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会议文书

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2013年,是××创新股份有限公司(可是你虚拟的公司)收获颇丰的一年,不仅销售业绩创造了新水平,而且公司还研发出了新的产品。临近年末了,××创新股份有限公司拟召开本年度年会暨最新研发成果展示会,希望通过召开年会,回顾企业发展历程,介绍核心产品研发成果,以进一步提升公司品牌美誉度和企业形象;同时,趁当前人气旺盛,潜在客户高度汇集的大好时机,隆重推出公司最新的研发产品为来年拓展新的市场,力争再创佳绩,打下坚实的基础。总经理王永康责成公司相关人员做好年会的筹备工作,并且通知办公室,下周星期一办公例会讨论此事,要求公司所有在家的领导和各部门经理都要参加。

总经理王永康责成公司相关人员做好年会的筹备工作,确定会议的主题、成立会议组织机构,办公室拟制年会的筹备方案并负责报批,其他部门要认真配合。办公室主任席为民领受任务后,立即组织相关人员开会讨论,进行分工,布置工作;会后大家按照分工,全力以赴投入到年会暨最新研发成果展示会的筹备工作中。

上机模拟操练。根据领导意图,各小组按照分工分别筹建年会组织机构;拟订会议筹备方案、会议经费预算方案、会议应急预案;制定会议议程、日程安排。实训提示

(1)会议必备要素。主要包括会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议主题和议题、会议方式及会议结果。

(2)公司例行工作会议的会前准备一般包括发会议通知(可电话通知)、准备会议室、准备会议资料、检查会议设备、准备茶水等事项。

(3)拟订会议筹备方案是会前的一项重要工作,应注意掌握拟订会议筹备方案的主要内容和工作技巧,根据给定的情况具体设计筹备方案。

三、知识导入

(一)实训任务基本知识要点

1.年会

它是就某一特定主题展开讨论的聚会,议题涉及政治、经贸、科学、教育或者技术等领域。年会通常包括一次全体会议和几个小组会议。年会可以单独召开,也可以附带展示会,多数年会是周期性的,最常见的周期是一年一次。

3.会议筹备方案的制定程序

组建会议筹备机构,选举或指派筹备方案编写负责人;与领导沟通,确定会议的名称、主题与议题、议程及日程安排、会议时间及地点、所需设备及工具、与会人员、文件的范围;制定会议经费预算方案,拟定食宿安排,拟制筹备方案,提请上司审核并批准之后按照要求作具体安排与部署。

4.确定会议的主题和议题

会议的主题是会议要研究的问题、要达到的目的,议题是对会议主题的细化。

5.确定会议名称

会议名称要用精练的文字高度概括出会议的主题,应当根据会议的议题或主题来确定,即要名副其实。一般包括:会议主办单位名称、会议主题、会议类型。6.拟定会议议程日程

会议议程是对已确定的议题列出先后顺序,也就是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排,并冠以序号清晰地表达出来。会议议程关系到会议的目的、任务,秘书人员可以提出建议并报请领导审批。会议日程是指会议在一定时间内的具体安排,也就是根据会议的计划和进程逐日作出的安排。会议日程表一般采用简短文字或表格形式,将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里,将会议的议题具体化。

(1)议程表的设计。按习惯顺序和有关规定安排会议议程;应注意议题所涉各种事物的习惯顺序和有关对会议议程顺序的明确规定,按要求编制议程表;尽量将同类性质的问题排列在一起;保密性较强的议题,一般放在后面。

(2)会议日程表的设计。会议的日程一般采用简短文字或表格形式,将会议时间分别固定在每天

上午、下午、晚上三个单元里,将会议的议题具体化。会议日程表通常包括时间、会议内容、活动方式、地点、主持人、参加人等。

7.确定会议的时间及会期

召开会议的时间,原则上讲,应当在会议议题确定下来之后,尽量赶早不赶晚。但要根据有关领导的时间安排来确定会议时间;要根据会议的内容来安排会议召开时间;要考虑会议的时效性;主要领导人出差、旅行的当天或返回的当天最好不召开会议,紧急会议可以例外;会见会谈性会议,要事先同主宾双方协商,再确定会议召开时间。会期是指一次或一届会议总的时间长度。确定会期要综合考虑会议的内容、会议的规模以及会议的复杂程度。

8.确定召开会议的地点

会议地点也就是会址,要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑其他的因素,如政治因素、经济因素、社会因素等。

9.会务筹备机构

包括会务组、秘书组、组织组、接待组、宣传组、财务组、保卫组等。

10.制订会议经费预算

会议经费包括交通费用、会议室费用、住宿费用、餐饮费用、旅游参观费用、培训费用、预计外支出等。

11.会议应急方案的制定程序

预测情况→准备应对备选方案→讨论会议紧急情况→确定会议应急方案。 12.会议应急方案内容

包括会议举行过程中可能出现的人员问题、场地问题、设备问题、资料问题、健康安全问题、行为问题及解决问题时负责解决的会议工作人员和职责。

(1)人员问题。如演讲者、参加者或关键代表不能到会,或登记参会的代表数量不足,从而影响会议的规模以及财务收支和公共关系等。

(2)场地问题。如重复预订房间造成的冲突,取暖或通风系统出现故障等。 (3)设备问题。如缺少合适的设备或者设备在使用过程中发生损坏。

(4)资料问题。如宣传材料的不足或短缺,或资料没有送到会议地点。

(5)健康与安全问题。会议中,有时会出现意想不到的情况,如突发性火灾等各种灾害的发生,或某位代表患上了严重或高度传染的疾病,或因某种原因导致与会人员出现食物中毒等。

(6)行为问题。会议中,偶尔会出现发言人行为不当或与会代表行为不当。

写出会议礼仪培训要点。

讨论设计出大会会场布局(包括会场装饰、会场设备的摆放),设计出会标的标题和样式,设计出桌签的样式。在计算机上使用Microsoft Word绘制出会场布局、会标、桌签的图稿,以及陈述会场布置细节说明。

(三)实训提示

(1)租借或预订会议室要注意确认租借的日期、时间,考虑会场大小是否合适,租金是否符合预算,交通是否便利,所需各种设备设施是否齐全等,要履行相关手续。

(2)准备会议资料和用品要齐全,分装会议文件要认真细致。

(3)发送会议通知,要注意确认通知是否送到或收到。

(4)安排会议食宿,要注意根据与会者的反馈信息准确掌握人数,并要与会议主办方选择的接待宾馆签订相关协议。

(5)检查会议常用的视听设备,要天天天天天天天天天天

(6)布置会场,要充分考虑会议的主题,正确选择会场的类型和布局形式,作好座席安排,布置要烘托会场气氛,准备好座位引导和相关标识牌。 (7)文稿拟写要格式正确,语言简练,段落层次清晰,词汇、语法、标点符号准确。 (8)制作产品宣传画册。产品宣传画册的作用是展示企业最新研究成果,对外界宣传企业强大技术实力。同时,为企业宣传造势。产品宣传画册不仅可以用于本次年会,而且后期的一系列市场活动均可使用。可初步作出预算,预订宣传画册。任务三会前文书工作训练任务

(二)实训安排

(1)上机模拟操练。各小组按照分工,分别根据领导意图拟写会议通知、制作请柬和邀请信、制作会议证件、准备会议标志、协助领导拟写讲话提纲并制作PPT演示文稿、拟制会务资料。

(2)会议证件的设计格调要与会议的性质气氛相适应。

三、知识导入

(一)实训任务基本知识要点

1.会议文件的类型

会议文件主要包括大会的主报告、大会发言单位的材料、会议日程表、参加会议人员名单、住宿安排、主席台座次、分组名单、讨论题目和分组讨论地点、作息时间表、会议的参阅文件和相关资料。

2.各种形式的文件材料

(1)会议的指导文书。包括上级会议文书、上级指示文书、本级开会起因文书等。

(2)会议的主题文书。包括开幕讲话报告、主题报告、专题报告、专门发言、选举结果、正式决议、闭幕讲话等。

(3)会议程序文书。包括议程文书、日程安排、讲话程序、选举或表决程序表等。

(4)会议参考文书。包括各部门统计报表、财务报表等。

(5)会议管理文书。包括开会须知、议事规则、保密制度、会议证件、作息时间、生活管理等。

(6)会议成果文书。包括选举结果、会议记录、会议纪要等。

(7)会议宣传、传达文书。包括新闻稿、传达提纲、执行计划等。

(3)公文式会议通知。它由标题、正文和落款三部分组成。

①标题的结构形式:

复杂式——发文机关+事由+文种。

简单式——会议通知。

②正文结构形式:

复杂式——会议名称+会议议题+会议目的+会议时间+会议地点+与会人员+会议议程+会议要求+会议准备的材料+会议安排。

简单式——会议议题+目的+时间+地点+与会人员。

(4)表格式通知。表格式会议通知结构规范,格式统一。党政机关、企事业单位和业务主管部门内部召开的各种会议经常采用表格式会议通知,方便快捷,有利于提高工作效率。

(5)公告式通知。公告式会议通知是利用报纸、电视等新闻媒体或其他公开传播媒介发送的会议通知。往往通知的对象不明确,且人员较多,像一些理论研讨会、股东会、联谊会、大型庆祝会等就使用公告式通知。

4.会议开幕词

开幕词是会议讲话的一种,它是党政机关、社会团体、企事业单位的领导人在会议开幕时所作的讲话,旨在阐明会议的指导思想、宗旨、重要意义,向与会者提出开好会议的中心任务和要求。它以简洁、明快、热情的语言阐明的大会宗旨、性质、目的、任务、议程、要求等,对会议起着重要的指导作用。

开幕词由首部、正文和结束语三部分组成,各部分的项目内容与写作要求如下:

(1)首部。它包括标题、时间、称谓三项。 ①标题。一般由事由和文种构成,如《中国共产党第十二次全国人民代表大会开幕词》;有的标题由致词人、事由和文种构成,其形式是《×××同志在××××会上的开幕词》;有的采用复式标题,主标题揭示会议的宗旨、中心内容,副标题与前两种标题的构成形式相同,如《我们的文学应该站在世界的前列——中国作家协会第四次会员代表大会开幕词》;也有的只写文种,即“开幕词”三字。

②时间。写在标题之下,用括号注明会议开幕的年、月、日期。

③称谓。一般根据会议的性质及与会者的身份确定称谓,如“同志们”、“各位代表、各位来宾”、“运动员同志们”等。

(2)正文。它包括开头,主体和结尾三部分。

①开头部分。一般开门见山地宣布会议开幕。也可以对会议的规模及与会者的身份等作简要介绍,如“参加这次大会的代表有×××人,其中有来自……”,并对会议的召开及对与会人员表示祝贺。需要说明的是,开头部分即使只有一句话,也要单独列为一个自然段,将其与主体部分分开。

②主体部分。这是开幕词的核心部分。通常包括三项内容:

第一,阐明会议的意义,通过对以往工作情况的概括总结和对当前形势的分析,说明会议是在什么形势下,为了解决什么问题和达到什么目的召开的;第二,阐明会议的指导思想,提出大会任务,说明会议主要议程和安排;

第三,为保证会议顺利举行,向与会者提出会议的要求。

③结尾部分。提出会议的任务、要求和希望。

(3)结束语。开幕词的结束语要简短、有力,并要有号召性和鼓动性。写法上常以呼告语领起一段,如“预祝大会圆满成功!”。

6.制发会议证件的方法和要求

①内容设计上要有会议的名称,与会者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)以及身份(职务、职称等),组织或公司的名称。

②重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片,并加盖印章。姓名卡片可设计为红、蓝、黄等不同的颜色。

③在会议的接待区向与会人员发放,并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。

7.会议标志

主要有指示牌、名签或台签、区域图或路线图。

8.会务资料

包括接站一览表、会议签到表、住宿登记表、用餐分组表、会议讨论分组表、会间乘车分组表、订票登记表、会务组成员通讯录等。

(一)会务工作实训常用表格制作实例

1.会议通知单如图7-5所示。

2.会议签到表如表7-10所示。

3.会议分组讨论表如表7-11所示。

4.住宿登记表如表7-12所示。

5.会议须知如图7-6所示。

筹备大型会议首先要组建会议筹备机构,拟订会议筹备方案。

提升办公室文书档案管理工作的思考

提升办公室文书档案管理工作的思考 摘要:在事业单位日常的管理运行和办公中会产生大量的书面材料,其中大部 分属于文书的范畴。文书是指用来记录信息、表达意图的文字材料,事业单位中 的文书承担着记录、传递信息的作用。文书档案管理工作就是对这些文书进行归档、保存、管理等一系列的处理程序。基于此,以下对提升办公室文书档案管理 工作的思考进行了探讨,以供参考。 关键词:办公室;文书档案管理;思考 引言 从表面上看,办公室文书档案管理主要是进行资料的收集与归档,但是,其 实质上与办公室各个工作细节息息相关,既关乎大局,又强调细节落实。在社会 不断进步中,办公室文书档案管理工作向着系统化与精细化过度,其涉及的内容 更加复杂。为此,要全面落实文书档案管理工作,充分发挥其在整体管理中的作用,实现有效对接,发挥文书档案的价值,创设更加优质的发展氛围。 1办公室做好文书档案收集和归档工作的意义 首先,随着现代档案工作理念、技术的发展,档案载体向数字化介质的转变 以及档案传输的网络化是当前文书档案工作发展的一个重要趋势,这同时也使得 其包含的内容越来越广泛、复杂。其次,当前事业单位的运行和发展对于文书档 案的价值体现十分重视,档案的使用频率大大增加。以测绘设计相关单位为例, 各种控制测量、地形测绘、工程监理的专项档案整理对于相关工作的开展有着非 常重要的意义,能够提供良好的数据支撑和参考依据。在这一背景下,文书档案 收集和归档工作更加繁杂,如何保证文书档案收集、归档的完整性、准确性、规 范性、时效性,保障文书档案质量,并对文书档案中有价值的信息进行提取、整理、加工成为一个重要的问题。加强办公室文书档案的收集、归档工作有利用于 充分发挥其参考、利用价值,给事业单位带来更大的经济、社会效益。 2办公室文书档案收集和归档问题 2.1文书档案管理模式滞后,制约管理效率的提升 基于当前办公室文书档案管理工作,深受落后观念的制约,加之整个专业素 质的落后,档案管理模式仍以手工方式为主,忽视业务类型的差异,尚未认识到 归档时间与文书类型在筛选组卷中的影响。社会的不断进步加快文书档案管理工 作的现代化进程,尤其是依托先进的信息技术,电子化档案管理成为趋势。在这 种情况下,如果文书档案管理模式仍停滞不前,采取落实的传统模式,管理效率 无法提升,文书档案管理质量很难得到保障,势必影响信息资源的可靠性,阻碍 档案利用效率的提升,制约档案价值的实现,很难有效服务于办公室以及单位的 发展。 2.2缺乏对文书档案收集、归档的重视,档案管理制度不完善 多数非档案管理的事业单位相对更加注重其本身职能的实现,而对于档案管 理工作则没有进行重视,认为其对于单位运行和实际工作的开展没有多大用处, 多数部门认为档案收集和整理就是将相关资料整合上交即可。在这一落后的思想 观念的影响下,部分部门不愿配合工作,导致文书档案的收集和归档工作面临着 较多的困难。另外,对于相关工作不够重视还造成了制度的不完善,使得档案管 理的职责没有落实到每个部门和个人,档案收集、归档缺乏有效的规范,存在着 档案格式杂乱、命名不规范、内容不完整,归档率偏低等问题,文书档案的收集、归档工作整体效率和质量不高。

文书管理办法

文书、档案管理办法 一、文件收发管理: 1、公司的文件由办公室负责起草和审核,公司总经理签发;公司各 部门的文件由各部门负责起草,办公室审核,总经理签发。 2、文件签发后,送办公室统一安排打印,打印后送回起草部门校对, 校对无误方能复印、盖章。 3、文件和原稿,由办公室分类归档、保存备查。 4、属于秘密的文件,核稿人应该注明“秘密”字样,并确定报送范 围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。 5、文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、 部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。 6、外来的文件由办公室专人负责签收,并分类登记。由办公室主任 提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误;属急件的,应在接件后即时报送。 7、传阅文件由办公室专人负责收回,对领导指示的文件,办公室及 时组织传达和落实。 二、发文程序与要求: 1、部门需要发文,经主管领导同意,草拟文件初稿,并详细写明文 件标题、发送范围、印刷份数、签名后交办公室。 2、办公室对文稿进行审查和修改。

3、经办公室审查修改后的文稿,送部门主管领导核稿,批准签发。 4、经领导批准签发后的文稿交办公室统一编号送打字室打印。 三、档案管理: 第一条为加强本公司文书档案管理,特制订本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员 归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交 接清楚,不得擅自带走或销毁。 文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续,档案室签字认可财务部门给予核报旅费。 2、本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档

文书办理流程

总部常用文书办理流程 (是否合并到“文书管理制度”之中?) 适应总部工作开展需要,总裁办特参照《文书管理制度》中援引的文书类别划分方式,就部分常用文书在传阅、会签、回复等环节中的办理流程规整如下。 一、传阅、会签类文书办理 (一)传阅、会签类文书概指需相关部门及人员知晓或会签意见的文书,其判定多由文书所涉事项归口管理或承办部门负责人给出,执行主体为文书所涉事项归口管理或承办部门之具体经办人。 (二)办理流程 该流程执行主体均为来文主办部门 1、加附《文书传阅单》或《文书会签单》。主办部门(来文指定办理部门或所涉事项归口管理部门)具体文书经办人须根据领导批示对拟传阅、会签文书加附《文书传阅单》或《文书会签单》,并报呈领导明确传阅、会签的范围及要求,或在“备注”栏中注明领导指定的传阅/会签范围及要求。 2、进行文书传阅、会签。主办部门具体文书经办人在按要求于相关部门及人员间进行文书传阅、会签时,须注意跟进传阅、会签进度,适时督促文件在指定传阅范围内的流转及办理。传阅、会签文书在某一部门及人员处的停留时间原则上以半个工作日为限,出差、休假等特殊情况可先进行电话沟通,事后再补办传阅、会签手续。 3、反馈传阅、会签结果。文书按要求完成传阅、会签后,具体文书经办人须及时将传阅结果反馈至主管领导,并根据主管领导对反馈结果的处理意见办理相关事务。 4、归档。上述环节办理完毕后,具体文书经办人须将传阅、会签文书与《文书传阅单》或《文书会签单》一道送至总裁办登记存档。 二、回复类文书办理 (一) 回复类文书概指总部针对子公司来文做出的答复,执行主体为来文指定部门或所涉事项归口管理部门及其具体经办人。在来文没有指定具体承办部门且所涉事项有多个关联部门时,由总裁办依据《管理纲要》中明确的总部各部门的审批、备案事项范畴裁定主办部门及协办部门(若有)。 (二)办理流程

会议通知公文范例4篇.doc

会议通知公文范例4篇 会议通知公文范文1 时间:20xx年4月25日下午3点 地点:学工办会议室 参加人员:07,08,09级党员、预备党员 会议内容: 1、确定09级积极分子 请有意推荐09级积极分子的培养人做好介绍培养对象情况的准备 2、请各位党员梳理自己手头上所负责的培养对象的名单及培养对象的现状,在会上作简单报告 此议程主要是希望让党支部的成员更多地了解其他递交入党申请书的同学的情况,无需收集群众意见,只需要介绍自己的培养对象的情况即可 3、关于07级党支部支委会成员的选举 4、关于xxxx等四名同学接收为预备党员的通表(待定) 注意事项 请各位党员安排好自己的时间,务必参加此次党支部会议。 xx校区本科生联合党支部 20xx年xx月xx日 会议通知公文范文2 各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构: 改革开放以来,我国证券交易市场有了很大发展,证券交易规模不断扩大,证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场,妥

善处理中央与地方的合配比例,增强中央宏观调控能力,国务院决定,自1997年1日1日起,将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%,调整为中央80%、地方20%。有关地区和部门要从全局出发,继续做好证券交易印花税的征收管理工作,进一步促进我国证券市场的健康发展。 中华人民共和国国务院 xxxx年xx月xx日 会议通知公文范文3 ××厂关于召开计划生育工作会议的通知 所属各单位: 为了总结交流经验,研究分析存在的问题,进一步贯彻落实省、市计划生育工作会议精神,做好今年计划生育工作,经研究决定召开计划生育工作会议。现将有关事项通知如下: 一、会议内容:…… 二、参加人员:…… 三、会议时间、地点:…… 四、要求:…… ××厂 ×年×月×日 会议通知公文范文4 各股东、各部门、各单位:

办公室档案管理工作总结

办公室档案管理工作总结 办公室档案管理工作总结范文 本人多年来,一直从事公司办公室档案管理、印章管理等工作。通过多年来的实践与学习,使自己充分具备了相应的档案管理专业知识和档案、印章管理业务能力及管理经验,逐渐成长为业务骨干,受到了单位领导和广大职工的认可。下面将本人在档案、印章管理工作中的一些主要工作情况总结如下: 一、加强政治业务学习不断提高自己的素质 多年来,我始终认真学习党的精神,同党中央保持高度一致,认真学习业务知识,从而不断提高自己的政治业务水平。深入学习实践科学发展观、始终把学习作为一种政治责任,深学理论、精学业务、博学相关知识,坚持理论学习与指导实践相结合,把理论学习转化为推动档案管理工作、印章管理工作的动力,努力使自己的本职工作做的更好。 二、突出档案规范管理,提高档案管理、服务能力《档案法》、《国家保密法》是档案管理工作的法律规范,贯彻执行《档案法》、《国家保密法》等有关法律、法规和方针政策,是档案管理工作人员应有的责任。 多年来,我忠于职守,并根据《档案管理条例》,统筹规划并负责制定了本单位文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、统计、移交等有关规章制度;加强档案库房管理制度的落实,严格执行档案查阅、

借阅制度,无泄密及损害单位利益事件发生;完善特种载体档案的管理,加强照片、录音录像等特种载体档案和荣誉档案的收集及规范化整理工作。使文件材料归档率、完整率、齐全率均达到了要求。为查阅各类资料提供了便利,做到及时准确,对推进档案管理制度化、规范化、现代化建设,全面提升档案管理水平做出了积极的贡献。 多年来,为了更好的服务于公司事业,在工作中,我坚持案卷整理遵循文件材料形成规律,保持卷内文件的系统联系,合理、规范组卷使档案,符合国家有关标准。所有档案从收集、整理、分类、编号、装订、打印目录我都认真完成。既为单位节省了费用,又使我公司的.档案管理从收集、保管、检索、利用等各个方面得到了进一步加强和完善。长期以来永久、长期各门类档案的归档率、完整率、准确率;重要基建项目、设备档案按归档范围完整率;查全率、查准率均达到要求。由于我较高质量的管理工作,为有效发挥档案的功能,促进公司档案管理达标升级工作起到了积极的促进作用。 三、提高责任心、保持严谨性、管理好印章 印章管理工作同档案管理工作一样,是一个既枯燥无味,又要求严谨、认真、细致的工作。工作中没有技术性,只有严谨、认真;没有业绩,只有平凡与责任。在多年来的工作中,我甘于寂寞和平凡,始终把强烈的责任心,认真、严谨的工作态度放在首位,在印章管理中始终坚持照章办事。公章保管安全可靠,从不私自委托他人代管。公章使用建立用章登记制度,严格审批手续。不符合规定、不经领导批准的文件不予盖章。职工因公将公章带出,必须经公司主要领导批

办公室管理规定

办公室管理规定 一、办公区域是公司全体员工共融之场所,也是公司对外的形象窗口,全 体员工应该积极维护其正常的办公秩序。 二、员工进入公司办公区域后,请使用敬语,保持文明礼貌对话方式,禁 止大声喧哗。 三、公司职员之间,请称呼对方职务。如:某总经理、经理、主管,工程 师,或小成、小李等。 四、前台接待人员在接转电话时,请使用礼貌性语言,并主动告之对方我 司名称。如:您好!金鞍汽配,请问有什么可以帮您的? 五、对待来访客户要热情接待,无论是否为自己的客人,均应该表现热情 大方。 六、上班时间请不要从事与工作无关的事项;上班时间不得串岗、开玩笑, 严肃、认真、积极地完成本职工作及上级领导布置的各项工作任务, 提倡团结互助的良好关系。 七、各部门员工座位由公司办公室统一安排,员工的工作台面,应保持干 净、整洁,文件框与其他物品的摆放做到整齐划一,朝向一致。 八、办公台面配置的各项设备、柜、椅,均由办公室专职管理人员进行统 一配置,个人不得任意多占多用公司资源。 九、办公室卫生管理规定:各办公室卫生由各部门负责人安排,会议室卫 生由销售部负责,总经理办公室卫生由前台文员负责。自觉维护好办 公区域内的卫生,清除个人台面的弃物,保证办公室内的卫生清洁。 十、禁止吸烟规定:为了给大家提供舒适、安全和健康的工作环境,公司 办公室内禁止吸烟,违者一次罚款20元。 十一、休息室管理规定:本公司人员,上班时间如无陪客需要,不得在沙发上就坐。公司员工更不能以沙发为床,中午在上面睡卧,违者罚款 50元一次。 十二、会议室管理规定:会议室的使用,遵循以公司大会为主、以公司各级领导需求为主的总体原则,时间安排以此类推;有会议需求的部门, 事先请到办公室前台人员处进行需求登记,待批后方可使用;各部门 在使用完会议室后,请及时清理杂物,摆放整齐桌椅,以备后用;会 议室内配置的各类物品,未经允许,不得随意带出或换置。 十三、全体员工应该爱惜公司财物,节约资源。温度适宜时,请各位同事注意环保与能源的节约,尽量少开空调或是保持25度的室温。 十四、下班时注意电源、空调、设备、门窗的关闭,以防火灾事故的发生。 十五、下班后,最后一位离开办公室的人员,有责任将办公室区域内的照明灯、水全部关闭,并确认大门已关好。 湖南金鞍汽配贸易有限公司 2015年01月01日

文书处理

二办文 案例一文书处理 【职业情景】 中国维行保险公司是一家全国性、综合性保险公司,经营范围包括各类财产保险、人身保险、信托业务等。公司总部设在广州,主要股东包括:广州市投资管理公司,招商局佛山工业区有限公司、中国远洋运输集团公司、摩根亚洲投资有限公司、广盛有限合伙集团公司等。 中国维行保险有限公司在自身发展的历程中,坚持管理创新和技术创新的发展策略。十分注重学习、借鉴外国经验,积极引进技术人才和管理经验,先后与国外多家知名保险公司建立了合作关系。为了适应经济全球化和知识经济时代的挑战,增强公司的国际竞争力,公司聘请了国外著名专业顾问公司担任专业管理顾问,借以提高自身经营管理水平,中国维行保险有限公司将继续勇于开拓,提升公司的核心竞争力,力争在两年内业务规模进入世界500强,业务品质进入全球400优. 为响应总公司号召,早日实现维行进入“规模500强,品质400优”的目标,该公司准备开展“扎实基础、提升品质”的活动,主要形式是主题演讲会、合理化建议征文。各部门必须在近期内上报活动开展情况。按照活动方案要求:演讲会每月一个主题,全体员工必须参加,合理化建议活动每月评选出三篇优秀征文上报,定期上报活动组织和进行情况。 发文处理: 思考题:根据上述内容,制发一份通知。发文工作分4个场景。 1、公司经理将秘书刘某叫到办公室,对她说明了此次活动的目的和要求, 让她们马上写一份通知。刘某将经理的话记录下来,回到自己的办公室, 开始拟写通知。

要求演示领导交拟和秘书撰写通知的过程,并制作出通知的初稿。 2、初稿完成后,刘秘书将此通知写在统一的发文稿纸上,拿给经理看,经 理经审核签字同意发出。 请演示领导审核签字的过程。 3、刘秘书将此份通知编上发文字号,写在发文稿纸相应的栏目中,然后检 查拿到文印室,交给打字员小郭打印成正稿,打印份数为30份。 请演示秘书编号印制文件的过程。 4、第二天上午,刘秘书将打印好的通知从文印室取回,逐一盖章,并在发 文登记表上填写好有关内容,再分别封好。 请演示秘书发文登记的过程。 案例二邮件收进的程序 【职业情景】 沈小姐是某公司总经理的秘书,一清早进入办公楼,就到公司租用的信箱中把邮件取了出来,用专用信贷装好,提着走进了自己的办公室。略微整理了一下,就坐在自己的办公桌前开始工作了。 沈小姐数了下信件的数量,一共21件。她先把公函和私人信函分开,把有密级要求的、标有“某某亲启的信件分开。然后她根据收件部门的名称分类:有5封信是人事科的;7封信是销售科的;1封是财务科的;1封写着教育科的,但公司没有这个部门,她把这封信归到培训部去了;1封信上写总经理亲启;另2封是总经理办公室的;剩下的4份是报纸杂志。 沈小姐拿出邮件登记簿,边登记边分检。所有的来函和邮件都登记在册了,也按部门分检归类了。接着沈小姐把总经理亲启的那封信放在总经理的办公桌

会议通知公文范文

会议通知公文范文 会议通知公文范文1 各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构: 改革开放以来,我国证券交易市场有了很大发展,证券交易规模不断扩大,证券交易印花税也有了较大幅度的增长。为进一步规范证券交易市场,妥善处理中央与地方的合配比例,增强中央宏观调控能力,国务院决定,自1997年1日1日起,将证券交易印花税分享比例由现行的中央与地方各50%,调整为中央80%、地方20%。有关地区和部门要从全局出发,继续做好证券交易印花税的征收管理工作,进一步促进我国证券市场的健康发展。 中华人民共和国国务院 xxxx年xx月xx日 会议通知公文范文2 时间:20xx年4月25日下午3点 地点:学工办会议室 参加人员:07,08,09级党员、预备党员 会议内容: 1、确定09级积极分子 请有意推荐09级积极分子的培养人做好介绍培养对象情况的准备 2、请各位党员梳理自己手头上所负责的培养对象的名

单及培养对象的现状,在会上作简单报告 此议程主要是希望让党支部的成员更多地了解其他递交入党申请书的同学的情况,无需收集群众意见,只需要介绍自己的培养对象的情况即可 3、关于07级党支部支委会成员的选举 4、关于xxxx等四名同学接收为预备党员的通表(待定) 注意事项 请各位党员安排好自己的时间,务必参加此次党支部会议。 xx校区本科生联合党支部 20xx年xx月xx日 会议通知公文范文3 ××厂关于召开计划生育工作会议的通知 所属各单位: 为了总结交流经验,研究分析存在的问题,进一步贯彻落实省、市计划生育工作会议精神,做好今年计划生育工作,经研究决定召开计划生育工作会议。现将有关事项通知如下: 一、会议内容:…… 二、参加人员:…… 三、会议时间、地点:…… 四、要求:…… ××厂

办公室文员(会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责:

办公室文员(会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责: 1. 接听、转接电话;接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。 3. 负责总经理办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。 10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。 13 社会保险的投保、申领。 14 统计每月考勤并交财务做帐,留底。 15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 16. 接受其他临时工作. 销售文员应该是指为销售员做好服务的工作人员,这包括: 售前的咨询服务、合同谈判所需的资料、标书; 售中的合同管理、交货、运输、保管等服务; 售后服务,产品的三包服务等都是销售文员的工作内容。 平时相关信息的收集和整理,年终时的销售情况报告等,也需要文员做,以提供领导更好地做出决策. 销售文员的工作内容与单位的性质、要求有关,一般工作内容: 1、售前的咨询服务、合同谈判所需的资料、标书。 2、售中的合同管理、交货、运输、保管等服务,以及促销活动分析报告。 3、售后服务,产品的三包服务等都是销售文员的工作内容。 4、平时相关信息的收集和整理,促销活动的方案管理与文档备案;年终时的销售情况报告等,也需要文员做,以提供领导更好地做出决策。

(完整版)关于精简会议、文件的若干规定

关于精简会议、文件的若干规定 为切实改进工作作风,提高工作效率,进一步精简会议、文件,特制定本规定。 一、严格控制会议数量。安排会议一律从严掌握,力求精简,注重实效,可开可不开的坚决不开,能合并召开的会议不分别召开。原则上以公司党委、公司名义召开的全公司级大会每年不超过4次,公司党委会、党政联席会每年不超过6次,总经理办公会(含绩效考核会)每月不超过2次。由副总经理主持召开的各专业性大会每月不超过1次。各职能部门组织召开的涉及其他部门业务的大会每月不超过1次。各部门(单位)内部会议内周不超过1次。 二、严格会议审批程序。以公司党委、公司名义召开的全公司级大会须经公司党委会、总经理办公会批准;党委会由党委书记提议召开,总经理办公会由总经理提议召开;副总经理组织召开的会议和职能部门组织召开专业性会议由分管副总经理批准,主办单位根据会议性质向党群(纪检)工作部或办公室登记备案。未经审批的会议,不得擅自召开。 三、严格控制参会人员范围。以公司党委、公司名义召开的全公司级大会原则上开至主管级管理人员;党委会党委委员参加会议,总经理办公会公司班子成员、总经理助理、主任工程师参加会议,列席人员根据会议议题确定,原则上每个部门正职列席会议。各专业会议原则上相关部门(单位)分管领导参加。

四、努力提高开会效率。各类会议必须主题明确,准备充分,切实解决实际问题,提高会议质量。会前,会议议题提出部门要深入调研、认真准备,提出可供讨论的较成熟的书面意见;会议材料要指向明确、简明扼要,立足实际,具有可行性。会议主持人应合理安排、控制好发言时间,掌握进度;发言者要讲短话、讲真话、讲有用的话,切忌长、空、假;发言内容不要重复、交叉,着重讲清楚存在的问题和解决问题的办法。形成的决议条理要清晰,表述应明确。 五、严格控制发文数量。可发可不发的公文,一律不发;未经过充分调查研究、缺乏具体意见和措施、可操作性不强的公文,一律不发;对内容相近、体例相似、时效允许、可以合并的公文,不单独发文;对可以通过电话、电子邮件等形式解决的问题,一律不发公文。 六、严格发文审批程序。公司发文应严格按拟稿、核稿、会签、签发、登记、制作的程序进行,对不按发文审批程序报送的文件,一律不发。 七、严格控制发文范围。不滥印滥发文件,除全局性的文件普发外,其他文件根据内容分别确定发文范围。专业性较强的文件,只发相关单位。 八、减少纸质公文。除上行文外,内部发文原则上全部通过公司协同管理平台,不再印发纸质文件,以节省办公资源,提高发文和工作效率。

公文写作:会议纪要写作攻略及范文

本文提到了会议纪要的结构与写法以及会议纪要写作中应注意的问题。 一、会议纪要的结构与写法 (一)版头 日常工作会议、办公会议的纪要一般都有固定的版头。如: 工程会议纪要 第×期 北京市城乡建设委员会办公200×年×月×月 用专门版头的会议纪要,只标注“第×期”,如果会议纪要用报告的形式上报或用通知的形式印发,则用公文版头,编公文文号。用专门版头的会议纪要,成文日期在版头的右下角。其余会议纪要的成文日期放在会议纪要的标题下方居中并加圆括号或放在正文之后,以会议通过日期或领导人签发日期为准。 (二)标题 会议纪要的标题有单标题和双标题两种形式。 1.单标题:由“会议名称+文种”或“主要内容(事由)+文种”组成,构成。前者如:县委常委会议纪要、县委书记(县长)办公会议纪要、局长办公会议纪要、全国农村工作会议纪要、××乡教育工作会议纪要等;后者如《关于解决粮食购销体制改革后遗留问题的会议纪要》等。 2.双标题:由“正标题+副标题”构成。正标题揭示会议主旨,副标题标示会议名称和文种。如: 探讨新时期文学的发展 ——中国当代文学研究会第一次学术讨论会纪要 (三)正文 会议纪要的正文大多由导言和主体构成。具体写法依会议内容和类型而定。 1.导言。主要用于概述会议基本情况。其内容一般包括会议名称、会期、会址、参加人员、主持人、主要议题、会议议程等。具体写法常见的有两种: 第一种:平列式。将会议的时间、地点,参加人员和主持人、会议议程等基本情况采用分条列出的写法。这种写法多见于办公会议纪要,如实例1。 第二种:鱼贯式。将会议的基本情况作为一段概述,使人看后对会议有个轮廓了解,要写得简明、概括,如范例1。 惯用过渡语“会议纪要如下”、“会议确定了如下事项”、“这次会议着重讨论了以下×个问题”等。 2.主体。这是会议纪要的核心部分,会议的主要精神、会议议定的事项、会 议上达成的共识、会议对与会单位布置的工作和提出的要求、会议上各种主要观点及争鸣情况等等,都在这一部分予以表达。由于这部分内容复杂,多数情况下都需要分条分项撰写。不分条的,也多用“会议认为”、“会议指出”、“会议提出”等惯用语作为各层意思的开头语,以体现内容的层次感。主体的常见写法有三种: (1)条文式。就是按所研究问题的顺序排列,逐个说明会议研究了什么问题以及对这个问题所作出的决定。其好处是使会议所解决的问题突出、措施明确、便于执行。办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。 (2)综述式。就是将会议所讨论、研究的问题综合归纳成若干部分,每个部分谈一个方面的内容。有的还根据会议的主要议题,分别冠以小标题,以使眉目更加清楚。较复杂的工作会议、经验交流会议、座谈会、研讨会的会议纪要多用这种写法。

文书档案管理规定 (2)

文书档案管理规定 为了进一步加强所(园)文书档案管理工作,保障各类文书档案及时归档,有效地保护和利用档案,维护所(园)合法权益,特制订本规定。 一、定义 本规定所称的文书档案是指过去和现在的所(园)各级部门及职工个人从事有关活动直接形成的对所(园)有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。 二、档案的立卷与归档 1、所有外送或内发的文件及其原稿由综合办公室分类整理,按年代立案,予以归档、保存和备查,并交一份由经办部门存档备查。 2、收集范围为主要包括:(1)反映所(园)机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;(2)所(园)需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;(3)其他对本单位工作具有查考价值的文件材料(各部门具体归档材料见附件)。 3、属于归档范围的文件材料,必须向综合办公室移交,实行集中统一管理,任何个人不得据为己有或拒绝归档。

4、所有文书档案一事(一档)一交,或次年二月底统一移交。 5、纸质文件材料和相应的电子文件及背景信息等也要进行归档。 6、立卷工作一般在年末或次年初进行,一事一卷。党政部门和按年度归档的部门的档案在次年五月底前完成归档,科研、基建项目和专题性、成套性档案,在项目完成通过鉴定验收后两个月内完成归档。 7、案卷质量要求 案卷质量要遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。 (1)归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 (2)在归档的文件材料中,应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件,分别立在一起,不得分开,文电应合一立卷;绝密文电单独立卷,少数普通文电如果与绝密文电有密切联系,也应随同绝密文电立卷。 (3)不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文年立卷;没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的规划放在针对的第一年立卷;跨年度的总

办公室日常管理制度

办公室制度 第一章总则 一、为了加强办公室管理,公司内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、 制度化和规范化,结合实际情况,规范项目管理日常工作,提高工作质量和办事效率,根据公司研究管理办法,结合公司业务特点,制定如下制度: 二、本制度适用于公司总经理(不含)以下成员并严格遵守各项规定。 三、切合公司实际,根据不同的制度内容编写相应的规范化要求,力求使办 公室各项工作都有章可循、有法可依,保证公司的办公事务有效开展。 四、办公室人员应明确各项工作职责,简化办理流程,做到每周有计划、每月有总结的工作目标。 第二章职责范围 一、办公室管理人员直接受总经理管理,在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。 二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。 三、负责公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管 理等工作,保证各项事务有序开展。 四、协调各部门之间的行政关系,为各部门工作开展提供相应的服务。 五、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。

六、收集各部门反馈信息和外部资讯,上传下达各种指令,及时做出整理,当好领导助手。 七、协助其他部门工作,完成上级交代的其他工作,如:名片印制、收发传真等。 第三章工作规范 一、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范, 相关规定按照员工守则细则执行。 二、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。 第四章办公室事务管理 一、档案管理制度 1、为了维护档案的真实性和可查阅性,使档案管理更科学、更专业,及时 分类、整理、编辑、传递文书资料,提高档案管理质量与效率。 2、档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。 3、根据文件整理编号,对相应应资料进行相应的归档、整理、备注,并存 入专门的档案文件柜保管。 4 档案接收、移交,必须根据档案管理制度严格做好记录。 二、办公用品管理制度 1、为了加强办公用品管理,规范办公用品管理各项程序,节约办公经费,

文书档案的 方法和步骤

第三部分 文书档案的整理方法和步骤 文书档案的整理方法包括立卷的整理和归档文件整理两种方法 立卷整理的方法和步骤 一、确定分类方案 ◆分类是文书档案整理工作中必不可少的基本步骤。 ◆根据本单位的实际情况,设置分类方案。 复式分类法 1、年度—机构—保管期限分类法 2009年:办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2010年:办公室……永久、30年、10年业务处……永久、30年、10年指导处……永久、30年、10年 2011年:…… 复式分类法 年度—机构—保管期限分类法永久30年10年 2009年:办公室…… 1-10 11-20 21-30 业务处……31-40 41-50 51-60 指导处…… 同上 2010年:办公室……业务处…… 同上排列指导处…… 2011年:…… 复式分类法 2、年度—问题—保管期限分类法 2009年:党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2010年:党群类……永久、30年、10年 业务类……永久、30年、10年 行政类……永久、30年、10年 2011年:…… 复式分类法 3、保管期限—年度—问题分类法 永久:2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 30年:2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 10年:2009年……党群类、业务类、行政类 2010年……党群类、业务类、行政类 2011年…… 复式分类法 4、保管期限—年度—机构分类法 永久:2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 30年:2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 10年:2009年办公室、业务处、指导处…… 2010年办公室、业务处、指导处…… 2011年…… 保管期限—年度—机构分类法 ◆不管采用哪种分类方法,同一全宗应保持分类方案的一致性。要做到类别设置合理,各类之间界限清楚,归类准确。 二、鉴定 ◆确定文件是否留存,剔除没有保存价值的文件材料 ◆确定留存文件的保管期限:永久、30年、10年

浅谈办公室文书档案的收集与归档工作

浅谈办公室文书档案的收集与归档工作 发表时间:2018-08-06T11:17:22.493Z 来源:《文化研究》2018年第6月作者:彭福锋[导读] 本文描述了办公室文书档案收集和归档工作管理现状;提出了办公室文书档案收集和归档工作的完善建议。 广东鼎华科技股份有限公司 528300 摘要:档案作为一种重要的信息资源,记载着文字、声音、图像等重要的信息,档案工作的信息化建设是信息时代档案管理工作创新的客观需要,办公室文书档案的收集和归档工作是行政管理工作重要的组成部分之一,本文描述了办公室文书档案收集和归档工作管理现状;提出了办公室文书档案收集和归档工作的完善建议。 关键词:办公室;文书档案;收集;归档一、引言 文书档案的收集和归档工作是办公室工作中非常基础和重要的工作内容,只有做好文书档案的收集和归档工作,才能为其他工作的顺利开展提供基础性保障。随着社会的不断发展,办公室中的文档数量和种类都越来越多。因此,文书档案的工作也更加复杂,做好档案收集和归档工作面临着一定的困难。文书档案是单位进行重要决策的科学参考依据,它包括了请示、会议记录、谈话、审批情况、决议等文档资料。文书档案的收集与归档是一种高技术性与服务型有机结合的工作,我们应尽可能确保文书档案的收集与归档工作的真实性与完整性,提高档案管理质量,有效开发与利用档案信息资源。 二、办公室文书档案收集和归档工作管理现状 1、文书档案管理人员缺乏专业的管理意识 就目前情况来看,现阶段管理人员对于文书档案的收集与归档的重视程度不够,使得工作态度不积极,工作落实不到位。很多文书档案管理人员的管理意识淡薄,没有培养出专业的管理意识,事业单位的管理人员只重视一些红头文件,对于一些普通编号文件不够重视,容易忽略对于普通编号文件的收集与归档的工作,使得文书档案管理工作的效率与质量持续下滑,经常出现档案失真、档案缺损、归档档案时间不能连贯等情况。他们认为文书档案收集和归档工作是一件最普通的文件资料整理,这样不仅导致工作人员在进行文书档案收集和归档时粗心大意,注意力不集中,减低工作效率和准确性,而且还会影响文书档案收集和归档本应具有的效果和辅助功能。 2、收集与归档文书档案的力度不强。 首先收集归档的方式不合理。目前大部分的文书档案管理采用的是传统的档案信息管理模式,这种模式通常依赖于纸质的存储方式,不仅繁琐,而且需要很多的空间来对这些档案进行存放。计算机技术可以使所有的纸质档案转化为电子版本,然后再将这些电子档案录入到相应的计算机系统中进行存储。在进行电子版本的转化时,不仅可以通过人工录入的方式,同时还可以使用扫描仪、照相机、传真机等各种各样的先进设备,这样可以使档案信息整理变得更加快捷简便。同时计算机技术的使用可以使在今后档案查阅的时候,方便查找、方便检索、方便整理。 其次收集与归档文书的流程不够规范。很多文书资料虽然分类但归档不及时,没有及时地摆放在柜文件中,导致查阅不方便。最后,文书档案欠缺完整性与连续性。由于文书档案收集与归档工作不够规范,造成文书档案资料出现断页、断章、缺乏有效的单位落款的时间与盖章等,都是比较常见的现象。 3.文书档案的真实性、准确性有待提高,有些文件资料都是为了应付上级检查而制作的,这样的文件资料往往缺乏真实性和准确性,在后期工作中没有什么利用价值,对于这样的文件资料进行归档不仅浪费人力、物力、时间,同时还会影响今后工作中文件参考的正确性。 3、收集与归档文书档案工作不全面。 文书档案材料收集不够全面是办公室文书档案管理工作中的一个常见问题,很多企业的工作人员由于在思想上对文书档案的收集工作不够上心,因此在实际的工作中,常常会出现文书档案文件遗漏在别的部门或者无法收回的情况。文书档案包含的内容非常多,很多材料的来源渠道都非常多,并且体现着很重要的价值,如果文件收集不够全面,或者将文件遗漏在别的部门,就会造成信息的泄露,严重影响文书档案材料的归档工作。在很多企业中,档案管理部门的地位都普遍比较低,因此部门的工作人员很多都不是专业的档案管理方面的人才,甚至还有一些为兼职人员,这也严重影响了收集和归档的效率、质量。 二、提高办公室文书档案收集与归档工作水平的策略 1、建立完善的档案管理制度 为了有效地加强办公室文化档案的收集工作和归档工作,建立完善的档案管理制度是非常必要的。从现在的情况来看,之所以在文书档案收集和归档过程中出现各种问题,最直接的原因就是在实际的工作过程中过于随意,工作内容和方式没有制度可循。因此,不同的工作人员会采用不同的方式工作,对不同的档案材料的重视程度也不一样 [2]。针对这种情况,就必须要建立完善的档案管理制度,确定文书档案的收集范围和时间等,同时还应该将档案文件在收集过程中应该注意的事项也详细的列出来,这样才能够让档案收集和归档的工作实施得更加有序。在制定档案管理制度时,企业可以参考知名企业的成功经验,但是也应该在此基础上结合企业自身的发展情况来进行修订,不能完全照搬,否则将不能发挥作用。 2、加强对档案管理人员的培训 档案管理工作人员的管理水平和文书档案的收集、归档效率以及归档质量之间具有紧密的联系。因此,要想加强文书档案的收集和归档效率,就应该加强对档案管理人员的培训。一个优秀的档案管理人员应该具备厚实的管理能力和档案知识。因此,企业应该鼓励和监督档案管理人员不断提升自身的业务水平,学习档案管理的最新知识,掌握资料管理的最新技术 [4]。另外,企业还可以组织工作人员到省内的档案局参加培训,让每一个档案管理人员都能够掌握专业的档案管理知识,对档案收集和归档有更深了解,熟悉掌握文书档案收集和归档的范围以及流程,并严格按照规定的流程进行工作,从而在工作中取得更高的效率。对于文书档案的整理、分类、编号和保管等都应该采用最合理的方案,才能提高档案管理的整体水平。在收集和归档的过程中,如果发现工作存在不足或者问题,也应该及时指出,并及时修改。 3、创新文书档案收集与归档的方式。

办公室公文规范

办公室公文规范 一、公文的简介 公文,是处理公务具有规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况等的重要工具。学校的公文种类主要有:决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、规定、函、简报。四川农业大学学生会是在校团委指导下的学生自治组织,学生会各部门掌握好各种公文撰写与修改的方法大有必要。 二、公文的种类 学校的公文种类主要有:决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、规定、函、会议纪要、简报。 学生会常用的公文种类有:请示、策划、通知、函、简报、总结、主持稿。 各类公文的具体使用范围: (一)决定:适用于对重要事项做出安排,奖惩校属有关单位及人员。 (二)通知:适用于发布规章,任免人员,传达上级机关的指示,转发上级机关和不相隶属机关的公文,批转校属单位的公文,传达要求校属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

(三)通报:适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。 (四)报告:适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问。 (五)请示:适用于向上级机关请求指示、批准。 (六)批复:适用于答复下级机关请示事项。 (七)意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。 (八)规定:适用于对校内特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 (九)函:适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。 (十)会议纪要:适用于记载、传达会议情况和议定事项。 (十一)简报:适用于不定期向上级机关和本单位内部反映工作动态。 三、公文的组成 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 (一)涉及国家秘密的公文应当在公文眉首部分右上角标明密级和保密期限,其中,秘密公文还应当标明份数序

文书处理程序

文书处理程序 (一)发文处理程序 1.拟稿 是发文办理的第一个环节,主要贯彻领导人或机关意图的重要环节。 2.审核 秘书部门负责人或机关领导人对文件从内容到形式做全面检查和修正 3.签发 领导人在签发时要做到严谨和谨慎 4.复核 检查文书的审核、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,附件的份数和页数是否符合正文要求,内容是否完整,格式是否统一规范。 5.缮印、用印 经过复核的公文。要加盖公章以示公文的有效性 6.发文登记 有专门的发文登记本,一般包括顺序号、发文日期、发文字号、密级和份数等。 7.分发 由秘书部门通过邮寄、传真直接递送等方式发送到收文单位或个人 (二)收文处理程序 1.签收 首先要清点,其次要检查,最后签字 2.分类 将信件按急件、要件、密件、例行公事件、私人件等各类区分 3.呈送 记得文件中的要件、保密函件,重要人物或部门来的信件,秘书不能轻易拆。 4.拆封 要保持信件的完整,特别是里面的文件不得损坏,拆开后对信件的内容进行检查,核对订购物品的品种、数量、规格。传真信件进行复印后在进行处理。不慎拆了别人的信件,要及时向收件人道歉 5.阅信 6.登记 按收文薄所列内容逐一登记 7.处理 秘书在需要办理的每份文件上的首页贴上“文件处理单”。 8.拟办 是由领导人批办之前,由秘书部门负责人、经授权或水平较高的秘书人员在仔细研究文件的基础上,提出如何办理文件的初步意见。 9.批办 是指领导人对来文由谁处理,如何办理做出决断的行为 10.传阅 注意传阅的范围和方式 11.承办 是指承办部门或承办人员根据领导人拟办的意见和文件的内容要求,对文件进

行具体办理、落实的过程。 12.催办 指对每份文件处理环节的催促 13.办结 由具体的承办人在文件处理单上留注或电话回复承办结果和日期。表明文件办理结束的行为 秘书在文书处理中的作用 秘书的工作是琐碎而且繁杂,在企业中秘书起到承上启下的作用,是上司和员工之间的纽带。秘书在文书处理中要正确领会其中的含义,替上司过滤事物。使事情得以有效的解决,提高工作的办事效率。另外,秘书是辅导型的身份出现的,秘书注意自己的身份,不得无端做出决定。 在收文处理过程中,要对公文进行过滤、筛选选择重要有价值的信息进行整理规划,减小领导的工作量。 在发文处理中,秘书要对每一步进行认真的分析,做到严谨万无一失,提高工作的效率。 所以秘书在企业中的作用是至关重要的,我们要提高自己的专业水平和工作能力,只有这样才能骑到事半功倍的效果。

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