档案数字化制作技术培训教材

北京航星永志科技有限公司
时间控制
拆卷
著目
扫描 图像 处理 校对
挂接 光盘 制作
数字化制作时间
数字化制作过程本身是流水作业,
一环接着一环,但实际应用过程中往 往会发现,有很多环节可以同时进行, 只是启动的时间不同而已.这样具体 什么环节什么时候启动时间最佳、
效率最高,是最主要的问题. 从时间损耗图可以看出,扫描和图
定期的进度报表； 定期的电子档案移交； 移交纸介、电子档案的质量抽查； 定期的统计、整理验收结果回馈表单；
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数字化制作进度报表;
进度报表以统计图、数字为主，重要的 地方加以简单的文字说明； 对于纸介档案数据的提交，明细数据的 编号、日期、数量，交接双方签字有效； 对于电子档案数据的提交，打印数据库 目录清单，交接双方签字有效； 抽查结果回执单以表格、文字为主，由 客户填写抽查结果，抽查人员签字有效；
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档案整理
并不是所有客户的档案都归整有序,往往在很多情 况下,客户档案整理的并不符合要求或没有整理过,所以 在档案数字化制作之前,我们要按管理员的要求对档案进 行整理.主要操作为:
按照档案管理员要求,对档案重新分类; 按照档案管理员要求,对档案重新校对;
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纸介档案处理质量控制
整理 拆卷
去虫 去霉
裁切 压字托裱
打孔 装订
档案整理时,按照客户要求(如保管期限、密级等)分类 档案,对档案进行重新编号; 档案去虫、去霉的同时,较对档案的整理结果; 在对档案进行修剪时,对未去污或编号错误的档案重新 处理; 在档案打孔、装订的过程中,要在校对前面所有环节处 理无误后,方可装订;
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电子档案制作质量控制
扫描
图像去污 图像纠偏
图像拼接 图像拆分
文字识别 矢量化
全文索引 水印保护
图像去污、纠偏，是对扫描图像的细加工，同时又是对前一环节 扫描质量的严格把关，如发现问题，通过软件系统立即反馈给前 一环节；
图像拼接、拆分，要根据实际的加工需求而定，如果确定该环节 存在，则除了处理图像的拼接、拆分操作外，更重要的是对前一 环节的质量评估；
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北京航星档案数字化制作方案
本方案以第三代档案数字化技术为核心,就 现有的纸介档案和照片档案,定制以下制作流程:
档案领卷、档案整理、档案著目、档案拆 卷、原文扫描、原文校对、图档处理、图档拼接、 处理质量校对、多档合并、数据挂接、数据库校 对、光盘制作、档案组卷、档案还卷;
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文字识别、图纸矢量化操作，本身要求操作对象为清晰的黑白二 值图，如果前面的任何一个环节出现处理质量问题，都会影响该 环节的质量（准确率），故要求对前面的所有处理进行质量评估；
全文索引是准确的文字识别基础上，进行文档内容关联索引，故 索引的准确程度直接受识别准确率的影响；
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数字化制作进度控制
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图档处理
主要针对电子档案进行修整处理,是电子档案质量 控制的最重要的一个环节;其基本操作包括纠偏、去污降 噪(黑白图)、切黑边、消兰去污(颜色图)等;实际操作的情 况为:
建立电子档案验收标准样本(包括尺寸、 位置、明暗度 、 清晰度等),客户认可质量后,打印示众; 处理人员依照标准样本,对图档进行加工处理; 对于污点很多、很难处理的图档,重新扫描为灰度图形, 再对其进行二值化(消兰去污)处理; 在切黑边过程中,处理人员要防止切掉文字,如发现有切 掉文字的图档,应及时的调取原扫描件,重新处理;
档案著目
该过程是制作人员根据案卷上标注信息和描述信息,将该信息 写入数据库的过程,并在此过程中,制作软件开始发挥辅助作用,具体介 绍如下:
档案录入人员正确通过系统登陆的过程后,录入系统将对录入人员 的每一次操作进行跟踪记录、保护; 档案录入人员根据档案案卷上标识信息,通过定制的录入界面,对案 卷数据进行录入; 档案录入人员无须填写‘录入登记清单’, 从而节省了录入人员的 手动操作时间; 如发生突发事故,造成录入数据丢失,数据录入系统会自动的恢复到 前一次录入的地方,将损失减小到最小;
制作 整理
扫描
校对 图像处理 校对 挂接刻盘 组卷
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损耗分析
有些单位档案由于某些原因（如历史原因）档案整理的不够正规、 完整，甚至没有整理过，此时需要加入档案整理流程，故档案整 理时间较长或无法预计； 著目速度受到人员打字速度、原件清晰程度、原件是否为手写体 等主要方面影响； 档案扫描速度受到原件纸介类型、 尺寸、质量，扫描仪硬件指标， 生成图像分辨率、颜色数等主要方面影响； 图像处理速度主要与人员软件熟练程度、生成图像类型、原文扫 描质量、图像处理内部各处理流程的难易程度有关；（具体内部 处理流程根据客户要求而定） 档案组卷主要与原始档案的保管情况有关（如原始档案保管较差， 则需要对其进行去霉、去虫、裁切、贴纸补齐、打孔、装订、打 印卷内目录等手工操作），故时间较拆卷时长许多；
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档案拆卷、组卷
拆卷是将现有的档案案卷手动拆开的过程,以方便下一个流水 环节处理;组卷是将已经制作完成的纸介档案按原始装订顺序重新装 订成卷的过程; ,同时在拆装过程中,对破损的档案进行简单修复操作; 具体的操作要求有:
在拆装过程对于尺寸不统一或装订压字的档案,要贴纸补齐(托裱); 对于发霉的纸介档案应及时的进行去霉、烘干处理; 对于生虫的档案,要用刷子轻轻地将其清除; 对于已经损坏的档案,要及时地向档案保管人员报告,并用白纸将损 坏的档案粘贴其上(单面有字的档案),不允许用胶带粘贴; 对于装订孔洞较多的档案,应先贴纸条在孔洞或无字区域,后再重新 打孔、装订; 在装订完毕后,检查档案案卷是否留有金属或坚硬物体(如书钉),以 防磨损档案;
制作进度=处理时间 x 单位时间处理量 x 人员工作效率；
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整体制作进度控制
有了严格的环节内部进度控制，整体 进度有了保障，与此同时个环节间协调 显得至关重要； 协调时间损耗较大的流水环节； 动态调配流水环节内部的质量控制力度；
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汇报数字化制作进度
让客户实时的了解数字化制作的进度 情况至关重要，保证客户心中有数；
网络拓扑图
专用的网络通道; 多终端同时扫描; 多服务器存储备份; 多处理流程协同工作;
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工作流程原理图
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档案领卷、还卷
该过程是制作人员从档案保管员手中领取档案,制作完毕后归还给 档案保管员的过程;是档案数字化至关重要的一个环节,主要动作如下:
按交接清单，逐一核对，清点卷数、页数; 如在清点过程中发现档案有破损、丢失, 及时的向档案保管员汇报; 认真填写档案接收清单,交接签字有效;
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第三代档案数字化制作技术
软件技术与团队管理相结合,以软件辅助 管理、辅助制作为主导; 科学的时间、质量保障和进度控制体系； 网络化、大规模、多人协调的制作流程;
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数字化制作过程-时间损耗
时间损耗
80 70 60 50 40 30 20 10
0 拆卷
著目
数字化制作进度控制主要包括以下几方面 内容:
流水环节内部制作进度控制; 整体制作进度控制; 实时的向客户汇报数字化制作进度； 数字化制作进度报表;
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流水环节内部制作进度控制
环节内部进度控制是最重要的一部，直接 影响到整体的制作进度； 加工处理时间：项目开始前，根据项目的实际 情况进行预算、求平均值； 单位时间处理量：根据以往的项目情况进行统 计、计算、求平均值； 人员的工作效率：工人工作能力的综合评估 （包括熟练程度、责任心等指标）；
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大规模的档案数字化形式
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特点
数字化制作的吞吐能力较大; 采用一些先进的图像处理、压缩技术; 规范化的数字化制作流程; 工人具有一定的数字化制作经验; 电子档案的质量较以往有很大的提高;
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存在的问题
数字化制作成本过高; 管理制度不健全,工人工作积极性不高; 软件技术与数字化过程关系不大; 数字化制作效率不高;
像处理耗时较长,而其它环节相对耗 时较短.(如左图)在系统统计时间时, 扫描处理时间=扫描时间+剩余图形
处理时间; 剩余图形处理时间=扫描时间/2; 而校对时间则是跟随图像处理时间
变动.
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数字化制作过程-质量控制
档案质量
电子档案 原始档案
数字化制作流程
通过拆卷、整理、处理、组卷 等一系列流程，对原始纸介档 案进行处理，使之在处理前后 档案质量有很大程度上的提高；
如发现缺页、多页、空白页、重复页, 及时的将信息反馈给扫描人 员或工厂管理人员,及时的补扫/重扫,并改变电子档案顺序号; 检测电子档案的扫描质量,如发现过暗、过亮、模糊,及时反馈给扫 描人员或工厂管理人员, 重新扫描; 如原始纸介档案本身就缺页,应及时的向单位的档案保管人员汇报; 如原始纸介档案本身就不清晰,应及时与单位的档案保管人员协商 解决; 如发现扫描页页号顺序出现错误, 及时的调取原纸介档案,校对其 顺序,通知系统更改扫描页号; 对于原文校对过的档案,系统将作详细的记录,如在后续环节中发现 问题档案,公司将根据相应的管理制度作出惩罚;
通过扫描、纠偏、去污降噪、 切黑边、文字识别等一系列图 像处理流程，使扫描件的质量 远远超过纸介档案；
通过对图形的颜色、亮度信息 的控制，使电子档案具有很高 的保存价值，并对其进行无损 压缩，使其占用较小的存储空 间；
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数字化制作质量控制体系
数字化制作质量控制体系主要侧重于以下 几方面: 纸介档案处理质量控制; 电子档案制作质量控制;
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原文扫描
该过程是将纸介档案通过扫描设备转化为电子档案的过程,在 该过程中,扫描人员要根据纸介类型,来动态的调整扫描方式、分辨 率、颜色数,具体内容为:
如果档案纸很薄或带照片,应用平板扫描方式; 如果档案字迹不清晰,应适当调节扫描分辨率或改变图像颜色数量; 如果在扫描过程中发生扫描仪故障,应及时对扫描仪进行维修,并 将损坏档案在背面用白纸糊好; 一般情况下:
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传统的档案数wk.baidu.com化形式
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特点:
加工、制作规模小; 技术含量低; 制作流程简单; 易操作、易管理;
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存在的问题
制作时间过长,影响档案客户的整体进度; 容易丢失、损坏纸介档案; 电子档案的通用性和可利用性较差,不利 于档案客户将来档案的再利用; 相关联的后续服务很难保障;
文书档案扫描黑白图设置为200dpi即可, 文书档案扫描灰度图设置为100/150dpi即可, 工程图纸扫描黑白图,根据情况设置为400/600dpi即可;
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原文校对
此过程又叫一查,主要作用是检查扫描的原文是否有缺页、多 页、空白页、重复页,原文扫描的图像是否清晰.数据校对人员通过数 据校对系统,对现有的扫描原文进行校对,具体情况如下:
档案数字化制作技术
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概述
长久以来，我们一直采用柜架式的存 放形式来管理纸质档案，然后通过传统 目录本式的查询检索方法来使用这些档 案资料。但是随着档案数量的不断增加， 档案管理出现了库房空间不够、查询费 时费力、原件易损等问题。针对这些问 题，我们提出了一套完整的档案数字化 解决方案,并将其从理论层面,应用到实 际的数字化制作过程中。
此过程又叫二查,主要是针对图像处理完成后的电 子档案,检查在图档处理过程中产生的错误,并及时发现及 时纠正,是质量控制中重要的一个环节;
校对任务如下: 如发现有切掉文字的图档, 及时的通过软件系统反馈给 图档处理人员,及时的调取原扫描件重新处理; 如发现图像质量低于样本标准质量的档案,及时的通过 软件系统通知图档处理人员,重新处理; 对于图档处理质量校对过的档案,系统将作详细的记录, 如在后续环节中发现问题档案,公司将根据相应的管理制 度作出惩罚;
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图档拼接
根据政法大学的学校特点,纸介档案中会出现大于 A4尺寸的档案,但数量不大,若提供A0,A3扫描仪,多数时间 处于空闲,利用率不大,而且占用有限的工作空间,故在制作 方案时决定统一用A4扫描仪扫描,图像处理完成后将多张 图档拼接合一。
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图档处理质量校对