目录
1
2
第1章Word文档的编辑和打印 (1)
3
1.1普通Word打印设置 (1)
4
1.1.1打开文件 (1)
1.1.2打开打印对话框 (1)
5
6
1.1.3打印指定页面 (2)
7
1.1.4奇偶页分开打印 (2)
8
1.1.5按纸张类型缩放打印 (3)
9
1.1.6打印多份 (4)
10
1.1.7属性设置 (4)
11
1.1.8word的批量打印 (5)
12
1.1.9打印背景 (5)
13
1.1.10隐藏批注 (6)
14
1.1.11不同版本显示问题 (6)
15
1.2word中常用的编辑（以湖大硕士论文排版要求为例） (7)
16
1.2.1论文整体结构 (7)
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1.2.2插入分节符/分隔符 (7)
18
1.2.3页面设置 (8)
19
1.2.4打开样式和格式 (9)
20
1.2.5修改标题样式 (10)
21
1.2.6修改正文样式 (13)
22
1.2.7修改页眉样式 (13)
23
1.2.8新建插图和附表样式 (14)
24
1.2.9使用样式 (15)
25
1.2.10图片和表格的调整 (16)
26
1.2.11参考文献设置 (17)
1.2.12设置页眉页脚 (17)
27
28
1.2.13索引目录 (18)
29
1.2.14插图和附表索引 (20)
30
1.2.15插入脚注 (20)
31
1.2.16插入尾注（应用于参考文献标注） (21)
32
1.2.17插入题注 (22)
33
1.3Word典型打印实例 (23)
34
1.3.1课表的调整 (23)
2
1.3.3用word制作主席台嘉宾卡 (25)
3
1.3.4打印背签 (26)
4
1.3.5一个字布满整张纸打印 (26)
5
1.3.6Word中插入表格及调整 (26)
1.3.7Word中插入图片及调整 (28)
6
7
1.3.8Word中插入组织结构图 (29)
8
1.3.9Word中折页页码设置 (29)
9
1.3.10毕业论文开题报告和任务书的打印 (30)
10
1.3.11毕业论文的打印 (31)
11
1.3.12胶装A4不同翻页书本封面的编辑和打印 (33)
12
1.3.13默认打印机的设置 (34)
13
第2章Excel的编辑及打印 (36)
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2.1Excel的常用编辑 (36)
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2.1.1单元格格式里的相关设置 (36)
16
2.1.2设置行高列宽 (37)
17
2.1.3插入/删除行/列或单元格 (38)
18
2.1.4单元格中字体字号的相关设置 (38)
19
2.1.5单元格中强制换行 (38)
20
2.1.6光标快速移动到下一个单元格 (38)
21
2.2Excel的打印 (38)
22
2.2.1打印预览及相关设置 (39)
23
2.2.2设置打印区域 (42)
24
第3章PPT/PDF/CAD和图片的打印 (43)
25
3.1PPT的打印 (43)
26
3.1.1打印设置 (43)
27
3.1.2忽略母版背景 (44)
3.1.3插入编号 (45)
28
29
3.2PDF/CAJ的打印技巧 (45)
30
3.3图片的打印技巧 (48)
31
3.4CAD的打印方法 (49)
32
第4章理光1075复印操作 (51)
33
4.1操作面板介绍 (51)
34
4.1.1复印机控制面板介绍 (51)
35
4.1.2屏幕显示中复印操作面板介绍 (52)
4.2.1通过曝光玻璃扫面原稿 (54)
2
3
4.2.2通过送稿器扫描原稿 (54)
4
4.3复印实例 (55)
5
4.3.1书本的复印 (55)
6
4.3.2身份证的复印 (56)
7
4.3.3获奖证书及考级证书的复印 (56)
4.3.4缩印 (56)
8
9
第5章扫描和传真 (58)
10
1.1扫描 (58)
1.2传真 (58)
11
12
1.2.1发传真 (58)
13
1.2.2接传真 (59)
14
第6章胶装和切割 (60)
15
1.3胶装 (60)
16
1.4切割机的使用 (60)
17
第7章常见问题的处理技巧 (61)
18
附录B 湖南大学大理类论文排版要求 (67)
19
附录C 湖南大学大文类论文排版要求 (68)
20
附录D 自强打印社员工工作制度及要求 (69)
21
致谢 (72)
22
第1章Word文档的编辑和打印
1
2
这里以word2003的编辑和打印来介绍，word2003具有的功能在wps或者
3
word2007等新版本中都有，只是位置不一样。如果在新版本中找到不到word2003 4
中的功能，那就自己百度下该功能在哪。
1.1 普通Word打印设置
5
1.1.1打开文件
6
双击或选中文件按Enter打开，一般视图都是页面视图，如果不是页面视图7
8
就单击视图—页面视图，或者在页面左下角状态栏将其切换到页面视图。按住Ctrl
9
并滚动鼠标滚轮将页面放大/缩小，看最后一页是否是空白页，若空白页就把该页
10
上的换行符删掉即可。佳能2900已设置不打印空白页，但1075没有设置，空白
11
页也会打出来，所以如果后面跟有空白页的要将空白页删掉或者在页码范围处选
12
择要打印的页面。
13
打开文件后在左下角状态栏显示当前光标所在页面的位置和文档的总页数与
14
节数，如图1.1所示。
15
16
图1. 1左下角状态栏显示页码
1.1.2打开打印对话框
17
单击工具栏中的打印按钮，可以按默认的打印设置进行单份打印。默认
18
19
的设置指的是默认的打印机和打印机属性里的设置。一般都将理光1075设为默认
打印机，而且默认为单面打印，如果该word文档单面打印可以直接点这个打印20
21
按钮，但如果要重新选择打印机或者其他设置就需要打开打印对话框。
22
通过文件—打印或者按住Ctrl+P打开打印对话框，如果1.2所示。选择打印
23
机（使用默认的就不要重新选），单击属性选择单面/双面打印，单击确定或按enter
24
进行打印。不同的打印机属性里的设置不一样，属性是通过打印机具有的功能和
25
驱动来设置的。
1
2
图1. 2打印选项卡
1.1.3打印指定页面
3
如图1.2所示，页面范围默认是全部，如果是只打文档中的指定一页可以把4
5
光标定到该页，然后选择当前页，或者在页码范围里直接输入该页码，以左下角
6
状态栏显示的为准，而不是第几页就输入第一页，这是因为有时候设置的文档起
始页是从0开始的，光标放在第一页左下角状态栏显示的是0页，要打印第一页7
8
页码范围输入的是0而不是1。并且页码范围识别的只是阿拉伯数字，不是阿拉
9
伯数字的要换成阿拉伯数字。
打印文档的部分页面，在页码范围输入需要打印的页码范围，可以打印不连
10
11
续的页，以逗号隔开，连续页码可用连字符相连，如1-5。从某页开始打印到最
12
后可以只输入x-，如第2页到最后就可以只输入2-。打印会按照输入页码的顺序
13
打印。
14
有些文档中分为多节（如毕业论文），如果直接输入1-3页，则打印每节的
15
1-3页，所以打印时要指定节中的页进行打印。Word中用s代表节(section)，用p 16
代表页(page)。如需要打印第2节第3页，页码范围为p3s2，页码在前，节在后，
17
如打印第2节第1页到第4节第3页，页码范围：p1s2-p3s4，以此类推。若需打
18
印第3节整节，输入s3。
1.1.4奇偶页分开打印
19
20
如图1.3所示,打印时可以选择只打印奇数页或偶数页。有些小打印机不能直
21
接进行双面打印，如佳能2900，如果想用2900进行双面打印，就需要先打印一
面，再将纸张放回去打印另外一面。通过选择奇偶页分开打印就大大减少在页面1
2
范围里全部输入奇数页或偶数页的麻烦。
3
用2900进行双面打印，一般先选择打印偶数页，在选项里选择逆序打印，4
然后将纸张翻过来放回去，再把选项里的逆序打印去掉，选择奇数页打印。
5
其中一面选择逆序打印，接着打印背面时就不需要调整纸张的顺序，而先选6
择逆序打印再去掉逆序打印是担心先按顺序打印，接着选择逆序打印，打完之后忘了把逆序去掉，这样后面打开其他文档打印就都是逆序的了。而先打印偶数页7
8
是因为如果整个文档的总页数是奇数页，先逆序打印奇数页还要把最后一页抽出9
来，先打印偶数页就不需要。
10
打印对话框中有个手动双面打印选项，这个就自动先打印奇数页然后提示将11
纸张放回去，单击确定后继续打印偶数页。但这个中间不能设置逆序打印，所以12
打印完奇数页后要前后倒换纸张的顺序，页面较多的话就比较麻烦。
13
14
图1. 3选择奇/偶打印
1.1.5按纸张类型缩放打印
15
如图 1.4，在打印对话框右下角缩放处可以选择每页的版数(a)和按纸张大小
16
17
缩放(b)，单击每页版数下拉列表框，选择缩放的版数，单击按纸张大小缩放下拉18
列表框，选择缩放的纸张。
19
1075打印机有3个纸盒，一般设为A4、A3和B5纸张。一般的word文档默20
认用的都是A4纸，但有些人做的文档用的是自定义大小的纸张或者是纸盒里没21
有的纸张，直接打印打印机选择不了纸张就打印不出来，打印机会提示选纸1075打印机printer键灯亮，按printer键后可以选择纸张类型，选择了哪种纸就会将
22
23
文件等倍打印到该规格纸上，如果选择的纸张比原稿小则不能完全显示。所以，24
对于这种情况要先看下原稿大小，选择比原稿稍大的纸张，或者按printer键—25
作业重设—取消当前作业，然后再重新打印。打印时先把word的纸张类型改过26
来，但改变纸张的大小后版式就会发生变化，最好是通过选择按纸张大小缩放选27
择A4纸打印，或者点属性—纸张—文件尺寸改为A4纸进行打印，这样就自动放到到A4纸上。
28
29
在打印封面时常是用A4页面编辑然后通过一页2版缩放到A3封面纸上，这30
在后面封面打印再详述。
1
2
(a) (b)
3
图1. 4按每页版数和纸张大小缩放
1.1.6打印多份
4
5
如图1.5所示，如果要选择打印多份，直接在这里输入份数，或者往上加。
6
一般都默认逐份打印，打印出来后就不需要手动分页，如果没有设为逐份打印就
7
选上逐份打印。
8
注意：如果上一个文档打印了多份，而该文档没关，打开下一个文档时这里
9
的份数默认的是上次打印的份数，如果后面的文档只需要印一份就要改回来，要
10
不然就会打印出多份造成浪费。
11
12
图1. 5选择打印多份
1.1.7属性设置
13
14
不同的打印机属性里的相关设置不一样，属性是通过打印机具有的功能和带
15
有的驱动来设置的。如图1.7所示的是1075属性里的相关设置。
16
1075打印机属性—设定可以设定纸张尺寸、纸张方向、打印份数、版面配置、单面/双面打印等，这里的有些设置是和word打印对话框一样的，版面配置和按17
18
每页版数缩放是一样的，更改文件尺寸和按纸张大小缩放是一样的，打印份数在
19
打印对话框也可以设置。
20
注意：缩放如果在打印对话框设置了，在打印机属性里就不需要设置，否则
21
就双重缩放了。
22
双面打印下来列表可以选择向左翻页、向上翻页和小书册打印，如图 1.8(a)
23
所示。一般双面打印选择向左翻页，有些值班记录本要以长边胶装双面打印的就
24
需要选择向上翻页。
25
如果想打印出来一面两版从中间折开装订成小书册形式，就可以选择小书册
1
打印，就会自动缩成每页两版和编排打印页面顺序，但这样缩成每页两版后页面2
就缩小了一倍。如果想要页面大小不缩放，通过小册子形式打印在原稿两倍大小3
的纸张上，就选择不缩小的小书册打印，如图1.8（b）所示。这个在打印原稿为4
A4需要缩放到A3纸上的开题报告时可以用到，开题报告打印部分再介绍。
5
6
图1. 61075打印机属性设定里的相关设置
7
8
（a）（b）
9
图1. 7 理光75打印机选择双面和小书册打印
1.1.8word的批量打印
10
11
对于多个已经调整好的word文档，可以先将默认打印机和打印首选项设置12
好，然后直接选中多个文档通过右键—打印，这样就自动打开文档打印并自动关闭，不需要每个去打开打印，大大提高打印速度。
13
14
默认打印机和打印首选项设置后面详述。
1.1.9打印背景
15
16
有些文档为了美观设置了背景图案，而单击工具栏中的打印预览看不到背17
景，这样背景就不会打印出来。
1
单击打印对话框的选项，如图1.6所示，把打印文档的附加信息里的背景色2
和图像选上，再预览就可以打印背景图像了。
3
有时在打印一篇文当时会莫名其妙的打印出一些附加信息，如隐藏文字、域4
代码等。要避免打印出不必要的附加信息，同样在工具—选项—打印选项卡中的5
打印文档的附加信息下去掉相应的项即可。
6
选项里还有逆序打印等相关设置，但其他不常用到。并且这个是word03的7
界面，word2007要到高级—显示里选择。
8
9
图1. 8打印选项对话框
1.1.10隐藏批注
10
有些文档插入批注，在右边页边距里显示批注信息。如果想不打印批注信息，
11
12
将每个批注删除掉很麻烦（批注在插入里插入，删除的话选中右键删除批注）。我13
们可以把所有的批注信息隐藏掉，单击视图—标记，去掉标记，这样批注就隐藏掉了，在打印预览里也看不到批注。
14
1.1.11不同版本显示问题
15
有些人在自己电脑上已经调整好的文档，在打印社电脑上打开显示就不一样，
16
17
这可能是用的版本不一样。如有些人已经将word中的表格调整好了，但在打印18
社电脑上显示很乱，如果重新调就很麻烦。可以选择用wps打开试试，打开文件时右键—打开方式—选择wps打开，往往用wps打开显示就正常。
19
20
1.2 word中常用的编辑（以湖大硕士论文排版要求为例）
1
1.2.1论文整体结构
2
3
湖大毕业论文硕士论文和本科大理类、本科大文类论文要求略有不同，硕士
论文要求最高也较为复杂，这里只以硕士论文介绍，本科文科和理科类论文按撰4
5
写要求排版。
6
硕士论文的整体结构是外封面、中文内封面、英文内封面、学位论文原创性
7
声明和学位论文版权使用授权书、中文摘要、英文摘要、目录、插图索引、附表
8
索引、正文（绪论到结论）、参考文献、附录、致谢。
9
本科大文类论文的整体结构是封面、毕业论文原创性声明和毕业论文版权使
用授权书、中文摘要、英文摘要、目录、插图索引、附表索引、正文、参考文献、
10
11
致谢、附录。
12
本科大理类论文的整体结构是封面、扉页、中文摘要、英文摘要、目录、插
13
图索引、附表索引、正文、致谢、参考文献、附录。
14
硕士论文和本科文科类论文整体结构差不多，页面要求也差不多一样，只是
15
硕士论文的标题编号和文科不一样，一级标题的字体大小也不同，关键字的字体
要求不同，其他页面设置页眉页脚等都相同。而硕士论文与大理类差别比较大，
16
17
论文整体结构顺序有差异，标题字体和编号方式不同，页面设置也同，索引出来
的目录要求也不同，排版时根据撰写规范排。
18
1.2.2插入分节符/分隔符
19
Word中同一节里最多只能设三种页眉页脚，在页面设置—版式里选上首页不
20
21
同和奇偶页不同，就可以单独设同一节首页的页面页脚、奇数页页面页脚和偶数
页页眉页脚。为了整个文档可以设置更多不同的页眉页脚，需将文档分为多节。
22
23
论文一般分为3节，即封面为一节，封面后面到正文前面为一节，正文为一
24
节。如有必要也可以将正文每章设为一节。
25
将光标放在封面底部插入—分隔符—分节符—下一页，封面和后面分为两
26
节，如图1.9（a）所示。同样在正文前面插入—分隔符—分节符—下一页，就将
27
正文也分为一节。如果要删掉分节符，先将工具栏中显示/隐藏编辑印记打开，28
然后就可以看到所插入的分解符，但这些编辑印记不会打印出来，将光标放在分
29
节符前按delete就将分解符删掉了。
30
论文中有些页面要重新起页的，如中英文摘要、目录、插图索引、附表索引、
31
各章标题等，有些人习惯在前面键入换行符来设置他们为起始页，如果这样前面
32
内容改动后面的版式都会变化。对于这个我们可以在这些标题之前插入—分隔符
—分页符，如图1.9（b）所示，这样就插入了一个分页符，无论怎么改动都不会1
2
发生页面变化。
3
4
（a）（b）
5
图1. 9插入分隔符
1.2.3页面设置
6
论文中的封面一般直接从撰写要求里复制过来，页面不需要设置，只需修改7
8
第二第三节的页面设置。
将光标切换到第二节的页面，文件—页面设置或者双击页面标尺打开页面设9
10
置对话框，如图1.10（a）所示。在页边距对话框中将上/下页边距设成2.2cm，左11
/右设为2.5cm，装订线一般不需要设置。
12
切换到纸张，纸张默认的是A4纸，一般不需要重新设置。
13
切换到版式，选上首页不同，奇偶页不同不用选，将页眉/页脚设为1.1cm如14
图 1.10（b）所示。选择奇偶页不同就可以在同一节里设置奇偶页不同的页眉页15
脚，如果选择首页不同也可以在同一节的首页设置不同的页眉页脚。
16
版式中行号还可以添加显示行号，边框可以设置页面的边框，但这些在论文17
中没用到。
18
再切换到文档结构，在网络中选中指定行和字符网格，设定每行35字符，19
每页35行，如图1.10（c所示）。修改完之后在应用于处选择本节，单击确定完成第二节的页面设置。再切换到第三节设置同样的页面，第三节的版式中选择奇
20
21
偶页不同，首页不同不选，其他都和第二节一样。
1
2
（a）（b）
3
4
（c）
5
图1. 10页面设置之页边距设置
6
1.2.4打开样式和格式
7
8
通过样式和格式编辑文档可以减少许多重复的操作，而且也大大方便于修改。9
特别是各级标题样式，设为标题样式后可以自动索引出目录。
10
从格式—样式与格式打开样式与格式窗口，窗口中就显示所有的样式，而其11
中的很多样式我们用不到，在这么多的样式中找自己要的样式很麻烦，但我们可12
以设置只显示需要的样式。在下端显示处的下拉列表中可以选择显示有效格式、
使用中的格式、有效样式、所有样式、自定义等，如图1.11（a）所示。
1
2
选择自定义，打开格式设置对话框如图 1.11（b）所示。先在类别处选择所3
有样式，然后全部隐藏样式，再在可见样式中勾选需要显示的样式，一般选中标题1至标题4、页眉、页脚、正文、正文首行缩进，文科论文再选择脚注文本、4
5
脚注引用等即可。如果想在下次打开其他文档也同样这样显示，就勾选将设置保6
存到模板，单击确定，在显示出选择有效样式，这样在样式中就只显示选择的样7
式。如需其他样式再从自定义中添加或者直接新建一个样式。
8
9
（a）（b）
10
图1. 11样式显示设置
1.2.5修改标题样式
11
12
在样式和格式中，点击标题1下拉列表的修改，打开修改样式对话框，如图
1.12所示。将字体设为小二号黑体（本科大文类为三号），不加粗，在中文下拉
13
14
点击西文设置西文字体，西文也为小二号Times New Roman字体不加粗。
15
点击格式下拉列表，如图1.13所示，可以进行字体、段落、制表位、边框、16
编号等设置。单击段落，打开段落对话框，如图1.14所示。在缩进和间距中将对17
齐方式设为居中，左右无缩进，特殊格式设为无，段前段后间距各设为1行，单18
倍行距（行距如果设为固定值，插入嵌入型的图片就显示不完全，但在微调行距时，可通过固定值输入磅值来调）。标题1要求段前分页，切换到换行和分页，
19
20
把与下段同页和段前分页勾上，这样该标题就会从新起页开始，并且不会与下段21
分开孤立在前一页。
对于长文档的编辑，如果通过手动输入编号很容易出错，并且增减章节时要
22
23
全部手动更改很麻烦，设为自动编号就不会出错，且在增减章节时编号会自动修
1
改。在格式—编号中可以对标题设置自动编号，如图1.15所示。选择多级符号，2
单击自定义打开如图 1.16所示自定义多级符号列表，依次编辑各级别的编号格3
式，在1级编号格式的1前面输入第，后面输入章，这样就每章就都有第和章字，4
编号自动往下编。2级编号设为1.1，原先默认的是1.1.，只需把后面的那个点删5
掉即可。同样3级编号设为1.1.1，4级编号设为1.1.1.1。设为自动编号，编号后6
面会有个制表位，可以通过设定制表位位置和缩进位置来设定编号和文字的位7
置。在设置其他标题编号时只需选择标题1所自定义好的多级编号就行。
8
一般论文的撰写时都手动输入编号，如果再设为自动编号还需要将原先手动9
输入的编号删掉，比较麻烦，所以一般在论文中不设自动编号。
10
设置好后如果想下次使用这些样式可以把它添加到模板里，这样下次就可以直接从模板提取出来不需要重新设置了。
11
12
将标题1设置好后，按照湖大硕士论文要求，依次将标题2设为小三号黑体13
不加粗、两端对齐、段前段后各空12磅，选择与下段同页。将标题3设为四号黑体不加粗、两端对齐、段前段后各空6磅，选择与下段同页。将标题4设为小
14
15
四号黑体不加粗、两端对齐、段前段后各空6磅，选择与下段同页。各标题中的西文都设为Times New Roman 字体。
16
17
18
图1. 12修改样式对话框图1. 13格式下拉列表
1
2
图1. 14 段落对话框
3
4
图1. 15项目符号和编号
1
2
图1. 16自定义多级符号列表
1.2.6修改正文样式
3
4
文档中很多样式默认为正文样式，所以正文样式一般不需要修改，修改后会5
把标题脚注文本等都会发生变化。如已将标题样式都设置好了，再把正文改为首6
行缩进2字符，则所有的标题都又变成首行缩进2字符。
7
所以在编辑正文样式时，一般都把正文首行缩进显示出来，通过修改正文首8
行缩进的样式来编辑正文。
点击正文首行缩进下拉的修改，将正文中文设为小四号宋体不加粗，西文设9
10
为Times New Roman字体不加粗、两端对齐、左右无缩进、首行缩进2字符、11
段前段后无间距、单倍行距。
1.2.7修改页眉样式
12
13
页眉的字体为小五号宋体，西文为Times New Roman，对齐方式为居中，但14
这些一般都和默认的一样不需要修改。
15
页眉默认有条单横线，如果想改变页眉横线的样式，可以通过样式中页眉下16
拉选线修改—格式—边框，打开边框线和底纹对话框，如图1.17所示。
17
湖大硕士论文中要求页眉横线为上粗下次的双实线，且线宽为1.5磅。在线18
型中选择该线型，线宽选择1.5磅，然后在预览处点击下边框线，这样设置好的19
线型就显示出来了。
如果想将页眉线删除掉，可以将光标定在页眉处，然后点击样式中的清除格
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式，或者到页眉边框设置里把边框线去掉。
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图1. 17页眉线设置
1.2.8新建插图和附表样式
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硕士论文中会添加很多插入和附表，而图题和表头都专门的格式要求，所以4
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需要新建插图样式和附表样式，或者从模板中提取出来再修改，但一般都自己新6
建再修改。
点击样式和格式上面的新建样式，打开新建样式对话框，如图1.18所示。属7
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性里样式名称可以自己定义，其他可以不用管。
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新建一个插图样式，把中文字体改为五号黑体不加粗、西文字体为五号Times New Roman字体不加粗、对齐方式为居中、首行无缩进、段前段后间距3磅（无
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要求，但为了美观）、单倍行距。
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再新建一个附表样式，把中文字体改为五号黑体不加粗、西文字体为五号13
Times New Roman字体不加粗、对齐方式为居中、首行无缩进、段前间距3磅、14
段后无间距（无要求，但为了美观）、单倍行距。
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有些图片还注明图片的来源，可以再新建一个图片来源样式。把中文字体改16
为五号宋体不加粗、西文字体为五号Times New Roman字体不加粗、对齐方式17
为居中、首行无缩进、段前无间距、段后间距3磅（无要求，但为了美观）、单18
倍行距。如果后面使用图片来源样式的，插图样式的段后间距设为无。
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本科文科论文还使用到脚注文本和脚注引用样式，要求小五号宋体西文为20
Times New Roman字体，但这都跟默认的一样，一般不需要修改。
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图1. 18新建插图/附表样式
1.2.9使用样式
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回到正文中，将相应的标题设为相应的标题样式，只需将光标放在该标题行，5
再点下样式中相应的标题样式即可。中英文摘要、插图索引、附表索引、参考文6
献、致谢等设成标题1样式，目录不要设成标题样式，目录是不需要索引到目录7
里的，如果设成标题样式就会索引到目录中，再删除比较麻烦。所以一般将目录8
单独改成和标题1一样的格式。正文中的各级标题按照级别设置，一般只设置到9
4级标题。设置好后，视图—文档结构图，打开文档结构图就可以看到整篇文档10
的结构框架。
正文可通过右键—选择格式相似的文本来设成正文缩进样式，如果正文中有
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多种格式的文本，通过选择格式相似的文本多选几次到最后就可以把所有的正文13
样式都改过来了，不需要每一段的设。
有些人在撰写时喜欢通过键入空格来首行缩进，需要将首行的空格删掉。
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硕士论文中英文摘要中的关键词前空一行、顶格，设为小四黑体，西文设为16
Times New Roman字体加粗，关键词之间用分号隔开，最后一个关键词后面无标17
点符号。本科文类关键词这几个字用四号黑体，后面关键词用小四黑体，西文也18
对应。
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再将图题、表头设置成相应的样式，这样整篇文章的标题和正文样式就设置
好了。
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1.2.10图片和表格的调整
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论文中要求图片和图题、表头和表格不能跨在两页，在设置附表样式时可以3
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把与下段同页勾上，这样表头就不会单独在一页。而在段落中没有与上段同页的
选项，如果想将图片和图题也自动绑定在一起，就将图片另设为一种样式，选择5
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与下段同页，这样跟在后面的图题就跟图片自动绑定在一页里了。
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图片的版式要求设为嵌入型，若设为四周型会跑动。设为嵌入型后，图片如
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果在前一页放不下回自动放到下一页，前面就空出空白，要求中可以把后面的文
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字往前移。如果稍微改变图片的大小能放进去的，就将图片改小点，或者根据实
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际将图题的段前段后间隔设为无。总之图片前面不要空有太多空白。
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如果图片比较小，想设为文字环绕形式。可以插入一个2行1列的表格，将
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表格属性设为文字环绕，然后将表格边框线设为无，将图片插入表格第1行中，
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图片同样为嵌入型，图题插入到表格第2行中，再移动表格到合适的位置。这样
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通过插入表格就可以不改变图片的版式而设为文字环绕了。如果在电子版中不想
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看到表格的虚框，可以点击表格—隐藏虚框，就将表格的虚框隐藏掉。
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如果图片小且比较多，想在同一行放置多张图片，也可以通过插入表格来编
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辑。但注意的是，图题不能放到插入的文本框里，放在文本框里索引插图的时候
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就索引不出来。而如果两个图题在同一行，索引的时候也会在一起。如果通过插
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入表格来编排图片，图题在表格中的单元格里面就可以索引出来，并且不会在一
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起。
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论文中的表格要求为三线表，即只保留上下边框线和第一行的下边框线。上
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下边框线要求线宽为1.5磅，第一行的下边框线要求为1磅。先选中整个表格右
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键—边框和底纹，将所有的边框设为无，然后选择线型为实线，线宽为1.5磅，
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在预览处点击上下边框线，确定。然后在选择表格的第一行右键—边框和底纹，
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选择线宽为1磅的实线，同样在预览处单击下边框线，确定。这样就将表格设成
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了三线表。如果表格跨页，会自动在上一页的底端和下一页的顶端加上边框线。
表格要设为居中，表内文字设为五号宋体首行缩进一个字符，这个可以通过
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新建一个表内文字样式设置。表内文字的对齐方式一般为居中，有时表内是实验
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数据，习惯将表内文字设为右对齐。选中表格右键—单元格对齐方式，后面有9
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种对齐方式可以选择。
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表格的列宽根据表格的内容调整，如果内容较少，可将列宽设大些，整个表
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格的宽度尽量与页面宽度相近，不能太大也不能太小。如果想设几列的列宽一样，
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可以选中所要设的列，右键—表格属性—列，输入列宽值。或者直接右键—平均
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分布各列来设置。行高也一样，但行高一般都自动根据字体来设置。
调整表格线或移动表格、图片时，按住Alt键可连续拉动进行微调，如果不1
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按住Alt拉动式间隔的。但这在WPS中就刚好相反，按住Alt键则是不连续移动。3
有些表格后面还有注释，注释一般设为小五号宋体。
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论文中的表格尽量不要跨页，但如果非要跨页，有些老师要求在下一页的表5
格前加上一个续字。
1.2.11参考文献设置
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参考文献可以通过新建一个新样式设置，但一般都选中设置。参考文献要求8
和正文差不多，只是要求首行顶格，一般在段落—特殊格式—选择悬挂1.5个字9
符。参考文献的撰写要求参照湖大论文撰写要求说明，参考文献中不用书名号。
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但如果参考文献中有网址或者是英文文献，常会出现些问题。如果1.19所示。
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虽然选择的是两端对齐，但因为后面接的是网址，不能自动合理换行，出现文字12
分散的现象。对于这种情况，只需将格式—段落—中文版式里将允许西文在单词中间换行勾上即可正常显示。
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图1. 19参考文献中文与西文分散对齐
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如图1.20的英文参考文献间隔很大，可以选择工具—语言—断字，把自动断18
字勾选上。但有时设为自动断字之后间隙还是很大，那就需要通过手动断字。先19
将允许西文在单词中间换行勾上，然后在最后一个字符前输入一个连字符-，这样20
虽然麻烦但显示就正常了。
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图1. 20英文参考文献对齐
1.2.12设置页眉页脚
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双击页眉页脚处或者从视图里打开页眉页脚编辑状态，同时打开了页眉页脚
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的编辑工具栏，如图1.21所示。工具栏中有插入页码、插入页数、设置页码格式、插入日期、插入时间、链接到前一项、页眉页脚的切换、显示前一项、显示后一
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项等。
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