会议已经成为项目经理的一项重要工作内容，它提供交换和分享信息与观点的手段。项目经理和团队成员在项目会议上花费了大量时间。在项目环境中，会议作为管理沟通的一种方式是否经济和有效，常因项目经理的沟通技能不同而有差异。会议需要许多时间和精力，因而只有必需时才召集会议。然而，许多会议并非富有成效，这些会议准备得不够充分，主持得也毫无章法。因此，懂得召开什么类型的项目会议，什么时候需要召开会议和召开多少次会议，以及如何有效地主持项目会议是非常重要的。项目会议的类型及其目标项目经理可能需要召集许多不同类型的会议。这些会议包括：项目启动会议、项目计划会议、项目状态／评审会议和问题解决会议等。每一种会议需要达到特定的目标，因而要有相应的会议内容。下面就每一类项目会议分别论述其目标和内容。
1．项目启动会议
根据项目的来源，项目启动会议又可分为内部项目启动会议和外部项目启动会议。
(1)内部项目启动会议是指承包商的项目经理在承包合同签署后召开的项目启动会议。一般由内部项目发起人(来自管理层)、客户经理、项目经理和项目团队成员参加。
内部项目启动会议的主要目的是：
?定义项目及其主要团队成员；
?使团队成员明确他／她们在项目中的职责和角色；
?概要地讨论项目的相关内容。
在内部项目启动会议上主要讨论的内容有：
?项目概述；
?项目的范围和可交付成果；
?项目的总体计划及项目的进度规划；
?项目的组织结构；
?项目假设及风险；
?项目文件保存／存档要求。
(2)外部项目启动会议是由承包商的项目团队和客户的项目团队共同参加的项目启动会议。一般由承包商的项目经理召集和主持。启动会议后，承包商项目团队将着手编制详细的项目计划。
外部项目启动会议的主要目的是：
?明确双方对项目的期望；
?确定客户和团队成员的角色和职责；
?在进入计划阶段前，再次确认客户的项目需求，并确保双方对项目需求理解一致；
?将承包商的团队成员介绍给客户，以便在项目中更好地合作。
这个会议使客户成为项目团队的成员，从而增加客户对项目的承诺。这对项目成功来说是至关重要的。
在外部项目启动会议上，项目经理向客户介绍的主要内容包括：
?项目概述；
?项目对客户的价值；
?项目范围和可交付成果；
?项目团队；项目管理论坛
?项目时间表；
?项目实施方法(风险及假设)；
?项目所应达到的质量；转自项目管理者联盟
?结论。
2．项目计划会议
项目计划会议是由项目经理召集和主持，项目团队成员参加的项目会议。项目经理要根据项目的大小及项目对组织的重要性来决定项目计划的详细程度。项目计划会议主要目的是：
?编制详细的项目计划；
?项目任务分配：将工作任务明确分配给特定的团队成员。对于每一项任务，必须注明负责人及预
?计完工的日期，并要求负责人当面做出承诺；
?使团队成员对项目有一个整体的了解。
项目计划会议的主要内容包括：
?根据WBS确定里程碑，进一步定义项目活动和任务；项目管理者联盟文章
?预测完成活动和任务的历时，将活动和任务分派给团队成员；
?讨论完成活动和任务的方法；
?确定活动和任务的相互关系和顺序，并根据项目时间表制定项目进度计划；
?制定项目成本计划、项目质量计划、项目沟通计划、风险控制计划和项目采购计划等。
3．项目状态／评审会议转自
项目状态／评审会议通常由项目经理召集和主持。参加会议的成员一般包括全部或部分项目团队成员、客户和来自高层的项目负责人。项目状态／评审会议应定期召开。例如，内部项目状态／评审会议可每周召开一次。与客户进行的项目状态／评审会议可长一些，如每月或每季度召开一次。这应根据项目的持续时间和合同要求而定。
项目状态／评审会议的主要目的是：
?介绍项目进展情况；
?项目是否偏离进度计划，若偏离，应采取什么样的措施；
?说明造成进度偏离计划的原因和如何在今后的工作中防止偏差；
?汇报在项目执行中发现的问题及潜在的问题，如何解决所发现的问题及如何防止潜在的问题发生；
?应引起客户或项目负责人注意的事项，如客户可能尚未签署某一文件等。
在项目状态／评审会议上，需要讨论的主题有：
?自上次会议以来所完成的工作，明确已实现的关键项目里程碑；
?项目成本、进度和范围情况：
▲进展情况：将工作完成情况与基准计划加以比较，工作完成情况必须是最新的；
▲预测：根据目前的进展情况和需要完成的项目任务，预测项目完工日期和项目完工成本，并将它们与项目目标和基准计划进行比较；
▲差异：明确项目成本和进度的实际情况与基准计划的差异，差异可能是正的——如提前完成计划，也可能是负的——如没能按时完成计划或超过预算，要找出造成负面差异的问题。纠正措施：有些情况下，可以在项目状态／评审会上提出纠正措施以获得客户或管理层的批准，如获得加班的授权，以便使项目赶上进度。在另外一些情况下，项目经理要求单独召开解决问题的会议，专门探讨纠正措施。
4．解决问题会议
当项目团队成员在项目中发现问题或潜在问题时，项目经理应根据项目之初设立的准则(根据问题的大小、可能对项目造成的影响等)来决定是否召集相关人员开一个问题解决会议。如需召开，项目经理要决定会议应由哪些人参加。这些问题不应等到下一次项目状态／评审会议解决。尽早地发现和解决问题对于项目的成功非常关键。
解决问题会议的内容主要涉及采用一个好的解决问题的方法。
解决问题的方法包括以下几个步骤：
?描述问题；
?找出并确定产生问题的原因；
?找出可能解决的方案；
?评价各个可行方案；
?确定最佳解决方案；
?修订项目计划，要注意解决
?方案对项目其他领域的影响；
?实施解决方案；
?确定问题是否得以解决。
除了每一种会议可以达到其特定目的外，通过这些会议，项目经理还可以达到以下目的：
?提供机会改正、更新和增加项目团队的知识，从而制定出更为准确的成本和进度计划及绩效状态报告。
?帮助团队成员识别他／她们的个人努力方向，如何使他／她们的个人努力成为实现项目目标的一部分，并了解他／她们的个人成功将如何增加团队的成功。
?增加团队成员对项目的承诺。当团队成员在会议中参与决策时，他／她们更有可能接受这些决定，并为之而努力。通常，人们反对某一决定，并非是因为决定内容本身，而是因为他／她们没有被征询有关决定的意见。此外，比起个人所做的决定，团队决定更不容易被质疑。木增加团队的凝聚力，使人们感受到项目团队的存在，并确实作为团队一起工作。
?使项目团队意识到，在管理当前项目中，项目领导作用的存在。
?在特定环境下，为团队成员提供一个展示他／她们在解决项目问题时的创造性。
在召开会议之前，项目经理必须要定义会议目标。这些目标要具体、可测量、可实现和以结果为导向。
项目经理要明确所有项目团队成员在会议中的角色，甚至轮换这些角色，以便每个成员都有机会得到锻炼和获得主持会议的经验。
5、项目会议的频率
在项目会议的频率与其潜在的利益之间，应保持合理的平衡。会议的频率与项目的生命周期相关。在概念和可行性阶段，应召开更多的计划会议，以便在原则上就最终目标和达到这些目标的方法达成共识。在这一阶段，客户的需求要得到充分满足。但是，概念一旦被最后确定，团队成员便进行详细设计，实施计划和开发产品，会议的数量要减少。然而，状态／评审会议的频率可能在实施计划、开发产品和项目接近收尾时增加，因为此时有许多事情需要协调。通常，评审会议有益于在项目实施和后期工作中避免使用过多的时间和资源。下面是一些减少会议数量的实用指南。
在召集会议之前，项目经理应先回答下面问题：
?需要召开会议的主要事项(问题或机会)是什么?
?引起问题的事实或假定是什么?可能的机遇是什么?
?潜在的备选方案是什么?他／她们的成本和收益如何?
?可以给与会者提供什么样的建议来处理眼前的问题?
?如果不召集会议，可能的结果会怎样?
回答上述问题，可能使你意识到根本就没有必要召开会议。
6、如何管理项目会议
管理会改是一项很重要的管理功能。这包括计划、组织、指导和控制。一个管理良好的会议是分享信息、明确方向和消除模糊的有效方式。它有益于协调团队成员的努力和对项目事项获得即时反馈，提供了一种集体解决项目问题和获得机遇的方式。会议主持人通过计划、主持和引领会议，创造适当的团队气氛。他／她必须明确对会议的期望。依据项目要达到的目标，主持人必须指导、阐明、控制、总结和评估会议结果。如果主持人在会上讲得过多，会议可能会低效。主持人的影响取决于与会者对他／她要达到会议目标努力的认可度和他／她帮助与会者达到这些目标的技能和效率。
会议可能是低效的或完全是浪费时间的，特别是项目经理犯下面一些常见的错误时：
?召集太多或太少的会议；
?在会前忽视分发会议日程；
?没能邀请有决策权的管理人员；
?没能与在会上做主要发言的人员协调；
?在琐碎的事情上花费太多的时间；
?没能将活动任务分配给具体人员。
项目会议是否成功依赖干各种不同因素。这包括会议类型(严肃的还是自由的)、会议形式(正式的还是非正式的)、提前计划的程度和主持人表现的权力水平。项目经理必须意识到达些因素，并恰当地利用这些因素，以便有效地管理会议。
下面就如何有效管理会议提供一些实用性指南。
充分计划和良好管理的项目会议，可能会非常富有成效。就像下面将要讨论的那样，有效的会议管理发生在会议之前、会议期间和会议之后。
(1) 会议前。
按前面所论述的问答程序，决定会议是否确实需要。如需要，那么就要：
?确定会议目标，要把项目进展或状态评审会议与问题解决会议分开举行；
?为会议讨论设定基本规则；
?确定谁确实要参加，并只邀请这些人员；
?尽早通知与会者会议的目标、地点和时间；
?事先分发会议日程；
?列出要在会上涉及到的事项，并预演会上的发言；
?按时开始和结束会议。项目管理者联盟
(2)会议期间。
为了使会议尽量简短，且富有成效，项目经理应做到以下几点：
?制定具体时间限制，并坚持这一时限；
?会议一开始，就要明确会议的具体目标；
?多从与会者处了解情况(听应多于讲)；
?使会议按日程进行，防止与会者“跑题”；
?利用直观教具帮助说明你的观点，鼓励其他与会者效仿；
?就是否达成一致意见或仍然存在分歧，定时总结讨论结果；
?当工作需要进一步完成时，将工作分配给团队成员。
(3)会议后。
当然，绝大多数工作要在会议之外完成。因此，要跟踪团队成员所分配的工作和分发准确的会议记录，并在下次会议上使用会议记录，检查工作结果。
要保留会议记录，特别是项目计划、组织和评估会议的记录。这些记录要简洁、清楚和具体。会议记录可以包括下面内容：
?下次会议的时间、地点和说明；
?这次会议的时间和地点，与会者名单及其在项目中担任的角色；
?讨论的会议事项；
?已达成一致的决定和需要进一步研究的问题；
?活动事项和负责跟踪及在下一次会议上向团队汇报的人员。
美国的统计数据表明，一个项目经理一生中，平均大约用8年的时间开会。在项目环境中，时间通常是很紧迫的，因此使用一些能使会议重点突出和富有成果的特殊方法是重要的。这可以通过确保主持人和与会者都能很好地扮演其角色来实现。下面是一些能使团队会议更富有成效的建议：
?主持人的角色是设定期望，确保团队集中讨论会议主题和避免偏离主题，并鼓励团队成员积极参与。参与会增加团队成员对项目的接受和承诺。
?与会者的角色是做好准备，表现出自信和兴趣，发言时不要“垄断”讨论。
?幽默的角色是活跃会议气氛，并可提升和指明团队的道德水准。幽默要健康，即不要讽刺和指向任何团队成员。任何时候都要避免使用种族和性别偏见的幽默。中国的读者和美国读者文摘上的幽默是为大众广泛接受的，可供参考。
如果要参加由别人召集的会议，项目经理和职能经理一样可能都不喜欢这类会议。毫无疑问，良好组织的项目会议为项目成功提供了有效工具。但是，项目经理有时可以利用电话，与团队成员私下讨论或召开简短的特别会议来解决一些很重要的问题。
项目经理必须记住，好的项目会议本身并不是沟通的终点。项目经理必须通过增加他／她们对结果的承诺水平，使团队成员遵从他／她们的承诺。可以通过下表中所介绍的技巧来激励这样的承诺，以便能召开GREAT会议，即会议能使团队成员更有效和更富有成果。
学习课程：高效会议管理技巧 单选题 1.以下对SWOT分析说法错误的是：回答：正确 1. A SWOT分析是会议主持人做的一项会议准备工作 2. B “S”代表主持人自身具有的主持优势 3. C SWOT是四个英文单词的缩合形式 4. D “T”代表这次会议主持工作对你周围的环境可能带来的机会2.对1H 5W的说法不正确的是：回答：正确 1. A 讨论的话题属于5W中的一项内容 2. B 参加者属于5W中的一项内容 3. C 1H 5W是指会议准备工作需要特别注意的5个方面 4. D H代表规章制度 3.会议开场白一般控制在几分钟之内？回答：正确 1. A 1-2分钟 2. B 2-3分钟 3. C 3-5分钟 4. D 6-7分钟 4.哪一种不是正确的倾听方式？回答：正确 1. A 只听自己感兴趣的东西 2. B 保持点头且微笑 3. C 发出一些倾听的声音
4. D 身体前倾 5.下面哪一项不属于有效沟通的原则？回答：正确 1. A 有明确的沟通目标 2. B 有明确的时间约束 3. C 重视一部分细节 4. D 努力达成目标 6.对会议成本说法不正确的是：回答：正确 1. A 会议的时间成本不直观时，可以转换为金钱成本 2. B 由于管理效率下降而造成的损失，是效率损失成本 3. C 会议场地费、文件准备费属于直接的会议成本 4. D 因不能及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意属于会议的金钱成本7.一对一会议的建议频率是：回答：正确 1. A 至少每月一次 2. B 至少每两月一次 3. C 随时 4. D 按需要 8.全体会议的建议频率是：回答：正确 1. A 至少每月一次 2. B 至少每两月一次 3. C 随时 4. D 按需要 9.哪一项不属于建设性反馈的特征？回答：正确
高效会议管理制度 1 目的 为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量。 2 适用范围 学校全体教职工。 3 会议原则 3.1布置工作讲标准（工作事项、责任人、完成时间、进度检查、检查结果反馈）。 3.2检查工作问过程（完成过程汇报、总结与检讨）。 3.3汇报工作讲结果（总结与结论、评价与调整)。 4 参会原则 4.1专题会议内容所涉及的科室，至少有一名负责人到会。 4.2对学校的政策性宣导会议需全体教师参与。 4.3会议采取签到制。 5 职责 5.1主持人：会前资料准备与会议召集，会中对会议效果的推进与会议进程控制，会后资料发放范围确定与共享、并对落实事务予以跟踪，直至关闭，对会务负领导责任；对会议整体负责。 5.2会务秘书（组织与会务）：受主持人领导，负责会议前、中、后期的协助工作；具体负责会议准备（会议现场、人员）、签到整理并对参会情况予以通报、会议纪要整理与发放等；检查各项会议执行情况、对会议决议与精神的贯彻予以稽核、对会中布置任务的完成与问题的关闭进行检查与稽核，并对稽核结果及时予以通报 5.3参会人员：会前准备、会中积极参与、会后就会议精神向下作宣导，并对落实事项向下作布署。 6 分类 会议按层级与范围分为例会、专题会、紧急会议，各科室不设专题会。 6.1例会：例会为有固定会议名称、召开频率与时间、会议内容(主题、议程)、主持人、与会人员、会务秘书等的会议。 6.1.1学校例会主要为：教务处例会、学生处例会、全体教职工例会、月度总结会议、
年度工作总结会。 教务处周例会，由教务处领导组织召开，每周一次，周一下午第三节课举办。 学生处周例会，由学生处领导组织召开，每周一次，周三下午第三节课举办。 学生处周例会，由校领导组织召开，每周一次，周日下午第三节课举办。 月度总结会，由校领导组织每月召开一次，全体教职工参加，会议为上月工作总结和本月工作计划。 年度工作总结会，由校领导组织每年召开一次，时间一般为开学前后，全体教职工参加，会议为全年年度工作总结汇总和工作分析，对本年工作进行布署和指标下达。 6. 2 专题会：凡因解决学校管理、教务、学生工作等领域的重要问题或事务，需涉及两个以上部门间（不含的两个）沟通与协调的会议；原则上只需两个部门进行沟通的事项，不再单独组织会议。 7 会议要求 7.1前期准备：除紧急会议外，其它会议至少提前4小时（工作时间）由会务秘书将相关资料及开会通知发至各与会人员，以便会前做好思考与信息收集；未提前通知的非紧急会议，与会人员有权拒绝出席。 7.2通知内容：应将会议名称、具体时间、地点、会议形式、与会人员、会议主题详细告知与会人员；需要与会人员特别发言的，应在会议通知中注明或特别通知； 7.3会务应于开会前五分钟准备好会场及开会时的演示设备及相关资料；各参会人员进入会议室前应准备并携带好相关资料。 7.4座次排列，原则上需对参会人员排定座次，根据会议及日常工作流程排定座次；例会为固定座次，代理人按会议出席人入座。 7.5纪律要求及处罚 7.5.1会议原则上不允许请假，如有特殊情况（紧急任务或销假中）须提前报请会议主持人批准，并授权其职务代理人参加会议，否则视同缺席。 7.5.2与会人员按时参加会议，不得迟到、早退或缺席，与会人员中途有急事离开须征得主持人同意。 7.5.3会议中，与会人员手机应调至震动、静音或关机。 7.5.4会议中，未到自己发言顺序时，除主持人以外，任何人不得插话；当有人发言时，其余与会人员应认真记录，在发言过程中表述自己观点，并回复前面发言人提出的问题；严禁大声喧哗，统一听从会议主持人安排,发言不得偏离议题或带有人身攻击。
九、高效会议沟通管理制度 1.0目的 为了对公司所有会议进行规范化管理，规范会议程序，提高会议效率，增强会议执行效果，特定本制度。 2.0范围 本制度适用公司及所有部门各种会议。 3.0职责 3.1办公室负责公司一二级会议的通知、会议前准备事项、会议的记录、会议的签到、会议决定事项的跟进以及跟进结果的记录。 3.2三、四级会议由会议召集部门负责本部门召集会议的通知、会议前准备事项、会议的签到、记录、会议决定事项的跟进以及跟进结果的记录。 .3与会人员及部门负责相关会议决议事项的执行。 3.4总经理或副总经理负责一、二级会决议事项的确定执行。 4.0会议定义 4.1总经理办公会议：指由总经理或副总经理召集召开研究、部署行政工作，讨论决定全公司行政工作重大问题的会议。 4.2员工大会：指由总经理决定召开总结上季（半年、全年）工作情况、部署本季（半年、全年）工作任务，表彰奖励先进集体、个人的会议。 4.3董事会议：指由公司所有董事一起召开研究投资发展、
资金运作、发展方向的会议。 4.3司务会议：总结评价当月经营、管理、行政工作情况，安排布置下月工作任务。 .4经营活动分析会:汇报、分析公司计划执行情况和经营活动成果,评价各方面的工作情况,肯定成绩,揭露矛盾,提出改进措施，不断提高公司效益。 4.5质量分析会：汇报、总结上月产品质量情况，讨论分析质量事故（问题）、研究决定质量改进工作措施。 4.6安全工作会：汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。 4.7技术工作会：汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划完成情况，布置下月技术工作任务、研究确定解决有关技术问题的措施方案。 4.8生产协调会：协调、平衡生产进度、研究各部门、科室室不能自行解决的重大问题。 4.10科室班前会：对昨天进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。 5.0作业内容 5.1作业流程图相关责任人、配合人及工作内容。 5.2相关会议重点注意事项 52.1紧急会议：
光华学院高效会议管理技巧课后测试 测试成绩：100.0分。恭喜您顺利通过考试！ 单选题 ?1、下面不属于权威决策优点的是：（6.67 分） ? A 决策迅速高效 ? B 在急需行动的情况下最实用 课后测试 测试成绩：100.0分。恭喜您顺利通过考试！ 单选题 ?1、下面不属于权威决策优点的是：（6.67 分） ? A 决策迅速高效 ? B 在急需行动的情况下最实用 ? C 在权力界限明显的地方最有效 ? D 实际支持和执行建议比较容易 正确答案:D ?2、哪种情况不需要开会？（6.67 分） ? A 有些事情需要当众表扬或批评 ? B 给小组分派任务 ? C 会议成本太大 ? D 听取部门汇报工作 正确答案:C ?3、对1H 5W的说法不正确的是：（6.67 分）
? A 讨论的话题属于5W中的一项内容 ? B 参加者属于5W中的一项内容 ? C 1H 5W是指会议准备工作需要特别注意的5个方面 ? D H代表规章制度 正确答案:C ?4、在沟通漏斗中，如果一个人心里想的是100%的东西，别人具体行动时，变为了：（6.67 分）? A 0.8 ? B 0.6 ? C 0.4 ? D 0.2 正确答案:D ?5、如果与会人员超过10人，会议布局应该是：（6.67 分） ? A “Ｕ”字型 ? B 阶梯教室的形式 ? C 圆桌型 ? D 半岛型 正确答案:A ?6、达成协议与解决问题一般需要经过几个步骤？（6.67 分） ? A
三个 ? B 四个 ? C 五个 ? D 六个 正确答案:D ?7、能提高成员实施决策的积极性的决策方式是哪种？（6.67 分）? A 权威决策 ? B 少数服从多数决策 ? C 共识决策 ? D 无异议决策 正确答案:C ?8、下面哪一项不属于有效沟通的原则？（6.67 分） ? A 有明确的沟通目标 ? B 有明确的时间约束 ? C 重视一部分细节 ? D 努力达成目标 正确答案:C ?9、对于处理突发事件的会议，开会频率应为：（6.67 分）? A 至少每月一次 ? B
此资料整理自：张晓彤网站（ｚｘｔ．ｂｘｓｏｏ．ｃｏｍ） 高效会议管理技巧 张晓彤：人力资源开发与管理专家 北大光华管理学院EMBA班特邀讲师 曾任诺基亚中国投资有限公司人力资源经理 诺基亚学院非技术课课程经理 诺基亚中国投资有限公司部门经理培训部非技术类首席培训师。 现任金蝶软件人力资源总监 ☆ 了解会议的目的、种类和体系 ☆ 了解会议效率不高的原因及对策 ☆ 掌握有效为会议做准备的要领 ☆ 掌握会议中的沟通和反馈技巧 ☆ 掌握会议主持人的会议管理技巧 ☆ 学会提高会议效率和质量的技巧 第一讲 当今会议面面观 1、会议的定义 z是一个集思广益的渠道； z显示组织或部门的存在； z是重要的群体沟通方式。 2、会议的目的 z开展有效的沟通； z咨询传达； z监督员工的工作进展； z达成协议，解决问题； z决策和资源共享； z开发创意； z激励员工的士气； z巩固经理人的地位。 3、会议的种类 z按人数：一对一会议、团体会议； z按方式：面对面会议、电话会议、视频会议； z按目的：固定的部门会议、临时处理突发事件的会议、宣布人事决策和政策的会议、当众表扬或批评别人的会议、集思广益的会议。 4、会议的频率 z固定部门的会议至少每月一次（把时间记在记事本上，避免遗忘）； z全体会议建议每年至少一次； z处理突发事件的会议可以随时开，但要避免频繁，以至于让员工失去信心； z一对一的会议可以随时开，是绩效管理的一种方式，但不要超过1小时，否则会变成体力的较量。 5、会议成本的计算 z会议的时间成本＝参加的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间）＋会议秘书工作时间＋会议服务人员的工作时间； z会议的直接成本（租赁费、食宿费、差旅费、资料费等）； z效率损失的成本（未接到电话，造成客户订单损失；未及时处理问题，客户投诉损失；不能及时解决自己管辖范围内的突发事件，造成停工、停产损失等）。 第二讲 会议效率不高的原因及解决方案 1、会议效率不高的原因
高效会议管理技巧提纲 1 必须开会的“五个如果” 2会场的布臵需要特别注意： ◆如果与会人员超过10个，会场最好布臵成“Ｕ”字型; ◆如果是全体会议，可以布臵成阶梯教室的形式； ◆5到7人的会议，最好安排成圆桌型，也就是半岛型。 3反馈的两种类型 ◆正面指导反馈——积极的反馈是一种正面的强化指导，即一般意义上的表扬。成功的正面指导反馈一定要具有以下特征：具有肯定行为价值、描述特定的行为、真心的、及时、经常、逐渐减少。 ◆建设性反馈是一种劝告指导，即一般意义上的批评。批评要非常注意方式，既要达到反馈的目的，又不能伤害别人的自尊。 4倾听的具体方法 5会议记录者主要有4种功能。 ◆会议记录者特别重要。会议记录在会议中的重要性仅次于主持人，他也是导致一个会议成败的关键。 ◆会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序。 ◆会议记录者还有协助主持人做好会议总结与归纳的功能。 ◆观察预防功能。
6高效会议的八大特征 7 4种群体决策方式 1．权威决策 权威决策出现于最高掌权者具有决策权和否决权，单方面作出决定时。 适宜使用：当组织授权团队领导人作最终决策并全权负责时。 不宜使用：当团队领导人希望团队成员接纳并支持某项决策时。 2．少数服从多数决策 少数服从多数决策出现于多数成员同意提案时，它以民主原则为基础。 适宜使用：当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时。 注意：投票容易导致输赢之争，输方将难以尽职和投入。 3．共识决策 共识决策产生于所有成员都不同程度地支持某项提议，每一团队成员均有否决权。 共识决策提供一种反映所有成员想法的全面解决办法，能够提高成员实施决策的积极性，体现平等之风。 注意：如果决策时间有限，或团队成员不具备决策的足够技巧，决策就难以形成。 4．无异议决策 无异议决策产生于所有成员对某项决策完全赞同时。 当提案非常重要，要求所有成员达成完全一致时，团队应作出无异议决策。 注意：无论团队具备什么样的经验，无异议决策都很难达成。只有当一项决策的结果对每个成员都至关重要时才有可能作出无异议决策。 8 3种沟通 1．沟通漏斗 沟通漏斗呈现的是一种由上至下逐渐减少的趋势，因为漏斗的特性就在于“漏”。对沟通者来说，是指如果一个人心里想的是100%的东西，当你在众人面前、在开会的场合用语言表达心里100%的东西时，这些东西已经漏掉了20%，你说出来的只剩80%了。而当这80%的东西进入别人的耳朵时，由于文化水平、知识背景的关系，只存活了60%。实际上，真正被别人理解了、消化了的东西大概只有40%。等到这些人遵照领悟的40%具体行动时，已经变成20%了。 这就是所谓的沟通漏斗，它的吞并功能可谓强大。然而，这样的漏斗现象时时刻刻发生在我们周围，真的非常可怕。所以，一定要掌握一些沟通技巧，争取让这个漏斗漏得越来越少。 2．沟通金三角
测试成绩：86.67分。恭喜您顺利通过考试！ 单选题 1. 半岛型的会议布局适用于什么样的会议？√ A会议人数超过10人 B全体会议 C 5到7人的会议 D 3-4人的会议 正确答案： C 2. 哪种情况需要开会：× A已经按惯例每周聚会 B你是唯一做决策并知道该如何做的人 C还有比开会更好的办法 D必须把信息传达给许多人 正确答案： D 3. 以下对SWOT分析说法错误的是：√ A SWOT分析是会议主持人做的一项会议准备工作 B“S”代表主持人自身具有的主持优势 C SWOT是四个英文单词的缩合形式 D“T”代表这次会议主持工作对你周围的环境可能带来的机会正确答案： D 4. 哪一种不是正确的倾听方式？√ A只听自己感兴趣的东西 B保持点头且微笑 C发出一些倾听的声音 D身体前倾
正确答案： A 5. 能提高成员实施决策的积极性的决策方式是哪种？√ A权威决策 B少数服从多数决策 C共识决策 D无异议决策 正确答案： C 6. 至少每月召开一次会议的是：√ A固定的部门会议 B一对一会议 C处理突发事件的会议 D全体会议 正确答案： A 7. 全体会议的建议频率是：√ A至少每月一次 B至少每半年一次 C随时 D按需要 正确答案： B 8. 解决冲突最理想的方式是：√ A妥协型 B回避型 C迁就型 D协作型
正确答案： D 9. 在会议中总有一些人表示反对意见，对于反对意见作为主持人的你可能没听明白，或者你认为大家可能没有听明白，应采用何种说话技巧方式？√ A总结 B测试理解情况 C评论 D展示 正确答案： B 10. 不属于主持人责任的是：√ A减少与议题无关的争论 B按照议程进行 C保持中立态度 D积极发表自己的见解 正确答案： D 11. 对会议记录者的说法错误的是：√ A会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序 B可以起到“和事佬”的作用 C会议记录者是会议中最“简单”的角色 D会议记录者最好由与会者轮流担任 正确答案： C 12. 会议中出现矛盾时，主持人的哪种行为是正确的？√ A当双方争执时，表达不愉快的情绪 B缩小问题的严重性 C保持中立态度 D阻止双方宣泄，建议冷静后再谈
课后测试 测试成绩：93.33分。恭喜您顺利通过考试！ 单选题 1. 哪种情况不需要开会？× A有些事情需要当众表扬或批评 B给小组分派任务 C会议成本太大 D听取部门汇报工作 正确答案： C 2. 全体工作人员同意支持新的程序变动，团队制定了一套工作方针，属于哪种决策？√ A少数服从多数决策 B权威决策 C共识决策 D无异议决策 正确答案： C 3. 对沟通金三角理解错误的是：√ A沟通金三角反映的是一种换位思考的思维模式 B沟通金三角呈现的是一种由上至下逐渐减少的趋势 C在三角形的底端，“自己”和“对方”在两边说话 D在金三角的顶端，设身处地的为对方考虑 正确答案： B 4. 面对一些非常容易滔滔不绝的发言者，主持人不应做的而是：√
A转移说话对象 B尽量缩短其发言的时间 C让其最后发言 D采用一带而过的方法 正确答案： C 5. 当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时，适合采用哪种决策方式？√ A权威决策 B共识决策 C少数服从多数决策 D无异议决策 正确答案： C 6. 能提高成员实施决策的积极性的决策方式是哪种？√ A权威决策 B少数服从多数决策 C共识决策 D无异议决策 正确答案： C 7. 至少每月召开一次会议的是：√ A固定的部门会议 B一对一会议 C处理突发事件的会议 D全体会议
正确答案： A 8. 哪一项不属于建设性反馈的特征？√ A表达后果 B征求意见 C着眼未来 D判断行为 正确答案： D 9. 会议设施租用费、场地费等费用，属于哪种会议成本？√ A会议的时间成本 B会议的金钱成本 C直接的会议成本 D效率损失成本 正确答案： C 10. 因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意，属于会议的哪种成本：√ A会议的时间成本 B会议的金钱成本 C会议的直接成本 D效率损失成本 正确答案： D 11. 不适合安排会议的时间是：√ A上午9-10点 B上午10-12
一、 1、会议电影票必须符合SMAR原则对 2、在回忆中遭遇意见分歧时，不应该回避对立的观点对 3、会议目标所要表明的是应该做什么错 4、空中调度者的职责。。。。错 5、N/3回收方法只能进行一次回收错 6、N/3回收技巧的宗旨是通过回收，为所有意见进行重要性排序错 二、 1、BRA-A表达法中，B是指：利益 2、哪一个角色不属于会议的四个角色：调和纠纷者 3、会议记录人一般在主持人的：右手边 5、一个完整会议的结束点应该是：跟踪会议或发言结束 6、FAB-MA表达法中的M为：不是“如何做” 7、下列不是会议扩展技巧的选项是：不是“脑力激荡” 8、图文并述技巧的宗旨是：不是“提高展现效果” 三、多选 1、发问时应该避免的问题：除“把议题引向细节” 2、在会场座位安排上要注意的：主持人要看得见所有参会者、合理的座位安排 3、编排会议流程的两个基本原则是：议题的轻重缓急、每个议题的时间控制。 4、会议上，发言时要注意的事项：全选 5、下列对于会议的作用正确的有：全选 6、会议上出现分岐,解决的办法有：不是全选 7、空中调度者的职责：不是全选 3. 五不倾向不包括不守时。 错 5. 在回忆中遭遇意见分歧时，应该回避对立的观点 错 6. （多选题）发问时应该避免的问题acd
A. 不轻易下结论 B. 把议题引向细节 C. 自我为中心 D. 与与会者问难 7. （多选题）下列对于会议的作用的叙述，正确的有abcd A. 信息交流与培训 B. 避免结论的片面性 C. 弥合工作裂痕 D. 会议比文件更有效 8. （单选题）哪一个角色不属于会议的四个角色c A. 记录人 B. 时间控制者 C. 调和纠纷者 D. 主持人 9. 空中调度者的职责包括准备会议。 错 10. N/3回收方法可以进行多次回收 对 12. （多选题）空中调度者的职责有哪些bcd-----不选c A. 指定发言人 B. 紧扣议题讨论 C. 准备会议 D. 控制会场秩序 13. （单选题）可以引发全面参与的发问技巧是a---- A. 由广泛的问题移向特定问题 B. 瞄准式问题 C. 凌空式问题 D. 直接式问题 15. （单选题）会议上，意见表达方式一般采用几段式b
高效会议管理技巧答案6.28 单选题 正确 1.哪种情况需要开会： 1. A 已经按惯例每周聚会 2. B 你是唯一做决策并知道该如何做的人 3. C 还有比开会更好的办法 4. D 必须把信息传达给许多人 正确 2.全体工作人员同意支持新的程序变动，团队制定了一套工作方针，属于哪种决策？ 1. A 少数服从多数决策 2. B 权威决策 3. C 共识决策 4. D 无异议决策 正确 3.对1H 5W的说法不正确的是： 1. A 讨论的话题属于5W中的一项内容 2. B 参加者属于5W中的一项内容
3. C 1H 5W是指会议准备工作需要特别注意的5个方面 4. D H代表规章制度 正确 4.会议开场白一般控制在几分钟之内？ 1. A 1-2分钟 2. B 2-3分钟 3. C 3-5分钟 4. D 6-7分钟 正确 5.在沟通漏斗中，如果一个人心里想的是100%的东西，别人具体行动时，变为了： 1. A 80% 2. B 60% 3. C 40% 4. D 20% 正确 6.下面哪一项不属于有效沟通的原则？ 1. A 有明确的沟通目标 2. B 有明确的时间约束 3. C 重视一部分细节
4. D 努力达成目标 正确 7.对于处理突发事件的会议，开会频率应为： 1. A 至少每月一次 2. B 至少每两月一次 3. C 随时 4. D 按需要 正确 8.一对一会议的建议频率是： 1. A 至少每月一次 2. B 至少每两月一次 3. C 随时 4. D 按需要 错误 9.全体会议的建议频率是： 1. A 至少每月一次 2. B 至少每半年一次 3. C 随时 4. D 按需要
管理沟通的问题和策略 （一）管理沟通存在的问题 造成企业管理沟通障碍的因素是多种多样的,上述中国式管理沟通问题的成因概括起来说,可以分为以下几点: 1、管理者和员工自身的原因:首先是因为中国的大部分企业管理者缺乏民主意识,官僚 作风还比较严重,把权力完全集中于自己手中,很少与组织成员进行沟通,更谈不上向 组织成员征求决策意见。其次,许多企业的管理者, 尤其是中高层管理者还没有从根 本上认识到沟通对于企业管理的重要性, 也没有体会到沟通能力是作为管理者的最 主要的能力, 因而对沟通没有足够的重视, 这是大部分沟通问题产生的根源。再次 是因为管理者和员工都缺乏有效的沟通技巧,不善于传递和接收信息。 2、沟通渠道以及沟通方式的运用不当:首先,中国式企业中的沟通往往没意识到沟通的 双向性,下行沟通多,而上行沟通的渠道过少;倾向于采用纵向沟通,而忽略了横向沟 通重要性;没有加强对创新性渠道的运用;不能积极健康地引导非正式沟通。其次,目 前大多数企业内部沟通还停留在指示、汇报和会议这些传统的沟通方式上,它们不能 适应社会经济和科技的发展、企业成员的心理结构以及需求的层次变化,企业没有充 分运用现代化的沟通工具,使沟通费时费力而又效率低下。 案例：2010年12月，作为分管公司生产经营副总经理的我，得知一较大工程项目即将进行招标，由于采取向总经理电话形式简单汇报未能得到明确答复，使我误以为被默认而在情急之下便组织业务小组投入相关时间和经费跟踪该项目，最终因准备不充分而成为泡影。事后，在总经理办公会上陈述有关情况时，总经理认为我“汇报不详，擅自决策，组织资源运用不当”，并当着部门面给予我严厉批评，我反驳认为是“已经汇报、领导重视不够、故意刁难，是由于责任逃避所致”。由于双方信息传寄、角色定位、有效沟通、团队配合、认知角度等存在意见分歧，致使企业内部人际关系紧张、工作被动，恶性循环，公司业务难以稳定发展。 从该案例分析，这实际上是一个上下级没有有效沟通的典型案例。 问题分析：推敲与分析 个性上来说我是一个精力充沛，敢作敢为的人，且具有敏锐的市场敏感度，由于以前工作的成功经验，自认为具备了一定的创新能力和影响力。但是由于角色转换，新任分管领导，缺少一定管理经验和沟通技巧，最终导致了总经理对我的偏见认识，分析原因有三：
高效会议管理技巧 【课程背景】 如果你是一个普通职员，你一生中用来开会的时间，保守地估计也有9000小时；如果你是一个中层管理者，每周可能有35%的时间用于参加和主持各种会议；如果你是一个高层管理者，则可能超过50%；从财务数字来讲，大多数组织直接花在开会上的费用占人事办公费用的7-15%....因此，会议是企业管理中的重要工作内容。 会议的实质是什么？会议与领导有什么密切关系？如何有效运用会议管理达到事半功倍的预期目的？如何掌握开会的艺术，成为会议高手？这些就是本课程分析与探讨的内容。 课程说明： 1、何澜老师曾任职浙大网新软件产业集团（上市公司）总裁助理，对会议管理工作有着丰富的实战经验与心得体会。 2、本课程标准课时为一天（6小时），可根据企业实际需求调整。 3、本课程已累计为电力公司、事业单位、制造业等企业授课十余期。 【课程目标】 学员将能够掌握以下知识与技能： 1. 明确会议的成本与价值 2. 了解管理以及会议理论 3. 学习会议管理方法技巧 4. 掌握控制管理特殊会议
【培训大纲】 一、会议面面观 1．引言 2．会议的重要性 3．会议的目的 4．会议的种类 5．会议的频率 6．会议成本的计算二、跨越会议“陷阱” 1．[陷阱]会议太频繁 2．[陷阱]会议时间太长 3．[陷阱]领导太独裁 4. [陷阱]讨论结构松散 三、开会前的准备工作 1．引言 2．如何判断会议是否举行 3．会议准备的内容 4．主持人如何做会议准备 四、成功会议的五种策略 1. 引言 2. 如何做开场白
3. 如何分配发言时间 4. 如何掌握议事进度 5. 如何达成会议决策 五、会议中的沟通与反馈技巧 1．引言 2．会议中的沟通技巧 3．会议中的反馈技巧 六、主持人的会议管理技巧 1. 倾听技巧 2. 讲话技巧 3. 情景模拟 七、如何对待会议中的意外情况 1. “蝉”型发言者的症状及应对办法 2. “鲨鱼”型发言者的症状及应对办法 3. “驴”型发言者的症状及应对办法 4. “兔子”型发言者的症状及应对办法 5. “螃蟹”型发言者的症状及应对办法 6．情景模拟 八、主持人与参会者的守则与责任 1. 主持人的守则与责任 2. 参会者的守则和责任
高效会议管理技巧 单选题 正确 1.半岛型的会议布局适用于什么样的会议？ 1. A 会议人数超过10人 2. B 全体会议 3. C 5到7人的会议 4. D 3-4人的会议 正确 2.以下对SWOT分析说法错误的是： 1. A SWOT分析是会议主持人做的一项会议准备工作 2. B “S”代表主持人自身具有的主持优势 3. C SWOT是四个英文单词的缩合形式 4. D “T”代表这次会议主持工作对你周围的环境可能带来的机会 正确 3.当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时，适合采用哪种决策方式？ 1. A 权威决策 2. B 共识决策 3. C 少数服从多数决策 4. D 无异议决策 正确 4.达成协议与解决问题一般需要经过几个步骤？
1. A 三个 2. B 四个 3. C 五个 4. D 六个 正确 5.对于处理突发事件的会议，开会频率应为： 1. A 至少每月一次 2. B 至少每两月一次 3. C 随时 4. D 按需要 正确 6.至少每月召开一次会议的是： 1. A 固定的部门会议 2. B 一对一会议 3. C 处理突发事件的会议 4. D 全体会议 正确 7.哪一项不属于建设性反馈的特征？ 1. A 表达后果 2. B 征求意见 3. C 着眼未来 4. D 判断行为
正确 8.在会议中总有一些人表示反对意见，对于反对意见作为主持人的你可能没听明白，或者你认为大家可能没有听明白，应采用何种说话技巧方式？ 1. A 总结 2. B 测试理解情况 3. C 评论 4. D 展示 正确 9.对会议记录者的说法错误的是： 1. A 会议记录者的一个主要功能是记录和维持议程所设计的程序 2. B 可以起到“和事佬”的作用 3. C 会议记录者是会议中最“简单”的角色 4. D 会议记录者最好由与会者轮流担任 正确 10.会议中出现矛盾时，主持人的哪种行为是正确的？ 1. A 当双方争执时，表达不愉快的情绪 2. B 缩小问题的严重性 3. C 保持中立态度 4. D 阻止双方宣泄，建议冷静后再谈 正确 11.哪种措施会导致会议的效率不高？ 1. A 参会者具有倾听能力
考试得分 100 课程考试已完成，现在进入下一步制订改进计划！本次考试你获得5.0学分！ 单选题 正确 1.全体工作人员同意支持新的程序变动，团队制定了一套工作方针，属于哪种决策？ 1. A 少数服从多数决策 2. B 权威决策 3. C 共识决策 4. D 无异议决策 正确 2.会议开场白一般控制在几分钟之内？ 1. A 1-2分钟 2. B 2-3分钟 3. C 3-5分钟 4. D 6-7分钟 正确 3.在沟通漏斗中，如果一个人心里想的是100%的东西，别人具体行动时，变为了： 1. A 80%
2. B 60% 3. C 40% 4. D 20% 正确 4.面对一些非常容易滔滔不绝的发言者，主持人不应做的而是： 1. A 转移说话对象 2. B 尽量缩短其发言的时间 3. C 让其最后发言 4. D 采用一带而过的方法 正确 5.当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时，适合采用哪种决策方式？ 1. A 权威决策 2. B 共识决策 3. C 少数服从多数决策 4. D 无异议决策 正确 6.达成协议与解决问题一般需要经过几个步骤？ 1. A 三个 2. B 四个
3. C 五个 4. D 六个 正确 7.下面哪一项不属于有效沟通的原则？ 1. A 有明确的沟通目标 2. B 有明确的时间约束 3. C 重视一部分细节 4. D 努力达成目标 正确 8.对会议成本说法不正确的是： 1. A 会议的时间成本不直观时，可以转换为金钱成本 2. B 由于管理效率下降而造成的损失，是效率损失成本 3. C 会议场地费、文件准备费属于直接的会议成本 4. D 因不能及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意属于会议的金钱成本 正确 9.对于处理突发事件的会议，开会频率应为： 1. A 至少每月一次 2. B 至少每两月一次 3. C 随时
高效会议管理技巧之会议面面观 【本讲重点】 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。 会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道 图1-1 集思广益图 如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 2．会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。
图1-2 组织或部门与会议 3．会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 会议的目的 ◆开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 ◆传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。 ◆监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 ◆达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。 图1-3 达成协议与解决问题的6个步骤 ◆资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 ◆开发创意
高效会议管理技巧 第一讲当今会议面面观 【本讲重点】 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员
工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。 会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道 图1-1 集思广益图 如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 2．会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价
值。 图1-2 组织或部门与会议 3．会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 会议的目的
◆开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 ◆传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。 ◆监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 ◆达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。 图1-3 达成协议与解决问题的6个步骤 ◆资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。
导言 在我们的工作过程中，会议可以说是一项最经常的工作。 一项调查表明：大多数商务人士有三分之一的时间是用于开会，有三分之一的时间是用于旅途奔波。有感于繁重不堪的会议邀请，万科的总裁王石曾经说过一句很形象的话，他说：“我如果不是在开会，就是在去往下一个会议的路上。” 虽然大家都很了解会议所带来的资源、人力、物力的巨 大耗费，但人们也不得不承认，会议是一种很有效的沟通手段，因为面对面的交流可以传递更多的信息，尤其是很多需要各部门协作的工作，就更是需要会议的纽带来协助运作。 【自检】 以上12个问题，可能是你的会议沟通活动中常见的表现，你如果选择了题号是单数的行为表现，请给自己加上一分；你如果选择了题号是双数的行为表现，请给自己减去一分。最后看看自己的总分吧！ 3～6分：你的会议沟通技巧是值得称道的。 0～3分：你的会议沟通技巧也还不错，但需要进一步改进。 低于0分：你的会议沟通技巧真不怎么样，赶快努力吧！ 会议的安排
会议安排核查表 会议的主持 (一)成功地开始会议 和其他的很多场合一样,准备工作是避免表现紧张的关键：如果你知道自己将会说些什么来作为开场白，你就会放松下来。更重要的是,你可以给整个会议带来一个富有组织的、卓有成效的开始。会议开场秘诀 1．准时开会 对于每一位职业的商务人士而言，最头疼、最深恶痛绝的事情莫过于对方不准时，不守时。在高速运转的信息社会，时间意味着抢占的商机，时间意味着金钱和财富，时间意味着一切。我们说“浪费别人的时间就等于谋财害命”也是毫不夸张的。对于会议而言就更是如此，因为不准时召开的会议浪费的是所有与会者的时间，这不仅会加剧与会者的焦躁抵触情绪，同时也会令与会者怀疑组织者的工作效率和领导能力。 2．向每个人表示欢迎 用宏亮的声音对每个人表示热烈的欢迎。如果你面对的是一队新的成员，让他们作向
高效会议管理技巧 单选题 1.下面不属于权威决策优点的是：回答：正确 1. A 决策迅速高效 2. B 在急需行动的情况下最实用 3. C 在权力界限明显的地方最有效 4. D 实际支持和执行建议比较容易 2.哪种情况不需要开会？回答：正确 1. A 有些事情需要当众表扬或批评 2. B 给小组分派任务 3. C 会议成本太大 4. D 听取部门汇报工作 3.以下对SWOT分析说法错误的是：回答：正确 1. A SWOT分析是会议主持人做的一项会议准备工作 2. B “S”代表主持人自身具有的主持优势 3. C SWOT是四个英文单词的缩合形式 4. D “T”代表这次会议主持工作对你周围的环境可能带来的机会 4.对1H 5W的说法不正确的是：回答：正确 1. A 讨论的话题属于5W中的一项内容 2. B 参加者属于5W中的一项内容 3. C 1H 5W是指会议准备工作需要特别注意的5个方面 4. D H代表规章制度 5.面对一些非常容易滔滔不绝的发言者，主持人不应做的而是：回答：正确 1. A 转移说话对象 2. B 尽量缩短其发言的时间
3. C 让其最后发言 4. D 采用一带而过的方法 6.当时间有限，而决策结果不会对反对者造成消极影响时，适合采用哪种决策方式？回答：正确 1. A 权威决策 2. B 共识决策 3. C 少数服从多数决策 4. D 无异议决策 7.如果与会人员超过10人，会议布局应该是：回答：正确 1. A “Ｕ”字型 2. B 阶梯教室的形式 3. C 圆桌型 4. D 半岛型 8.一对一会议的建议频率是：回答：正确 1. A 至少每月一次 2. B 至少每两月一次 3. C 随时 4. D 按需要 9.至少每月召开一次会议的是：回答：正确 1. A 固定的部门会议 2. B 一对一会议 3. C 处理突发事件的会议 4. D 全体会议 10.哪一项不属于建设性反馈的特征？回答：正确 1. A 表达后果 2. B 征求意见
高效会议管理技巧当今会议面面观 【本讲重点】 会议的意义 会议的目的 会议的种类 会议的频率 会议成本的计算 会议的主要目的就是解决问题，但由于开会技巧不佳或过于频繁，不但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策，常常是员工的梦魇；员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题，是“高效会议管理技巧”的中心议题。 会议的意义
1．会议是一个集思广益的渠道 图1-1 集思广益图 如上图1-1，会议是一个集合的载体。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生“金点子”。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。 2．会议显示一个组织或一个部门的存在 会议总是在大于一人的情况下发生的，即使是只有两个人的会议，这两个人也是一种小型组织。没有不开会的组织或部门，一个组织或部门不召开会议，它的存在价值就会受到质疑。因此，会议能够充分显示一个组织或部门的存在价值。 图1-2 组织或部门与会议 3．会议是一种群体沟通的方式 开会很少是一对一的沟通，绝大多数情况下都是一种群体沟通。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过Ｅ-mail、多媒体等种种形式进行沟通，但是，群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观，这种方式最符合人类原本的沟通习惯。 会议的目的
◆开展有效的沟通 会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。 ◆传达资讯 通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。 ◆监督员工、协调矛盾 许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。 ◆达成协议与解决问题 达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。 图1-3 达成协议与解决问题的6个步骤 ◆资源共享 利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步。 ◆开发创意
龙源期刊网 https://www.doczj.com/doc/fa7479109.html, 浅谈高效会议管理技巧 作者：许菲菲洪壮陈国飞 来源：《管理观察》2010年第07期 摘要:会议是传达信息、交流思想、统一部署、落实工作的重要形式。本文论述了如何能在会议中高效率且有效果地解决问题。 关键词:会议高效管理 会议是传达信息、交流思想、统一部署、落实工作的重要形式。会议是一个集思广益的渠道,会议是一个思维集合的载体。随着科技的迅猛发展,人们的沟通方式越来越多,现在人们可以通过E-mail、会议电视等多种形式进行沟通。但是,群体沟通,即会议这种方式,是任何其他沟通方式都无法替代的。因为这种方式最直接、最直观,这种方式最符合人类原本的沟通习惯。科学、规范、高质量的会议不仅对单位工作起着具体的枢纽作用、指导作用和促进作用,而且通 过组织有效的会议可以提高效率,收到事半功倍的效果。反之,需要解决问题的人整日沉溺于文山会海中不能自拔,太多的时间花费在无效率的会议上,不仅增加单位运营成本,还造成了工作效率低下。因此,如何能在会议中高效率且有效果地解决问题是迫在眉睫了。 一、会议效率不高的原因及具体表现 1.时间:会议安排在即将午餐的时间,每个人都饥肠辘辘,无心开会。 2.地点:会议地点设在领导办公室,致使会议被频繁打断,无法正常进行。 3.开会对象的选择:必须出席会议的人未到,来的是一些可有可无的参加者。 4.主持人的技能:会议主持人缺乏影响力、说服力,被参会者牵着鼻子跑,无法达到会议意图。 5.参会者的技能:参会者发言混乱,既不知如何表意,又不知如何引退,致使会议失败。 6.会议的准备工作:开会前没有通知与会者相关事宜,致使会议拖沓而无成效。 7.开会的原因、目的和结果:开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确,致 使会议毫无意义、宣告失败。 二、高效会议的特征