8.图章管理员岗位说明书
四、图章管理员岗位
1、供应商货款支付操作规程
1.1 工作目标：确保货款的正确支付。
1.2 工作范围：所有已经经采购部审核，审批的货款。
1.3 操作规程：
⑴发票，入库单等经采购部审核，审批完毕后交到财务部审核以下资料及相关内容：
①核对货物是否记入本公司仓库，收款人与发票专用章是否一致，金额是否与发票开具的一致。
如有错误应退回供应商，更改后重新办理；
②入库单的最终审批人是否正确；
③支票、发票台头应正确填写公司名称，大小写金额必须相符；
④发票有采购部负责人签名（而不同的货款内容还需相应的负责人员签名），最终审批人签名。
⑤非采购部负责的货款由分管各公司的董事签名审批
⑵上述单据审核完毕后由出纳签发支票，交图章管理员复核
⑶审核原始单据，附件及支票是否真实、合法、完整。
⑷审核无误后在支票上加盖完整全套印鉴。
发票、全部附件盖付讫章，交还出纳。
2、工程款支付操作规程
2.1 工作目标：确保工程款的正确支付
2.2 工作范围：所有工程款
2.3 操作规程：
⑴外包工程需填写进度款支付申请表，按照表中格式逐项审批。
⑵集团内公司承建的工程由广东腾越建筑工程有限公司或雅骏装饰设计工程有限公司会计主管提出书面申请经最终审批人审批
⑶财务部审核以下资料及相关内容：
①支票、发票台头应正确填写公司名称，大小写金额必须相符；
②外包工程需填报（碧桂园集团付款/预付申请单），审批人审批签名在申请单上签名确认。
若凭发票付款的将发票附后。
⑷上述单据审核完毕后由出纳签发支票，交图章管理员复核
⑸审核原始单据，附件及支票是否真实、合法、完整。
⑹审核无误后在支票上加盖完整全套印鉴。
发票、全部附件盖付讫章，交还出纳。
2.4 相关表格：《进度款支付申请表》
3、资金往来款的操作规程：
3.1工作目标：确保资金往来的正确调拨
3.2工作范围：所有资金往来
3.3 操作规程：
⑴各公司会计的书面申请资料；填写《碧桂园集团公司内部资金调拨申请表》
⑵上市公司的资金的内部往来：由梁裕尤经理签名审批，杨文杰总经理签名审批；
⑶非上市公司的资金的内部往来：由杨美容签名审批
⑷资金外调最终由崔健波总裁审批。
⑸审核最终审批人签名无误后在支票上加盖完整全套印鉴。
在往来资金申请表上加盖付讫章，交还出纳。
3.4 相关表格：《碧桂园集团公司内部资金调拨申请表》
4、支付借支、员工报销操作规程
4.1工作目标：确保借支、员工报销的支付
4.2工作范围：所有借支、员工报销
4.3 操作规程：
⑴员工借支：填写碧桂园集团个人借支申请单，预计还款日期不得超过45天，所借款项必须在本申请单约定的还款日期前归。
借支単上需有总裁或主管、董事审批签名及清晰的还款日期。
⑴员工报销：填写碧桂园员工报销费用报销单。
⑶审核以下资料及相关内容：
①支票、发票台头应正确填写公司名称，大小写金额必须相符；
②票据是否超过使用期限，使用范围，有无出现白条凭证等。
需有部门主管及经理签名，以及董事或者总裁签名。
⑷核对所报销的发票上的名称、项目是否完整正确、原始单据，附件及支票是否真实、合法。
⑸审核无误后在支票上加盖完整全套印鉴。
发票、全部附件盖付讫章，交还出纳。
4.4 相关表格：《碧桂园集团个人借支申请单》、《员工费用报销单》
5. 其他类业务支付操作规程
5.1工作目标：确保其他类业务的正确支付
5.2工作范围：所有其他类业务支付
5.3 操作规程：
（1）审核支票、发票台头是否正确填写公司名称，大小写金额必须相符；
（2）审核票据是否超过使用期限，使用范围，有无出现白条凭证等。
（3）核对所报销的发票上的名称、项目是否完整正确、原始单据，附件及支票是否真实、合法。
（4）审核无误后在支票上加盖完整全套印鉴。
发票、全部附件盖付讫章，交还出纳。
5.4 相关表格：填写碧桂园其他业务相关的表格。
6. 合同类文件盖公章操作流程
6.1工作目标：确保合同类文件按公司图章管理流程正确加盖公章
6.2工作范围：所有合同类文件
6.3 操作规程：
⑴文件盖章时需填写《文件盖章（非法人签名文件）确认表》（详见附表一），该确认表必须经最终审定人签名同意后再到图章管理部门盖章。
⑵填写《碧桂园合同类文件签约代表人签名确认表》，该确认表必须经最终审定人签名同意后再到图章管理部门盖章。
⑶审核审批人是否已签名，审核完毕盖公章。
⑷盖章后收取一份合同正本存档，交相关会计人员核算相关成本费用。
若不能即时交会存档的则需在《文件盖章（非法人签名文件）确认表》内的预计日期前移交。
⑸办理合同的登记手续，如经办人、部门、事项、涉及金额等资料。
6.4 相关表格：《文件盖章（非法人签名文件）确认表》、《碧桂园合同类文件签约代表人签名确认表》、《盖章登记表》（见附表）
7. 非合同类文件盖公章操作流程
7.1工作目标：确保非合同类文件按公司图章管理流程正确加盖公章
7.2工作范围：所有非合同类文件
7.3 操作规程：
（1）文件盖章时需填写《文件盖章（非法人签名文件）确认表》（详见附表），该确认表必须经最终审定人签名同意后再到图章管理部门盖章。
（2）审核审批人是否已签名，审核完毕盖公章。
（详见附表）
（3）办理文件的登记手续，如经办人、部门、事项、涉及金额等资料。
（4）重要文件盖章后必须存档。
7.4 相关表格：《文件盖章（非法人签名文件）确认表》、《盖章登记表》（见附表）6.5及7.5流程图：
8、票据、各种IC卡管理业务的操作流程
8.1工作目标：确保票据，各种IC卡数目收发、结存数量准确
8.2工作范围：所有票据、IC卡
8.3 操作规程：
⑴开票员、出纳、屋村管理处在图章管理员处领取各种票据、IC卡时需在票据登记本上签名确认。
⑵使用完毕后经图章管理员核对无误后，确认还票日期。
⑶每月月初开票员、出纳、屋村管理处交报表与图章管理员核对各种票据、IC卡的开具、结存数量。
8.4 相关表格：《碧桂园财务领用库存月报表》
9、新成立公司印章、法人私章、业务专用章刻制及领用的操作流程
9.1工作目标：确保印章按公司印章管理办法的流程进行刻制及领用
9.2工作范围：所有印章
9.3流程图：
（1）新成立公司印章刻制及领用流程
（2）法定代表人私章刻制与领用流程
（3）业务专用章刻制与领用流程
9.4相关表格：《印章签收表》、《印章领用审批表》、《印章刻制申请表》、（见附表）
10、印章外借的操作流程
10.1工作目标：确保印章外借按公司印章管理办法的流程10.2工作范围：公章、财务专用章、法人私章等
10.3流程图：
10.4相关表格：《借用印章审批表》（见附表）
11、印章收缴、销毁流程的操作流程
11.1工作目标：确保印章收缴、销毁的规范
11.2工作范围：所有印章
11.3流程图：
11.4相关表格：《印章收缴申请（备案）表》、《印章销毁申请（备案）表》（见附表）。
