河南工业大学研究生会工作制度（试行）河南工业大学研究生会是校党委领导下的自我服务、自我管理、自我教育的代表河南工业大学全体研究生的群众组织。凡是取得河南工业大学学籍的研究生，均为本会会员。本会接受校团委的工作指导，并注意与学校有关部门和各群众团体协调地开展工作。本会现下设有办公室、学术部、女生部、外联实践部、文艺部、宣传部、体育部、生活部等八部室。在校团委的领导下开展工作。为发扬民主，严肃纪律，增强校研究生会及各分会成员的责任感、团队精神和集体荣誉感，使各项工作得以顺利展开，优化资源配置，提高工作效率和工作质量，在总结历届研究生会工作经验的基础上，结合实际工作需要，制定本制度。
第一章总则
第一条研究生会应坚持党的四项基本原则，遵守国家的各项法律法规和学校的各项规章制度。
第二条本会应在工作中广泛联系同学、紧密团结同学，切实贯彻一切为同学服务的工作宗旨，落实从同学中来、到同学中去的工作方法。第三条本会倡导工作人员在工作中自觉发挥创造性、积极性和主观能动性，提升工作理念，改进工作方法，端正工作态度，完善工作制度，做到以人为本、制度先行。
第二章公章管理制度
第四条河南工业大学研究生会公章的管理及使用必须符合河南工业大学研究生会章程及相关工作制度，严禁私用公章。
第五条公章由河南工业大学研究生会主席团委托河南工业大学研究
生会办公室妥善保管，任何单位及个人未经允许不得私自挪、借他用。第六条凡以研究生会名义对外发出的正式文件、函件、介绍信、奖惩，以及其它研究生会认为必要的材料，均由主席团签字后方能用章；一般的材料有主管副主席、部长签字即可生效；个人私事需要研究生会出具证明、用章，须经主席团或办公室主任批准。
第七条公章要在办公室内当场使用。如有特殊情况需借出办公室，需另附申请书，详细说明借出的理由，经主席团批准后方可借出，并在限定日期内交还。非主席团人员或办公室指派专人不得参与公章的使用。
第三章例会值班制度
第一节例会制度
第八条学校研究生例会包括研究生会委员会例会以及校研究生会主要干部例会。
第九条研究生会全体人员例会于每月第一个自然周的周二晚19:00召开，出席者为全体校研究生委员；校研究生会主要干部例会于每周（每月第一个自然周除外）的周二晚19:00召开，出席者为校研究生会主席及各职能部门负责人。以上会议如有变动，以校研究生会办公室的会议通知为准。
第十条以上会议，如确有必要，主席可召集临时会议或由主席团成员提议，经主席批准召集临时会议。主席团不设例会，由主席根据需要召开主席团会议。
第十一条以上会议不得缺席、迟到、早退。有特殊情况不能出席者，须至少提前一日向主席请假，并须指定主要干部出席。如未指定主要干
部出席者，视为无故缺席。
第十二条委员会例会每学期迟到、早退累计达三次者，内部通报批评，取消年度评优资格；迟到、早退累计达四次或无故缺席一次者，内部警告，留职查看；迟到、早退累计达六次或无故缺席两次者，撤销职务或取消委员资格，并报所在院系及有关单位。
第十三条委员会例会每学期请假累计达四次者，内部通报批评，取消年度评奖评优资格；请假累计达八次者，根据情况处内部警告直至取消委员资格处分，并报所在院系及相关单位。
第十四条校研究生会主席团成员违反上述规定者，从重处罚。
第二节值班制度
第十五条办公室每天安排一到两名部员值班，值班时间为上午8:30—11:30，下午14:30—17:30。
第十六条值班同学要保质保量地完成自己的工作。如实在未能完成，应做好交接工作，把未完成的工作及时告知下一值班同学，或详细地记录在值班登记表“备注”一栏。
第十七条值班人员必须认真负责，做好必要的值班记录，及时处理研究生会的有关事务。严禁在值班时间内打牌、酗酒或实施其他与办公室活动不符、可能损害研究生会声誉的行为。
第四章财务管理制度
研究生会实行资金统一监管调拨的基本财务制度。研究生会全部资金（包括学校拨款、活动收入、赞助金等）由办公室统一管理。所有
支出款项由办公室统一调拨。研究生会资金及账户由办公室及研究生会主席联合保管。
第一节预算制度
第十八条各部门开展相关活动前，需在活动策划中列明详细财务预算；并向主席团提出正式申请，经批准审核后备案。活动进行过程中若须增加预算，应补填财务预算表，并申请主席团批准。
第十九条大型活动经费支出较大需预支现金的，支出前应上报办公室，同时附上详细的财务预算，并由办公室详细填写暂付款凭证，经研究生会主席签字后，报团委老师批准才能到办公室财务处审核、领取现金。
第二十条部门活动经费需要提前垫付的（不超过二百元），先由活动人垫付再依据相应有效凭证报销；举办活动如需提前垫付大额现金（二百元以上），应写提交研究生会主席团批准，审批通过后方可申请预支现金。活动结束后应立即向办公室上交金额发票及归还预支现金余额。第二十一条活动结束后一周内，由活动主要负责人向主席团提交经费决算（附经费预算），就经费运行及使用情况做出详细汇报，经主席团审核同意后一次报销。经费决算报告由办公室统一存档管理。
第二节报销制度
第二十二条各部门活动的开支在活动结束后第二周的委员例会上向办公室登记报销。大型活动报销可酌情延迟，但活动结束后一个月内必须完成所有费用的报销。
第二十三条报销发票为全国统一发票和河南工业大学后勤集团的收据。开据发票的单位统一为：河南工业大学。发票要求账目明细，并注明所购买物品的名称、用途、经手人（部门）。
第三节赞助费用管理制度
第二十四条研究生会各部筹集赞助款，需将其赞助事宜书面交主席审核，经主席同意后加盖研究生会公章方可开展活动。所有赞助款需上交办公室进行入账登记，办公室入账登记后依据有关规定给予各部提成，提成后余额交由办公室进行集中管理。
第二十五条各部赞助费由办公室和主席团统一管理，视各部实际开支情况划拨一定经费以便各部开展部内活动。
第二十六条研究生会各部门打印，复印资料，制作海报等需由专门人员到指定地点进行操作，实行固定人员签单制度，签单人员把每项签单明细汇总上报本部门负责人，每次活动结束后部门负责人需向办公室上交此次活动打印、复印材料及制作海报的统计材料。
第四章档案管理制度
第二十七条档案管理工作统一由研究生会办公室负责。办公室对研究生会所有资料进行分类、整理、归档，包括书面和电子版的资料。
第二十八条研究生会档案分类为：工作立项书、活动策划书、研究生会红头文件、外来文件通知。
第二十九条研究生会成员如需查阅档案，应向办公室主任提出申请。获得批准后方可借阅。所借档案资料应及时归还并不得有缺损。研究生
会以外的单位如需借阅档案，必须获得研究生会主席团的允许。办公室应做好相关的记录工作。
第三十条研究生会集体获得的奖品，纪念品，由办公室妥善管理，任何人不得私自占有。
第五章物资管理制度
第三十一条研究生会办公用品由办公室统一购买，保管，分配，各部若需此类物品应由本部部长到办公室支领并登记。
第三十二条各部组织活动须另购物品的，例如胶卷，鲜花，礼品等物品应提前列出清单交办公室，经主席或办公室主任批准后由办公室负责采购的人员执行采购任务。采购由各部执行的，采购时应严格按预算进行，使用后仍有利用价值的物品需妥善保存，该部部长对采购工作负责，且须及时将情况告知办公室。
第三十三条研究生会办公室电话为研究生会公务专用，各部门内部举办活动需大范围对外联系用到电话的需向办公室说明并进行登记。
第六章附则
第三十四条研究生会全体成员必须严格遵守本制度。
第三十五条研究生会各部室可在本制度基础上，根据部门具体情况制定本部门工作制度或实施细则，报主席团审核，交办公室存档。
第三十六条本制度条文解释权、修改权属研究生会主席团。
第三十七条本制度自公布之日起实施。
河南工业大学研究生会
2013年9月27日