2001年3月安徽教育学院学报
M ar .2001第19卷第2期
Jou rnal of A nhu i In stitu te of Educati on
V o l
.19N o .2[收稿日期] 2001-01-16
[作者简介] 叶春根(1967-),男,安徽无为人,安徽医科大学
卫生管理学院讲师。
论公文结构模式
叶春根
(安徽医科大学卫生管理学院,安徽 合肥 230032)
摘 要:公文结构模式主要包括表层的外部格式、浅层的篇章结构模式和深层的逻辑结构模式。公文结构模式的形成受多种社会因素影响,是由公文效用目的这一本质因素决定的。公文结构模式具有历史性与社会性、概括性与工具性、稳定性与可变性、单一性与多样性等多种特征。关键词:结构;模式;公文写作
中图分类号:I 152.3 文献标识码:A 文章编号:1001-5116(2001)02-0076-04
公文结构模式是公文文体模式的重要组成部分,它是从公文客体中概括和抽象出来的公文基本结构规律,是相对固定的可供人效法的结构范式。研究公文结构模式具有重要的时代意义,它不仅可以促进公文模式化教学,提高教学效果,而且可以促进公文处理现代化。但这项研究目前还比较薄弱,尚需应用写作界同仁共同努力,使其不断成熟、完善。
公文有广义和狭义之分,狭义公文仅指法定公文,广义公文还包括计划、总结等一般公文。本文所述的公文主要指法定公文,即国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》
)中规定的13种公文和中共中央办公厅1996年5月3日发布的《中
国共产党机关公文处理条例》(以下简称《条例》)中规定的14种公文。这些公文是党政机关在管理过程中“所形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依
法行政和进行公务活动的重要工具。”(《办法》)公文的“规范体式”就是指公文模式,表现在结构上则为公文程式化的结构模式。
一、公文结构模式的文面因素
(一)公文的外部格式
公文的外部格式是指公文的项目构成及其在公文载体上排列的规定,即公文外在的表现形式。《办法》规定:“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。”由国家质量技术监督局1999年12月27日发布、2000年1月1日起实施的GB T 9704-1999《国家行政机关公文格式》国家标准(以下简称《国标》
)将以上公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分,对各部分要素的标识、公文用纸、印刷与装订等作了详
细规定,《国标》根据日常工作中常见的公文类型增加了信函式公文格式、命令式公文格式、会议纪要格式等特定格式。《条例》对正式文件的标印格式也作了一些规定。公文之所以要有相对确定的格式,具有一定的规范性,是为了保证公文的完整性、准确性、合法性、权威性,便于公文快速制作、传递、阅读和处理,为以后的立卷、归档提供条件,以提高办事效率,实现文书管理科学化。
(二)公文篇章结构模式公文的篇章结构即公文的“布局”、“谋篇”,其主要内容包括段落与层次、开头与结尾、过渡与照应。
段落是构成公文的最小单位,公文的分段方法主要有三种:第一种是按事情的条项分段;第二种是按问题的类别分段;第三种是按事物的单一性和完整性分段。往往三者结合运用。其中,按事情的条项分段是公文特有的段落表达模式。通知、通告、决定、意见、条例、规定等文种多用这种分段模式。
层次是指公文内容安排的先后次序,它着眼于思想意义的划分,反映思维过程中的步骤,所以又称“意义段”、“逻辑段”。从层次划分的角度看,公文篇章结构模式主要有三种:(1)三层式。公文正文部分在形式上表现为开头+主体+结尾,在内容上表现为事由+事项+要求或希望。这种模式在公文中最为常见。(2)二层式。在形式上表现为开头+主体两部分。有些公文已把要求或希望放在主体部分作为事项之一说明了,故不需单写结尾。会议纪要、决定、
叶春根 论公文结构模式
决议、通告等常用这种模式。有的公文不需写结尾,如任免通知等。(3)篇段合一式。一些内容简单的公文常采用这一模式,全篇仅一段、一层。如发布、转发、批转性通知、报送性报告、内容简单的命令、决定、公告等一般采用这一模式。
关于公文开头和结尾方式,学术界公开提出的都有近20种之多,但笔者认为在内容上交叉重复较多,有些只是名称不同而已,有些属个别现象,不能作为模式看待。公文常见的开头方式有:(1)引据式。以“根据”、“依据”、“按照”、“遵照”等介词组成介词结构发端,交代行文的政策、法律、法规等依据,常用于通知、报告、条例、规定等文种。(2)原因式。以“由于”、“鉴于”、“基于”等介词组成的介词结构发端,或在开头交代行文的背景,直接或间接阐明制文的原因。常用于决定、报告、通知、通报、嘉奖令等文种。这一方式包括了有些学者提出的说明式、直述式、起时式、按语式等。(3)目的式。用“为”、“为了”等介词构成的介词词组发端,交代行文目的。常用于通告、通知等文种。(4)概述式。在开头概括叙述有关工作的基本情况或基本过程。常用于报告、通报等文种。
(5)引文式。在开头引叙发文或来文的名称、要求、内容等。这是发布、转发、批转性通知及批复、复函等文种惯用开头方式。(6)综合式。许多公文并非只使用某种单一的开头方式,而是综合使用以上两种或两种以上开头方式。公文常见的结尾方式有:(1)要求式。向有关单位或个人提出要求。多用于命令、决定、通知等文种。(2)号召式。在结尾处号召人们积极行动起来落实并完成公文中所提出的任务和要求,富有鼓动性和感召力,多用于决定、决议、会议纪要、嘉奖令、表扬性通报等文种。(3)希望式。在结尾提出热切的希望,具有勉励和鞭策之意。多用于决定、决议、通报、通知等文种。(4)强调式。就是在结尾处对文中有关事项、意义作强调说明,强化印象,加深理解,以引起人们的重视。常用于决定、通报等文种。
(5)惯用式。即采用惯用文种语结尾。如“此令(告、复)”、“特此通告(通知、批复)”、“特此函达(函告、函复)”、“(以上请示)当否,请批示”、“以上意见如无不妥,请批转有关单位(部门)执行”等等。(6)事项式。在结尾提出公文办理的具体事项、应注意的问题或说明文件生效、实施的日期。一些法规性决定、通告、条例、规定、办法等多用这一方式。(7)自由式。即无尾式,主体部分事项写完后文章就自然结束了。命令、任免通知、公告、批复、决定等常用这一方式。
过渡是指上下文之间的衔接和转换。公文过渡在表达上常使用一些惯用的过渡词、过渡句,有时也使用过渡段。公文最突出的过渡模式是在开头和主体之间使用文种过渡语过渡。如“为……特命令(通告、通知)如下”、“为……特作如下决定(决议)”、“现将有关事项通告(通知)如下”、“经研究批复(答复)如下”、“现函复(告)如下”等。
照应是指公文前后内容上的关照和呼应,它能帮助读者了解公文脉络或层次的内在联系,同时又能使公文结构严密。公文常见的照应方式有两种: (1)题文照应。公文标题一般由“单位+事由+文种”三要素组成,其中“事由”反映了公文的中心内容,公文正文即是围绕这一中心内容展开的。(2)行文中前后照应。公文一般是由“为什么做”、“做什么”、“怎样做”等内容组成,其内容线索是“事”。只有紧紧围绕“事”来组织材料,才能做到前后连贯、首尾圆合、中心突出。
(三)公文逻辑结构模式
从安排层次的方式来看,文章结构形式主要有三种:逻辑结构、时空结构和心理结构。对公文来说,除偶尔用到时序式结构(以时间推移为序),一般都采用逻辑结构,即按事物的内部联系,运用逻辑思维的方法组织安排文章的材料,所以逻辑结构是公文的深层结构。公文常见的逻辑结构模式有以下几种:
1、总分式。第一层次和其他几个层次的关系是总分关系,先总述,后分述。采用概述式开头的公文,其开头和主体往往构成总分关系。通报、报告等文种常采用这一模式。
2、因果式。因果式结构是以公文基本内容构成要素之间的因果逻辑关系组合公文内容的结构形式,也就是按照因与果两项要素来组合内容的结构模式,层次安排顺序为由因至果或由果溯因,它是现行公文写作中使用率居首位的结构形式,无论是指挥性公文、知照性公文,还是请求性公文,其最主要的内容组合模式都是因果式结构,有的甚至是唯一的结构形式,如行政令、布置工作的决定、请示、公函等。由因至果的因果式结构在内容安排上可表现为:原由+事项+要求,有的公文没有“要求”或将“要求”并入“事项”中,形成“原由”+“事项”的形式。有时这种因果式结构顺序需根据行文需要调整为由果溯因的格局。例如,请求一般先写请示理由,然后陈述请示事项,最后提出请求。其中,理由与事项构成直接的因果关系,而请求是由事项而产生的,在这里事项是因,请求是果,这是间接的因果关系。但有时理由偏长,为便于上级了解全文的核心,可先写请示
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事项,再写理由。
3、并列式。又称“横式”,它是按事物(包括问题)的类别或事物的不同侧面或方面来安排层次,每一层次材料的性质相同,它们从不同方面、不同角度表现有关情况、揭示某一观点。材料与材料之间构成并列关系。凡是需要剖析事物的组成或比较事物的类别从而直接表现观点的公文,如工作报告、会议纪要等常采用这一结构方式。大型的工作报告,如政府工作报告,由于内容较多,正文常以小标题形式安排层次,分项汇报工作中的做法、成绩等,这些内容之间是并列关系,即使对调顺序也不影响内容表达。
4、递进式。这是一种纵式结构,就是按事物、事理层层推进、逐层深入的关系来组织材料,这种方式反映了人们思维的进程性,它常按提出问题—分析问题—解决问题的顺序由此及彼、由表及里、由浅入深地安排内容、剖析事理。反映情况的报告、批评性通报、处分决定等文种常用这一结构方式。例如,上述文种若内容涉及重大事故,正文往往先叙述事故概况,然后从性质、危害入手分析事故产生的原因,再叙述处理情况或作出处理决定,最后提出防止类似事故发生的措施。这四层环环相扣,层层深入,其顺序一般不可更易。
在公文结构文面因素中,外部格式纯属形式结构,它是外在的、看得见的,是公文的表层结构。篇章结构和逻辑结构融入了公文内容要素的构成与组合模式,其中篇章结构虽属公文内部组织构造,其思想内容的表现次序还是明显的,如段、层的划分,因而是公文的浅层结构;而逻辑结构完全隐含在材料之中,它是通过思维模式再现公文内在的结构规律,所以是公文的深层结构。这三层结构互相联系、互相制约,密不可分。外部格式标志公文的社会属性和功能,篇章结构体现行文者思维过程中的步骤,逻辑结构反映行文者的思维方式。这三层结构模式的有机结合构成公文整体结构模式。
二、公文结构模式的本质因素
公文结构模式是由两方面因素构成的,一个是公文文本所呈现的浅层文面因素;另一个是影响公文结构模式形成的客观因素,即深层的社会因素。公文结构模式的形成受时代背景、社会需要、民族传统、地理环境等社会因素的影响,现在的法定公文是由公牍文书发展而来。周王朝时,只有诰、誓、命三种公文。“诰”为天子所发的命令,“誓”为军用文书,类似现代军队中的动员令,“命”为朝廷各部下达的告知天下的文书。这三种公文各有各的格式要求。秦汉时为适应阶级统治的需要,又出现了皇帝专用的制书、诏书、策书、戒书等公文,臣僚专用的章、表、奏、议等公文。这些公文在格式上也有一定的规定,例如,“奏”开头一般写“臣昧死言”,结尾写“稽首以闻”。这体现了封建社会的皇权思想,但也表明公文在发展中逐步趋向模式化。唐宋时期,由于社会繁荣,又出现了上行文书:表、状、戕、启、辞、牒六种;下行文书:制、敕、册、令、教、符六种;还有专门供职能部门质询用的公文:关、移、刺三种(《唐六典》)。格式要求及使用各有不同,例如唐代明确规定,凡宣召某官入宫,只可写被召者官职、姓名,不得写为何事被宣召;凡起草回复外藩奏表时,诏书文首以“卿”相称,下言“故兹密诏”;赐予能上能下藩镇将领的敕书,文首具将职名,赐诸王的敕书,文首称“王”等等(许同莘《公牍学史》)。明清及近代基本沿袭唐宋公文种类与样式。今天,由于社会分工越来越细,公文的种类也在不断增加,结构要求更为具体,结构模式更为完善。
从公文发展史可知,公文结构模式的形成不是随心所欲、任意而为的,它是各种社会因素综合影响的结果。这些社会因素施加在公文上的影响均转化为一个共同因素,即公文的效用目的,也就是说,公文结构模式的形成服从于公文的效用目的,或者说它是公文应用功能的一种形式体现。就具体的公文而言,一篇公文采用某种结构模式,而不是另一种,是因为其具有内在的质的规定性,这个质的规定性就体现在公文的效用目的上。公文的效用目的是公文制作理性活动的核心,它不仅是公文制发的始因,而且是公文文本构成的内在生命,它体现发文者的意图和动机,反映公文的主题,决定公文的文种、行文对象、行文关系、发送内容和公文模式的选用等。公文的效用目的不仅制约公文结构模式的形成,而且决定公文结构模式的选择。因此,它是公文结构模式的本质因素。相对于这一本质因素,公文结构模式的文面因素只是公文外在的程式化结构,它们是公文结构本质因素的外在的物化形态。
三、公文结构模式的特征
1、历史性和社会性
公文结构模式是在漫长的历史发展过程中逐步形成的,它是历史的产物,具有历史性。现代公文结构模式很多是由古代公文结构模式演变而来,具有明显的承传性。同时,公文结构模式又是应社会需要,由人们约定俗成或经公文法规确立的“范式”,它一经形成,便具有普遍的社会约束力,它要求社会普
叶春根 论公文结构模式
遍遵从。公文结构模式不象文学文本在大体遵循文体模式的前提下,允许形成个人风格、个人模式,它不是个人风格的表征物,撰文者必须以理性的方式自觉接受模式的制约。
2、概括性和工具性
公文结构模式是从大量具体公文中概括、抽象出来的各类公文的基本结构特征和规律,它不是对个别文章的简单归纳,不具有特殊性,而是具有普遍性,它对某类公文,甚至所有公文都具有统摄作用。公文结构模式的概括性使它具有普遍的指导意义,因而又具有工具性。随着现代信息技术的发展,公文结构模式不仅有利于人们模写和规范化,也便于公文处理的自动化和标准化。
3、稳定性和可变性
公文结构模式是应用写作发展到相对成熟阶段的产物,它一经形成就会在相当长的历史时期中保持相对稳定性,以便于人们上行下效,按“模式”写作。公文实用性的特点决定了它无需象文学写作那样追求标新立异,不断创立新的范式。另一方面,公文结构模式在构建过程中,必然随着社会的发展,根据交流的需要,保留合理的、规范的内容,扬弃不合理的、不规范的部分,逐步形成完善的“模式”。因此,公文结构模式又具有可变性,这种可变性在一定历史时期内可能很微小,只有经过长期积累,才会显示出模式较大的时代差异。
4、单一性和多样性
对于某一种或某一小类公文来说,其结构模式往往较为单一。如批评性通报,其内容安排一般为情况—分析—处理—要求或希望,层次划分为三层式,逻辑结构为因果式,外部格式也较为固定。但对某一大类或所有公文而言,用一种模式则难以概括。因为每一类、每一种公文都有各自的功能、作用,都有各自的表现形态。我们只能总结出基本的常见的范式,在这些“范式”基础上还有许多“变式”。有些公文之间,整体模式一致,如均为三层式、总分式,但局部模式可能存在差异,如开头和结尾方式、过渡和照应方式不同等。因此,公文结构又具有多样性的特点。
[参 考 文 献]
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(责任编辑 何旺生)
(一)公文写作的要求 基本要求：合法、求实、合体、简明、严谨、准确、规范、完整、清晰、耐久。 (二)行文规则 二是经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决；三是有上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；四是出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项；五是需要检举、控告直接上级机关等。 党的机关与行政机关相互行文规定：行政机关不能迳向党的组织发布指令性公文，一般也不得以行政机关名义迳向党的组织报告工作或请求指示或批准。 (三)写作的语言运用 公文语言的特点：庄重、准确、朴实、精练、严谨、规范。 公文中需用历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号，如1912年(民国元年)。 数量表示时，表示增加时用倍数或分数，表示减少时只能用分数。 二、公文处理的基本原则 (1)法制原则。指处理方法手段、程序手续、行为准则与方法规化、制度化。(2)实事求是原则；(3)全面及时原则；(4)时效原则；(5)集中统一原则；(6)党政分工原则；(7)保密原则； (8)简化原则。 二、收文处理的一般过程 (1)公文的收受与分流：签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，收到公文。登记形式有薄式、卡片式、联单式；外收文登记。由外收发人员在完成签收工作后，对收文情况做简要记载；启封。外收文登记完成后，统一交由内收发人员，统一启封或径送有关领导亲启；内收文登记。由内收发人员对收文情况做详细记载；分办。有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理；摘编。文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料。 (2)办理收文：拟办。由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见，供有关领导审核定夺。批办。机关领导者或部门负责人提出处置意见。承办。有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题。注办。由承办人签注公文承办情况，以备忘待查。
【最新整理，下载后即可编辑】 机关公文写作常用词语 一、常用排比 （一）关于“新”。新水平、新境界、新举措、新发展、新突破、新成绩、新成效、新方法、新成果、新形势、新要求、新期待、新关系、新体制、新机制、新知识、新本领、新进展、新实践、新风貌、新事物、新高度、新思路。 （二）关于“性”。重要性，紧迫性，自觉性、主动性、坚定性、民族性、时代性、实践性、针对性、全局性、前瞻性、战略性、积极性、创造性、长期性、复杂性、艰巨性、可讲性、鼓动性、计划性、敏锐性、有效性。 （三）关于“化”。法制化、规范化、制度化、程序化、集约化、正常化、有序化、智能化、优质化、常态化、科学化、年轻化、知识化、专业化、系统性、时效性。 （四）关于“心”。热心、耐心、诚心、决心、红心、真心、公心、柔心、铁心、上心、用心、痛心、童心、好心、专心、坏心、爱心、良心、关心、核心、内心、外心、中心、忠心、衷心、甘心、攻心。 （五）关于“意识”。政治意识、政权意识、大局意识、忧患意识、责任意识、法律意识、廉洁意识、学习意识、上进意识、管理意识。 （六）关于“点”。出发点、切入点、落脚点、着眼点、结合点、关键点、着重点、着力点、根本点、支撑点。 找准出发点、把握切入点、明确落脚点、找准落脚点、抓住切入点、把握着重点、找准切入点、把握着力点、抓好落脚点。 （七）关于“力”。活动力、控制力、影响力、创造力、凝聚力、战斗力。 （九）其他排比。 1．必将激发巨大热情，凝聚无穷力量，催生丰硕成果，展现全新魅力。 2．工作有新水平、队伍建设有新境界、廉政建设有新举措、自身建设有新发展、管理有新突破。
3．不动摇、不放弃、不改变、不妥协。 4．政治认同、理论认同、感情认同。 5．是历史的必然、现实的选择、未来的方向。 6．多层次、多方面、多途径。 7．民主决策、民主管理、民主监督。 二、常用短语 （一）立足当前，着眼长远，自觉按规律办事。 （二）抓住机遇，应对挑战，量力而行，尽力而为。 （三）有重点，分步骤，全面推进，统筹兼顾，综合治理，融入全过程，贯穿各方面。 （四）切实抓好，减轻，扎实推进，加快发展，持续增收，积极稳妥，落实，从严控制。 （五）严格执行，坚决制止，明确职责。 （六）高举旗帜，坚定不移，牢牢把握，积极争取，深入开展，注重强化。 （七）规范，改进，积极发展，努力建设，依法实行，良性互动，优势互补，率先发展，互惠互利。 （八）做深、做细、做实。 （九）全面分析，全面贯彻，持续推进，全面落实、实施，逐步扭转，基本形成，普遍增加，基本建立，更加完备(完善)，明显提高（好转），进一步形成，不断加强（增效,深化），大幅提高，显著改善（增强），日趋完善，比较充分。 三、常用动词 （一）推进，推动，统领，协调，统筹，转变，提高，实现，适应，改革，创新，扩大，加强，促进，巩固，保障，方向，取决于，完善，加快，振兴，崛起，分工，扶持，改善，调整，优化，解决，宣传，教育，发挥，支持，带动，帮助，深化，规范，强化，统筹，指导，服务，健全，确保，维护，优先，贯彻，实施，深化，保证，鼓励，引导，坚持，监督，管理，开展，规划，整合，理顺，推行，纠正，严格，满足，推广，遏制，整治，保护，健全，丰富，夯实，树立，尊重，制约，适应，发扬，拓宽，
“爬格子”是一件苦差事，是一项劳心费神的工作。这种苦，平时大家是看不到的，没有从事文字工作的同志是体会不到的。所以，我认为干这种工作的人，非要进入一种忘我的境界不可，非要有一种甘当无名英雄的精神不可，非要坚守一种为伊消得人憔悴的追求不可。好在这项工作是一项很有价值、是一项大家比较认可、领导比较重视的工作。我们要以一种虽苦犹荣、苦中有乐的态度来认识和从事领导讲稿起草及文字综合工作。 1从职业要求来看，这是一种义不容辞的责任。 开会是古今中外的一种重要活动，上古的《尚书》中就有“议事以制，政乃不迷”的说法，当今更是各级党政机关决定大事、部署工作的一种必不可少的活动方式。会议开得好不好的一个重要标志，就是领导同志的讲话和报告效果如何。因此，领导讲话稿的起草是一件非常重要的事情。各级办公室是领导的左右手和参谋机构，理应把协助领导起草讲话稿作为政务服务的重要内容，作为参政设谋的重要渠道。 2从工作价值来看，这是一种意义重大的贡献。 领导讲话稿的作用很多，具有发布决策、宣传政策、指导工作、推进发展的重要功能。一篇成功的讲话和报告，就像扛起一面旗帜，能够昭示真理、凝聚人心；就像立起一根标尺，能够指明方向、明确目标；就像提供一把钥匙，能够开拓思路、破解难题；就像注射一剂良药，能够舒筋活血、提神鼓劲。领导讲话的重要作用决定了，起草领导讲话稿的工作责任重大，意义重大。
3从培养人才来看，这是一种成长提高的途径。 起草领导讲话稿的过程，实际上是起草者一种全面的思维训练和智能训练的过程，它对改善文字干部的政治素质和知识结构，提高文字干部的思想水平和业务能力，都是大有好处的。有人说，起草领导讲话就是关起门来“当领导”。在艰苦的思考和起草工作中，必能获得知识、获得成果、获得进步。当然，文字干部不一定都要处心积虑去当官做领导，但不可否认很多领导是从文字综合岗位走向领导岗位的。 如何起草领导讲话稿，起草领导讲话稿分哪些步骤和环节？这没有固定的答案，可以说是智者见智、仁者见仁。一般来说，大村料经过的环节多一些，小材料经过的环节少一些。我认为，协助起草一篇领导讲话稿要经过的步骤和环节主要有四个：
公文的结构布局 一、公文的结构形式 大家知道，写字讲究间架结构，结构不合理，搭配不妥当，字就写的难看；建筑工程也讲究结构，结构不正确，不严密，就不安全、不实用，也不美观。同一道理，公文也是强调结构形式的。这是谋篇布局的基础，也是写好公文的前提。综合分析各类公文，我认为：任何公文都有开头、主体、结尾三部分组成，结构上可以用三种形式来概括： 一是篇段合一式。也就是说一件公文就一段话。多见于比较简单的公文。如请示、通告、命令、批复和一些通知。这类公文比较容易掌握。 二是分段式。一篇分几个段落，每一段表达一种或一层意思。多见于总结类的报告、奖惩类的通报以及计划、规划类的通知等。 三是分项式。多见于内容广泛，篇幅较长的公文。如决定、规划、意见等。 如何安排结构呢?一般来说，应注意以下三个原则： 1、联系性和层次性。公文各部分和段落之间，应按内容是否有联系或者是否属于同一层次来临行安排。一般都是先把目的、意义讲清楚，而后把什么事、怎么做、有哪些要求分层写清楚。 2、专一性和完整性。也就是说公文的每一段落、每一部分内部的内容应该是专一的、完整的。不能正说这一种工作时，有扯到另外一件工作。说宣传就是宣传，要经费就是要经费，不能混写。 3、条理性和固定性。公文不需条理清楚，有主有次，有先有后，具有相对固定的程序。各部门的业务都有很多中，体现在公文中，都有内部习惯排列。如残联的文件，都是按康复、教育、就业、文体、扶贫、组织建设的顺序写的。再如最近的发展观教育的文件，是按目的、意义、方法步骤、要求的顺序写的，颠倒了就乱了。 二、公文写作布局要点 了解了公文的结构，在谋篇布局时，就可以从其结构的三部分考虑，再加上一个主题，所以布局的要点有四个。 1、确定主题 每件公文都有一个主题，这是这件公文的灵魂，公文要表现什么思想，说明什么问题，集中体现在主题上。主题是否正确，是否深刻有力，关系的这件公文的成败。写公文只有确定了主题，才能考虑结构安排、内容取舍和语言的运用。因此，选准、选好主题是需要首先考虑的。
公文写作的基本要求 各级党政机关、事业单位依据2012年7月1日中办、国办颁发的《党政机关公文处理工作条例》制定本单位的实施办法。 (一)公文基础知识 1. 公文种类：决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共15种。 2. 公文格式:公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。（二）发文注意事项 1. 主送机关和正文中使用规范简称或者全称：国务院和北京市政府机构都有规范简称，参考首都之窗和国务院官网，包括单位排序。如：市委、市政府；市教委、市委教育工委。 事业单位没有规范简称，建议使用全称。公文中对同一单位的的称谓应当一致，避免前后不一。 2. 正文层次标识： 第一层“一、”“二、”“三、”……使用三号黑体字。 第二层用“(一)”“(二)”“(三)”……使用三号楷体字。
第三层用“1．”“2．”“3．”……使用三号仿宋字体。 第四层用“(1)”“(2)”“(3)”……使用三号仿宋字体。 公文中出现或者①或者a都是不规范的。公文统一使用A4白纸，行间距（固定值28） 3. 正确使用六角括号：发文字号中的年份使用六角括号标注，即：〔〕，使用四角括号是不对的，如“京教办[2012]1号”。六角括号在键盘上不能找到，应当打开word菜单栏，通过“插入——特殊符号——〔〕——确定”的路径找到。 4. 公文中的数字，除部分结构层次数和在词、词组、成语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。成文日期也是阿拉伯数字。 5. 请示等需要回复的公文要标注联系人及联系方式：请示、需要对方批复或者回复的意见、函等文种，在附注（成文日期之下主题词之上）部分标注联系人和联系方式，并使用圆括号括住。 例如：（联系人：×××；联系方式：××××） 6. 签发日期和印发日期：签发日期是主要负责人签字同意发文的日期；如果是联合发文，签发日期以最后一个签发单位负责人的签字日期为准。公文经机关主要负责人签发后方可印制。印发日期是公文实际印制的日期。因此，印发日期可能与签发日期同日，也可能在签发日期之后。但是，
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公文写作的基本要求 不同种类的公文，有着不同的具体要求和写作方法，但是，不论哪一种类的公文，都必须做到以下同点： 一、要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。 二、要符合客观实际，符合工作规律。 三、公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。 四、词章必须准确、严密、鲜明、生动。 五、要符合保密制度的要求。 一、单项选择题 1.联合行文时，作者应是( 1 )。 A.同级机关 B.同一系统的机关 C.三个以上的机关 D.行政主管机关与业务指导机关 2.维护文件的高度严密性是指( 2 )。 A.公文的保密性 B.公文语言结构的严密 c.公文行文程序的严密 D.施行办法的严密 3.公文中的祈使句常常依靠( 2)。 A.语气词表述 B.惯用的句式表达 c.感叹词表达 D.无主句表达 4.为了维护政令一致，凡下行公文( 3 )。 A.都要向上级请示 B.都要和有关机关协商 c.内容涉及其他机关的职权范围时，行文前应与其协商一致 D.都与有关部门联合发文 5.供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式规范并具备各种生效标志的稿本称作( 3 )。 A.草稿 B.定稿 C.正本 D.副本 6.公文区别于其他信息记录的特点是( 4 )。 A.传播知识 B.具备查考价值 c.书面文字材料 D.具备法定的权威性
7.用于记载会议主要精神和议定事项的公文是( 3 )。 A.决议 B.会议记录 C.会议纪要 D.议案 8.当问题重大，确急需直接上级和更高层次的上级机关同时了解公文内容时，可采用( 3 )的方式。 A.越级行文 B.直接行文 C.多级行文 D，同时行文 9.公文要选择适宜的行文方式，一般不得( 3 )。 A.逐级行文 B.多级行文 c.越级行文 D.直接行文 10.公文的形成与发挥作用须依赖于( 2)。1 A.公文处理 B.收文处理 c.发文处理 D.办毕公文处理 11.由机关领导对发文稿批注核准发出的意见并签署姓名及日期的活动，是发文处理中的( 4 )。 A.会商 B.审核 C.注发 D.签发 12.调查报告的结构一般包括( 1 )。 A.标题、导语、正文、结语 B.标题、正文、落款 c.开头、导语、主体、结尾 D.标题、正文、结语 13.以强制力推行的用以规定各种行为规范的法规、规章属于( 1 )。 A.规范性文件 B.领导指导性文件 c.呈请性文件 D.证明性文件 14.内容重要并紧急需要打破常规优先传递处理的文件，叫作( 4 )。 A.平行 B.加急件 C.特急件 D，急件 15.决定必须由( 4)。 A.党政机关联合发文 B.会议讨论之后才能发文 c.政府部门制发 D.党、政府领导机关制发 16.通报情况使用( 3 )。 A.通知 B.通告 C.通报 D.情况报告 17.通报的表达方式侧重于( 1 )。
公文写作 一、公文写作的原则： 1、合乎法规——不与法律法规、学院规章制度相抵触； 2、实事求是——不浮夸，不回避，立足实际；（总结、调研报告等 3、主题突出——一事一文，突出主题；（请示、策划） 4、条理清晰——层次感强，简单明了；（通知等）用语得体——表述 准确，不生歧义，避免口语化和错别字。 二、公文写作的格式： （一）公文用纸：统一采用A4型纸，其幅面为210mm×297mm，A4纸为左边距2.8厘米，右边距2.6厘米。双面印刷，左侧装订，钉距适当（一般为上四分之一处、下四分之一处）、无坏钉、 无漏钉、无重钉，整齐牢固。 （二）行文格式主要要求： 1.标题：字体一般宋体、黑体，字号要大于正文的字号，一般用2 号宋体字（加粗），可分一行或多行居中排布。标题一般占正文宽度3/5为宜.标题字数过少，可把字距适当加大；如字数较多，超过正文宽度4/5以上就应根据标题语句分两行或多行排列。2.分行不破词，即不要把一个词或一个数字割裂分排在两行内 现在有几种格式参照： （1）.直线式：15字以内 例如：梧州学院第二届大学生艺术展演方案 （2） .短长式：15-28字
例如：梧州学院经济与工商管理系 2008届毕业生安全文明离校工作方案 （3）.长短式：29-33字 例如：共青团梧州学院经济与工商管理系委员会 关于免去蓝珍华职务的报告 （4）.纺锤式：34-45字，也称“橄榄型”、“梭子式”。 例如：梧州学院经济与工商管理系学生会 关于召开梧州学院经济与工商管理系 第一次学生代表大会的请示 3.正文：标题下空一行开始，字体一般用仿宋体，字号一般为3号 文中如有小标题可用3号宋体字（加粗）或黑体字。 4.结构层次：正文中的如有多个层次，则第一层应标为“一、”，第 二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。但对四个层次的标题字体没有区别，建议一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级同正文。 5.表格：正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独 表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中也常穿插一些小表格。 6.附件：公文如有附件，在正文下空l行左空2字用4号仿宋字标 识“附件”，后标全角冒号和名称。 7.落款：即发文机关或单位称，字体、字号同正文一致，落款应居 左对齐。
强调工作的重要性 模式1……历来高度重视……工作。……,实行一系列更直接、更有力的……措施。……认真贯彻落实……决策,保护和调动了……积极性,……呈现出良好的发展局面。……出现重要转机,……实现较快增长,……迈出重大步伐,……取得新的进展。这对促进……发展和保持……稳定发挥了至关重要的作用。但必须清醒地看到,……依然是……的薄弱环节,……的状况并没有改变,……机制并没有建立,……的深层次矛盾并没有消除,……的局面并没有根本改观,……仍然处在艰难的爬坡和攻坚阶段,……的任务非常艰巨。 模式1例子:党中央、国务院历来高度重视农业、农村和农民工作。2004年,在宏观调控中注重加强农业,实行一系列更直接、更有力的政策措施。各地区各部门认真贯彻落实中央决策,保护和调动了农民积极性,农村呈现出良好的发展局面。粮食生产出现重要转机,农民收入实现较快增长,农村改革迈出重大步伐,农村社会事业取得新的进展。这对促进国民经济发展和保持社会稳定发挥了至关重要的作用。但必须清醒地看到,农业依然是国民经济发展的薄弱环节,投入不足、基础脆弱的状况并没有改变,粮食增产、农民增收的长效机制并没有建立,制约农业和农村发展的深层次矛盾并没有消除,农村经济社会发展明显滞后的局面并没有根本改观,农村改革和发展仍然处在艰难的爬坡和攻坚阶段,保持农村发展好势头的任务非常艰巨。 模式2……的总体要求是:认真贯彻……精神,全面落实科学发 展观,坚持……方略,坚持……的方针,稳定、完善和强化……,切实加强……,继续……,进一步……努力实现……促进……全面发展。 模式2例子:工作的总体要求是:认真贯彻党的十六大和十六届三中、四中全会精神,全面落实科学发展观,坚持统筹城乡发展的方略,坚持“多予少取放活”的方针,稳定、完善和强化各项支农政策,切实加强农业综合生产能力建设,继续调整农业和农村经济结构,进一步深化农村改革,努力实现粮食稳定增产、农民持续增收,促进农村经济社会全面发展。
关于公文常用序号的几点说明（数字序号顺序） 一.序号 序号Sequence Number，有顺序的号码，如数字序号：1、2、3……，大写汉字也算数字序号，如：一、二、三……序号可以清晰的分清同一类事物，也可以用序号作文章的小标题。我们在写文章，特别是在写论文中经常会用一些数字序号，正确地运用序号，能使我们的文章层次清楚，逻辑分明，便于读者阅读和引述；目前较多论文在序号的写法上存在着不少的误区，如：层次大小不分、中文数字与阿拉伯数字混用、前后序号形式不统一，等等。用得不好，让人看着别扭，甚至会影响文章的质量，可见序号也是文章的一个重要组成部分，它的规范与否同样很重要。在评选论文时，常常会为一些文章感到惋惜，内容、文字很精彩，可数字序号的运用不规范或者混乱，让人看着不舒服。正文层次标题序号要注意大小分级，为此，我根据自己的使用习惯，并参考一些资料，在此谈谈有关数字序号的用法，对序号规范写法作一详细说明： 二、序号的结构层次顺序 （一）数字序号的级别顺序为： 第一层为汉字数字加顿号，例如：“一、”“二、”“三、”； 第二层为括号中包含汉字数字，例如：“（一）”“（二）”“（三）”； 第三层为阿拉伯数字加下脚点，例如：“1. ”“2.”“3.”； 第四层为括号中包含阿拉伯数字，例如：“（1）”“（2）”“（3）”； 第五层为带圈的阿拉伯数字，例如：“①”“②”“③”或者“1）”“2）”“3）”； 第六层为大写英文字母，例如：“A.”“B.”“C.”或者“（A）”“（B）”“（C）”； 第七层为小写英文字母，例如：“a.”“b.”“c.”或者“（a)”“（b）”“（c)”； …… 数字序号级别一览表： 理科类论文的各层次标题还可用阿拉伯数字连续编码，不同层次的2个数字之间用下圆点(.)分隔开，末位数字后面不加点号。如“1”，“1.2”，“1.2.1”等；各层次的标题序号均左顶格排写，最后一个序号之后空一个字距接排标题。如“5.3.2 测量的方法”，表示第五章第三节第二条的标题是“测量的方法”。 注意：同一层次各段内容是否列标题应一致，各层次的下一级序号标法应一致，若层次较少可不用若干加括号的序号。 （三）正文中图、表、公式、算式等的序号 正文中的图、表、公式、算式等序号一律用阿拉伯数字分别依序连续编排序号，其标注形式应便于互相区别，如“图1、表2、式（5）”等；对长篇研究报告也可以分章（条）依序编码，如“图2.1、表4.2、式（3.3）”等，其前一个数字表示章（条）序号，后一个数字表示本章中图表、公式的序号。
常用公文写作及公文写作要求 常用公文写作 1、通知 （1）特点：应用范围的广泛性；较强的时效性；告知性；写作内容的灵活性。 （2）通知的类别和协作要领 a.发布性通知：发布性通知用于发布规范性文件、下达计划和印发领导讲话等。标题有“发布”或“印发”字样。 b.指示性通知：指示性通知用于向下级机关做指示，部署工作等。 c.知照性通知：知照性通知用于一些不需直接执行或办理的事项。 d.转发性通知：转发性通知用于转发上级机关或不相隶属机关的公文或批转下级机关的公文。 2、通告 （1）特点：广泛性、规定性、专业性 （2）结构和写作要领 a.标题：使用发文机关名称、事由、文种的标题。 b.正文：由通告原有、通告事项和结尾三部分构成。 c.落款日期。 3、报告 （1）报告特点：沟通性、陈述性、单向性
（2）类别：工作报告、情况报告、答复报告、呈送报告 4、请示 （1）特点：单一性、期复性、时效性 （2）请示结构：标题、主送机关、正文、落款和日期组成 5、批复 （1）批复特点：法定的权威性、执行性、行文的被动性 （2）批复的写作要求：针对性要强；观点要明确；表达要准确；批复应讲究实效，及时作出答复 6、通报 （1）特点：教育性；说理性；时效性 （2）类别：表彰性通报；批评性通报；情况通报 7、函 （1）特点：行文方向的多样性；使用的广泛性；写作的灵活简便性 （2）函的类别：商洽函；询问答复函；求批复函 8、纪要 （1）纪要特点：反映会议情况与传达贯彻会议的议定事项；具有约束执行效用 （2）纪要结构：标题、时间、正文、结尾 9、倡议书 结构：标题、正文、落款 10、调查报告
附件2 常用公文写作参考模板 决定 1.重要事项决定 ××××（单位）关于××××（事由）的决定 ××××（主送单位）： 为了××××××（目的），根据××××××（依据），经研究，决定××××××（决定事项）。 一、×××××× （决定的具体内容） 二、×××××× （决定的具体内容） 三、×××××× （决定的具体内容） （发文机关署名） （印章） 20××年×月×日
××××（单位）关于表彰×××的决定 ××××（主送单位）： 最近，××××××（被表彰人员或单位的事迹）。××××××（被表彰事迹产生的积极影响和表现出的精神）。 为了××××××（表彰目的），根据××××××（表彰依据），决定对×××等予以表彰（或授予×××等××××××称号）。 希望××××××（号召向先进学习，提出更高的工作要求和希望）。 附件：表彰名单 （发文机关署名） （印章） 20××年×月×日
××××（单位）关于对×××处分的决定 ××××（主送单位）： 最近，××××××（违规违纪事实）。××××××（造成的危害和产生的不良影响）。 根据××××××（处分依据），为了××××××（目的主旨），经研究，决定给予×××（受处理的人或单位）××××××（处分决定）的处分。 （发文机关署名） （印章） 20××年×月×日
通报 1.表彰通报 ××××（单位）关于表彰（奖励） ×××（集体或个人）的通报 ××××（主送单位）： ××××××（表彰奖励对象的先进事迹）。××××××（产生的积极影响和表现出的精神）。为了××××××（目的），根据××××××（依据），经××××研究，决定对×××等予以通报表彰。 希望××××××（号召向先进学习，提出更高的工作要求和希望）。 （发文机关署名） （印章） 20××年×月×日
公文的构成要素主要包括（“五要素”）： 主题——公文主旨的写作与表述要领；---灵魂 材料——公文的材料及特点，围绕公文主旨选材和使用材料的方法；---血肉 结构——公文的结构特征，公文结构的基本模式及写作要求；---骨骼架构 语言——公文语言的使用原则及要求；---细胞 表达方式——公文的主要表达方法。---着装及服饰 （一）公文的主题 主题：行文目的+中心内容 1、正确鲜明。2、单一集中。3、标题揭旨。 公文标题：发文机关+事项+文种 （二）公文的材料 材料：理论材料+事实材料(数据资料\典型事例)1、相关性2、真实性3、典型性 （三）公文的结构 宏观结构：眉首部分+主体部分+版记部分篇章结构：开头+中心内容+结尾 编制主题词的原则与作法：标引时应根据主题词的涵义由大到小，从内容到形式这样的次序进行。一份公文一般不超过五个主题词，而最后一个主题词必须是表示文种的。 编制主题词的原则与作法：主题词构成格式是：类别词+类属词 《国务院关于加强水土保持工作的通知》主题词：农业水土保持通知 《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》主题词：经济管理企业破产劳动就业通知 编制主题词的原则与作法：动词不可单独使用，应与相关的词组配成名词性词组。 （三）公文的结构 1、围绕主旨 2、围绕时势和需要 3、围绕已有素材 中央省市委提倡什么，要求什么，时代精神是什么，领导的意图是什么，工作的重点是什么，
发展的趋势是什么？ 要把这项工作放在全党全国、全省全市的大局中去思考，在大局中体会决策的战略意向，体察政策的调整方向，揣摸工作的走向脉络。全局就是高度。 不脱离素材，以此为依据，从素材中提炼加工。 本项工作的内涵规律、趋势、问题与特色。特别是要弄清楚本项工作和业务的发展方向是什么，发展趋势是什么，存在的突出问题是什么，突出特点是什么。才能明确布局的基本依据。（四）公文的语言 1、准确严密 2、简练明了 3、庄重严谨 语言应当和所写的文件的体例相符。 上行文：用语尊重，恭而不卑。下行文：郑重准确，威而不凶。平行文：平和谦诚，敬而不凌。 比如，请示性公文，用语要谦恭，结尾多使用“望”、“请”、“给以指示”等等。不能用“必须”、“如此”之类很硬、很大的口气。 规范书面词语。如：商量－商洽生日－诞辰告诉－宣布 公文专用词语。如：（1）你们公司单位发来的函收到了，内容也知道了。×贵单位来函收悉。√ （2）这条路位置在*路与*路之间，去年就已经封闭了。×该路位于*路与*路之间，去年，业已封闭。√ 起首用语“根据”、“依据”、“遵照”、“按照”、“为了”、“由于”、“兹定于” 称谓用语“我局”、“本部”、“你局”、“贵院”、“该院” 引叙用语“近接”、“欣悉”、“收悉” 经办用语“业经”、“前经”、“通过”、“经过” 商洽用语“当否”、“是否同意”、“能否办理”
常见公文写作格式与范文 公文格式（函、请示、报告、通知、规定的公文格式）之一 函的写作格式 一、函的概念 函是不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。 函作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。在行文方向上，不仅可以在平行机关之间行文，而且可以在不相隶属的机关之间行文，其中包括上级机关或者下级机关行文。在适用的内容方面，它除了主要用于不相隶属机关相互洽工作、询问和答复问题外，也可以向有关主管部门请求批准事项，向上级机关询问具体事项，还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请求批准事项，以及上级机关催办下级机关有关事宜，如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等。此外，函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正。不过这种情况并不多见。 二、函的特点 （一）沟通性。函对于不相隶属机关之间相互洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。 （二）灵活性。表现在两个方面：一是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。 （三）单一性。函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。 三、函的分类。 （一）按性质分，可以分为公函和便函两种。公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。 （二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。 （三）另外，从内容和用途上，还可以分为洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。 四、函的结构、内容和写法
常见公文写作模板格式及实例 （2015年2月27日） 目录 一、请示 (1) 二、报告 (1) 三、通知 (3) 四、公告 (4) 五、通报 (5) 六、简报 (7) 七、工作联系函 (9) 八、会议纪要 (10) 九、贺信／词 (11) 十、介绍信 (12)
一、请示 【文种说明】请示是下级向上级请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈批 【模板格式】 1、标题。一般写成“关于xxx的请示” 2 行政管理处”。 3、请示的原因。 4、请示的事项。 5 【参考实例】 关于购置无线麦克及扩音设备的请示 信息化部： 控股公司总部10楼会议室是总部最大的会议室，主要用于召开人员较多的培训和相关会议。最近一段时间通过使用发现，10楼会议室因较为空旷，若不使用扩音设备，讲课或发言人声音显得较小，会议效果难以保证，不能适应工作需要。因此为提高会议效果，拟请信息化于3月底前购进一套无线扩音设备（无线麦克和相关扩音设备）投入使用，费用约500元。 以上建议妥否，请批示。 人事行政部 二○○六年三月二十七日 二、报告 【文种说明】报告是向上级汇报工作，反映情况，提出意见和建议，或答复上级机关询问的公文。 【模板格式】 1、标题。一般写成“关于xxx的报告” 2、报告对象。如“张总”
3、报告原由。 4、报告事项。 5、结语。可用“专此报告” 【参考实例】 董事长： 2005年10月21日，控股公司下发了《关于安排部署控股公司2005年底九项重点工作任务的通知》，安排部署了至2005年底的九项重点工作任务，工作任务涉及到的各子公司及控股公司各部门领导都给予了高度重视，狠抓落实，有序推进，力争完成既定的工作任务目标。同时人事行政部为督促做好九项重点工作，开展了定期督办工作，各责任单位每半个月将工作任务推进情况及资源落实情况以书面形式汇总到控股公司人事行政部，由控股公司人事行政部整理整理后向董事长报告。从11月15日至2006年元月10日，人事行政部累计开展了四次报告，分阶段向董事长报告了各重点工作的进展情况。本次是最后汇总报告，结合各子公司的实际工作情况，九个重点工作完成情况评价如下： 一、完成的重点工作有： 1、××钢管项目； 2、××扭亏为盈工作； 3、财务部全面预算工作； 二、基本完成的重点工作项目有： 1、××轧钢项目，预计元月15日投产。 2、××冷轧项目，预计2月份投产。 3、企划部方针管理工作，预计近期将完成。 4、财务部11月及12月资金平衡及安排工作。 5、××与××合作工作，参股协议已签署。 三、未完成重点工作项目有： 1、××炼钢、轧钢项目投产及化工公司扭亏为盈工作。 2、××项目核准及启动、资金协调工作。 各重点工作项目具体完成情况请见附表（略）。 特此报告。 人事行政部 二〇〇六年元月十三日
友情提醒：免费文案使用次数过多使用时间过久创意不足，内容仅供参考切勿摘抄；如若有意找寻原创文案，可点此进入发布任务获得与时俱进原创文案书。 常用公文写作格式与技巧 （一）上行文种的写法 1、请示 （二）请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。请示要坚持一文一事。即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理；请示的主送机关也只能是一个，不能多头请示。请示的内容由三部分构成： （1）开头部分写请示的缘由或背景，要求写得充分而又简明； （2）主体部分写请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要； （3）结尾部分写希望、要求，可以使用以下惯用语，如：“妥否，请批示”或“当否，请批示”或“以上请示，望予审批”或“以上意见，如无不妥，请批转XXX执行”等。 2、报告 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一种文种。 报告与请示虽同属于上行文，但两者有着严格的区别： （1）对上级要求不同。“报告”不要求上级批复；“请示”则要求上级批复。 （2）行文时间不同。“报告”是事中或事后行文；“请示”是事前行文。 （3）文种性质不同。“报告”是陈述性的上行公文；“请示”是请求性的上行公文。 （4）结尾用语不同。“报告”的结尾一般用“专此报告”、“特此报告”等词语，有的干脆不用，报告事项完了，全文就结束；“请示”则一般用“可否（或妥否），请批示”，对上级要求十分肯定。 报告的内涵决定了它在写作上的通用规则，就是人们通常所讲的“三段式”。“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态： （1）情况——做法——问题（意见）； （2）情况（做法）——问题——今后意见； （3）情况——原因（责任）——下步做法； （4）情况——原因——责任及处理意见； （5）情况——问题——建议等。 （二）下行文种的写法 １、通知 通知是党政公文下行文中适应性最广、使用频率最高的一个文种。通知适用于转批下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
公文文体与结构 一、公文的文体 文体即文章的体裁。公文的文体是以叙述、说明、议论三种表达方式兼用的特殊应用文体。因此，公文首先必须具有应用文的属性：直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。能对解决某一现实事务具有明显的直接应用价值，公文要求反映具体事务时必须全面真实，不允许虚构夸张。其次，公文要求使用现代书面语言，不得采用古文形式表述。由于行文目的的不同，叙述、说明、议论在不同的文种中使用各有侧重。 二、公文的结构 公文的结构指公文的组织构造，具有规范性。国家有关机构对公文的基本构成作了规范性要求，基本组成部分为一切公文所必备，其他组成部分可视具体情况决定取舍。 公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。 公文的其他组成部分有：文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。 标题。一件公文用以与其他公文相区别的名称，其主要作用是：概括揭示为受文者关注几方面内容；为查找利用与管理公文提供一个检索标识。 正文。公文的主体部分。用于系统表达使受文者对特定事物获得明确认识所需要的信息。 作者。制发公文并对其负全责的机关的全称或规范简称。其作用是表明公文的责任者和法定权威性，间接表明公文的空间效力范围(即对哪一家特定地区或单位有法定效用)。 日期。公文形成的具体时间，通常以领导者签发的时间为准，联合行文以最后签发机关领导人的签发日期为准，特殊情况下以会议通过的时问、印发时间、批准时间作为公文形成的时间，除在正文中明确规定生效执行日期的公文之外，公文的形成日期即公文时间效力范围的起点，因此，日期也具有表明公文有效性的作用。 印章或签署。印章实际上是指作为机关权力象征的印信在公文上留下的印记；签署则是指签发公文的领导人亲笔在正式发出的公文上所签署的姓名。印章或签署均为证实公文作者合法性、真实性及公文效力的标志。
公文怎么写：公文写作的语言特点及要求 在公文写作过程中，不仅要用词准确、更要简练严谨;因此公文写 作不需要太过华丽的辞藻，而是多采取平铺直叙的方式，公文写作中，惯用语有很多，可以酌情使用，以下是小编整理的关于公文写作的语 言特点及要求，供大家学习和参阅。 公文是国家机关、社会团体和企事业单位在办理公务活动中形成 的各种文书材料。公文是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布行 政法规和规章，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流 经验的重要工具。公文在写作过程中具有独特的语言习惯，其主要特 点是在用词上要准确贴切，句式要简练严谨，文风要朴实庄重，有一 些固定的习惯用语。 一、用词准确贴切 用词准确贴切是公文语言的基本要求，公文的写作如果选字用词 疏忽大意，一旦把关键词语用错，将会给工作造成无可挽回的损失， 所以公文必须写得一清二楚，十分明确，让读的人不折不扣地了解你 要说的是什么。要想把词语用得准确贴切，必须在词义辨析上下工夫。因为汉语词汇相当丰富，词语运用也极为灵活，表述同一事情可用不 同的词语，使用同一词语也可表示不同的意思，这些特点都会给选用 词语带来很大的困难。选用最恰当的词语，是公文写作的一个基本能力。 言简意明，把事情表达得一清二楚，这也是对公文语言的基本要求。但有时公文也要把话说得委婉灵活，表达意思留有余地，这就需 要适当地使用模糊词语。如：“原则上今年不安排发放地方企业债券”，“存在着一定差距”，“尽快将会议精神传达下去”，“采取 适当方式向广大人民群众宣传保护文物的政策、法令”，“分不同情
况，予以妥善处理”，其中“原则上”、“一定”、“尽快”、“适当”、“妥善”均属于模糊词语。在公文中，当需要做模糊的表达时，选用恰当的模糊性词语也属于用词准确贴切的范围。 二、语句简练严谨 简练是指用简洁的语言把意思表达明白;严谨是指词句紧凑，表达 意思确切缜密。简练严谨也是对公文语言的基本要求。怎样才能做到 这一点呢?除了在造句时避免句子残缺不全、句式杂糅外，还须避免语 句重复啰嗦，避免句子冗长，避免句子关系不清和避免句子前后无序。下面分别举例说明： 1.避免重复啰嗦 要使语言简洁，必须将可有可无的字、词、句去掉，力求做到词 无可删、句无可减，使公文中的每一句话、每一个词都有其作用。如： 同时也发现有少数单位的领导对防火工作不够重视，存在着管理 十分混乱，制度也不够健全，并且存在违章操作等问题。 有些字、词，如“也”、“并且存在”删去后，并不影响句意。 2,避免句子冗长 句子有长有短，各有不同的表达效果。长句有表达意思周密的优点，但结构复杂，包含意思较多，不够简明;短句结构简单，句意单纯，让人一目了然。要使公文言简意明，一个有效的方法是少用长句，多 用短句。老舍先生写文章很注意用短句，他说我自己写文章，总是希 望七八个字一句，或十个字一句，不要太长的句子。……当我写了一 个较长的句子，我就想法子把它分成几段，断开了就好念了，别人愿 意念下去;断开也好听了，别人也容易懂。”老舍先生为我们提供了一