档案学概论课件(五至十二章)

怎样写大事记
大事记是一种按照时间顺序记载一定范围内 发生的重大事件和重要活动的参考资料。这 里所指的一定范围内，也就是说某一地区、 机关或专题。因此，大事记的概念也可以这 样来概括：大事记是按时间顺序记述某一地 区、机关或专题在过去一定时间范围内发生 的重大事情或事实的一种书面材料。
6.3.1大事记的种类、结构及编写要求
5.2 档案著录
5.2.1、档案著录的含义、作用和要求 5.2.2、档案著录规则 5.2.3档案主题词表 （一）《中国档案主题词表》简介 （二）查表选词的步骤
5.2.1、档案著录的含义、作用 和要求
档案著录的含义、作用和要求 （一）档案著录的含义 （二）档案著录工作的作用 1.档案著录是编制检索工具的首要步骤。 2.档案著录的质量决定检索工具的质量。 （三）档案著录的要求 1.科学性与准确性。 2.统一性与规范性。 3.简明扼要，清晰整洁。
2、3有效利用“治”的技术，维护档案的安 全，延长档案的寿命。


ห้องสมุดไป่ตู้
（1）采用修复技术 （2）采用复制技术 我们应该知道，由于档案的经常反复使用，档案难免会损 坏，对损坏的档案，要进行裱糊、修复。 档案的存在是一种社会现象，它是以一定的物质形式存在 并且其中有一部分要永久保存下去，为子孙后代造福。然 而，也要看到，随着社会的发展和时间的推移，一方面档 案的数量和成分在日益增加和不断丰富，另一方面档案又 处在不断损毁过程中。 对于处于不断损毁的档案，则通过加强档案的保管来解决。 比如，纸张老化、字迹退色模糊。有相当数量的档案，纸 张变黄发脆，老化变质，有的已成粉片，到了不能再用的 程度。如这种情况发生，档案人员就要采用复制技术来复 制档案。
第四章. 档案的保管
4.1 档案保管概述 4.2 档案保管的物质条件 4.3 档案库房管理
4.1 档案保管概述
4.1.1档案的保管概念 4.1.2、1档案保管的基本任务
档案的保管——是采用科学的
管理方法和先进的技术管好并有 效地延长档案的寿命的一门技术 性工作。
4.1.2、1档案保管的基本任务
档案保管的基本任务，概括起来说，是维 护档案的完整与安全，有效地延长档案的 寿命。 具体任务： 1搞好档案的科学管理 2围绕档案的损坏原因进行防治
1、搞好档案的科学管理
1.档案库房的合理布局 档案库房应集中布置，自成一区。库内不设其它用房，其 它用房之间的联系也不应穿越库区。档案库房应按《档案 馆建筑设计规范》的要求设置。除此之外，档案库房要做 到安全、通风、透气等等。 2.档案装具的规范和标准 存放档案的箱柜要规范统一,箱柜不能有大有小, 如果箱柜不合乎标准,太小了,容易损坏档案 3.全宗之间与全宗内档案的科学排架 档案馆、室存放着一个个全宗和全宗内档案，必须做到科 学排列。所谓科学排列是指：首先要从库房内档案柜的位 置考虑排列档案，即从左到右；然后要从每个柜的位置来 考虑排放档案，即从左至右、从上到下来摆放。
2围绕档案的损坏原因进行防治
1.了解档案的损坏原因
2.针对损坏的原因，采用防护措施 3.有效利用“治”的技术，维护档案的安全，
延长档案的寿命。
2、2针对损坏的原因，采用防护措施
寻找科学的档案保管的技术方法，这是安全保管档案的关键 所在。保管档案的技术方法很多，概括起来，无非是两种： 一种是如何预防档案文件损坏的问题。 这 里 有 人为 的 因 素，也 有 自 然 的 因 素。比 如 ，防 破 坏、防火、防水、防尘、防潮、防霉、防虫、 防光 等等。这些问题解决了，就可以有效地防止档案文件的损坏。 其二是档案损坏之后，如何进行处理的问题。 比如，追查丢失、破坏或火灾事故的原因和责任，防尘、灭 火、消毒、灭鼠、恢复纸张的字迹等。在“防”和“治”两 个方面，“防”是档案保管工作中的根本问题，是主导方面。 从总体上看，未遭损毁的档案还是大量的，应该以极大的注 意力首先保证这些档案的长期安全。对于档案文件来说，无 “病”先防才是积极主动 治本的办法，强调以防为主，并 不等于预防就是一切，并不意味 着 “治”就 不 重 要了。 抓 好 “治”， 对“防”也有 促进作用，防治之间具有相 互促进、相辅相成系。
5.1档案检索工具
5.1.1档案检索工具的作用 （一）工具是打开档案宝库的钥匙 （二）档案检索工具是提高档案馆、室 工作水平的重要手段 （三）能够掌握馆、室藏档案的情况 （四）为建立目录中心和开展编研工作 创造了良好条件 5.1.2检索工具的种类
5.1.2检索工具的种类
5.1.2.1按编制方法划分有三种类型 1.目录 2.索引 3.指南 5.1.2..2按检索的范围来分有三种类型 （一）以一个全宗或一个全宗里的一部分档案为 对象编制的检索工具。 （二）以档案馆、室的全部档案或者主要部分档 案为对象编制的档案检索工具。 （三）以一定的专题为对象编制的档案检索工具。 5.1.2.3按载体形式分有四种类型 1. 长片式检索工具。 2. 书本式（簿册式）检索工 具。 3.缩微目录。4.机读目录。 5.1.2. 4按档案形成时间分有四种类型 1.明清档案目录。 2.中华民国档案目录。 3. 革命历史档案目录。 4.中华人民共和国档案目录。
5.2.2.1著录项目 （一）题名与责任者项 （1）正题名（2）并列题名（3）副题名及说明题名文字（4）文件编号（5） 附件载 体类型标识（6）第一责任者（7）其他责任者 （三）密级与保管期限项 （四） 时间项 （五）载体形态项 （六）附注项 （七）提要项 （八）排检与编号项 （二）文本项 5.2.2.2著录标识符号 （一）标识符号使用规定（根据课文讲述与板书） （二）著录项目标识符使用说明 5.2.2.3著录格式 （一）文件级条目著录格式 （二）案卷级条目著录格式 5.2.2.4著录方法（著录项目细则） （一）正题名（二）并列题名 （三）副题名及说明题名文字 （四）文件编号 （五）责任者 5.2.2.5著录详简级次 5.2.2.6著录用文字 5.2.2.7著录来源
人事档案的基本含义包括以下几点：
（一）人事档案是组织、人事部门在培养、选拨和 使用职工的过程中形成的。这是职工个人经历、思 想品德、业务能力和工作状况的历史记录，是一个 人本来面目的客观反映，是历史地、全面地考察、 了解和正确使用职工的一个重要依据。 （二）职工档案是职工活动中形成的、处理完毕的 具有备考使用价值的文件材料，以人头为单位，按 照一定的原则和方法加工整理而成。 （三）.职工工作丰富的实践活动，决定了职工档案 来源的广泛性，形式的多样性。
6.1档案编研工作
6.1.2档案编研工作的内容和方式 6.1.2.1档案编研工作的内容 6.1.2.1. 1.档案史料和现行机关文件汇编 （一）原始性 （二）系统性 （三）易读性 6.1.2.1.2.编辑档案文摘汇编 6.1.2.1.3.编写档案参考资料 6.1.2.1.4.编史修志 6.1.2.2档案编研工作的方式 （一）独立编研 （二）联合编研 6.1.3编研工作的特点 （一）研究性（二）思想性 （三）政策性
4.2 档案保管的物质条件
档案工作可归纳为三个字：人、财、物。一个单位的档案 保管工作做得好不好，关键看档案人员是否足够，是否投 入资金，档案工作需要的物品（东西）是否够用。物质条 件要得到解决，领导重视是关键。领导重视了，档案工作 需用的“人、财、物”都能解决。比如，我们学校历任领 导（包括主要领导）都很重视档案和档案工作，档案室的 建制，同意升格；档案室需要人员，同意增加；档案室需 要购置东西，同意拨款，事情就好办了。一个单位的领导 要管的和处理的重要事情很多，说得上日理万机。他不可 能样样事情都很了解，档案工作重不重要，重视就重要。 怎样才能使领导重视呢？（举例说明）
5.2.2、档案著录规则
第六章. 档案的编研
6.1档案编研工作的含义 6.2现行档案文件汇编和档案文摘汇编 6.3 怎样写大事记 6.3.1大事记的种类、结构及编写要求
6.1档案编研工作的含义
档案编研工作是档案工作人以馆（室）等档案为 主要对象，在研究档案内容的基础上，按照 一定的题目为线索，通过对相关档案信息进 行分析研究、编辑出版，以满足社会为主要 目的的一项专业工作。 从以上编研工作的含义可以看出其基本含义包括 了三个方面的内容。 1、编研工作的主要物质对象——档案文件 2、编研工作的内容实质——档案文件的内容进行 研究和加工整理 3、编研共组的主要目的——满足社会对档案信息 的利用需要
9.1人事的定义
人事档案是国家机构、社会组织在人 事管理活动中形成的、记述和反映个 人经历、德才能绩、工作表现的，以 个人为单位集中保存起来以备查考的 文字、表格及其他各种形式的历史记 录。 人事档案是国家档案的重要组成部分。 它包括：干部（公务员）档案、工人 档案和学生档案。
9.1人事的基本含义
9.2.人事档案的特点
（一）真实性。人事档案是职工个人经历、思想品行、业务 能力、工作表现的原始记录，应力求反映本来面目。真实性 是职工档案的生命，凡归档的材料，都应真实可靠，不能有 半点虚假，组织与人事部门培养、选拔和使用干部都要查阅 档案，材料真实可靠，就能帮助组织上适用人，发挥一个人 的专长。反之，档案材料不真实可靠，不准确，就可能造成 错用人，埋没人才的严重后果。为确保职工档案的真实性， 组织、人事部门采用以下三项措施：第一，组织审查。凡是 归入人事档案的材料，都必须是经过组织上审查认可的。第 二，和本人见过面的材料。第三，符合归档要求的材料。 （二）现实性。人事档案是组织、人事部门以现职人员（包 括离休、退休）为单位建立起来的反映干部有关情况的档案 材料。这些材料虽然完成了文书处理程序，但它所涉及的当 事人，还在不同的岗位上工作、生产或学习。组织、人事部 门为正确使用和培养干部，无论在干部调动、任免、出国、 入党、入团等工作中，都要查阅职工档案。所以，人事档案 现实性强，直接为现实服务。它随着职工的产生而建立，随 着职工的成长而连续不断地补充新的材料，以便能够较好地 反映干部的现实面貌。
6.3.1.1大事记的种类 （一）机关大事记，记载一个机关在一定时期各方面的 重大活动。 （二） . 综合性大事记（国家或地区的大事记），记载 一个国家或地区在一定时期内各方面的重大事件。 （三） . 专题性大事记。记载一个国家，一定地区或一 定机关在一定时期内某一方面的重大事件。 （四）传 记性大事记（个人生平大事记），记载某些重要历史人 物生平的主要事迹和活动。 6.3.1.2大事记的结构及编写要求 （一）.编写大事记的目的和读者对象 （二）.编写大事记所遵循的总的原则 （三）.说明大事记的选材标准和取材范围 （四）.说明编者编写情况