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浙能萧山发电厂天然气热电联产工程竣工档案电子文件命名方式及移交要求一、竣工档案数字化登记备份工作是省档案局和能源集团的要求，也是档案发展的必然趋势。
二、数字化登记备份范围：项目申报文件、设计基础材料、项目管理文件、竣工图、竣工验收文件、竣工资料、声像材料及其它在建设项目中形成的具有长远保存价值、较高凭证价值和现实查考价值的档案。
三、竣工档案电子文件与纸质档案为一体化项目，谁主管谁负责。
大致如下：1、业主：前期、过程管理、试运行、部分设备资料等2、设计院：初步设计、施工图、竣工图等3、承包单位：工程竣工资料4、监理：监理资料5、重要主设备：生产厂家四、电子化要求1、以光盘、U盘或硬盘介质移交1）光盘名称：移交单位名称命名，如：2）光盘内一个单位工程建一个文件夹，以单位工程命名，如图1：图13）以“主厂房地下结构”单位工程为例说明如下：如果单位工程共四卷，每个文件夹以档案号命，如图2。
图3则为案卷的扫描文件或其它形式的电子文件，卷内电子文件也以档案号命名。
图2 图3图1：共移交4卷，刻成1张光盘。
每卷建立一个文件夹，以档案号命名。
每个文件夹内容见图2，即为扫描后（或其它形式电子化）的文件，根据卷内目录的条目以档案号和序号命名。
4）此文件夹为案卷目录、卷内目录、照片（见图4），照片文件夹内的目录见图5。
“照片说明”见下表：图4 图5浙能萧山发电厂热电联产工程照片档案投档说明照片档案以一个单位工程为一个单元，编写总说明和分说明。
总说明的字数一般不超过100个汉字，说明中要包括揭示照片所反映的全部信息：即照片反映的事由；所拍摄单位工程的时间、地点、位置、发展阶段、摄影者；被摄影的对象的名称或人物姓名、身份；对记录主题具有一定的背景介绍。
分说明的字数一般不超过60个汉字。
档案室电子目录数据库结构与交换格式为适应档案管理现代化建设和发展的需要，建立统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
1．范围1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。
1.2 本标准适用于绍兴市市直机关、企事业单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件中数据库结构的设计与数据交换。
2．定义本标准采用下列定义：2.1 档案目录由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
2.2 电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3 案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的档案目录。
2.4 文件级目录登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.5 数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.6 记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.7 字段记录中可标识的特定范围数据。
2.8 必须著录项目指市直单位范围的或由市档案馆组织的数据库，在馆室间进行数据交换时，必须有的项目。
2.9 选择著录项目指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。
选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。
3．数据库结构与著录格式本标准包括如下八种数据交换格式：1、《文书档案案卷级目录数据库结构与著录格式》2、《文书档案文件级目录数据库结构与著录格式》3、《文书档案一文一件目录数据库结构与著录格式》4、《科技档案案卷级目录数据库结构与著录格式》5、《科技档案文件级目录数据库结构与著录格式》6、《会计档案案卷级目录数据库结构与著录格式》7、《照片档案案卷级目录数据库结构与著录格式》8、《照片档案文件级目录数据库结构与著录格式》知]”。
3.2.2.3 责任者：责任者有多个时，责任者之间以“；”相隔。
个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“( )”。
浙江省党政机关电子公文归档与电子档案管理暂行办法第一章总则第一条为规范我省党政机关（以下简称“机关”）电子公文归档与电子档案管理，确保电子档案真实、完整、可用和安全，根据《党政机关电子公文处理工作办法》《电子公文管理暂行办法》《机关档案管理规定》《电子公文归档与电子档案管理规范》和《电子档案移交与接收办法》等规定，结合我省工作实际，制定本办法。
第二条本办法适用于机关非涉密电子公文的归档与电子档案的保管、利用和移交等工作，其他单位可参照本办法执行。
第三条本办法所称电子公文是指以电子数字形式拟制、办理、管理的党政机关公文。
本办法所称电子档案专指归档后的电子公文。
本办法所称元数据，是指描述电子公文和电子档案内容、结构、背景和管理过程的数据。
第四条电子公文归档与电子档案管理过程中应遵循其形成和利用规律，坚持“统一管理、全程管理、准确规范、便于利用、安全可靠”的原则。
第五条机关应建立电子公文归档与电子档案管理制度，明确职责分工，切实做好电子公文归档与电子档案保管、利用和— 2 —移交等工作。
机关公文办理部门负责电子公文收文、发文办理完毕后的整理归档（以下简称“预归档”）；机关档案部门负责电子档案保管、利用和移交工作，对本单位电子公文系统预归档模块和电子档案管理系统的建设提出要求；机关信息化部门负责为电子公文归档与电子档案管理提供技术支持和保障，根据档案管理需求开发建设电子公文系统预归档和交换模块，做好与电子档案管理系统的技术对接。
第六条各级档案行政管理部门负责本行政区域内机关电子公文归档与电子档案管理工作的监督指导；各级国家综合档案馆负责对本级机关移交的重要电子档案进行接收和备份，并对同级机关电子档案移交进馆工作提供技术指导。
有条件的地方可由国家综合档案馆建设统一的电子公文归档、交换与电子档案管理平台，实现馆室一体化管理。
第二章电子公文归档第七条电子公文归档是电子公文办理的重要组成环节。
机关应根据《党政机关电子公文处理工作办法》及有关档案法律法规、机关档案管理规定，认真履行电子公文归档职责，任何部门和个人不得将应归档电子公文据为己有或拒绝归档。
目次前言 (III)1 范围 (1)2 规范性引用文件 (1)3 术语和定义 (1)4 电子公文归档流程 (1)4.1 归档的流程模型 (1)5 电子公文归档方式 (1)5.1 逻辑归档 (1)5.2 物理归档 (1)6 电子公文归档的机读目录 (2)7 电子公文归档的组成要素描述 (2)7.1 归档组成要素 (2)7.2 归档组成要素定义 (2)7.2.1 归档 (2)7.2.1.1 文件标识 (5)7.2.1.1.1 分类号 (5)7.2.1.1.2 全宗号 (6)7.2.1.1.3 件号 (6)7.2.1.2 文件背景 (7)7.2.1.2.1 文件形成单位 (11)7.2.1.2.2 文件责任者 (11)7.2.1.2.3 文件形成时间 (11)7.2.1.2.4 接收单位 (11)7.2.1.2.5 接收人 (12)7.2.1.2.6 接收时间 (12)7.2.1.2.7 关联 (12)7.2.1.2.8 文件标题 (12)7.2.1.2.9 主题词 (13)7.2.1.2.10 内容描述 (15)7.2.1.2.11 密级 (15)7.2.1.2.12 用户权限 (16)7.2.1.2.13 保管期限.................................................... 错误！未定义书签。
7.2.1.3 文件存储 (16)7.2.1.3.1 载体 (17)7.2.1.3.2 载体规格 (18)7.2.1.3.3 数据类型 (18)7.2.1.3.4 数据格式 (19)7.2.1.3.5 存储位置 (19)7.2.1.4 应用环境 (19)7.2.1.5 使用日志 (19)7.2.1.6 文件处置 (20)7.2.1.6.1 处置授权机构 (20)7.2.1.6.2 处置责任者 (21)7.2.1.6.3 处置行为 (21)7.2.1.6.4 处置时间 (21)7.2.1.7 扩展要素 (21)7.2.1.7.1 要素名称 (22)8 电子公文的归档格式文档的DTD定义 (22)9 电子公文的归档格式文档的Schema定义 (22)10 电子公文归档的XML示例 (22)附录 A （规范性附录）电子公文的归档格式文档的DTD定义 (23)附录 B （规范性附录）电子公文的归档格式文档的Schema定义 (25)附录 C （资料性附录）电子公文归档的XML示例 (30)前言本部分为杭州市标准规范《杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范》的第6部分，已经制定的标准有《杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范第1部分总则》、《杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范第2部分公文体》、《杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范第3部分显现》、《杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范第4部分办理》、《杭州市国家行政机关电子公文交换格式技术规范第5部分交换》。
档案交接文据格式GB/T13968-19921 主题内容与适用范围本标准规定了档案交接文据格式及填写方法。
本标准适用于档案馆、档案室、机关和直属单位之间或机关内部机构之间的档案交接亦应参照使用。
2 术语档案交接hand-over of archive按照国家规定，档案馆，档案室接收和移交档案的过程。
3 档案交接文据的格式3.1 档案交接文据是在变更档案保管者或所有者的过程中形成，并具有法律效力的文件。
档案交接文据应一式二份分别由移效单位和接收单位保存。
3.2 档案交接文据由三部分构成。
3.2.1 第一部分是：确认交接单位或个人的法室身份、交接性质及范围。
3.2.2 第二部分是：交接档案、资料及有关材料的种类、数量。
3.2.3 第三部分是：移出说明及接收意见。
3.3 档案交接文据的规格为297mm×210mm。
（附图略）4 档案交接文据的填写方法4.1 第一部分的填写方法4.1.1 确认交接单位或个人的法定身份一栏应由变、接双方分别填写。
a.单位名称栏应填写全称或规范化通用简称。
禁填曾用名称。
b.领导人栏应由单位现任的具有法人资格的领导人或由能承担责任的单位内的部门负责人签名。
c.经办人栏应由对档案交接负有直接责任的人员签名。
d.移出和收进日期应当相同。
e.上述各栏填写完毕后，应加盖单位印章。
f.属个人所有档案的拥有者，应在移出单位栏内签名。
4.1.2 交接性质栏由交接双方共同填写。
4.1.3 交接性质分为移交、寄存、征购或收购、捐赠四种。
a.移交：机关、团体、企事业单位和其它组织与档案馆之间、档案馆一档案馆之间及本单位内部的档案交接属移交。
b.寄存：属体所有和个人所有的档案交档案馆（室）保管，保管期间其所有权仍归移交者属寄存。
c.征购或收购：国家依法收买属集体所有的和个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。
d.捐赠：无偿向国家献出集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。
4.1.4 档案所属年度栏应由档案移出单位填写。
浙江省档案局关于开展全省数字档案室建设测评的通知正文：---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 浙江省档案局关于开展全省数字档案室建设测评的通知浙档发〔2015〕18号各市、县（市、区）档案局，省直各单位：为全面贯彻落实省委十三届四次全会决定和省“两办”《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，贯彻落实省直单位档案工作会议精神，进一步引导和规范全省数字档案室建设，根据《数字档案室建设指南》《浙江省机关数字档案室建设规范（试行）》等规范要求，现就开展全省数字档案室建设测评工作通知如下：一、工作目标按照省“两办”《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》要求，到2020年全省县直机关以上档案室、国有企事业单位档案室全部建成数字档案室。
积极推进其他单位的数字档案室建设。
二、测评范围全省县直以上机关、国有企事业单位。
对于系统（行业）已与省档案局联合制定系统（行业）数字档案室测评标准的，按其系统（行业）标准执行。
其他单位可参照执行。
三、等级要求分为数字档案室、规范化数字档案室和示范数字档案室三个等级。
1．“数字档案室”应符合以下基本要求：（1）档案信息化纳入本单位信息化总体规划，明确分管领导和档案部门、电子文件形成部门、信息技术部门等相关部门工作职责，建立本单位档案信息化管理制度；（2）落实经费，配备必要的档案信息化软硬件设施设备，保证档案信息化工作正常开展；（3）室藏各类档案全部建立电子目录；（4）对室藏档案数字化进行规划，制定实施方案，并按计划开展；（5）档案室配备并使用档案管理软件，能实现档案收集、管理、存储、利用等基本功能；（6）档案室近3年未发生过重大安全事故且无严重安全隐患。
浙江省民生档案信息基础数据库结构与交换（推荐）格式（试行）为适应档案管理现代化建设和发展的需要，建立浙江省统一的民生档案管理和利用体系，更好地开发档案信息资源，切实提高档案信息资源社会化服务水平，特制定本规范。
1．范围1.1 本规范规定了婚姻、土地承包、山林、房产、移民、知青、国有转制企业职工、户籍、学籍、公证等民生档案基础信息数据交换的格式与要求。
1.2 本规范规定的档案目录数据文件的组织方式是以.dbf为扩展名的数据库文件。
1.3 本规范涉及的各种符号，如“＊”、“#”、“（）”、“；”等等，在计算机录入时，一律用“半角”录入。
1.4 本规范适用于浙江省各级综合档案馆涉及民生档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，以及档案管理软件开发中专业档案数据库结构的设计与数据交换。
2．定义除明确规定外，本规范采用的有关定义和解释参照《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》（浙档〔2002〕43号）和《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》（浙档〔2002〕57号）执行。
3．数据库结构与交换格式本规范包括《婚姻档案目录数据库结构及字段一览表》、《土地承包档案目录数据库结构及字段一览表》、《山林档案目录数据库结构及字段一览表》、《房产档案目录数据库结构及字段一览表》、《移民档案目录数据库结构及字段一览表》、《知青档案目录数据库结构及字段一览表》、《国有转制企业职工档案目录文件级数据库结构及字段一览表》、《户籍档案目录数据库结构及字段一览表》、《学籍档案目录数据库结构及字段一览表》、《公证档案目录数据库结构及字段一览表》和《其他民生档案目录数据库通用结构及字段一览表》等11个数据交换格式。
3.1婚姻档案目录数据库结构及字段一览表（见表一）婚姻档案目录数据库结构及字段一览表注：1、根据归档文件采用按卷或按件等整理方法的不同，对全宗号、目录号、案卷号、张页号、年度、保管期限、档案馆编件号等档号组成项目可选择著录；2、对于按户或按人整理的业务档案，一般著录到案卷级即可。
档案交接文据的格式通常包括以下部分：
1. 标题：
文据的标题通常为“档案交接文据”或类似的表述，明确表示这是关于档案交接的正式文件。
2. 文档编号：
如果有文档编号系统，应在文据的右上角或左上角标注文档的唯一编号。
3. 交接双方信息：
移出单位：包括单位全称、地址、联系电话和负责人姓名。
接收单位：同样包括单位全称、地址、联系电话和负责人姓名。
4. 交接日期：
明确记录档案交接的具体日期。
5. 档案信息：
档案所属年度：指档案内容所涵盖的时间范围。
档案类别：如永久、长期、短期等，根据档案的重要性和保存期限进行分类。
数量（卷、件、米）：具体记录档案的数量单位。
档案内容概述或清单：如果有必要，可以详细列出档案的具体名称或内容摘要。
6. 检索工具种类及数量：
如果有配套的检索工具，如索引、目录等，应注明其种类和数量。
7. 交接性质：
描述交接的原因，如移交、寄存、征购、收购、捐赠等。
8. 交接说明：
对交接过程中的特殊要求或注意事项进行说明。
9. 接收意见：
接收单位负责人确认接收档案，并签字盖章。
10. 附件：
如果有相关的附件，如档案清单、交接清单等，应在此处注明。
11. 签署和日期：
移出单位负责人签名和日期
接收单位负责人签名和日期
以上是一份基本的档案交接文据格式，具体的格式可能会因机构或国家的规定有所不同。
在制作交接文据时，应参照适用的标准或规定，确保文据的合法性和有效性。
舟山市定海区数字档案馆建设方案目录第一章项目概述1.1 项目名称1.2 项目建议书编制依据1.3 建设内容概况第二章项目建设的背景和必要性2.1 项目建设的背景2.1.1国际背景2.1.2国内背景2.2 项目建设的必要性2.2.1电子政务发展的必然要求2.2.2档案事业发展“十一五”规划的基本要求2.2.3保存人类社会记忆，对历史负责的需要2.2.4依法管理档案事业的需要2.2.5政务信息资源共享的需要2.2.6节约政务管理成本的需要2.2.7社会强烈需求第三章项目建设目标与内容3.1 项目建设单位当前状况3.2 项目建设目标3.3 项目建设内容第四章项目总体规划4.1 设计原则4.2 技术架构4.3 网络架构4.4 应用架构4.5 业务模型第五章软件项目建设内容5.1系统开发应用5.2基础数据库建设5.3建设电子文件和数字档案的登记备份中心5.4网络支撑平台建设第六章设备、软件配置及投资估算6.1硬件部份6.2软件部份6.3数字化加工部份6.4其他部份第七章效益分析第一章项目概述1.1 项目名称舟山市定海区数字档案馆1.2 项目建议书编制依据项目建议书的编制依据主要包括以下几个方面。
档案管理主要法规：《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》《浙江省档案管理办法》《档案管理软件功能要求规定》《电子公文归档管理暂行办法》《文书档案保管期限表》档案部门工作标准：《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）《档案交接文据格式》（GB/T13968-92）《档案分类标引规则GB/T 15418-94》《照片档案管理规范GB/T 11821-2002》《全宗卷规范DA/T 12-1994》《全宗指南编制规范DA/T 14-1994》《档案著录规则DA/T 18-1999》《归档文件整理规则DA/T 22-2000》《档号编制规则DA/T 13-1994》《磁性载体档案管理与保护规范DA/T 15-1995》《档案工作基本术语DA/T 1-2000》《档案主题标引规则DA/T 19-1999》《全国档案信息化建设化建设实施纲要》《浙江省实施归档文件整理规则办法》《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》《浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式》电子政务、信息安全保密有关部门规定：《电子签名法》《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》《涉及国家秘密的计算机信息系统安全保密方案设计指南》，国家保密局，2001年4月《涉及国家秘密的计算机信息系统安全保密技术要求》，国家保密局，2000年7月《计算机信息系统安全保护等级划分标准》GB17859-1999，国家质量监督局《国家信息化领导小组关于我国电子政务建设指导意见》（中办发【2002】17号）《国家电子政务标准化指南总则》各级党政部门关于数字化档案馆建设有关文件：《浙江省国民经济和社会信息化“十一五”规划》《浙江省档案事业发展“十一五”规划》《浙江省数字档案馆建设管理暂行办法》《中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅关于加强信息资源开发利用工作的实施意见》（浙委办〔2005〕66号）。
档案交接文据格式一、背景介绍档案交接是组织机构内部流转档案的重要环节，为保证档案的完整性和安全性，规范的档案交接文据格式是必不可少的。
二、档案交接文据格式的重要性1.保证档案的完整性：正确的文据格式能够记录档案移交的内容和过程，避免档案遗漏或损坏。
2.确保档案的安全性：档案交接文据格式明确记录了档案的归属和责任，有助于防止档案被篡改或滥用。
3.便于档案追溯：规范的文据格式能够帮助相关人员追踪档案的流转情况，提高档案管理效率。
三、档案交接文据格式的内容要求在进行档案交接时，以下内容是必须包含在文据格式中的： - 档案基本信息：包括档案名称、编号、分类、数量等基本信息。
- 移交原因：记录档案移交的原因和背景。
- 移交范围：明确描述本次档案移交的范围和具体内容。
- 移交时间：记录档案移交的具体时间。
- 移交人员：列出参与档案移交的人员及其职务。
- 接收人员：记录档案接收人员的姓名和职务。
- 移交方式：描述档案移交的方式和手续。
- 签字确认：移交和接收双方必须签字确认档案移交的内容和过程。
- 其他事项：如有其他需要备注或说明的事项，也应当在文据格式中详细描述。
四、档案交接文据格式的填写注意事项1.准确性：填写文据格式时，必须准确记录档案信息，避免遗漏或错误。
2.清晰度：文据格式应当清晰易懂，避免歧义和误解。
3.规范性：文据格式应当符合规范要求，统一格式和标准，便于管理和查阅。
4.保密性：涉及机密信息的档案交接文据格式应当注意保密，避免泄露机密信息。
五、档案交接文据格式的管理与存档完成档案交接后，文据格式应当及时归档存档，便于日后查阅和追溯。
管理人员应当建立档案交接文据的档案管理系统，确保文据格式的安全和完整性。
六、结语档案交接文据格式是档案管理工作中不可忽视的环节，规范的文据格式能够有效保障档案的完整性和安全性，提高档案管理效率。
组织机构在进行档案交接时，应当严格按照规定填写文据格式，做好档案交接工作。
档案交接文据格式（最新版）目录1.档案交接文据的定义和重要性2.档案交接文据的格式要求3.档案交接文据的内容要求4.档案交接文据的签署和保管正文一、档案交接文据的定义和重要性档案交接文据是指在档案移交过程中，为了明确双方责任和确保档案资料的安全，所形成的一种书面材料。
它在档案管理中具有重要的作用，可以有效地防止档案的丢失、损坏和泄密，是保证档案资料完整性和准确性的重要手段。
二、档案交接文据的格式要求档案交接文据的格式要求严格，一般包括以下几个部分：1.标题：一般为“档案交接文据”或“档案交接清单”。
2.交接双方的名称和地址：包括档案移交方和接收方的全称、地址、联系人及联系方式。
3.档案名称和数量：列明本次交接的档案名称、卷号、册数、页数等详细信息。
4.交接日期：明确档案交接的具体日期。
5.交接双方的签名和盖章：双方在文据上签字并加盖单位公章，以示确认。
6.附件：如有其他相关材料，如档案目录、照片等，应一并列明。
三、档案交接文据的内容要求档案交接文据的内容应详细、准确，主要包括以下几个方面：1.档案的基本情况：包括档案名称、档号、保管期限等。
2.档案的移交原因：阐述档案移交的原因，如部门撤销、人员变动等。
3.档案的移交范围：明确本次移交的档案范围，包括全宗、案卷、文件等。
4.档案的移交时间：明确档案移交的具体时间，以便双方做好准备工作。
5.档案的接收责任：明确档案接收方对档案的保管、使用、销毁等责任。
四、档案交接文据的签署和保管档案交接文据应由双方代表在交接现场签署，并加盖单位公章。
签署后的文据应由双方分别保存，以备日后查证。
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（电子行业企业管理）义乌市单位档案室电子目录数据库结构与交换格式义乌市单位档案室电子目录数据库结构与交换格式(试行)为适应档案管理现代化需要，建立全市统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
1、范围1.1本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。
1.2本标准适用于义乌市单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。
2、定义本标准采用下列定义：2.1档案目录由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
2.2电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.4文件级目录登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.3数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.4记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.5字段记录中可标识的特定范围数据。
2.6字段名称字段（著录项目）的显示名称。
2.7字段名数据库中用于字段实际存取的名称。
2.8字段值字段的取值范围，可以选择输入。
2.9必须著录项目指各单位范围的或由市档案馆组织的数据库，各馆室进行数据交换时，必须有的项目。
2.10选择著录项目指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。
选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。
3、数据库结构与著录格式本标准包括《案卷级目录数据库结构与著录格式》、《文件级目录（1）数据库结构与著录格式》和《文件级目录（2）数据库结构与著录格式》等三种数据交换格式。
《案卷级目录数据库结构与著录格式》和《文件级目录（1）数据库结构与著录格式》适用于文书立卷改革前的档案电子目录。
《文件级目录（2）数据库结构与著录格式》适用于按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案电子目录。
附录A(规范性)元数据（机读目录）结构A.2 文书卷内文件元数据字段说明A.4照片案卷元数据字段说明注：没装册单张照片视为1册编号。
A.5 照片卷内文件元数据字段说明A.7 录音文件元数据字段说明A.8 录像文件元数据字段说明注：上述表格中必填项需符合DA/T 18 档案著录规则要求，机读目录字段设置要求同元数据。
附录B（规范性）电子档案和档案数字化副本存储结构要求电子档案和档案数字化副本的存储应使用带有层级的结构，以件为单位存储，且层级文件夹名应与档号一一对应，并符合以下要求：按案卷整理的档案，以档号结构建立并命名文件夹，档号结构是：“全宗号-目录号-案卷号-顺序号”。
全宗号为4位，目录号为3位，案卷号为4位，顺序号为3位；子文件夹名称继承父文件夹名称，中间以“-”分隔。
文件名称以“档号-子件号”命名，子件号为4位。
位数不足前面以“0”补齐。
详见图1。
图1 以案卷整理的档案存储结构示意图按文件整理的档案，以档号结构建立并命名文件夹，档号结构是：“全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-机构（问题）代码-件号”。
全宗号为4位；档案门类代码为2位，年度为4位，中间以“·”分隔；保管期限代码为“Y、D30、D10、CQ、DQ”之一；机构（问题）代码为3位；件号为4位；子文件夹名称继承父文件夹名称，中间以“-”分隔。
文件名称以“档号-子件号”命名，子件号为4位。
位数不足前面以“0”补齐。
详见图二。
图2 以文件整理的档案存储结构示意图保管期限代码中：“Y”代表“永久”，“D30”代表“定期30年”，“D10”代表“定期10年”，“CQ”代表“长期”，“DQ”代表“短期”。
附录C（规范性）XML报文格式C.1 以案卷为单位的XML报文示例<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><archive target="全宗名称/档案门类名称"><object type="案卷" validate="true" ><property name="全宗号" value="XXX"/><property name="目录号" value="XXX"/><property name="案卷号" value="XXX" /><property name="题名" value="XXX"/>……<object type="文件" validate="true" ><property name="全宗号" value="XXX"/><property name="全宗名称" value="XXX"/><property name="类别号" value="XXX"/><property name="件号" value="XXX"/><property name="保管期限" value="XXX"/><property name="年度" value="XXX" /><property name="文号" value="XXX"/>……<object type="电子文件" validate="false" ><property value="电子文件路径" type="file"/><property name="稿本" value="XXX"/><property name="格式信息" value="XXX"/><property name="计算机文件名" value="XXX" /><property name="计算机文件大小" value="XXX"/>……</object>……<object type="业务过程" validate=" false " ><property name="业务状态" value="XXX"/><property name="业务人员" value="XXX"/><property name="业务行为" value="XXX" /><property name="行为时间" value="XXX"/><property name="行为依据" value="XXX"/><property name="行为描述" value="XXX"/>……</object>……</object></object></archive>C.2 以文件为单位的XML报文示例<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?><archive target="全宗名称/档案门类名称"><object type="文件" validate="true" ><property name="全宗号" value="XXX"/><property name="全宗名称" value="XXX"/><property name="档案门类代码" value="XXX"/><property name="件号" value="XXX"/><property name="保管期限" value="XXX"/><property name="年度" value="XXX" /><property name="文号" value="XXX"/>……<object type="电子文件" validate="true" ><property value="电子文件路径" type="file"/><property name="稿本" value="XXX"/><property name="格式信息" value="XXX"/><property name="计算机文件名" value="XXX" /><property name="计算机文件大小" value="XXX"/>……</object>……<object type="业务过程" validate=" false " ><property name="业务状态" value="XXX"/><property name="业务人员" value="XXX"/><property name="业务行为" value="XXX" /><property name="行为时间" value="XXX"/><property name="行为依据" value="XXX"/><property name="行为描述" value="XXX"/>……</object>……</object></archive>说明：1.XML报文具体构成信息项参见附录A。
档案交接文据格式随着社会发展和科技进步，各行各业都离不开电子化、信息化与机械化的推广。
为了保护信息的安全性与合法性，在档案交接过程中必须建立一套可信的文据格式。
本文将从档案交接的概念、档案交接的方法、档案交接的要素、档案交接文据格式的应用、档案交接文据格式的标准、档案交接文据格式的流程等方面进行论述。
一、档案交接的概念档案交接是指将某个机构的档案资料移交至另一机构的过程，涉及多方协作、文件传递、数据收集、审核、审批等复杂的环节，需要系统性地进行管理和规范化。
二、档案交接的方法档案交接可采用人工交接、网络交接和无纸化交接三种方式。
人工交接是传统的交接方式，主要是实物移交。
网络交接是指将档案放在互联网中交接，比较便利，但也需要网上见证等措施。
无纸化交接是最近几年出现的交接方式，采用数字化技术，以文件电子化为基础，将档案文档扫描后通过互联网方式进行交接。
这种方式具有安全、节省空间、便于审批等优点。
三、档案交接的要素1、建立交接清单。
交接清单是档案交接中极其重要的环节之一，必须详细列出移交的档案名称、数量、存放位置、移交日期等信息。
2、确定交接权限。
必须确定好交接的权限，每个人必须按照职责进行档案交接，确保档案的安全性和保密性。
3、做好交接前的准备工作。
交接前需要核对档案的完整性、准确性、规范性，检查档案的防盗、防火、防潮等措施。
4、确保档案的移交过程。
档案移交的过程中必须确保档案移交的完整、可靠性和代表性。
四、档案交接文据格式的应用档案交接文据格式在档案交接过程中发挥重要作用，通过规范交接文据格式的制定、审核和实施，能够保障档案交接记录的准确性、安全性、可审计性和追责性。
具体应用包括：移交单据、交接清单、验收单据、移交记录、移交效果评价等内容，记录交接的全过程，从而确保交接过程的规范、透明和监管。
五、档案交接文据格式的标准为确保档案交接文据格式的统一规范，规范下发的档案交接标准为包括《档案交接规定》、《档案交接文据格式标准》、《档案交接审核规范》等。
浙江省档案局关于印发《浙江省省直单位电子公文归档与电子档案管理暂行办法》的通知文章属性•【制定机关】浙江省档案局•【公布日期】2014.07.31•【字号】浙档发〔2014〕25号•【施行日期】2014.07.31•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】档案管理正文浙江省档案局关于印发《浙江省省直单位电子公文归档与电子档案管理暂行办法》的通知浙档发〔2014〕25号省直各单位：为规范省直单位电子公文归档与电子档案管理，根据省委办公厅省政府办公厅《关于切实加强电子文件管理的实施意见（暂行）》（浙委办〔2011〕26号）和国家档案局《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号），我局研究制定了《浙江省省直单位电子公文归档与电子档案管理暂行办法》。
现印发给你们，请结合实际情况遵照执行。
浙江省档案局2014年7月31日浙江省省直单位电子公文归档与电子档案管理暂行办法第一章总则第一条为规范我省省直单位电子公文归档与电子档案管理，确保电子档案真实、完整、可用和安全，促进档案信息资源开发与利用共享，根据《关于切实加强电子文件管理的实施意见（暂行）》（浙委办〔2011〕26号）、《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）、《浙江省档案登记备份管理办法》（浙江省人民政府令第306号）、《浙江省档案登记备份工作规范》（浙档发〔2013〕23号）、《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194—2012）等相关法律法规和规定，结合省直单位工作实际，制定本办法。
第二条本办法所称电子公文，是指省直各单位在管理过程中通过计算机生成、办理、传输和存储的具有规范格式的公文类的电子文件。
本办法所称电子档案专指归档后的电子公文。
第三条本办法所称元数据，是指描述电子公文和电子档案内容、结构、背景和管理过程的数据。
第四条本办法适用于已实现文档一体化管理的省直单位的电子公文归档和单位档案室、省档案馆对电子档案的移交、接收与管理。
浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则1 范围本细则规定了省直单位纸质档案数字化的主要技术要求。
本细则适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本细则的引用而成为本细则的条款。
GB/T 17235.1－1998信息技术连续色调静态图像的数字压缩编码第一部分:要求和指南GB/T l7235.2－1998信息技术还续色调静态图像的数字压缩编码第二部分:一致性测试GB/T l8894－2004 电子文件归档与管理规范DA/T 31—2005 纸质档案数字化技术规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本细则。
3.1 数字化digitization用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
3.2 纸质档案数字化digitization of paper-based records采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
3.3 数字图像digital image表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。
在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数，并在采样点上将值最小化后的阵列。
3.4 黑白二值图像 Binary image只有黑白两级灰度的数字图像。
它对应于黑和白的两种状态文字稿、线条图、指纹图等。
3.4 连续色调静态图像continuous-tone still image以多于两级灰度的不同浓淡层次或以不同颜色通道组合成的静态数字图像。
在纸质档案数字化过程中，通常表现为灰度扫描和彩色扫描两种模式。
3.5 分辨率resolution单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。
3.6 失真度distortion measure对档案进行数字化转换后，数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。
实施《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》的几
点看法
赵明富
【期刊名称】《档案与建设》
【年(卷),期】2003(000)008
【摘要】@@ 《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》(以下简称"数据标准")是规范我省档案信息化建设的第一部地方性法规(DB32/505-2002).它是由江苏省质量技术监督局于2002年4月16日发布的.
【总页数】2页(P40-41)
【作者】赵明富
【作者单位】江苏省档案局科技处,江苏南京,210008
【正文语种】中文
【中图分类】G27
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浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式为适应档案管理现代化需要，建立全省统一的档案检索和管理体系，更好地开发档案信息资源，实现档案信息资源共享，特制定本标准。
1、范围1.1 本标准规定了建国后档案电子目录数据交换的格式与要求。
1.2 本标准适用于浙江省档案馆、省直单位档案室建国后档案电子目录数据库结构与其目录数据的交换，档案管理软件开发中数据库结构的设计与数据交换。
2、定义本标准采用下列定义:2.1 档案目录由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
2.2 电子目录将档案目录依照一定的格式输入计算机内，可以由计算机进行读取、管理、检索的档案目录信息。
2.3 案卷级目录登录案卷的题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.4 文件级目录登录文件题名及其他特征并按一定次序编排而成的一种档案目录。
2.3 数据对事物的概念和属性进行描述的规范化表示。
2.4 记录完整描述一件事物的相关数据处理单元。
2.5 字段记录中可标识的特定范围数据。
2.6 字段名称字段(著录项目)的显示名称。
2.7 字段名数据库中用于字段实际存取的名称。
2.8 字段值字段的取值范围，可以选择输入。
2.9 必须著录项目指省直单位范围的或由省档案馆组织的数据库，各馆室进行数据交换时，必须有的项目。
2.10 选择著录项目指各单位档案室可根据本档案室数据库的情况和目标，选择所需的著录项目。
选定的著录项目仍应执行本标准规定的字段名、字段类型和长度。
3、数据库结构与著录格式本标准包括《案卷级目录数据库结构与著录格式》、《文件级目录(1)数据库结构与著录格式》和《文件级目录(2)数据库结构与著录格式》等三种数据交换格式。
《案卷级目录数据库结构与著录格式》和《文件级目录(1)数据库结构与著录格式》适用于文书立卷改革前的档案电子目录。
《文件级目录(2)数据库结构与著录格式》适用于按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理的档案电子目录。
3.1 案卷级目录数据库结构与著录格式3.1.1 案卷级目录数据库结构(见表1)案卷级目录数据库结构一览表字段名称字段名字段类型长度字段值全宗号 QZH C 4 必须目录号 MLH C 3 著案卷号 AJH C 6录题名 TM C 254 项责任者 ZRZ C 100 目文件起始时间 WQS C 6文件终止时间 WZS C 6永久、长期、短期保管期限 BGQX C 4卷内文件份数 WJFS N 21、2、3 数据库级别 SJKJB C 1纸质、图像、影像、载体类型 ZTLX C 4声音密级 MJ C 4分类号 FLH C 80 选关键词 GJC C 80 择主题词 ZTC C 80 著载体规格 ZTGG C 15 录项载体数量 ZTSL C 6 目附注 FZ C 40全文标识 QWBS C 2503.1.2 案卷级目录著录格式3.1.2.1 全宗号、目录号、案卷号、题名、责任者、文件起始时间、文件终止时间、保管期限、卷内文件份数、数据库级别、载体类型为必须著录项目。
其他著录项目为选择著录项目。
3.1.2.2 全宗号:是档案馆(室)给定每个全宗的代码。
全宗号用四位代码标识。
其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，建国后档案用“J”;后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
如“J002”表示建国后2号全宗档案。
3.1.2.3 目录号:是全宗内案卷所属目录的代码。
目录号以三位阿拉伯数字标识。
可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置案卷目录号。
如“003”表示目录号。
3.1.2.4 案卷号:案卷排列的顺序号。
案卷号用三位阿拉伯数字标识。
按目录内的案卷排列次序流水编号，不应有空号。
如“123”表示案卷号。
若有之一、之二卷，则在案卷号后用阿拉伯数字标识，加“()”。
如“123(2)”表示123号卷的第二卷。
3.1.2.5 题名:又称案卷标题、题目，是表达档案中心内容、形式特征的名称。
案卷题名不能揭示案卷内容或题名过于冗长，一般应重新拟写，将原题名修改好再著录。
3.1.2.6 责任者:案卷级的责任者著录产生档案的单位及内部组织机构。
如“浙江省交通厅办公室”。
机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。
例1:“中国共产党浙江省委”或“中共浙江省委”;例2:“浙江省交通厅”。
以上不应简称为“省委”、“省交通厅”等。
3.1.2.7 时间项:指卷内文件起止日期，分为起始时间和终止时间。
时间项著录到月为止。
时间项一律用6位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月。
如“198108”表示1981年8月。
文件时间不完整或部分时间字迹不清时，起码应考证出年份，其次考证出月。
月考证不出，以“0”补之。
考证不出准确年份，可著录大致年份。
如50年代的，起始时间著录为“195001”;终止时间著录为“195912”。
3.1.2.8 保管期限:对档案划定的存留年限。
保管期限一般分为永久、长期、短期三种。
3.1.2.9 卷内文件份数 :用阿拉伯数字表示。
3.1.2.10 数据库级别:此处指系统内围绕某一案卷建立数据库的情况，一般分“1”、“2”、“3”为三级，其中“1”代表只有案卷级条目;“2”代表既有案卷级条目，又有文件级条目;“3”代表案卷级条目、文件级条目、文件全文内容都有。
3.1.2.11 载体类型:档案的载体类型分为纸质档案、图像档案、影像档案和声音档案等。
载体类型据实著录。
3.1.2.12 密级:密级是文件保密程度的等级。
案卷以卷内文件密级最高的文件作为该案卷的密级。
按GB/T 7156-1987《文献保密等级代码》将文献保密等级划分为六个等级，名称与代码如下:文献保密等级代码名称汉字代码公开级公开国内级国内内部级内部秘密级秘密机密级机密绝密级绝密著录时应著录汉字代码。
密级一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级，公开级、国内级可不著录。
3.1.2.13 分类号:分类号依据《中国档案分类法》和《档案分类标引规则》的有关规定著录。
案卷内容有多少主题就标引多少分类号。
多个分类号之间用“;”间隔。
3.1.2.14 关键词:是在标引和检索中取自文件题名或正文用以表达档案主题并具有检索意义的词或词组。
关键词可标引分类号的汉语类名。
多个关键词之间用“;”间隔。
3.1.2.15 主题词:主题词按照《档案主题标引规则》、《中国档案主题词表》、中共中央办公厅《公文主题词表》、《国务院公文主题词表》及本专业、本单位的规范词表进行标引。
文件内容有多少主题标引多少主题词。
多个主题词之间用“;”间隔。
3.1.2.16 载体规格:标准的文书档案，如16K，A4纸的文件不著录，其他特殊类型的档案应著录。
规格指档案载体的尺寸及型号。
例1:105mm*148mm;例2:3/4英寸。
3.1.2.17 载体数量:特种载体档案著录，其他档案不著录。
数量用阿拉伯数字表示，单位用档案物质形态的统计单位，如“卷”、“册”、“张”、“片”、“盒”、“米”等。
3.1.2.18 附注:附注著录档案中需要解释和补充的事项。
3.1.2.19 全文标识:用于访问全文。
文件正文有电子文件形式的著录，无电子文件形式的不著录。
全文标识的具体著录格式与方法另文规定。
3.2 文件级目录(1)数据库结构与著录格式3.2.1文件级目录(1)数据库结构及字段(见表2)文件级目录(1)数据库结构及字段一览表字段名称字段名字段类型字段长度字段值全宗号 QZH C 4目录号 MLH C 3案卷号 AJH C 6必页(张)号 ZYH C 3须正题名 ZTM C 200 著录责任者 ZRZ C 100项文件形成时间 XCSJ C 10 目文件编号 WJBH C 25永久、长期、短期保管期限 BGQX C 4 纸质、图像、影像、载体类型 ZTLX C 4 声音附件 FJ C 120稿本 GB C 8密级 MJ C 4选 80 分类号 FLH C 择80 关键词 GJC C 著录 80 主题词 ZTC C 项6 载体数量 ZTSL C 目15 载体规格 ZTGG C附注 FZ C 100文件所涉人名 WJSSRM C 250全文标识 QWBS C 2502. 文件级目录(1)著录格式3.2.2.1 全宗号、目录号、案卷号、页(张)号、正题名、责任者、文件形成时间、文件编号、保管期限、载体类型为必须著录项目。
其他著录项目为选择著录项目。
3.2.2.2 全宗号:见3.1.2.2 。
3.2.2.3 目录号:见3.1.2.3 。
3.2.2.4 案卷号:见3.1.2.4 。
3.2.2.5 页(张)号:是案卷内文件每页(张)的顺序号。
页(张)号用三位阿拉伯数字标识。
如“043”表示该卷的第43页(张)号。
3.2.2.6 正题名:文件的文首的题名。
有副题名原文照录于正题名后。
没有题名，依据其内容拟写题名，并加“[ ]”号。
题名不能揭示内容时，原题名照录，并根据其内容另拟题名附后，加“[ ]”号。
3.2.2.7 责任者:责任者，也称作者，是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。
责任者有多个时，责任者之间以“;”号相隔。
个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录职务、职称，并加“()”号。
机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。
例1:“中国共产党浙江省委”或“中共浙江省委”;例2:“浙江省交通厅”。
以上不应简称为“省委”、“省交通厅”等。
3.2.2.8 文件形成时间:一般公私文书、信札为发文时间。
决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等法规性文件为通过或发布时间。
条约、合同、协议为签署时间。
时间项一律用8位阿拉伯数字表示，第1-4位表示年，第5-6位表示月，第7-8位表示日。
如“19810824”表示1981年8月24日。
文件时间不完整或部分时间字迹不清的著录。
月日缺少或不清部分以“0”补之;年缺少或不清，应考证出年份，加“[ ]”号。
考证不出年份，应考证出大致年份，著录该年代的起始年份，月日用“0”表示，加“[ ]”号。
如五十年代的文件，著录为“[19500000]”。
3.2.2.9 文件编号:文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。
文件编号一般照原文著录。
有多个文件编号的，著录主办机关的文件编号。
文件编号的括号原文可能采用各种符号，本标准规定，一律用“[]”著录。
3.2.2.10 保管期限:见3.1.2.8 。
3.2.2.11 载体类型:见3.1.2.11 。
3.2.2.12 附件:附件是指文件正文后的附加材料，只著录附件题名。
有多个附件时，应逐一著录各附件题名。
附件过多，题名又具有独立检索意义时，应另行著录条目，但应在附注中加以说明。
