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办公自动化是指利用计算机技术、通信技术和网络技术等现代信息技术,将办公室的各种业务流程、信息管理和决策支持等环节进行自动化处理,以提高工作效率、降低成本、改善工作质量、加强管理和服务水平。
一、办公自动化的意义随着信息技术的飞速发展,办公自动化已经成为企业、机关、学校等各类组织提高工作效率、降低成本、改善工作质量、加强管理和服务水平的重要手段。
办公自动化可以提高工作效率,使员工从繁琐的事务性工作中解脱出来,更好地投入到核心业务中;可以降低成本,减少人力、物力、财力的浪费,提高资源利用效率;可以改善工作质量,减少人为失误,提高工作准确性和可靠性;可以加强管理,实现信息的快速传递和共享,提高决策的科学性和准确性;可以提高服务水平,提供更加便捷、高效的服务。
二、办公自动化的基本功能1.文档管理:包括文档的创建、编辑、存储、检索、传输、打印等功能。
2.电子包括邮件的发送、接收、转发、回复、删除等功能。
3.日程安排:包括日程的创建、编辑、查询、提醒等功能。
4.通讯录管理:包括通讯录的创建、编辑、查询、打印等功能。
5.工作流管理:包括工作流的创建、编辑、查询、审批、监控等功能。
6.信息发布:包括公告、新闻、通知等信息的发布、编辑、查询等功能。
7.数据库管理:包括数据的创建、编辑、查询、统计、分析等功能。
8.决策支持:包括数据的挖掘、分析、报表的等功能。
三、办公自动化的实现方式1.单机版办公自动化系统:单机版办公自动化系统是指在一台计算机上安装办公自动化软件,实现办公自动化的功能。
这种方式适用于小型企业或个人使用。
2.局域网版办公自动化系统:局域网版办公自动化系统是指在一个局域网内安装办公自动化软件,实现办公自动化的功能。
这种方式适用于中小型企业使用。
3.互联网版办公自动化系统:互联网版办公自动化系统是指通过互联网实现办公自动化的功能。
这种方式适用于大型企业或跨地域的企业使用。
四、办公自动化的发展趋势1.云计算技术的应用:云计算技术可以将办公自动化系统部署在云端,用户可以通过互联网随时随地进行访问和使用。
《办公自动化教案》PPT课件目录•办公自动化概述•办公自动化硬件设备•办公自动化软件应用•办公自动化网络与安全•办公自动化系统设计与实施•办公自动化案例分析与实践PART01办公自动化概述办公自动化的定义利用先进的科学技术，使部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化办公设备中，由人与技术设备构成服务于某种办公业务目的的人机信息处理系统。
以数据处理为中心的办公自动化系统。
以信息处理为中心的办公自动化系统。
以知识处理为中心的办公自动化系统。
第一阶段第二阶段第三阶段办公自动化的定义与发展硬件设备计算机、打印机、扫描仪、复印机、传真机等。
软件设备操作系统、办公软件、数据库管理系统等。
网络设备路由器、交换机、服务器等。
文字处理编辑、排版、打印等。
03语音处理语音识别、语音合成等。
01数据处理数据的收集、存储、加工、传输等。
02图像处理图片的编辑、美化等。
视频处理视频的编辑、压缩等。
网络通信电子邮件、即时通讯、视频会议等。
提高办公效率通过自动化处理大量重复性、繁琐的工作，减少人工干预，提高办公效率。
通过规范化、标准化的办公流程，减少不必要的环节和浪费，提高办公效率和质量。
通过减少人力成本、物资消耗和时间成本等方式，降低办公成本，提高企业的经济效益。
通过提供准确、及时的信息和数据支持，帮助企业做出更加科学、合理的决策。
办公自动化是企业信息化的重要组成部分，通过实现办公自动化，可以推动企业信息化的发展，提高企业的竞争力和创新能力。
优化办公流程提高决策水平促进企业信息化发展降低办公成本办公自动化的意义与价值PART02办公自动化硬件设备包括台式机、笔记本电脑等，是办公自动化的核心设备，用于处理文档、上网、编程等任务。
个人电脑服务器网络设备提供数据存储、文件共享、打印服务等功能，支持多人协同工作。
如路由器、交换机等，用于构建办公局域网，实现设备间的互联互通。
030201计算机设备包括固定电话和移动电话，用于语音通信，实现远程办公和协同工作。
