无纸化办公管理办法

单位无纸化办公规章制度范本第一章总则第一条为了推动单位工作的智能化、高效化，提高工作效率，便于管理和保护环境资源，本单位制定本规章。

第二条单位无纸化办公是指以电子文档为基础，实现文档数字化管理、电子流转、电子签批、电子归档的工作方式。

第三条单位内部所有文件、资料、通知等文书材料应当在保证信息安全的前提下实现无纸化管理。

第四条本规章适用于本单位内部所有成员，包括领导、员工等。

第二章无纸化管理的原则第五条本单位无纸化办公实行“三定”原则，即文件要定位、定版、定责任。

第六条无纸化管理注重信息安全和保密，原则上不得私自打印、复制或传递文件信息。

第七条无纸化办公需与信息技术相结合，利用现代化技术手段进行管理。

第三章文件管理规定第八条文件应当以电子形式保存，原则上不得以纸质形式存在。

第九条所有文件应当按照一定的分类和编号规范进行管理，确保信息检索的准确和便捷。

第十条文件的传递和流转应当遵循相应的流程和规定，保证信息传递的准确和及时。

第四章电子签批规定第十一条本单位的所有文书资料都应当通过电子签批的方式进行批准和签字，不得使用纸质文件签批。

第十二条电子签批需通过相关系统和工具进行，确保签批的真实性和安全性。

第五章电子归档管理第十三条文件归档应当按照一定的规范和流程进行，确保信息的完整和安全性。

第十四条归档文件需按照一定的周期进行定期清理和整理，确保信息的管理有效性。

第十五条归档文件的存储应当采用云存储等安全的方式进行，保证文件信息的可靠性。

第六章违规处理第十六条对于违反本规章的行为，应当按照相关规定进行处理，包括口头警告、书面警告、行政处罚等。

第十七条对于泄露信息、丢失文件等严重情况，应当追究相关责任人的法律责任。

第七章附则第十八条对于本规章未涉及的其他事项，可参照相关法律法规进行处理。

第十九条本规章由本单位相关部门负责解释，并定期进行规章的修订和完善。

第二十条本规章自发布之日起生效。

以上规章制度仅为初稿，如有不足之处，敬请批评指正。

实行无纸化办公的建议及实施方案近年来，随着我公司的业务不断开展，在日常工作中各种纸质单据、文件的使用量和使用频率越来高，公司的运营成本也在不断增高，而且大量使用纸质文件进行文件记录、传达和管理，且审核需要领导签字，办公效率低下，无形中也耗费了大量的时间降低了办公效率。

在当今计算机被广泛使用，计算机网络日益普及的情况下，为适应现代化企业发展的需要，节约办公成本，提高办公效率，倡导“低碳、环保、绿色”理念，我部门建议公司着手推荐钉钉软件“无纸化办公”进程。

一、具体实施办法结合我公司实际，建议从钉钉软件开发，先从公司用章审批、派车审批、报修审批方面率先实行无纸化，具体措施：1、印章使用审批（印章带出）依据公司规范运营、防范风险的管理规定，审批流程需要申请人直属领导、印章管理部门负责人、副总经理、总经理确认审核后，印章管理人员进行盖章操作。

过程中任何一人拒绝审核通过便终止申请流程。

具体方案如下：上下滑动选择自己的部门填写自己的名字使用印章的原因盖章文件的名称使用印章的时间需要盖章的文件数量点击添加多个文件名称选择是或者否带出印章和另外同行的小伙伴，需为公司内人员填写是或否，如选择否将无法通确认审核流程说明申请人自行确认审核申请人直属领导确认审核印章管理部门负责人确认审核副总经理确认审核总经理确认审核发起与通过审核后抄送通知人2、派车审批系统当前我公司派车大多数采用人工填写派车单，导致审批、登记手续繁琐，办事效率低，车辆自由出入，管理混乱。

手工填写派车单漏洞多、不易查询、统计，效率低、出错率高不好管理。

具体方案如下：上下滑动选择自己的部门非必填项，默认不填情况下车是返回三亚总部必填项，选择是或否，影响到审批人员设置必填项，输入乘车人数，除司机外，影响到派什么车必填项，选择是或否，影响到审按条件审批：1、默认情况下，隔天返回为“否”并且自驾为“否”，有行政服务部经理决议审批即可；2、其他三种条件，包括自驾为“是”且隔天为“是”，自驾为“否”且隔天为“是”，…，审议决定要经过行政服务部、副总经理、总经理逐一决议审批，其中间任何一人拒绝批准，将中断流程进度。

海北州人民政府关于进一步推进全州无纸化办公工作的通知文章属性•【制定机关】海北藏族自治州人民政府•【公布日期】2012.05.24•【字号】•【施行日期】2012.05.24•【效力等级】地方规范性文件•【时效性】现行有效•【主题分类】机关工作正文海北州人民政府关于进一步推进全州无纸化办公工作的通知各县人民政府，青海湖农场，州直各联网单位：为进一步加强机关作风建设，充分利用政务信息化系统传输电子公文，减少纸质公文数量，提高系统使用效率，现就有关事项通知如下：一、转变观念，切实提高对无纸化办公重要性和必要性的认识。

无纸化办公是电子政务的重要组成部分，是党中央、国务院、省委、省政府确定的发展方向，是建设节约型社会的现实要求，也是提高工作效率的有效途径。

我州自2009年9月1日起启用电子公文传输和OA系统以来，州委、州政府高度重视，投入大量人力物力财力，构建了比较完整的无纸化办公系统，应用工作取得了比较好的效果。

根据省政府的要求，省政府及办公厅发文将逐步取消纸质文件（目前纸质文件只占发文总量的1/3）。

州政府主要领导对无纸化办公也提出了明确要求：“2010年1月1日必须全面开通州政府与各县政府、州直机关单位之间的非涉密电子公文传输，州政府系统内部不再印发（接收）纸质文件（包括会议通知）。

已经开通电子公文传输系统的部门，若因为没有正常使用而导致工作延误的，要追究相关责任人的责任”。

州政府办公室也多次发文，就电子公文传输和OA系统的使用提出了具体要求。

但是，有些单位对州政府领导的指示和州政府办公室的文件置若罔闻，对高效的新的办公方式接受能力差，有些已经开通电子公文传输系统的部门仍然在使用纸质公文，配备的现代化办公设备得不到有效使用，导致设备资源闲置和浪费。

有些单位对网上发送的电子公文不签收、不阅读、不办理，导致一些重要会议无故缺席、一些重要工作被延误，造成了很不好的影响。

希望各地各部门充分认识无纸化办公的重要意义，转变观念，高度重视电子公文传输和OA系统的使用工作，坚定不移地推进我州电子政务的健康发展。

无纸化办公管理办法为适应企业信息化推进进程，节约办公成本，提高办公效率，倡导“低碳、环保、绿色”理念，最大限度地实现无纸化办公。

特制订本办法。

1、无纸化办公适用范围公司日常文件、各类工作报表、业务报表、工作方案、会议纪要、工作计划等。

以上文件如需存档方可打印存档。

2、无纸化办公平台2.1、内部局域网共享平台；2.2、内、外部邮箱及QQ；2.3、U 盘、硬盘等移动存储器；3、无纸化办公的实施步骤及要求3.1、8月19日前，各部门指定人员到行政人事部领取“163”电子邮箱。

电子邮箱用户名统一使用“gc”前缀，加部门名称全拼首个字母（小写）。

领取更改密码后报行政人事部备案。

3.2、8月21日8：30进行无纸化传输试运行，8月23日上午8：30开始正式启用，各级各类上、下行公文均以电子文本形式传输。

各部指定专人负责查看邮箱，并及时汇报传达。

紧急或重要信息由发文部门向接收部门打电话提示。

由于电脑故障,不能使用电子邮箱的部门，由发文部门负责传达。

3.3、各部门要建立电子档案，储存各类电子档案。

确须打印成纸质材料存档的，方可进行打印。

3.4．上报备案的电子邮箱，由专人管理，未经允许严禁注销或更改用户名，严禁收发非公务邮件。

3.5．gucheng2010319@为公司领导与各部之间的公文收发专用邮箱，非公务禁止使用。

打印材料等事宜请使用QQ或个人邮箱。

4、具体实施办法4.1电子公文的排版设置：公文统一使用Word文字处理软件排版。

表格类文件可使用Excel 软件排版，图片资料使用jpg格式。

4.2电子公文正文排版要求:公司文件套用统一格式：文件题目、大标题使用汉仪大宋简体，汉仪大黑简体、汉仪综艺简体；小标题、中标题使用汉仪中宋简体，汉仪中黑简体；文章、内文使用汉仪仿宋简体、汉仪楷体简体、汉仪中圆简体、汉仪书宋一简、汉仪中等线简体、汉仪魏碑简。

正文统一使用A4页面。

4.3各部门、分公司要落实推进无纸化办公，使用网络进行文件、资料传输，各部门主管要督促本部门无纸化办公的推广应用工作。

公司办公环境管理办法第一章总则1.1 为了营造一个安全、健康、高效的办公环境，提高员工的工作满意度和生产效率，特制定本管理办法。

1.2 本办法适用于公司全体员工，并由行政部负责监督执行。

1.3 公司鼓励员工积极参与办公环境的维护和管理，共同创造良好的工作氛围。

第二章办公布局与设施2.1 办公区域应合理规划，确保空间的有效利用，同时考虑到员工的工作性质和需求。

2.2 办公桌和椅子应符合人体工程学设计，以减少员工因长时间工作造成的身体疲劳。

2.3 办公区域应有足够的自然光或人工照明，确保良好的光线条件。

2.4 办公设备应定期维护和更新，以保证工作效率。

第三章环境卫生与安全3.1 办公区域应保持整洁，每日工作结束后，员工应负责清理个人工作区域。

3.2 公司应定期进行卫生大扫除，包括地面、墙面、窗户和设备的清洁。

3.3 办公区域应遵守消防安全规定，配备必要的消防设施，并确保消防通道畅通。

3.4 办公设备使用应遵守安全操作规程，防止意外伤害。

第四章噪音与秩序4.1 办公区域应保持安静，避免大声喧哗或播放音乐，以免影响他人工作。

4.2 员工应尊重他人的工作习惯，避免不必要的干扰。

4.3 会议室使用应提前预约，避免冲突和噪音干扰。

第五章节能与环保5.1 公司应推广节能意识，鼓励员工合理使用电力、水资源。

5.2 办公区域的空调、照明等设备应合理设置，避免能源浪费。

5.3 推行无纸化办公，减少纸张使用，提高办公效率。

5.4 鼓励员工使用环保材料和可回收物品，减少办公垃圾。

第六章员工行为规范6.1 员工应着装得体，保持个人卫生，展现良好的职业形象。

6.2 员工应遵守工作时间，不迟到、早退，确保工作连续性和效率。

6.3 员工在办公区域内应保持专业和尊重，避免不当行为。

6.4 员工应积极参与办公环境的改善活动，提出合理化建议。

第七章监督与执行7.1 行政部负责本办法的执行监督，定期检查办公环境状况。

7.2 对违反本管理办法的员工，行政部有权进行警告或采取其他必要的管理措施。

无纸化办公管理规定 Document serial number【KKGB-LBS98YT-BS8CB-BSUT-BST108】无纸化办公管理办法为适应企业信息化推进进程，节约办公成本，提高办公效率，倡导“低碳、环保、绿色”理念，最大限度地实现无纸化办公。

特制订本办法。

1、无纸化办公适用范围公司日常文件、各类工作报表、业务报表、工作方案、会议纪要、工作计划等。

以上文件如需存档方可打印存档。

2、无纸化办公平台2.1、内部局域网共享平台；2.2、内、外部邮箱及QQ；2.3、 U 盘、硬盘等移动存储器；3、无纸化办公的实施步骤及要求3.1、8月19日前，各部门指定人员到行政人事部领取“163”电子邮箱。

电子邮箱用户名统一使用“gc”前缀，加部门名称全拼首个字母（小写）。

领取更改密码后报行政人事部备案。

3.2、8月21日8：30进行无纸化传输试运行，8月23日上午8：30开始正式启用，各级各类上、下行公文均以电子文本形式传输。

各部指定专人负责查看邮箱，并及时汇报传达。

紧急或重要信息由发文部门向接收部门打电话提示。

由于电脑故障,不能使用电子邮箱的部门，由发文部门负责传达。

3.3、各部门要建立电子档案，储存各类电子档案。

确须打印成纸质材料存档的，方可进行打印。

3.4．上报备案的电子邮箱，由专人管理，未经允许严禁注销或更改用户名，严禁收发非公务邮件。

3.5．gucheng2010319@为公司领导与各部之间的公文收发专用邮箱，非公务禁止使用。

打印材料等事宜请使用QQ或个人邮箱。

4、具体实施办法4.1电子公文的排版设置：公文统一使用Word文字处理软件排版。

表格类文件可使用Excel软件排版，图片资料使用jpg格式。

4.2电子公文正文排版要求:公司文件套用统一格式：文件题目、大标题使用汉仪大宋简体，汉仪大黑简体、汉仪综艺简体；小标题、中标题使用汉仪中宋简体，汉仪中黑简体；文章、内文使用汉仪仿宋简体、汉仪楷体简体、汉仪中圆简体、汉仪书宋一简、汉仪中等线简体、汉仪魏碑简。

办公室用纸管理办法制度一、目的为了规范办公室用纸的使用，减少浪费，降低办公成本，提高工作效率，同时保护环境，特制定本管理办法制度。

二、适用范围本制度适用于公司内所有部门和员工在办公过程中的用纸管理。

三、纸张采购1、由行政部门负责统一采购纸张，根据公司的用纸需求和预算，制定采购计划。

2、采购时应选择质量合格、价格合理的纸张，优先考虑环保型纸张。

3、建立纸张供应商档案，定期对供应商进行评估和筛选，确保纸张的供应质量和稳定性。

四、纸张领用1、各部门指定专人负责纸张的领用和管理，填写《纸张领用登记表》，注明领用部门、领用人、领用日期、纸张种类和数量等信息。

2、领用人应根据实际工作需要合理领用纸张，避免过多囤积。

3、行政部门定期对各部门的纸张领用情况进行统计和分析，对于用纸量异常的部门进行调查和处理。

五、纸张使用1、提倡无纸化办公，尽量减少纸质文件的打印和复印。

对于内部沟通和信息传递，优先使用电子邮件、即时通讯工具等电子方式。

2、打印和复印文件时，应先进行排版和校对，避免因错误而造成纸张浪费。

3、打印和复印时应根据文件的重要性和使用需求，选择合适的纸张规格和质量。

一般文件可使用双面打印和复印，重要文件可使用单面打印。

4、对于不再使用的纸质文件，应及时进行清理和销毁，避免占用办公空间和造成信息泄露。

六、纸张节约措施1、鼓励员工养成节约用纸的习惯，如在书写时尽量使用小字、紧凑排版，减少空白页的使用。

2、在办公室内设置纸张回收箱，对可重复利用的纸张进行回收和整理。

3、定期对打印机、复印机等设备进行维护和保养，确保其正常运行，减少因设备故障而造成的纸张浪费。

七、监督与检查1、行政部门负责对各部门的用纸情况进行监督和检查，定期公布各部门的用纸量和节约情况。

2、对于违反本制度的部门和员工，行政部门有权进行批评教育和处罚。

3、设立节约用纸奖励制度，对用纸节约表现突出的部门和员工进行表彰和奖励。

八、附则1、本制度自发布之日起生效实施，如有未尽事宜，由行政部门负责解释和补充。

实行无纸化办公的建议及实施方案近年来，随着我公司的业务不断开展，在日常工作中各种纸质单据、文件的使用量和使用频率越来高，公司的运营成本也在不断增高，而且大量使用纸质文件进行文件记录、传达和管理，且审核需要领导签字，办公效率低下，无形中也耗费了大量的时间降低了办公效率。

在当今计算机被广泛使用，计算机网络日益普及的情况下，为适应现代化企业发展的需要，节约办公成本，提高办公效率，倡导“低碳、环保、绿色”理念，我部门建议公司着手推荐钉钉软件“无纸化办公”进程。

一、具体实施办法结合我公司实际，建议从钉钉软件开发，先从公司用章审批、派车审批、报修审批方面率先实行无纸化，具体措施：1、印章使用审批（印章带出）依据公司规范运营、防范风险的管理规定，审批流程需要申请人直属领导、印章管理部门负责人、副总经理、总经理确认审核后，印章管理人员进行盖章操作。

过程中任何一人拒绝审核通过便终止申请流程。

具体方案如下：确认审核流程说明2、派车审批系统当前我公司派车大多数采用人工填写派车单，导致审批、登记手续繁琐，办事效率低，车辆自由出入，管理混乱。

手工填写派车单漏洞多、不易查询、统计，效率低、出错率高不好管理。

具体方案如下：非必填项，默认不填情况下车是返回三亚总部必填项，选择是或否，影响到审批人员设置必填项，输入乘车人数，除司机外，影响到派什么车必填项，选择是或否，影响到审批人员设置按条件审批：1、默认情况下，隔天返回为“否”并且自驾为“否”，有行政服务部经理决议审批即可；2、其他三种条件，包括自驾为“是”且隔天为“是”，自驾为“否”且隔天为“是”，…，审议决定要经过行政服务部、副总经理、总经理逐一决议审批，其中间任何一人拒绝批准，将中断流程进度。

现存问题：钉钉软件系统仍未简单流程开发，审批条件选项较少，不具备开发中大型项目实力。

现钉钉审批设置为判断条件审批，一些重要的审核需要副总经理，总经理通过手机钉钉软件审核流程，望领导条件允许的情况下在手机里下载一个钉钉软件。

关于(guānyú)逐步推行无纸化办公的实施意见（征求意见稿）各系、各部门(bùmén)：为认真(rèn zhēn)贯彻落实上级有关(yǒuguān)要求(yāoqi ú)，打造节约型校园，改革传统的办公模式，充分发挥校园网作用，通过办公业务的处理、流转、管理过程电子化、信息化，从而逐步实现办公数字化，以降低行政管理成本，提高办公质量和办事效率。

经研究，决定在全校逐步推行无纸化办公。

现提出如下意见：一、适用范围除涉及保密和存档以及确需纸质媒介传递等情况外，以下办公事项原则上均应实行无纸化办公：1、学院和各系、部门一般文件的发布；2、上级部门和校外一般来文的传阅；3、学院和各系、部门会议、活动等的通知发布；4、各系、部门呈送学院的一般工作总结、计划、报告等；5、有关文件、文稿的起草、修改、审批等。

二、操作办法1、除上行文（请示、报告）外，校内文件原则上一般不再以纸质文件下发，只印制少量纸质文本存档，学院和各系、各部门的各类文件（涉密除外）均通过学院校园网站发布。

2、部门之间的文件及信息传递(chuándì)原则上通过网上平台(píngtái)传递。

3、全院性重要的会议通知(tōngzhī)和周知事项，通过网上办公(bàn gōng)系统发布到各系、各部门，并可在校园网主页(zhǔ yè)“通知通告”栏发布，通过手机短信提醒；各部门召集的会议、活动等的通知，一般由召集部门自行通过相关网站发布或电话通知；涉及全院或院内其他部门的会议、活动或事项，经审批同意后，可通过校园网主页“通知通告”栏发布，并可通过手机短信提醒。

4、有关文件、文稿的起草、修改、审批等，除特殊原因外，一般通过电子化流程进行。

三、实施步骤按照上级要求，结合学院实际，计划分三个阶段实施：第一阶段：宣传发动（9月30日前）召开专门会议，传达贯彻学院精神。

街道无纸化办公管理办法第一章总则第一条为提高街道办公效率，降低行政成本，实现资源节约和环境保护，推进街道信息化建设，特制定本管理办法。

第二条本办法适用于街道办事处及其所属各部门的无纸化办公活动。

第三条无纸化办公是指在办公过程中，充分利用信息技术手段，减少或消除纸质文件的使用，以电子文件、电子表格、电子邮件等形式进行信息传递、处理和存储的办公方式。

第二章组织机构与职责第四条成立街道无纸化办公工作领导小组，负责统筹规划、协调指导街道无纸化办公工作。

领导小组组长由街道办事处主任担任，成员包括各部门负责人。

第五条街道党政办公室负责无纸化办公的日常管理和技术支持，具体职责包括：（一）制定和完善无纸化办公相关规章制度和技术标准；（二）组织开展无纸化办公培训和推广工作；（三）协调解决无纸化办公过程中出现的问题；（四）负责电子文件的归档和管理工作。

第三章电子文件管理第六条电子文件的格式应符合国家和地方相关标准，确保文件的可读性和可操作性。

第七条各部门应指定专人负责本部门电子文件的收集、整理、归档和保管工作，定期将重要电子文件备份至街道统一的存储设备。

第八条电子文件的传递应通过街道内部办公网络或专用电子邮件系统进行，严禁通过互联网传递涉密文件。

第九条对需要长期保存的电子文件，应定期进行数据迁移和更新，确保文件的安全性和完整性。

第四章办公系统应用第十条街道统一使用指定的办公自动化系统进行日常办公，包括公文处理、会议管理、事务审批等功能。

第十一条各部门工作人员应熟练掌握办公自动化系统的操作方法，按照规定的流程和权限进行操作。

第十二条办公自动化系统中的用户账号和密码应妥善保管，不得随意泄露。

因密码泄露导致的工作失误，由相关责任人承担责任。

第五章安全保障第十三条加强网络安全防护，定期对办公网络进行安全检查和漏洞修复，防止黑客攻击和病毒入侵。

第十四条对涉及机密和敏感信息的电子文件，应采取加密存储和传输措施，确保信息安全。

第十五条建立应急响应机制，对因网络故障、系统崩溃等原因导致的无纸化办公中断，应及时采取应急措施，确保工作的连续性。