邮件封面书写规范19页PPT

• 正规公司在邮件签名（尤其是对外部联系 的邮件）都有统一的格式设计，这样体现 了公司品牌形象，尤其是当多个人员或者 多个部门都需要与用户发生通信联系时， 这种效应更加明显
例：
XXX 征图新视(江苏)科技有限公司 研发中心视觉系统部 地址：常州市武进经济开发区 锦华路258-6号 总机电话：0 传真：1
复杂事务的回复
• 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理， 一旦有结果就会及时回复”。不要让对方苦苦等待。
出差或休假时的邮 件回复
• 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
2、不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符
在商务信函里面使用:) 之类的笑脸字符会显得比较轻佻，Business Email 不是情书，所以:)之类的 最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定轻松气氛的场合。
邮件使用规范
2020/12/11
1
目录
邮件使用规范
（一）需要发送邮件的情况 （二）邮件格式——标题、正文、结尾签名 （三）邮件的使用——收件、发件、回复 （四）使用邮箱的好习惯、坏习惯
2020/12/11
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（一）需要发送邮件的情况
1、正式工作报告 2、部门之间事务往来 3、通知 4、知识推荐和信息传递 5、没有见面交流条件的其他交流内容 6、难以简单用口头表达说明清楚的事项
✓ 根据收件人与自己的等级关系，熟悉 程度等，选择恰当的语气陈述，多使 用请、谢谢等词语；
✓ 如果事情复杂，最好使用1、2、3、4 列几个段落分别说明；
✓ 合理利用图片，表格等形式来辅助陈 述；
✓ 对于重要信息可以通过大写、改变颜 色、加粗等合理提示；
✓ 如果写英文邮件，特别注意要区分大 小写

意愿。
邀请函
01
02
03
邀请函主要用于邀请对 方参加各类活动或庆典 等，如婚礼、生日派对
等。
邀请函通常比较正式， 语言礼貌、优雅，内容 结构包括称呼、邀请事 由、活动详情、时间地 点、回复请求等部分。
邀请函中需注意表达诚 挚的邀请之意，说明活 动的重要性和意义，同 时要尊重对方的意愿和
时间安排。
06 书信的写作技巧
02 书信的格式
称呼
尊敬的XX先生/女士
亲爱的XX
敬爱的XX
称呼
久仰的XX
亲爱的XX（关系）
尊敬的XX（职位）
称呼
敬爱的XX（关系） 久仰的XX（关系）
正文
开头简明扼要，表达写信目的。
内容条理清晰，言简意赅。
结尾礼貌得体件更加易 读。
使用适当的称呼和措辞，以示尊 重和亲近。
表达关心和关注
在书信的正文中，可以适当地表达对收信人的关心和关注， 让对方感受到温暖和友谊。同时，要注意避免涉及敏感话题 和不礼貌的表达。
05 书信的种类和用途
商业书信
商业书信主要用于商务交流和业务沟通，包括建立业 务关系、询价、报价、订货、发货等。
商业书信通常比较正式，语言简练、准确，内容结构 包括信头、日期、收件人地址、称呼、正文、结尾敬
清晰简洁的表达
避免冗长和复杂的句子结构，尽量使用简单、直接的措辞 。
突出主题，让收信人能够快速理解信件的主要内容。
避免使用模糊或含糊不清的措辞，确保信息传达准确无误 。
适当的语气和风格
根据收信人和信件目的选择适当的语气和风格，如正式、非正式 、亲切、正式等。 注意措辞的礼貌和尊重，避免使用冒犯或不礼貌的语言。
信头的信息应该清晰、准确， 并且完整。

如何落款和结尾语选择
1
落款方式
随文讯的过度，要适时切入，不要冗余；名字尽量简洁、明了。
2
结尾语的选择
基于具体的情境和相关的场合，选择得体的表达方式。
3
敬礼语的使用
要根据舞台和工作职业的不同搭配。
常见的信函格式错误
格式错误 内容错误 注意事项
不规范的信头、不合理的字体等等。 语法错误、拼写错误和不恰当的表达方式等。 不要使用肆意的社交语言、缩写和回复走私。
信函格式的应用实例
职场求职
通过信函发送求职信、感谢信和辞 职信等。
官方文书
国家机构、银行、企业之间的正式 通信。
私人写信
家人、情人、朋友和其他私人通信。
总结
信函格式的基本要素
全面执行和应用指导。
信函格式的应用实例
应用实例彰显实用价值。
信函格式的写作技巧
如何写出雅致精美的信函。
信函格式的重要性和作用
包括发信人地址、收信人地址和日期。
称谓பைடு நூலகம்
2
特定场合中的特定称呼和字体规定。
3
正文
清晰、明了地表达你的信息。
结尾
4
本应斟酌的语气和写法。
5
签名
在结尾处遵循节制的规定。
如何写信头
发信人地址
左上角靠近页边距，包括姓名、公 司、地址。
日期
收信人地址
通常在发信人地址的下一行或右侧。 在发信人地址的下方，中央对齐。
如何称呼收信人
1 字体和格式
使用规范的格式规则，包括首字母大写和标点符号。
2 称呼的选择
视具体情况、文化背景、性别和职业而定。
正文的写法和技巧
写作思路

注意Email的论述语气
✓ 根据收件人与自己的熟络程度，等级关系；邮件时对内还是对外的性质的不同，选择 恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
✓ 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。 ✓ 电子邮件不可轻易地转给他人，因为对别人意见的评论必须谨慎而客观。
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邮件正文
Email的正文应多用1234之类的列表，将事情说明清楚
邮件发送对象的选择
“全部答复”可能产生一大堆不必要的邮件 如果我给12个人发送了邮件，请问他们是否能在某时 间出席会议，应该只有我收到12封回复，而不是大家 收到12*12=144封！
回信时注意保持线索 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它 打断了原始邮件和回复邮件之间的关联，一旦失去关 联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收 发的邮件
✓ 如果事情复杂，最好用1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个 段落简短不冗长，没人有时间仔细看你的长篇大论。
一次邮件交代完整信息
✓ 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确，不要过两分钟之后再发一封什么 “补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
尽量避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
与“工作”有关的E-Mail"CC"给上司，更可 以“籍由主管之经验给予自己提醒或就所谈 论的内容观念不正确者，及时提出纠正。
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邮件发送对象的选择
FW，身为一个领导，用得最多的就是转发。每天很多事情， 分轻重缓急，很多简单的事情直接可以转发给你的下属去 处理。转发后加个批示 XXX，pls. follow. （请处理） 简 单明了。
1
养成用邮箱的好习惯！
• 早上上班的第一件事情： ✓ 打开电脑→打开企业邮箱→查看邮件

将信封长边垂直折叠，形成信封 的正面和背面。
水平折叠
将信封短边水平折叠，形成信封的 顶部和底部。
对角折叠
将信封两个相对的角折叠，形成信 封的四个角。
特殊折叠方式
Z型折叠
将信封短边先水平折叠，然后再将折 叠后的长边垂直折叠，形成Z形状。
十字折叠
将信封四个角分别向中心点折叠，形 成十字形状。
折叠时的注意事项
书写信件内容
在信封的背面，可以简要写明寄 信的主要内容，如“感谢信”或 “道歉信”。
特别提示
如果有特别需要注意的事项，可 以在背面标注，如“易碎品，请 小心轻放”。
信封的顶部和底部
书写收件人和发件人的信息
在信封的顶部和底部，可以再次分别写明收件人和发件人的详细信息，包括姓 名、地址和邮政编码。
提示信息
在信封上书写收件人姓名、地址和邮编时，应字迹清晰、工整，避免涂改。如果需要，可 以使用铅笔轻轻打草稿，再描黑。
礼貌用语
在信封上使用礼貌用语是一种表达尊重和友好的方式。例如，“敬启”、“谨上”等用语 可以表达对收件人的尊重和敬意。
放置方式
在将信件放入信封时，应注意放置方式。一般来说，较重的信件应放在信封底部，轻盈的 信件可以放在上部。同时，避免将信件折叠或损坏，以免影响收件人对信件的印象。
小学信封格式课件
目录
• 信封的构成 • 填写信封的注意事项 • 信封的折叠方式 • 信封的投递 • 信封的礼仪 • 总结与练习
01 信封的构成
信封的正面
书写信封的详细地址
包括收件人的姓名、地址以及邮政编码。
书写发件人的信息
包括发件人的姓名、地址以及邮政编码。
贴Байду номын сангаас邮票

邮件封面书写规范
（信函、印刷品） 依据国家质量监督检验检疫局 即将发布的中华人民共和国 《邮件封面书写规范》
基本要求
可手写、打印、印刷、粘贴签条、透明窗口
字迹：黑色、兰色、 不得铅笔书写
名址书写顺序（一）
收（寄）件人为城市：
省-市-区-街道-门牌-姓名
收（寄）件人为省会市（直辖市）：
行应与邮件长边平行，无明显倾斜。
2、信函及信函型印刷品名址签条应粘贴在
名址书写规定的区域内见图5
3、印刷品名址签条应粘贴在封面的正面中
部。见图6
信封上直接打印（印刷）邮政编 码和名址的要求：
在信封上直接打印收件人邮政编码和名址的，
邮政编码不必打印或抄写在6个红框内。打 印要求与名址签条邮政编码和名址的打印要 求相同，打印位置应在名址书写规定的区域 内。
市、街道、门牌-姓名
收（寄）件人为农村：
省-县-乡（镇）-村-姓名
名址书写顺序（二）
寄交机关、企业、团体：
详细地址-全称
寄交邮政专用信箱：
省（市）-邮政信箱号码
寄交部队：
部队代号或地址 （不得写番号或名称）
名址书写要求
清晰、准确、齐全，不涂改、不潦草
使用汉字。如使用少数民族文字，还应加注
透明窗内编码随内件浮动使编码不能完全暴
露。
收寄规格问题。邮资戳遮挡编码区等。
名址签条的打印(印刷)要求(三)
寄件人邮编字号：4、小4
信封上已经印刷寄件单位名址的，名址签条
上可不再打印寄件单位名址。 粘贴名址签条的信函或印刷品左上方红框内 不再填写收件人的邮政编码。 名址签条周边，不得打印线条外框。 以上见图3、图4

• 合理利用大写字母、 粗体、颜色字体、加 大字号。
• 不宜过多的提示。
06
检查
• 再次重新审读，检查错误。 • 不要使用表情和使用过多
的带有感情的标点符号。
03
附件
• 如果有附件，一定要记得添加。 • 如果附件超过三个及以上，可
在正文内容后空一行注明， （注按“附件一、附件二……” 依序：）列出附件内容，并在 文字底下加横线。
附件文件名的格式统一为： 姓名（名称）+内容+日期
网页版 Foxmail Outlook
附件的注意事项
提示
如果邮件里面含有附 件，应在正文里提示 收件人查看。
格式
如果附件是特殊格式， 请在文中注明打开方式， 以免影响使用。
数量
附件数量不宜超 过4个，如果过 多可压缩打包。
01
02
03
04
05
06
应该让人清晰明了， 涵盖附件的内容概要， 不能以新建表格和新 建文档等命名。
分类建立不同的文件夹，以便后续查找
• 邮件可按照主题或者联系人等建立新建文件夹。 • 保存在不易丢失的地方。 • 重要的邮件可备份保存到安全的地方，比如转发至其他
邮箱。
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工作邮件的规范与注意事项
想知道更多吗？
开始
1
Content
ONE 主题 TWO 内容 THREE 地址栏 FOUR 范文
FIVE 其他
一、主题
No.1 主旨 简短扼要
No.2 目的 明确直观
• 长度不宜冗长 • 意思明确，引人注目。
• 尽量在标题前注明目的。
主题书写的注意事项
01 明确

结束语及总结
恭喜您完成了《邮件的规范撰写》的PPT课件。 一个专业的企业文化都和规范有关，邮件的规范撰写使您成为意见领袖。
清晰的邮件主题和简洁的内容
主题简洁
邮件标题需要言简意赅地表明邮 件意图。
内容简洁
提供充足细节信息，无废话、冗 长。
每一封邮件的唯一主题
邮件主题要清晰，避免多个主题 并列。
礼貌和专业性的语言
1
语气客气
在邮件中使用礼貌的问候语，如“尊敬的”。
2
专业字眼
当涉及到特定行业时，使用正确、专业的词汇。
3
示范其它员工
展示一个例子，让其他员工能够看到一个模仿的标准。
避免常见的邮件错误和不良习惯
附太多附件
避免附加了太多文件或太大的附件
没有签名文件
给自己的邮件添加签名文件，这样可以告知别 人自己的信息以及其他联系方式。
长篇大论
不应该在邮件里写长篇大论，这样会浪费时间。
逻辑不清楚
在撰写邮件时，要保持逻辑清晰、结构完整。
规范的邮件让双方感到尊 重。
规范撰写邮件的好处
印象深刻
新鲜且专业的邮件能够给人留 下深刻印象。
提高效率
有效沟通是提高效率的关键， 规范撰写邮件能够提高沟通效 率。
营造良好的形象
大量的不规范邮件展现公司形 象肯定是负面的。
邮件格式和布局的基本要素
收件人 主题 正文 附件
不能省略或错误，必须准确、简洁。 简短、清晰、准确、表达邮件主旨。 布局清晰，段落分明。 可选，最好不超过2个。
《邮件的规范撰写》PPT 课件
邮件是商业交流中的重要一环。规范、准确、礼貌、专业的邮件会为工作带 来效率与积极性，而不正规的邮件则可能给业务带来损失。

标准格式和基本要求
? 附件 1、文档资料一定要加上公司 logo,一般是加在页眉 处，应掌握好 logo的比例尺寸，达到美观的效果；
2、行文格式要统一，务必整洁规范； 3、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查 看附件，在写完邮件后注意检查附件是否上传好； 4、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多 个附件时。附件数目不宜超过 4个，不宜过大， 数目较多时应打包压缩成一个文件； 5、附件文件名称应按有意义的名字命名。
Conciseness——简洁原则
正文写作中应遵循的 5C原则、明确 、完整，提供读者所需要的信息，尤 其像询问贸易条件等需要回函的电子 邮件，更需要清楚完整，只有包含具 体信息的邮件，才能达到良好的沟通 效果。邮件是否完整，可以用5W1H来 检验，即who，when，where，what ，why和how。
? 邮件签名的字体大小、颜色与正文统一 ? 邮件签名中不要带公司 logo,以简洁大方为主
? 可针对不同的发送对象选择使用不同的邮件 签名
标准格式范例
Dear ×××，
您好！
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××× ×××××××××××××××××××××××××××× ××××××××××××××××××××××××××
电子邮件书写规范
1 电子邮件书写格式 电子邮件的组成部分 标准格式和基本要求
2 电子邮件书写原则 正文写作中应遵循的5C原则 回复电子邮件时的注意事项
电子邮件的基本组成部分
邮件 地址
写件人 Email 地址，收件人 Email 地址，抄送收件 人Email 地址，秘密抄送收件人 Email 地址
三、邮件正文
? 称呼 称呼要准确、礼貌得体，符合商务礼仪习惯。 如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear+Title 作 为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用 Dear+全名，如邮件为一封通函，则用 Dear All作为邮件称呼。

回顾
主题
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电话规范
接电话
接接接电电电话话话-注-注意意事事项项
1、电话要在响铃第二声或第三声接起。
2、接电话语气“喂”的声调最好为上升调，这样显得你愉悦，温柔，，礼貌。
谢 谢 大 家！
此课件下载可自行编辑修改，供参考！ 感谢您的支持，我们努力做得更好！
• 附件较多时正文中对附 件进行简单说明
• 附件数目不要超过4个 • 文件版本调低向下兼容 • 附件不要超过3M
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签名相当于你的名片 公司、职务、电话、传真等 签名档的格式应和正文一致
习XX 电话：
签名档只有一份？ 那怎么行，内外有别，生熟有别……
主题
称呼 问候
“邮”戏规则
沟
电话？
通
方
式
面谈？
不 止
邮
件
短信？
一
种
那... 为什么要用邮件呢？ 因为，邮件有这么几个好处……
3
工作的记录
同时告知多人
传递附件
法律效用
已经决定用Email？ OK，Let‘s Go！
开 写？
6
NO！ NO！ NO！ 再仔细想想
邮件也有礼仪 邮件也有规则
主题
称呼 问候
正文
附件
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发送
主题
称呼 问候
正文
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发送
标 题
那必须的！
2秒！
让对方知道你想让他干嘛
例：请确认>参会人名单>1月12日前主题称呼 问候正文