第7章数据清单和工作表7.1 记录的添加、修改与删除如何使用数据记录单为数据清单添加记录具体操作步骤如下。
1 单击需要向其中添加记录的数据清单中的任意单元格。
2 在菜单栏上选择“数据”｜“记录单”命令，弹出记录单对话框，单击“新建”按钮，如图7.1所示。
图7.1 单击“新建”按钮3 此时用户可以输入新记录所包含的信息，如果要移到下一字段，可以按Tab键，如果要移到上一字段，则按Shift+Tab组合键。
4 完成数据输入后，如图7.2所示，按下Enter 键添加记录。
图7.2 输入信息5 完成记录添加后，单击“关闭”按钮，完成新记录的添加并关闭记录单，返回工作表中，这样，添加的记录就显示在工作表中了，如图7.3所示。
图7.3 添加数据如何使用数据记录单在数据清单中修改记录具体操作步骤如下。
1 单击需要修改的数据清单中的任意单元格。
2 在菜单栏上选择“数据”｜“记录单”命令，弹出记录单对话框，单击“上一条”按钮或“下一条”按钮，查找需要修改的记录。
3 在记录中修改信息，例如修改部门，如果要移到一下字段，则按Shift+Tab键，如果要移到上一字段，则按Shift+Tab组合键。
4 完成数据修改后，如下图7.4所示，按下EnterEXCEL1000个小技巧・1・键更新记录，并移到下一记录。
图7.4 更改记录信息6 完成记录修改后，单击“关闭”按钮，更新显示的记录并关闭记录单，更改的信息已经显示在工作表中，如图7.5所示。
图7.5 显示信息如何使用数据记录单从清单中删除记录具体操作步骤如下。
1 单击需要删除的数据清单中的任意单元格。
2 在菜单栏上选择“数据｜记录单”命令，弹出记录单对话框，单击“上一条”按钮或“下一条”按钮查找需要删除的记录。
3 查到需要删除的记录后，单击“删除”按钮，如图7.6所示，即可将此记录从记录单和工作表中删除。
图7.6 单击“删除”按钮提示：使用记录单删除记录后，“撤消”命令就不能进行还原操作了，这个记录就会永远被删除。
7.2 数据筛选、排序与汇总如何用某一特定的条件对数据清单进行排序具体操作步骤如下。
1 打开要排序的员工资料工作簿文件，在数据清单中，任意选定一个单元格，如图7.7所示。
图7.7 选定任意单元格2 在菜单栏上选择“数据|排序”命令，弹出“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表中选择“年龄”选项，再选择“降序”单选按钮，如图7.8所示。
图7.8 设置“排序”对话框3 单击“确定”按钮，此时数据清单中的数据以年龄从大到小排列，如图7.9所示。
第1章 初识EXCEL・33・图7.9 排序效果如何使用筛选在数据清单中显示数据行的子集具体操作步骤如下。
1 单击需要筛选的数据清单中任意单元格。
2 在菜单栏上选择“数据”｜“筛选”｜“自动筛选”命令，如图7.10所示。
图7.10 选择“自动筛选”命令3 如果要只显示含有特定值的数据行，可以单击含有待显示数据的数据列上端的下拉箭头，例如这里只需查看广告部门的员工信息，则单击“部门”下拉列表按钮，在弹出的下拉列表中选择“广告部”选项，如图7.11所示。
图7.11 选择“广告部”选项4 在工作表中便将满足条件的员工信息筛选出来，如图7.12所示。
图7.12 筛选结果5 如果要使用基于另一列中数值的附加条件，则在另一列中重复步骤3。
如果要使用同一列中的两个数值筛选数据清单，可以单击数据列上端的下拉箭头，再单击“自定义”命令。
如何加载“查阅向导”程序具体操作步骤如下。
1 在菜单栏上选择“工具”｜“加载宏”命令，弹出“加载宏”对话框，在“可用加载宏”列表框中，选择“查阅向导”复选框，然后单击“确定”按钮，如图7.13所示。
EXCEL1000个小技巧・1・图7.13 选择“查阅向导”命令2 这样，系统会自动将“查阅向导”功能添加进来，添加时会需要Office安装光盘。
如何使用“查阅向导”查询数据清单中的数据具体操作步骤如下。
1 在工作表中，单击数据清单中的任意单元格。
2 在菜单栏上选择“工具”｜“向导”｜“查阅”命令，弹出“查阅向导－4步骤之1”对话框，如图7.14所示，提示用户输入需搜索的工作表数据区域。
图7.14 “查阅向导－4步骤之1”对话框3 单击“下一步”按钮，切换至“查阅向导－4步骤之2”对话框中，如图7.15所示，选择列标志和行标志。
图7.15 “查阅向导－4步骤之2”对话框4 单击“下一步”按钮，切换至“查阅向导－4步骤之3”对话框中，如图7.16所示，提示选择显示方式。
图7.16 “查阅向导－4步骤之3”对话框5 单击“下一步”按钮，切换到“查阅”向导－4步骤之4”对话框中，输入存放查询结果的单元格，如图7.17所示。
图7.17 “‘查阅’向导－4步骤之4”对话框6 单击“完成”按钮，这样，在工作表被选定存放查询结果的单元格中，就可以显示出查询结果。
如何加载“条件求和向导”程序具体操作步骤如下。
1 在菜单栏上选择“工具”｜“加载宏”命令，第1章初识EXCEL ・35・弹出“加载宏”对话框，在“可用加载宏”列表框中，选择“条件求和向导”复选框，如图7.18所示。
图7.18 选择“条件求和向导”复选框2单击“确定”按钮，这样，系统就会自动将“条件求和向导”功能添加进来，添加时可能需要Office的安装光盘。
如何使用“条件求和向导”汇总满足条件的值具体操作步骤如下。
1 在工作表中，单击数据清单中的任意单元格。
2 在菜单栏上选择“工具”｜“向导”｜“条件求和”命令，弹出“条件求和向导－4步骤之1”对话框，如图7.19所示，提示输入需选定的工作表数据区域。
图7.19 “条件求和向导－4步骤之1”对话框3 单击“下一步”按钮，切换至“条件求和向导－4步骤之2”对话框中，如图7.20所示，提示用户设置求和条件。
图7.20 “条件求和向导－4步骤之2”对话框4 单击“下一步”按钮，切换至“条件求和向导－4步骤3”对话框中，如图7.21所示，提示选择显示方式。
图7.21 “条件求和向导－4步骤之3”对话框EXCEL1000个小技巧・1・5 单击“下一步”按钮，切换至“条件求和向导－4步骤之4”对话框中，输入存放求和结果的单元格，如图7.22所示。
图7.22 “条件求和向导－4步骤之4”对话框6 单击“完成”按钮，这样，在选定存放查询结果的单元格中，就可以显示出查询结果。
如何移去整个分级显示具体操作步骤如下。
1 在工作表中，单击数据清单中的任意单元格。
2 在菜单栏上选择“数据”｜“组及分级显示”｜“清除分级显示”命令，即可完成，如图7.23所示。
图7.23 选择“清除分级显示”命令如何恢复分类汇总前的状态具体操作步骤如下。
1 在工作表中，单击分类汇总区域中的任意单元格。
2 在菜单栏上选择“数据”｜“分类汇总”命令，如图7.24所示。
图7.24 选择“分类汇总”命令3 弹出“分类汇总”对话框，单击“全部删除”按钮，即可完成，如图7.25所示。
图7.25 单击“全部删除”命令如何使用三维引用进行合并计算具体操作步骤如下。
1 在合并计算工作表上，复制或输入符合并计算数据的标志。
2 单击存放合并计算数据的单元格。
3 键入合并计算公式，公式中的引用应指向每张工作表中包含待合并数据的源单元格。
4 在每个用于合并计算数据的单元格中重复步骤2~3即可。
第1章初识EXCEL ・37・提示：如果不想使用输入的方式在公式中输入引用，可以先输入公式，直到需要使用引用处，然后在工作表中单击所需的单元格。
如果单元格在另一工作表中，只需先单击其工作表标签，再选定单元格即可。
如何按位置进行合并计算具体操作步骤如下。
1 单击合并计算数据目标区域左上角的单元格。
2 在菜单栏上选择“数据”｜“合并计算”命令，弹出“合并计算”对话框，在“函数”下拉列表框中单击需要用来对数据进行合并计算的汇总函数，如图7.26所示。
图7.26 选择汇总函数3 在“引用位置”下拉列表框中输入需要进行合并计算的源区域。
4 单击“添加”按钮，对每个需要进行合并计算的源区域重复步骤4~5。
5 如果要在源数据被修改时，自动更新合并计算数据表，可以选中“创建连至源数据的链接”复选框。
如果要生成链接，源区域和目标区域必须在不同工作表中。
一旦生成了链接，包含在合并计算中的源区域就不能修改，或再向其中添加新的源区域了。
如何按分类进行合并计算具体操作步骤如下。
1 单击合并计算数据目标区域左上角的单元格。
2 在菜单栏上选择“数据”｜“合并计算”命令。
3 在“函数”下拉列表框中，单击用来对数据进行合并计算的汇总函数，如图7.27所示。
图7.27 选择函数4 在“引用位置”下拉列表框中，输入需要进行合并计算的源区域，要确认在选定的区域中已经包含了数据标志。
5 单击“添加”按钮。
6 对每个需要进行合并计算的源区域重复步骤4~5。
7 在“标志位置”选项区中，选定指示标志在源区域中位置的复选框：“首行”、“最左列”，或两者同时选中。
8 如果要在源数据被修改时，自动更新合并计算数据表，可以选中“创建连至源数据的链接”复选框。
如果要生成链接，源区域和目标区域必须在不同工作表中。
一旦生成了链接，包含在合并计算中的源区域就不能修改，或再向其中添加新的源区域了。
如何排序时让序号原地不动在排序前，先在序号列与数据列间插入一个空白列，然后再进行排序。
例如，编号列在A列，从B列起即为具体的项目名称等，排序前先在A列与B列中插入一个空白列即可。
如何整理顺序颠倒的资料具体操作步骤如下。
1 复制需要整理的资料。
EXCEL1000个小技巧・1・2 激活A2单元格，按“Ctlr+V”键粘贴复制的资料，即将相应的文本按段落分别存放在A2及下面的单元格中。
3 从B2往下输入序号（1、2、3……）。
4 激活B列中的任一单元格，单击工具栏中的“降序”按钮，将文本顺序调整为正确顺序。
5 选中调整后的文本单元格区域，再复制到其他文字处理软件即可完成。
7.3 数据透视表的编辑技巧如何通过创建数据透视表报表合并计算数据具体操作步骤如下。
1 打开要创建数据透视表报表的工作簿，如果用户需要通过Excel数据清单或数据库建立报表，可以单击数据清单或数据库中的任意单元格。
2 在菜单栏上选择“数据”｜“数据透视表或数据透视图”命令，弹出“数据透视表和数据透视图向导－3步骤之1”对话框，进行如图7.28所示的设置。
图7.28 “数据透视表和数据透视图向导－3步骤之1”对话框3 根据向导创建数据透视表报表合并计算数据。
4 如果在步骤4中单击了“布局”按钮，则首先在向导中设置报表的布局，然后单击“数据透视表和数据透视图向导－布局”对话框中的“确定”按钮，最后单击“完成”按钮以创建报表。
如果没有在步骤3中单击“布局”按钮，则单击“完成”按钮，然后在工作表上设置报表的布局。
