同与其相关的发文目的组成介 词结构。交代了发通知的原因，说明发文的目的，达到“言之有据” 的效果。

——叶圣陶
三、应用文的流源（历史）
❖ 1、上古时期是应用文的萌芽期； ❖ 2、秦汉时期是应用文的初生期和发展期； ❖ 3、魏晋南北朝是应用文的成长期； ❖ 4、隋、唐、宋时期是应用文的发展高峰期； ❖ 5、元、明、清时期是我国古代应用文的稳定发展
阶段； ❖ 6、辛亥革命以后，应用文进入了革新期； ❖ 7、新中ห้องสมุดไป่ตู้成立后，应用文进入了一个全新的发展
❖ 刘少奇：“要学习写文章。” ❖ “领导干部必须亲自动手准备自已的重要讲话、
报告，亲自指导、主持自己领导范围的重要文件 的起草”，……“这是一个重大的原则问题。” （《各级领导干部要亲自动手起草重要文件，不要 一切由秘书代劳的指示》）
❖ “在今天这样大型化了的社会里，为了发挥领导力量，必 须依靠写作能力和讲话能力。”（日本.占部都美：《怎样 当企业领导》）
时期。
应用文是在社会实践中产生的，并随着社会的 发展而发展。
❖ 一、从应用物画到应用文
❖ 古代没有语言，到我国夏商时期出现文字，目 前我们所看到的甲骨文卜辞就是当时的应用文，内 容包括征伐、祭祀、农事、畜牧等等
❖ 二、从初具规模到体系完备
(一)西周、春秋战国时期
西周时主要文种有诰（君王对臣民进行训诫的文告） 、誓（战斗动员）、命（君主用来赏赐、任命）等 。
春秋战国时期，有“檄文”（征战号召），“移书” （类似今天的国书），“玺书”（加封晋爵），“ 盟书”（国家之间签定盟约），“上书”（向上陈 述自己的政治主张）等。
檄文例：
❖ 讨伐董卓檄文——曹操
操等谨以大义布告天下：董卓欺天罔地，灭国弑君 ；秽乱宫禁，残害生灵；狼戾不仁，罪恶充积！今 奉天子密诏，大集义兵，誓欲扫清华夏，剿戮群凶 。望兴义师，共泄公愤；扶持王室，拯救黎民。檄 文到日，可速奉行！

关可用抄送。 （5）不要越级请示。 （6）联合请示要做好会签。 （7）不要同时上报下发。
应用文写作实用教程
模块一 公务文书写作
什么是公务文书 项目一 请示、报告 项目二 通知、通报 项目三 函、纪要 课堂讨论
项目一 请示、报告 5.请示写作案例点评 请示 因工作需要，我县急需购买小轿车一辆，请批准调拨经费×××××元。 另：我县尚缺专业对口技术人员××名，请在制定明年人员编制时一并考虑。 上述意见与要求如无不妥，请批复。 此致
依法行政和进行公务活动。 （2）传达性。通知的主要功能是向下级单位传达有关事项。 （3）时效性。通知往往需要受文者立即办理、执行或者知晓某件事情，有些通
知只在指定时间内有效。
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什么是公务文书 项目一 请示、报告 项目二 通知、通报 项目三 函、纪要 课堂讨论
项目二 通知、通报 一、通知 3.通知的格式与写法 通知由标题、主送机关、正文和落款四部分构成。 (1)标题。发布性通知和指示性通知的标题一般都采用规范写法，即由发文机关、
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模块一 公务文书写作
什么是公务文书 项目一 请示、报告 项目二 通知、通报 项目三 函、纪要 课堂讨论
项目一 请示、报告 2.请示的特点
（1）求复性。请示的目的是为求得批复，为了获得上级机关的表态。 （2）程序性。请示不可越级请示，需按照隶属关系逐级请示，不得越级行文。 如遇紧急情况，必须越级行文时，必须同时抄送被越过的上级机关。 （3）单一性。请示必须一文一事，便于领导批复。
理情况。
（3）答复报告主要用于答复上级机关的询问。
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什么是公务文书 项目一 请示、报告 项目二 通知、通报 项目三 函、纪要 课堂讨论

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三、其他日常应用文书
1. 条据类 （1）条据概述
记事简单明了，使用方便，能作为凭证。 （2）条据的格式和写法 ① 在条据的上方中间要写反应条据性质的字样，如“收条” ② 写对方的名称。有的可以不写。 ③ 正文内容，即写给谁，什么事。 ④ 正文写完后，另起一行写上“此据”“此致” ⑤ 最后写开条者名称和开条日期
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基本情况 前言即使有介绍，也要具体展开，写清做了哪些工作、 取得了哪些成绩或经验。
主要经验 写明工作的步骤，采取了哪些措施和办法，取得了哪些 成绩。 分析取得的原因并总结经验。 像做法、措施都是经验 。
存在问题 写明问题及不足之处，分析原因，总结教训。
今后打算 针对存在的问题，提出切实可行的改进措施，提出今后 的工作设想和奋斗目标。
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引据 先叙述通知的起因缘由，写明通知的背景及依据， 为何要发改通知，然后通过 承启用于转入下文。
主体 也称事项。简单的只要写清什么事，有何要求，复杂的要分层次段落写。
结语 因内容而定。
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③ 落款 发文单位印章和成文日期
④ 注意问明确行文目的 为何写 ? 内容是什么? 怎么写? 范围 、对象 针对什么问题? 解决什么问题? 提出的措施可行 不可空泛 结构严谨，层次清晰
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（3）请假条 请假条是因病或因故不能按时上班工作、上学读书或参加约会的活动，向有关人员或 负责人说明情况和请求给予告假的条据。 请假条既要说明情况和原因，也要请求给予告假，所以写请假条时要写明简要的情 况和缘由，还要略用恭敬语请求对方谅解和允许。
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4 .请示 适用于向上级机关请求指示、批准 （1） 请示的分类

一般包括引言、主体和结尾三部分， 每部分可进一步划分段落。
段落之间应有明显的过渡和衔接，保 持连贯性。
字体、字号和行距等排版细节
正文一般使用宋体、黑体等常见字体，保持统一。 字号大小根据实际需要选择，一般正文使用小四或五号字。 行距一般设置为1.5倍或2倍行距，保持阅读舒适度。 对齐方式一般采用两端对齐，保持整洁美观。 注意避免使用过多特殊符号和格式，以免影响阅读和理解。
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通告
在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，具有普遍性 和约束力。写作要点包括标题、正文、落款和日期，正 文需明确阐述通告事项、原因和要求。
启事
用于公开声明某事项或寻求帮助、招聘等，具有公开性 和广泛性。写作要点包括标题、正文和落款，正文需简 洁明了地说明启事内容和要求。
请示、批复与函
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报告
向上级机关汇报工作、反映情况或提出建议，具有汇报性和建议性。写作要点包括标题、 主送机关、正文、落款和日期，正文需明确阐述报告内容、分析和建议。
合同、协议与备忘录
合同
双方或多方当事人之间设立、变更或终止民事权利义务关系的协议，具有法律效力和约束力。写作要点包括 标题、正文和落款，正文需明确阐述合同双方的权利和义务、违约责任和解决争议的方式等。
互相点评，提出改进意见和建议
互相评价
每个小组对其他小组的作品进行评价 ，指出作品中的优点和不足之处，提 出具体的改进意见和建议。
完善作品
根据其他小组的意见和建议，被点评 的小组对作品进行进一步的修改和完 善，提高作品的质量。
反思与总结
被点评的小组要认真听取其他小组的 意见和建议，对自己的作品进行反思 和总结，找出需要改进的地方。
语言准确简练

使用规范的语言和格 式。
练习示例：撰写一篇 求职信
突出重要信息，使用 礼貌用语，注意语气 和措辞。
练习：撰写一篇符合要求的应用文
写作目的
读者群体
语言和格式要求
重要信息
向潜在雇主展示自己的能力和 经验，争取获得面试机会。
招聘经理或人力资源部门负责 人。
使用正式的商业书信格式和语 言，包括称呼、正文、结尾敬 语和签名等部分。
达力。
结尾的处理
总结全文
在结尾部分对全文进行总结，概括文章的主要观点和结论，加深读 者对文章的理解。
提出建议或展望
根据文章内容，可以适当地提出建议或展望，引导读者进行思考和 行动。
避免冗余和重复
结尾部分应简洁明了，避免与正文内容重复或冗余。
格式与排版规范
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字体与字号
一般使用宋体、黑体等常见字 体，字号根据文章类型和篇幅
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计划是对未来工作的安排和部署；总结是对过去工作的回顾和
评价。
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应用文写作的技巧与规范
标题的拟定
准确概括主题
标题应简明扼要地表达文章的核心内容，避免使用模糊或晦涩的 词汇。
突出亮点
在准确性的基础上，尽量使用有吸引力的词汇或表达方式，以引 起读者的兴趣。
避免冗长和复杂
标题不宜过长，避免使用复杂的句式和过多的修饰语，保持简洁 明了。
在写作前了解并遵守相关的格式要求，如 使用规定的字体、字号、行距等，确保文 章格式规范。
缺少必要元素
解决方法
文章缺少必要的标题、日期、署名等元素 ，使文章显得不完整。
在写作时注意添加必要的元素，如标题、 日期、署名等，使文章更加完整和规范。

主要文种
根据国务院办公厅2000年8月修订发 布的《国家行政机关公文处理办法》 规定，公文种类主要包括： 命令（令）、决定、公告、通告、通 知、通报、议案、报告、请示、批复、 意见、函、会议纪要等。 它们性质不同，各有特定的适用范围。
公文的分类
公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、 平行文。 上行文是指下级机关向上级机关报送的公文， 如请示、报告等。 下行文是指上级机关向所属下级机关的行文， 如决定、指示、公告、通知、通告、通报等。 平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文， 如函等。通知、公文纪要有时也可作为平行文。
公文的分类
公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公 文、秘密公文、普通公文。 绝密、机密、秘密公文又称保密文件，是指内 容涉及党和国家的机密，需要控制知密范围和 知密对象的文件。文件的密级越高，传达、阅 办、保管的要求也越严。 常用文书包括：计划类、总结类、讲话类和信 息类等。
1． 3 行文的基本规则
正文开头与结尾
正文一般由开头（导语）、主体、结尾三部分组成。 开头较常用的有： 1） 根据式。用“遵照”“根据”“按照”等介词同与其相关的 法令法规、上级精神、领导指示等组成介词结构。这样可增强文 件的说服力，达到“言之有理”。 2） 目的式。用“为了”“为”等介词同与其相关的发文目的组 成介词结构。交代了发通知的原因，说明发文的目的，达到“言 之有据”的效果。 3） 原因式。在正文的开头或用议论，或用叙述，或用夹叙夹议 的的方式把发文的原因陈述清楚，接着用“为此”来过渡，“特 作如下通知”或“特向领导请示”等进入正文的主体部分。 结尾：由于公文的严肃性和统一性，在正文的结束之后可用一些 习惯用语作为结束语来收束全文。
1．6 公文写作的语言要求

通告：适用于在一定范围内公布应当遵守 或周知的事项。
1、特点 （1）任何机关单位都可制发； （2）对一定范围的有关单位和人员发出的； （3）内容业务较强，比较具体； （4）公布对某项事项作出规定或限制，以便一定 范内的有关单位、人员知道，自觉遵守。 （5）可先用公文形式发出，再考虑粘贴或登报。
二、写作要求 通告依据之后常用过渡语“特通告如下”转入 下面的事项部分，而结语则可提出希望、要 求，也可说明执行期限、有效范围
a.段落层次不清，主次不分。不善于用结构层 次序数，如一、二、……，1.、2.、……。 b.不合公文文体，出现描述性语言和客套话。 c.繁琐冗长，多套话。如根据……精神， 在……指导下，在……关怀下等。 d.主语谓语搭配不当。如 ： 人民的生活水平普遍增加了。（提高） 上述问题，今后准备进一步加强和改进。（解 决和纠正）
1、特点 （1）反映人们日常管理、工作等活动情况的基本内容。 （2）汇报性与告知性。 2、注意事项 （1）陈述性、参考性的文体。 （2）一般属于事务活动的书面记载，交际性质较为弱化。 3、分类 （1）工作报告 （2）情况报告 （3）回复报告
（五）请示 当下级单位（分公司、项目区域或片区物业服务中 心）要向上级单位（公司总部）就某一事项请求上级单 位（或领导）给予指示或批准时，要使用“请示”。比 如，某物业管理项目机构想为防范队员宿舍安装空调， 就要使用“请示”这个文种。“请示”是上行文或前行 文。 1、注意事项 （1）明确受文对象。
问题分析
4.公文标题病误 a.标题缺少行文单位 公文标题通式为：行文单位+关于+事由+的+文 种 b.标题无文种 将一般公文误作为法定公文，致使标题无文种。 如《……关于……的规划》、 《……关 于……的总结》。 转发、印发性通知文种被放弃，致使标题无文 种。如《……关于转发……的方案》。

41、学问是异常珍贵的东西，从任何源泉吸 收都不可耻。——阿卜·日·法拉兹
42、只有在人群中间，才能认识自 己。——德国
43、重复别人所说的ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ，只需要教育； 而要挑战别人所说的话，则需要头脑。—— 玛丽·佩蒂博恩·普尔
44、卓越的人一大优点是：在不利与艰 难的遭遇里百折不饶。——贝多芬
物业管理应用文写作课件——公文基 础知识
46、法律有权打破平静。——马·格林 47、在一千磅法律里，没有一盎司仁 爱。— —英国
48、法律一多，公正就少。——托·富 勒 49、犯罪总是以惩罚相补偿；只有处 罚才能 使犯罪 得到偿 还。— —达雷 尔
50、弱者比强者更能得到法律的保护 。—— 威·厄尔
45、自己的饭量自己知道。——苏联