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浅析高职院校图书馆档案管理

浅析高职院校图书馆档案管理

作者:姜淼

来源:《现代交际》2012年第09期

[摘要]高职院校图书馆档案管理是一项重要的工作,但在实际工作中存在一些问题,例如:档案缺乏集中统一管理、馆藏档案结构并不合理、档案资源的数字化建设缓慢等。为解决这些问题,高职院校应该加强对图书馆档案工作的重视,档案管理也应该为现实工作提供更多的方便,做好档案信息编研等。

[关键词]图书馆档案数字化建设信息编研

[中图分类号]G250 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349(2012)09-0120-01

图书馆档案是指图书馆及其工作人员在各项活动中产生的,具有查考利用价值并归档保存起来的材料。在高职院校中,对图书馆的档案进行管理是一项重要的工作。一方面,图书馆的档案管理工作可以为校领导做出正确的决策提供依据;另一方面,图书馆的档案管理工作可以为教育、教学工作提供参考和帮助。在图书馆档案管理日益走向信息化、标准化、自动化、网络化的今天,高职院校的图书馆管理存在一些问题,需要我们去探讨解决的途径。

一、高职院校图书馆档案管理中存在的问题

1.档案缺乏集中统一管理:图书馆的档案种类繁多,有来自上级的文件、本单位的各种会议记录、教学部门的教学成果、科研成果等等。由于种类多,在落实管理责任时,出现了互相“推诿”的现象,造成部分档案出现“无人管”,或者“管理不善”的现象,这种缺乏统一管理的现象,对日后查档将会造成不良影响。

2.馆藏档案结构并不合理。从档案门类结构来看,许多高职院校图书馆的馆藏文书档案比重较大,以业务档案为主的特色档案比重很小,内容亟待丰富。造成这种现象的原因之一是:高职院校图书馆档案发展的时间相对短,历史不够悠久,在图书馆发展初期,只追求馆藏数量,对质量没有严格把关,造成有些档案质量不高。

3.馆藏档案缺乏系统性和完整性。有些档案并未进行分类、标引、编目、排列,更没有进行二、三次档案文献的加工,使档案资源不成体系,难以得到有效利用。

4.档案资源的数字化建设缓慢。随着科技的发展,要求在进行档案管理时必须把纸质的档案管理变成数字化管理。这一过程的转变,需要投入大量的人力、物力和财力。在高职院校迅速发展的今天,无论是学生的日常教学,还是实习、实训,以及学校在同类院校中的招生等,都需要投入更多的关注,在这种情况下,往往忽略,或者减少对档案管理数字化的关注。

5.图书馆档案管理队伍整体素质偏低。目前,在高职院校从事图书馆档案管理的人员,有很多都不是本专业的管理人员,他们对档案管理和信息管理的基本理论、基础知识与业务技能,以及与信息管理相关学科的知识掌握得少,对档案管理的基本知识缺乏了解,业务水平不够精湛,尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。

二、解决的策略

1.加强重视。高职院校应该加强对高职院校图书馆档案工作的重视,增加人力、物力、财力方面的投入。信息共享程度低,已经不能适应学校发展的要求。因此,档案部门对利用率高的档案信息实行数字化信息处理,使档案管理走上标准化、规范化的科学轨道,使档案工作实现网络化、信息化的现代化管理水平。

2.让档案工作为现实工作提供更多的方便。目前图书馆档案工作没有被更多的领导、老师重视的原因之一是档案工作在实际工作中起到的作用小。如果实现档案工作的信息化、网络化,在局域网上公布非保密信息,如规章制度、科技成果等,有效增加档案资源的利用率,达到主动服务的目的,就可以充分发挥档案工作的实用性,从而提高大家对图书馆档案管理的重视程度。

3.做好档案信息编研。目前,各学校根据《高等院校档案实体分类法》将档案信息确定为10个一级类目,分别为党群、行政、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等。这样,各学校档案馆就汇集了大量的信息资源,然而利用面广、作用大的编研成果仍然不多。因此,高职院校图书馆可将本馆的科研、学术活动情况,编制成图书馆科研工作实录、图书馆专业论文汇编、科研成果文集等,在馆内外宣传、介绍、交流,提升图书馆档案资源的传播效果及影响力。

4.提高管理人员素养和服务理念。由于从事图书馆档案管理的人员很多都不是档案管理专业的人员,可以定期对工作人员进行培训,迅速提高工作人员的专业素质。由于档案管理工作比较复杂,枯燥,所以应该对工作人员进行“服务意识”教育,发挥他们的主人翁意识,为学校的发展做出自己的贡献。

虽然高职院校图书馆档案管理工作存在一些问题,只要我们积极主动地去研究、解决问题,相信在大家的共同努力下,很快就会实现档案管理的信息化、标准化、自动化和网络化。

【参考文献】

[1]胡政.浅谈高职院校档案管理[J].当代经济,2008,(4).

[2]冯强.主编档案管理(高职).中国农业出版社,2006年6月.

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