会展项目管理 案例31页PPT

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Disruptive technologies such as artificial intelligence and big data are changing the world of work.
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类别 1
类别 2
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系列 1 系列 2 系列 3
类别 4
项目成本控制
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There is one kind of job though, that is both indispensable and
项目成本控制
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Part two
质 量项 管目 理
质量的基本概念
标题文字添加
用户可以在投影仪或者计算机上进行 演示也可以将演示文稿打印出来制作
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华东师范大学旅游系
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会展项目概述
二、会展项目管理
会展项目管理过程
制定计划 项目分解设计 总结 评估 反馈
启动阶段
规划阶段
执行阶段
结束阶段
调研 构思 立项
控制 调整
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第二节：会议项目管理
会议项目管理
会前管理
会中管理
会后管理
华东师范大学旅游系
包括开会须知、议事规则、证件要求、作息时间、生活管理等
华东师范大学旅游系
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会议项目管理
会议文件 检查文件准确性并核对 会 议 文 件 管 理 时间、地点、活动内容、与会人员名单、车辆、会议名称、出席人数、主持 人名字等会议主题文件 制定会议管理计划 会议日期、会议规模、会议日程（或议程）、会议通知、主席日程及报告等， 根据掌握的总体情况制定出详细的计划和实施方案 印制会议文件 讲话稿、会议日程安排表、会场指示图、宾馆内部示意图，并将以上文件装 订成册
会场基本设施布置 主席台、讲台 讲台一般位于主席台的中心或右边
科技展示 型项目
产品交易 型项目
针对性强 交易目标优先
重复性强 服务全面 参与人数少
会议洽谈 型项目
综合博览 型项目
项目周期长 成本预算高 观众范围广泛
华东师范大学旅游系
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会展项目概述
二、会展项目管理
会展项目管理
会展项目管理，就是在特定的组织环境中，为有效实现会展项目的特性目标而制定的 一整套原则、方法、辅助手段和技巧。
华东师范大学旅游系
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会议项目管理
会议通知 邀请信 第 三 轮 通 知 组织机构、会议主题和专业议题

2、会展项目特点
主题性 服务目标性 体验性 项目关联性 客户广泛性 效益综合性
特点
3、会展项目管理过程
会展项目管理者根据项目运营客观规律 要求，运用系统观点、理论和方法，对项目 各阶段工作进行计划、组织、控制、沟通和 激励，以实现目标的各项活动总称。
调研、构 思、立项
制定计划、项 目分解设计
启动阶段
3、项目管理专家罗伯特—项目是指一系列独特的、 复杂的并相互关联的活动，这些活动有着一个明确 的目标或目的，必须在特定的时间、预算、资源限 定内，依据规范完成。
4、Dennis Lock《项目管理》—将观念与行动统一 到创造独特的产品或服务的一系列活动。
5、我们的定义——项目是指一项独特的主题性工作，即
专题5 会展项目管理
第一节 会展项目管理概述 第二节 会议项目管理 第三节 展览项目管理 第四节 会展品牌管理
第一节 概述
一、项目管理 （一）项目
1、项目是要在一定时间、在预算规定范围内， 达到预定质量水平的一项一次性任务。
（中国工业科技管理大连培训中心“项目管理”）
2、项目是指在总体上符合如下条件的唯一性任务： 具有一定的目标; 具有时间、财务、人力和其他限制条件; 具有专门的组织。（德国国家标准DLN69901）
需注意的问题
选择好关键讲演者 计划好会议活动类型 提供相关城市观光或商业参观 合理安排时间
2、会议预算
（1）预算步骤 确认是盈利还是保证收支平衡 理清费用：固定、变动费用 编制预算
（2）预算内容
✓ 交通费：往返交通、会中交通费 ✓ 会议室/厅费用：会议场地租金、设施租赁
、布置等 ✓ 杂费 ✓ 视听设备 ✓ 住宿费 ✓ 餐饮费
会中管理

展会标识的设计必须要符合识别系统设 计的总体要求，符合参展商、专业观众 和特定行业的直观接受能力与习惯，并 要考虑到标识的理念表现力、可行性、 社会心理、习俗与禁忌等因素。最重要 的是标识的设计必须构思巧妙新颖，具 有可识别性
二、举办地点
决定展会的举办地点有双重含义，首先要选择城 市，然后才是选择场馆。
四、法律法规
一般而言，主办方需要了解的相关法律法 规包括：政府对产业产品的销售，产品的 使用和生产等方面的规定，国家的地方政 府对某一产业的发展所作的长远和宏观规 划，针对于某一产业的货物进出口政策、 货物报关和关税等海关有关规定，对举办 展会的企业或机构的市场准入规定，知识 产权保护方面的法律法规，以及对交通、 消防、安全等其他有关行业的规定
基本部分：用来说明展览会的性质和 特征，常用的有展览会，交易会，展 览会、博览会，展销会等
展览会是指以贸易洽谈和宣传展示为主 要内容的展览会，展览题材相对较少， 一般具有较强的专业性。而博览会虽也 可以贸易洽谈和宣传展示为主要内容， 但相对展览会而言，展览题材更加广泛， 一般具有较大的规模，专业化程度相对 较低。展会的名称要慎用博览会，特别 是专业展。
•பைடு நூலகம்
25、你不能拼爹的时候，你就只能 去拼命 ！
•
26、如果人生的旅程上没有障碍，人还 有什么 可做的 呢。
•
27、我们无法选择自己的出身，可是我 们的未 来是自 己去改 变的。 励志名 言：比 别人多 一点执 着，你 就会创 造奇迹
•
28、伟人之所以伟大，是因为他与别人 共处逆 境时， 别人失 去了信 心，他 却下决 心实现 自己的 目标。
1、选择城市
从展览会的题材上来看，展会最好选择在展览题 材所在行业生产或销售比较集中的城市，或者是 在其邻近地区交通比较便利的地方举办，以使展 会有充分的产业基础和市场基础，从展会的性质 上来看，国际性的展会一般应在对外交通和海关 比较便利的地方举办，以方便海外企业和观众参 观。

定义：会展项目是指通过举办展 览、会议、节庆等活动，为参与 者提供信息交流、市场推广、娱 乐休闲等服务的综合性活动。
综合性强：会展项目通常涵盖了 多个领域，如经贸、科技、文化 等，为参与者提供多元化的服务。
参与人群广泛：会展项目吸引着 来自不同领域、不同地区的人群 参与，有利于促进国际交流与合作。
会展项目管理的重要性
2. 风险评估：对已识别 的风险进行评估，分析 其发生的可能性和影响 程度，以便制定相应的 应对措施。
3. 应对措施：根据风险 评估结果，制定相应的 应对措施，如规避、减 轻、转移等。同时，在 会展项目执行过程中， 需要持续监控风险状况， 及时调整应对措施。
06
会展项目管理案例研究
案例一：大型会展项目的时间管理
详细描述
2. 突发事件：在会展项目执行过程中，可能会出 现一些突发事件，如天气灾害、安全事故等，这 些事件可能导致项目成本增加。
会展项目范围变更
详细描述
2. 外部环境变化：外部环境变化如政策调整、市场变化 等，可能会对会展项目的范围产生影响。
总结词：会展项目范围变更通常由于客户需求变化或外 部环境变化导致。
会展项目的时间管理
总结词
规划会展项目的进度，确保项目按时完成。
详细描述
会展项目的时间管理是确保项目按时完成的关键因素之一。通过对会展项目的进度进行科学规划和管理，可以确 保项目按时完成，并避免因时间管理不当而导致的项目延误或失败。在时间管理中，需要制定详细的项目时间表 和计划，并对进度进行实时监控和调整，以确保项目进度的顺利进行。
案例三：高科技产品展览的项目管理
总结词
高科技项目管理
详细描述
高科技产品展览的项目管理需要注重技术更新、产品质量和市场需求等方面，以 确保项目成果符合市场预期。项目管理包括加强技术研发、合理安排产品展示、 制定营销策略等措施。

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ห้องสมุดไป่ตู้
3.展会评估调研
展会评估调研的项目应包括以下几个： （1）展会基本情况。创办时间、办展周期、
办展时间、主办商、展馆、联系电话、展 览互联网地址、电子邮件、主要服务内容、 主要参展产品、开幕时间、门票价格、场 地面积、同期举办的展会、参展面积、参 展商、参展商分布统计、参展商行业分布、 观众来源、观众分布统计、观众关注行业 统计、签约项目数、成交金额等。
优势
劣势
扩大招展展品 范围
扩大参展企业 数量和观众来 源
题材更完整， 展览更专业、 更具有行业代 表性
失去其专 业性
展览的展 区划分、 现场布置 和管理
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浙江五大工业展会合并
2006宁波工业优势产业博览 会” ：以“倡导依托产业、服 务产业、提升产业”为主题的 “。 据介绍，该博览会融合了 以往每年上半年在我市和浙江 地区分散举办的“中国模具之都博
（2）软件条件，如网络通讯便利 成都、邮政电信便利程度、管理 系统等。
（3）服务水平，如基本设计制作 水平、场馆内部搭建改造水平、 施工水平等。
参观人数调研
它直接影响场馆选择、门
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2.为参展方提供会展选择与决策 依据的调研
对于参展方而言，展会是有效实施营 销方针的媒体平台之一。参展方必须 在选择展会是遵守“恰当”原则，即 恰当的地点、恰当的时间、恰当的价 格、恰当的主题以及恰当的形式，参 展方必然会选择能够在各方面实施有 效控制的展会。
媒体政府当地民众媒体政府当地民众第30页共102页第31页共102页所要进入行业的规模和发展潜所要进入行业的规模和发展潜是否能够盈利是否能够盈利在某行业举办展会的竞争因素在某行业举办展会的竞争因素办展机构的办展目标和资源办展机构的办展目标和资源第31页共102页第32页共102页一项目发展空间一项目发展空间产业空间产业空间市场空间市场空间地域空间地域空间政策空间政策空间第32页共102页第33页共102页二项目竞争力二项目竞争力展会定位展会定位办展机构的品牌影响力办展机构的品牌影响力参展商和观众的构成参展商和观众的构成展会价格展会价格展会服务展会服务第33页共102页第34页共102页办展机构的优劣势分办展机构的优劣势分swotswot分析分析第34页共102页第35页共102页展会基本框架评估展会基本框架评估展会名称和展会的展品范围展展会名称和展会的展品范围展会定位之间是否有冲突会定位之间是否有冲突办展时间频率是否符合产业特办展时间频率是否符合产业特展览举办地点是否适合展览举办地点是否适合展会展品的范围所在产业是否能展会展品的范围所在产业是否能举办如此规模和定位的展会举办如此规模和定位的展会办展机构在计划时间内能够完成办展机构在计划时间内能够完成工作工作办展机构对展会展品所在产业是办展机构对展会展品所在产业是第35页共102页第36页共102页招商招展和宣传推广计划评估招商招展和宣传推广计划评估展会进度计划评估各项工作安排合理展会进度计划评估各项工作安排合理阶段工作目标准确工作安排统一配套阶段工作目标准确工作安排统一配套现场管理和相关活动计划评估现场管理和相关活动计划评估第36页共102页第37页共102页如何选择展会如何选择展会行业

ppt课件
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会议时间
➢ 包括召开时间、时间长短 ➢ 召开时间要避开关键日期、节假日、重要运动
会及特殊活动、季节性因素
ppt课件
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： 议程 一次会议所要讨论的问题及进展程序
ΧΧ会议
日期
时间
内容
议题
发言人
Χ年 Χ月 Χ日
8:30~9:30 9:30~10:45
开幕式
领导致辞 ΧΧ
学术交流 ΧΧ论文 ΧΧ
ppt课件
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二、 项目管理
1、项目管理定义 2、项目管理的目标 3、项目管理目标的特点 4、项目管理活动过程
PM=PP+PC
ppt课件
5
• 成本、进度、质量三者之间的相互关系
高
Y
成本
X
o
好
质量
Z
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进度
快
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ppt课件
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项目阶段中过程的重叠和活动强度
活动进展程度
在一个阶段中过程分组的重叠
布置等 ✓ 杂费 ✓ 视听设备 ✓ 住宿费 ✓ 餐饮费
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餐费
早餐：自助餐 中餐及晚餐：正餐，按人数，自助餐 酒水及服务费： 会场茶歇：按人数，分西式、中式 联谊酒会/舞会： 演员及节目：
ppt课件
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4、預算總結
序號
項目
1
收入合計
減去
預算金額
實際金額
2
固定支出
3
可變支出
4
支出合計
剩餘收入
及公众
和赞助
媒体
扩大影响 会议对举办地的效应、媒体的价值 新闻价值
演讲人 嘉宾
吸引参会 举办地、会议地点的服务、会议主 服务、安全

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2

会展项目的现场管理就是会议或展览主办方对会展活 动的现场及周边环境实施的总体管理。
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第8章
3、现场管理的意义
（1）保障会展项目的正常进行
从准备阶段的会场布置、展台搭建、展商报到，到开始阶 段的开幕式、观众和与会者的登记、现场服务、各类社会 及专业活动，再到会展结束阶段的会场善后、会议文件整 理及撤展管理。
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第8章
现场观众控制的方法
(1)根据展出的目的结合展品的特征、展览的背景 、展馆的条件来设计、布局、标志引导。
(2)通过展示内容控制人流。内容相同按顺序归类 为一排；展示重点分布均衡；在岔路口，在希望 的观众流方向安排能吸引人的展品、装饰。
(3)通过场地控制，比如封闭式、开放式设计，展 台的布局等。
一般在此之前召开撤展会议，将撤展的相关计划 和方案通知各方及各展位负责人，统一协调撤展 工作的展开。
在会展结束后，要做好善后工作，如有序疏散与 会人员、整理会议资料、检查设施设备、归还租 赁物品、清理会场等，使会展活动圆满完成。
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第8章
撤展管理
撤展期间的主要现场管理工作
工作项目 拆除展台
工作标准
（2）取得最佳的会展活动效果
会展现场及环境管理做得不好会影响整个会展活动的品质。 会展的圆满举办还离不开会务服务公司、搭建商、运输商、
餐饮公司、广告媒体等服务供应商的合作和支持。
（3）体现会展管理的组织水平
管理对象不仅涉及会议代表、与会者、参展商、客户商和 各类服务商，还包括各种设备物件、各项管理和服务细节。
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第8章
（四）加强施工现场检查
在会场布置、展览布展期间，从事会议设计、展台设 计搭建的企业成分复杂，因此，整个会展活动期间， 会展中心或主办方都需要有专人负责值班、巡视，做 好施工现场的监控和管理，保证施工安全，若发现事 故“苗头”要及时阻止、排除。

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1.必须站在客观公正的立场上进行调查研究和报告的编 制，即所有信息应当尽可能全面、真实。如实反映客 观规律。
2.报告的内容深度要达到国家贵的的标准，基本内容要 完整，避免粗制滥造走形式。要坚持先论证后决策， 保证资料选取的全面性、主要性、客观性和连续性。
3.为保证可行性研究的质量，应保证咨询设计单位必须 的工作周期，防止因各种原因而搞突击，草率行事。
在技术上、经纪上、社会效益上进行全面评 价，对项目投资方案进行总结，提出结论性 意见和建议。需注意的是，在研究报告以外 单独成册的文件，都应列为可行性研究报告 的附件，并入总论部分以资参考。
8
本部分结束！
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3
（二）编制规范
综合考虑一般科学系研究报告的表编写规范，会展项 目的可行性研究报告应包括以下内容。
1、总论
作为可行性研究报告的首要部分，总论应综合 叙述研究报告中各部分的主要问题和研究结论，并 对该会展项目可行与否提出最终建议，为可行性研 究的审批提供方便。
2、项目背景和发展概况
4
这部分主要应系统叙述此会展项目的发起过程、目 标和范围、提出的理由、前期工作的发展过程、有关项 目主题的主要理念和其他相关的背景资料等。需要注意 的是，在叙述项目负责概况的同时，应能清楚的提示本 项目可行性研究的重点和问题所在。
6
❖ 6.会展项目财务分析（投资估算与资金筹措）
❖ 会展项目进行评价时，所采用的数据来自预测和估算。由于资 料和信息的有限性，项目实际运行情况可能与此有出入，这会对 项目投资决策带来风险。为避免或尽可能减少风险，项目组织者 应当考虑各种潜在风险，分析不确定性因素对项目各项评价指标 的影响，并对其作出充分的对策分析。
会展项目管理
教师：林乾志 二0一二年三月1Βιβλιοθήκη 项目二 会展项目的可行性分析

➢ 采取有效的调整措施，即建立变更控制系统。
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方法：因果分析（鱼刺图）
用图形技术确定原因与结果之间的关系 利用因果图逐级分层、从大到小、从粗到
细、寻根究底，直至确定能够采取有效措 施的原因为止
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因果图1
设备
停机 维护不够
小故障多
材料
人员
技术不熟练
操作手册理 解不透彻
项目控制：项目管理者根据项目进展的状况，
对比原计划找出偏差、分析成因，研究纠偏 对策，并实施纠偏措施的全过程。
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二、项目控制的基本理论
➢ 控制是一定主体为实现一定的目标而采取 的一种行为。
➢ 控制是按事先拟定的标准与计划进行的。 ➢ 控制的方法是检查、分析、监督、引导与
纠正。 ➢ 控制是对被控制系统而言的。
➢ 项目控制具有一定的相对性特点。
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四、项目控制的类型
➢ 控制方式 前馈控制、过程控制、反馈控制
➢ 控制内容 进度控制、费用控制、质量控制
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五、会展项目控制目标
➢ 确保会展项目的成本在预算范围内； ➢ 确保会展项目的进度在计划范围内； ➢ 确保会展项目的质量达到计划目标。
二、实施绩效观察
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可以采用正式与非正式的多种形式。 2020/12/11
三、对比实际绩效与标准
➢ 偏差未出现时
在偏差未出现但征兆已经显露出来时， 应及时采取措施，予以扑救，以防止偏差 出现或尽量缩小偏差。
➢ 偏差已经出现时
在偏差已经出现时，应及时将信息反馈， 以便进一步分析原因，采取措施。