第五章会计电算化档案的基本要求会计档案应包括在计算机中的会计数据以及计算机打印出的书面形式的会计数据。
计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记账的重要工作。
采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，必须符合国家统一会计制度的要求；如果采用中文或中外文对照，字迹一定要清晰。
这些作为会计档案保存的资料，其保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。
采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。
一、保存打印出的纸质会计档案1、现金日记账和银行存款日记账要每天登记并打印输出，做到日清月结。
2、一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月、按季或按年打印；发生业务较少的账簿，可满页打印。
3、在所有记账凭证数据和明细账数据都存储在计算机内的情况下，总账一般可用“总分类科目余额、发生额对照表”替代，“总分类科目余额、发生额对照表”一般要求每月打印一次。
4、明细账要求每年打印一次或在需要时打印。
5、记账凭证、总账、现金日记账和银行存款日记账，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。
6、各单位每年形成的会计档案，都应由财务会计部门按照归档的要求，负责整理立卷或装订成册。
二、系统开发资料和会计软件系统也应视同会计档案保管会计电算化系统开发过程中的资料均应视同会计档案进行保管，保管期截止到该软件停止使用或有重大更改之后的5年。
三、制定与实施档案管理制度档案管理制度一般包括以下内容：1、存档的手续，主要是指各种审批手续。
2、各种安全和保密措施。
3、档案管理员的岗位责任制度。
4、档案分类管理办法5、档案使用的各种审批手续6、各类文档的保管期限及销毁手续。
五、电算化会计档案保管对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点，最好放在两个不同的建筑物内。
