资料借阅复印审批表01

编号： G00-001版本号： R.0生效日：页码/总页发放范围：各部门建立文件(SOP )编写、修订、审批、发放、回收和保存的管理规范。

1.1 合用于公司内部文件的编写、修订、审批和发放。

1.2 质量标准、分析方法及验证方案、清洗方案等按其相应的 SOP 中规定的格式编写，发放和收回、保存方面的要求按本 SOP 规定执行。

2.1 SOP ：是文件的简称，指“经批准用以指示操作的通用性文件及管理办法 ,包括操作指南和操作规程”.即包括研发、生产、检验、安全、环保和质量的管理性文件，也 包括岗位和设备的操作性文件。

2.2 版本号：用 R 。

n 表示， R 即修订(Revision) 。

SOP 每修订一次,版本号增加一个数值.首次为 0,以后依此为 1、2、3…… 2.3 传阅人:指 SOP 所涉及到的相关部门的责任人(技术人员或者管理人员)，所有与质量活动有关的 SOP 的传阅人必须包含 QA 部经理。

3.1 编写3.1.1QA 部负责组织编写和修订质量管理体系所需的 SOP 。

3.1.2各部门按其职责编写和修订所需的相关 SOP ，编写人负责传阅和审批过程中的联络. 3.2 审批3.2.1质量管理方面的关键性 SOP 及质量标准， 需经质量副总裁批准,确保与相关的法律法规以及注册文件和客户标准等保持一致. 3.2.2其它各项管理类 SOP 由其主管副总裁批准。

3.2.3技术管理及技术标准类 SOP 由总工程师批准。

3.2.4 只涉及本部门内部管理或者操作类的 SOP ，由各部门经理负责批准， 确保 SOP 的文字正 确和内容正确、不与公司级文件相冲突。

3.2.5关键文件审批程序见附录. 4.1 编写4.1.1各部门应依据 QA 下达的编制要求或者依本部门的工作需要进行 SOP 编写。

写： 编审批核： 准：编号： G00-001版本号： R.0生效日：页码/总页4.1.2 SOP 的格式按统一的模版格式(可到 QA 复制电子版)，本文件的格式为标准格式。

文件管理规程生效日期：年月日颁发部门：质量保证部持有部门：分发号：分发部门：质量保证部、质量控制部、生产运营部、技术部、工程设备部、技术研发中心、注册部、营销部、企业管理部、行政管理部、EHS部、财务部、605车间、606车间、607车间、608车间、609车间、610车间、611车间1. 目的为了明确公司文件生命周期内的管理活动，确保公司文件符合《药品生产质量管理规范(2010年修订)》及其它有关法律、法规、规章、规范的要求，制定本规程。

2. 范围本规程适用于大兴厂区所有文件的管理。

3. 职责3.1. 质量保证部负责公司文件的管理，组织体系文件的制定、修订、实施和监督检查。

3.2. 文件使用部门负责文件的起草，相关专业部门负责文件的审核，体系负责人负责各体系文件的审批。

3.3. 企业负责人批准体系手册、职责、行政管理、人力资源管理等文件。

3.4. 体系管理的职能部门设文件管理员，负责外来文件的获取与管理。

3.5. 各部门设文件管理员，负责本部门文件的日常管理。

4. 主要内容及控制方法4.1. 文件的分层与组成4.1.1. 公司文件分为四个层次，自上而下分别为政策文件、指导文件、操作文件和记录文件。

4.1.1.1. 政策文件为体系手册、目标。

4.1.1.2. 指导文件为工艺规程、质量标准、管理规程、职责文件。

4.1.1.3. 操作文件为操作规程、计划、方案、报告。

4.1.1.4. 记录文件为生产记录、检验记录和其它记录。

4.1.2. 文件的组成，管理规程、操作规程等文件一般由正文、附录、记录组成。

4.2. 文件管理的职责与流程4.2.1. 各部门负责人按本文件规定的职责，组织有关人员进行文件的制定、修订、审核，文件制定、修订、审核与审批职责见附录A。

4.2.2. 文件的生命周期由制定、修订、审核、批准、生效、复制、分发、执行、收回与销毁、存档与保管、评审等步骤组成，文件管理流程见附录B。

4.3. 文件的制定、修订4.3.1. 文件制定、修订及审批的人员要求4.3.1.1. 文件制定、修订人员应具备良好的业务素质，并接受过相关专业知识、技能及法规培训，有一定药品生产、管理资历和工作经验，具有管理意识、工作方法和持续改进的观念，具有一定文字功底，一般应为部门主管或关键岗位的技术人员。

文件发放、回收记录文件借阅、复制记录表部门受控文件清单外来文件清单文件发放审批表质量记录清单质量目标分解表管理评审计划管理评审通知单管理评审报告_____年度培训计划培训记录表培训申请单岗位技能、业绩考评表员工培训档案设施配置申请单设施一览表设施日常保养项目表注:保养后,用“V”表示日保，“∆”为周保、“X”表示有异常情况，应在“异常情况记录”栏予以记录。

设施检修计划编号：JL/YC 6.3-05设施检修单编号: JL/YC设施报废单编号: JL/YC 6.3-07工作环境检查记录表风险分析—预期用途/目的的特征表编号：JL/YC 6.4-01 序号：公司名称：产品名称：风险分析——已知或可预见的危害表产品要求评审表编号JL/YC 7.2-01顾客电话记录定单确认表编号：JL/YC 7.2-03 序号：销售合同样本(编号：JL/YC 7.2-05)医疗器械销售合同合同编号：签订地点：签订时间：采购人（甲方）：供应商（乙方）：根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国合同法》及项目（项目编号：SCTC-2012-007的《招标文件》、乙方的《投标文件》及第4包《中标通知书》），甲、乙双方同意签订本合同。

详细技术说明及其化有关合同的特定信息由合同附件予以说明，合同附件及本项目的招标文件、投标文件、《中标通知书》等均为本合同不可分割的部分。

双方同意共同遵守如下条款：一、合同货物二、合同总价合同总价为人民币大写：，即RMB￥万元；该合同总价已包括货物设计、材料、制造、运输、安装、调试、培训、验收合格交付使用之前及保修期内保修服务与备用物件等所有其他有关各项的含税费用。

本合同执行期间合同总价不变，甲方无须另向乙方支付本合同规定之外的其他任何费用。

三、质量要求1、乙方须提供全新的货物（含零部件、配件等），表面无划伤、无碰撞痕迹，且权属清楚，不得侵害他人的知识产权。

2、货物必须符合或优于国家（行业）出厂新标准，以及本项目招标文件的质量要求和技术指标与出厂标准。

文件编号：GXZC-4000-00 记录表格编写：审核：批准：版本：受控状态：发放编号：发布日期：年月日实施日期：年月日1、文件和资料发放、回收记录表GXZC-4201-012、文件修改记录GXZC-4201-023、文件修改申请表GXZC-4201-034、文件修改通知单GXZC-4201-045、文件破损与丢失补发登记表GXZC-4201-056、文件和资料销毁登记表GXZC-4201-067、文件和资料借阅登记表GXZC-4201-078、备份文件记录GXZC-4201-089、文件和资料留用申请单GXZC-4201-0910、公正性声明措施执行情况检查表GXZC-4202-0111、外来人员参观审批表GXZC-4202-0212、查阅保密资料申请单GXZC-4202-0313、仪器设备（标准物质）申购单GXZC-4203-0114、仪器设备（标准物质）验收单GXZC-4203-0215、供应商评价表GXZC-4203-0316、合格供应商登记表GXZC-4203-0417、___年度服务和供应品采购计划GXZC-4203-0518、检测委托单GXZC-4204-0119、合同评审单GXZC-4204-0220、分包申请表GXZC-4205-0121、分包方能力调查表GXZC-4205-0222、合格分包方名单GXZC-4205-0323、申诉和投诉处理记录表GXZC-4206-0124、客户意见征求表GXZC-4206-0225、不符合工作控制处理表GXZC-4207-0126、内部管理体系审核检查表GXZC-4210-0127、不符合项报告GXZC-4210-0228、会议纪要GXZC-4211-0129、整改措施报告GXZC-4211-0230、会议签到表GXZC-4211-0331、检测人员上岗报批表GXZC-4212-0132、人员学习记录表GXZC-4212-0233、培训申请表GXZC-4212-0334、年度培训计划GXZC-4212-0435、个人技术档案表GXZC-4212-0536、年度人员培训记录表GXZC-4212-0637、公司办公及试验环境卫生情况检查表GXZC-4215-0138、仪器设备检定/校准报告GXZC-4217-0139、检测方法确认表GXZC-4218-0140、仪器设备（标准物质）期间核查记录表GXZC-4219-0141、更新标准实施审批表GXZC-4220-0142、新开展检测项目审批表GXZC-4220-0243、新开展检测项目验收表GXZC-4220-0344、仪器设备维修记录GXZC-4221-0145、计算机/自动化检测设备校核记录GXZC-4221-0246、计算机软件申购单GXZC-4221-0347、计算机软件验收单GXZC-4221-0448、仪器设备降级、停用、报废申请表GXZC-4222-0149、年度仪器设备周期检定/校准计划、实施记录表GXZC-4222-0250、仪器设备一览表GXZC-4222-0351、仪器设备周期检定/校准一览表GXZC-4222-0452、仪器设备档案资料借阅登记表GXZC-4222-0553、仪器设备租用/借出审批表GXZC-4222-0654、仪器设备租用/借出登记表GXZC-4222-0755、仪器设备（标准物质）送检通知书GXZC-4222-0856、年度仪器设备维护保养计划和实施记录GXZC-4222-0957、仪器设备（标准物质）使用记录GXZC-4222-1058、停用仪器设备启用申请单GXZC-4222-1159、检定/校准证书和测试报告确认表GXZC-4223-0160、允许偏离申请表GXZC-4224-0161、样品出入库登记表GXZC-4225-0162、日常质量监督抽查记录GXZC-4226-0163、检测报告更改申请表GXZC-4228-01文件和资料发放、回收记录表序号：编号：GXZC-4201-01文件修改记录序号：编号：GXZC-4201--02文件修改申请表序号：编号：GXZC-4201-03年月日文件修改通知单序号：编号：GXZC-4201-04文件破损与丢失补发登记表序号：编号：GXZC-4201-05文件和资料销毁登记表序号：编号：GXZC-4201-06文件和资料借阅登记表序号：备份文件记录序号:文件和资料留用申请单序号:公正性和行为准则执行情况审查表序号：外来人员参观审批表序号：查阅保密资料申请单序号：序号：序号：供应商评价表序号：合格供应商登记表序号:批准人: 编制人: 日期:______年度服务和供应品采购计划序号:批准: 审核: 编制:日期: 年月日检测委托单序号：合同评审单序号:分包申请表序号:分包方能力调查表序号；合格分包方名单序号:申诉和投诉处理记录表序号：客户意见征求表序号:不符合工作控制处理表序号：内部管理体系审核检查表序号：不符合项报告序号：会议纪要序号：整改措施报告序号：XZC-4211-02会议签到表序号：检测人员上岗报批表序号：人员学习记录表序号：序号：序号：制表：审核：批准：个人技术档案表序号：年度人员培训记录表序号：公司办公及试验环境卫生情况检查表序号：仪器设备检定/校准报告序号：编号：GXZC-4217-01检定单位：（章）检定员：审核：检测方法确认表序号：仪器设备（标准物质）期间核查记录表序号：负责人：设备管理员：更新标准实施审批表序号：序号：序号：仪器设备维修记录序号：编号：GXZC-4221-01计算机/自动化检测设备校核记录序号：编号：GXZC-4221-02校核人: 审核人:序号：序号：。

文件与资料控制程序编号：ZB-QESP-011、目的对管理体系所要求的文件予以控制，确保在使用处可获得适用文件的有关版本，防止使用失效或作废的文件。

2、适用范围适用于公司质量、环境、职业健康安全管理体系有关文件的控制。

3、职责3.1人力行政部为本程序主管部门，负责公司行政文件管理、管理手册、程序文件修改、发放的管理控制。

负责归档文件的管理。

3.2工程部负责技术文件，包括适用标准规范的管理。

3.3工程部负责环境和职业健康安全相关文件，包括适用法律法规和其他要求的管理3.4 各部门负责相关文件的编制、及本部门使用文件的保管。

4、内容与要求4.1文件的分类（1）按文件类别分：见《管理手册》3.3.3；（2）按文件来源分：内部文件、外来文件；（3）按文件受控状态分：受控文件、非受控文件。

4.2文件编号4.2.1文件的编码（1）管理手册的编号ZB-QESM-1XX-XXXXXXXXXXXXXXX有限公司的缩写QESM—质量环境职业健康安全管理手册的英文缩写；1.0—版本号，1.0版。

（2）程序文件的编号例：ZB-ZB-QESP-02ZB-ZB-QESP-02—第二个程序文件；1.0—版本号，1.0版。

（3）三层次文件（国家/行业/地方标准延用原有编号）：ZB-WI—XXWI—三层次文件名称中的关键词的拼音缩写。

XX－按顺序编号4.3 文件编制和审批（1）《管理手册》由管理者代表组织有关部门或人员编制并审核，总经理批准；（2）作业指导性文件，由各职能部门组织编制，部门负责人审核，管理者代表批准；（3）行政管理性文件，由各职能部门按管理职责编制，主管领导和人力行政部负责人审核，总经理批准。

4.4 文件发放及控制（1）管理体系文件（手册、程序文件），由人力行政部发放。

发放时标注分发号、受控状态；（2）作业指导文件、各部门编制的专业管理性文件由各部门发放，发放时标注分发号、受控状态；行政管理文件由人力行政部发放；（3）文件发放部门填写“文件发放记录”。

1.目的为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

2.适用范围适用于物业服务中心对客户档案进行收集、保存、使用。

3.职责3.1总经理：负责批准制度的使用和修改。

3.2品质督导组：负责编制、修改本制度，以及城市物业公司提出修改申请和修改内容的审核报总经理审批。

3.3城市物业公司品质管理部：负责本制度的落地实施情况，收集物业服务中心修改意见，向大区品质督导组提出修改申请。

3.4 物业服务中心：负责制度的落地，反馈实施过程的有效性、适宜性。

4. 方法与过程控制4.1客户档案内容本规定所指的客户档案包含但不限于：客户身份证档案、客户通讯录、房屋出租档案、合同档案、客户房屋装饰装修档案、客户投诉档案、与客户访谈的记录、车辆档案等。

4.2档案的分类收集4.2档案的存档要求4.3档案保管4.3.1客户档案属于保密级文件（尤其是客户身份资料），由资料管理员妥善保管，不得私自散播其内容，未经服务中心负责人批准，其他任何人不得翻阅、复印、或带离办公室（含文档管理员）。

4.3.2如有特殊情况确需翻阅的，须经服务中心负责人书面同意并在《档案借阅审批表》内签字确认并当天必须归还。

4.3.3对其他档案进行借阅或使用的，须经文档管理员同意并在《档案借阅审批表》内进行登记。

4.3.4文档管理员应定期对档案柜内的标签和档案符号标签进行检查，如发现标签、符号脱落或模糊不清，应及时更新改进。

4.3.5对过期的文件资料如：客户投诉档案、与客户开会、沟通的记录、品质监控资料等，经项目经理批准后，做销毁处理。

4.3.6对业主的通讯方式、车辆牌号及车位号应及时进行修改或更换，确保准确无误。

4.3.7对档案柜、档案室应进行上锁由专人统一管理，前台抽屉钥匙应注明标识，统一存放，妥善谨慎管理，如不慎遗失应及时更换锁具。

外来人员（文档管理员除外）进入档案室需填写《档案室来访人员登记表》。

4.3.8如文档管理员因各种原因不在工作岗位，其档案柜钥匙应移交客服部主管。

集团档案管理制度为加强集团档案管理工作，科学的开发和利用好档案资源，充分发挥档案在企业发展中的重要作用，进一步提高档案利用率，优化企业管理和提高运营效率。

结合集团实际情况，制定本制度。

1、集团档案管理分为三级管理模式：即：控股集团层面、各专业集团层面、各专业集团所属各公司（经营项目）层面，设立三级档案管理机构，各级办公室为档案管理责任主体，各设机要秘书一名负责档案的收集整理、归档立卷和保管保存。

1、控股集团层面：除控股集团本身产生的各类档案外，包括各专业集团、各公司（经营项目）在规定范围内需要上交备案的档案资料。

2、各专业集团层面：除其自身产生的以外，以及上级单位下发的重要文件、政令、法规和函件。

并包含其下属各单位按规定上交的档案资料。

3、公司（经营项目）自身经营管理活动中产生的各类档案资料及上级单位下发的重要文件、政令、法规和函件。

4、下属各单位按规定上交的档案资料有：本单位红头文件、对外签定的重要经济合同以及其他专业集团总裁要求上交的重要文件等）。

二、档案立卷归档凡记述、承载、反映各种经营、管理活动的，具有查考利用价值的各类资料均属归档范围。

（见附件一、附件二）1、已通过审签并下发的各类文件、履行中和已履行完毕的合同、客户资料档案（包括重要外联和业务往来单位和个人）均应在每月月底前整理立卷，移交档案室，并办理移交、接收手续。

2、随机器设备、仪器、车辆等技术文件资料、使用说明，应在开箱时及时归档，待档案室登记后，再办理借用手续。

　3、工程文件材料、图纸、合同应随时归档，涉及竣工验收的应在事项完毕后及时归档。

4、人事档案管理遵照《集团人事档案管理制度》执行，财务、资产档案的归档和管理将另行制定管理办法。

5、影像、奖状（杯、牌）、锦旗带等，采取平时归档方法进行收集，即随时产生随时归档，并编制目录。

6、通过OA系统产生的电子表单、电子图章、签名，其权限和审批流程参见《OA系统使用管理办法》。

7、实物类在归档编号后，应在物件本身隐蔽处贴标。

XXX机动车检测有限公司受控状态：受控发放编号：TXWJ-ZLJL2020-A/0质量体系文件质量记录XX机动车检测有限公司编制发布日期：2020年11月10日实施日期：2021年1月1日编写委员会质量记录TXWJ-ZLJL2020第A版编写：（手写签名）审核：（手写签名）批准：（手写签名）颁布：XX机动车检测有限公司质量记录目录员工违规行为处理记录员工履历表编号：人员岗位能力确认表编号：培训计划培训执行记录培训考核记录内务管理检查记录内务管理检查整改复查记录仪器设备管理台账第 9 页仪器设备维护和维修记录年月日年月日仪器设备维护和维修计划第 13 页仪器设备降级报废审批单现场检验仪器出入库记录第 15 页计量器具检定周期表第 16 页仪器设备设施期间核查计划第 17 页仪器设设施期间核查记录表标准物质管理台账第 19 页标准物质期间核查计划第 20 页仪器设备期间核查记录表文件发布/更改通知受控文件一览表文件发放/回收记录第 24 页文件销毁登记表第 25 页文件复印/借阅审批表第 26 页委托检测协议书委托检测合同书第 28 页合同评审记录合格供应方和供应品名录第 30 页供应商评价记录表采购计划采购物品验收和领用记录第 33 页顾客满意度调查表申诉和投诉受理登记表不符合/偏离记录表不符合工作及纠正措施跟踪表纠正措施实施报告预防措施实施报告记录归档记录表第 41 页记录销毁登记表第 42 页记录复印/借阅审批表第 43 页。

财务档案管理规定文档编制序号：[KK8UY-LL9IO69-TTO6M3-MTOL89-FTT688]财务档案管理操作规范总体要求：一、财务档案的内容及分类二、会计凭证的管理三、账册的打印装订及存档四、档案归档管理五、电子档案的管理六、档案室的管理七、档案的保密制度八、档案的借阅九、档案的移交及销毁档案管理应当遵循《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及地产《财务档案管理办法》。

为实现财务档案保管整理工作的规范化，便于档案的管理和利用，依据集团、总部对规范财务基础工作的相关规定，制定本操作规范。

一、财务档案的内容及分类1、凭证类。

主要有原始凭证、记账凭证、其他会计凭证；2、账簿类。

主要有总账、明细账、日记账、各类辅助账簿、其他会计账簿。

3、报告类。

主要有月度、季度、年度会计报告、财务分析及管理报告、专题报告、其他报告；4、银行资料；5、税务资料；6、各类合同；7、财务人事档案；8、公司制度文件；9、其他类：主要有会计移交清册、会计档案保管、销毁清册、税务申报资料、各类证照、银行对账单、银行存款余额调节表、财务档案借阅登记簿、其他财务档案、其他日常核算和财务管理过程中形成的档案材料。

二、凭证的管理：1、票据粘贴、填制、装订规范，详见财务操作指引。

2、附件标准、内容及粘贴顺序参照《报销付款操作规范》。

三、账册的打印装订及存档1、会计账簿包括总账、科目余额表、日记账、明细账和其他辅助性账簿。

2、现金日记账和银行存款日记账不得用银行对账单或者其他方法代替。

3、会计账簿必须在年度终了后2个月内打印装订。

4、账簿打印一律用A4纸打印，按照账务设置的要求打印数量账、三栏账、多栏账、日记账，且必须打印到最明细级。

应当按实际使用的账页顺序编定连续页号，不得缺号或重号5、明细帐只打印末级科目。

往来账有辅助核算的要打印客商辅助核算帐页。

6、账簿原则上按“资产、负债、所有者权益、收入、成本费用”分类装订，考虑的装订成本和装订厚度问题，可适当合并装订，每册内封后附账簿科目目录。