第一讲会议功能第一节会议(de)六大功能1．传达公司经营理念并使公司目标协调一致召开会议最主要是为了传达公司(de)经营理念,统一上下员工(de)步调,改进公司(de)缺失,让公司能够更好.同时通过会议,集思广益,把大家(de)意见统一起来使之成为公司即将遵循(de)一个方向,这样才能众志成城,又快又好(de)将目标变为现实.2．传达决策者信念决策者(de)信念也要通过会议来传达.比如,公司今年开始要派发一些红利给所有(de)员工,而且要根据每位员工完成各项指标(de)多少而有所不同,这是领导者(de)一种激励策略,这样(de)信念就需要利用会议来隆重推出,充分吸引员工,激发员工(de)工作热情.3．集思广益共同解决问题与危机集思广益、共同解决问题与危机是会议(de)又一个重要功能.当公司突然陷入困境,下面(de)人没有对策,领导一时之间也拿不出合理(de)方案时,就需要大家坐在一起召开会议,贡献自己(de)想法,设法解决公司所面临(de)危机.所以,开会可以化危机为转机,这也就是它存在(de)一个重要原因.4．脑力激荡,寻求创意,突破经营盲点会议功能(de)第四点是脑力激荡,开发富有创意(de)经营理念.一个拥有良好(de)生产线、人员配备和产品(de)公司,如果没有足够(de)创新意识,依然不能称之为是一个好公司.会议就是产生创意(de)一个良好场所,通过有效(de)会议,可以进行头脑风暴,不断激发出良好(de)创意.5．检讨、改进缺失会议功能(de)第五点是全面检讨和改进公司(de)缺失.如果你(de)公司今年(de)业绩一路下滑,你就要马上召开会议,大家讨论一下所以下滑(de)可能原因,比如：是不是产品不够好,还是管销费用没有有效控制,或者人员(de)配备有问题.通过会议,可以将所有可能(de)原因列举出来,然后再编列成册,一一做出分析,通过分析结果来检讨和改进公司(de)有关缺失.6．达成告知功能达成告知也是会议(de)一大功能.比如,今年你(de)公司(de)业绩目标是要达到一亿(de)营业额,通过会议,你可以将这个目标清晰准确地传达给各个相关部门,号召大家加快生产脚步,争取按时完成任务.这样传达信息要比在布告栏上公布(de)效果好得多,而且也显得更为郑重.第二节会议进行前(de)注意要点1．是否一定要开会一般来说,一定要召开(de)会议至少应该符合下列条件中(de)一个：需要进行信息交换若要令部门内部和部门之间在工作上配合默契,就需要召开会议来进行信息(de)交换；有时为了客观全面(de)了解情况,得出合乎实际(de)结论,也需要让多个部门或许多人员在一起交换多方面搜集(de)信息,这时也应当开会；另外,如果需要激发出具有创造性和批评性(de)意见,从而寻找、分析、解决问题和做出决策时,也同样需要开会.需要整合不同意见作为包含着许多个体(de)团队,要成为一个整体,就需要整合内部不同(de)意见,如,让众人接受一个决定、计划和构想；或者重新整合众人混乱(de)观念,确保所有人都对一个问题有一致(de)理解,这时,就需要开会.另外,如果需要使某个问题尽快获得各方(de)反应,或是需要全面推动、加快已经被延迟了(de)工作,往往也需要开会.涉及多方面(de)工作安排如果决策实施时涉及多个部门、多个人员时,当然也需要召开会议.比如说,为了让大家明确目前所面临(de)问题；处理涉及到不同部门(de)人事问题；处理不知道什么人对此应负责,或是需要多人、多部门对此负责(de)问题；安排涉及多个部门人员(de)工作,以上这些情况均需要召开会议以取得最好效果.2．会议议程不可太过冗长安排会议议程会议(de)议程如同轨道,可以令会议在预定(de)方向上有步骤、有计划(de)进行.一般来说,会议(de)议程是有一定模式(de),大多数(de)会议议程都需要包括主席(de)开场白、介绍基本情况、自由发言、讨论问题、整合意见、得出结论和会议结束等几个部分.以上就是会议议程一般所要包括(de)内容,除此之外,还可以根据实际需要对会议(de)议程进行添加或删减,比如,有(de)会议结束时可能需要领导发言,有(de)会议(de)议题情况由主席代为介绍等.这些,都要视当时具体(de)情况而定.各种会议(de)长度议程确定之后,一定要根据会议(de)类型把握好会议(de)长度,一般来说日常(de)例会需要30～90分钟；临时性会议中(de)短期会议长度为30分钟以内、中期会议长度为30～120分钟、长期会议长度为1天以上.3．开会地点(de)安排开会地点(de)选择要切合会议(de)内容以及形式,还要注意会议(de)预算、会议(de)规模及室温、灯光、噪声等各种因素,而且需要确保与会者(de)舒适度.一个让与会者感到不适(de)地方不会给会议带来良好(de)效果.公司内部(de)会议一般都在公司内举行,但不同类型(de)会议,举行(de)地点也有所不同.公司(de)例会,需要有一个固定(de)会议场所,最好是一间独立、宽敞、明亮(de)房间,里面有必要(de)布置和设备；公司(de)高层在主办会议时可以使用公司内部(de)场地；公司间(de)会议根据会议举行(de)目(de)而选择不同(de)地点；大型会议,特别是比较正式(de)会议,其场所要求比其他会议要高一些,但是仍有不少地点可供选择,比如会议中心、公共建筑和高校会堂等.4．确定合适(de)开会时间日常(de)例会最好选择在周二至周四8：00～11：00或14：00～16：00举行；临时例会则要选择与会者都感到方便(de)时间.还有,如果你将会议安排在11：00召开,就要特别注意严格控制好会议时间,这样才不会影响与会者(de)正常安排.另外,紧急会议召开时间(de)选择,一般遵守“越快越好”(de)原则.会议召开时间(de)安排要根据与会者(de)情况来进行,要求一切以与会者为本.5．邀请适合参与会议(de)对象适合参与会议(de)人员应该符合如下条件：有利于议题(de)讨论与会议(de)议题有关,应当是与会者(de)首要条件；与会者还包括跟讨论题目有直接关联(de)人、可以提供专业或独家信息(de)人、能使讨论更有效率(de)人.有利于会议(de)顺利进行与会者还包括有利于会议顺利进行(de)人,比如,对会议(de)协调作用不可或缺(de)人、代表着某个团体或群体利益(de)人等.有利于召集者(de)意愿召集者(de)意愿是会议召开(de)一个决定性因素,于是,那些有利于召集者意愿(de)人当然也是与会者(de)理想人选.以上三个标准是确定与会者名单(de)一般标准,当然,有时在一些特别场合下还有其他(de)标准,但是这三个标准是基础标准,应当在确定名单时首先被执行.6．辅助器材(de)搭配公司(de)会议室由于需要长期使用,所以应配有常用(de)辅助器材,它们主要是一些电子设备：首先是照明设备,无论采光效果如何,电灯(de)照明度都不应低于办公室(de)照明度；其次是扩音设备,一般有三四个即可,均匀分布在会议室内,扩音器(de)功率要和会议室(de)大小相适应,扩音设备不但可以提高发言者传递信息(de)效率,也同样可以帮助主席或发言者在场面混乱(de)时候控制局势；再者是投影设备,一般包括电脑、投影器、投影幕以及相关(de)传导线等,投影器多为可移动型,可在投影幕前2～4米处安装；还包括视听设备,虽然现在投影设备一般都可以替代视听设备,但如果条件允许,还是应当有一套视听设备,包括电视机、ＤＶＤ影碟机、功放机、音箱等.第二节决定开会日期应注意(de)事项已经确定要召开会议之后,接下来要做(de)就是确定召开会议(de)准确时间.确定会议时间要考察好一些事项,如表1－1所示,怎样才能让所有需要参加会议(de)人都准时出现在会场,才能让会议顺利进行.表1－1 决定开会日期时应注意(de)事项下面就表1－1中(de)几个要点进行说明：1．确定惟一(de)联络人要确定惟一(de)联络人员,而且要自始至终由这个人来联系,千万不要今天这个人负责联系,明天又换另外一个,这样会让接到通知(de)人搞不清到底是哪一个部门通知开会.2．确定主席要从会议召集者、参与会议(de)最高领导、与议题关系最为紧密(de)人、现场控制能力较强(de)人和各方面代表均能接受(de)人中选定合适(de)会议主席.3．确定会议记录者好(de)会议记录者,除了具备倾听、互动、发表意见(de)能力,而且还要具有良好(de)组织、综合、比较能力.在会议过程中,会议记录者有义务适时帮助与会者有系统地陈述意见及遵照议程进行讨论.第四节开会场所(de)选择一个好(de)会议场所要有利于营造会议(de)气氛,为会议进程(de)顺利进行提供种种方便,不合适(de)会议场所容易导致与会者(de)分心,不利于会议任务(de)顺利完成.在开会前做好有关会议场所(de)一切准备工作,才能让会议(de)成功有所保证.这些准备包括确定一个在会议期间可以自由使用(de)场所,不能出现会议进行了一半,忽然被通知不能继续使用(de)情况；一个好(de)会议场所一定要具备较好(de)隔音设施,否则就会如同身处闹市区,根本无法集中精神来开会；舒适宽敞、采光通风良好(de)会场,有利于让与会者放松心情、集中注意力,有利于激发与会者(de)创意.表1－2 开会场所(de)选择总而言之,开会场所一定要选在安静合适(de)场所,必须要具备足够(de)自由空间,必须要配备好必需(de)辅助器材,这样才能为会议(de)成功保驾护航.第五节道具、视听器材(de)准备在开会日期以及开会场所确定好之后,接下来要做(de)就是对道具、视听器材(de)准备工作.具体准备(de)物品如表1－3所示,只有当这些物品都准备齐全之后,才能保证会议(de)顺利进行.表1－3 道具、视听器材(de)准备下面就表1－3中(de)几个要点进行说明：1．签到簿、名册、原子笔准备签到簿是举行会议时必不可少(de)一项工作,除名册以外还应准备原子笔,因为有(de)与会者来参加会议(de)时候,会忘记带笔,等到要做记录(de)时候就会产生不必要(de)麻烦,所以不仅要事先准备好原子笔,还要保证充足供应.举行会议之前,必须准备好开会人员(de)名册簿.当需要有人发表意见时,主席可以依名册点将,被点到(de)与会者就不得不公开发表自己(de)意见或建议,可以充分体现会议(de)公开性,所以在开会时最好要有一个名册.2．会议议程(de)相关资料会议议程确定之后,一定要准备好与议程相关(de)辅助资料,例如,讨论财务问题时会涉及到收支结算表,这就需要在会前将此表影印出来,并给与会者人手一份,等到讨论有关收支结算表时,大家就可以通过此表来适时查看有关数据(de)对错,这样才能保证议程(de)准确性,才能让会议达到预期(de)效果.自检请帮助这些会议(de)组织者选择合适(de)会议长度：会议Ａ：□30分钟以内□30－90分钟□30－120分钟□一天□一天以上会议Ｂ：□30分钟以内□30－90分钟□30－120分钟□一天□一天以上会议Ｃ：□30分钟以内□30－90分钟□30－120分钟□一天□一天以上会议Ｄ：□30分钟以内□30－90分钟□30－120分钟□一天□一天以上见参考答案1－1本讲小结传达公司经营理念、整合大家(de)意见；传达决策者信念；集思广益共同解决问题；脑力激荡、寻求创意、突破经营盲点；检讨改进缺失；达成告知功能是会议(de)六大功能.要想让会议(de)六大功能得到充分(de)发挥,就要做好以下几点：首先要确定会议召开(de)必要性、会议举行(de)地点和时间、会议(de)议程和与会者(de)名单；其次,要了解决定开会日期时应注意(de)事项；再次,要做好开会场所(de)选择；最后,还要做好道具、视听器材(de)准备.心得体会____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第二讲跨国会议安排第一节会前(de)准备随着经济全球化(de)加速发展,国与国之间(de)界限越来越少,跨国经济已是大势所趋.随着跨国企业(de)增多,跨国会议(de)地位也日渐重要,许多企业在国内接待外宾(de)机会也相应(de)越来越多,跨国会议也就成为企业展现自身内涵(de)一个新舞台.要想安排一次成功(de)跨国会议,需要从以下两个方面入手：会前(de)准备安排接待人员跨国会议与一般会议相比,最大(de)特殊性就在于与会者来自不同(de)国家,所以,与会人员之间存在(de)最大障碍就是语言沟通(de)障碍.没有很好(de)语言沟通,自然也就无法形成令双方甚至多方都满意(de)决议.因此,跨国会议(de)接待人员就显得非常重要.跨国会议(de)接待人员主要分为两种,他们各司其职,承担着整个会议(de)沟通协调工作.1．一般性服务事项接待人员负责一般性服务事项(de)接待人员,即普通接待人员.普通接待人员必须熟悉他国语言和国际礼仪,他们可以承担一般性(de)引导工作,通过自身(de)服务让外宾在陌生(de)环境中感觉到亲切和舒适.2．专业(de)口译人员专业(de)口译人员则必须非常擅长外语,他们可以流利(de)用外语与外宾进行即时交流.他们还具有一个重要(de)素质,那就是精通相关(de)专业术语,能够准确地实现两种甚至多种语言(de)相互转换,以保证双方(de)经济利益.会场布置会场(de)布置既要符合国际标准,又要体现出本国特色.以海报为例,就可以一边用外宾国家(de)语言,一边用本国语言,这样(de)“双剑合壁”相信可以很好地烘托出一种良好合作(de)气氛.跨国会议中桌椅(de)排列与公司内部(de)会议排列是一样(de),会议桌一般以马蹄状(de)为主,座位安排以右为主、以左为辅,门口(de)位置安排自己公司(de)人员,外宾要安排在会议主席旁边以示尊贵.大型会议(de)会场门口处应有接待处或签到处；在会场(de)两边有工作台,提供材料或饮水；如果需要进行录像,在会场(de)中央偏前放置摄影机.另外,还要注意安全出口(de)畅通和卫生间位置(de)提示.第二节接待外宾(de)细节要想举行能令外宾印象深刻(de)跨国会议,首先要做好(de)工作就是搜集有关外宾生活习惯(de)种种信息,充分了解不同国家(de)风土人情、生活禁忌,这样才能有(de)放矢,有理、有效地安排好会议(de)相关事宜,让外宾(de)中国之行充满愉快(de)记忆,从而从侧面促进交易(de)成功.1．外宾生活习惯外宾(de)生活习惯包含许多方面(de)内容,这里重点介绍饮料和食物(de)禁忌.饮料饮料是每个人生活(de)必需品,每个国家(de)人因为生活环境(de)不同而拥有不同(de)饮料习惯.英国人和美国人都喜欢喝咖啡,但是,与咖啡相比,英国人更喜欢饮茶.他们喜欢喝下午茶,尤其是红茶.日本人也喜欢喝茶,他们喜欢(de)茶种是乌龙茶.一般(de)外国人喝矿泉水(de)比例很高,他们喜欢喝质感较强(de)矿泉水,尤其是比较注重矿泉水(de)品牌.所以,如果为外宾准备矿泉水,最好选择那些国际上比较认同(de)品牌.食物禁忌接待外宾要了解各国饮食(de)禁忌.例如：日本人不吃鸽子；韩国人特别喜欢吃泡菜,三餐中惟有泡菜是不可以缺少(de)；回教徒不吃猪肉,不吃无鳞无骨(de)海鲜,如：乌贼、水母、海参等；天主教徒在吃面包时有一点儿特别(de)禁忌,那就是小餐包不可以倒放着,倒放是不尊重人(de)表现.2．迎宾准备鲜花(de)选择迎接外宾鲜花是不可或缺之物.每种花都有自己(de)花语,送花给外宾要会挑选合适(de)花种.如果你接待(de)是一位欧美(de)女性,千万不要送给她一大把鲜红(de)玫瑰,因为玫瑰是用来传递爱意(de)；也不要送百合花或者菊花,许多国家把这两种花专门用在吊唁(de)场合；黄玫瑰也不适合送给外宾,因为它(de)花语是绝交.为了很好(de)传递友谊,会议接待人员最好能多多了解有关花(de)知识,这样才能送出合适(de)鲜花.胸花(de)佩戴为外宾佩戴胸花也有讲究,如果你要为男士佩戴胸花,最好充分利用男士西装(de)胸口袋,把花梗从那个口袋插进去,那样不会损坏对方西装(de)衣料；为女士佩戴胸花时,除非是非常厚(de)面料,一般千万不要随便戳洞.夏天为女士佩戴胸花时,不要别在胸前,以免倒挂,而是要将花别在女性(de)肩部.接机牌(de)装饰在机场迎接外宾往往需要一块接机牌,接机牌(de)主要作用是引导来宾.除了引导,接机牌还可以成为展现公司文化(de)一个小小窗口.为了给外宾留下美好(de)第一印象,一定要对接机牌进行一定(de)装饰.最好不要使用常见(de)白纸板,而要使用彩色(de)纸板.缤纷靓丽(de)色彩既醒目又热情,非常适合迎宾.另外,纸板上还要清晰(de)用相关语言写出来宾(de)名字.也可以对接机牌进行个性化装饰,比如,在接机牌(de)下半段悬挂两个铃铛,当旅客出来时,就轻轻摇晃牌子,铃铛发出(de)细碎而悦耳(de)声音很容易吸引旅客(de)注意力,从而可以有效缩短寻找(de)时间,也能带给宾客愉悦(de)感觉.3．沿途报喜不报忧从机场到目(de)地,往往会经过一些规划较好(de)地区,也会经过一些未经规划(de)地方.规划较好(de)地区,如国家(de)重大建设项目,这些地方可以大力宣扬,但如果是未经规划(de)地方,比如比较脏乱(de)地方,最好避重就轻,一带而过,而不要一直阐述：“这个是我们最脏(de)地方了,你看看脏成这个样子……”俗话说家丑不可外扬,所以负面(de)消息不必太过于招摇.4．安排外宾住宿营造良好(de)住宿氛围安排工作人员或者请饭店代为准备鲜花、水果,可以为男宾准备一小瓶洋酒,女宾则是包装精美(de)小盒巧克力,并在桌上附上一张短笺,祝他（她）在中国这段时间,能有个美好(de)回忆,并告知桌上(de)点心,是一份小小(de)心意,外宾才敢享用.此外,房间(de)气味也很重要,建议尽量在外宾(de)房间里摆放香水百合之类(de)花材,当外宾推开房门(de)时候就感受到一股清香,带来一天(de)好心情.房间最好向阳,窗外(de)景致也要好.提供相关资料为外宾选择了一个舒适(de)住宿环境后,还要为其准备以下资料,让其对自己身边(de)服务人员、自己(de)行程以及饭店(de)情况等都了如指掌,产生宾至如归(de)感觉.图2－1 为外宾提供(de)相关资料正像图2－1所示,接待人员(de)资料是外宾资料夹中(de)第一份资料,这份资料包括接待人员(de)姓名、照片、、专长等.第二份资料是会议期间(de)具体行程安排,比如第一天干什么、第二天干什么等等,每天(de)行程都介绍得清清楚楚.这些行程中还包括拜会地点、旅游地点(de)简介、自由活动时间(de)长短,以及探访相关好友等(de)时间安排.第三份资料就是外宾所住饭店(de)资料,这份资料注明饭店内各种消费场所(de)地点.其中,还应包括一张用中文和外文书写(de)饭店位置卡,当外宾外出迷路时可以求助他人.最好也能够准备一张简便(de)地形图,使外宾能够方便(de)了解酒店周围(de)商业设施,方便外宾(de)生活.兼顾到外宾(de)家眷外宾如有家眷陪同,别忘了另外安排轻松有趣(de)文化行程,如参观博物馆、民俗村等活动.女性家眷一般喜欢采购,外宾对他国具有本国特色(de)商品通常较为感兴趣,例如外宾来到中国,可以带他们去采购中国(de)丝绸、民间工艺品等.5．派送礼物外宾来到中国参加跨国会议,主办公司一般都要送给外宾一些合宜(de)礼物,一方面表现出中国企业(de)好客之情,另一方面也是为了加强感情联系.赠送外宾礼物要把握两个主要原则：首先要体现我国(de)传统,其次要弘扬我国(de)国粹.所谓礼轻情义重,送礼切忌送太重、易碎(de)物品,比较合适(de)礼物有竹制品、手工艺品,比如中国结、印章等,这些物品中国特色比较鲜明,而且富含情义.也可根据各国人民对礼物(de)不同喜好来赠送礼品,比如日本人喜欢洋酒、腌制食品,一对包装精美(de)蜡烛台对欧美人士来说也是不错(de)选择.自检以下是跨国会议前接待外宾需要做好(de)准备工作,请以此为标准检测一下贵公司上次接待外宾时工作(de)准备情况：本讲小结跨国会议,对于会议礼仪、接待礼仪、餐桌礼仪等等国际礼仪,皆须涉猎吸收,才能有“礼”走遍天下.要想举行令外宾印象深刻(de)跨国会议,首先要做好(de)工作就是搜集有关外宾生活习惯(de)种种信息,通过这些信息充分了解不同国家(de)风土人情和生活禁忌,这样才能有(de)放矢,有理、有效地安排好会议(de)相关事宜.跨国会议(de)接待人员主要分为两种,一种是负责一般性服务事项(de)接待人员,即普通接待人员；另一种则是非常专业(de)口译人员.他们各司其职,承担着整个会议(de)沟通协调工作.心得体会____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________第三讲开会应有(de)礼节第一节开会应有(de)态度1．开会之前针对主题提出自己(de)见解参与会议(de)每个人都需要考虑提出具有建设性(de)意见,最好能够在开会之前针对主题把自己(de)见解整理出来,做到胸有成竹.需要注意(de)是要在适当(de)时候,以适当(de)方式贡献自己(de)创意.比如,轮到自己发言时,直接、正面地提出自己(de)看法；从别人(de)观点引申,提出自己(de)看法；综合多个人(de)观点,提出自己(de)看法；同意他人(de)观点；针对别人(de)观点,提出不同(de)意见；以设问(de)形式,提出自己(de)看法.2．对出席者一视同仁,不分上下对出席会议(de)其他与会者应该一视同仁,不要因为你与他(de)私人问题,就将他所提(de)意见一概否决.开会(de)目(de)在于集思广益、共同解决问题,而不是制造问题,因此,与会者要彼此尊重,公私分明,绝对不要存有个人私心,要对出席者一视同仁,不分上下,这样才能达到开会(de)目(de).3．不受利害及感情影响除了要明确自己(de)责任以外,保持一个良好(de)心态对与会者来说也同样重要.所谓良好(de)心态,主要就是开放(de)心态.以开放(de)心态参加会议,就会减少一些抱怨和摩擦,收获就会增多.反之,如果带着抵触情绪来参加会议,那么,参加会议就会成为一种痛苦.所以,参加会议要不受利害及感情影响.4．对事不对人,不因个人喜好而区别对待他人参加会议还要做到对事不对人,要能容纳其他与会者(de)意见,而且要认真考虑他人(de)意见.这就需要与会者有一个宽广(de)胸怀,时时抱着这样(de)信念：参加(de)会议必然对我有用；即使会议比较烦人,但既来之,则安之；不要把对某人(de)好恶带入会议讨论中来；在会上应做到就事论事,不要牵扯其他；适当(de)发表自己(de)观点.5．服从众人决议开会时,如果大家一致表决通过了某项决议,在一般情况下,即使你还有反对意见,也只能私下保留,在会议中一定要服从众人(de)决议.会议强调(de)正是集体(de)力量,奉行(de)是少数服从多数(de)原则,这一点每位与会者都要谨记于心.6．通力合作以期在短时间内完成工作当你(de)意见不被采纳时,千万不要意气用事,不要抱着“反正我(de)意见你们都不采纳,随你们吧”(de)心态.这种做法非但不利于会议(de)顺利进行,而且也不利于你(de)个人发展.通力合作,以期在短时间之内圆满完成工作,这是会议(de)一个精髓所在,所以,当你(de)意见被否定时,你要多检讨自身,主动向大家靠拢,探讨一下自己意见(de)缺失在哪里,这样才能和大家一起尽快尽好(de)完成工作.第二节出席者应遵守(de)礼节。
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