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现代秘书应具备的知识素质研究

学校代码：123

学号：1234567890

河南财经政法大学

HENAN UNIVERSITY OF FINANCE AND ECONOMICS 自学考试（商务文秘专业）本科论文论文题目：现代秘书应具备的知识素质研究

专业名称：商务文秘

工作单位：河南环宇投资担保有限公司

作者姓名：王二麻子

联系方式：1234567890123

现代秘书应具备的知识素质研究

摘要

随着科学技术和知识经济的发展，秘书的需求量越来越大，并扮演着沟通企业高层与基层的“桥梁”角色。企业对秘书的知识素质要求也越来越高，对企业现代企业秘书向复合型人才方面发展，其所具备的知识要求系统化、全面化，但如何让秘书在职场竞争中提高自身的知识素质能力，做一个成功的企业秘书，还有不少问题值得深入探讨。现代秘书不仅要有过硬的办公软件操作知识以及办文办会的知识，还必须有较强的学习力和创新能力，提高自身的综合素质水平。因此，研究秘书应具备的知识素质问题有着重要的现实意义。

本文着重从四个方面论述现代秘书的知识素质，第一，现代秘书应具备的知识和能力；第二，现代秘书应具备哪些素质；第三，如何培养现代秘书的知识素质；第四，现代秘书具备知识素质的重要性和现实意义。

关键词：现代秘书，知识素质，培养途径，重要性

ABSTRACT

Along with the science and technology and the development of knowledge economy,the demand for more and more,and playing a communication enterprise top and base "bridge" role.Enterprises Secretary of the knowledge quality requirements are increasingly high,to the modern enterprise secretary to compound talents development,the knowledge required for systematic, comprehensive,but how to let the Secretary in the market competition to improve their own knowledge quality and ability, to do a successful business secretary,and there are many issues worthy of further discuss. Modern secretary should not only have excellent office software knowledge and do the office will be knowledge, must also have a strong learning ability and innovation ability,improve their overall quality level. Therefore, to study the secretary should have the knowledge of quality issue has important practical significance.

This paper discusses four aspects of modern secretarial knowledge quality, first, modern secretary should have the knowledge and ability;second, modern secretary should have the quality; third, how to cultivate the modern secretarial knowledge quality; fourth, the Secretary of the modern knowledge quality

importance and practical significance.

KEYWORDS：modernsecretary,knowledgequality,training method, importance

摘要 (i)

引言 .................................................................................................................................. - 1 -1现代秘书应具备的知识和能力 ..................................................................... - 2 -

1.1基础理论知识 ............................................................................................. - 2 -

1.2专业技能知识 ............................................................................................. - 3 -

1.3相关知识........................................................................................................ - 3 -

1.4秘书应具备的能力................................................................................... - 4 -2现代秘书应具备哪些素质................................................................................ - 5 -

2.1职业道德素质 ............................................................................................. - 5 -

2.2业务素质........................................................................................................ - 6 -

2.3心理素质........................................................................................................ - 7 -3如何培养现代秘书的知识素质 ..................................................................... - 9 -

3.1认识秘书工作的重要性 ........................................................................ - 9 -

3.2建立秘书队伍成长机制 ...................................................................... - 10 -

3.3加强内在素质提升................................................................................. - 10 -

3.4积极发挥参谋作用................................................................................. - 11 -4现代秘书知识素质的重要性和现实意义.............................................. - 11 -

4.1适应社会发展的客观要求................................................................. - 11 -

4.2促进商务文秘工作的迫切需要 ...................................................... - 12 -

4.3加强商务文秘自身建设的重要保证............................................ - 13 -5结论.............................................................................................................................. - 14 -

参考文献 ....................................................................................................................... - 15 -后记.................................................................................................................................. - 16 -

引言

随着经济社会的跨越式发展，特别是改革开放以来各种性质企业的大批涌现，职业秘书的社会需求量越来越大，考察当前我国各类组织的经营运行模式，秘书的主要职责通常是沟通组织高层与基层的“桥梁”，并为领导决策及其实施提供服务的人员。其活动的主要对象是领导者，根本职能是辅助管理，基本工作方式是处理信息和事务，他们对推动组织工作的顺利、高效开展具有不可替代的作用,这一工作的重要性对从业人员也提出了较高的素质要求。

从当前市场上的人力资源供求分析情况看，一方面大量的秘书人员由于经验缺乏、技能单一，以及对现代企业秘书工作认知和执行上的局限，以致无法满足企业运作的需要；另一方面市场对高素质的企业秘书需求极为迫切。因此，企业秘书要适应当前面临的新形势、新要求，就必须与时俱进，紧跟企业和专业发展的步伐，努力提高个人的知识素质。既能深刻领会党的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的情况，把“上情”与“下情”有机地结合起来，运用现代化办公手段，创造性地开展工作，做好综合服务，才能适应时代要求，充分发挥秘书职能，成为领导的好帮手，为企业创造最大价值。

1现代秘书应具备的知识和能力

1.1基础理论知识（本段把所有英文的引号改成中文的引号）

基础知识和基本理论是秘书必备的本领，是秘书人员思维飞向更高的"翅膀"，也是秘书人员成长过程中的"阶梯"。基础知识越充足，融会贯通的能力就越强，也越容易学会新知识，掌握新理论。因此，渊博的基础知识这根“万年桩”，对今后从事秘书工作十分重要。

秘书的基础理论知识主要包括马克思主义哲学、政治经济学、科学社会主义以及现代科学方法论知识。这部分基础知识是帮助秘书人员解决政治方向和思想方法问题。学习这部分知识，就是要使秘书人员树立正确的世界观和方法论，能运用马克思主义的立场、观点和方法去分析问题、解决问题，从而提高秘书人员政治觉悟和看待以致分析问题的客观性，科学性。

文化基础知识，如语文、历史、物理、化学、生物、历史、地理是从事秘书工作最起码的知识。培根也说过：历史使人明智；诗歌使人灵秀；数学使人周密；自然哲学使人深刻；伦理使人庄重；逻辑学使人善辩。而这些我们上小学、初中乃至高中时就已学了这些基本方面的知识。当然，我们还需要不断更新、扩展这些知识。需知秘书工作的综合复杂性很强，这就要求秘书人员的知识要具有综合、广泛性，进而达到能得心应手地应对日常工作中纷至沓来的各种问题和挑战。

法律政策知识包括宪法、法律、法规、政策。秘书工作政策性很强，秘书人员如果没有较高法律政策方面的知识修养，就会给领导工作帮倒忙、添乱子，严重的还会造成法律后果。现在是法治社会，任何社会活动都要在宪法和法律的框架内进行，秘书人员只有具备了一定此类知识，才能够在宪法、法律、法规、政策的框架内去发挥智慧，为领导出谋划策。

因此，秘书人员学习和掌握必要的法律政策知识尤为重要。由于我国的法律政策体系规模庞大，秘书人员应当根据工作需要，在掌握一般的法学和政策理论基础上，有针对性地学习有关的法律政策知识。重点有两个方面：一是同秘书工

作有关的法律、法规、规章、政策；二是同服务单位的业务活动有关的法律、法规、规章、政策。

1.2专业技能知识

精深的专业知识是秘书知识结构中具有职业特点的主要部分，是形成秘书专业特长的主要知识。没有精深的专业知识，就不是专业秘书人员，也不可能做好秘书工作，秘书的专业知识主要包括以下内容：

1.秘书学知识。秘书人员对秘书学要有较深的研究。秘书学不仅对秘书、秘书部门、秘书工作等一系列理论构建有较全面科学的论述，而且对秘书专业的实践具有重要的指导作用。因此，秘书学知识就成为秘书专业知识中的核心部分。

2.基本写作知识。秘书必须精通公文写作和各类应用文体写作，写作知识同秘书学一样，是秘书专业特长的标志，是从事秘书工作的重要技能。

3.档案管理知识。文书档案工作是秘书工作的重要组成部分，秘书人员必须熟练准确地掌握运用这项工作的有关知识。要在文书档案管理的综合分析、开发利用上下功夫，以便更好地为领导者和群众提供各类有价值的信息资料。

4.调研知识。秘书人员经常调查研究，组织会务，处理来信来访，向上下左右各方人士打交道，不掌握有关知识是开展不好工作的。

1.3相关知识

企业秘书工作涉及面广，不论哪个方面的知识都要懂一些。因此，在日常工作和工作闲暇时博闻强记，尽可能掌握、熟悉专业以外的有关知识，如法律、公共关系、文学、艺术、数理、统计、科学方法等。

1.外语知识。在企业中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。

2.办公技能知识。熟悉电脑操作和办公自动化设备使用，极大促进了现代秘书人员发挥领导“千里眼、顺风耳”的作用，首先应快捷地获取各种信息，这就

需要熟悉电脑，才能让繁杂的办公事务向办公自动化、办公信息化发展。随着办公自动化的发展，以数据库为中心的办公自动化系统的运用引起了办公方式的新变化。一些企事业、政府部门办公室陆续使用计算机、传真机、复印机、多功能电话机动性及光学符号阅读器，缩微机、录相机等等，这些现代办公设备的使用，有效地改变秘书人员传统手抄手写的手工劳动方式，极大地提高了办公效益和管理水平。

3.礼仪知识。秘书应懂得基本的礼仪知识，比如迎宾礼仪，餐饮礼仪，拜访礼仪，送客礼仪，会议礼仪，基本的礼仪知识能够树立企业良好的形象，具备核心竞争力。

4.驾驶技能。现代秘书要会驾驶，随时为领导的需要做准备。当然秘书所从事的企事业单位、政府部门可能有专门的司机，但如果发生突发事件需要处理，而司机刚有事出去，加上时间紧迫，这时，如果秘书会驾驶，就刚好派上用场，可以使事件顺利得到解决。

1.4秘书应具备的能力

能力构成属于办公室人员素质结构的中间层次，技能和知识仅仅使人们掌握了科学的工作方法，而能力能使人们能够在某种状态下做出一种自然而然的反映，会帮助人们更好的运用知识和能力。具备某种能力的人，会把与之相关的工作做得更好。

1沟通能力

2人际交往能力

3管理能力（计划、组织、控制、协调、领导、激励等）

2观察能力

3分析判断能力

4学习能力

5时间管理能力

6解决问题的能力（执行能力）

8环境适应能力

2现代秘书应具备哪些素质

2.1职业道德素质

秘书人员要搞好本职工作，一定有具有高尚的职业道德。所谓职业道德，是指担负不同社会责任和服务的人员应当遵循的道德准则。它通过人们的信念、习惯和社会舆论而起作用，成为人们评判是非、辨别好坏的标准和尺度。一个秘书人员，如果不能把“德”放在首位，即使有“满腹经纶”、“张良之才”，也不能算是一个合格的秘书。提高秘书人员自身的职业道德素质，应该注意以下几点：

一、踏踏实实，做好本职工作。做秘书，最根本的一条就是实事求是、尽心尽责地工作。邓颖超同志曾为《秘书工作》杂志写过一篇文章，说秘书的高尚可贵之处，恰恰在于他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计报酬待遇的精神。秘书不为名，不为利，任劳任怨，甘当无名英雄。经常拟稿，但自己不署名，也不拿稿费；经常组织会议，但自己从不上主席台；经常熬夜，但白天还得正常工作；节假日他人可以逛公园、溜马路、与家人共享天伦之乐，但自己还得值班，不能休息；其他人员受了委屈还可以说几句，而秘书必须以绝对服从为天职，等等。秘书人员责任重大，要求秘书人员在工作中要诚实，不能弄虚作假，不能越权或滥用职权。

二、辅助领导，当好参谋。有人提过这样的问题：当秘书，按领导意图办事与当参谋有时会产生矛盾，若是领导人的意见是错的，他又不采纳我的意见，怎么办？这里要注意以下三点：首先不要指望领导人采纳秘书人员的一切建议；其次不要以为自己的意见就是对的；最后要明确认识，领导人是决策者，秘书无权强要领导者采纳自己的意见。邓小平同志说过：“我们的组织原则中有一条，就是下级服从上级，”“对于上级的决定、指示，下级必须执行”。不自以为是是秘书人员职业品德的一个重要因素。

三、为人正直，人格高尚。秘书在领导人身边工作，随时随地需要向领导人汇报情况，提供对事物的看法。这种工作条件要求秘书必须公正、客观、超脱。涉及人事，决不可借工作之便假公济私说别人的坏话，这是一条美德，也是一条纪律。

四、谦虚谨慎，平易近人。秘书的工作性质决定秘书人员应服从领导和上司，关心体贴下属。如果秘书人员自恃有才干而不服从领导或因为自己有地位而不尊重下属，那他就缺乏了最起码的职业品德修养。最终将是三国时祢衡的例子。此人很有才能，很会写文章，但是性格怪异。在曹操那嫌礼遇不厚而大骂曹操；转到刘表那里，又多次冒犯刘表；再到江夏太守黄祖处当秘书，黄重用他，很佩服他的文采，但终究在下棋时又把黄祖骂了，导致不可收拾的后果。

五、实事求是，恪尽职守。秘书人员工作态度和工作质量的好坏，在一定程度上直接影响着一个单位的作风建设。只有树立较强的责任意识，秘书人员才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，才能做到工作认真、态度端正、处事果断，在任何人面前、在处理任何事上，都表现出良好的思想文化和职业道德素养，才能真正提高秘书工作的质量和水平。如果秘书人员在工作中不负责任，办事拖拉，得过且过，势必会给工作带来损失，给单位带来影响，同时也是缺乏道德素养的具体体现。

2.2业务素质

秘书人员的业务素养集中体现在工作能力和工作方法上，一个秘书人员只有在平时工作中勤于学习、勤于钻研、勤于调查、善于总结，才能不断提高自己的政治水平和文化水平。政治水平指的是马克思、列宁主义理论修养，认识问题的能力，对现行政策的理解和掌握。文化水平指的是基础知识、文字能力等等。这是秘书业务素养的土壤和肥料，也是业务素养的构成部分。那么，秘书人员的业务素养在工作中是如何加强的呢？下面是必须学习的几点：

第一，必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。

第二，要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。

第三，秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并

应掌握一定的办事方法与技巧。

第四，作为一名成功的文秘人员，能让领导满意放心是天职，要想做到这些，必须得具备过硬的业务技能，必须具备秘书人员要具备的各方面的能力。如：对问题的理解、分析和处理能力，应变能力、社交能力，在实际生活中表现为替领导出谋划策，排忧解难。在顺境中，能让领导更借东风，在逆境中能帮领导力挽狂澜。

秘书的办事才干有许多方面，如领会能力、语言表达能力、组织协调能力等。秘书与领导人共事，经常接受任务，汇报工作。领导人说话各自有不同的特点：或简或详、或快或慢、或直或曲，千差万别。有时，他说了，就认为秘书懂了。而事实上，秘书听到的与领导人头脑中想的总有一定差距。这就全靠秘书领会了。只有把意图领会了，把握准确了，才能很好地执行。秘书的表达能力在发挥办事职能方面起着重要的作用。在日常工作中，对上对下，都不能说话过快、过慢、啰嗦、冗长，词不达意。而应简练明白，富于感染力，忠于事实。只有这样，在上传下达过程中才能协调好、组织好。而协调、组织的能力要在平时的工作中不断地学习、积累和总结。

由此可见，秘书人员应该具备一定的“谋略”，应是足智多谋，善于谋划，是文秘者必备的素质，倘能谋划得当，受到领导的嘉奖，定能在文秘路上绽放异彩。

2.3心理素质

心理素质是秘书人员基本素质的基础。面对纷繁复杂的日常工作和社会上一些人士的世俗偏见及一些心术不正的秘书利用职务之便进行一些不法行为，不道德交易以获得自身利益。给社会，人们造成了极坏的影响，带给人们对这一职业的偏见，给秘书带来极大的心理压力。一个秘书如果没有良好的心理素质，是难以胜任这项工作的。

要想成为一个成功的文秘人员，必须学会调整自己的心理平衡保持良好的心态，坚定信心和意志，完善个人的乐观、豁达的性格。要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。

一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。

首先，平衡心态，情感是人的喜怒哀乐等心理状态。秘书的情感是秘书对客观事物是否符合其需要而产生的内心体验。优秀的秘书应自觉培养自己良好的情感品质，清醒把握自己的情绪状态，保持稳定的心境，能镇静、从容、敏捷、果断地处理问题。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。其次，坚定信心，超强的自信，坚韧的意志是秘书人员心灵的护卫和保障。一种披荆斩棘、破釜沉舟、不惜任何代价、任何牺牲都要达到其目标的决心、恒心、信心，是秘书用以克服、解除一切困难的钥匙。具有坚韧的意志，不但是一切成就大事业的人们的心理特征，而且也是平凡岗位上默默无闻，不是“红花”而甘为“绿叶”者的一种典型心理特征。做一件事，完成某项工作，能否有不达目的不肯放手的劲头和毅力，是评判秘书是否具备坚韧的意志力的一个标准。一般情况下，许多人都能随众而向前，顺利时也肯努力奋斗。可是，在别人都已退出，或者都已向后转的情况下，对于一个既要参与政务，又要管理事务的秘书，如果不具有这种始终如一的信心和意志，他的工作就会虎头蛇尾，有始无终，难以令人满意。有了这种贯穿始终的信心和意志，他就能兢兢业业，满怀信心，胜利到达理想的彼岸。

最后，完善性格，性格是表现在人的态度和行为方面的比较稳定的心理特征的总和。秘书作为“内管家”，要处处关心工作，关心集体和关心群众，对集体不能漠不关心，对待群众，要尽力合群，融洽相处，不要孤独怪僻，脱离群众。性格内向的，要多看到工作中有利条件，增强自强，自信、自爱，千方百计地完成工作任务。不同性格的上级，待人处世的方式往往不一样；有些人眼中的可爱，会成为另外一些人心中的忌讳，性格的差异造成了不同的相处状态。有些领导眼中的可爱，会成为另外一些领导心中的忌讳，性格的差异也同样造成了不同的相处状态。秘书工作的特殊性，对秘书人员的性格要求是豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣和友爱合作。

所以说秘书是一个富于挑战的职业，必须在情感的基础上，上升为意志，才能激励秘书在到达目标的山路上攀爬。作为秘书，要想在人群中脱颖而出，出类拔萃，就必须放弃以往保守被动的心理，而以积极的进取心来迎接一切。在建设

有中国特色社会主义宏图大业中，各行各业、各级党政机关需要有大批精明能干的秘书，才能适应现代社会高效率的管理。尽管秘书人员级别不同，行业各异，“闻道有先后，术业有专攻”，其秘书心理素质不能不增强，不能不控制。有良好的心理素质，秘书功能才能得到最佳发挥，秘书职能才会高效运转。因此，秘书人员在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时，必须自觉加强秘书的心理素质。

总之，秘书素质的三个方面之间是相辅相成，缺一不可的。时代对秘书人员提出了更高的要求，各行各业从事秘书工作的人员只有不断地加强自身的职业道德素质、业务素质和心理素质，才能克服思想及行为上的偏差，才能在本职岗位上得心应手并取得更大的成绩。

3如何培养现代秘书的知识素质

3.1认识秘书工作的重要性

秘书工作是一项十分重要的工作，也是一项十分具体的工作，秘书队伍的建设已迫在眉睫。就领导层来讲，需要提高认识，解放思想，大胆培养文秘人才；就秘书人员来说，要努力使自己成为懂经营、会管理、能写作、有思路的复合型人才，才能在职场竞争中展现秘书工作的价值。

秘书工作是一门学问，秘书是一个以服务领导决策和领导工作为宗旨，以办文、办会、办事为主要内容并为领导提供参谋作用的角色。秘书工作是一项十分重要的工作，秘书工作提供的信息是否准确，提供的依据是否充分，直接影响领导决策。秘书工作也是一项十分具体的工作，既有大型文字材料的写作把关，又要处理大量锁碎的具体事务，还要负责文件处理，秘书工作非常繁重。

一是要认识到秘书工作不单纯就是文字工作，参谋助手作用、督促检查作用、信息反馈作用才是秘书角色的应有体现。

二是要认识到秘书岗位是综合性岗位，相比其他岗位更能掌握单位全面工作动态，把握领导工作思路，更能锻炼复合型人才，秘书不是从属于领导、从属于业务工作的。

三是要认识到秘书工作体现单位整体工作形象，高质量的文字真实反映单位工作状况，文件体现单位决策的权威，需要秘书具有较高素质和责任心。

3.2建立秘书队伍成长机制

一是建立评价机制。结合国家秘书职业资格认证，建立秘书等级评价机制，按照评价资格等级享受相应待遇。既便于对秘书人员的科学管理, 又有利于激发和调动他们工作的积吸性，真正做到优者提升，平者培训，劣者淘汰。

二是开展秘书节活动。秘书节也称为国际秘书日，安排在每年4月最后一个完整星期中的星期三，目的是为肯定秘书行业在职场上的贡献，并鼓励人们投入此专业生涯发展。给“杂家”、“出气筒”、“老黄牛”的秘书们一个放松的机会，让秘书们以拥有自己的节日而倍感荣耀。

三是多岗位交流。有针对性的对秘书进行岗位交流，从而多方面提高他们的业务素质，增强秘书队伍活力，“流水不腐，户枢不蠹”，始终保持秘书队伍是一池活水。

四是建立交流平台。采取内培外训等多种形式，不定期组织秘书进行业务交流。

3.3加强内在素质提升

现代秘书的内在素质具有十分丰富的内涵，能够产生对他人吸引力的内在素质和外在表现。一个人只有具备了在性格上有个性、气质上高雅、能力上突出、思想上开放、道德上高尚、情感上亲和、学识上渊博的形象，才能具有人格魅力。秘书工作处在承上启下、沟通内外、协调八方的中枢地位，是领导决策的参谋助手，是联系群众的桥梁纽带。因此，秘书作为职场中的特殊群体，注重内在素质的提升显得尤为重要。

3.4积极发挥参谋作用

所谓“身在兵位，胸为帅谋”，秘书要有敏锐的触觉、清晰的头脑、长远的目光，胸怀大局意识，立足长远，着眼当前，要善学、善思、善写、善言，努力提高自身综合素养。要超前思维主动服务，深入分析公司安全生产过程的各种问题、数据资料，结合公司管理重心，总结提炼出自己对安全生产、经营管理等方面的个人观点，供领导决策，从而有效发挥参谋的作用，为企业的发展作出贡献。

秘书要保持既积极进取、又淡泊名利的人生态度，以如履薄冰、时不我待的精神，勤勉工作，无愧人生。当然，不能指望每一份付出，都有一份相应的收获，但相信有付出肯定有收获。一个称职的秘书人员要做到，工作方法由经验性向规范性转变，工作形式由事务型向思考型的转变，工作重心由熟悉局部向熟悉全局的转变，工作思维由微观思考向宏观思考的转变。

4现代秘书知识素质的重要性和现实意义

4.1适应社会发展的客观要求

现代社会科学发达，组织严谨，社会大生产的管理强调科学化、规范化。随着自动化程度的不断提高、计算机应用技术的日益普及，很多生产和管理工作要求有规范统一的标准和程序。追求效率，是现代世界一个共同的课题。一场无情的效率竞赛正在世界范围内进行。各行各业，每一项工作都以高标准、高质量和高效率为目标。全球经济一体化和区域集团化进一步发展，国际市场的统一性日趋加强，国际协作关系普遍建立。经济的接轨和统一，导致管理思想、经营策略和行为方式的更新，生产经营、企业管理的国际化规范正在逐步推行。另外，现代社会的法制越来越健全，产生于社会化大生产基础上的市场经济是一种法治经济，市场经济活动受相对完整的法律体系的约束和调整。任何企业和个人都不能违背现行的政策规定和法律规范。由于现代社会这些显著特点的影响和制约，为投资经营者和商务管理者服务的商务文秘跟其它社会职业一样，也必须建立科学严谨、实用的工作规范，以此来指导实践，约束行为，考核和检验工作情况，从

而达到全面履行商务文秘社会职能，最大限度地提高工作效率的目的。这是时代的要求，也是普遍的社会期望。广大企业负责人和经营者都希望自己的佐助者既精明能干，富于谋略，又全面掌握办公室的工作程序和行为标准，娴熟自如地处理职能范围内的各种事务，稳妥有效地辅助经营决策。做到忙不乱序，谋不逾规，高效运作，竭诚尽力。只有这样，商务文秘活动才能适应时代的需要，满足社会期望，才能在经济建设中发挥更大的作用。

4.2促进商务文秘工作的迫切需要

目前的商务文秘工作，从整体上说还处于边实践边探索的初始阶段。尽管它的地位作用己为社会所公认，但用规范化、科学化来衡量，还有很大差距。它们职责要求不够统一，规章制度不够健全，能级原则尚未确立。不少企业和经营者聘任的商务文秘只是从事值班收发、迎进送出等事务性工作，有的还充当服务员、随从和保镖的角色，而在处理信息、辅佐决策方面花的智力不多，甚至没有接触到。一些重要的工作项目缺乏应有的程序和统一标准，匆促忙乱、各行其是、被动应付的现象不同程度的存在。这种状况滞后于市场经济的发展，影响了商务文秘工作的作用和功效。究其主要原因，一方面因为商务文秘工作是在市场经济条件下迅速展开并受到重视的，时间较短、经验不足。加上它的运作环境还不稳定，市场经济体制的确定有一个过程，现代企业制度刚刚开始建立，这就使得商务文秘工作不能一步到位，需在实践中不断发展和完善；另一方面商务文秘队伍中多是新人新手。无论是从行政秘书母体中分离出来的，还是应聘上岗的，对新的服务对象、管理形式和行为方式等，都不很熟悉，对商务文秘工作特点和规律的了解把握还不一致。另外，商务文秘还没有一个职级标准，没有完整的激励机制，秘书人员内在的潜力和创造性、主动性不能很好地调动和发挥，往往谋职就业求高薪欲望胜于事业的开拓和创造，被动听差胜于主动勤业。

鉴于以上情况，我们迫切需要认真总结实践经验，借鉴国外的成功做法，唤起商务文秘人员积极进取的职业意识，综合各界人士殷切的社会期望，逐步建立起切实可行的商务文秘工作规范，以促进商务文秘工作健康发展，迅速跟上时代步伐，创造新的局面。来源:考试

4.3加强商务文秘自身建设的重要保证

商务文秘人员兼有经理助手、商战智囊、行政管理者、公共关系活动家等多重角色，肩负辅佐和服务的重要使命，是经济建设主战场一支不可缺少的生力军。由于商务文秘的特殊地位和作用，越来越多的人自动走进它的行列。这样一个新出现的人数较多、影响较大的社会职业群体，如果没有建立起严格科学、操作性强、具有约束和激励作用的工作规范，他们就不能全面、清楚地了解应该做些什么和怎样去做，不懂得如何恰当地扮演好多重角色，就可能陷入茫然不知所从的境地，或者轻重不分，顾此失彼，甚至屡出纰漏，给工作和事业造成损失。实际工作中这种不懂规范，不严格按规定标准运作而出错，以至损失惨重的教训时有发生。如一次活动日程安排不周，气跑了客商；一个语词使用不当，使公司白白赔偿数十万；一条信息提供不准，导致了经营者错误决策等等。只有建立严格的工作规范，增强商务文秘主体角色的责任感和自觉性，提高工作质量和效率才有保证，很多差错才能有效避免和防止。从主体方面来说，商务文秘人员明确了自己的职责任务和行为标准，就能够减少盲目性、提高自觉性，尽职尽责，努力工作，扎实有效地为实现领导意图和组织目标而奋斗。并逐渐从必然王国走向自由王国，掌握工作技巧，提高商务水平，成为称职成熟的商务文秘人才。

建立和掌握商务文秘工作规范，也是健全秘书管理机制的需要。有了相对确定的思想行为标准，商务文秘人员的工作干得怎样，思想素质和业务能力合不合要求，工作业绩如何，就能够衡量出来，作出比较公正、客观的评价。通过比较，可以论定各个商务文秘人员的人才价值，并体现不同等次。从而采取相应的激励方式，奖掖贤能，鼓励竞争，做到用得其人，人适其位，充分激发主体角色的创造力，让有才干的人安心留下，专心勤职。这对于提高商务文秘人员整体素质，促进商务文秘自身建设，保持商务文秘队伍的相对稳定，无疑都有着非常重要而积极的意义。

5结论

经过对现代秘书应具备的知识素质研究的分析，不难看出现代社会对秘书的要求提高了，所以要想成为21世纪优秀的现代秘书，除了要具有良好职业道德素质和拥有过硬的办公软件操作技能之外还必须有较强的知识素质和内在素质，随着时代的演进,企业制度的不断完善,秘书工作也不可避免地要面对新的形势和新的制度带来的冲击。现代社会角色的多样性和复杂性,社会主义市场经济的竟争性都促使秘书的角色职能由传统型向外向型,全能型转变。面对企业转型，领导意识的更新和秘书工作的不断发展变化，要做好现代企业制度下的秘书工作,秘书工作都必须注重提高自身素质,丰富自己的知识，提高自己的能力，挖掘自己的潜力，重塑企业秘书形象,自如应对企业需要,市场需要和社会需要，把生命中最宝贵的青春年华奉献给秘书这一行业。

秘书应该具备哪些素养

秘书应该具备哪些素养秘书工作，是专业性和综合性兼有的一门职业，那么应该具备哪些特殊的素养呢?下面小编给大家介绍关于秘书应该具备哪些素养的相关资料，希望对您有所帮助。秘书应具备的素养介绍一、秘书的业务素质秘书的业务素质表现为与秘书的本职工作密切相关的一些能力要求。由于秘书工作的内容丰富多样，所以秘书的能力要求也很多，这些能力要求根据秘书工作的分类，大致可分为办事、撰文和技术三种，我们对这三种能力分作介绍。 (一)办事的能力 “秘书部门是办事机构，秘书的基本职能就是办事，办事能力是秘书工作的重要能力”[②]。“办事能力”是我们习惯上的说法，其实，它是由多种能力合成的，主要包括以下几个方面。 1.调查研究的能力。“调查研究是指人们深入现场进行考察,以探求客观事物的真相、性质和发展规律的活动”[③]。调查研究是秘书人员重要的业务之一，为了当好领导的助手和参谋，为

了为领导机构作出决策、制定政策提供依据，为了起草报告、处理公文、处理来信来访、办理议案提案都必须做好调查研究。为此，秘书必须熟练掌握调查研究的各项程序、调查研究的方式方法和处理调查材料的能力。 2.理解和领会能力。要有较高的理解领会能力，关键要听得快，听得清，记得牢。为此，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力和精湛的品评力。 3.口语表达能力。这是对秘书的特殊要求。会说话这是一门学问，而且是事关办事的成败的基础。会说话最起码要做到三点：口齿清楚;表达准确;懂得说话艺术。前两条是基本的，第三条石进一步要求，它包括了感染力、说服力、风度、礼貌等，需要我们由浅而深的去掌握。 4.应变能力。世界上的事物是瞬息万变、不断发展的，人们办事的计划和方案，常常会与现实不太相符，甚至大相径庭;有时会突然变化，把原来的计划和方案完全打乱。在这种情况下，办事人员要胸有成竹，临机不乱，迅速作出决策，一案不行另换一案，原则不变，灵活处置，以达到预期目的。 5.交际能力。处理人际关系是一门学问，而交际能力又是处理人际关系的重要因素。一个秘书如果很善于交际，见面就熟，是人很容易接近，也容易被人信赖，那么办事的成功率就会比较高。“交际能力又大多体现在协调工作和与领导的相处当中，而

文秘基础知识试题以及答案精选

文秘基础知识试题以及答案精选文秘工作的综合性决定了秘书人员既要具有广阔的知识面又要有深厚的专业知识。下面是第一为您精心的文秘基础知识试题以及答案精选。多项选择题 31.秘书学具有特点。 A.政治性 B 综合性 C 应用性 D 稳定性 32.以个性特征与能力划分，秘书可分为等多种类型。 A.参谋型秘书 B 秀才型秘书 C 公关型秘书 D 办事型秘书 33.秘书工作的政治性体现在等几个方面。 A.阶级性 B 政策性 C 思想性 D 机要性 34.秘书人员应具有的职业道德有等。 A.忠于职守 B 廉洁奉公 C 团结合作 D 相关知识

35.秘书人员需有包括等几个面较合理的知识结构。 A、基础知识 B、综合知识 C 专业知识 D 相关知识 36.人际关系一般具有这样几个特点，即。 A.个体性 B 情感性 C 易变性 D 对应性 37.写作过程中的准备阶段包括几个方面。 A.明理 B 储材 C 辨体 D 修改 38.杂文类是报刊上内容广泛、形式繁多、笔法灵活、风格多样、短小精悍，带有文学色彩的、战斗性极强的社会论文。包括、等各种短文。 A.通讯 B 书信 C 序跋 D 随笔 39.传播文体的一般特点可以概括为公开性、、可读性。 A.真实性 B 针对性 C 事宜性 D 说明性

40.通讯最常风的是人物通讯、。有时以“巡礼”、“侧记”、“见闻”、“报告”等形式写的报道也属于通讯范围。 A.事件通讯 B 工作通讯 C 旅游通讯 D 小通讯 41.消息写作要领有以下几点：、要有立场、要让事实说话。 A.抒情 B 客观 C 公正 D 全面 42.请示写作应注意：、不要事无大小，样样都请示。 A.内容要单一 B 以事实为依据，以法律为准则 C.避免多头请示 D 夹叙夹议，叙议结合 43.批复写作应注意掌握等要领。 A.口气婉转 B 态度明确 C 内容简短 D 紧扣请示 44.会议的作用，主要包括。

大量品质管理书籍和资料,品管人员必备

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现代秘书应该具备的素质

现代秘书应该具备怎样的素质秘书人员应该具备什么样的素质？这是一个包含着许多深层次内容的问题。秘书是专门从事办公室程序工作、协助领导处理政务及日常事务，并为领导决策及其实施提供服务的人员。其活动的主要对象是领导者，根本职能是辅助管理，基本功做方式是处理信息和事务，由于这一工作的重要性，对从业人员也提出了较高的素质要求。尤其在深化改革、扩大开放、推进社会主义现代化事业的新时期，更需要一支政治强、业务精、作风好、纪律严明的秘书队伍。可以说，秘书素质的好坏是造就高素质秘书队伍，推动秘书事业健康发展，保证各项工作正常运转的关键。因此，研究秘书素质问题有着重要的现实意义。一、素质及其对秘书工作的作用素质，是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习所达到的一定水平。它是人的一种较为稳定的属性，能对人的各种行为起到长期的、持续的影响甚至决定作用。秘书作为领导身边的参谋、助手，工作的特殊性决定了必须具有较高的素质。首先，高素质是秘书辅助领导贯彻执行好党的路线、方针、政策的可靠保证；其次，高素质是提高秘书部门工作质量和工作效率的重要依托；第三，高素质是建立一支符合时代要求的优秀秘书队伍的需要。秘书人员贴近领导，直接为领导的工作服务，必须有较高的思想水平和政策水平，过硬的专业能力，高速的办公效率，既能深刻领会党的路线、方针、政策，又能熟悉和掌握本地、本部门的情况，把“上情”与“下情”有机地结合起来，运用现代化办公手段，创造性地开展工作，做好综合服务，才能适应时代要求，充分发挥秘书职能，做好秘书工作。二、秘书从业人员的基本素质（一）优良的思想政治素质１、坚定的政治立场和政治态度。能否坚持正确的政治立场，对于秘书人员来说是十分重要的。尤其是在国际形势纷繁复杂，国内改革逐步深化的今天，秘书人员必须站在党和人民的立场来想问题、办事情。不管在任何情况下，都要在政治上、思想上、行动上与党中央保持高度一致，自觉地贯彻落实党的路线、方针、政策。２、较强的政治识别能力。秘书工作有较强的政治性，具备较强的政治鉴别力有利于秘书人员毫不动摇地坚持党的路线、方针、政策，按党的要求做好各项工作；有利于在工作中分清是非，奉公守法；有利于正确对待改革开放中的新情况、新问题，并正确地研究和解决。３、较高的遵守纪律的自觉性。纪律具有十分重要的意义，正是依靠铁的纪律，我们的党才能和人民群众万众一心，取得改革、发展、稳定的大好局面，取得政治、经济和社会的全面发展。纪律是我们事业成功的重要保证。就秘书人员而言，纪律是推动一切工作正常运转的根本。由于秘书人员贴近领导，辅助领导工作，所以必须高度自觉的严格要求和约束自己，把自己置于组织合群中的监督之下。（二）良好的职业道德

行政文秘常识文档

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行政文秘常识文档前言语料：温馨提醒，公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权，实施管理而制定的具有法定效用和规范体式的书面文字材料，是传达和贯彻方针和政策，发布行政法规和规章，实行行政措施，指示答复问题，知道，布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具本文内容如下：【下载该文档后使用Word打开】文秘专业知识介绍一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基础。可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员的基本功，是“看家”的本领。那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢?具体说来，主要应注意以下几点：首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。美国著名的未来学家约翰?奈斯比特在《大趋势――改变我们生活的十个新方向》一书中指出：“在工业社会向信息社会过渡中，

有五件?最重要?的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。这里所说的?读写技能?，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。”与此同时，我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。爱因斯坦说过：热爱是最好的老师。对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。其次，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。写作有没有规律可循、方法可求呢?我们的回答是肯定的。古人说：“写作无秘雇作文有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法的。我们所学的文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结，就是揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅说过：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着?应该怎样写?。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作自己之文;借鉴只是从中汲取营养，经消化后成为自己的东西;而不是生搬硬套，模仿抄袭，“依葫芦画瓢”。

秘书的职业素养

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秘书的职业素养市场经济的快速发展带动了秘书专业人才需求市场的升温，各行各业都离不开秘书人员的作用。秘书在我国只要是指为党和政府机关，社会团体或个人提供辅助管理与综合服务的人员。因此，秘书人员的职业素养对秘书作用的发挥，辅助和服务职能水平很关键。虽然秘书总体可以划分为：政务性秘书、事务性秘书、专业性秘书。这三类秘书所要求的专业技能各不相同，但是秘书人员的职业素养具有共同点。下面我就从几个方面进行总结。一、知识素养知识素质是指一个人在政治、思想、作风、道德品质和知识、技能等方面，经过长期锻炼、学习所达到的一定水平。由于秘书日常工作琐碎繁杂，要求秘书人员成为综合性人才，广泛涉猎，既有过硬的专业知识，又要有广博的知识面。第一、基础知识。包括政治、文学、法律、历史、地理等相关知识，虽然这些知识看似可有可无，但却在无形中散发出魅力，有助于人际关系、工作能力的提升。比如时事政治相关知识，秘书人员在公文写作过程中，应该结合国家有关政策规定起草文件，了解相关领域规范，忌与政府政策、国家大政方针相抵触。第二、专业知识。在许多高等学校教育中，秘书专业的专业基础课程包括：公文写作、档案管理、秘书实务、秘书礼仪等课程，笔者非常认同，秘书人员的“笔杆子”、参谋助手的作用都需要扎实的专业技能知识，是秘书人员知识素养金字塔的底基。其中，写

作能力最为单位、领导所看重，政府机关、事业单位日常公文写作，企业、团体的宣传报道，会议、活动的策划，演讲等都需要秘书能够挥洒自如。第三、辅助知识。包括餐桌礼仪、接待导游、外语翻译、风俗习惯等，这些知识都需要秘书人员的用心积累，丰富的辅助可能会弥补基础、专业知识的不足，帮助领导分担不必要的负担，让领导能够更专心地处理重要的事物。比如，在酒席上，需要秘书人员能够营造和谐融洽的氛围，使来客宾至如归，同时适当的替领导挡酒，为领导及来客添杯换盏，介绍菜系等都属于秘书人员应该做的事情。二、能力素养能力是直接影响活动的效率，是活动顺利完成的个性心理特征。企业高层管理者都希望找到一个具备全面能力的全才型秘书，来减轻负担更好的辅助开展工作。因此，要求秘书人员具备多种能力，包括文字表达能力、外语能力、应变能力、逻辑思维力等，以下按照重要性来总结秘书人员应具备的能力素养。第一、组织协调能力秘书起上传下达的桥梁作用，是联系各部门和领导之间的使者。一方面，在领导决策前，秘书人员需要通过与各部门沟通，了解各部门情况信息，为领导决策提供信息咨询。另一方面，在领导作出决定后，需要各部门共同去执行，并跟踪执行情况及时反馈。这些

行政助理必备学习知识

一、请写出企业常用的公文文种？（5分）企业常用的公文文种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要 1．条例。条例可用于组织制定规范的工作、活动和行为的规章制度。 2．规定。可作为内部规章制度的名称。用于对特定范围内的工作和事务作出规定，如确立活动规则，提出处理问题的准则与规程，明确有关单位或人员的权利、义务、责任，对其他法律、法规和规章的内容予以补充等。 3．命令。适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 4．指示。适用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。 5．决定。适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 6、决议。用于经会议讨论通过的重要决策事项。 7．意见。用于对重要问题提出见解和处理办法。 8．批复。用于答复下级机关的请示事项。 9．通报。用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。实践中常用于：总结推广先进典型的经验；褒扬先进模范事迹；总结并要求借鉴吸取具有较普遍借鉴意义的各种教训；批评具有一定典型性的错误思想、错误观念、错误做法、错误行为；告知性质重要、涉及面较宽的事物的动态、动向。 10．通知。适用于批转有关下级机关的公文；转发上级机关和不相隶属机关的公文波布规范性公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免人员。11．公告。用于地位较高、影响较大的机关向国内外公开宣布重要事项或法定事项。12．公报。用于公开发布重要决定或者重大事件。其具体适用范围与公告基本相同。13．通告、用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 14．请示。用于向上级机关请求指示或批准。实践中主要用于：请求上级明确有关方针、政策或要求；请求上级指示处置重大问题或因无原则规定难以处理的问题的原则与方法；请求上级允许根据具体情况变通处理有关问题；请求上级协调与有关方面的复杂矛盾关系；请求上级分配任务、布置工作；请求上级核准编制、经费；请求上级审批工作计划和其他方案；请求上级任免有关干部；请求上级审定有关项目；请求上级审查批准本矾关制定的共需由上级机关审批后方能生效的重要规范性公文；请求上级批准按规定必须履行审批程序的其他事项等。 15．报告。用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。实践中常具体用于：向上级反映工作的进展情况；反映工作中出现的有关情况、动向或问题；汇报有关政策法令或指示的执行情况和有关任务的完成情况；提出纠正有关偏向的具体意见和建议；提出转发公文的建议；答复上级的询问；检讨工作中的错误；依照报告制度的规定汇报各方面的综合情况及工作计划；将有关事项或公文报送上级机关备案等。 16．函。用于部门之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。 17.会议纪要。用于记载和传达会议情况与议定事项。二、就你的理解行政工作应包括哪些内容？如何才能做好这项工作？（15分）都说管过行政的人做老板时有资本，从此话可以看出行政工作的重要性与全面性，行政工作贯穿整个企业的运作。行政部门的特点是服务，它不同于生产，凡非生产性质以外的所有事务都应该属于行政后勤性质，包括：宿舍管理、员工劳保与福利、饭堂管理、环境卫生、车辆管理、海关事务、保

文秘岗位所需知识

文秘岗位所需知识文秘在公司起着上传下达的作用。现代社会的发展，越来越需要高素质的文秘人才，所以我们要在提高自身素质的同时要有自己的想法和思路，不断接受新知识，培养自己的工作和社交能力，按照公司的规章制度办事，合理安排工作，提高工作效率。文秘专业知识介绍一个称职的秘书，必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能力是最重要、最基本的，也是实现其它能力的基础。可以这么说，文字表达能力是秘书工作人员的基本功，是“看家”的本领。那么，怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢?具体说来，主要应注意以下几点：首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作。不管干什么事情，必须有正确的态度和浓厚的兴趣，这样才有动力，才乐于去干，并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作，是一种复杂、精细的精神生产，是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动，决不是轻而易举、一蹴而就的事情。美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个新方向》一书中指出：

“在工业社会向信息社会过渡中，有五件?最重要?的事情应该记住，而其中的一件就是：在这个文字密集的社会里，我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。这里所说的?读写技能?，首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力，也就是应用写作能力。”与此同时，我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣，变被动为主动，变要我学为我要学。爱因斯坦说过：热爱是最好的老师。对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣，热爱写作，热爱到“忘我”、“痴迷”的程度，“衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴”，“每有会意，便欣然忘我”，乐此不疲，如饥似渴地去钻研，废寝忘食地去琢磨，持之以恒，这样就一定会学得好，学得入门，就会不断地取得进步。其次，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品。写作有没有规律可循、方法可求呢?我们的回答是肯定的。古人说：“写作无秘雇作文有要道”，“定体则无，大体须有”，这种认识是符合辩证法的。我们所学的文秘写作教材，就是前人文秘写作经验的科学总结，就是揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。要提高文秘写作能力，还应有意识地选读一些范文，以作借鉴。鲁迅说过：“凡是已有定评的大作家，他的作品，全部就说明着?应该怎样写?。只是读者很不容易看出，也就不能领悟。我们也应认识到：读书是读他人之书，作文是作

质量管理知识点

第一章质量管理概论一、质量及相关的概念 1.质量：一组固有特性满足要求的程度。 2.产品：过程的结果。包括了硬件（如发动机机械零件）、软件（如计算机程序、字典）、流程性材料（如润滑油）、服务（如运输）及其任意组合。（1）硬件产品是指由制作的零件和部件组成或由其组装成的产品，如发动机机械零件。（2）软件是指由承载在媒体上的信息组成的智力产品。软件能以概念、记录或程序的形式存在。计算机程序是软件产品的一个实例。（3）流程性材料是指由固体、液体、气体或其他组合体构成的产品，包括粒状材料、块状、丝状或薄板状结构的最终或中间产品。它常用容器包装或以管线或成卷交付。（4）服务是指在供方和顾客接口处完成的至少一项活动的结果。服务的提供可涉及： ①在顾客提供的有形产品（如维修的汽车）上所完成的活动。 ②在顾客提供的无形产品（如为准备税款申报书所需的收益表）上完成的活动。 ③无形产品的交付（如知识传授方面的信息提供）。 ④为顾客创造氛围（如在宾馆和饭店）。 3.过程：将输入转化为输出的相互关联或相互作用的一组活动。任何

一个过程都由输入、过程活动和输出三部分组成。 4.顾客：接受产品的组织或个人。（狭义：产品和服务的最终使用者或接受者。广义：要结合过程模型去理解，任何一个过程输出的接受者都是顾客。）图表1广义的顾客二、质量管理及相关的概念 1、质量管理：在质量方面指挥、控制、组织和协调的活动。 2、质量方针：由组织最高管理者正式发布的关于质量方面的全部意图和方向。 3、质量策划：质量管理的一部分，致力于制定质量目标并规定必要的运行过程和相关资源以实现质量目标。 4、质量改进：质量管理的一部分，致力于增强满足质量要求的能力。三、质量管理理论与实践发展历程： 1、质量检验阶段泰勒（20世纪初到30年代）特点：事后检验把关和信息反馈

浅谈秘书应具备的素质和修养

浅谈秘书应具备的素质和修养论文摘要：秘书是领导人的智囊和助手。他辅助领导人从事各项管理工作，负有参政设谋、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查等重大责任。秘书素质与修养的强弱直接关系到工作质量与效率的高低，关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。本文从秘书应具备的品德、知识、能力、心理、政治和作风素养等方面予以阐述，并就提高素养的方法和途经进行了探讨。关键词：素质与修养参谋协调服务今天人们谈到秘书，往往与文牍、领导的助手、智囊、参谋等联系在一起，有的联系得更广泛一些。因此，秘书素质的强弱直接关系到工作质量与效率的高低，关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。因此，秘书人员必须具备较高的政治、思想、品德、智能、身心等方面的素质。但仅有其基本素质显然是不行的，欲达到完成秘书使命的优化标准，还应有自己特殊的知识素养、品德素养、作风素养方面的要求。知识素养、能力素养、心理素养好不好，是一个秘书称职不称职的问题；品德修养、政治修养、作风修养好不好，是一个秘书合格不合格的问题。因此，秘书要自觉地、全面地加强这六个方面的素养，努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员。一、品德素养

“德才兼备,以德为重”。一个秘书人员,若不能把“德”放在首位,即使有“满腹经纶”,也不能算是一个合格的秘书。秘书工作处于领导机关的纽带的地位，秘书人员的言行举止，往往直接影响领导机关的形象和威信，影响领导工作的正常运转。秘书要不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄,没有一个全心全意为人民服务的心是不行的。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一些人员普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下,在国内外环境错综复杂多变的形势下,没有“富贵不淫,贫贱不移”,“宁公而贫,不私而富”,“君子修道重德,不为困而改节”的思想品德,廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色,忍辱负重、任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的。秘书应注重养成良好的品德素养。一是正气。保持正气，就是善与恶、正与邪、美与丑等对立的道德观念之间的尖锐斗争。秘书是为领导服务，要尊重领导，只可以向领导献策，不要妄想改变领导意图。但是，服从不等于盲从，要有原则地协助、服务领导。领导出现错误，在适当场合时，要直言敢谏，阐明自己的观点，为领导拾遗补漏。另外，秘书总是围绕着领导工作，在领导面前，对一个人的评价，一言一行都会影响其地位的升降，甚至前途命运，因此，秘书的嘴巴必须谨慎，不能因为对某人偏见而“公报私仇”。二是朴实。秘书工作的性质需要秘书必备的一种修养。实践表明，交际轻浮，夸夸其谈，是秘书修养的大忌。秘书工作繁琐，需要秘书沉着稳重、踏踏实实、认真负责，才能出色地完成任务。另外，秘书为领导服务，也是为人民服务的公仆，因此，秘书的工作对象一方面是领导，另一方面是群众，在尊重领导的同时，还必须尊重群

秘书基础行政文秘必备知识_0295文档

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秘书基础行政文秘必备知识_0295文档前言语料：温馨提醒，教育，就是实现上述社会功能的最重要的一个独立出来的过程。其目的，就是把之前无数个人有价值的观察、体验、思考中的精华，以浓缩、系统化、易于理解记忆掌握的方式，传递给当下的无数个人，让个人从中获益，丰富自己的人生体验，也支撑整个社会的运作和发展。本文内容如下：【下载该文档后使用Word打开】作为行政文秘必备知识你了解多少，一起来。一、红头文件的制作及标准 1.进行页面设置选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3.7厘米下：3.5厘米左：2.8厘米右：2.6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”;将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。 2.插入页号

选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端(页脚)”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置成“四号”;字体任意;奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。 3.发文机关标识制作选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在wordXX版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”;宽度设置成“15.5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”;垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准，“8.0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按

文秘基础知识试题大全

文秘知识基础模拟试题及答案 1、什么是秘书？答：在我国现阶段，通常是指党政机关、部队、社会团体或企业、事业单位领导的助手，这一职业的工作具有辅助性和服务性。 2、秘书部门的职能性和工作特点？答：（1）综合性。（2）辅助性。（3）门面性。（4）机要性。 3、秘书工作的主要内容？(风险题) 答：（1）处理文电。（2）撰拟文稿。（3）办理会务。（4）调查研究。（5）查办、催办。（6）根据领导意图协议本单位的有关工作。（7）安排礼仪活动。（8）处理来信来访。（9）组织机要交通。（10）档案的管理。（11）其他日常事处及领导临时交办的任务。 4、秘书工作的作用：答：（1）枢纽作用。（2）助手作用。（3）参谋作用。（4）协调作用。（5）耳目作用。 5、秘书工作的指导思想：答：一是为直接领导服务；二是为与本系统有关的部门及其成员服务；三是为广大人民群众服务。 6、秘书工作的原则：答：（1）准确。（2）迅速。（3）求实。（4）保密。 7、秘书工作者的政治素质：答：（1）具有较高的理论水平。（2）具有较强的法律意识和政策观念。（3）具有全心全意为人民服务的思想。（4）严于律己，遵守纪律。 8、秘书工作人员应具备的基础知识：答：（1）基础知识。（2）社会知识。（3）专业知识。（4）业务知识。（5）辅助知识。 9、秘书人员应具备的能力：答：（1）调查研究能力。（2）收集资料的能力。（3）文字表达能力。（4）口头表达能力。（5）组织协调能力。（6）办事能力。（7）管理事务的能力。（8）文字书写的能力。（9）操作现代办公设备的能力。 10、信息的作用？答：①为领导的科学决策提供依据。②为实现科学管理创造条件。③是发挥参谋，助手作用的主要内容。 11、现代秘书部门信息工作应遵循两条原则？ ①全面服务。②实事求是。不夸大缩小，既报喜，又报忧。 12、值班记录电话记录应包括五个要素？答：a来电时间。b来电单位、姓名及职务、电话号码等。c来电内容。d领导批示和处理意见。e接电话记录人。 13、值班日记四要素：答：值班员、值班时间、记事内容、办理情况。１4、打电话的一般程序是什么？答：（１）打电话就应对电话内容拟出腹稿或拟出文字提纲，特别重要的事情，要写出通话全文。（２）电话接通后，先问明对方是否就是要通知的单位或当事人，然后先通报自己单位名称、职务、姓名，再问对方姓名、职务，最后再说通话内容。（３）向下级打的电话比

品质资源管理必备知识.

品质资源管理必备知识一资源管理一般有哪些方法？不同的组织，其资源管理的方法当然不同；不同的资源，其管理方法也当然不同。但任何组织、任何资源，都应按下列基本方法进行管理： 1 确定所需的资源。资源管理的第一步是识别和确定需要。不需要的资源，不必对其进行管理。所谓需要，包括品质管理体系自身运行和改进的需要，例如员工对工作环境的需要、政府对生产安全防范的规定等等，都是不可忽视的。 2 提供所需的资源。通过确定，对那些必不可少的资源，组织必须提供。对一时不能提供的，也应有相应的补救措施，并应有相应的提供计划。有些资源是不可代替、缺一不可的，更应该及时提供，否则就不可能正常生产。 3 改进所需的资源。一是改进资源本身，使其更有效率或效益；二是改进资源管理，使其更有效率，降低管理成本。从改进的角度看，资源管理是一个不断上升的过程。二就品管部来说，在资源管理上的主要职责是什么？对于品管部来说，在资源管理上的主要职责是： 1 制定有关资源管理的程序。 2 对所有部门的资源管理提出要求。 3 管理好与品质管理体系直接相关而又无相应部门负责的资源，例如：品质信息管理。 4 对其他部门的资源管理进行监督。 5 对其他部门的资源管理提供必要的帮助，必要时介入该项资源管理。 6 定期进行检查审核，提出改进要求或改进措施。

7 定期向管理者提供用于管理评审的资源管理评审结果。三请从品质管理的角度出发，谈谈如何对参与品质管理的人员进行管理？品质管理活动各种各样，但都需要人员的参与，所以对人员的管理尤其重要。从品质管理的角度出发，对人员的管理可从以下几方面着手; 1 确定每次品质活动对人员能力的需求。 2 根据已确定的需求进行人员选择、岗位培训和个人发展的策划。 3 所有与品质管理有关的员工都应明确其职责和权限，并让所有员工都明确自己的职责和权限。 4 确立个人和团队的目标，并建立一种机制，对个人和团队的业绩进行管理，并对结果进行评价。 5 为员工参与品质目标的确立和决策提供方便条件。 6 对员工的工作进行考核，并建立完善的奖励制度对取得工作成绩的员工及时予以奖励。 7 为员工创造条件，鼓励创新。 8 建立基层员工由下对上的沟通渠道，对员工的合理化建议、品质改进方案和对品质工作存在的意见，及时收集，及时调查处理。 9 设计适当的问卷，定期测量员工的满意程度。并针对测量结果进行分析，针对存在的问题进行改进。 10 如果有员工离职，则需要调查其离职的原因。四为促进品质提升，有必要对员工进行培训，员工培训应包括哪些方面的内容？培训内容分为以下五类： 1 技术知识培训，即根据员工所从事的工作来进行，例如:关于产品的技术知识，关于设备的技术知识和某些通用的技术知识(如原料、材料、标准件标准等)。

行政文秘工作者必须掌握的知识

行政文秘工作者必须掌握的知识一、红头文件的制作及标准 1、进行页面设置选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签，上：3。7厘米下：3。5厘米左：2。8厘米右：2。6厘米。选择“版式”附签，将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”，在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签，“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋”；“字号”设置成“三号”，单击“确定”按钮，选中“指定行网格和字符网格”；将“每行”设置成“28”个字符；“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。 2、插入页号选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为全角的显示格式，单击“确定”按钮，再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码，在页码两边各加上一条全角方式的短线；并将页码字号设置成“四号”；字体任意；奇数页的页码设置成右空一个汉字，偶数页的页码设置成左空一个汉字。

3、发文机关标识制作选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项，鼠标将会变成“┼”，在word 2000版面上单击鼠标左键，出现一个文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后，选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，在这里来设置红头的属性。选择“颜色和线条”附签，“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签，“高度”设置成“2cm”；宽度设置成“15。5cm”。注：用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签，单击“高级”按钮，水平对齐：“对齐方式”设置成“居中”，“度量依据”设置成“页面”；垂直对齐：“绝对位置”设置成“页边距”，“下侧”设置成“2。5cm”——平行文标准，“8。0cm”——上行文标准，注：用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。选择“文本框”附签，左、右、上、下都设置成“0cm”，单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成，单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字，将颜色设置成“红色”，字体设置成“小标宋简体”，字号根据文本框的大小设置成相应字号，但要尽量充满该文本框，这样，宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。 4、红线制作首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中，单击“绘

质量管理必备知识

一（质理管理体系）相关知识八项管理原则：（一、以顾客为关注焦点）（二、领导作用）（三、全员参与）（四、过程方法）（五、管理的系统方法）（六、持续改进）（七、基于事实的决策方法）（与供方互利的关系）（）包含的内容有：（9001：2000质量管理体系要求）（9000：2000质量管理体系术语、定义）（9004：2000质量管理体系业绩改进指南）（19011：2000质理管理体系与环境审核指南）何谓精神：（说、写、做一致） 9001：2000版中不可删减的六个基本内容是：（4.2.3文件控制）（4.2.4记录控制）(8.2.2内部质量体系审核)(8.3不合格品的控制)(8.5.2纠正措施)(8.5.3预防措施) 品质体系审核分类：(一、第一方审核：一个企业对其自身品质体系所进行的审核)（二、第二方审核：顾客或其代表派出审核员按合同规定要求对它的供应商的品质体系进行审核）（三、第三方审核：认证注册公司对申请注册认证的企业所进行的品质体系审核或是其

它公正的第三方对申请审核的企业进行一次独立的、符合性的品质体系审核；其目的不一定是认证注册）内部品质体系审核依据（一、国家相应法律法规）（二、行业特定品质管理各品质保证标准）（三、国际品质管理及保证标准）（四、品质手册）（五、品质程序书）（六、工作文件、质量记录）（七、合同）内部品质体系时机和频度（一般：1、品质体系文件已全部编制完成、颁布实施且已运行3~4周；各项品质活动均已有问题、记录可查之时。2、按年度审核计划，例行常规审核。特殊：1、发生了严重品质问题或用户有严重投诉。2、企业的领导层、隶属关系、内部机构、产品、品质方针和目标、生产技术及装备、以及生产场所等有较大改变。3、即将进行第二、三方审核或法律、法规规定的审核。 4、第三方审核后获得认证注册资格和证书，而证书即将到期又希望继续保持认证资格。）审核计划类型：（1、集中式审核计划：一次将品质体系所涉及的部门和要素全部审核。2、滚动式审核计划：每月对一个或几个部门

秘书应具备哪些基本素养

秘书应具备哪些基本素养 Document serial number【KKGB-LBS98YT-BS8CB-BSUT-BST108】

秘书应具备哪些基本素养在当代，秘书工作成为一项十分重要的工作。秘书人员要胜任工作，必须具备以下素养：一、秘书的知识素养秘书工作的综合性要求秘书人员横向具有较宽广的知识面；秘书工作又具有自己的专业特点，这又要求秘书人员纵向具有较深厚的专业知识。秘书应有四方面知识的纵横结合：（一）秘书应具备的基础知识分为两个方面：一方面是社会科学基础知识，；另一方面是自然科学知识。高中文化程度是秘书人员应有知识的基本层次。（二）秘书也要具备专业知识，即秘书人员都应具备的秘书业务知识。主要包括：公文和应用文写作知识、文书制作和文书处理知识、档案保管知识、办公室管理知识、调查研究知识、会议组织知识、信访工作知识、信息科学知识、行为科学知识和公共关系知识等。（三）行业知识即秘书人员所在行业、系统的专业知识，如政府机关工作的必须具有行政管理知识。（四）相关知识。这是秘书人员为适应时代的需要，学习相关知识可以使秘书人员从更广阔的领域去从事秘书工作。相关知识包括：经济学、法学、社会学、心理学等等。二、秘书的能力素养秘书工作的复杂性、多样性、和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力。主要是：（一）写作能力。具体指公文和事务应用文的写作能力。秘书人员应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文和应用文文体知识，应掌握常用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识转化为写作能力，同时要练书法，把字写得端正、匀称、流利。（二）口头表达能力。秘书应会说一口标准流利的普通话，口齿清晰，不紧不慢。语言要简明扼要，有条有理，不要信口开河也不要沉默寡言。（三）听知能力。秘书要耐心倾听和正确理解别人的发言，抓住重点后简明扼要地复述。还要掌握方言、外语和民族语言。（四）阅读概括能力。秘书要善于阅读，既要善于精读，对经典逐字逐句研究；也要善于泛读和快读，概括浓缩。（五）社交活动能力。秘书人员必须具备一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物以及处理复杂的人际关系。（六）协调能力。秘书要善于发现机关与机关、部门与部门、机关与基层之间在工作上的矛盾或不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通、协调。（七）观察分析能力。秘书在工作中要善于观察，善于发现问题、分析问题、提出解决问题的方法。(八)应变能力。秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力。（九）使用先进办公器械的能力。如：录像机、照相机、打印机、复印机、网络通讯设备等。（十）预测能力。秘书人员应锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动服务和预防工作差错。三、秘书的理论修养和思想修养 (一)秘书人员必须认真学习和掌握马克思主义的基本理论、学习中国革命史、学习毛泽东思想和邓小平理论。更要熟悉和深入领会党的各项基本政策和各种法规，主要包括：经济改革政策、政治体制改革政策、开放政策、民族政策、宗教政策、统战政策、外交政策等。（二）秘书人员还必须具有良好的思想修养和工作作风。具体有：全心全意为人民服务，任劳任怨，不为名不为利；对党和人民负责，敢于坚守原则，不盲目服从，在领导意志和党的意志相抵触之时，要秉承党的意志，在集体利益、个人利益与国家利益、

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