OA系统资产管理办法

1 OA系统资产管理办法（暂行）

一、 公司OA系统中附带资产管理模块，其主要功能是进行资产查询和实物管理，为了充分发挥OA功能并方便部门进行实物查询,特起草发布“OA系统资产管理暂行办法”。

二、 在OA系统中，除进行资产登记和查询外，亦可记录资产调拨、资产报废的相关信息，但办理资产正式登记、调拨和报废手续仍按现行财务制度执行。

三、 OA实物管理的原则是：管理到位、责任到人、全程跟踪、帐物相符。

四、 公司实物管理部门及分工

1、总公司资产管理核心部门是财务部，各实物管理部门以财务资产帐为准。实物管理界限划分不清的，最终由财务部指定管理部门；

2、营运部/工程——负责全公司各单位固定资产及低值易耗品管理，负责总公司备存的营运设备类及各单位需调剂资产的管理，负责各分店资产的调剂与分流；

3、信息部——负责全公司各单位及总公司IT类设备及软件类管理；

4、防损部——负责全公司各单位及总公司安保、消防及监控设备类管理；

5、人力资源部/行政——负责总公司使用的固定资产及低值易耗品管理；

6、赠品管理——公司及各单位所收赠品按其类别分属以上四个部门管理。如笔记本电脑归信息部管理，微波炉归人力资源部管理；

7、积压资产管理——因各种原因，由分店调至总公司待分配的资产，由营运工程部会同财务部对帐、筛选、分流，再按分流结果，将帐、物同步纳入实物管理部门管理。

五、 OA登记条件

1、部门购置资产须按财务规定提出购置申请，待资产验收后填写“固定资产购置验收单”一式三联，由资产使用部门、资产管理部门、公司财务部各留一联。

2、“验收单”内容须填写齐全，特别是规格型号、供货单位信息、保修单及配件或配套软件情况，应记录清晰，以便维修方便。

3、“验收单”签字手续全部完成后，交财务部办理报销手续并入账，财务部配发资产编号后转给公司实物管理部门纳入管理。

4、资产调拨及资产报废原工作流程不变，相关手续办理完成后，财务部监督实物管理部门在OA中及时变更。

六、 OA资产登记：

1、资产管理部门有权限在OA中登记资产，其它部门只能查询本部门使用的资产。需要了解资产价值等详细信息的，需在财务部的资产帐中查询。 2 2、资产管理部门根据财务部上帐后的“验收单”及资产编号，在OA中建立资产登记卡，OA中的资产编号与财务部资产档案编号必须一致。OA建卡完成后，登记人在“验收单”上签字并移交给资产使用部门一份备用。

3、资产管理部门负责制作资产标签，贴在新购置资产的适当位置。(不是由行政统一制订)

4、OA的资产登记卡中，除栏目中记录的内容外，还应在备注中注明：资产使用地点及责任人，一律采用实名制，谁使用谁负责。公用物品由部门领导指定责任人。

5、公司各部门所接收赠品必须纳入资产登记（填写资产购置单，单独注明属赠品）

6、资产在单位之间或部门之间调拨时，须填写资产调拨单，财务部及资产管理部门根据调拨单修改财务帐及OA资产登记卡，转移责任人。（公司现无内部部门之间资产调拨规定，如要实行应由公司提出，不应由本管理办法提出）

七、 资产实物查询：

1、在OA中进行资产登记和资产查询需得到财务部和信息部授权，因查询信息的权限等于可任意修改的权限，所以除实物管理部门有登记和修改权限外，其余部门只能限定在查询本部门资产上。

2、查资产实物信息首先进入“资产管理”模块，再点击分菜单下的“资产管理”，进入资产管理届面后，利用三种方法查询，一是按“资产类别”查询；二是按“资产名称”查询；三是按“资产类别”和“资产名称”并用查询。因OA模块限制，除报废资产外，其它资产不能使用资产编号查询。

3、查询方法及实例，如：

 查询总公司信息部管理的全部资产，在“资产名称”栏中输入“总信”（意为总公司信息部）二字后点击“查询“即可。

 查询总公司信息部管理的财务部使用的资产，在“资产名称”栏中中输入“总信财”后点击“查询”即可。

 查询总公司信息部管理的财务部使用的资产中的打印机时，首先在“资产类别”中点击“打印机”，再从“资产名称”中输入“总信财”后点击“查询”即可。

 如财务部查询自己使用的全部资产，只需在“资产名称”中输入“财”字，再点击“查询”即可。

 如人力资源部查询所管理的总公司全部传真机，须在“资产类别”中点击“传真机”，在“资产名称”中输入“总人”（意为：总公司人力资源部）二字，再点击“查询”即可。

4、各部门所用赠品资产查询：如查询总公司信息部管理的开发部使用的全部赠品时，在“资 3 产名称”中输入“总信开赠”，即可查到全部相关资产。

八、 资产编号

1、资产编号：OA登记资产时，录入财务部配发的10位数字编号。资产编号一物一号终始制；相同资产多数量，（如购置三台同等型号空调机）仍要保持一物一号，此种操作有利于资产单品调动时帐物清晰。

2、赠品编号：按财务现行办法执行，采用10位数字，从01号起始，顺序编号。

3、报废编号：根据财务部规定，申请报废或已报废的资产编号，按编号终始制方法，不变更原有编号，但为了在OA中区分或查询已报废资产，暂定在原10位数编号的第一个数前增加一个“999”三位数，变成13位数字。如果资产管理部门只查询本部门管理的报废资产时，在输入编号的同时，在“资产名称”栏中加入管理部门名称即可。

4、编号重复：已经记录在帐的资产出现一号多物现象的，OA编号可以在10位数字基础上，未尾再加二位数字，从01计起，以区分单品号码。

九、 资产调拨与报废

1、总公司内部调拨：资产调拨在OA中没有专栏，总公司内部调拨的，在OA中将原使用部门改为新的使用部门即可，但须在备注栏中加以注明，以记录资产周转过程。（此项同六-6意见）

2、总公司资产调出：资产调给分店使用的，在OA中可以删除，但资产调拨单在资产管理部门保存。

3、资产调动手续：资产调动，由调出单位填写资产调拨单，接收单位和实物管理单位必须签字,根据资产调拨单同步修改OA及财务帐。

4、资产盘点分级负责：资产使用部门根据OA及赠品帐，进行实物盘点，实物管理部门进行监盘、审核后报财务核帐。

5、资产报废：资产报废单中须详细注明报废原因，首先由资产管理部门签属意见，再报公司领导审批。

十、 总公司报废后的资产在OA中加以保留，并在备注栏中加以注明。

十一、 “OA系统资产管理办法”适用于公司全部固定资产管理。不包括消耗性材料及维修费项目中出现的物品。