秘书会议管理体系复习资料

秘书国家职业资格（三级）核心讲义第4章会议管理考点梳理了解检查会务筹备情况和向领导汇报会议筹备情况的方法。

一、会前筹备（一）拟订会议筹备方案1．会议筹备方案的含义会议筹备方案，也称为会议预案，是指秘书在召开会议之前就会议准备工作的组织和实施形成的文字。

2．会议筹备方案的作用（1）了解会务工作的全局；（2）加强协调沟通；（3）确保会议目标的实现。

3．会议筹备方案的特点（1）全面性和具体性；（2）计划性；（3）明确性。

4．拟订会议筹备方案的原则（1）严格时间的原则；（2）事项明确性原则；（3）会议必要性原则。

5．会议筹备方案的内容（1）会议主题与议题；（2）会议名称；（3）会议议程；（4）会议日期；（5）会议时间；（6）会议地点；（7）会议需要的设备和工具；（8）会议文件；（9）与会人员的组成和人数；（10）与会人员的编组；（11）会议的食宿安排；（12）确定会议经费预算；（13）会议的筹备机构和完成任务的期限。

6．会议筹备方案的拟写（1）标题。

由会议名称加上“筹备方案”组成。

但要报上级批准的筹备方案应用“请示”的形式，但由于筹备方案不宜直接行文，可以作为请示的附件。

（2）正文。

正文包括会议筹备工作的基本内容、各小组分工和任务的完成期限等。

（二）拟订会议的应急方案1．会议应急预案的作用（1）早做准备；（2）缓解危机，控制事态发展，提高管理效率；（3）出现意外时妥善应对，统一步调。

2．会议应急预案的特点（1）有的放矢；（2）预防为主；（3）留有余地。

3．制订会议应急方案的原则（1）思想重视；（2）明确责任；（3）物质保障。

4．会议应急方案的内容（1）会议中可能出现的意外事件①人员不能按时到会；②场地不匹配；③设备不足或故障；④资料不足或短缺；⑤健康与安全受到威胁；⑥与会者情绪不满；⑦与会者返程出现问题；⑧行为不当。

（2）明确意外事件出现时工作人员的责任（3）处理会议中意外事件的方法①事先准备好备用发言人选，临时调整活动的安排；②根据实到与会人员调整场地，及时寻找替代场地；③解决好设备短缺或损坏问题；④随身携带会议文件或资料的原件或储存文件；⑤加强会前安全检查，发生突发事件后，要按照分工各负其责；⑥做好与会者的思想工作和解释工作；⑦做好与会人员返程工作；⑧避免出现行为不当的问题。

第3章会议管理考点梳理1．了解策划会议的注意事项，会议筹备方案的审核要求，会议工作人员的培训原则及程序。

2．了解对会议主持人的要求、主持会议前的准备工作、处理议案和提案的主要方法以及几种常见会议形式的准备工作。

3．掌握会议策划方案的拟订方法与原则、审核会议筹备方案的方法、会议控制和会议工作人员培训的主要内容及方法。

4．掌握主持会议的基本方法、会议决议落实的方法和几种常见会议形式的组织方法。

一、会议筹备（一）会议策划方案会议策划方案是为筹备、谋划会议而拟订的条理清楚、面面俱到的完美计划，是会议各项活动策划意图的书面形态。

1．会议策划方案的主要内容及作用（1）会议策划方案的内容①会议目标和任务的策划；②会议议题的策划；③会议性质、参加对象、规模与方式的策划；④会议经费预算的策划；⑤会议名称的策划；⑥会议时间和地点的策划；⑦发言人与发言方式；⑧议程、日程、程序的策划；⑨会议公关和宣传的策划。

（2）会议策划方案的作用通过会议策划方案明确会议的宗旨和目标，确定会议的性质、规模和参加者，为会议的准备和开展提供指导性文件。

2．拟订会议策划方案的方法与原则（1）会议策划方案的制定方法①确立会议目标的价值评价法；②确定会议名称的特征覆盖法；③确立中心议题的集思广益法；④确定与会人员的相关性判定法；⑤安排会议时间的注重效率法；⑥选择会议地点的要素平衡法；⑦会议宣传和公关策划的多种方法。

（2）会议策划方案制定的原则①目标应切合实际，处理好目标层次之间的关系；②议题要高度重视议题的安排，处理好主题和一般性议题的关系；③时间和地点选定要考虑时机、需要、成本和效率、协调和合法规范；④会议编组应注意组的数量要适中、会议领导尽可能地分散到各组、指派组织能力和协调能力强的人员担任组长或召集人。

3．会议策划方案的制定程序（1）会议策划立项；（2）立项后的可行性研究；（3）关于策划方案的论证；（4）制定策划方案的实施进度表。

4．拟订会议策划方案的注意事项（1）提出会议的目标和任务要切实；（2）会议名称的使用应分场合；（3）处理好主题与议题的关系；（4）明确与会人员的资格；（5）会议的具体日期应考虑周到；（6）会议地点应综合考虑会场以及场馆周边环境；（7）会议的公关和宣传应针对会前、会中、会后三个时段的不同特点和需要来组织安排。

⼀、拟订会议议程、⽇程（⼀）会议议程和会议⽇程的内容及作⽤1、会议议程的内容会议议程是为完成议题⽽做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的⼤致安排，会议主持⼈要根据议程主持会议。

会议议程是会议具体的概略安排，它通过会议⽇程显⽰出来。

⼤中型会议的议程⼀般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；⼤会发⾔；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。

2、会议⽇程的内容会议⽇程就是根据议程逐⽇做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个⼈时间的依据。

3、会议议程和⽇程的作⽤通过了解会议议程和⽇程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。

会议议程更是⼀个沟通的平台，⼀个⾼效的市场管理⼯具。

（⼆）会议议程的制定程序1、明确⽬标和参加者2、安排各议程事项的时间3、确定每⼀项议程4、决定会议讨论形式（三）会议⽇程的编制⽅法1、制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有⽆对会议议程顺序的明确规定。

2、制定议程表之前还须明确会议活动的⼈员、⽇期和时间、地点、有关的餐饮安排。

3、宣布议程，然后说明⼀些有关此次会议事务性的内容，之后在安排讨论的问题。

4、尽量将同类性质的问题集中排列在⼀起，这样既便于讨论，也便于有关列席⼈员到会和退席。

5、保密性较强的议题，⼀般放在后⾯。

⼆、提供会议地点的备选⽅案（⼀）会议地点选择的要求1、交通便利。

2、会场的⼤⼩应与会议规模相符。

3、场地要有良好的设备配置。

4、场地应不受外界⼲扰。

5、选择会议地点应考虑有⽆停车场所。

6、场地租借的成本必须合理。

（⼆）会议场地选择的⼯作程序1、会议的⽬的与形态2、实质上的需要、与会者的期望3、列出选择会议场地需求的⼯作清单，确定会议场地4、对会议地点进⾏确认5、签订书⾯合同（三）实地考察会议地点的注意事项1、会见能作决策的⼈，有利于以后解决可能出现的问题。

2、只要可能，⼀定要在酒店建议的⽇期去参观。

秘书教程各章节复习目标、要点第一章会议管理第一节会前筹备学习目标：了解各种会议筹备方案和应急方案的内容、拟定要求和基本程序，了解会务筹备情况检查的方式和程序，具备与领导沟通会议有关事宜的基本能力。

学习内容：拟定各种会议的筹备方案、检查会务的筹备情况、审核会议文件、与领导沟通会议的有关事宜和拟定会议的应急方案。

一、会议筹备方案的拟订(一) 、会议筹备方案的内容1、确定会议的主题与议题2、确定会议的名称3、确定会议的议程4、确定会议的时间和地点5、确定会议所需设备和工具能满足会议的需要6、确定会议文件的范围并做好文件的印制或复印工作7、确定会议与会代表的组成8、确定会议经费预算9、确定会议住宿和餐饮安排10、确定会议的筹备机构(二) 、会议筹备方案的作用1、确保会议的周密组织2、确保会议服务质量和沟通协调到位3、确保领导的意图得以贯彻执行(三) 、电话会议及视频会议的知识1、电话会议1) 电话会议交流信息的特点A. 方便灵活，准备时间短，回复迅速，电子通信会议中花费最少的B. 缺少身体语言，难以进行互动交流，缺少文本，难以传递大量细节信息C. 可以搭配使用其它通信方式D. 适用于分公司不远、规模不大的企业2) 电话会议信息工作的要求A. 准确发出开会信息B. 认真分发会议书面信息材料C. 合理安排会场信息传输设备D. 按时接通电话E. 通报出席情况F. 做好会议记录2、视频会议1) 视频会议的特点A. 实现声音和图像同时传送B. 打破空间的限制C. 节省时间、费用D. 交流效果较好E. 局限：初始准备时间较长、初始投入成本较高，互动效果差，交流不够广泛2) 视频会议信息工作的要求A. 发出开会信息B. 分发文件信息资料C. 布置会场D. 设置与检查会场信息传输设备E. 做好会议信息准备F. 采用先集中后分散的形式G. 汇总情况信息(四) 、远程会议筹备方案的特点1、节省时间和金钱、可以做永久记录、交流更加直接与简短2、筹备会议方案时与先与电信公司沟通，包括会议的日期、起止时间、参会人数等3、会议资料寄给与会人员，以便使他们有时间准备会议讨论4、专人负责远程会议设备(五) 、会务机构分工的要求1、根据会议的规模和类型组织人员队伍2、会务机构要分工明确、责任到人3、加强协调、定期沟通(六) 、工作程序1、组建会议筹备委员会2、分成筹备小组3、形成筹备方案4、领导审核方案二、检查会务的筹备情况(一) 、会务筹备情况检查的主要内容1、会议准备是否充分2、会议期间能否排除各种干扰3、环境条件与用品准备4、文件材料的准备情况5、会场布置情况的检查6、会议保卫工作的检查1) 确保会场内所有设备线路、运转及操作规范的安全可靠2) 确保会场内消防设施齐全有效3) 确保会场的防窃听装置灵敏高效4) 确保会场的防盗设施处于运行状态5) 检查进出会场人员的身份，尽量不须与会议无关人士进入会场7、检查的其他内容1) 颁奖大会——奖品、颁奖顺序2) 选举会议——票箱、投票、计票3) 现场会——参观现场、参观顺序、线路4) 摄影座次(二) 、会务筹备情况检查结果的形式1、书面形式2、口头形式3、协调会形式(三) 、会务筹备情况检查的方法1、听取会议筹备人员的汇报2、会前现场检查1) 确保所有事项都条理清晰2) 注意气味3) 设立入场登记台4) 佩戴徽章、名牌5) 准备接待休息室6) 安排接待、服务人员(四) 、工作程序1、开会检查的程序1) 自我检查，将检查结果上报领导小组2) 领导小组经过协调确定汇报会的时间和地点，并发出协调会通知3) 召开筹备检查协调会，听取汇报，现场解决各种需要协调的问题4) 汇报会后以电话、现场指导等方式对检查中发现的问题予以催办和落实2、现场检查的程序1) 制定现场检查路线和确定现场检查的重点，并通知有关筹备部门2) 将现场检查的项目制成检查单，以便记录和汇总3) 按既定的检查路线和项目注意现场核对，对达到和未达到预期要求的准备项目要有明确记录4) 对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见，以电话、文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正(五) 、注意事项1、会务筹备情况检查的汇报材料1) 汇报材料实现要认真核实，根据会议筹备方案的预先设计进行比较和检查2) 突出问题，提出对策，注重实效3) 有量化检查的数据，不能过于笼统2、对检查所发现问题的纠正1) 先对问题的性质和范围进行分析，确定问题对会议质量的影响程度2) 找出问题产生的原因，寻找解决问题的方法3) 在人、财、物等方面为纠正偏差做好相应准备4) 责任到人，抓紧落实，并及时将纠偏的结果进行通报三、审核会议文件(一) 、会议文件的类型1、有关会议立项方面的文件2、有关会议筹备工作的文件3、有关会议内容的文件4、有关会议宣传报道的文件5、有关会议管理与服务方面的文件6、不同载体的信息材料7、各种形式的文件材料1) 指导文书2) 主题文书3) 程序文书4) 参考文书5) 管理文书6) 成果文书7) 宣传、传达文书(二) 、会议文件审核的内容1、准确性和完整性2、具体内容1) 审核会议文件与会议主题的关系2) 审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容3) 审核会议文件内容事先是否经过调查研究，是否与实际相符4) 提交会议讨论的文件设计有关单位和部门事先是否进行了会商，广泛征求了意见，并取得了一致的意见。

秘书会议管理内容一、会议管理1、会议筹备方案的拟订内容包括:确定会议的主题和议题、名称、议程、时间和地点、所需的设备和工具、会议文件的范围以及文印或复制工作、与会代表的组成、经费预算、住宿和餐饮安排、会议的筹备机构与人员分工. 作用有：确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。

（1）组建会议筹备委员会（2)分成筹备小组（3)形成筹备方案（4）领导审核方案2、会务检查工作程序内容包括：会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作的检查以及其他。

(1)开会检查的程序1)会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查2）会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知3）召开协调会并在会上现场解决问题4）汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实（2)现场检查的程序1）指定现场检查的路线和确定现场检查的重点2)制作检查单,以便记录和汇总3）按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录4）对未达到要求的整理出整改和修订意见并予以纠正3、会议文件审核工作程序内容包括：审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容,审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符,提交会议讨论的文件是否进行了会商,审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确。

（1）起草该文件的秘书就内容进行自审（2）主观秘书进行初审(3）如内容涉及部门较多，要进行会审（4）审核修改后，主要领导或主管领导进行终审4、拟订会议的应急方案内容包括：会议举行过程中可能出现的问题（人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题），出现问题时负责解决的会议工作人员。

（1）预测不可预知的情况(2）提前准备应对的备选方案（3）讨论会议紧急情况（4）确定会议应急方案5、提示会议按计划进行是根据会议目标的需要，在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛，掌握会议议程,维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导决定、决议、结论的形成。

⼀、安排会议值班（⼀）会议值班⼯作的内容和意义1、会议值班⼯作的内容（1）值班电话记录。

（2）值班接待记录。

（3）值班⽇记。

（4）做好信息传递。

2、会议值班的意义会议值班起着沟通上下、联系内外、协调左右的作⽤，保证了会议的顺利进⾏。

（⼆）安排会议值班的⼯作程序1、制定值班⼯作制度（1）信息处理制度。

（2）岗位责任制度。

（3）交接班制度。

2、明确值班⼯作任务（1）在会议中协助搜集有关情况、⽂件和资料，传递各种信息。

（2）要加强与会议⽆关⼈员出⼊会场的控制。

（3）⼿边要有公司和各部门领导的联络⽅式，以便出了问题及时与之联络、请⽰。

（4）要备有⼀份设备维修⼈员、车队调度⼈员和⾷宿等后勤服务部门主管⼈员的电话通讯录。

（5）要坚守岗位，保证会议信息的畅通⽆阻。

（6）必要时，要负责督导和协助专职会议服务⼈员为与会者做好各项具体的服务。

（7）做好会议期间各项活动与各种⽭盾的协调⼯作。

（8）必要时，应建⽴主管领导带班制度。

3、编制会议值班表会议值班表应包括以下内容：（1）会议值班时间期限和具体值班时间。

（2）会议值班⼈员姓名。

（3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号。

（4）会议值班负责⼈姓名或带班⼈姓名。

（5）⽤简明的⽂字表明值班的⼯作内容。

（6）表明⼈员缺勤的备⽤⽅案或替班⼈员的姓名。

⼆、接待采访会议的新闻媒体（⼀）相关知识1、接待采访会议的新闻媒体的基本原则（1）报道的内容必须与会议基本内容相吻合。

（2）掌握会议信息的保密度，做到内外有别。

（3）报道中的重要观点和提法，要经领导审定。

（4）要准备得全⾯周到、主动积极。

（5）在传递的⽅式和内容选择上应本着对象、效果、时效、费⽤的原则综合考虑。

（6）在会议中，秘书要随时注意收集外界舆论和新闻媒体对会议的反映信息的报道。

（7）在会议结束后，秘书要为召开媒体沟通会提供必须的信息资料。

2、接待新闻媒体的⼯作内容（1）由会议秘书撰写新闻报道稿件，经领导审阅后，向媒体发送。

三级秘书——《会议管理》复习提纲第一节会前筹备一、会议筹备方案的拟定(一)会议筹备方案的内容：1、确定会议的主题和议题。

2、确定会议的名称。

3、确定会议的议程。

4、确定会议的时间和地点。

5、确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要。

6、确定会议文件的范围，并做好印制或复制工作。

7、确定与会代表的组成。

8、确定会议住宿和餐饮安排。

10、确定会议的筹备机构。

(二)会议筹备方案的作用：1、确保会议的周密组织。

2、确保会议服务质量和沟通协调到位。

3、确保领导的意图得以贯彻执行。

(三)远程会议筹备方案的优点：1、节省时间和金钱。

2、与电话服务机构商定使用录音带的形式做永久的记录。

3、交流更加直接与简短。

4、要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常等。

(四)会务机构分工的要求：1、根据会议的规模和类型组织人员队伍。

2、分工明确，责任到人。

3、加强协调，定期沟通。

(五)会前准备工作的基本要求：充分，周密，安全。

(六)会议座位安排的方法：1、较大型会场的座次安排：大小方形和半圆形。

2、中小型会议的座次安排：方拱形，半月形，椭圆形，圆形，长方形和T字形。

二、检查会务的筹备情况(一)会务筹备情况检查的主要内容：1、会议准备是否充分（会期、人员、规模）。

2、能否排除各种干扰。

3、环境条件与用品准备。

4、文件材料的准备。

5、会场布置情况。

6、会议保卫工作。

7、其它内容。

(二)会务筹备情况检查结果的形式：1、书面形式。

2、口头形式。

3、协调会形式。

三、审核会议文件(一)会议文件的类型：1、立项方面。

2、筹备工作方面。

3、会议内容方面。

4、会议宣传报道方面。

5、会议管理与服务方面。

6、不同载体的信息材料。

7、各种形式的文件材料（指导，主题，程序，参考，管理，成果，宣传，传达文书）。

(二)会议文件审核的方法：对校法，折校法，读校法。

(三)会议文件审核的程序：自审，初审，会审，终审。

四、与领导沟通会议的有关事宜(一)与领导沟通会议有关事宜的意义：1、提高效率2、协调整体3、各自发挥作用。

第一章会议管理第一节会前准备1会议筹备方案的内容1确定会议的主题与议题2确定会议的名称3确定会议的议程4确定会议的时间和地点5确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要6确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作7确定会议于代表的组成8确定会议经费预算9确定会议住宿和餐饮安排10确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工2会议筹备方案的作用1确保会议的周密组织确保会议服务质量2确保会议服务质量和沟通协调到位3确保领导的意图得以贯彻执行3电话会议交流信息的特点1电话会议方便灵活准备时间段恢复迅速是电子通信会议中花费最少的2电话会议缺少身体语言难以进行互动交流3为了提高电话会议的效率可以搭配使用其他通信方式增进信息的传输与交流4电话会议适用于分公司不远规模不大的企业4电话会议的工作要求1准备发出开会信息2认真分发会议书面信息材料3合理安排会场信息传输设备4按时接通电话5互相通报出席情况6做好会议记录5视频会议：适用于布置重要工作宣布重大决定商量紧急措施等特殊紧急的情况6视频会议的特点1实现了声音和图像同时传递2打破了空间的限制3节省时间费用4交流效果较好5视频会议局限7视频会议信息工作的要求1发出开会信息2分发文件信息资料3布置会场4设置于检查会场信息传输设备5做好会议信息准备6采用先集中后分散的形式7汇总情况信息8远程会议筹备方案的特点1远程会议具有节省时间和金钱与电话服务机构商定使用录音带的形式作永久记录交流更加直接与简短的有点2远程会议筹备方案拟定时应预先了解提供电信会议服务公司的服务业务并提前一周与电信会议服务公司预约明确提出自己的要求并提前将下列内容告诉电信服务公司会议日期会议起止时间参加会议人数与会人员的电话号码主持人姓名3会议程序议程及其他材料必须尽量寄给与会人员以便他们有时间准备会议讨论4远程会议筹备方案中要有专人负责检查远程会议设备是否齐全和正常摆放是否符合要求9会务机构分工的要求1要根据会议的规模和类型组织人员队伍2会务机构要分工明确责任到人3加强协调定期沟通10会议方案的制定程序1组建会议筹备委员会2分成筹备小组3形成筹备方案4领导审核方案11会前准备工作的基本要求1充分2周密3安全12会务筹备情况检查的主要内容1会议准备是否充分2会议期间能否排除各种干扰3环境条件与用品准备4文件材料的准备情况5会场布置情况的检查6会议保卫工作的检查（确保会场内所有设备线路运转及操作规范的安全可靠确保会场内消防设施齐全有效确保会场的防窃听装置灵敏高效确保会场的防盗设施（监控器的探头等）处于运行状态检查进出会场人员的身份尽量不许与会议无关的人员入场）7检查的其他内容13会务筹备情况检查效果的形式1书面形式2口头形式3协调会形式14会务筹备情况检查的方法1听取会议筹备人员的汇报（听取汇报的领导要加强前期的调查深入一线发现问题解决问题会议筹备人员对汇报材料的准备要侧重困难和问题注重实效选择的汇报时间一定要正当其时太早或太晚都不能达到良好的效果对会议筹备情况的汇报关键是发现筹备过程中的薄弱环节及时的调整和加强）2会前现场检查（确保所有事项都条理清晰注意气味设立入场登记台佩戴徽章名牌准备接待休息室安排接待服务人员）15开会检查的程序1会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查各个筹备小组将检查结果以书面报告的形式上报领导小组2会议领导小组经过协调确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知3召开筹备检查协调会听取汇报并在会上现场解决各种需要协调的问题4汇报会后要以电话现场指导等方式对检查中的问题予以催办和落实16现场检查的程序1先制定现场检查的路线和确定现场检查的重点并通知有关筹备部门2将现场检查的项目制成检查单以便记录和汇报3按照既定的检查路线和项目逐一现场核对对达到和未达到预期要求的准备项目都要有明确的记录4对未达到检查要求的项目整理出整改和修订意见并以电话文件或会议等形式及时通报给相关筹备部门予以纠正17注意事项、1会务筹备情况检查的汇报材料（1汇报材料事先要认真核实要根据会议筹备方案的预先设计进行比较和检查2汇报材料要突出问题提出对策注重实效3汇报材料要有量化检查的数据不能过于笼统一般要有检查图表和统计数字）2对检查所发现的问题的纠正（1先要对问题的性质和范围进行分析确定问题对会议质量的影响程度2找出问题产生的原因寻找解决问题的方法3在人财物等方面为纠正偏差做好相应的准备4责任到人抓紧落实并及时将纠偏的结果进行通报18会议文件的类型：大会的主报告大会发言单位的材料会议日程表参加会议人员名单住宿安排主席台座次分组名单讨论题目和分组讨论地点作息时间表会议的参阅文件和相关资料19会议文件审核的内容1审核会议文件的准确性和完整性2审核会议文件的具体内容20会议审核的方法1对校法2折较法3读较法21会议文件审核的程序：1自审2初审3会审22与领导沟通会议有关事项的原则1时间性原则2及时性原则3全面性原则23与领导沟通会议有关事宜的程序1明确会议的目标2确定沟通会议有关事宜的方法或突进3确定沟通的时间地点及参加人员制定会议记录人员4检查沟通过程中所需要的各类文件音像等资料5向领导汇报会议的筹备情况及进展同时应讲明会议筹备或举行过程中遇到的问题和难题6听取领导指示或与领导进行双向讨论并完成会议记录7将记录通过某种方式送给领导24分配会议组织于服务工作应考虑的因素1成员工作经验多少2承担的工作总量3统筹分配的任务4考虑会议成员的特长爱好发挥每个成员的积极性5共同讨论成员工作分配工作6保证会议达到预期的目的25会议协调1加强会议组织工作部门的建设提高会议组织人员的素质和工作效率树立良好的形象取得各方面的信任2注重调查研究广泛收集各方面的信息3争取领导同志的理解信任和支持4充分发挥各相关工作部门的作用5顾全大局求同存异协调一致6建立良好的人际关系7善于将原则性与灵活性结合起来8遇到问题耐心细致沉着冷静稳重行事9注意留有余地10协调之后注意及时抓落实26会议举行过程中可能出现的问题1人员问题2场地问题3设备问题4资料问题5健康与安全问题6行为问题27会议安排的注意事项1住宿安排要妥善2餐饮服务要周到3医疗卫生工作要有备无患4交通保障应落实到位5会议通讯服务力求标准稳定可靠迅速6在娱乐生活上需丰富多彩7会议值班要制度健全人员要坚守岗位28会议应急方案特点1有的放矢2预防为主3留有余地29会议应急方案实施的原则1在思想上充分重视2在人财物方面要措施到位3在实施的过程中要坚持定期检查30推进会议议程应遵循的原则1认真倾听最少限度地打断谈话2树立自信心确信自己能对任何冲突产生积极的影响3消除交流障碍4强调问题5使用精湛的人际交流技巧接受他人积极有益的批评或建议31会中突发事件的类型1人员问题2健康与安全问题3行为问题32会议总结的目的1检查会议目标的实现情况2检查各个小组的分工执行情况3将员工自我总结和集体总结相结合以积累经验找出不足从而明确今后搞好同类型会议组织于服务工作的借鉴之处不断改进会议的组织服务工作4奖惩相关人员并要妥善解决会议的遗留问题33会议总结的要求1会议工作总结要根据岗位责任制和工作任务书的内容逐条对照检查2要切实回顾和检查会议工作中好的方面和存在的问题3应有理有据实事求是要突出重点有所侧重4会议的总结应一分为二以激励为主5总结出简单易行的办会程序和制度使会议工作科学化程序化和制度化34会议总结工作的程序1对会议征求意见拟就工作总结稿2像领导报告会议结论3总结定稿4印发5归档6组织全体工作人员进行总结35撰写新闻稿件的注意事项1要及时强调报到的时效性2要准确的反映会议精神有利于推动会议精神的贯彻落实3无论由谁撰写发布前都应送领导人员审核以免出现偏差或错误36发布会议新闻报道的方法1邀请新闻记者到会由新闻记者直接报道会议新闻2召开记者招待会发布会议新闻3会议秘书部门自己撰写新闻稿件提供给新闻记者丰富而据图的各种资料数据准确反映会议精神37影响会议效率的主要因素1会议的必要性2会议前期准备工作的质量3会议责任分工38会议评估工作的方法和药求：评估方法可以在会议快结束时以意见调查的方式进行请与会人员填写会议评估表或情人以观察员的身份对会议进行情况提出意见，另一个方法是告知与会人与有义务一同提高会议质量39对主持人的评估：侧重于对主持能力业务水平实现会议目标的能力工作作风和对会议进程的控制能力的评估40对会议工作人员的评估主要侧重于工作人员的行为表现工作态度业务水平和工作效果的评估41会议效果评估的基本程序1分析影响会议效果的主要因素2设计会议效果评估表3汇总评估结果42会议结束后应注意避免的情况1欠缺会议记录2对决议落实不力3不对会议的成败得失进行总结4不解散已完成任务的委员会或工作小组5与会人员对会议感到不满第二章事务管理第一节接待1涉外接待的原则1不卑不亢2依法办事3内外有别4尊重个人5女士优先6入乡随俗2多边性商务交往中遵守尊卑有序、平等待人原则3礼宾次序的五种排列1依照来宾所在国家或地区的名称的拉丁字母的先后来排列其次序（大型国际会议比赛）2依照来宾的具体身份与职务的高低来排列其次序（政务商务科技学术军事）3依照来宾抵达现场的具体时间早晚来排列其先后次序4依照来宾告知东道主自己决定到访的具体时间的先后顺序排列其次序4不排列礼宾次序确定步骤1确定礼宾次序方案2提前通知有关各方3按礼宾次序排列座次名次出场次序5冷餐会的礼节1按顺序取菜2按量取菜3顾及他人的利益第二节办公环境管理 1办公模式的种类1在家工作（研发部门的科技人员）2远程工作3虚拟办公室4临时办公桌5弹性时间6兼职工作7合同工作8交叉工作9项目团队2在家工作的优点：1节省办公室空间和资金2能把往返于办公室上的时间花在工作上3有更大的灵活性管理自己的时间安排工作与生活4减少交通拥挤减少交通污染5减少交通费用缺点：需要投资计算机和电话工作人员以保持联系和能在家中开展工作2有的家庭环境嘈杂缺乏适宜的办公环境难以集中注意力3增加了组织监督管理和控制工作人员的难度4同时之间业务交流和感情交流减少团队意识减弱5减少了与专业人员与社会的联系3弹性工作时间的优点1缺勤减少能有更灵活的时间做其他的事情如处理私事2可迅速完成紧急工作不产生积压3有更大的灵活性管理自己的时间安排工作与生活4能自由控制上下班时间避免交通高峰出行5激发工作动力更好安排工作时间提高效率缺点1某些时间段难以监督员工的工作因为上司该段时间不在场2有些特定岗位不能实施正常上班时间需要保证人员足够例如接待区3必须仔细协商安排实施者的工作时间以保证工作时间衔接妥当4难以满足所有员工期望的时间大家都想周五休息则无人上班5员工可能对监督和检查他们工作时间感到反感4远程工作模式优点1减少总部办公空间取暖照明租借等费用2在低工资区聘用工作人员人工费能够减少3减少交通时间和费用减少交通污染4工作人员在控制工作时间上有更大的灵活性5给企业更多的灵活性可在工作高峰期聘用更多的当地人员而不需要提供工作空间缺点难以监督人员的工作2必须加强管理和联系以确保工作人员明确指令达到要求3加大了对员工监督和控制的难度4由于远离阻止缺少同事间的联系会感到寂寞5虚拟办公模式优点减少工作空间和办公用品的耗费2能实现即时的国内国际间的交流3工作信息能存储归档和通过计算机网络发送缺点1要投入资金购置计算机等现代设备2工作中难以控制任务和信息的质量3难于管制网络难以控制信息的安全程度6兼职工作模式优点1能节省人工费用因为只提供专业服务费用节省全职人员和固定人员昂贵费用2能有目的灵活的聘用组织缺乏的专项工作或服务3节省设备费用通常简直人员自己备有专用设备4简直人员自己能控制工作时间和多分工作，有动力有效益5简直人员能充分发挥自己的专长做愿意做的事有成就感缺点1因为他们不属于本组织职工控制和监督较困难2兼职结束，若不再继续合同，企业难于保证该项工作的连续性3兼职人员因休假或生病不承担兼职就无酬金4难以控制工作分量，可能会出现有时有多份工作有时又工作很少5难以控制报酬兼职后可能会出现拖延支付报酬的情况7定制合同制工作模式优点1能灵活聘到非常优秀的技术人员或有特殊才能的人员例如计算机顾问2能在需要时将特定的项目承包给一个人或一个组来完成3只支付完成该工作的费用不用支付诸如医疗费假期等费用4有的项目是在组织外的地方进行节省企业空间和费用5这些人工作有动力效率高缺点1需高级别的监督来保证工作达到标准并及时完成2难以控制这些人对企业的忠诚，难以保证机密和安全3承包人可能会因遇到更优越的业务而突然提出离职或更换人员，早成工作不连续4这种合同工有合同任务才有报酬缺乏工作保障8交替工作模式优点1公司能留住有特殊技能但又不能全职工作的人员2灵活的工作模式能激励工作人员3两个人合作通常会比一个人工作效果好4交替工作的双方可以相互替补因疾病假期造成的缺勤缺点1客户和其他人员更愿意与交替工作中的一名成员工作交流2交接不当可能会出现工作混乱3难以保证工作的连续性9临时办公桌形式优点1因为使用较少的空间可节省办公资金2办公桌和办公室空间有灵活性不固定由某人使用3常外出的员工不用先去办公室报到而直接去办事节省了时间缺点1员工因无个人固定位置缺乏归属感易降低积极性2组织需细致管理以保证工作人员来办公室工作时有办公位置3员工交流少不能得到充足的信息从而降低工作效率4由于办公桌和周围的人总在变化员工的团队意识差5难于对这类人监督和管理选择10不同办公模式的工作程序1深入调查现有办公模式所面临的问题（是否人工成本过高？是否有增加临时用工的需求？是否有可以不在公司完成的工作任务？是否有相当数量的职工熟悉网络办公技术？）2根据调查结果确定相应的新型办公模式3根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度4先在部门实行取得经验逐步推广新模式5不断根据本企业特点完善新模式评估启用新模式11注意事项1办公模式的选择要慎重一定要适宜企业经营和运营的需求不能随风而动赶潮流2在新的办公模式实施前要建立一套与之适应的管理措施而不能用管理传统办公模式的方法来管理新的办公模式12办公室的布局种类1开放式办公室2封闭式办公室13合理进行办公室布局的作用1形成有效率的工作流程2有利于员工的工作分配3有利于工作顺利完成14开放式办公室的特点1不设个人专用办公室2组合工作间的材料丰富多彩3办公室工作人员的地位级别主要不是用办公位置来确定，不设传统的领导座位，而是凭承担的任务来确定位置15开放式办公室优点1灵活应变工作位置能随需要而移动改变2节省面积和门墙等节省费用能容纳更多的员工3易于沟通便于交流4易受监督员工的行为容易得到上司的监督5容易集中化服务和共享办公设备缺点1难保机密2很难集中注意力员工容易受电话人们走动等干扰3房间易有噪音如说话声打电话和操作设备声易影响他人员工难于找到属于自己的私人空间16封闭式办公办公室的优点1比较安全可以锁门2易于保证工作的机密性3易于员工集中注意力从事细致或专业工作4易于保证隐私明确办公室间由自己使用缺点1费用高墙门走廊等占用空间多并要装修2难于监督工作人员的活动3难于交流员工被分隔开易感受孤独17设计不同形式办公室的工作程序1分析不同部门业务特点对于办公条件的要求（面积、空间的大小，人员流动的频率，声音对办公效率的影响，需要设备及家具量的多少）2设计平面图3选择办公家具设施和装饰（办公桌，存储空间，办公室椅子，其他办公设备，装饰应该考虑：专业化及认真工作的外观，愉快的工作环境对工作人员有积极的作用使他们感到工作场所是愉快的（颜色，植物，图片））4采光温度和通风（温度控制在20~25）18设计办公结构和布局需要考虑的因素1职工的人数2购买或租用的面积3机构的建制和办公空间的分类4组织经营的性质或内容5部门间的工作联系6办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要如开放式办公室的设计能增强人们的交流，而封闭式办公室的设计则易于保密7走廊楼梯通道的宽窄和畅通符合安全需要并安排好公用区域8办公室要根据组织的发展变化在设计上讲究灵活性如采用容易站立移动或拆除的间隔物等，以便办公室的设计和该变更为便利第三节办公室日常事务管理1改进办公室日常事务工作流程的基本思路1重新安排2修改3替换4合并5精简2工作程序1定义2评价3分析4改进5实施3工作流程的注意事项1工作流程应该不受组织性质或功能性结构的束缚工作在其进行之处就地完成而不应扩展至整个组织2流程应由职权明确的专人来负责3流程要与其他流程以及客户需求适当结合4各流程既相互独立又要在整体上严密不漏这样才能避免重复的工作以及不必要的协调工作5流程本身要有不断改善的空间和弹性6复检的次数越少越理想4工作流程分析改进的基本步骤1我们现在何处（现状）2应在何处（改进的目标）3如何到达该处（改进的方法）5可能出现的突发事件1火灾2伤害3疾病4炸弹威胁或恐慌5处理突发事件的原则1快速反应控制事态发展2以人为本保护公众利益3公开透明真诚面对公众4重塑形象置之死地而后生6事故情况记录表（证人和事故涉及的人员有可能也需要完成证人记录）6处理突发事件的工作流程1及早发现马上报告并保护好现场2查找问题的原因3成立临时指挥中心4控制源头釜底抽薪5召开新闻发布会7秘书的督查工作内容（秘书要围绕中心突出重点根据上司的工作习惯和重视程度来确定督查工作任务）1上级领导和本单位上司批示进行督查的事项2上级直属单位的重要工作部署与重要会议精神的贯彻落实情况3本单位的中心工作重要会议及文件决定事项的贯彻落实情况4新闻媒体和重要客户对本单位的批评建议的答复与处理情况5人大代表政协委员以及职代会股东会的议案提案和建议的办理情况6下级单位请示事项的答复于办理情况以及基层请求上级机关帮助解决的问题的办理情况7秘书在日常工作中发现和了解到的提议列入专项督查并经上司批准的重要事项8秘书督查工作的特点1复杂性2原则性3时限性4权威性9督查工作应坚持的原则1实事求是原则2主动性原则3分层次落实原则4时效性原则5督查与帮办相结合的原则10督查工作的方法1书面督查2电话督查（主要用于情况比较紧急儿内容比较简单的督察事项）3专项检查4会议督查5调研督查11上司交办事项督查的程序1交办2立项3登记4转办5承办6催办7检查8办结9办结回告10审核11立卷12归档12催办查办工作特点和方式1与信息工作相结合2与调查研究工作相结合3坚持归口办理分级责任4坚持结报反馈制度13督查工作的注意事项1实事求是2授权督查3时限要求4办实事5谦虚谨慎14办公室工作计划的种类1按照时间顺序可分为长期计划中期计划短期计划2按幅度和范围分为政策性计划目标型计划规划性计划方法型计划程序型计划15制定工作计划的方法1根据组织确定的工作目标和期限要求一项项列出本团队要完成的所有任务2区别重要的任务和紧急的任务通常按ABCD法则先做重而急的任务再做重而不急的任务后做急而不重的工作安排好工作的优先次序（D不急不重）3按照工作的轻重缓急和逻辑顺序用数字编号标记出任务完成时间的前后顺序对需要花时间的工作留出充足的时间量4列出完成每一项任务所需要的资源和相关信息包括人力财力物力5明确完成每一项任务的各个阶段指标和估算的时间要求6指明每一项任务的负责部门或承担人以及负责人7从最终完成的时间期限向前推算各阶段工作应合适完成确定后逐项将其填入计划表中9明确工作进展的情况和质量如何监督和管理16计划的内容与要求1每一项任务的具体目标如编制一套会议资料共五种2每一项任务的数量要求和质量要求如编制的会议资料内容的审核用纸要求和数量要求3每一项任务所需的资源如所需的费用4每一项任务所分配的负责部门或承担人以及负责人5在计划的文件中还写明如何监督工作进展和质量17制定与实施计划中应注意的问题1制定计划要求实事求是不要设立不切实际的工作目标明知完不成还有许诺2善于授权明确分工不要卷入他人的任务中而完不成自己的工作3定期检查所需的资源是否保证和满足不至于供应不足影响进度4及时与同事沟通工作进展和出现的问题让大家都知道工作进度和达标情况5在实施计划过程中应进行监控发现问题要及时应变18制定工作计划的程序1估量机会2确定目标3确定计划工作的前提条件4拟定可行方案5评价备选方案6选择方案7拟定分计划8编制预算19计划的管理者要做到1利用有效手段维护和控制各项工作按照指定的计划有条不紊的实施2根据既定目标按阶段汇总分析和评估工作成果和计划执行情况3找出与计划目标偏差的原因并在自己职权范围内采取正确的行动如有必要向有关人员汇报4根据情况变化改变工作计划或实施方案的顺序并与相关人员进行沟通20计划的注意事项1所有的子计划部门计划派生计划必须与组织目标一致有助于组织的总目标的实现2短期计划要与长期计划相结合短期计划要有助于实现长期计划在实际的计划制定过程中各个环节之间是相通的互相渗透的21制定承办期限规定的程序1调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定2时间期限适宜标准3确定同一任务的不同承办周期4确定同一任务紧急情况不同的承办周期22办公室工作评估的意义1提高了管理工作的效率2明确了组织机构的建制3促进了员工承担责任4有助于进行控制和监督工作23工作质量评估的要求1组织或团队的目标具有多样性但要注意不要主要目标过多不要把小的目标放在重要位置而有损于大目标和主要目标的实现2一个组织中的部门或团队确定适合自己的目标是较容易的但要注意各个部门或团队确定的具体目标之间的相互支持和相互连接以形成一个协调有效的网络一个互相支援的目标矩阵实现总目标24不同办公室设备采购方式优缺点（设备的采购程序）：获得设备使用权的方式有两种一是购买二是租用1购买是指从组织外部购买该设备从面获得设备的使用权购买的优点在于设备归购买者所有使用方便缺点在于一次性付款费用较高而且过了保修期后需要额外支出设备的维护与修理费用另外设备还可能很快过时2通过租用的形式也可以取得设备的使用权根据合同每月或每年向所有者支付一定的租金即可租用的优点在于最初的费用较低费用可以由不断获得的利润进行补偿一般租用协议都包括了维护和修理的费用另外在新的设备上市时可以随时进行更换和升级缺点在于如果租期较长支出的费用将会较多甚至超过购买的费用另外如果在租赁合同到期之前终止合同违约金将会很高各个组织应根据自己的实际情况选择设备使用权的获得方式25我国政府采购的主要方式有5种即公开招标邀请招标竞争性谈判询价单一来源等采购方式26国家财政部及省级政府财政部门为政府采购管理机关负责合同的监督管理27购买程序1提出购买申请2审批落实经费3招标选择供应商4签订供货合同5货物入库6支付货款28购买的注意事项1在自己的职权范围内依照规定的程序进行购置要多征求使用者的意见2按照采购程序与供方确定购货内容总费用交货和售后服务等事宜形成整套购买文件3按照进货验货程序检查所购设备和办公用品的型号质量数量价格及相应单据4若发现提供的货物或票据不符合要求要立即与供应商联系5最后按单位规定与财务部门办理或存放购买货物的相关文件及单据29采购预算方案制定的原则1真实性原则2重点性原则3目标相关性原则4经济合理性原则30编制采购预算的一般程序1确定预算的核算基数2进行市场调研3确定采购产品的种类及型号价格4编写预算方案5征求意见完善方案31编制预算方案的注意事项1编制预算方案一定要进行调查研究根据本单位以及市场实际情况认真进行测算预算的编制一定要实事求是不能虚报价格2不要一味追求购买高档的办公用品或设备要根据单位的实际工作需要配合适的产品3要购置的办公用品或设备必须是当前或预期所必备的并且要考虑与原有设备的匹配关系4事先安排好要购置的设备所放置的位置要安全可靠且有利于工作流程的进行5慎重选择供应商对不同供应商要在各个方面进行认真的比较6预算方案的编制要注意征求各方面的意见方案应切实可行32预算方法1传统预算法（是指承袭上年度的经费再加上一定比例的变动）2零基预算法（优势：1有利于管理层对整个活动进行全面核审避免内部各种随意性费用的支出2有利于提高主管人员计划预算控制与决策的水平3有利于将组织的长远目标和具体目标以及要实现的效益三者有机结合起来）33资源管理的基本程序1了解本单位所有办公资源的基本情况包括名称放置的地点功能情况等2对单位所有办公资源进行分类对不同资源进行分类管理分类可根据办公资源的实际情况进行3对办公资源建档记录应用情况（1设备的购买信息2设备的维修信息3设备的维修合同4设备的操作指南5设备的基本信息6所有设备情况列表7设备的日志记录和故障登记）4定期进行数据分析（1办公资源是否因为管理不明而导致不必要的流失2办公资源使用效率如何是否达到了最大的效益3办公资源运行维护状态如何是否有足够的备件4办公资源是否需要保养维护她们下一次维护应是什么时候5办公室资源购置计划如何是否超出预算6相关。

一、会议管理1、会议议程的制定程序为完成议题而做出的顺序方案〔1〕明确目标与参加者〔2〕安排各议程事项的时间〔3〕确定每一项议程〔4〕决定会议讨论形式〔5〕决定会议决策的方式2、布置会场的程序包括主席台设置、座位排列、会场内花卉陈设等许多方面〔1〕确定会场形式〔2〕合理摆放桌椅〔3〕布置附属性设备〔4〕布置装饰3、会场座次的安排程序〔1〕安排主席台的座次。

职位高者居中，然后先左后右、由前至后。

〔2〕安排场内其他人员的座次。

常见的安排方法有横排法、竖排法、左后排列法。

4、发布会议信息的程序内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法；会务联系及联系人；会议报到及会议议程、日程；及会者信息；会议报送的交流信息；会议的记录与纪要内容；会议的宣传报道内容；会议的决议内容。

〔1〕会议信息的收集〔2〕会议信息的筛选〔3〕会议信息的加工〔4〕会议信息的报送与审核〔5〕信息的发布5、发布会议信息的考前须知〔1〕发布会议信息前要进展报审，审核会议新闻稿以及提供应新闻单位的图片、表格与音像资料。

〔2〕要对媒体进展选择。

发布会议信息方首先要开掘有新闻价值的信息，还要了解各种媒体需求的重点与偏好。

6、会议礼仪效劳的程序〔1〕选择会议礼仪效劳人员〔2〕分解工作程序〔3〕培训会议礼仪效劳人员〔4〕准备服装用具〔5〕礼仪执行7、会议礼仪效劳的要求〔1〕突出重点〔2〕尽量满足合理要求〔3〕从小处入手，注重细节8、会议信息的分类〔1〕按会议信息的作用划分：及会者信息、会议指导性与宣传性信息、会议议题性信息、会议主题内容信息、记录性与结果性文件信息、会议的程序性文件信息、会议交流性文件信息、会议参考性信息、会议管理性信息〔2〕按会议信息的保密性划分：保密性会议信息、内部性会议信息、公开性会议信息〔3〕按会议信息传递方式划分：会议讲话信息、会议书面信息、会议声像信息9、收集会议信息的程序〔1〕确定会议信息的搜集范围〔2〕选择会议信息的搜集渠道〔3〕确定搜集会议信息的方法10、会议纪要工作程序是记载与传达会议情况及其议定事项的书面材料，是在会议记录的根底上，分析、综合、提炼而成，用来概括反映会议精神与会议成果的文件。

秘书考试会议管理（学生资料）第一篇：秘书考试会议管理(学生资料)会议管理（中级）复习要点第一节会议的涵义是指有组织有领导地商议事情的集会。

会议的构成，包括以下要素：会议名称、会议时间（含开始时间和终止时间）会议地点、会议人员（会议出席人员、列席人员。

工作人员等）会议组织、会议主题等。

第二节会议组织工作基本程序会议组织工作大致可分为会前、会中和会后 3个基本程序。

一、会前工作充分的会前准备工作是会议取得成功的前提条件。

一般正式会议的会前准备工作包括以下主要内容：（一）拟订会议计划（二）制定会议预案会议预案中应明确下列内容：1、会议名称2．会议主题，即召开会议的原因、目的和指导思想3．会期，即会议的起止日期，要依据会议的内容来确定。

（1）先要考虑单位主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。

在上司出差返回的当天尽量不要安排会议。

（2）有外部人员参加的会议，靠考虑邀请的有关上级领导和嘉宾是否能到会。

（3）如果是经营性的组织，尽量避免在生产销售旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。

（4）会议议题应集中，日程应高度紧凑，尽量缩短时间。

会议在连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势；（5）安排会议时间要考虑人们的生理规律。

一般上午9：00至11：00，下午2：30至4：30的效率最高4．出席人员。

这要依据会议的性质和内容来确定出席人员的范围，既不过宽，也不过严。

5．会议工作班子及其职责分工。

在会议秘书长统筹下的会议工作机构通常有：（1）秘书组（处），负责会议文字工作以及领导者会议期间交办的事项。

2）资料组，负责各种会议文件的印刷、保管、发放、回收以及会议文件的汇集、归档等。

3）组织组，负责与会人员编组、签到以及代表选举、代表资格审查等事宜。

4）宣传组，负责会议的宣传报道以及文化娱乐、摄影、录像等工作。

（5）后勤组，负责会议票证准备、会场布置、会间食宿、用车、生活用品供应、返程票购买等后勤保障工作。

三级秘书——《会议管理》练习题1、工作计划表的内容包括（ABC）。

（A）人员分工和物资保障（B）完成期限和阶段进度（C）参与人员和负责人员（D）工作经验和员工爱好2、秘书高叶在拟写公司年会筹备方案时，可根据（AB）来确定会议主题。

（A）公司五年规划（B）总经理的工作报告（C）公司员工的培训计划（D）财务总监的预算报告3、中大型会议采用大小方形和半圆形的会场布局，是为了突出（AC）。

（A）会议的发言人（B）会议主席团（C）会议的绝对中心（D）会议民主平等的气氛4、如果会议经费有限，与会人员交通往返又需由主办单位承担，则可通过（CD）压缩这笔费用。

（A）规定所有与会者只能乘坐火车较便宜的交通工具（B）严格限制与会人员（C）尽量将会议安排在偏僻一点的地方，减少外出（D）尽量使会场与驻地相邻5、安排会议的议程，应重点确定（AD）。

（A）大会的发言人和演讲者（B）会议中某些仪式（揭幕、剪彩、表彰）的顺序（C）会议的分组（D）会议结束时做总结报告的人6、在进行会议综合协调时，要协调好（ABCD）。

（A）场地（B）设备（C）水电（D）交通7、在会议经费有限的情况下，应重点压缩（BC）的费用。

（A）文件资料（B）会议设备（C）场地租用（D）邮电通讯8、下面导致会议成效不高的因素有（ACD）。

（A）程度安排不当（B）少数与会者缺席（C）会议记录不准确（D）会议组织不当，讨论跑题9、天地公司召开高新技术成果展示会，与会的客户、同行和媒体人数达一千多人，因人数大超出了公司的预计，出现了停车场拥堵和签到处混乱的现象，作为现场主管秘书，你应考虑（BD）。

（A）控制对媒体接待的数量（B）加派人员协助停车场管理人员疏导车辆（C）取消签到程序，让与会者直接入场（D）临时增设另一签到处10、确定会场的整体格局要根据（ABCD）。

（A）会议的规格（B）会议的规模（C）会议的性质（D）会议的形式11、在安排会议住宿时，秘书人员应掌握的信息包括（ABD）。

⼀、会议⽂件资料收集的要求（⼀）收集会议⽂件资料的要求和内容1、收集会议⽂件资料的要求（1）确定会议⽂件资料的收集范围。

（2）收集会议⽂件资料要及时，确保⽂件资料在与会⼈员离会前全部收集齐全。

（3）选择收集⽂件资料的渠道，运⽤收集⽂件资料的不同⽅式⽅法。

（4）收集会议⽂件要履⾏严格的登记⼿续。

来源于考试⼤（5）收集整理过程中要注意保密。

2、需收集的⽂件资料（1）会前准备并分发的⽂件。

（2）会议期间产⽣的⽂件。

（3）会后产⽣的⽂件。

（⼆）会议⽂件的⽴卷归档1、会议⽂件⽴卷归档的意义（1）保持会议⽂件之间的历史联系，便于查找利⽤。

（2）保持历史的真是⾯貌，反映⼯作的客观进程。

（3）保护会议⽂件的完整与安全，便于保存和保管。

（4）保证会议秘书⼯作的联系性，为档案⼯作奠定基础。

2、会议⽂件⽴卷归档的范围的范围和分⼯。

（1）会议⽂件⽴卷归档范围（2）会议⽂件⽴卷归档分⼯。

3、会议⽂件⽴卷的基本原则和⽅法（1）会议⽂件⽴卷的基本原则。

（2）会议⽂件⽴卷⽅法。

4、会议⽂件⽴卷⼯作程序。

（1）⼤中型会议⽂件⽴卷（2）⽇常⼯作会议⽂件资料⽴卷。

（三）会议⽂件资料收集整理的⼯作程序将收集的⽂件资料进⾏登记——向上级总结、汇报情况——甄别整理、分类归卷——卷内⽂件的排列——卷内⽂件的编号、编⽬——填写卷内⽂件的备考表——案卷标题的拟制——填案卷封⾯——移交给档案室——清理-销毁不再利⽤的纸张。

⼆、会议纪要的内容和要求（⼀）会议纪要的种类（1）办公关于纪要。

（2）⼯作会议纪要。

（3）协调会议纪要。

（4）研讨会议纪要。

（⼆）会议纪要的内容（1）会议情况简述。

（2）对会议精神的阐发。

（三）会议纪要的要求1、会议纪要的拟写要求（1）实事求是，忠于会议实际。

（2）内容要集中概括。

（3）要有条理。

2、印制并分发给有关部门有关⼈员或归档保存3、会议纪要要按印发范围和查看等级分发（1）确定印发范围。

（2）确认接收者。

（3）签发会议执⾏。