企业采购与付款内部控制制度设计 前 言 采购与付款业务是指企业支付货币，取得物品或劳务的过程，是企业生产经营治理中的一个主要环节，是企业生存发展的基础。因此，企业应制定采购与付款业务的内部会计控制制度，健全业务记录控制系统，加强其业务流程要害点的控制，实施采购决策环节的相互制约和监督。企业采购与付款业务存在的与生产和销售计划紧密相关、业务发生频繁、运行环节多，容易产生漏洞的特点。根据其特点，内部会计控制目标应确定为：1.保证采购业务的合法性。即采购业务必须符合国家法律法规的要求，确保采购业务中文件合同符合法律规定。2.保证采购环节资产的安全性。即保证在企业付出货款的同时，取得相应的货物；保证应付款项的真实性和货款支付的严密性。3.保证采购业务的适应性。即采购业务必须适应生产、销售和管理的需要，防止采购不及时等而生产经营活动正常进行。4.保证采购业务的效益性。即在满足需要的前提下，尽量降低采购成本，减少采购资金的占用和采购环节的损失，以实现效益最大化。防止基于个人私利的不恰当采购，给企业造成不必要的浪费和损失。采购和付款业务与企业内部控制采购是企业生产经营管理中的一个主要环节。在市场经济大潮的冲击下，缺乏透明度的采购过程，产生了“以权谋私，暗箱操作，弄虚作假，收受回扣，跑冒滴漏”等问题，导致企业采购物品质次价高，资金使用效益低下，故加强采购与付款环节的内部会计控制，刻不容缓。 目 录摘要 关键词 ………………………………………………… 11 采购与付款内部控制制度总论 …………………………… 1 1.1 采购与付款内部控制定义 …………………………… 1 1.2 采购与付款内部控制的目标 ………………………… 1 1.3 采购与付款内部控制要点 …………………………… 12 企业采购与付款内部控制制度问题 ……………………… 3 2.1 采购与付款业务内部控制的基本制度 ……………… 3 2.2 企业采购与付款中存在的问题 ……………………… 43 提高企业采购与付款水平的对策 ………………………… 6 3.1 采购与付款内部控制制度的设计原则 ……………… 6 3.2 采购与付款内部控制制度的设计 …………………… 7 3.3 采购与付款凭证流转程序的设计 …………………… 94 总结 ………………………………………………………… 11谢辞 …………………………………………………………… 13参考文献 ……………………………………………………… 14 企业采购与付款内部控制制度设计 李慧【摘要】本文分析采购与付
款业务的内容、特点，论述编制存货采购与付款业务内部控制制度的原则，从职务分离制度、存货采购的请购单控制制度、存货采购审批控制制度、订货控制制度、货物验收控制制度、货款支付控制制度、会计稽核与对账制度阐述了采购业务内部控制制度的设计，并对相应的采购与付款业务凭证和凭证流转程序提出了自己的观点。【关键词】采购与付款业务 内控制度 设计【Abstract】This article analyzes the content of the procurement and paymentservices features discusses the preparation of inventory procurement and paymentbusiness principles of the internal control system from the system of segregationof duties inventory purchasing control system of requisitions inventory controlsystem for the procurement approval order control system Acceptance of goodscontrol system control system to pay the purchase price accounting auditing andreconciliation system described in the internal control system design procurementand payment and the corresponding business documents and evidence flow put forwardtheir point of view.【Key words】Procurement and payment business internal control system design 1 采购与付款内部控制制度总论1.1 采购与付款内部控制定义 采购与付款内部会计控制指为了规范企业采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错与舞弊，保证采购在满足生产和销售的前提下，最大限度地降低采购成本而采取的一系列控制措施。1.2 采购与付款内部控制的目标采购与付款业务是指企业支付货币，取得物品或劳务的过程。是企业生产经营管理中的一个主要环节。企业应实施采购与付款业务内部控制，对请购、审批、签约、采购、验收、审核和付款等环节建立标准化的业务处理程序；健全以采购申请、经济合同、结算凭证、验收入库单据为载体的控制系统，加强请购、采购、验收、付款关键点的控制；实施采购决策环节的相互制约和监督机制。通过有效地控制，达到预定目标。1.3 采购与付款内部控制要点 11.3.1 请购制定采购计划 1单位应当加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，具有请购权的部门应严格按照预算执行进度办理请购手续。对于超预算和预算外采购项目。具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。 2单位应当建立采购申请制度。依据购置物品或劳务等类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程度。 3单位应当建立严格的请购审批制度。①企业采购的动因源于内部各个部门对各项货物商品或服务的需求，同时对某些商品还要考虑适当的储存，因此为避免盲目采购，企业有必要制定采购计划，而且应建立
在企业采购预算基础上，并进行合理授权。②对原材料、零配件、商品和其他物资等所需物品，所需部门可根据预算正确填写请购单，由本部门授权人审批。对于不符合规定的采购申请，审批人应当要求采购人员调整内容或拒绝批准。请购单一式四份，注明请购部门。请购物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。经审批的请购单送交采购部门。对于重要物品或劳务的请购应当经过决策论证和特殊的审批程序。对于临时需要的物品，很难列入预算，通常由使用者根据实际需要直接提出，不经仓储部门签批。但使用者在请购单上一般要解释请购目的和用途，请购单须经使用部门主管审批，并经财务部门资金预算授权人签字后，交采购部门办理采购。对于紧急需求的特殊请购制定特殊审批程序。1.3.2 订购与签订购货合同 无论何种需要的请购。采购部门在收到经过审批的请购单后都必须作出以下三方面的决定：应订购多少向谁发出订货单；什么时候发出订货单。 1订购数量的控制。 2向哪一家发出订货单。 3何时发出订货单。 在上述三方面的决定做出之后。将请购单一联退请购部门，以示答复；一联退仓库准备验货；一联退财务部门筹备资金；一联采购部门作为签订购销合同的依据。采购部门根据签批后的请购单，应及时与确定的供应商签订符合国家法规的附有编号的购销合同，在合同中要列出所购物品的品名、规格、数量、单价、交货日期、交贷方式、折扣条件、售后服务等内容，作为供销双方共同遵守的契约，对采购合同必须按照采购权限规定，由各级授权人进行审核，审核同意后，才能加盖合同专用章。在订贷单向供应商发出之前。还必须由专人核查，订货单是否授权审批，以及是否有经批准的请购单作为支持凭证，确保订货单的有效性，采购合同一般一式四份，一份交供货商请求发货。一份由采购部门专人保管，负责合同的执行。一份交会计部门以监督合同的执行。一份交仓库保管部门作为验收物品时与发票核对。1.3.3 货物验收 货物抵达或接受劳务后。应对照订单或购货合同进行验收，由独立的验收部门或人员对货物或劳务等品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行核实，并出具验收的证明资料，为了达到控制目的，验收入库的职能必须由独立于请购、采购和会计部门的人员来承担。对收货的控制是有双重作用，既控制购买环节的经营活动，也要控制存货的管理工作。 21.3.4 货款结算与什款控制 1单位财会部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规
性进行严格审核。 2单位应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账欺和定金的管理。 3单位应当加强应付账款和应付票据的管理。由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。 4单位应当建立退货管理制度。对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，及时收回退货货款。 5单位应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。1.3.5 会计记录 以上每个环节，会计人员应作必要的记录。 2 企业采购与付款内部控制制度问题2.1 采购与付款业务内部控制的基本制度 为了充分发挥采购与付款业务内部会计控制的作用，针对采购与付款业务的内容，应设计以下采购与付款业务内部会计控制的基本制度。2.1.1 不相容职务岗位分工制度 1、请购与审批。企业物品采购应由使用部门根据其需要提出申请，并经分管采购工作的负责人进行审批2、询价与确定供应商。企业应由采购部门和相关部门共同参与询价程序并确定供应商3、采购合同的订立与审计。企业应由采购部门下订单或起草购货合同并经授权部门或人员审核、审批或适当审计4、采购与验收。企业采购人员不能同时担任物品的验收工作5、采购、验收与相关会计记录。企业采购、验收与会计记录工作职务应当分离，以保证采购数量的真实性和采购价格、质量的合规性、采购记录和会计核算的正确性6、付款的审批与付款执行。企业付款的审批人与付款的执行人职务应当分离。2.1.2 授权审批制度 企业应明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。根据采购与付款业务，控制的审批要点主要包括：1、企业的生产计划部门一般会根据顾客订单或者对销售预测和存货要求的分析来决定生产授权2、企业对资本支出和租赁合同通常会特别授权，只容许特定人员提出请购3、企业对于重要和技术性较强的采购业务，应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止出现决策失误而造成严重损失4、采购合同的签订需经有关授权人员审批5、采购款项的支付应经有关授权人员审批。 32.1.3 业务记录控制 为实现采购与付款业务内部会计控制目标，企业应建立以请购单、合同、验收单、入库单等结算凭证为载体的业务记录控制系统。在该系统中凭证要连续编号、记录，签字盖章，做到账证、账账、账表、账实相符，并且检查有编号签字的凭证与记录是否按程序
要求处理，这样可以有效防止经济业务的遗漏和重复，并可检查是否存在舞弊现象。2.2 企业采购与付款中存在的问题 随着市场竞争的进一步发展 企业虽开始注意到采购与付款的重要性 但对其重视程度仍然不足在具体的企业管理中 采购与付款仍然作为生产的后勤辅助行为来管理片面强调采购与付款为生产服务的观念，或是单纯认为采购与付款只是节约成本的一种手段 忽视采购与付款对企业整体战略的影响。图 2-1 展示了无锡全禄信息科技有限公司的采购流程图 ISRAE 询 价 采购（比价） 报价 ISRAE 订货 到货期 （订购） 需求 报价 客户 图 2-1 目前 无锡全禄信息科技有限公司在采购与付款过程中存在的问题主要表现在以下问题：2.2.1 采购计划不准确 无锡全禄信息科技有限公司的采购计划不实、不准确，不够严肃，存在盲目采购现象。物资采购计划是实施物资采购活动的主要依据，其影响涉及物资采购全过程，一经确定便不能随意变更，但在实际工作中无锡全禄信息科技有限公司的物资采购计划的编制还存在随意性，有些物资计划人员，在原计划体制物资短缺条件下，形成的手中有粮心中不慌、有备无患，过分追求储备的品种全、从储量足的保供观念出发，不考虑目前市场经济买方市场、社会资源充足，交通便利的现状，而编制采购计划过大。这样不仅浪费人力、财力，造成储备资金占用大，周转迟缓，甚至有时还影响无锡全禄信息科技有限公司的生产经营活动。2.2.2 采购过程中信息封闭 4 寻找供应商在传统的采购活动中是一个首要的任务。在采购过程中 无锡全禄信息科技有限公司为了能够从多个竞争性的供应商中选择一个最佳的供应商 往往保留私有信息 而供应商也在和其他的供应商竞争中隐瞒自己的信息如果给供应商提供的信息越多供应商的竞争筹码就越大 这样对无锡全禄信息科技有限公司不利。采购、供应双方都尽量隐瞒自己的信息 保持信息私有化 不能有效进行信息共享与信息沟通 必然导致信息阻塞。采购、供应双方只能通过多次谈判达成协议 这是典型的非信息对称博弈过程。由于双方不能及时了解对方的真正需求 不得不通过大量增加库存来避免由于信息阻塞所导致的不确定事件的发生 从而造成采购、库存成本大大增加。同样 无锡全禄信息科技有限公司采购部门与相关部门之间及管理者与实施者之间也存在着信息的封闭和信息不能共享。企业各个部门作为独立的部门 各自为政 缺乏沟通 常常只注重较好地完成本部门的目标 而忽视了物流领域中存在的效益背反原理 即物流的若干要素之间存在着损益的矛盾 某一功能要素的
优化和利益发生的同时 必然会存在另一个或几个功能的利益损失 反之如此。这是一个此消彼长、此盈彼亏的现象。当无锡全禄信息科技有限公司各部门只注重本部门的效益 和其他部门之间信息不共享 这样会使其他部门的效益受到损失 从而整个物流系统就无法达到最优。2.2.3 采购方式的选择不灵活、不科学 目前无锡全禄信息科技有限公司主要采用招标、比价两种方式进行采购。最初，通过招标和比价采购的确大幅度降低了采购成本，积累了丰富的供应商资源，但随着企业自身的发展，仅仅依靠招标和比价两种方式搞采购工作已经不能满足提升采购效率和效益的需要。招标和比价这两种采购方式有一个共同的缺点，就是过多的关注短期收益，过多的关注单笔采购的价格，对采购的综合成本考虑不够。其结果是虽然单笔采购价格看似较低，但采购物资后期的使用成本比较高，致使采购总成本提高。这个矛盾在设备的招标采购中尤为突出。在设备的招标采购中，由于每次采购（尤其是对主机的采购）中标的厂家可能不同，造成主机的型号不同，而主机的型号不同，零配件往往不能通用，因此不得不为每个型号的主机或不同厂家的主机储备相应的零配件，因此后期在零配件更、技术进步淘汰、工程遗留、清欠顶帐等种种原因形成的积压呆滞物资，千方百计地改制代用，外调处理，盘活资金，让死物变活物，在运动中增值而不在呆滞中贬值，从而优化库存结构，加速物资周转，减少储备资金占用，有效避免隐性资产流失。2.2.4 对采购细节的控制难度大 无锡全禄信息科技有限公司与供应方之间的工作是不透明的 无锡全禄信息科技有限公司很难参与供应商的生产组织和有关的质量控制活动 只能通过各种相关的标准进行检查和验收。在供应商规模和技术水平一定的情况下 要保证产品质量势必会增加产品的成本 供应商为了在采购招标中获取优势 总是通过各种手段 简化程序降低成本 结果使产品质量大大降低 使无锡全禄信息科技有限公司的利益遭受损失。此外 质量检验是采购部门工作的一个重要且必需的程序 而无锡全禄信息科技有限公司的质量检验只能通过事后把关的办法。因为双方的工作是不透明的 这种缺乏合作的质量控制会导致采购部门对采购物品质量控制的难度增加。2.2.5 对用户的反应不敏感 5 无锡全禄信息科技有限公司与预测和物料需求计划结合不紧 对用户的需求变化反应迟钝 缺乏应付需求变化的能力。采购和供应双方在沟通方面缺乏及时的信息反馈 在市场需求发生变化的情况下 采购方不能有效根据生产需要组织采购 实现物料的供
应计划与当前需求的平衡 并与企业的库存投资和策略相一致。供应方也不能对供应计划做出迅速调整 使供给和需求发生脱节 供需之间对用户需求的响应没有同步进行从而丧失市场。2.2.6 采购部门中缺乏有效的制约 由于在无锡全禄信息科技有限公司 采购部门的采购事务的授权、签发、批准、执行和记录没有进行职务分类 常常出现一个人独揽许多采购事务的决定权。供应商为了在采购招标中获胜或者获取自身更大的利益 就会贿赂采购人员 而采购人员利用手中的职务之便为供应商打开方便之门 致使无锡全禄信息科技有限公司的利益受损。2.2.7 加强信息化建设步伐，完善物资采购供应信息化管理系统 一是尽快实现无锡全禄信息科技有限公司物资供应计算机系统联网运转，实现资源共享，所有业务流程在网上完成。使领导随时可以通过计算机网络调阅和查询相关物资信息和分析报表，了解物资动态，做出科学决策。使大量手工条件下难以做到的对库存、消耗、出入库等各类数据的动态查询、统计、分析成为现实，为合理调剂余缺，减少重复储备提供方便快捷的条件，也增加对采购过程与结果的监督手段。同时加强无锡全禄信息科技有限公司内外沟通，变坐商为行商，广泛收集各类信息，加强分析研究，充分利用“时间差”、“地区差”、“供应（厂）商差”，把握最佳进货时点，合理确定采购批量和批次，充分享受批量价格优势，不断降低采购成本。2.2.8 不断提高采购供应人员的综合素质 采购供应人员应具备的素质包括思想品德素质、知识素质、能力素质。思想品德素质要求采购人员做到胸怀坦荡，大公无私。树立良好的职业道德，把企业利益放在首位，严格把好进货关。知识素质要求采购人员具备与采购任务相关的政策、法律知识，市场学知识，业务基础知识，自然科学知识，文化基础知识，社会心理等相关知识。能力素质要求采购人员具有成本分析和价值分析能力、协作能力、表达能力、预测能力。这些能力的获得需要自身长时期的学习，积累，同时也需要无锡全禄信息科技有限公司组织各类培训和外出参观学习来获得。 3 提高企业采购与付款水平的对策3.1 采购与付款内部控制制度的设计原则 设计采购与付款内部控制制度最基本的原则是实事求是，“因企制宜”，灵活兼顾。 1.相互牵制原则。完整的一次采购与付款，如果是经过两个以上的有相互制约环节对其进行监督和核查，其发生错弊现象的可能性就很小。就具体内控措施来说，相互牵制必须考虑横向控制和纵向控制两个方面的制约关系。从横向关系来讲，完成某个环节
的工作需有来自彼此独立的两个部门或人员协调运作、相互监督、相互制约、相互证明；从纵向 6关系来讲，完成某个工作需经过互不隶属的两个或两个以上的岗位和环节，以使下级受上级监督，上级受下级牵制。例如，在材料采购控制系统中，采购部门只有凭领导审批后的采购单或合同（纵向牵制）进行采购，而采购的材料必需经过验收（横向牵制）后，才能办理有关手续。因而只有经过横向关系和纵向关系的核查和制约，才使发生的错弊减少到最低程度，或者即使发生问题，也易尽早发现，及时纠正。 2.成本效益原则。企业最关心的是经济效益，如果单纯从控制的角度来考虑，参与控制的人员和环节越多，控制措施越严密，控制的效果就越好，其发生的错弊现象就越少，但因控制活动造成的控制成本就越高。因此，在设计采购业务内部控制时，一定要考虑控制投入成本和控制产出效益之比，要根据企业自身经营的实际情况，权衡实施成本与预期效益科学设立，力争以最小的控制成本取得最大的控制效果。 3.岗位责任原则。采购与付款内部控制的设立是与企业的管理模式紧密联系的，企业按照其推行的管理模式设立工作岗位，并赋予其责、权、利，规定相应的操作规程和处理程序。在设置岗位时必须考虑到授权岗位和执行岗位的分离、执行岗位和审核岗位的分离、保管岗位和记账岗位的分离等，通过不相容职责的划分，各部门和人员之间相互审查、核对和制衡，避免一个人控制一项交易的各个环节，以防止员工的舞弊行为。