《文书工作与档案管理》教学实施方案
本课的主要任务是，传授文书学的基本理论、基础知识和基本技能。通过本课的教学，达到培养能够较为熟练地从事文书管理工作的应用型文书工作者的的。培养具备系统的档案学基础知识与文化知识，掌握现代信息技术的基本技能，能在国家机关、企事业单位的档案机构、信息部门从事信息服务、信息管理工作及研究工作的应用型、复合型档案学高级专门人才。
本课程是本专业专科阶段的必考课，重点讲述档案管理应用理论与应用技术。其主要内容包括：档案管理的一般性理论与原则，档案价值鉴定的理论、方法、原则，档案收集、整理、保管、检索、编目、提供利用服务。编研、统计等项业务活动的理论、原则、方法和技术，以及人事档案、会计档案、声像档案、电子档案和相关实物与资料的管理知识。通过学习，应了解并掌握档案管理的一般知识和技能，能够科学地组织档案的业务管理和档案信息的开发利用工作。
本课的主要特点是：具有很强的政治性、严密的科学性、操作的技术性和现实的效用性，是进行政治思想教育、培养严谨的科学态度和熟练地处理文书工作技能和档案管理工作技能的实用型课程。
教材特点及使用版本根据文书学课程的性质和特点，本课的教学媒体，采用文字教材一种形式。教材仍采用《文书工作与档案管理》一书。约36万字．包含本课程教学大纲规定的全部教学内容．按照学科体系编写，力争做到：科学严谨、实用性强、循序渐进、通俗易懂、适用于其他成人大专教育和文秘专业人员学习的需要。
教学方法本课的教学，应遵循理论和实际相结合、传授知识和培养技能相结合、课堂教学和课外实践相结合的原则进行。以讲授文字教材为基础，并辅之以必要的实践和作业练习的形式，尤其应注重文书实践活动（应安排3周时间—一不少于4小时，带领学生到党政机关文书部门实习）。努力做到把自学、授课和实践有机结合起来，使学生学到活知识、真本领。文书学与秘书学、应用写作、行政管理学等学科有紧密联系，在授课时，要进行科学分工，避免重复．
第二部分教学内容
一、教学内容：本书讲述文书和文书工作，文书工作的性质任务和作用和原则，文书工作的组织，文书工作者的素养，并且讲解文书处理和管理工作的基础知识，训练文书工作的基本技能：包括收文和发文处理程序。文书的管理和利用，专用文书的管理和利用、文书归档工作等
二、课程的目的和要求：
教学目的是为了适应改革开放的需要，培养出一批实用型人才，使我国文书工作规范化，科学化和自动化，建设文书管理队伍，开展文书工作，才能适应不断发展的新形势。教学要求，通过学习，使当代大学生具备文书处理和管理的基本知识和基本技能，提高文书工作的效率，从而通过优质高效的文书工作，更好为社会主义建设事业服务。
第一章总论
第一节文书与档案
教学内容：文书的概念；文件的概念；文书的作用和种类、公务文书与私人文书的概念；正确区别文件、文书、公务文书与私人文书四个概念。
教学重点：文书与公务文书和私人文书之间的种属关系。
教学难点：公务文书+私人文书是否完全等于文书。
教学课时：六课时
一、文书与档案的含义
（一）、文书的概念：文书就是党政机关、企业事业单位、群众团体等社会组织和具体个人在社会活动中，为了一定的目的而形成并使用的具有应用性的和特定格式的文字材料。
这个定义中包含的内容：
（1）、形成者与使用者：包括两个方面，即社会组织和具体的个人或家庭。
（2）、形成过程：文书作为一种处理事务的工具，它是根据社会交际活动的需要而形成的，同时，它定向定范围的传达意图、记载活动、推动工作，具有很强的针对性。
（3）、作用：文书的主要作用是它的应用性，它是处理公私事务和进行社会交际活动的工具，而且都有是正在进行或将要进行的工作和事务。
（4）、有特定的格式：为了更方便的实现文书的社会交际功用，在它的表现方式上，一般而言，有一个统一的通用的格式和要求。
（5）、本质属性：它首先是一种文字材料，即书面材料。而其它各种在社会活动和交际中形成的录音带、录像片等，这些材料虽然也具有文书的功用，但却不具有文字的属性，因而不能称为文书。
1、文件的定义；它的种类较为宽泛，包括一些资料。
2、公务文书：党政机关、企事业单位、群众团体这些法定的机关与组织为了一定的目的，在社会活动中为处理公务而形成的具有特定格式的应用性的文字材料。公务文书一定是就公务而言的，如果是私事，则不能称为公文。
3、私人文书：个人、家庭（或家族）根据社会交往活动的需要，为处理私人事务而形成的文书。
4、要学生区分清楚文书、公文与私人文书之间的关系
（二）、档案
1、档案的概念：档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的、作为历史记录保存起来以备杳考的，作为凭证的文字、图像、声音的信息材料。
2、定义中包含的内容：第一、形成者既来源，包括机关、组织和个人及家庭。
第二、作用：用以备查、作为凭证的；第三、它的本质属性是历史记录性；原始性档案是历史的原始记录，或说是原始的历史记录，这是档案的本质属性。
档案不是人们有意识编写、加工的，而是为完成某项工作自然地形成的。对于后人来说，它是第一手的资料。因此，档案具有很大的凭证作用。
原始性和真实性的区别：从整体上看，档案是比较可靠的历史记录，但具体到每一份文件，大多数是真实的，部分档案并非如此，主要有两种情况：一是形成上不真实，是假造、伪造的档案；二是档案内容失真，形成是真实的，但其内容不真实；
因此，我们应该辩证地看待这个问题。
一方面我们不能百分之百地不加鉴定、不加分析地相信档案的真实和可靠性，但也不能怀疑一切。应当看到绝大部分的档案是真实的、可靠的，有部分档案是假造的、不真实的，但这些也有保存价值，不能随意销毁、涂改。
第四、档案的载体形式是多样的，比如甲骨、金石、竹简、纸张等。
二、文书与档案的特点与作用
文书的特点主要有三个方面：1、法定的作者，所谓法定作者就是指依据法律和有关的条
例、章则、决定等成立的、并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关和组织。
法定的作者是指发文的名义。公文一般以机关的名义制发，大中型机关也可以以机关部门的名义制发。以部门名义制了公文，必须有相应的下属部门，没有下属部门的，不能制发文件。而部门内设机构除办公厅（室）外不得正式行文。
各机关、单位在发文时，有时也以领导人的名义。以领导人的名义发文，并不是以个人的身份出现，而是代表其所在的机关因、单位，是领导人行使职权的一种表现，因而也是法定的作者。
2、法定的权威和效力。公文是由法定的作者制定和发布的，这就必然赋予公文以机关喉舌的地位。既公文可以代表机关发言，并代表机关的法定职权和权威。
3、特定的程式性。程式即规程法式。公文特别是国家行政机关的公文，具有规范的程式，包括使用文书的种类和格式以及文书的处理程序，为了维护公文的严肃性和便于公文的处理以及保证其通行，公文的形成必须按照规范的程式进行，必须经过一定的处理程序。
档案的特点主要表现在三个方面：
1、系统性既有序性，档案是对有关文书、信息材料进行系统整理以后形成的，不经过系统整理的零散的信息材料，不能以其为档案，档案要经过整理分类，并按照一定的规律和方法组合起来形成案卷或案盒，以便于保管和查找利用。
2、选择性，不是所有的文书材料都能转化为档案，必须是日后有查考利用价值的文书，才能转化为档案，因此，对文书材料的鉴别、选择就成为档案的一个重要特点，文书是形成档案的基础，档案是文书的精华。
3、保存性，既原始性，档案的保存必须保持历史原貌，保持原始的记录性，不可修改添加或者缩减。
三、文书与档案的联系与区别
文书和档案是密不可分的有机整体，文书是档案的前身，档案是文书的延续，两者具有同一性，又各有其特殊性。
（一）、两者记录和反映人们社会实践活动的功用相同。
（二）、两者有内容和格式上完全一致。
（三）、两者的来源相同。
（四）、两者互为因果。
文书和档案的区别主要表现在三个方面：
（一）、两者的性质和形式不同，
（二）、两者的目的和作用不同，
（三）、两者存在和发挥效用的时间不同。
第二节文书工作与档案管理
教学内容：文书工作与档案管理的概念；本书讲述文书和文书工作，文书工作的性质任务和作用和原则，文书工作的组织，文书工作者的素养，并且讲解文书处理和管理工作的基础知识，训练文书工作的基本技能：包括收文和发文处理程序。文书的管理和利用，专用文书的管理和利用、文书归档工作等。
教学重点：文书工作的性质任务和作用和原则
教学难点：文书工作与档案管理的区别与联系
教学课时：二个课时
一、文书工作与档案管理的含义
文书工作通常也叫文书处理工作，主要是指公务文书的形成、处理和管理的程序、手续等。
档案管理也称档案工作，就是用科学的原则和方法管理档案，为党和国家的各项工作服务。
它的主要特点是：
（一）、管理性，管理的对象是历史文献资料。
（二）、服务性。档案工作是为了满足社会主义事业对档案利用的社会需要，为各项工作准备资料。离开了服务性，档案工作就失去了存在的意义。
二、文书工作与档案管理的任务和内容
（一）、文书工作的任务、内容
文书工作的基本任务是：根据工作的需要和客观实际，高质量地形成机关的文书，科学地组织和准确地处理机关的公文，有秩序而安全地进行公文运转，完整妥善地保管公文，正确地发挥公文的作用，有效地推进机关工作，为领导的工作服务，为社会主义现代化建设服务。
档案工作的内容有广义和狭义两种解释。
1、广义上说，是指档案事业所包括的档案馆工作、档案室工作、档案事业管理工作、档案教育、档案科学研究和出版工作等。
2、狭义上说，是指档案室和档案馆所从事档案业务工作，即用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项事业服务的工作。
档案业务工作内容有六环节之说和八环节之说。
1、六环节之说档案业务工作内容可分为：收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用。其中前五环节为基础工作，后一环节为提供利用的工作。
2、档案业务工作的划分不是绝对的，随着档案工作的发展而发生变化，检索和编研成为独立的工作内容，把它们加上去，六个环节就变成八个环节。
三、档案工作的性质
1、档案工作是一项管理性的工作
A、档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作
B 、是某种管理工作的组成部分
C、是专门管理档案的科学性工作
2、是一项服务性的工作
3、是一项政治性的工作
除此之外，还有"条件性、科学性"等提法。
档案工作的基本原则
1996年9月5日公布的《中华人民共和国档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与完全，便于社会各方面的利用。这便是档案工作的基本内容。旧书上采用的是1950年4月16日国务院颁布的《关于加强国家档案工作的决定》中规定：档案工作的基本原则是“集中统一地管理国家档案，维护档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用”。我们采用比较新的提法。它由三个部分组成：1、统一领导、分级管理 2、维护档案的完整与安全 3、便于社会各方面的利用 4、统一领导、分级管理
1、所谓统一领导，就是对全国档案工作实行全面规划和统筹安排，制定统一档案法规和业务标准，提出统一的方针政策，实行统一的指导、监督和检查。
2、所谓分级管理，是指全国档案工作由各级档案事业管理机关分层负责地进行管理。各地方档案事业管理机关，要按照国家有关档案工作，统一规定和要求，结合本地区情况，制定本地区的档案工作规划、制度和办法，指导、监督和检查本地区档案工作。
3、所谓分专业管理，是指中央和地方专业主管机关，可按照国家关于档案工作统一规定和要求，结合本专业系统情况，制定本专业的档案工作规划、制度和办法，指导、监督和检查本系统各单位的档案工作。
4、实行党政档案和党政档案工作统一管理,关于党政档案统一管理，这是中国档案工作的特点，全世界仅此一家。前苏联也是党政档案分开管理。1959年以前，我国的档案工作也是党政档案分开管理，后来才高度集中在一起。
其内容是：a、一个机关党政、工、团档案，由机关档案室集中管理；b、各级党政机关形成具有长远保存价值的档案由中央档案馆和地方综合性档案馆集中管理；c、党的系统、政府系统的档案工作，由档案事业管理机关统一进行指导、监督和检查。
党政档案工作统一管理的优点是：党政档案都是在贯彻党的路线、方针、政策中产生的，有着密切的联系，统一管理便于利用，党和政府的档案工作在管理原则、制度和方法上没有多大差别，统一管理，力量集中，指导统一，党政档案工作统一设置机构，符合精简原则。
二、维护档案的完整与安全这是档案管理最起码的基本要求。只有保证档案的完整与安全，才能为档案工作提供必要的物质基础。
维护档案的完整与安全，有两方面的含义：
完整包括： 1、从数量上，要保证档案的齐全，保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少。 2、另一方面，从质量上，也就是从系统性方面要维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零散的堆砌。
安全包括： 1、力求档案本身不受损坏，质量延长档案寿命，即保证档案管理物质安全。
2、要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密，即保证档案管理的政治安全。
三、便于社会各方面对档案的利用----根本目的。
1、便于社会各方面对档案的利用，体现着档案工作的服务性质。档案工作必须不断地提高服务效率和服务质量，为档案利用者尽可能地创造方便条件；
2、便于社会各方面对档案的利用，是档案工作系统的总目标。全部档案管理活动的最终目的，都表现在提供档案信息为各项社会实践服务这个集中点上。作为一个系统，它的目的性必须明确。
3、便于社会各方面对档案的利用，是档案工作各业务环节的出发点，支配着档案工作的全过程。档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等各项工作，都应以便于利用着眼，不能脱离系统总目标。
4、便于社会各方面对档案的利用，是检验档案工作效果的主要标准。档案工作做得是否有成效，最主要的要看它是否能为国家和社会作出贡献，能否创造社会效益和经济效益。
我国档案工作基本原则的三个组成部分，是辩证统一的关系。A、统一领导、分级管理是核心，没有统一领导、分级管理就不能维护档案的安全与完整和全社会各方面的利用；B、离开维护档案的完整与安全和便于社会各方面的利用，统一领导、分级管理就失去了它的意义。
我国档案工作基本原则把复杂的档案工作现象，高度概括为三句话，文字简明，但内涵丰富，揭示了档案工作的客观规律。它不仅对指导我国档案工作实践具有重要意义，对档案工作理论与实践的发展有很大的贡献。
第三节文书工作与档案管理的组织机构与人员
教学目的和要求：
本节讲述文书工作者应具备的基本素养和对他们的要求．通过本节教学，使文书工作者自觉地按照规定目标严格要求自己，做一个合格的文书工作人员。本节的三个问题都是教学重点，要求学生深刻理解并努力做到．
一、档案管理的组织机构
机关档案工作１、关于机关档案工作的性质，历来有不同提法。
第一个提法：
机关档案室是机关秘书部门性质的一种辅助机构，机关档案室工作一般是机关秘书工作的一部分。
另一种的提法：机关档案工作是一项机要工作或专门工作。
第三种提法：A、是整个机关的组成部分，属于机关管理和研究咨询性质的专业辅助机
构。 B、党、政、军等机关单位的档案室，又是机关的机要部门之一，具有机要部门性质。
C、从全国档案工作来说，档案室又是国家档案工作组织体系中最普遍、最大量、最基层的业务机构。
第四种提法：A、档案室是机关、团体、企业、事业单位统一管理本单位档案的内部机构，主要为本单位工作、生产和科研服务。
B、档案室又是国家档案事业组织体系基层组织，是档案馆工作的基础。
档案室的上述双重性质，支配着档案室的整个工作活动。
2、基本任务
（1 ）对机关和各部门形成的各种文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行指导和监督。（机关档案室不直接参加立卷工作，而由文书部门进行，同时也有根据具体情况而具体分析的。）
（2）集中统一管理机关各种门类和载体的档案，积极提供利用，为机关各项工作服务。
（3）在统一领导、分级管理的原则下，各专业主管机关或所属单位和对本专业的档案工作进行监督和指导。
a、传达和贯彻有关档案工作的方针、政策、法规和国家行政管理部门和规定、办法等。
b、制定本机关、本系统和所属单位档案工作管理办法等。
c、对本专业体系所属单位和本单位的档案人员进行专业培训。
（4）按规定向档案馆移交应该进馆的档案。
（5）办理领导交办的其他有关的档案业务工作。
3、档案室的类型
（1）机关档案室，也称为普通档案室、文书档案室。（2）科技档案室
（3）音像档案室（4）人事档案室（5）综合档案室（6）联合档案室，有些类似于档案服务中心、文件中心。
（一）档案馆的性质
根据《档案法》和有关文件的规定，档案馆属于党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。
我国多数档案馆是统一保管党和政府机关档案的管理部门，所以它既是党的机构，又是国家机构。
档案馆所保存的档案，有些是有机密性的。档案馆又具有机要性。
（二）档案馆的基本职责和具体任务
档案馆的基本职责是：集中统一地管理党和国家需要长远保管的档案和史料，维护历史的真实面貌，为现实的社会主义现代化建设和历史的长远需要服务。
档案馆的具体任务，主要有三个方面：
1、接收和征集本级各机关、团体及其所属单位具有长期和永久保存价值的档案以及有关资料，科学地管理；
2、通过多种方式，积极开展档案资料的利用工作；
3、参与编修史志工作。
（三）档案馆的种类
1、按地区可分为：
A、中央级档案馆，如：中央档案馆、中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中国电影资料馆等；
B、地方档案馆，又有省（自治区、直辖市）、地区（市、自治州）、县级档案馆，如：北京市档案馆、新疆维吾尔自治区档案馆、柳州地区档案馆、桂林市档案馆、呼玛县档案馆。
2、按专业可分为：
A、综合性档案馆，如中央档案馆、四川省档案馆等。
B、专业档案馆，如中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆、各地城市建设档案馆等。
3、按地区结合专业可分为：中央级综合档案馆（如：中央档案馆）、中央级专业档案（如：中国照片档案馆）、地方综合性档案馆（如：天津市档案馆）、地方专业性档案馆（如：包头市城市建设档案馆）。
二、档案工作的组织领导
档案行政管理机构
1、档案行政管理机构的性质是党和国家指导和管理档案工作的行政部门。既是党的机构，也是政府机构。
2、档案行政管理机构的基本任务为：
A、制定方针、法规性文件、规章制度。
B、对档案工作进行指导、监督和检查。
C、制定发展规划，筹建档案馆。
D、提出鉴定档案的原则和标准，研究和审查保存价值、保管期限等方面的问题，监督销毁。
E、组织并指导理论和技术研究，提出方案。
F、召开会议，研究问题，交流经验。
G、发展档案专业教育，评定职称。
H、组织档案的利用工作
I、党和国家领导机关交办的有关档案工作的其它事宜。
各级档案机构之间的关系是：
1、上级档案行政管理机构，对下级档案行政管理机构具有业务指导和监督的关系；
2、档案行政管理机构，对档案馆和档案室等档案业务机构具有业务指导和监督关系；
3、机关档案室和档案馆之间，具有档案交接关系；各级档案馆（室）之间，均无隶属关系，但有一定的协作关系。
四、文书工作与档案管理工作人员
第一、要有高度的政治责任心和思想觉悟：坚持四项基本原则、较高的政策水平、较强的法制观念，
第二、要有现代科学文化知识和基本业务技能，专业基础理论知识丰富，业务技能。
第三、要有严谨细致的良好作风，埋头苦干，任劳任怨，甘当无名英雄。熟练热爱本职，忠于职守；实事求是，切实细致；
第四、在有守口如瓶、严守秘密的保密观念，遵守纪律，严守秘密。
第二章文书的格式与稿本
本章的教学重点是：文书的体式（文体与格式）、稿本，应让学生深刻理解并切实掌握。
文书体式就是指文书的文体和格式。
一、文书的文体公文是一种应用性非常明显的文书；
它的写作方法主要是记叙、说明、议论三种。
二、公务文书的格式
（一）公务文书的组成部分—公务文书的组成，包括版头、发文字号、印制顺序号、秘密等级、紧急时限、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文日期、机关印章、阅读（传达）范围。主题词、抄报和抄送单位、印制单位等。
（二）公务文书的格式，讲述公务文书各组成部分的具体要求和书写位置等。
三、公务文书的稿本
（一）、文书的文稿，包括草稿和定稿两种。
（二）、文书的文本，可分为正本、副本、存本、修订本等。
第三章文书的种类
第一节文书种类的划分及选用
教学内容：文书的概念；文件的概念；文书的作用和种类、公务文书与私人文书的概念；正确区别文件、文书、公务文书与私人文书四个概念。
教学重点：文书与公务文书和私人文书之间的种属关系。
教学难点：
一、文书种类划分的意义
（一）、适应组织管辖范围和职能，保证机关工作有序
主要围绕文书的权威性
（二）、适应机关不同的行文关系，在选择文种进准确判定本机关与文件接受方的行文关系
保证文件及时迅速处理。
不同的行文关系反映了不同的工作关系，应分别在上行文，下行文和平行文对应的文种范围内，选择恰当的文种。
（三）、适应行文的具体要求，保证文书正确处理和公文的有效，使文件得到恰当处理，保证文书处理工作的科学、高效。
从文书处理的实践来看，不同的文书种类揭示了不同的发文意图和不同的处理方式，在选择文种时必须准确把握这一点。
（四）、适应不同文书种类的要求，以准确把握不同的写作规律，实现文书写作的规范化。
每一种文书的写作方法针对的问题和目标不同，而为了实现不同的目的和解决实际问题，就必须选择文书种类。
二、文书种类的划分
（一）、从文件来源划 1、对外文件 2、收来文件 3、内部文件
（二）、从行文关系上划 1、上行文 2、下行文 3、平行文
（三）、从文件的秘密性质和阅读范围划分 1、秘密文件 2、普通文件 3、公布文件
（四）、从文件的制发机关和作用划分 1、法规文件 2、行政文件 3、党的文件（五）、从文件的使用范围来划分 1、通用文件 2、专用文件 3、技术文件
三、文书种类的选用
（一）、在发文机关权限内选用恰当的文种。
（二）、在发文机关和收文机关行文关系的准确定位中选用文种
（三）、在明确发文具体目的、要求后选用文种
第二节通用文书
一、公务文书的形成过程
二、公务文书的行文制度、行文制度是指文件往来必须遵守的规程和准则．它包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则。
（一）明确行文关系
（二）行文方向一下行文、上行文、平行文的概念和作用。
（三）区别行文方式—一逐级行文、多级行文、越级行文和直达行文的概念和使用．（四）行文规则文书工作的组织和原则
教学目的与要求：
通过本章教学，使学生了解我国文书工作的组织形式、领导体制、岗位责任制和文书工作的原则。本章的重点是文书工作的原则；一般掌握文书工作的岗位责任制；一般了解文书工作的组织形式和领导体制，
第一节文书工作的组织
一、文书工作的组织形式
二、文书工作的领导体制
三、文书工作的岗位责任制
第二节文书工作的原则：准确、及时、安全、党政分开
第五章收文处理程序
教学目的和要求：
本章是文书工作的重点内容之一。通过本章教学，使学生熟练地掌握收文处理的总程序以及该程序中的各个环节，努力提高收文处理的实际能力。本章的两节都是教学重点。
第一节收文处理程序（一）：收文处理总程序、签收、拆封、登记、分发（办）、翻印、传阅
第二节收文处理程序（二）：阅文、拟办、批办、承办、催办、办复、归档（暂存）第六章发文处理程序
教学目的和要求：
本章也是文书工作的重点内容之一．通过本章的教学．使学生熟练地掌握发文处理的总程序以及该程序中的各个环节，努力提高发文处理的实际能力。
本章的两节都是教学重点．
第一书发文处理程序（一）：发文处理总程序、拟稿、签收、核槁、呈批、签发、注发
编号、拟定主题词
第二节发文处理程序（＝）：登记、打字（排版）、校对、膳印、用印、封发、传递、归档（暂存）
第七章文书的管理和利用
教学目的和要求：
文书的管理和利用也属于文书工作范畴。通过本章教学，使学生掌握文书管理方面的知识，提高文书管理能力．本章的三节，都是教学重点。
第一书文书的管理。
一、文书管理的概念和种类
广义的文书管理，包括从文件的形成、运转，到文件的保管、利用，乃至文件的清退、归档、销毁等各方面、各环节的管理工作。狭义的文书管理主要指文件的保管、利用和清退方面的管理工作。
文书的管理分类，按照不同的分类标准。可有不同分法．按照管理的内容划分，有文书的保存、翻印、运转、借阅、利用、清退、暂存等若干种。按照管理的形式划分，有文书的集中管理和分散管理两种。
二、文书管理的作用和意义
文书管理的作用：可以防止丢失和泄密；可以提高文件的阅读率和使用率；可以为归档工作奠定基础。
加强文书管理工作的意义：有利于促进文书工作的科学化、制度化和标准化建设；有利于使文书工作更好地为社会主义现代化建设事业眼务。
三、文书管理的原则和制度
文书管理的原则是：分类管理；安全保密；便于阅读和使用；管而不死、活而不乱。
文书管理制度较多，但主要的有以下几种：收发文登记制度；传阅借阅制度；核稿签发制度；阅文室制度；安全保密制度；清退、销毁、归档制度；文书人员岗位责任制等。
四、文书管理的具体方法
平时管理的文件夹和文件富方法；阅文室的建立和管理。
第二节文书的清退和销毁
一、文书的清退清退的概念、范围、时间、办法。
二、文书的销毁销毁的概念、范围、时间、具体要求。
第三节文书的利用
一、文书利用的概念和种类
二、文书利用的原则和方法
文书利用的原则：深刻理解文件的精神实质，重点把握方针、政策；结合本地区、部门、单位的实际槽况，提出切实可行的落实措施；把原则性和灵活性结合起来；如果本地区、本部门、本单位制定的政策同上级文件精神有出入，应事先请示，待批准后方可执行。
三、文书利用的价值和意义
第八章、专用文书管理
第一节信访文书管理
第二节人事文书管理：人事文书的分类方法、人事文书的作用。
第三节会计文书
一、会计文书的概念和意义
二、会计文书的分类和特点
三、会计文书的管理要求
第四节信印证件的管理
一、介绍信的管理和使用
二、印章的规格与制发第九章文书的立卷工作
教目的与要求：
通过本章教学，使学生比较熟练地掌握立卷的范围、原则）要求和方法，能够独立立卷·要求令生重点理解并掌握立卷的范围、原则、要求和方法。
第一节文书立卷的概念的意义
第二节文书立卷的原则和要求
第三节文书立卷的准备和方法步骤
第十章文书工作规范化、制度化、科学化和自动化
教学目的和要求：
通过本章教学，使学生对文书工作的“四化”有个大体了解，重点掌握第一．三节，一般掌握第二节，一般了解第四、五节。
第一节文书工作四化的涵义和内容要求
第二节实现文书工作四化的迫切性和重要性
第三节文书工作自动化的主要工具简介
第三章收集工作
（一）收集工作的内容有
1、档案室对本单位需要归档的档案的接收。
2、档案馆对所辖区域内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保存价值的档案的接收。
3、对历史档案的接收和征集工作。
（二）收集工作的意义是
１、收集工作是档案部门积累档案的手段，它为档案工作提供了物质对象。因此它是档案工作的起点及第一个环节。
２、收集工作是档案集中统一管理的重要内容和一项首要的具体措施。
３、收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等工作。
４、收集工作是档案部门和社会各方面发生联系的重要环节之一，因此它要求的政策性强，工作方法灵活多样。
三、应该注意的问题
１、丰富馆（室）藏，
（１）我国档案的平均值是相当少的
从国外比较来看，我国档案数量是很少的，原因在于：很多机关保留有数量庞大的档案，没有归档或没有向档案馆移交，另外，很多二级单位的档案长期没有归宿，有些档案馆的馆藏结构不合理，非常单一。（注意过去文书档案和关于方针政策方面的档案，忽略了收集各种专业档案及历史档案)
（２）丰富馆藏的方法
a、扩大收集范围，档案馆不仅要接收一级单位的档案，同时还应接收二级单位的档案，如县档案馆就应注意接收乡级档案，还应接收一些有代表性的生产村、生产队的档案。
b、注意接收机关的全部档案，既要接收文书档案，又要接收科技的、专门的档案，既要接收有关党组的档案，又要接收人事、保卫、财会和其他一些专门档案。馆藏结构要全面、齐全。
c、加强个人档案的收集
个人档案与人事档案有区别又有联系，档案的个人所有权已经被确认，从人事档案看，对省级以上的干部的收集有一些工作。但总体来说重视不够，人事档案只局限于高、中级干部的档案，而对于学者、名人的档案则没有意识地接收。应重视个人档案的接收，如民间的验方，本单位著名人物的书信、手稿等。
d 、要注意接收和档案有关的资料，包括丛刊、旧著、文物、其他一些实物（主要指印章、锦旗、锦标、证件、样品、标本等）一九九O年左右，中国馆藏档案与资料之比通常为10:1
２、收集工作必须抓住重点：
重点应是：反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的档案。这类档案不是以上级来文为主。如会议纪录、总结报告等。一定要避免只保存上级来件而不保存本机关文件。要注意保存收集原稿原件。
３、推行入馆档案的标准化
1987年底颁发了文书档案案卷格式标准，对于卡片、案卷目录、卷皮都有具体规定。
４、保持全宗和全宗群的不可分散性
全宗群这个概念只在档案馆使用：档案馆经过挑选。按性质不同，把全宗分成若干全宗群进行管理。
５、要注意处理局部与整体、当前和长远的关系
档案的保存时间应较准确，时间过长，有害于档案的保护。按规定，省级以上的机关应将永久保管的档案在本机关保存２０年左右，省辖市、州、盟和县级以下的机关应将永久保存和长期保存的档案在本机关保存１０年左右，连同案卷目录一式三份和有关的检索工具、参考资料一并向有关的档案馆移交。
一、归档制度
1、归档制度
把档案向档案室移交，称为归档。在我国归档成为一种制度，称为归档制度。
２、归档时间第二年六月份以前。也可灵活处理。
3、归档范围：《机关文件材料归档与不归档的范围》，这一文件中有详细规定。各单位可根据这一文件精神，结合本单位实际情况，制定本单位的文件材料归档与不归档的范围。
4、归档案卷的质量要求
（１）归档案卷的质量总的要求是：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
（２）具体要求有：
A、归档的文件材料种类、份数、页数都应齐全完整
B、在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原文件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开；文电应合一立卷。
C、不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在批复年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷；其它文件材料的立卷应按有关规定执行。
D、卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件有前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿排在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件在前，依据性材料在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
E、卷内文件应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号；图表和声像材料等也应在装具上或声像材料的背面逐件编号。
F、永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，对文件材料的题名不要随意更改和简化；没有题名应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的应重新拟写；没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容；填写的字迹要工整。卷内文件目录放在卷首。
G、声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。
H、有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。
J、卷内文件要去掉金属物，对破损的文件材料的修裱。
K、归档的文件材料保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。
案卷标题，如：
关于＊＊＊＊＊＊等中央领导人的重要讲话
关于＊＊＊＊＊＊等地区粮食问题的报告
"等"字表示省略， "等"作为一个模糊的概念输入计算机,利用查找不便，可以尽量把名字罗列出来，计算机才能显示出来。另外，"本机关"、"我校"中的"本"、"我"也是模糊概念，同样是不确定的，不要使用。
（a ）三种保管期限的案卷必须按规定格式逐件填写卷内文件目录。
（b）对于文件题名不要随意更改和简化，标题不符内容的，需要重写，如无标题，就应加上。
（c）如果文件无责任者（文件撰稿者、承办者等）以及年月日的，要考证清楚并填入有关项目。
（d）会议纪录应当填写时间、主要内容。
（e）声像材料应当用文字标明声像或录相的时间、对象、中心内容以及责任者（谁录制、拍摄的）。
（f）卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件要进行托裱。
（３）归档中应注意的问题
Ａ、电话答复重要问题、会议纪录、一些高级领导人的即席讲话应当记录下来形成文字，并要标明作者（责任者）、时间、地点、办理情况等。这种情况在全国很多地方都做得不够好。
Ｂ、注意基层单位的收集工作，一般收集会议纪录、决议、请示和报告、计划总结、生产统计报表、分配方案、财会凭证和财务簿、单位的简史等。
Ｃ、要求归档制度的标准化，即用于档案管理的各种图表的外形尺寸、大小、用纸应当统一。
需要注意的是，国家档案行业标准<<归档文件整理规则>>已经颁布，从2001年1月1
月起施行。
一、档案馆收集档案的范围和期限
１、范围
（１）本级各机关、团体及所属单位的具有永久保存价值的档案，省辖市、州、盟和县级档案馆同时接收长期保存的档案。
（２）属于本馆应当接收的撤销机关、团体的档案
（３）属于本馆应当接收的中华人民共和国成立以前的各种档案
（４）档案馆之间交接档案
２、保管期限
（１）省级以上档案馆接收立档档案单位保管20年左右的永久保存的档案。
（２）省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位保管10年左右的长期和永久保存的档案。
二、现行机关和撤销机关档案的接收
（一）现行机关档案的接收
１、对现行机关档案的形成要进行预测，包括内容、形成特点、档案现状、数量、整理质量、保管条件、利用情况。我国在这方面做得不够，这是应当注意的。
２、移交前的业务指导要统一内容，各种做法要标准化和规范化。
３、交接双方必须根据移交目标清点核对，并且在交接文据上签名、盖章，有关资料也应要向档案馆移交，但资料移交这项工作做得不够好。曾经有一个趋势：追求案卷的厚度200-300页。这种作法，不可取，主要应根据案卷内容来立卷。
４、实事求是地灵活掌握入馆时间
除了１０年、２０年的原则要求外，还有例外。
（１）在非和平环境、动乱（文革）期间的档案，边远地区保管条件恶劣的档案可以提前接收。
（２）一些专门档案可以在机关多保存一些时间，如国防档案、外交档案、公安档案、法院诉讼档案，人民银行的财会档案。
（二）撤销机关档案的接收
机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进行认真清理，妥善保管，不得分散，并依照规定进行移交和适当的处理。
1、由撤销机关组织人力，负责整理好，然后再向有关的档案馆移交。
2、撤销机关的业务分别划归几个机关的，其档案材料不得随之分散，仍作为原机关档案的一部分，按全宗整体移交有关档案馆，或由其中一个机关完整地代管。一个机关交入另一个机关，或几个机关合并为一个新的机关，其档案材料仍按原全宗为单位向有关档案馆移交，或由新机关代管。
一个机关内一部分业务或者一一个部门划给另一个机关接收，其档案材料不得由原全宗中抽走而带入接收机关；如果接收机关需要利用，可按手续借阅或者复制。
3、机关撤销或者合并时，如有尚未处理完毕的文件，移交应受理这些文件的新机关继续处理，并作为新机关的档案加以保存。
三、各级国家档案馆收集档案范围的规定
1986年2月7日国家档案局发布的第２号文件《各级档案馆收集档案范围的规定》中规定：
第三条：各级综合性国家档案馆收集现行档案的范围
1、本级中共委员会的、顾问委员会的、纪检委的、人大及其常设机构、人民法院、人民检察院、人民政府、人民政协、工会、共青团、妇联等机构及其工作部门和直属的临时性单位形成的档案。经协商同意，接收或代存同级民主党派机构形成的档案。县级档案馆同时接收乡、镇党委和政府及其工作部门形成的档案。
２、本级人民政府直属工作部门的派出性单位形成的档案，一般作为派出单位全宗的组成部分。
３、本级人民政府直属工作部门所属的独立分管某一方面工作或从事某项事业的行政管理机关和企、事业单位。如水利工程局、种植公司、文化馆、剧团、专门学校、专科医院、生产地方传统名优产品或者具体生产特种工艺的工厂等形成的单位。一般工厂、普通中小学校、商店以及村委会等单位可以选收其中若干代表性的单位形成的档案。
４、属于地方和上级主管部门双重领导的单位形成的以反映地方某项事业或建设活动为主的档案。
5、经协商同意、收集或代存集体所有制单位和典型的个体户、专业户形成的有进馆价值的档案和本级管理权限内著名人物形成的档案。
６、撤销单位的档案。
7、中国人民解放军档案馆收集和保管解放前中共领导的红军、八路军、新四军等军事机关、部队、院校形成的革命档案。
8、地方各级综合性档案馆收集、保管建国前本地方革命历史档案及旧政权机关和其他单位形成的档案。
习惯所称的历史档案，是指在中华人民共和国成立以前的档案。包括革命历史档案，以及民国时期档案和历代王朝的档案。
1、收集历史档案是保护我们伟大祖国历史文化遗产，维护党和国家历史面貌的重要措施。
2、收集历史档案是党和国家当前与长远利用的需要。
3、收集历史档案带有抢救历史文化遗产的性质。
档案征集的途径有：
1、向有关单位征集代管的建国以前的档案和材料
2、向兄弟档案馆征集
3、向图书馆、博物馆、纪念馆征集
4、向古旧书店、废品收购部门征集
5、向寺庙、古迹保管部门征集
6、向个人征集
7、少数民族地区历史档案的征集
第四章档案整理工作
一、整理工作的意义
档案整理的质量直接关系到档案的利用。
档案整理工作，在档案总体管理中具有重要意义。它是档案利用、开放，发挥档案作用的一项前提条件，是整个档案工作中重要的基本建设。它是开发档案信息资源的重要基础，档案整理科学化和标准化的提高，对于档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。
二、整理的内容和步骤
（一）内容包括：区分全宗、分类、组卷、卷内文件整理、编目、装订（或“装盒”）、排列案卷目录的编制。
（二）步骤可分为：
１、了解情况，拟订方案
主要应了解立档单位的情况（其成立、撤销和变化的时间以及原因、职能、其隶属关系、其内部机构、负责人情况、文档工作情况、印章和标记），还应了解全宗的数量，所属年代（形成时间），主要内容、保管状况、完整程度、混杂情况、整理质量、提供利用时间。
２、区分全宗和分类
３、细分和组卷、草拟案卷标题
４、初步排列案卷顺序，检查分类是否合理，弄进行适当调整。
５、全面审查修改标题。
６、固定排列位置、编制案卷目录以及文件的张号、页号、件号。
对某些破损的文件进行裱糊。案卷的排列以全宗为单位，按照不同的分类、载体或保管期限分别排列。排列方法要统一，不能随意变动。
三、整理工作的原则是
(一）充分利用原有基础
1、充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。
2、在整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。
（二）保持文件之间的历史联系
文件之间的历史联系，主要体现在文件的来源、时间、内容和形式几个方面。
1、文件在来源方面的联系。文件是以一定的机关及其内部组织机构或一定的个人为单位，有机地形成的。形成文件的这些单位，使文件构成了来源方面不可分割的历史联系。
2、文件在时间方面的联系。形成档案的机关和个人所进行的具体活动，都有一定的过程和阶段性，因而使文件之间具有自然的时间联系。
3、文件在内容方面的联系。文件是机关或个人在履行一定职责的各种活动中，为了解决一定问题而产生的。它的形成者的特定活动，使文件之间在内容上具有密切联系。
4、文件在形式方面的联系。文件的内容必然通过一定的形式表现出来。所谓文件形式，包括它的内部形式和外部形式两方面：种类、名称和载体、记录方式等。这也构成了文件之间一定联系。
对于保持文件之间的联系，应该辩证地看待和处理。
四、便于保管和利用
保持文件之间的历史联系，不是整理档案的主要目的，所以不能为联系而联系，便于保管和查找档案，才是档案整理工作的基本出发点和最终要求。
一、全宗概念及含义
（一）全宗定义
全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的档案有机整体。全宗解放初称为“芬特”。1955年改为"全宗"。
（二）全宗的含义
1、全宗是一个有机整体,同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。
2、全宗是在一定历史活动中形成的
全宗的这种整体性具有客观性，而不是纯粹人为的（即任意的）。全宗的整体性，是由其内部的历史联系所决定的。
3、全宗是以一定的社会单位为基础而构成的
全宗是以产生它的机关、组织和个人为单位而构成的。这就为档案全宗这种整体确定了一个时空范围以及纵向和横向间的区分标志。
二、为什么要按全宗整理档案？
（一）这种方法符合档案的形成规律和特点。
同一个全宗教的档案不能任意分散，不同国家的档案不能随意混杂，科学理解文件的
历史联系。档案都是围绕一个机关或个人的活动而形成的。此方法还便于保管利用。
（二）全宗是组成国家全部档案的基本单位。
一个机关的活动体现着一定的职能，执行一定的任务，发挥一定的功能。
１、在我国，全部国家所有的档案为国家档案全宗，这是由于许多小全宗组成。另外，全宗也是档案馆的统计单位。
２、全宗，也是一个相对的概念，据苏联理论，它包括全宗、档案馆全宗、国家档案全宗三个概念，我国一般取第一、三个概念，第二个概念则很少提。一个档案馆收集的若干全宗数为档案馆全宗，我国则称馆藏。并且苏联的提法是若干档案馆全宗形成国家档案全宗。
（三）全宗在档案整理上占有重要地位，是保证整理工作质量的重要条件。区分全宗是整理工作的第一步。
（四）全宗为档案提供利用，奠定了科学基础。
如果全宗划分准确，全宗档案完整齐全，就会为利用带来方便，准确研究每个机关的活动情况和历史面貌。
（五）全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则。
三、立档单位及其构成条件
立档单位也称为"全宗构成者"。
它的构成条件是：
A、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文；
B、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划；
C、设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。
三个条件中，第一条最重要。判断一个单位是否立档单位，不能只依单位人数、级别大小来确定的，而是以第一个条件来判定。
四、立档单位的变化和全宗划分。
（一）政权的变化和立档单位的划分
１、政权发生了变化，同时社会性质也发生了根本变化，就要另立全宗。（但在西藏，这方面分得不是很清楚）
２、政权发生了变化，社会性质没有发生根本变化。
如明、清朝更替、北洋军阀和国民政府的更替等，虽然根本性质没有发生变化。但由于政权各自的领导人不同，历史时期不同，历史时期不同，具体的阶段内容不同。因此也应当另立全宗。
各党派、人民团体、宗教团体的全宗，只要其主旨和组织成分的基本构成没有发生根本性的变化，它们的档案，无论在何时何地形成，应构成一个全宗；地方割据政权的更替也不影响全宗的划分。
（二）生产关系的改变和全宗的划分
这个方面主要是针对企、事业单位，如工厂、商店、学校、银行等一个解放前后都存在的企事业单位，其性质确有根本不同，但它们的档案在工作生活中是有连续性的，其任务没有根本变化，它们在各个时期形成的档案是不可分割的整体，从而能较完整地体现此单位的变化发展，也更有利于查考利用。
（三）基本职能方面考虑
在立档单位的政治性质无根本变化的情况下，主要是分析它的基本职能是否有根本变化。
1、凡是新成立的并具有一定独立性的机关，就是新的立档单位，它的档案构成新的全宗。
2、凡属下列情形，均非机关基本职能的根本变化；机关职能与工作范围的扩大或缩小，机关内部组织机构的调，机关工作地点的变更，领导关系的改变以及由于某种原因机关曾暂时停止一段时间的工作等。
3、临时机构一般不单独建立全宗，其档案应纳入其主管机关档案全宗统一管理，但属于党委、政府直接领导，执行全面性的任务，为期比较长的，应建立单独全宗。
4、如果两个机关合署办公，而文件是分别处理的，它们所形成的档案，应该分别构成全宗。而合署办公前后各形成的档案，一般应属于一个全宗。
五、人物全宗
人物全宗是著名人物在其一生社会活动中形成的档案整体。注意两点：
1、不得收入官方档案原件
2、一个人一生无论身分、政治立场如何变化，只构成一个全宗。
人物全宗的收集问题：个人全宗与公共全宗的关系问题。因为许多个人档案都是在公务活动中形成的。
个人在公务活动中形成的文件，原件应放在立档单位全宗中，复印件或附件可归入个人全宗；另外，个人在他非公务活动中形成的文件，原件应归入个人全宗。
七、全宗的补充形式
（一）联合全宗
就是两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一整理的档案整体。
1、密切继承关系的机关，文件彼此混杂;
2、职能互有密切联系的机关，合署办公，"一套机构两块牌子"。如
手工业局
**省联合全宗
手工业联社
（二）全宗汇集
是按照一定的特征组成的、档案数量很少的若干全宗的集合体。
1、从相同类型的基层单位选择接收的，具有代表性的若干小全宗
2、残缺不全的一些全宗
****时期**地区工矿企业全宗汇集_
联合全宗和全宗汇集的区别：
１、它们的构成不同
联合全宗的档案之间有着密切的联系，档案难以区分，其组建的客观依据较强；全宗汇集不一定富有联系，而只是把数量少的小全宗汇集在一起，便于保管和统计，人为性相对地较大。
２、它们的性质不同
联合全宗是永久性的单位，整理之后再变动，而全宗汇集是暂时性的其中其个全宗增加了大量的档案，就可从中分出去，另立全宗。
八、判定档案所属全宗关键在于确定档案的形成者――立档单位。
要区分两个概念：档案的形成者、文件的作者。
（1） A、对内部文件和发文， "档案的形成者"就是"文件的作者"。
B、对收文， "档案的形成者"是"文件的实际收受者"。
（2）判定的对象是案卷时，要注意，卷皮上往往都标明了立档单位。
（3）没有标明作者或收文者的，要分析和考证。
（4）经几个立档单位办理，归入最后承办完毕的立档单位的全宗。
九、全宗群
全宗群是具有某些历史联系的若干全宗的群体。
如：党群、行政
工业交通系统
农林水利系统
财粮商业贸易系统
科学文化教育卫生系统
如： * *地区政法系统全宗群
解放战争时期党政机关全宗群
全宗内档案的分类，对于整个档案整理工作的组织和质量以及日常的档案管理，都有重要的意义。
首先，档案经过区分全宗之后，如不经过分类，还不免是一堆杂乱无章的材料，只有对全宗内档案进行合理的分类，才能提示出它们之间的内在联系，真正使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用。
其次，就整个整理工作的程序而言，只有经过分类，其后的一系列环节才易于着手和逐步深入。
全宗内档案分类的优化，可为档案的全面管理创造有利条件。_
二、分类的要求有
１、分类方法要从档案的形成特点和规律出发，符合文件的历史状况，保持它们之间的历史联系。
２、分类应当具体科学性、思想性、统一性、排斥性、伸缩性
（１）科学性：分类时，要按档案本身的内在联系来进行，项目（类目）的设制力求合理，层次分
明，层次一般分一层，大型机关可分到二层三层（层次不宜过多）
（２）思想性：分类时注意政治思想性，体现有关的方针、政策，反对纯客观主义倾向和忽视政治内容思想的倾向，对历史档案更要注意思想性、政治性和科学性。
三、分类的一般方法有
１、时间分类法
Ａ、年度分类法
Ｂ、时期分类法
２、来源分类
A、组织机构分类法
B、作者分类法
C、通讯者分类法
3、内容分类法
A、问题分类法
B、实物分类法
C、地理分类法
4、形式分类法
A、按文件种类分类
B、按载体形态分类
C、按形状规格分类
四、常用分类方法：
分类方法很多，常用的主要有三种：
（一）年度分类法
（二）组织机构分类法
（三）问题分类法
五、复式分类法的选择和分类方案的编制
（一）年度--组织机构分类法
适用于立档单位内部组织变化不复杂的单位。
（二）组织机构--年度分类法
适用于撤销机关档案。
（三）年度--问题分类法
多用于组织变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文
件所属机构，以及没有内部机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。总之，在不可能和不适于按组织机构分类时，往往采用它。
（四）问题--年度分类法
多适用于撤销机关档案和历史档案。
立卷工作内容包括：
组成案卷单位
拟写案卷标题
卷内文件的排列与编号
填写卷内文件目录与备考表
案卷封面的编目与案卷的装订(或“装盒”）
一、立卷的方法
文件六特征立卷法：
按作者立卷
按时间立卷
按问题立卷
按地区立卷
按文件名称立卷
按收发文机关立卷
二、案卷标题的拟制及封面编目
（一）要求：
1、历史观点和政治上的正确性。
2、文字简练，表达准确。
3、题名基本结构力求完整。题名的基本结构包括文件的责任者（作者）、内容（问题）和名称（文种）三部分。必要时须标明地区、收发文机关和时间。
（二）历史档案案卷封面的要求
1、机关名称。历史上曾经存在的过的某一个机关，是历史事实的反映，不能随意改动，应保留原来的名称。
2、人物职务、称号。不宜改成现代的称呼。
3、历法和纪元。在案卷封面的编目中，应以公历和公元为标准。如果文件上使用的是其它历法年号，则在公历和公元年份日期之后用括号注明。
4、文种。历史上的文种，如奏、咨、指令、训令等应保留原貌。
5、地名。应照原文标写地名，酌情在括号内注明现地名或相当于现在地理范围的地名。
6、文件的内容和其他用语。对统治阶级诬蔑人民的一些内容和词语，不能机械地照搬。对非政治性的名词、术语，应照原文沿用。如将薪俸改为工资，地籍整理法改为土地法令，是不必要的。
需要说明的是：
随着档案工作的发展，计算机技术的发展，立卷工作逐步由手工操作，向计算机辅助立卷发展。电子档案是否要“立卷”，学术界有争议。请参考有关文献。
附：中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》
第六章档案保管工作
一、保管工作的含义为：
1、库房管理
2、档案流动过程中的保护
3、保护档案的专门措施
二、保管工作的任务有：
1、防治档案的损坏；包括自然损坏和人为损坏。
2、延长档案的寿命；
3、维护档案的政治安全，防止泄密。
三、基本要求
1、以防为主，防治结合
2、加强重点，照顾一般
3、自力更生，勤俭节约
4、立足长远，保证当前
四、意义
档案保管工作在整个档案工作中具有重要意义。档案保管工作质量的高低，对提高档案管理工作水平具有重大的影响，甚至在一定条件下具有决定性的影响。为档案管理工作提供物质对象，提供一个最起码、最基本的前提。
一、档案库房
二、档案装具有
1、档案箱
2、档案架
3、档案柜等
三、包装材料有
1、卷皮
2、卷盒
3、包装纸等
一、库房编号有两种方法：
1、为所有库房编一总的顺序号
2、分区编号
二、排架和编号
1、整齐一致
2、避光通风
3、空间利用
4、统一编号，顺序是从左到右、从上到下。
全宗卷是在管理某全宗过程中形成的，以全宗为单位组成的说明全宗历史情况的文件材料专卷。通常包括：移交和接收全宗的文据，立档单位和全宗历史考证，全宗整理工作方案，立卷说明，全宗内档案数量和状况的检查登记和报告，档案鉴定的报告和销毁清册，全宗指南、档案利用的重要登记等。
全宗卷应单独集中，按全宗顺序保管。当全宗转交给另一档案馆（室）保管时，其相应的全宗卷也随同全宗移交。
第七章档案检索工作
一、检索工作在整个档案工作中的地位
1、检索是提供利用的先期工作
档案馆（室）为提供利用所作的直接的准备工作，具体解决每个案卷或每一份文件的查找，是通过检索来实现的。
2、检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段
3、检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节
一、编制档案检索工具的基本要求是
（一）全，指信息存储丰富。
（二）准，指检索准确
（三）快，指迅速
（四）便，指检索要方便