出口货物退免税单证备案管理制度

出口备案单证管理制度一、总则为了规范和加强出口备案单证管理工作，提高出口备案单证管理的效率和质量，确保出口备案单证的合法、准确和完整，特制定本制度。

二、管理范围本制度适用于我司所有涉及出口业务的部门和人员。

三、出口备案单证的种类1. 出口备案单证主要包括出口申报单、运输单据、商业发票、装箱单、出口合同、许可证、报关单据等。

2. 根据实际情况，出口备案单证的种类可能会有所增加或减少，但必须具备相应的法律法规的支持。

四、出口备案单证的管理原则1. 出口备案单证必须按照相关法律法规的规定，及时、准确、完整地备案。

2. 出口备案单证的申报、审核、备案等各个环节必须严格遵守操作流程，确保合法合规。

3. 出口备案单证管理中的重要环节必须加强内部审计，确保数据真实可信。

4. 出口备案单证管理过程中发现问题要及时向领导汇报并采取有效措施解决。

五、出口备案单证管理的主要内容1. 出口备案单证的搜集、整理、存储、传送等各项工作必须进行规范化管理。

2. 出口备案单证的检查和审查工作必须做到全面、及时、准确。

3. 出口备案单证的备案和归档工作必须按照规定的程序进行，确保资料的安全性和完整性。

4. 出口备案单证相关信息的更新和维护工作要及时进行，确保信息的准确性和可靠性。

5. 出口备案单证管理工作的质量评估和改进工作必须进行定期检查和评估，并及时采取有效措施改进。

六、出口备案单证管理的责任制1. 出口备案单证管理工作由相关部门负责，存在问题由负责人和相关人员共同承担责任。

2. 各部门必须明确监督责任，并实行相应的激励和惩罚措施。

七、出口备案单证管理的监督与检查1. 出口备案单证管理工作由内部审计部门和公司领导牵头，监督各部门的出口备案单证管理情况。

2. 定期进行内部审计和外部监督检查，确保出口备案单证管理工作的规范性和合法性。

3. 对出口备案单证管理中的违规行为严肃处理，确保制度的执行和公司形象的提升。

八、出口备案单证管理的保密条款1. 出口备案单证管理过程中获取的各类信息必须严格保密，未经授权不得随意泄露。

乐税智库文档财税法规策划 乐税网国家税务总局关于出口货物退（免）税实行有关单证备案管理制度的补充通知【标 签】出口货物退免税,单证备案管理制度【颁布单位】国家税务总局【文 号】国税函﹝2006﹞904号【发文日期】2006-09-30【实施时间】2006-11-30【 有效性 】条款失效【税 种】出口退税注释：条款废止。

第一条废止，参见：《 国家税务总局关于发布《出口货物劳务增值税和消费税管理办法》的公告》，国家税务总局公告2012年第24号。

各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局： 针对《国家税务总局关于出口货物退（免）税实行有关单证备案管理制度（暂行）的通》（国税发〔2005〕199号，以下简称《通知》）下发后各地反映的一些问题，经研究，知现补充通知如下： 一、《通知》第一条所列应当备案的单证，主要是按《合同法》要求或出口贸易行业主管部门规定的单证。

考虑到有些企业备案单证名称等可能与《通知》规定的不尽一致，因此《通知》附件《出口货物退（免）税有关单证备案说明》描述了有关备案单证的含义、功能、作用等，各地可按此原则进行备案单证管理。

对于出口企业如确实无法提供与《通知》规定一致备案单证的，可以提供具有相似内容或作用的单证作为备案单证，但出口企业在进行首次单证备案前，应向主管税务机关提出书面理由并提供有关单证的样式。

各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局也可根据本地区出口企业实际情况，按照《通知》的原则制定备案单证管理的具体规定。

二、《通知》附件《出口货物退（免）税有关单证备案说明》中对“出口货物装货单”的解释要求有海关签章。

但考虑到出口企业难以取得签章的“出口货物装货单”，在实际工作中只要出口企业备案的“出口货物装货单”是《通知》规定的含义，可不需要海关签章。

三、对于出口企业备案的单证是电子数据或无纸化的，可以采取以下两种方式其中之一进行备案： （一）对于出口企业没有签订书面购销合同，而订立的是电子合同、口头合同等无纸化合同，凡符合我国《合同法》规定的，出口企业将电子合同打印、口头合同由出口企业经办人书面记录口头合同内容并签字声明记录内容与事实相符，加盖企业公章后备案。

03-21-09出口退（免）税备案单证管理办法XX科技有限公司财务管理制度出口退（免）税备案单证管理办法订定2017.08.10修订2018.01.01 2018.04.17第一条本公司出口退（免）税备案单证悉依本办法管理。

第二条我司为生产型出口企业，依国家税务总局「2012 24号公告」第八条第四款之规定，在申报出口退（免）税后15日内，需收齐如下备案资料:一、出口货物报关单。

二、出口货物装货单。

即场站收据，为托运人向船方（或陆路运输单位）交货的凭证，也是海关凭以验关放行的证件。

无纸化报关后对无法取得出口货物装货单的，由通关无纸化出口放行通知书代替。

三、出口货物运输单据。

包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运单据、邮政收据等承运人出具的货物单据，以及出口企业承付运费的国内运输单证。

我司离岸出口货物以海运提单为单证凭据，物流园区或保税园区之出口货物以货物客户签收单为单证凭据。

四、外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等。

第三条出口退（免）税备案单证资料提供及整理时限:一、在出口货物在ERP上结案当月，由销售组于出口当月提供出口货物报关单及通关无纸化出口放行通知书。

二、在出口货物后之第二个月月底前，由购运组提供出口物流园区货物户签收单；由销售组提供离岸出口货物之海运提单。

三、在出口退税申报当月月底前，由会计组按申报顺序填写整理以上备案单证资料，编制《出口货物备案单证目录》，公司章用印后存档。

四、第二条第四款所述合同由销售单位自行保管以备查核。

第四条出口退（免）税备案单证资料保存时限:依国家税务总局规定，备案单证由会计组存放和保管，保存期为5年。

第五条本处理程序经总经理核准后发布施行，修正时同。

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出口企业单证备案管理规定在国际贸易中，出口企业需要面对众多的单证和复杂的流程。

为了规范出口企业的单证管理，确保企业的出口业务合法、合规、有序进行，特制定本出口企业单证备案管理规定。

一、单证备案的范围出口企业应将以下单证进行备案：1、出口货物报关单（出口退税专用）。

2、出口发票。

3、委托出口的货物，还应包括受托方主管税务机关签发的代理出口货物证明，以及代理出口协议副本。

4、增值税专用发票（抵扣联）或海关进口增值税专用缴款书。

5、出口收汇核销单（已核销的提供）。

6、主管税务机关要求提供的其他单证。

二、单证备案的时间出口企业应在货物报关出口之日（以出口货物报关单上的出口日期为准）次月起至次年 4 月 30 日前的各增值税纳税申报期内收齐有关单证，并向主管税务机关办理出口货物增值税、消费税免退税申报。

同时，完成相关单证的备案工作。

三、单证备案的方式1、纸质备案企业可以将相关单证按照一定的顺序整理装订成册，注明企业名称、海关代码、出口货物报关单号、出口日期等信息，并加盖企业公章。

2、电子备案有条件的企业可以采用电子数据的方式进行备案。

电子备案应确保数据的真实性、完整性和可查阅性，并按照主管税务机关的要求进行数据存储和报送。

四、单证备案的管理要求1、准确性备案的单证信息应与实际出口业务一致，包括货物名称、数量、金额、贸易方式等。

2、完整性备案的单证应齐全，不得有遗漏。

3、真实性企业应保证备案单证的真实有效，不得伪造、变造或提供虚假单证。

4、保存期限企业备案单证的保存期限为 5 年。

在保存期限内，企业应妥善保管备案单证，以备税务机关核查。

5、内部管理企业应建立健全单证备案的内部管理制度，明确责任部门和人员，规范单证的收集、整理、审核和归档流程。

五、税务机关的核查主管税务机关有权对出口企业的单证备案情况进行核查。

核查内容包括单证的真实性、完整性、准确性以及保存情况等。

1、定期核查税务机关可以定期对企业的单证备案情况进行抽查。

现行出口货物退（免）税有关单证备案管理制度汇总为了规范外贸出口经营秩序，加强出口货物退（免）税管理，防范骗取出口退税违法犯罪活动，国家税务总局决定，自2006年1月1日开始对出口企业出口货物退（免）税有关单证实行备案管理制度。

嗣后该制度几经补充调整，其内容渐趋完善，但是分散于多个文件，不便学习使用。

小编特作如下归纳整理，以飨读者。

一、备案单证的对象出口货物，不包括出口劳务、出口服务。

二、备案单证的种类（一）外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签订的补充合同等。

该合同是指国内出卖人转移标的物的所有权于国内买受人，买受人支付价款的合同。

（二）出口货物装货单，是出口货物托运中的一张重要单据，它既是托运人向船方（或陆路运输单位）交货的凭证，也是海关凭以验关放行的证件。

只有经海关签章后的装货单，船方（或陆路运输单位）才能收货装船、装车等。

因此，实际业务中，装货单又称为“关单”。

“出口货物装货单”可不需要海关签章。

（三）出口货物运输单据，包括：1.海运提单，是承运人或其代理人收到货物后签发给托运人的，允诺将该批货物运至指定目的港交付给收货人的一张书面凭证。

每份正本提单的效力是同等的，只要其中一份凭以提货，其他各份立即失效。

它是国际运输中十分重要的单据，也是买卖双方货物交接、货款结算最基本的单据。

2.航空运单，是托运人和承运人之间就航空运输货物运输所订立的运输契约，是承运人出具的货物收据，不是货物所有权的凭证，不能转让流通。

3.铁路运单，是铁路部门与货主之间缔结的运输契约，不代表货物所有权，不能流通转让，不能凭以提取货物；其中的“货物交付单”随同货物至到站，并留存到达站；其中的“运单正本”、“货物到达通知单”联次随同货物至到站，和货物一同交给收货人；该单上面载出口合同号。

4.货物承运收据，是托运人和承运人之间订立的运输契约，是我国内地运往港澳地区货物所使用的一种运输单据，是承运人出具的货物收据，上面载有出口发票号、出口合同号；其中的“收货人签收”由收货人在提货时签收，表明已收到货物。

国家税务总局关于出口货物退（免）税实行有关单证备案管理制度（暂行）的通知国税发[2005]199号有效成文日期：2005-12-13字体：【大】【中】【小】各省、自治区、直辖市和计划单列市国家税务局：为规范外贸出口经营秩序，加强出口货物退（免）税管理，防范骗取出口退税违法活动，国家税务总局决定对出口企业出口货物退（免）税有关单证实行备案管理制度。

现将有关事项通知如下：一、出口企业自营或委托出口属于退（免）增值税或消费税的货物，最迟应在申报出口货物退（免）税后15天内，将下列出口货物单证在企业财务部门备案，以备税务机关核查。

出口货物退（免）税有关单证备案说明详见附件1。

（一）外贸企业购货合同、生产企业收购非自产货物出口的购货合同，包括一笔购销合同下签定的补充合同等；（二）出口货物明细单；（三）出口货物装货单；（四）出口货物运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、货物承运收据、邮政收据等承运人出具的货物收据）。

二、备案要求（一）备案可采取两种方式：第一种方式：由出口企业按出口货物退（免）税申报顺序，将备案单证对应装订成册，统一编号，并填写《出口货物备案单证目录》（见附件2）。

第二种方式：由出口企业按出口货物退（免）税申报顺序填写《出口货物备案单证目录》，不必将备案单证对应装订成册，但必须在《出口货物备案单证目录》“备案单证存放处”栏内注明备案单证存放地点，如企业内部单证管理部门、财务部门等。

不得将备案单证交给企业业务员（或其他人员）个人保存，必须存放在企业。

但对有下列情形之一的，自发生之日起2年内，出口企业申报出口货物退（免）税后，必须采取第一种方式备案单证：1.纳税信用等级评定为C级或D级；2.未在规定期限内办理出口退（免）税登记的；3.财务会计制度不健全，日常申报出口货物退（免）税时多次出现错误或不准确情况的；4.办理出口退（免）税登记不满1年的；5.有偷税、逃避追缴欠税、骗取出口退税、抗税、虚开增值税专用发票等涉税违法行为记录的；6.有违反税收法律、法规及出口退（免）税管理规定其他行为的。

出口货物退税单证备案管理制度一、总则为加强对出口货物退税单证备案的管理，规范退税操作程序，确保退税资金的安全和合法性，特制定本制度。

二、适用范围本制度适用于所有企业和个人申请出口货物退税的情况。

三、退税单证备案流程1.申请材料准备退税申请人（以下简称“申请人”）应准备以下材料：-出口货物退税申请表-出口货物报关单-出口货物发票-出口货物进口证明文件-退税银行账户资料2.在线备案申请申请人将准备好的材料通过电子邮件或在线平台提交至海关总署退税管理系统。

申请人应保证提交的材料真实和完整，如有虚假或遗漏，后果由申请人自负。

3.审核备案海关总署退税管理系统将对申请人提交的材料进行审核。

审核过程中，如有需要补充或调查的情况，海关总署退税管理部门可以要求申请人提供相关证明材料或接受调查。

4.备案结果通知海关总署退税管理部门将在审核完成后将备案结果通过电子邮件或在线平台通知申请人。

备案结果分为通过和未通过两种情况。

未通过的申请人可以申请复议或重新递交材料。

5.备案完毕申请人如获得通过备案结果通知，即可按照相关程序办理出口货物退税手续。

四、退税单证备案管理要求1.申请人应确保提交的材料真实性和完整性，不得提供虚假材料或隐瞒相关信息。

2.申请人所提供的材料应与实际情况相符，否则将按现行法律法规处理。

3.申请人应妥善保管备案申请材料，不得私自篡改或泄露给他人。

4.申请人在备案申请过程中，如遇到问题或需要补充材料，应及时配合并按要求提供相关信息。

5.退税款项将通过申请人提供的退税银行账户进行划拨，申请人应确保所提供账户的合法性和真实性。

6.申请人应按照规定的时间和要求进行退税手续，如逾期未办理退税手续，将按现行法律法规处理。

7.申请人如需要对备案结果进行复议，应在接到备案结果通知之日起15个工作日内提出。

五、责任与处罚1.申请人不按照要求提供真实和完整的材料，或提供虚假材料的，将取消退税资格，并可能受到法律追究。

2.申请人私自泄露备案申请材料，致使信息泄露或损害他人利益的，将承担相应的法律责任。

国家税务总局关于出口物资退（免）税实行有关单证备案治理制度（暂行）的通知颁布单位：国家税务总局国税发[2005]199号各省、自治区、直辖市和打算单列市国家税务局：为规范外贸出口经营秩序，加强出口物资退（免）税治理，防范骗取出口退税违法活动，国家税务总局决定对出口企业出口物资退（免）税有关单证实行备案治理制度。

现将有关事项通知如下：一、出口企业自营或托付出口属于退（免）增值税或消费税的物资，最迟应在申报出口物资退（免）税后15天内，将下列出口物资单证在企业财务部门备案，以备税务机关核查。

出口物资退（免）税有关单证备案讲明详见附件1。

（一）外贸企业购货合同、生产企业收购非自产物资出口的购货合同，包括一笔购销合同下签定的补充合同等；（二）出口物资明细单；（三）出口物资装货单；（四）出口物资运输单据（包括：海运提单、航空运单、铁路运单、物资承运收据、邮政收据等承运人出具的物资收据）。

二、备案要求（一）备案可采取两种方式：第一种方式：由出口企业按出口物资退（免）税申报顺序，将备案单证对应装订成册，统一编号，并填写《出口物资备案单证目录》（见附件2）。

第二种方式：由出口企业按出口物资退（免）税申报顺序填写《出口物资备案单证目录》，不必将备案单证对应装订成册，但必须在《出口物资备案单证目录》“备案单证存放处”栏内注明备案单证存放地点，如企业内部单证治理部门、财务部门等。

不得将备案单证交给企业业务员（或其他人员）个人保存，必须存放在企业。

但对有下列情形之一的，自发生之日起2年内，出口企业申报出口物资退（免）税后，必须采取第一种方式备案单证：1.纳税信用等级评定为C级或D级；2.未在规定期限内办理出口退（免）税登记的；3.财务会计制度不健全，日常申报出口物资退（免）税时多次出现错误或不准确情况的；4.办理出口退（免）税登记不满1年的；5.有偷税、躲避追缴欠税、骗取出口退税、抗税、虚开增值税专用发票等涉税违法行为记录的；6.有违反税收法律、法规及出口退（免）税治理规定其他行为的。