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信息与秘书工作的关系

信息与秘书工作的关系
信息与秘书工作的关系

信息与秘书工作的关系

——促进职业发展的武器

文传学院汉语言文学(高级文员方向)

高婉兰 080104074

摘要:秘书工作向来是各行各业不可或缺的一部分,信息经济下的秘书工作有新的内涵及要求。信息在秘书工作中有着重要意义,对秘书人员自身的

职业发展起着至关重要的作用。本文就信息与秘书工作的关系作了探讨。关键词:信息秘书工作职业发展

引言:随着信息时代的到来,当今社会发生了重大变化。在信息技术的支持下,几乎所用的工作都离不开网络与媒介。秘书工作同样离不开信息,新的

社会社会趋势对秘书工作提出了新的要求。秘书人员只有顺应信息时代,利用信息,才能实现自我的转型,促进自身职业发展。

一.信息经济的概念及当前经济背景

什么是信息经济呢?信息经济又称资讯经济,IT经济。作为信息革命在经济领域的伟大成果的信息经济,是通过产业信息化和信息产业化两个相互联系和彼此促进的途径不断发展起来的。所谓信息经济,是以现代信息技术等高科技为物质基础,信息产业起主导作用的,基于信息、知识、智力的一种新型经济。

本世纪的经济是以信息产业为主导的。由于国际间的竞争与合作,各国经济发展迅速。但由于近几年来的金融危机,导致经济市场不甚稳定。形势的严峻导致竞争愈加激烈。此时,谁掌握了信息,谁敏锐地抓住信息并迅速为己所用,谁就能在竞争中取胜。不管是团体还是个人。

二.现代秘书

我们通常说,秘书是领导的左右手,现代意义的秘书不再只是为领导整理内务。传统的秘书其职能除了撰写文书外,大都是较低层次的服务。比如传统的“三办”,即文书的办理、整理、立卷归档,会议的组织,接待工作,甚至还

包括后勤服务等。被公众看作是打杂的,跑腿的。

然而,随着社会的发展,这样的秘书已不能满足领导们的实际需要。现代社会要求的是智能型的秘书。要有思想、懂管理、能参谋。现代秘书不仅要有智慧,而且要能主动。由于秘书的活动总是依附于、受制于领导活动,因此传统的秘书工作往往具有被动性。但是一个领导让干什么就干什么,失去主动性的秘书不是一个优秀的秘书。一个优秀的秘书需要创造性开展工作。

三.信息与秘书工作

秘书部门是机关、单位的综合办事机构,是为各级领导服务的。领导工作离不开信息,信息贯穿于领导工作的全过程。秘书部门为领导工作服务的一项重要内容,就是提供信息服务。领导工作的过程一般说是:决策、实施、指挥、控制、协调。在这全过程中,秘书工作都必须为领导提供信息服务。

首先,必须为领导决策提供信息服务。决策是领导工作中最重要、最基本的一个环节。信息是决策的基础和依据。领导者的决策工作,在一定意义上说就是对信息的处理工作。进行科学预测、确定决策目标、拟定和确定决策方案,整个过程就是收集信息、利用信息、分析信息、综合处理信息的过程。秘书部门不是决策者,不参与决策,但必须为领导决策服务,要为领导决策提供及时、准确、有参考价值的信息。

其次,领导作出决策以后,要付诸实施,这就需要把决策信息及时准确地传递下去,也就是要把领导机关的决定、方针、政策、意图传达下去。这是自上而下的信息传递,也是需要秘书部门来做的,要求把领导机关的决策准确地表述出来。

最后,在领导进行指挥、控制、协调以达到决策目标的过程中,要提供反馈信息。所谓信息反馈,就是把输出的信息与作用对象相比较的结果再输送回来,并对信息的再输出发生影响的过程。反馈是控制论中很重要的原理。反馈是系统调节控制的基本形式。实施决策,进行指挥、控制、协调的过程,也就是反馈调节的过程。信息反馈可分为信息输出、作用结果返回来、再输出三个阶段。输出的信息与作用对象相比较的结果再输送回来,这个结果也是一种重要信息,叫反馈信息。在领导工作中,反馈信息对于实现正确的指挥、控制、协调是十分重要的。同时,反馈信息对于决策也是十分重要的。它是判断、检

验决策是否正确的主要尺度,是对决策进行不断修正、不断调整,使之符合客观实际的主要依据。

以上是秘书在为领导提供信息服务的一个过程。然而要做好信息工作是不容易的。信息工作对秘书人员提出了以下的要求:

1.有强烈的感受力和持久的注意力,简言之,就是秘书人员对秘书工作信息的敏感程度。现代秘书强烈的信息意识,首先表现为能够敏锐地感受社会信息的变化对秘书工作带来的有利和不利影响。无论现在或未来,秘书工作者和他(她)的服务对象--领导者,都生活在被信息包围的社会里,电话、文件、图书、报刊、广播、影视以及各种互联网络,每天都有成千上万比特的信息向我们倾泻而来。秘书人员具有强烈的信息意识,就会积极主动的挖掘、搜集、利用有利于领导决策和秘书工作开展的各种信息;敏锐地发现别人尚未注意到的信息,迅速而准确地找到事物的本质、问题的症结;善于从司空见惯的信息中看到差异,并能迅速选择和捕捉,达到发现早、挖掘深、效率高的境界。

其次,表现为对领导决策信息和秘书工作信息的关注。现代秘书要像吃饭穿衣一样,每天都要读一读文件,看一看新闻,听一听广播,浏览一下网络,查找所需要的资料,并形成一种习惯性倾向;无论是对涉及领导决策和秘书工作哪个方面的信息都能自觉敏锐地察觉,并主动与自己所关心的问题、需要解决的问题联系起来思考,从而更好地开展秘书工作。

2.出色的信息能力。现代秘书的信息能力是指秘书人员在从事秘书工作实践活动中所应具备的对于秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。它主要包括五个方面的内容:一是信息获取能力。秘书工作除了充分利用好组织建立的内部信息网络以外,还应建立并掌握自己常规的信息渠道,善于开发新的秘书工作信息资源,并及时、准确全面地获取所需的信息。比如,秘书人员要了解信息网络上有哪些秘书工作的站点、网页、栏目,通过哪些方法和渠道(包括工具软件)才能迅速进行查找与浏览;如何下载和保存这些信息等等。二是信息选择能力。信息时代,人们每时每刻都面对着滚滚而来的信息,信息垃圾、信息干扰、信息焦虑实难避免。现代秘书必须学会对其进行筛选和分类,以达到去粗取精、去伪存真、为我所用的目的;学会准确无误地识别、理解所遇到信息的含义,正确判断所搜集到信息的价值与意义,全面把握所获信息对

领导决策和秘书工作产生的影响等。三是信息预测能力。这是一种较高层次的信息能力。它是指秘书人员在现有信息的基础上对未来的一种推断和预见。信息预测能力其实是对信息理解程度的一种能动反映,是在获取信息的基础上,对事物发展的理性判断,它对秘书辅助领导科学决策具有重要意义。四是信息处理能力。狭义的信息处理主要是指对信息的加工、开发、传输、存贮、调阅和吸收等能力。即对所感知、获取和选择的信息加工深、开发新、传输快、存贮厚、吸收广和调阅方便。具体来讲就是能对信息进行综合分析,整理排序,归类处理,充实秘书工作数据库;能对这些信息的意义与可靠性有进一步的认识,提出有针对性的对策和建议,提供给领导者参考。五是信息运用能力。秘书获取、选择和处理信息的目的是为了运用。信息运用能力是各种具体信息能力的综合体现,是指秘书人员在获取和处理信息的基础上,把自己的思想与见解融入其中,并通过恰当渠道将这些信息传递给他人,与他人进行交流、共享的能力。秘书对信息的运用能力,集中表现在为领导决策提供信息的及时性、准确性、完整性、连续性、针对性和有效性上。

3.扎实的信息知识。信息知识是指关于信息的理论、常识和方法。现代秘书的信息知识,是指秘书人员对信息基本常识的了解,对各种秘书工作信息源以及信息检索工具、检索方法等方面知识的掌握。信息知识是信息素养的重要组成部分,信息知识的掌握程度,关系着秘书人员信息意识和信息能力的强弱。一般来说,秘书人员的信息知识应该包括三个部分:一是信息文化知识。即具有基本的科学文化常识,对信息概念能正确地理解和应用,对信息技术的发展和变化有一定了解,对信息文化的影响与走向有所把握。特别是对信息网络文化要能正确地理解。二是计算机和信息网络技术常识。现代秘书的计算机知识,应通过考试达到国家二级以上水平。信息网络技术知识主要包括信息网络技术的基本名词术语、技术功能、特点以及构成、应用等等。比如,信息系统数字化的基本原理;信息系统软硬件的内容、各自的功能特点等。三是一定的外语和法规知识。因特网上90%的信息是用英语来传递的。我们使用的计算机系统和应用软件,大多都是用英文编写的,Windows操作平台的基础也是英语。因此,要更好地表达思想、接受和了解新技术和新信息,就必须掌握一定的外语知识。另外,由于信息网络技术的广泛应用而产生的一些法律问题,也

应引起秘书人员的关注。比如使用计算机网络要遵循我国现已出台的法律条文;使用各种数据与信息,要合乎国家的有关法规,尤其应严格遵守保密法规,防止失泄密问题的发生。

4.高尚的信息道德。信息道德是指秘书人员在获取和使用信息过程中,应遵循一定的伦理规范。不得危害社会或侵犯他人的合法权益,能自觉保护他人的知识产权、隐私权等,也不得向领导者和有关用户传递各种不良信息。秘书人员的信息道德关系到其信息素养发展的正确方向。当前,信息传播媒体多种多样,有广播、电视、也有自由度较大的各种互联网络;有政府主办的各种媒体,也有民间自办发行的书报杂志。媒体的多样性使信息传播过程中不可避免地带有一定的主观偏见,虚拟空间交流的隐蔽性也可能会伴生一定的无政府状态,如果没有一定的道德约束,就很容易使人们在享受信息网络技术带来便利的同时,产生一些与先进的伦理道德相悖的现象。这就对秘书人员的文明程度、道德责任感等提出了更高的要求。高尚的信息道德是保证现代秘书信息行为正确性的重要保证。

秘书人员收集信息要求要准确、及时、有效、全面。但一个重要原则是不能忽略的。即要实事求是。我们看以下的案例:

上午秘书科的事不是很多,孟姐在指导小石整理公司来客登记簿。因为收集信息是秘书的一项重要工作,手头的事不多,我也在一旁跟着学。

“小石,整理来访客人名单,不能按客人的姓氏笔画排列,而要按他所在公司的笔画顺序排列。”

孟姐让小石将已经排好的客人名单顺序重排。

“为什么?”

“是这样的,这些来访的客人,是代表他们所在的公司来我们公司洽谈业务的。他们个人有可能在将来的某一天,会离开他们现在所在的公司;但是,他们的公司则有可能是我们公司永久的客户,所以我们的重点是应该记住他们的公司,因此,在整理来客名录时,应该以客人所在公司的笔画来排列顺序。比方昨天第一个来访的客人是,北京通达科贸公司的副总经理刘允。将来只要一看到刘允的姓名,首先应该想到是北京通达公司。通达是一九九五年注册成立的,注册资金1000万元人民币,主要业务是代理销售我们东岩公司的产品,平均每年

的销售额在400万元人民币左右,他们的董事长兼总经理叫李明,是我们姜总在北大荒下乡时的战友……”

小石轻轻地叹了口气,她没想到来客登记簿上“刘允”这么简单的两个字,在孟姐的头脑里竟包含了这么多信息。她以为只要把刘允的姓名和电话号码往计算机里一存,就算是完成了“信息收集”工作。即使是玛丽和我,在秘书专科学校,也没专门学过这方面的知识。这就是实践经验。

孟姐不愧是总经理的专职秘书。她这种认真细致的工作作风,真值得我们这些小字辈的秘书学习。我什么时候才能达到孟姐这种水平?

中午,天空突然乌云密布,暴风雨似乎马上就要来临。

下午一上班,投资部就送来一份“天津宏星公司情况介绍”的材料,要我赶紧送给孙总,说孙总催着要。

也许是时间太急,投资部送来的材料中不仅有错别字,还有一些语法上的错误,如“非要……不可”的句子,像口语那样把后面的“不可”两个字漏掉了;于是,我把材料的文字稍为润色了一遍,重新打印送给孙总。

孙总将材料翻了翻,就皱起眉头说:“小于,这份材料你加工处理过,是吧?”

“是的,”我不清楚孙总问这话的意思,“我只是对其中的文字润色了一下。”

“小于,你应该知道我要这份材料的目的。我想了解宏星公司的资产状况,但是更想了解宏星公司目前管理层的状况。他们现在有多少管理人员,管理人员的年龄结构如何,知识结构如何,管理、开发和销售各占什么比例,他们对我们将要进行的控股投资的态度如何……我要的是他们目前实实在在的真实情况,而不是这么几个干巴巴的数字和几条标语口号,你知道吗?”

孙总的脸越拉越长。

“小于,我是经理,你是秘书,所以,我希望你做我的眼睛,做我的耳朵,甚至做我的手和脚,但我不希望你做我的大脑!哪些材料有用,哪些材料没用,由我自己的大脑来判断?把我的大脑留给我,好吗?”

窗外已是电闪雷鸣。看我手足无措的样子,孙总态度缓和了一些:“是不是投资部把材料给你的时候,就是这个样子?可能主要责任不在你。这样吧,你去把投资部的李部长叫来,我要听取他的口头汇报。”

投资部的人汇报完毕,我从孙总的办公室回来。孟姐见我闷闷不乐的样子,问我怎么回事,我把事情的经过大致说了一遍。孟姐安慰我说:“小于,当秘书没有不出现差错的,不要紧。问题是,你知道问题出在哪里吗?”

我没吱声。孙总的批评没错,但我总觉得自己委屈。

“小于,我给你讲个小故事吧。这是我刚当秘书时,我的美国老板讲给我听的。小石和玛丽,你们有兴趣听吗?”

她俩马上凑了过来。

“事情是这样的。一天,我的美国老板坐车路过一个小菜市场,看见路边小蔬菜店门口摆着一堆新鲜的洋葱。洋葱的皮晒得红红的,上边还沾着泥巴。老板的父亲是个农场主,老板小时候跟父亲种过洋葱。他来中国这么久了,第一次看到那么新鲜的洋葱,所以感到很亲切。回到办公室以后,他让秘书派人去给他买几个洋葱回来。可是,当秘书把洋葱放到他办公桌上的时候,那几个洋葱只剩中间的那一点小芯了。为什么?原来当总务科的办事员将洋葱买回来之后,马上放在水龙头下把洋葱上面的泥巴洗掉了;交给总务科长后,科长又把洋葱外面的几层粗皮给剥掉了;科长把洋葱交给秘书后,秘书又把洋葱上的红皮剥掉了。洋葱虽然还是那几个洋葱,但早已不是老板当初想要的那种洋葱了。所以,老板当时就把秘书狠狠地训斥了一顿。”

分析:

“带泥的洋葱”这个故事很有哲理,这正是反映了一个是否实事求是的企业状况。高管秘书做为领导身边的辅助者,搜集各种信息,进行各种调查工作,是日常工作的一部分。但是,信息一定要及时、准确、有用,才会对公司对领导起到辅助作用。同样,调查报告,或者下级部门上交的报告、总结等,一定也要实事求是。只有传达给领导最准确真实的信息,才会真正帮助领导。否则,只会适得其反。就像上述案例中的秘书一样,虽然修改文书是好意,但却让领导看不到真实的情况,不仅没帮到别人,还受到了批评。“带泥的洋葱”也是反映了这个道理,原汁原味的东西才是老板想要的。

四.秘书人员如何运用信息促进自身职业发展

在上文的案例中提到,孟姐在进行客人登记时,对客人的信息排列不是以个人的名义进行,而是以其目前所在的公司名义进行排列。这是位心思慎密的秘书人员。她不是纯粹地收集信息,而是主动地,创造性地对信息进行了有效的处理。可见,一个懂得和信息打交道的秘书才能有效、出色地完成自己的工作。只有自己的本职工作出色地完成才能被领导常识,才能促进自己的职业发展。

因此,秘书人员要主动地随时随地地去了解信息,发现信息。

1.秘书对重要信息的跟踪与反馈一定要连续不断。对于一些领导特别关注的重要信息及其发展趋势,秘书人员一定要连续跟踪,不能间断。一旦信息发生变化,要立即反馈给领导者,以便及时调整决策方案

2.扩大自己的交际圈。秘书对重要信息的传输渠道,一定要保持畅通。信息的时效性与其价值成正比。传递得越及时,其价值越大,反之,则越小。因此,对于重要信息的传输,秘书人员一定要保证渠道畅通无阻,防止延误对重要信息的传递。

五.小结

没有天生的优秀秘书,只有不断进步的秘书。现代秘书人员想要不断发展自己的职业就必须牢牢抓住信息这一重要元素,不断学习,不断摸索,才能在工作中不断出成绩。才能在激烈的竞争机制中有立足之地。

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确凿无疑的原始文件和历语言传递是将信息转化为语言传递给 信息接受者,如对话、座谈、会议、提出史凭证,可以成为查考、研究、争辩、护权和处理问题的时具有法律效力的依据。 二、参考价值 档案反映企业管理实践活动的正反两面的教训,可为后人提供广泛的借鉴。它对于企业查考既往实践、探索事物的过程及其规律,总结吸取历史的经验教训,开拓创新,是必备的参考材料,具有广泛的情报价值。 (2)地铁总公司的档案部门由于完好地保存了将要改造的电动客车的全部档案资料,因而为技术部门迅速、有效地进行设计改造提供了可靠的信息。经过3年多的努力,完成了42辆车的改造任务,每车节约资金98万元,42辆车共节约资金4116 万元。充分体现了档案的参考价值。 从信息意识的角度,谈谈何秘书为何会遇到尴尬,你怎么做? 答:1.所谓信息意识,就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力,是信息工作人员政治素质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决断能力等多种知识和能力的综合反映。 2.此案例中何秘书缺乏信息意识,没有从会议回执中获取到代表们关于住宿的要求信息,只是想当然的按照男女人数,确定了房间的数量,没有收集到代表们的特殊要求,所以才遇到了

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秘书如何做好信息工作 在当今信息时代,信息的资源价值日益突出,信息业倍受社会重视,在信息领域也出现了许多素质高和能力强的秘书信息工作人员,怎样才是一个合格的秘书呢?怎样才能做好秘书信息工作呢?这是我们所面临的问题。接下来,我将从5个方面来阐述与之有关的问题 一、信息 要想做好信息工作,首先,我们就必须知道,什么是信息,信息的特点与分类,只有这样,我们才能做接下来的工作 ㈠信息有许多种不同的定义: 美国科学家维纳《控制论—动物和机器中的通讯与控制问题》解释:“信息就是信息,不是物质,也不是能量”而后,他又提出“信息是人和世界相互作用的过程中互相交换的容的名称”① 《牛津字典》解释:信息就是谈论的事情、新闻和知识;② 《韦氏字典》解释:信息就是在观察或研究的过程中取得的数据、新闻和知识② 《辞海》解释:信息是音讯和消息;通信系统传输和处理的对象,泛指消息或是信号的具体容和意义;① 信息管理专家霍顿认为:信息是按照最终用户决策的需要,经过处理和格式化的数据,处理可以是自动化的或是手工的,有数据转为信息是由信息处理者完成的① 信息论中的信息是:用符号传递的报道,报道的容是接收符号者预先不知道的 简单地说:信息就是对客观事物的特征和变化的直接后好似间接的表述 总体来说:信息是对客观事物发展变化的规律和对事物运动状态的客观反映② ㈡分类 依据不同的角度和标准,信息可以有多种分类方法: ⑴按信息的运行方向划分,按照这种分类方法,信息可以分为上行信息、平行信息和下行信息。 织中的信息一般有三个流动方向,即为上行信息,是在组织中按照组织管理关系,下级向上级传递的信息,它可以描述出组织的当前状态;向下流动的信息即为下行信息,是上级向下级传递的各种信息,主要包括最高层制定的战略、目标以及各管理阶层发出的指令;水平流动的信息为平行信息,是在职能业务部门和工作小组以及个人之间进行沟通联络时传递的信息。 ⑵信息的来源划分,按照这种分类方法,信息可以分为部信息和外部信息。部信息是组织部各项活动所产生的各种信息,如决策管理信息、人力资源信息、财务信息、生产信息、销售信息、物资采购供应、术开发信息;外部信息是指来自组织以外、对组织活动产生影响的信息,如政策法令信息、国外政治经济形势信息、社会文化环境信息、外部群众情绪意见信息、自然环境信息、科技信息、竞争对手信息、消费需求信息、市场销售信息、金融信息、生产资源分布与生产信息等。对组织而言,部信息主要描述了组织中特定业务的容和情况,

秘书工作与人际关系

秘书工作与人际关系 摘要 秘书是一个富有挑战性的职业,作为一名秘书人员,要想在人群中脱颖而出,出类拔萃,就必须以积极进取的心态来迎接一切。因此,秘书在不断扩充理论、应用知识、提高各种办事能力的同时,必须处理好与领导、同事、下属之间的人际关系。秘书在处理人际关系时应遵循一定的原则与方法,只有这样才能实现自身价值,增强凝聚力。对于一个秘书来说,每天的工作大部分或者说主要部分即是如何与人交际、交流。秘书人际关系的具体内容就是和别人相处,这也是人际关系理论最终要解决的重要问题。秘书工作的人际关系主要分为:秘书与领导的关系、秘书与同事的关系、秘书与下级的关系。一个秘书的成功与否与其在办公室能否处理好人际关系息息相关。 关键词:秘书,处理,人际关系,领导,同事,下属 目录

1秘书处理人际关系应具备的能力 1 1.1理解和领会能力 1 1.2说话能力 2 1.3应变能力 2 1. 4学习能力 (2) 1. 5控制自我情绪的能力 (3) 2秘书人际关系处理应遵循的原则 3 2.1秘书工作应遵循的原则 3 2.2各项原则在实际工作中的应用 4 3秘书人际关系的具体内容 5 3.1秘书与领导的关系 5 3.1.1秘书与领导交际关系重要性 5 3.1.2秘书与领导日常交际注意事项 5 3.2秘书与同事的关系 6 3.2.1人际交往的基本原则 7 3.2.2与同事相处谨记事项 7

3.2.3与同事融洽相处的方法 8 3.3秘书与下级的关系 8 3.3.1秘书与下级关系处理的重要性 9 3.3.2如何正确处理与下级的关系 10 4秘书人际关系的方法技巧 11 4.1建立良好人际关系的方法 11 4.2秘书工作与人际关系的实际应用 12 参考文献 13 后记 14 1秘书处理人际关系应具备的能力 秘书就是从事办公室程序性工作,协助领导处理政务以及日常事物,并为决策以及实施提高服务的人员。秘书是一种特殊的社会角色,全美秘书协会《章程》对秘书人员的要求是:要像心理学家一样善于洞察别人的心灵,要像外交家一样善于处理各种交际关系。社会对秘书人员有一种期望:善于处事、谦虚友好等。作为秘书人员,对自己应有较高的期望。社会心理学认为,对自己期望高的人,相应地在某一领域取得成功的可能性也越大。

信息对秘书工作的影响

信息是事物存在方式或运动状态的直接或间接的反映。信息是一种普遍存在的社会现象, 客观世界的一切事物及其运动都是信息之源。从自然界到人类社会,种种物质都可以成为 信息源,都能产生和发生信息。我们通常说,秘书是领导的左右手,现代意义的秘书不再 只是为领导整理内务。传统的秘书其职能除了撰写文书外,大都是较低层次的服务。然而,随着社会的发展,这样的秘书已不能满足实际需要。现代社会要求的是智能型的秘书。要 有思想、懂管理、能参谋。现代秘书不仅要有智慧,而且要能主动。由于秘书的活动总是 依附于、受制于领导活动,因此传统的秘书工作往往具有被动性。但一个领导让干什么就 干什么,失去主动性的秘书不是一个优秀的秘书。一个优秀的秘书需要创造性地开展工 作。在飞速发展的现代社会,需要的不光是知识型人才,更是信息型人才。作为一个与社 会接轨十分密切的业内人员,信息对于秘书工作无疑可以产生不可估量的影响,主要表现 在信息收集、整理、开发、传递、存储、利用、决策、反馈和管理方面。具体表现在: 一、提供信息服务决策是领导工作中最重要、最基本的一个环节。信息是决策的基础和 依据。领导者的决策工作,在一定意义上说就是对信息的处理工作。进行科学预测、确定 决策目标、拟定和确定决策方案,整个过程就是收集信息、利用信息、分析信息、综合处 理信息的过程。秘书部门不是决策者,不参与决策,但必须为领导决策服务,要为领导决 策提供及时、准确、有参考价值的信息,这可称之为辅助决策,应当注意的是,秘书人员 不但要做到决策前的信息超前服务,更要做到决策中的信息跟踪服务和决策后的信息反馈 服务。 二、传递信息服务领导作出决策以后,要付诸实施,这就需要把决策信息及时准确地传 递下去,也就是要把领导机关的决定、方针、政策、意图传达下去。这是自上而下的信息 传递,也是需要秘书部门来做的,要求把领导机关的决策准确地表述出来。信息传递有多 种方法,一是语言传递;二是文字传递,包括文本、表格、图表等;三是电讯传递;四是 可视图像传递,选用何种传递方式则要依情况而定。

浅论秘书工作与人际关系-修改稿2

摘要 在现代组织中,有效的沟通已成为组织内部信息交流的主要渠道,成为影响组织运行效率高低的关键因素之一,其中,秘书作为现代组织中的重要职位角色,其在组织内部的沟通协调能力以及其人际关系的稳定性,直接影响组织内部信息交流的效率。因此有必要从现代组织理论出发,对秘书、人际关系等基本概念进行全面梳理,探讨秘书这一职位在现代组织中处理人际关系的重要性,进而阐明在现代组织中秘书人际关系的层次结构和处理原则与艺术性,进而提出构建秘书良性人际关系的策略与建议。 关键词:现代组织、秘书工作、人际关系

目录 浅论秘书工作与人际关系 (1) 一相关概念 (1) 1.1 秘书与秘书工作 (1) 1.1.1 秘书的概念 (1) 1.1.2 秘书工作的内容与特征 (2) 1.2 人际关系 (3) 1.2.1 人际关系的概念 (3) 1.2.2 人际关系的重要性 (3) 1.3 秘书处理人际关系的重要性 (4) 1.3.1 秘书工作的综合性决定其人际关系的复杂性 (4) 1.3.2 秘书工作的辅助性决定其人际关系的层次性 (4) 1.3.3 秘书人际关系效率决定组织运行绩效 (5) 二、秘书人际关系的结构特征及处理的艺术性 (5) 2.1 秘书人际关系的层次结构特征 (5) 2.1.1 秘书人际关系的层次特点 (5) 2.1.2 秘书人际关系的实践原则 (6) 2.2 秘书人际关系处理的艺术性 (7) 2.2.1 与上级领导人际关系的艺术性 (7) 2.2.2 与平级同事人际关系的艺术性 (8) 2.2.3 与下级下属人际关系的艺术性 (8) 三、构建秘书良好人际关系的策略 (9) 3.1交集效应策略 (9) 3.2有限开放策略 (9) 3.3换位思考策略 (9) 3.4善做听众策略 (10) 3.5真诚赞美策略 (11) 3.6沉着冷静策略 (11) 四、结束语 (12) 【参考文献】 (12)

秘书信息工作注意事项

秘书信息工作注意事项 秘书工作是一门艺术,要做好秘书工作必须注意信息等方面的事项,下面WTT小编给大家介绍关秘书信息工作注意事项于的相关资料,希望对您有所帮助。 秘书信息工作注意事项 一、要在领导的视线范围内,不要让领导在需要时看不到秘书, 当好秘书的注意事项 。注意观察领导的眼神、手势地,在大场合要反应灵敏,行动迅捷。 二、落落大方,不卑不亢,可以点头,不要哈腰。做到热情有度,稳健为本。太过于热情,有时会损害领导形象。 三、要掌握分寸。如领导上主席台不需要搀扶,否则别人以为领导身体不好或者太年迈、给本校领导特别是自己人开车门不需要用手遮挡,递茶送水经先宾后主。 四、要做到心中有数。比如跟谁做什么事情,对象是什么,程序是什么,内容是什么,不能一问三不知,适当的地方要给领导提个醒。比如领导的发言稿件等有关材料要随时准备一份,对领导活动情况。 五、要注重仪表,大方得体。 不好的秘书的表现:

一、喧宾夺主,爱插话; 二、勉强安排领导:比如抢着帮助领导拎包;安排座位; 三、热情过度;爱跟领导争论,以显学识; 四、爱自作主张; 五、不了解情况,不积极主动,被动应付; 六、领导交待事情忘了,办完的事情不反馈,没交待的事情反而自作主张给办了; 七、报喜不报忧; 八、评论领导; 九、口风不严; 十、窥视心理强; 十一、有太强烈的优越感和神秘感。 见面与问侯礼仪中注意事项 1、请勿直呼其名 2、介绍时提供的信息应适当 3、介绍出现失误时仍应沉着应付 4、自我介绍 名片设计与名片接递方法 1、名片是让新结识的朋友记住你的姓名、地址和电话号码等的一种有效办法。 2、一张形象、效果俱佳的名片通常包括以下几项内容:

浅谈秘书应具备的素质和修养

浅谈秘书应具备的素质和修养 论文摘要:秘书是领导人的智囊和助手。他辅助领导人从事各项管理工作,负有参政设谋、承上启下、协调服务、调查研究、信息督查等重大责任。秘书素质与修养的强弱直接关系到工作质量与效率的高低,关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。本文从秘书应具备的品德、知识、能力、心理、政治和作风素养等方面予以阐述,并就提高素养的方法和途经进行了探讨。 关键词:素质与修养参谋协调服务 今天人们谈到秘书,往往与文牍、领导的助手、智囊、参谋等联系在一起,有的联系得更广泛一些。因此,秘书素质的强弱直接关系到工作质量与效率的高低,关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。因此,秘书人员必须具备较高的政治、思想、品德、智能、身心等方面的素质。但仅有其基本素质显然是不行的,欲达到完成秘书使命的优化标准,还应有自己特殊的知识素养、品德素养、作风素养方面的要求。知识素养、能力素养、心理素养好不好,是一个秘书称职不称职的问题;品德修养、政治修养、作风修养好不好,是一个秘书合格不合格的问题。因此,秘书要自觉地、全面地加强这六个方面的素养,努力把自己造就成为德才兼备、既合格又称职的国家特殊岗位上的工作人员。 一、品德素养

“德才兼备,以德为重”。一个秘书人员,若不能把“德”放在首位,即使有“满腹经纶”,也不能算是一个合格的秘书。秘书工作处于领导机关的纽带的地位,秘书人员的言行举止,往往直接影响领导机关的形象和威信,影响领导工作的正常运转。秘书要不为名,不为利,任劳任怨,甘当无名英雄,没有一个全心全意为人民服务的心是不行的。特别是当前秘书人员物质待遇相对社会上一些行业、一些人员普遍差距较大而工作往往“出力不讨好”的情况下,在国内外环境错综复杂多变的形势下,没有“富贵不淫,贫贱不移”,“宁公而贫,不私而富”,“君子修道重德,不为困而改节”的思想品德,廉洁奉公、勤政为民、艰苦奋斗、一尘不染的政治本色,忍辱负重、任劳任怨的工作态度,是干不好秘书工作的。秘书应注重养成良好的品德素养。一是正气。保持正气,就是善与恶、正与邪、美与丑等对立的道德观念之间的尖锐斗争。秘书是为领导服务,要尊重领导,只可以向领导献策,不要妄想改变领导意图。但是,服从不等于盲从,要有原则地协助、服务领导。领导出现错误,在适当场合时,要直言敢谏,阐明自己的观点,为领导拾遗补漏。另外,秘书总是围绕着领导工作,在领导面前,对一个人的评价,一言一行都会影响其地位的升降,甚至前途命运,因此,秘书的嘴巴必须谨慎,不能因为对某人偏见而“公报私仇”。二是朴实。秘书工作的性质需要秘书必备的一种修养。实践表明,交际轻浮,夸夸其谈,是秘书修养的大忌。秘书工作繁琐,需要秘书沉着稳重、踏踏实实、认真负责,才能出色地完成任务。另外,秘书为领导服务,也是为人民服务的公仆,因此,秘书的工作对象一方面是领导,另一方面是群众,在尊重领导的同时,还必须尊重群

秘书与人际关系

四川师范大学本科毕业论文 秘书与人际关系 作者谢冰梅 院系文理学院 专业汉语言文学(涉外文秘方向)年级 2007 级 学号 200710045140 指导老师肖燕(讲师)

秘书与人际关系 学生:谢冰梅老师:肖燕(讲师) 内容摘要:随着社会的发展,人际关系这一说法逐步被人们所接受,人际关系越来越朝向理论化系统化的方向发展,现在的人也就越来越重视人际关系的建立和维持。 人际关系对于一个人的工作和生活都有非常重要的作用,毕竟,人是社会性的动物,社会是需要交流的,有人的地方,就有人际关系。 而秘书是一份非常常见的工作,不管是企事业单位还是政府党委机关,或是各种公司等等,哪里都有秘书的身影。 要想做好秘书的工作,秘书的人际关系有着非常重要的地位。秘书要跟领导交际、跟办公室的同事交际、跟所有与工作相关的人交际,秘书的工作与他的人际关系密不可分。 掌握建立和维持人际关系的方法,是现在的人所重视的。作为秘书,更应该重视人际关系。 关键词:人际关系秘书原则技巧 Secretary and Relationships Abstract : With the development of society , the statement of relationships has been accepted . Relationships are developing toward to systematization and theorization . And now , more and more person pay attention to building and keeping relationships themselves . Relationships is very important with one's work and life . We human beings are social organisms . Where there are human beings , where there are relationships . The secretary is a common work . It is been seen in every government organs , the party committee , the company and so on . To be a good secretary , the relationships of secretary is very important . The secretary will be connected with the leadership, the office colleagues, and all relevant people in society. Secretarial work and his relationships are inseparable. To building and keeping the relationships must be attention to grasp the skills . As a secretary, should pay more attention to . Key words: relationships secretary principle skills

秘书信息工作案例文档4篇

秘书信息工作案例文档4篇Secretary information work case document 编订:JinTai College

秘书信息工作案例文档4篇 小泰温馨提示:本文档根据秘书工作核心思路展开,具有实践指导意义,适用于文秘工作组织或个人。便于学习和使用,本文下载后内容可随意修改调整修改及打印。 本文简要目录如下:【下载该文档后使用Word打开,按住键盘Ctrl键且鼠标单击目录内容即可跳转到对应篇章】 1、篇章1:秘书信息工作案例文档 2、篇章2:秘书接待礼仪案例文档 3、篇章3:秘书接待礼仪案例文档 4、篇章4:秘书接待礼仪案例文档 秘书信息工作与档案管理的案例分析题你知道怎么做吗?下面小泰给大家介绍关于秘书信息工作案例的相关资料,希望对您有所帮助。 篇章1:秘书信息工作案例文档 1.档案的价值? 思考并讨论,在该案例中小林、老师、科长分别采用了何种信息传递方式? 2.为什么企业能在短期内完成电动客车改造任务? 什么他们会选择该种方式?

答:(1)对于企业来说,档案有两方面的价值 答:小林向某大学技术开发公司发出了函电,请求给予 技术咨询,采用了电信传递方式,老师为工厂查阅了国内外有关资料和专利,并复印成册寄到该厂,采用 一、凭证价值 了文字传递的方式,生产科长在厂长办公会上,向与会 者详细汇报了该产品的性能档案是历史的真凭实据。从档案的形成看,它是由形成者当时、当地、当事直和发展前景.并提 供了某大学开发公司查阅的有关资料,采用的语言传递与文字传接使用的文件材料转化而来的,是未经任何改动的原件,是令人信服的历史证据。 从档案自身特点看,它记录了形成者留下的历史真迹, 是确凿无疑的原始文件和历语言传递是将信息转化为语言传递给信息接受者,如对话、座谈、会议、提出史凭证,可以成为查考、研究、争辩、护权和处理问题的时具有法律效力的依据。 二、参考价值 档案反映企业管理实践活动的正反两面的教训,可为后 人提供广泛的借鉴。它对于企业查考既往实践、探索事物的过

论秘书如何处理人际关系

论秘书如何处理人际关系 秘书处理人际关系的原则 第一,党性原则。坚持党性原则,是秘书正确处理人际关系应遵循的最基本的原则。不论与谁交往,也不论交往的情感层次和程度 如何,都要与党的利益、人民群众的利益一致。具体地说:一要守法 守纪,要将自己的情感交流约束在国家法律法规和党的现行政策范 围之内,二要秉公,不能为达到个人目的而损害群众利益和整体利益,更不能打着组织或领导的招牌与他人搞不正当的权钱交易,三 要对错误的作法、无理的要求不盲从不听之任之,也不一味迁就, 而要敢于劝阻和抵制,敢于进行说服、批评和教育。 第二,目标方向性原则。秘书的人际关系,除了个人文往的以外,一般都是具有目的性的,即以履行职贵为前提,协调人与人之间的 关系,形成感情上的共识。因此,秘书在处理与他人的关系中,要 以这一目标为指导,通过心灵的沟通、感情的交流,达到彼此相互 了解、信任,然后取得真诚的合作与支持,从而实现既定目标。 第三,平等的原则。秘书在领导身边工作,为领导直接服务,往往会使人产生优越感和荣粗感。秘书在处理与他人的关系时,不管 自己服务的对象职位多高、权力多大,作为秘书本身都不能以此作 为自己的身价。在行使秘书的职责和与他人交往时,不能居高临下、盛气凌人,也不能指手划脚,强行让人按自己的意志办,而必须是 同志式的平等关系.这样,才能消除对方的戒备心理,增强彼此间的 亲切、亲近感,从而形成和谐融洽的朋友关系。 第四,真诚的原则。真诚是打开心灵的钥匙.由于秘书处于特殊 的工作环境,往往给人以深不可测的感觉,这就为感情交流披上了 一层面纱、要获得人们的了解信任,就必须揭开这层面纱,坦诚待人,切忌虚伪、轻浮。

对秘书工作发展的认识有哪些

对秘书工作发展的认识有哪些 秘书的工作是需要很高的智商和情商的,要有洞察世事的能力,以及较高的人际交往水平。你对秘书这一职业有什么认识吗?下面是为你整理的对秘书工作发展的认识,希望对你有用! 一、秘书工作的定位秘书是领导者的综合辅助人员,负责沟通信息、辅助决策、综合协调、会议、草拟文件、时间管理等主要职能。秘书既是管理人员,也是业务人员。秘书工作的主要目的是为领导者提供及时、真实、准确的信息,让领导者的决策依据更为充分、科学, 并推动决策有效地落实。 秘书工作,是秘书群体围绕领导者进行管理过程中所开展的一系列辅助性和服务性的工作。 二、对秘书的要求 秘书工作的特殊性要求秘书一定要有过硬的文化素养和较高的工作能力。首先,作为领导的秘书,应该稳重干练,坚持正确的政治方向。一个秘书要有清醒的政治头脑,在重大原则和大是大非面前不能糊涂,不能人云亦云,更不能见风使舵,左右摇摆,随随便便发表议论。《省委书记》一书中为我们展示了一位年轻秘书,郭立明,在一念之间的失误,使他的前途毁于一旦,因为省委副书记宋海峰帮他给父母找到房子,所以他与宋海峰走的较近,后来宋海峰出事他也被牵连了。本来这位秘书也是很认真负责的,他有一本很厚的工作日记,记录贡开宸书记

的每一点活动。但就因为没有把持住自己,以贡开宸的名义替宋海峰传话,违反了组织纪律,而受到了惩罚。 其次,作为领导的秘书,要想领导所未想,时刻替领导着想,保持清醒的头脑。《省委书记》中还有一位优秀的秘书;;焦来年。他不仅成熟稳重,还把与贡开宸有关的事情都记得清清楚楚。比如有一次贡书记自己都忘记了“ 11;14 ”家庭聚会,但焦来年却记得,并且为之做了准备。还有一次贡书记在办公室想事情,焦来年就一直等着,因为他明白贡书记的心思,他预料到贡书记会有事要他去办。 第三,作为一个秘书,要知道什么该说,什么不该说,要严格遵守保密性原则。由于秘书往往跟领导走得很近,不仅在许多方面直接参与领导决策,而且还掌握着包括领导个人隐私的一些鲜为人知的秘密。所以,秘书在公共场合活动时要注意内外有别、把握分寸,对什么该说什么不该说,必须心中有数,不能为了哗众取宠、一时兴起而口无遮拦。否则,不仅会泄露一些工作秘密,而且还可能损害领导者的形象,于工作、于己都不利。郭立明之所以被免去秘书的职务就因为他没有坚持原则,因为一点小恩小惠就立场不坚定了,所以他不能成为一名优秀的秘书。因此作为一个秘书,要经得住考验,纯净自己的心灵,端正自己的人生观与价值观。 第四,作为一个秘书,要具备良好的人际关系和协调能力。秘书每天都要和上司、同事、来宾、部门等接触和打交道,因此必须乐业敬群,以优雅的举止谈吐和高素质的涵养创造良好的人际关系,从这个意义上说,秘书应当是一位出色的公关人员。特别是和领导的相处

浅谈秘书工作中人际关系的协调艺术

毕业论文题目浅谈秘书工作中人际关系的协调艺术 系部商学院商务与旅游管理系 年级二〇一七级 专业文秘 学生姓名 * * 学号 1004053225 指导老师 *** 职称讲师 二 O 一 * 年六月

目录 摘要 (1) 关键词 (1) 一、秘书人际关系概述 (1) (一)秘书和人际关系 (1) (二)秘书人际交往的特点 (2) 二、协调秘书工作中人际关系的重要性 (3) (一)有利于提高秘书的工作效率 (3) (二)有利于秘书扩大视野,收集情报 (4) 三、秘书工作中人际关系易出现的问题 (4) (一)与人交往时心态缺陷 (4) (二)人际交往中易错位 (4) (三)协调人际关系中易做不受欢迎的小人 (5) (四)沟通方式不当造成障碍 (5) (五)与异性领导间距离不当 (5) (六)拉帮结派,互相攀比 (5) 四、秘书工作中人际关系的协调艺术 (5) (一)秘书工作中协调人际关系的基本原则 (5) (二)秘书工作中各种人际关系的协调艺术 (7) (三)协调秘书工作中人际关系的注意事项 (10) 结论 (11) 参考文献 (12)

浅谈秘书工作中人际关系的协调艺术 【摘要】当今社会的高速发展使秘书这个职业在企业中的作用愈发重要。秘书作为一个重要的枢纽,是上下级之间、领导与员工之间、企业与企业之间的沟通桥梁。由于秘书地位的特殊性,协调人际关系成为秘书日常工作中的一项重要内容。现在许多秘书人员因处理不好人际关系而进入误区,影响工作。本文通过描绘秘书人际关系的特点,阐述秘书人际关系的重要性,结合秘书工作中人际关系易出现的问题,阐明了秘书人际关系的协调艺术。学会协调工作中的人际关系,才能更好的完成工作,实现自身的价值,提高凝聚力。 【关键词】秘书;人际关系;协调 随着社会的发展,人与人之间的关系变得越来越复杂和微妙,而现代秘书工作在工作中的枢纽地位,决定了现代秘书的复杂的多层次、多角度的人际关系。因此,现代社会中秘书处理人际关系对于做好秘书工作来说也日益重要;为此,文章从人际关系的定义、特征,从而引申出秘书在实际工作中处理人际关系的重要性,论述了秘书作为领导的参谋和助手,如何协调好上下级的人际交往。 一、秘书人际关系概述 (一)秘书和人际关系 秘书是一个富有挑战的职业,作为一名秘书人员,要想在人群中脱颖而出,出类拔萃,就必须以积极进取的心态来迎接一切。因此,秘书在不断扩充理论、应用知识、技能以及提高各种办事能力的同时,必须协调好与领导、同事、外界之间的关系。在协调人际关系时还应遵循一定的原则与方法,以便协调各方面的人际关系,建立和谐的人际关系氛围,为顺利完成各项工作创造必要的条件。只有这样,才能实现自身价值,增强凝聚力。 秘书的活动正常以人为主要活动对象,脱离了人,秘书活动便失去了实际的价值与意义。人际关系协调得好坏,直接影响秘书工作的质量和效率,同时也影响秘书自身的心理健康。因此,秘书要建立起和谐、融洽的工作环境和氛围,履行好自己的工作职责,实现自己的工作目标,不仅应懂得创造和谐人际关系的重要性,更要掌握协调人际关系的艺术和技巧。 1

秘书信息工作:秘书信息工作的基本要求

秘书信息工作的基本要求就是“准确、及时、全面、适用”八个字。1、准确即信息的内容要准确无误,真实可靠。准确是信息的生命,是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠、真实,处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性相统一。如实反映情况,才能保证各级领导机关及决策者依据真实的、准确的信息作出恰当的判断和科学决策。如果信息不准,必然会给领导工作造成失误。因此,准确,应是秘书信息工作的灵魂。2、及时即信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速,讲究时效。社会主义市场经济对秘书工作的时效性提出了更高的要求,不仅传递要快,而且收集、加工、检索、输出都要高速度。信息处理不及时,就会失去信息的价值,甚至造成严重的损失。3、全面即信息的收集和处理要注意广泛性,真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况,才能使各级领导根据各方面的信息,权衡利弊,择善而从,作出正确的判断和决策。4、适用此项要求包含以下三方面的内容:(1)要服务于中心工作。就是说要弄清本地区本部门本单位的工作进展情况和急需解决的问题;要及时摸清领导者的思想脉搏,做到心中有数;要突出重点,帮助领导者集中主要精力考虑重点问题,同时兼顾一般,以免发生不应有的疏漏。(2)要根据不同领导机关和领导者的不同要求提供信息。除一些需要共同重视的信息以外,本级领导机关所需要的信息,并不一定都是上级或下级领导所需要的信息;别的部门所需要的信息,不一定为本部门领导者所需要。一条有价值的信息对于不同层次不同部门的领导者,其参考价值并不相同。秘书人员必须注意研究不同层次的领导者和服务对象的不同要求,在信息的投向上有针对性,区别对待,注意适用对路。(3)要特别注意,只要是新发生的带有重要动向的性、导向性、苗头性、政策性、突发性的问题,就应该及时采报。要防止把按需要采报歪曲成为“按胃口喂报”。

论秘书工作与人际关系2同名21224.doc

论秘书工作与人际关系2同名21224

论秘书工作与人际关系 秘书对上要处理好与领导的关系,对下要处理好与下级的关系,对内要处理好与同事的关系,对外要与各种机构、各类人员等打交道。从秘书的职能来看,无论是办文、办会、办事还是辅助决策、协调关系,都对秘书人际关系的处理能力提出了要求。美国着名的成功学大师,戴尔·卡耐基曾经说过这样的话:“一个人事业上的成功,只有15%是依赖于他的专业知识和技能,而85%则是依靠他的人际关系和处世能力”1;台湾的石咏琦在《谈天才秘书》一书中认为,对秘书来说“个性重于技能,经验重于学历”,她说:“秘书的成败往往不是效率第一,而是人缘第一。”从一定意义上讲,秘书人员的人际关系直接影响着办公室工作的氛围与工作效果。正确认识和理解秘书人际关系的特点,掌握处理人际关系的原则和技巧,对于在相对复杂的社会以及办公室这个较为特殊的环境里工作的秘书来说是一个急需解答的大的课题,本文主要从此角度, 探讨秘书工作者应怎样把握在人际关系交往方面的基本原则与技巧,切实提高自己处理人际关系的能力。 一、秘书工作中人际关系的特点及其重要性 人际关系是属于社会心理学的一个范畴, 主要指个人在社会实践中形成的人与人之间的相互作用和相互影响。其涵盖面包括个人在生活、生产及其他在社会活动中形成的一切人与人之间的关系2。作为秘书,要在工作当中协调好人际关系,首先要做到的是正确地认识人际关系的特点。 (一)秘书人际关系的特点 秘书工作的内容决定了秘书人员几乎每天都要与不同层次的各类人员打交道,秘书的工作中人际交往是必不可少的重要环节,在一个组织或团体中,秘书部门既是信息中心,又是接待中心。秘书人员既是信息的收集、产生、发送者,又是单位的迎来、送往、联络者,秘书部门和秘书人员的交际范围最广,人际交往频率最高。秘书工作的特殊性也决定了其人际交往的一些特点。 1、人际关系的广泛性 文秘人员的人际交往是开放性、多层次、同时也是全方位的。为了更好的履行自己的职责,。这既包括与领导的交往与联系, 又包括与同事的交往与联系还包括与其他单位、顾客或者是来访者之间的交往与联系。 1岳贤伦.活用人际关系巧办事[M]. 北京科学技术出版社, 2006. 2王文才.浅析秘书人际关系交往的特点及基本原则[N].怀化学院学报,2007,(4)

浅谈对秘书工作的认识

浅谈对秘书工作的认识 通过这一年来对秘书理论与实务课程的学习以及暑假的校内实习,我深深地认识到,秘书工作不单单是收发文件、起草通知、安排日程、打字复印等事务性的简单劳动。秘书工作具有它特殊的灵活性,它有它特有的对从业人员的素质的要求。 一、专业认识 秘书即是为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理综合服务的人员。秘书的工作是需要很高的智商和情商的,要有洞察世事的能力,以及较高的人际交往水平。 二、工作认识 在科学与经济高速发展的今天,信息传播急剧膨胀,社会竞争愈渐激烈,文秘专业在这样的情况下应运而生。文秘作为一种全球性的职业,其工作日趋现代化、科学化和专业化。它在辅助各级领导进行综合管理、树立企业形象、沟通内外关系、处理信息交流等方面发挥着越来越重要的作用。文秘专业需要学生德、智、体、美、劳的全面发展,以便适应社会主义市场经济和现代化建设的需要。 首先作为一名文秘专业的学生首先应该具有扎实的专业基础,这些基础不仅仅是文秘知识,还应该包括外语、经贸、法律以及对秘书工作有帮助的相关知识。同时,作为一名秘书也应该注意信息的收集,所谓信息的收集即为时事新闻、社会动态的收集。另外,秘书还应该具有丰富的社会实践经验。因此在日常的生活学习中我们要注意抓住机会,汲取教训,积累经验,多向老师、同学学习,经常进行经验交流。

随着经济和科技的迅速发展,人们越来越重视工作效率。因此,为了保证较高的工作效率就要求我们的秘书人员熟练的掌握办公自动化知识,熟悉的操作电脑,借助科技来提高我们的工作效率。这是对秘书的基本要求。 对于从事秘书工作的人员来说职业道德素质方面也有较高的要求,秘书人员必须认清自己所处的位置,说话做事,都应以企业利益为先,能够保守企业秘密,并做好自己的本职工作,秘书人员无权决定企业的任何事项,秘书只是信息接受、整理、传递和存储的人员。 在这个信息化的社会,信息的收集尤为重要,特别是文秘人员。一个好的信息收集者能够及时的为领导收集到与公司切身利益相关的信息,这对一个企业的发展起着推波助澜的作用,只有准确及时的掌握信息,公司才能灵活的运转,才能在众多企业中生存并取得好的发展。 其次就是秘书的协调沟通能力,秘书人员每天都要与上司、同事、来宾、部门等接触和打交道,因此必须具有良好地沟通协调能力,以优雅的举止、谈吐和高素质的涵养创造良好的人际关系。从这一方便来说,也就是要求秘书要具有较强的公关能力,做一个出色的公关人员。特别是在和领导的相处中要处理好和领导的关系以及领导和领导之间的关系尊重而不奉承吹捧,主动而不越位脱轨,服从而不盲从附和。 大一暑假我曾在学校院办进行专业课的实习,这次实习经历给我的感触很大,我主要的工作时进行档案的电子档归档管理,我和另一位同学两个人每天都要面对大量的档案,将纸上的信息输入电脑要求我们特别的仔细认真一字不差的输入。除了这份工作外我们还会帮助老师去进行会议服务,每次的会议服务,从会场布置到会后的清理,对我们来说都是一次学习的机会,就拿最简单的拖地来说吧,针对不同的地板我们要用不同的拖把,按照不同的方法和方向进行清理。在发文处理的时候我们要认真清点份

秘书信息工作案例

( 秘书基础) 姓名:____________________ 单位:____________________ 日期:____________________ 编号:YB-BH-025271 秘书信息工作案例Secretary information work case

秘书信息工作案例 秘书信息工作案例 1.档案的价值? 思考并讨论,在该案例中小林、老师、科长分别采用了何种信息传递方式? 2.为什么企业能在短期内完成电动客车改造任务? 什么他们会选择该种方式? 答:(1)对于企业来说,档案有两方面的价值 答:小林向某大学技术开发公司发出了函电,请求给予技术咨询,采用了电信传递方式,老师为工厂查阅了国内外有关资料和专利,并复印成册寄到该厂,采用 一、凭证价值 了文字传递的方式,生产科长在厂长办公会上,向与会者详细汇报了该产品的性能档案是历史的真凭实据。从档案的形成看,它是由形成者当时、当地、当事直和发展前景.并提供了某大学开发公司查阅的有关资料,采用的语言传递与文字传接使用的文件材料转化而来的,是未经任何改动的原件,是令人信服的历史证据。

从档案自身特点看,它记录了形成者留下的历史真迹,是确凿无疑的原始文件和历语言传递是将信息转化为语言传递给信息接受者,如对话、座谈、会议、提出史凭证,可以成为查考、研究、争辩、护权和处理问题的时具有法律效力的依据。 二、参考价值 档案反映企业管理实践活动的正反两面的教训,可为后人提供广泛的借鉴。它对于企业查考既往实践、探索事物的过程及其规律,总结吸取历史的经验教训,开拓创新,是必备的参考材料,具有广泛的情报价值。 (2)地铁总公司的档案部门由于完好地保存了将要改造的电动客车的全部档案资料,因而为技术部门迅速、有效地进行设计改造提供了可靠的信息。经过3年多的努力,完成了42辆车的改造任务,每车节约资金98万元,42辆车共节约资金4116万元。充分体现了档案的参考价值。 从信息意识的角度,谈谈何秘书为何会遇到尴尬,你怎么做? 答:1.所谓信息意识,就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力,是信息工作人员政治素质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决断能力等多种知识和能力的综合反映。 2.此案例中何秘书缺乏信息意识,没有从会议回执中获取到代表们关于住宿的要求信息,只是想当然的按照男女人数,确定了房间的数量,没有收集到代表们的特殊要求,所以才遇到了这样的尴尬。 3.作为秘书人员,要培养自己的信息意识,从相关资料中获取到有用的信息,按照与会人员的要求,合理的安排住宿。 作为秘书人员来说,信息的敏感性并不是天生的,可以通过平时的刻苦训练

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