集团办公室例会
会议纪要
会议时间：2011年5月10日下午1：00
会议地点：集团会议室
参会人员：唐军、蔡芝盈、王韬、包帆、王斌、章小利、
戴晶晶、张彩根（有事缺席）
会议议题：1.办公室各岗位人员近期工作回顾与交流；
2.明确现各人员岗位定位与大致分工；
3.办公室近期工作计划部署；
4.强调几点工作要求。
会议主持：唐军
会议记录：戴晶晶
本次会议为集团办公室首次部门工作会。
会议首先由办公室每位人员对自己近期进行的工作进行了汇报和交流。
在听取汇报后，唐主任进行了简单评价，并对下次部门会各位的发言提出要求。
同时，在上级领导对办公室的职能要求、目前人员配备实际和事前请示汇报基础上，对部门内各人员的岗位定位和分工进行了明确：
1、唐军（主任）：负责办公室全面工作，同时配合分管领导做好企管工作（制度建设、流程建设、计划与目标管理等），完成上级领导临时布置任务和其它部门、子公司协调等具体工作。
2、蔡芝盈（副主任）：协助主任做好办公室内部具体协调，并负责各类公章（介绍信）、外联（工商年检、各级政府、行业协会等）、行业报表、档案管理和上级交办的其它工作（党建工作按集团党委要求）。
3、王韬（董事长秘书）：负责董事长交办的工作及其协调服务（包括主任在内其它同事都有义务协同），同时负责部分公文起草、车辆调度和保险、领导监控系统维护（王斌、包帆技术支持）和上级交办其它工作。
4、包帆（行政主管）：负责总部行政后勤事务协调、经办和上级领导交办的其它临时工作，并对接章小利具体工作。
网络信息管理
工作先协同、逐步过渡到王斌。
此外，协助蔡副主任做好工商年检、外联等临时工作。
5、王斌（信息管理）：负责做好集团范围网络维护与管理协调、信息化建设工作（包帆协同）。
其中，提升类的工作要多花精力（如对应制度管控与信息化培训等）。
6、张彩根（车队副队长）：负责做好所辖车辆日常保养、维修、事故处理与理赔、油卡管理、相关统计以及其它日常管理工作（具体结合有关文件及上级意见），并协助跟进车辆保险、车改信息反馈等衔接工作。
7、戴晶晶（法律文秘）：负责法律事务协调和行政文秘类、日常接待和上级临时安排其它工作，如：合同与法务衔接、法律培训、公文流转（收、发、传及登记等）和跟踪反馈、集团领导会议记录（其他同事一并协同）、日常接待等。
此外，协助蔡副主任做好临时性外联工作。
8、章小利（总务后勤）：负责总部办公用品采购与出入库办理、行政费用台账与统计分析、部门资金计划编制、总部食堂饭卡充值、农庄管理台账和上级布置其它临时工作，涉及总部办公类固定资产实物形态梳理、日常管理也一并协同行政主管管理到位。
9、集团办公室目前缺一名宣传岗位人员，主要负责集团内刊、动态简报、集团宣传网络体系建立与维护、集团网站信息数据更新和领导布置的其它文字性工作。
该岗位人员按上级领导意见尽快跟进。
唐主任强调，通过对各人员岗位定位和大致分工进行明确，目的是为了更好地开展工作，千万记住分工不分家。
作为综合管理部门，所有工作都要建立在协同的基础上，大家相互协调、相互帮助，发挥团队作用，才能圆满完成上级交办任务。
对办公室下一阶段工作，唐主任随后进行了整体计划安排：
1、信息化建设（王斌推进，包帆协同）：
—集团网站改版按合同时间节点要求加快推进，涉及大量文字、图片收集整合、功能模块需求和架构思路、MI整合及双语同步跟进。
首页设计一定要新颖、大气、独特、有内涵；
—网络系统改造工作按上级领导批准的既定方案分步推进，要结合集团总部、各子公司实际情况拟订专项计划，有节点、有针对性、有规划性实施。
同时接待室LED电视机移机及视频线路改造尽快跟进，利用现有资源提升集团总部形象；
—关于集团范围内电脑、网络设备购置和调拨、处置等涉及的制度规定、培训思路要梳理出来，其中培训一块可以利用大会议室先动起来，启动集团培训中心的标杆作用；
—尽快研究一下利用集团现有硬件设施和既有条件，花最少成本，开发集团视频会议系统的必要性和可行性；
—做好集团各子公司网络、信息化、电脑各岗位配备和终端运用技能等基本现状调研，着手集团信息化建设中长期规划工作，包括OA系统开发、企业ERP完善、财务预算和人力资源、档案管理等专业系统调研、衔接和规划，一定要讲实操性。
2、企管工作（唐主任）：
—管理流程建设。
基本思路是办公室内部行政类先做，条件成熟再推总部各部门、子公司选点直至整个集团全面推进，具体要和集团制度建设执行力度、责权关系梳理程度和各子公司实际结合起来；
—计划管理体系。
配合集团目标管理工作实效性啮合、穿插进行。
先易后难，稳步推进，既实现每个节点工作有目标、有计划、有跟踪、有反馈、有考核，也实现集团总部与各子公司经营管理信息的系统性互通。
以上两项工作为企管工作一部分，但都是系统工程，具体要结合上级领导总体部署和集团实际择机进行，并讲实操性。
3、法律管理（戴晶晶）：
—集团范围的法律培训工作要加快跟进。
按上级领导要求，做到每一季度有一次法律培训，具体可联络集团法律顾问或其它有关机构、人员；
—加强相关法律领域的政策要闻、最新动态信息收集，定期整理后提交上级领导参阅或加强各子公司宣传。
4、宣传管理：
相关人员到位后，按上级领导要求，先把集团动态简报、内刊等工作动起来，逐步着手后续工作。
5、档案管理（蔡副主任）：
先对各子公司的各类档案的管理现状进行摸底、调研，再对下一步如何管好各企业的档案拿出一个工作思路比较可行。
如：集团档案分级管理可行性、档案管理系统启动调研、集团档案资质申报等。
6、会议管理：
—涉及集团层级的重要、大型会议，在主任、副主任协调下，大
家协同做好整体服务工作；
—集团领导和其它部门安排的各类专题会议，办公室每位人员均有义务及时按会议组织方的要求做好会议室安排、茶水接待、纪要等服务工作。
工作要积极、主动、高效。
7、行政总务管理（包帆、章小利）：
—先对总部的办公类固定资产实物进行梳理、分类、贴标签，并建立台账，同时与财务部门对接，加强办公资产实物管理；
—加强办公室现场管理，向制造业多年前推广的5S和6S现场管理靠拢，利用这次办公室局部改造机会，将各自桌面、文件柜进行清理，做到办公环境整洁有序，养成良好习惯，做好榜样；
—通讯录制作进度要加快，尽快交付使用，要求制作过程跟踪，尽量精美；
—集团总部办公布局调整方案一旦确定，及时跟进基建部门的装修配合工作；
—集团总部资产进出大门要管牢，相关进出流程手续规定要尽快制定出来，此外男厕所进门不雅观问题尽快解决（临时屏风）。
—通讯、办公用品、用电用水等行政费用在侧重于分析基础上，配合上级领导意图择机适当改革，加强支出预算，控制、降低行政费用支出。
8、车辆管理（王韬、张彩根）：
—车改方案经有关领导同意、董事长批准后，这个月下发公布，同时相关细节配套、跟踪工作尽快跟进，保证6月份顺利实施；
—继续做好有关车辆的日常调度、保险经办、保养维修、事故处理、费用统计等管理工作。
蔡副主任补充建议：为提高员工的综合素质和岗位技能，除法律知识培训以外，还要进行必要的岗位技能和现代管理知识培训。
对办公室各岗位人员今后的工作，唐主任特别强调：
集团办公室作为一个综合部门，是钱江制冷集团的重要服务窗口。
它不仅发挥集团行政流转枢纽作用，同时也要求大家注意平时工作有计划、流程规范化、岗位能力复合化、协作团队化，以主动服务态度、高效率、高满意率履行职责。
机会成熟，首先实行绩效考核。
同时，办公室人员要加强以下几个方面的意识：
一是效率意识。
接到上级领导布置任务、工作要马上办，积极主动、从快从速、高效率完成，期间及时沟通协调。
要日事日毕，今天
事不要放到明天；
二是服务意识。
明确自身定位，摆正心态，有强烈的服务意识。
作为一个传达、沟通的桥梁，要把集团领导、兄弟部门和各子公司都服务好。
同时，注意沟通方式方法，特别对下属企业不要高高在上，要树立总部工作人员形象。
对临时性工作，树立服务观念，不要推，遇到多项任务时要分轻重缓急；
三是全局意识。
任何工作有问题及时沟通，要给上级一个统筹、斟酌的过程，做事要顾全大局、做细做实。
平时注意考勤纪律、节电习惯、桌面物品放置、随手关门等，给其它部门树立表率作用；
四是团队意识。
作为一个综合服务部门，工作特别需要团队力量，工作大家相互协助。
遇到特别一些突发的、紧急的、重大的工作不要找理由推，更要相互配合、服从统一组织安排。
此外，除上级领导特别要求以外，办公室对外工作须经过一个口子。
因公外出、请假要及时向上级打招呼；
五是创新意识。
办公室不仅行政服务工作做好，还要成为一个致力于现代管理意识的倡导部门、一个学习型的部门。
每一位人员自己要积极转变观念，并注意加强平时学习、积累。
最后，唐主任强调，大家能够认识并在一起工作是一种缘分。
在平时工作中要注意相互尊重、相互支持、相互配合，这样才能有效促进集团办公室的整体工作。
抄报：董事长、姚总、顾总。
