图书馆档案管理方案
为了完善行政部档案管理体系，发挥档案价值以推动行政部工作的健康有效持续发展，特制定如下工作方案。
一、指导思想
档案管理工作是档案提供利用的前提，档案经过整理，可以检验收集工作的质量，便于档案的鉴定、保管、统计和检索，促进档案工作各环节的良性运动。
二、档案管理方案
（一）加强领导，明确职责
为保证档案管理工作的健康有效持续发展，需明确档案归档管理负责人，例如：人事类档案由张燕负责整理归档管理，资质类档案由梁勋负责整理归档管理，综合类档案由李欣静负责整理归档管理等。
（二）档案的保存
1、保存地点：XXX（办公室档案柜）；
2、保存内容：行政部过去和现在从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对公司有保存价值的各种文件、账册、凭证、报表、技术资料协议合同、电脑盘片、音像制品、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。（三）实施步骤
1、准备阶段（时间：XX年X月X日----XX年X月X日）
1）考察学习，借鉴经验
相关领导组织办公人员学习档案管理的有关文件、法律法规，协同档案管理人员建立档案室。同时，档案管理人员自身加强对档案管理的学习，逐步落实具体计划实施方案。
2）成立档案管理领导小组，制定档案达标分类工作实施方案，明确工作人员，分解落实责任
3）完善和添置档案的硬件设施，如：调整实物档案陈列室、空调防尘、防鼠、防虫设施和档案盒等。
2、实施阶段（时间：XX年X月X日----XX年X月X日）
1）搜集整理各门类档案资料
对已经归档整理的档案，按照标准进行全面系统检查整改，进一步规范。
2）制定和完善档案管理制度
A、各种档案按组卷要求，由立卷人整理，按有关规定装订并移送档案室统一保管；
B、各种档案的文章书写，必须用蓝黑或黑墨水书写，禁用其他笔书写；
C、档案一般不外借，确因工作需要借阅档案时，均应在档案室按有关要求借阅；
D、档案要做到安全保管，定期检查，积极创造档案保管条件，做到防盗、防火、防潮防尘、防失密，保持经常通风；
E、档案室内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆物品，严禁使用电器。
3）根据档案号编制规则对档案进行编号归档
根据自定的编制规则（部门拼音首字母+类别号—年月日—件号）对档案进行编号归档，例如：将行政部的档案分为4类，分别为综合类、人事类、资质类和图书类，综合类以11为代码，那么“行政综合类”可命名为“XZ11-20150703-1”。
规范各类表单，详见附件，表格一、二、三、四。
4）确定档案保管期限
档案的保管期限定为永久和定期两种，定期一般分为30年、10年。
永久保管的文书档案主要包括：a、公司制定的法规政策性文件材料，b、公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料，c、公司职能活动中形成的重要业务文件材料，d、公司关于重要问题的请示批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等，e、公司机构演变、人事任免等文件材料，f、公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件。
定期保管的文书档案主要包括：a、公司职能活动中形成的一般性业务文件材料，b、公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料，c、公司人事管理工作形成的一般性文件材料，d、公司一般性事务管理文件材料。
附件
表一：
档案索引图表
档案号：行政综合类XZ11-20150703-1
行政人事类XZ12-20150703-1
行政资质类XZ13-20150703-1
行政图书类XZ14-20150703-1
表二：
档案借阅登记表
表三：
档案清查记录
表四：
过期档案销毁申请表
