XXX公司软件过程体系
项目管理规程
编制人：
审核人：
批准人：
XX管理部
目录
1概述 (3)
1.1编制目的 (3)
1.2适用范围 (4)
1.3简介 (4)
2术语及定义 (4)
3方针 (4)
4角色与职责 (4)
5项目管理工作流程 (5)
5.1启动准则 (5)
5.2输入 (5)
5.3流程图 (5)
5.4主要步骤 (6)
5.4.1项目启动过程 (6)
5.4.2项目执行过程 (7)
5.4.3项目规划过程 (8)
5.4.4项目监控过程 (9)
5.4.5项目收尾过程 (13)
5.5输出 (13)
5.6结束准则 (14)
6度量 (14)
7附加说明 (14)
8裁剪说明 (14)
9相关文件 (14)
1概述
1.1编制目的
本规程的目的是描述项目计划制定，根据项目计划对项目进行监督和控制，
并为监督和控制活动的实施提供指导。
1.2适用范围
适用于公司合同项目和自主产品项目。
1.3简介
项目管理包括项目策划和跟踪活动。项目策划目的是为项目实施和项目跟踪监督活动制定一套合理、可行的项目计划；项目跟踪是依据批准后的项目计划跟踪项目执行情况，通过收集工作量、进度和成本等相关度量数据，确定项目执行与计划的偏离程度，根据需要及时更新或变更计划并采取相应的纠正和预防措施。
2术语及定义
●合同项目：公司对外已签订合同的项目，或受股东委托负责实施的
项目（有书面正式的授权书）。
●自主产品：除合同项目以外公司准备推向市场的新产品或升级产品。3方针
●在项目跟踪过程中，若预计项目交付时间与立项时确定的交付时间有偏
差时，项目计划的调整必须报立项审批人审批；
●对于发现的问题，要有专人进行跟踪并直至关闭；
●项目需根据收集的需求和项目特征信息，与组织标准和项目实际情况像
结合进行分析，选择适合项目的生命周期模型
●项目需根据组织生命周期模型和过程裁剪指南来定义项目已定义过程；
●项目已定义过程的确定是基于组织过程性能基线及模型预测的结果，项
目计划值需满足项目目标；
●项目组工作环境需基于组织工作环境标准建立并且及时维护项目工作环
境；
●项目组需根据项目已定义过程、项目计划以及附属计划管理项目；
4角色与职责
1.项目经理
制定和维护项目计划、分解分配任务、跟踪及汇报项目执行进展、分析项目
度量数据、组织里程碑评审。
开展项目量化管理活动，负责项目异常分析以及异常问题的解决策划。
负责定期召开项目例会。
2.项目组员
参与制定项目计划，执行项目经理分配的任务。
市场人员：项目过程中负责与客户进行沟通，监督项目进度。协调和解决项目组与客户之间存在的问题。
配置人员：按《配置管理规程》要求进行项目组的配置管理。
QA人员：参与制订QA审计计划，实施QA审计，并跟踪不符合项直至关闭，在项目执行过程中负责收集度量数据，协助项目经理进行度量数据的分析。
测试人员：根据测试主管要求参与测试计划编写，并执行测试，将测试结果汇报测试主管。
工程实施人员：参与制订项目计划，执行项目经理分配的任务。
3.项目上级主管
评审并批准项目计划和项目计划变更；参与项目里程碑的评审和批准；
参与项目重大异常（超出项目过程性能目标）的审批活动。
5项目管理工作流程
5.1启动准则
完成项目立项审批和可行性调研。
5.2输入
《合同》及附件、组织过程资产。
5.3流程图
《项目集成计划模板》
《项目工作周报模板》
5.4主要步骤
5.4.1项目启动过程
项目任命
业务部门获得项目后，由项目上级主管或事业部负责人任命项目经理以及对
项目的要求、验收标准等相关信息。并填写《项目任务书》（见模板） 制定项目章程
项目章程是正式批准项目的文件，该文件授权项目经理在项目活动中动用组织的资源，项目章程是由项目实施组织外部级别适合的，并为项目出资的一位项目发起人或赞助人发出。项目通常是由项目实施组织外部的行动组织，出于以下一个或多个原因而颁布章程并给予批准的：市场需求、营运需求、客户要求、技术进步等
●项目上级负责人编写项目章程（项目经理配合）。
确定项目范围
项目范围来源于《合同》及其附件，即需要完成的诸种事项。项目过程中的对象是项目及其产品和服务的特征与边界，以及验收与范围控制的方法。编写《项目初步范围说明书》
在需求明确的同时下根据体系的《项目估算指南》对项目范围、工作量、规模、成本等信息通过组织性能模型和组织性能基线进行估算，并填写完整《项目估算表》。
项目经理：组织进行项目初步范围确定。
5.4.2项目执行过程
项目团队组建
组建项目执行团队，以开展项目实施活动。
制定《项目管理手册》
项目经理起草《项目管理手册》，是项目的生存手册，为新加入成员介绍项目背景和提供各种保障内容。包括项目组织框架、项目管理制度、里程碑说明、资源管理、文件管理、问题管理等方面说明。
项目启动大会
宣读《项目管理手册》内容，明确项目管理制度等相关项目管理方面的措施，以及获取项目相关干系人的计划承诺。参加会议成员：人力资源部门、综合部门、项目经理、配置工程师、测试主管、客户、供应商等。会议议程见《项目会议议程》模板。
项目团队建设
在项目实施过程中，要对项目团队进行建设，包括：团队激励、团队知识培训等。
5.4.3项目规划过程
项目规划过程的目的是为项目的研发和管理工作制定合理的行动纲领（即《项目计划》详见《项目计划模板编写指南》），以便所有相关人员按照该计划有条不紊地开展工作。
本过程阐述项目规划过程域的五个主要规程：
定义项目过程
项目根据收集的需求和项目特征信息，与组织标准和项目实际情况像结合进行分析，选择适合项目的生命周期模型，并依据组织定义的软件生命周期模型指南和软件过程裁剪指南以及组织性能基线和性能模型，选择并且组合满足项目性能目标的过程和子过程，并规程出哪些子过程需要进行统计管理控制，一般项目需求、设计、编码和测试阶段需要纳入统计管理子过程，具体由项目在策划阶段进行说明。
项目在立项手续完成后，也有初步策划的动作，定义初步的项目已定义过程，在前期策划中，要求项目必须明确立项至策划阶段的每个任务，策划阶段后的工作活动，只要求做到初步。
项目估计
项目估算是否准确将直接影响《项目进度表》的有效性。项目估计要尽量做到“知己知彼”。“知彼”是指了解产品的需求，“知己”是指了解本项目的实力（即本项目实际能够拥有的经费、人力资源、软件硬件资源、技术水平等）。项目估计的重点内容是“产品范围估计”、“产品规模估计”、“工作量估计”和“成本估计”等。详见《项目估算指南》，并填写《项目估算表》。
制定项目计划
根据项目估计得到的数据，项目规划小组制定《项目集成计划》，项目规划小组由项目经理和核心成员组成。《项目集成计划》的重点内容是“进度计划”、“风险管理计划”、“资源管理计划”、“配置管理计划”、“培训管理计划”等，并将评审后的项目计划纳入配置管理库。
项目集成计划一般包括：
●里程碑计划
●风险计划
●资源计划
●培训计划
●项目干系人介入计划
●沟通计划
●工作环境调查报告
审批项目计划
项目经理组织项目干系人评审《项目集成计划》及从属计划，确保项目计划的合理性、可执行性，并且需要得到客户或公司相关人员的确认。
项目上级主管对《项目集成计划》进行审批，确保其符合公司的开发管理方针和规程、并判断资源投入的合理性。
变更项目计划
详见《变更控制规程》通过变更控制表进行跟踪。
变更的启动条件：项目范围、进度、合同发生变化，变更申请通过审批。
5.4.4项目监控过程
项目监控的目的是通过周期性地跟踪项目计划的各种参数，如进度、工作量、费用、资源、工作成果等，不断地了解项目的进展情况，以便当项目实际进展状况显著偏离计划时能够及时采取纠正措施。
本过程阐述了项目监控过程域的三个主要规程：
项目计划跟踪
项目经理周期性地跟踪项目计划的各种参数，如进度、工作量、费用、资源、工作成果等，从而及时了解项目的实际进展情况，并维护和更新项目相关信息跟踪表。从数据分析角度看，计划是基于估计的，而跟踪则是基于度量的。（项目进度表里体现跟踪）
项目经理负责跟踪项目的总体实施，项目经理协助QA工程师采集相关数据，项目经理负责对采集的数据进行分析。
分析问题
收集和分析问题，当这些问题得不到解决会影响项目目标的达成时，就应采取相应措施来扭转局面。
问题可以通过平时或评审来收集，具体可包括：
●项目实际发生值同项目计划估计值有明显偏离。
●项目实际发生值超出组织性能基线上下限。
●没有兑现的对内或对外的承诺。
●数据在访问权限、收集方式、保密措施上存在问题。
●项目干系人提出问题。
控制偏差
项目经理需要结合《项目集成计划》，将跟踪过程中的数据和项目度量表的项目过程性能目标页中的数据进行对比，分析偏差，如果发现项目进展明显偏离计划基准线，应当及时采取纠正措施，里程碑计划变更需要上级主管审批。
项目经理分析偏差，填写《项目偏差控制报告》，并采取纠正措施，上级主管审批项目计划变更表。
采取纠正措施
对已经发现的问题可采取的措施包括：
●调整工作内容和工作方式
●调整需求
●修改估计值和调整计划
●重新讨论之前达成的承诺
●增加资源
●调整产品研发过程
●滚动更新项目风险记录
把这些措施记录下来，并和相关干系人讨论达成新的共识，并确定要采取的措施。并将实施的过程通过《项目风险管理监控表》、《问题跟踪表》以及《变更控制表》进行跟踪。
管理纠正措施
具体包括：
1、跟踪纠正措施的落实直到问题得到解决；
2、分析纠正措施的结果，看是否达到了预期的效果；
3、记录预期效果和实际情况的偏差；
项目监控过程中应对风险的经验教训和应对措施需记录到《项目风险管理监控表》中。
里程碑评审
里程碑评审是对项目计划时已经拟定的里程碑进行评审，评审时间范围是上个里程碑结束时间点开始至本里程碑活动结束时间点，评审内容主要是指定时间内的所有计划识别的执行活动、跟踪类报告、目标的达成情况回顾与检查，对发现的问题进行探讨和纠正，通常是正式的评审。在项目里程碑结束后，由项目经理发起，项目组成员，项目其它干系人参与。
具体操作包括：
1、介绍里程碑项目工作量和进度情况，并对对本里程碑过程性能目
标达成情况进行总结。
2、评审项目的承诺、计划、状态和风险等情况；
3、对需求跟踪、配置状态、QA审计等情况进行回顾性检查；
4、识别和记录存在的重大问题，以及这些问题可能造成的影响；
5、项目组进行项目风险和问题的总结（已发生风险的应对和跟踪、
预防风险措施、评估风险）。
6、确定要采取的对应措施和决定。
7、跟踪措施的执行，直到问题得以解决。
里程碑评审应该在项目计划中明确识别出来。并且评审完成后编写《里程碑报告》，并将报告发送至项目干系人。
项目绩效汇报
周期性地汇报项目进展情况，
项目经理周期性地总结项目进展情况，撰写《项目工作周报》、《阶段进展报告》、《里程碑报告》并通报给项目干系人。
项目会议
项目会议包括月例会、周例会、阶段性会议以及客户会议。会议召开的频度
由项目经理在项目启动时确定，体现在《项目管理手册》内（原则上周例会每周必须召开，阶段性会议在阶段完成后的第一周内召开。月会每月召开，但一般若和里程碑会议或阶段性会议重叠，则一并召开不需单独进行，如里程碑或阶段跨度超过一个月则月会必须单独召开）。同时会议计划填写在项目计划中的沟通计划内。会议纪要由项目经理指定专人根据组织级模板进行记录，同时保存在配置库和组织过程资产库内。项目管理过程应该在周会，月会以及阶段性的结束会议中对于项目度量方面的改进进行讨论。
周会会议议程：
1、项目负责人介绍本周项目执行情况。
2、项目组成员讨论项目风险（已发生风险的应对和跟踪、预防风险措
施、评估风险）。
3、项目组成员讨论项目裁剪（优先级、过程的不一致性）。
4、项目负责人对项目目标达成情况介绍。（组织基线范围进行讨论，如
超出上下限则需要进行异常数据分析并且在后续工作中进行关注）
5、项目负责人介绍本周的变更审议（需求、时间、资源等）。
6、对QA和CM的整体工作情况介绍。
7、对下周任务的安排和调整。
8、其他问题记录和总结。
月例会会议议程：
1、项目负责人介绍本月项目进展情况。
2、项目组成员进行项目风险讨论（已发生风险的应对和跟踪、预防风险
措施、评估风险）。
3、项目负责人介绍月计划的执行进度（月目标的实现情况）。
4、项目负责人分析实际进度与计划差距（进度的不一致性）。
5、项目组成员讨论项目裁剪、质量、配置等方面问题（优先级、过程的
不一致性）。
6、项目组成员对度量结果和各目标达成情况进行分析和讨论。
7、项目负责人介绍本月的变更审议（需求、时间、资源等）。
8、会议总结。
里程碑会议议程：
1、项目负责人发言。
2、项目负责人介绍本里程碑项目进展情况。
3、项目负责人介绍本里程碑项目工作量和进度情况。
4、项目负责人对本里程碑过程性能目标达成情况进行总结。
5、项目负责人介绍本里程碑的变更审议（需求、时间、资源等）。
6、项目负责人介绍本里程碑的审计发现的不符合项和缺陷。
7、项目组成员进行项目风险和问题的讨论（已发生风险的应对和跟踪、
预防风险措施、评估风险）。
8、会议总结。
5.4.5项目收尾过程
项目结项
参见《项目结项规程》
丰富组织过程资产库
对项目建设前、建设中、建设后的资源进行归档，并积累总结经验。
项目结项后需要把以下工作产品放入组织过程资产库内：
1、项目工作成果文档。
2、项目工作度量值。《项目度量表》
3、项目工作文档化经验。《项目总结报告》
组织过程资产库要求每月进行一次整理和充实新的资料，同时在项目过程中的每个阶段完成后进行。具体方法以及相关说明见《组织过程资产库管理规程》。
组织过程资产库包括：
1、组织过程财富的改进建议、
2、项目的实际过程和产品度量值、文档〈经验总结、计划、培训形式、检
查表及值得推广的过程〉、
3、项目裁剪和实施组织过程标准而产生的新的过程的文档说明。
5.5输出
详见项目流程右侧输出。
5.6结束准则
完成项目中所有计划工作以及合同规定内容。
6度量
项目经理统计工作量。
7附加说明
●对项目规划过程域产生的所有有价值的文档进行配置管理。
●项目集成计划被项目上级主管批准后，代码开发计划、测试计划、QA审
计计划可以同步进行。
●选用合适的软件工具，尽量减少项目规划过程域和项目监控过程域的工
作量。
●对于客户委托开发的项目，客户在项目规划过程域的介入程度视具体情
况而定。
●项目经理根据本项目的特征，确定项目监控的重点，适当修改《项目计
划》、《问题跟踪表》和《项目里程碑报告》的格式。
●项目经理根据本项目的特征，确定“项目跟踪”、“项目里程碑报告”的
频度，例如每周一次或每月一次。
●项目监控过程域和风险管理过程域均由项目经理负责，建议两者同步执
行。
●项目会议（包括月会、周会、里程碑会议等）必须讨论度量、风险、裁剪、
进度、质量保证等相关事宜。
8裁剪说明
里程碑计划变更必须进行严格的变更流程（需要进行变更申请并在变更控制表中进行跟踪），其它计划变更如果不影响里程碑计划则不需要走变更流程。
维护类项目估算可以根据实际情况进行裁剪，只针对工作量进行估算。
各事业部如对过程需要进行裁剪必须得到EPG确认（并在《项目估算表》中由EPG签字确认），并在公司组织过程资产库内进行备份。
9相关文件
相关规程指南：
《项目估算指南》
《风险管理规程》
《项目结项规程》
相关操作手册和模板：
《项目章程》模板
《项目初步范围说明书》模板
《项目集成计划》模板
《项目进度表》模板
《问题跟踪表》模板
《项目周报》模板
《项目里程碑报告》模板
《项目估算表》模板
《变更控制表》模板
公司文件档案管理制度 1 产生目的 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计等工作，特制定本制度。 2 适用范围 适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。 3 正文 3.1 文件资料的收集 3.1.1 收集范围 凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、电报、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体包括以下各项： 3.1.1.1 上级来文 （1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件； （2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料。 3.1.1.2公司文件材料 （1）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件和领导的讲话稿等； （2）公司发布（包括转发）的各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；（3）公司的请示与上级批复文件，下级单位的请示与公司的批复文件； （4）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告； （5）反映公司业务活动和科学技术管理的专业文件材料； （6）公司检查下级单位工作，调查研究形成的重要文件材料； （7）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料； （8）公司党、团和内部组织机构在工作中形成的重要文件材料； （9）公司领导人在公务活动中形成的重要信件、电报、电话记录；从外单位带回公司有关的未经文书处理登记的文件材料； （10）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料； （11）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料；（12）公司的历史沿革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料； （13）公司制定的工作条例、章程、制度等文件材料； （14）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、退职、退休等工作及干部奖惩等文件材料； （15）公司员工转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根； （16）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册； （17）公司编印刊物的定稿和印本、编辑出版物的定稿样本；
**公司用章及合同管理制度 第1章总则 第1条为明确公司合同审批权限，规范公司合同订立行为，加强对合同使用、制度的监督，防范和降低因合同的签订给公司带来的风险，规范公司合同制定行为，加强对公司印章的管理，规范公司印章的使用及保管，特制定本制度。 第2条规范公司合同的拟定、审批及签章工作，以符合《中华人民共和国公司法》和《中华人民共和国合同法》等法律法规及规范性文件有关规定，确保合同的顺利履行，维护公司的合法权益。 第3条本制度适用于公司各类格式合同、部门合同文本的制定，以及对业务经办人员与合同对方拟定的合同的会审。本制度适用于公司合同专用章、公章、法人章、财务专用章的使用、保管等。 第4条本制度所称会审，指合同在拟稿以后、正式生效之前，由合同关键条款涉及的其他专业部门（如技术、财务、审计等相关部门）会同公司行政人事部对合同文本进行审核。 第5条为监督合同的有效履行，及早发现违约情况，避免或减少因违约或纠纷给公司带来的损失，保障本公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及公司相关规定，制定本制度。 第6条本制度适用于公司所有合同违约及纠纷情况的处理。 第2章合同授权与审批 第9条本制度所称合同指公司与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。 第10条本制度适用于公司所有的书面合同审批，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称的规范性文件的审批。 第11条本制度中所称部门指代表公司洽谈、签订合同的各业务、职能部门。 第12条本制度中所称业务经办人是合同谈判、签订及履行的第一责任人，并有责任保证合同最终文本与经各级审批后的合同文本在条款内容上的一致性。 第13条合同的主体 1.订立合同的主体必须是公司，其他部门不得以部门名义擅自签订合同； 2.订立合同前，应当针对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的合同； 3.公司一般不与自然人签订合同，确有必要签订合同，应经公司总经理同意。 第14条合同应采用书面形式，紧急情况经公司总经理临时授权时达成的口头协议，事后应补办书面形式的合同文本。 第15条合同对方当事人权利、义务的规定必须明确、具体、文字表达要清楚、准确。合同内容应注意的主要问题是： 1．部首部分，注意写明供需双方的全称、联系方式和法定办公地点； 2．正文部分，注意：标的物品名称应具体写明牌号、商标、生产厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；技术质量要求要明确、具体；数量要明确计量单位、计量方法、正负尾差、合理称差及自然损耗率等；运输方式及运费负责应具体明确；交（提）货期限、地点及验收方法应明确；价金必须执行现行的国家定价或国家指导价、市场调节价；违约责任有法定违约金的按规定写明，法律没规定或规定不具体的，应具体写明约定的违约金数额、比例及计算方法；合同终止条件；专用合同约定的其他必要条款； 3．签订合同，除合同履行地在我主所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在区、县
公司档案管理制度及流程 (最新) 一、目的 加强档案管理,规范公司档案的收集、归档程序和方法,确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。 二、适用范围 适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。 三、职责 (一)办公室： 1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作,并负责督促指导部门档案管理。 2.建立健全公司档案管理制度,指导、监督和检查执行情况； 3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料； 4.负责公司档案的利用和销毁管理,监控档案利用和销毁的全过程,确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。 5.提高档案信息的利用效率,促进信息传递和沟通； 6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。 (二)其他各部门相关人员： 1.负责在工作变动时,做好或协助移交工作,并及时通知办公室； 2.定期向办公室移交本部门档案； 3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档； 4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料； 四、工作程序 (一)档案资料的收集 1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。 2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的,各部门分别进行整理,并编制《移交目录》每月向办公 室移交。 3.档案资料的日常管理： ⑴公司的电子文件,应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。 ⑵文件资料、合同要科学排列,按编号顺序存放于文件盒内,并加以标识,整齐排放在档案柜中。 4.档案借阅： ⑴借阅档案要履行借阅手续,填写《档案借阅登记表》,有部门经理签字同意后,经办公室主任核查后方可借出； ⑵档案外借一般只借复印件,需借原件者须经总经理批准,借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应立即报告直接上级； ⑶借阅档案用完后,应及时送还,如超过借阅时间,须重新办理手续； ⑷借档人必须爱护档案,不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏； 5.档案销毁： ⑴对已失去利用价值的档案,销毁时,必须写申请销毁报告,编制销毁目录,报办公室主任鉴定,最后报总经理的批准,方可销毁。 ⑵执行销毁任务时,必须由办公室主任监销,监销人不得少于二人,并在销毁目录上签字。最后,把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件,一并存档永久保存。 (二)档案管理细则 1.档案资料的归档范围： ⑴公司对外发出的公文,如给政府的请示报告类公文等； ⑵公司收到的公文,如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、
XXXXX公司合同管理办法 第一章总则 第二章合同管理机构、人员及其职责 第三章合同的签署 第四章合同的履行 第五章合同的变更和解除 第六章合同纠纷的处理 第七章合同档案的保管 第八章合同管理信息化 第九章检查与考核 第十章附则 第一章总则 第一条为规范和加强公司的合同管理工作，预防和及时解决合同纠纷，有效控制和防范法律风险，提高公司依法治企的管理水平，根据《中华人民共和国合同法》及有关规定，结合公司施工生产实际，特制定本办法。 第二条本办法所称合同，是指公司在施工生产活动中，以公司名义与自然人、法人及其他组织之间签订的各类合同或协议，包括经济合同、技术合同、涉外合同、招标投标文件等。合同一律采用书面形式，即时清结者除外。 劳动合同管理另行制定。 第三条本办法所称合同管理，是指对公司及所属各单位、直属项目部、公司本部各部门（以下简称各部门）对外签订的合同进行审查、监督和管理。包括合同立项、合同谈判、合同起草、合同审查会签、合同
签署、合同履行、合同变更及解除、合同纠纷处理、合同归档、合同备案及其他与合同相关的事项进行全过程的管理，实行责任把关，最大程度防范和控制合同风险。 第二章合同管理机构、人员及职责 第四条合同管理实行公司分管领导主管、法律事务室统管、各部门分管、合同承办人专管的合同分级管理制度。 法律事务室为公司合同归口管理机构，合同承办部门、财务部门、审计部门及其他相关部门按各自职责管理合同，并建立健全相关机制。 第五条公司法律事务室履行以下管理职责： （一）贯彻实施《合同法》及相关法律法规，普及合同管理法律知识，建立和健全合同管理制度； （二）参与公司重大合同的可行性研究、谈判工作； （三）负责对合同的合法性、严密性和可行性进行审查； （四）监督、检查合同履行情况，及时发现并协助有关部门解决合同履行过程中出现的问题； （五）审查制作授权委托书； （六）协助合同争议的解决； （七）负责（或协助有关部门）制订、修改、发布并指导适用合同示范文本； （八）组织对合同管理人员及合同承办人员的法律知识培训和考核； （九）建立健全合同台帐管理，对合同文本（包括协议书、有关电报、图表、信函等）进行登记、备案和汇总统计； （十）负责同XXXXXX公司合同管理部门进行业务联系；
公司文书档案管理办法(6) 公司文书档案管理办法(六) 1 总则 为进一步加强文书档案的管理，规范文书档案的收集、归档、整理、保管、鉴定、销毁、统计、检查、利用、借阅及立卷归档等工作相关程序，特制定本管理标准。 2 适用范围 本标准适用于公司文书档案管理。 3 术语和定义 文书档案：是指机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议纪录、计划和总结等。 4 管理职责 4.1文书档案室管理部门为公司办公室，具体由公司办公室文秘科负责，并接受市主管机关业务指导。 4.2.负责公司党政文书，声像档案的保管。为公司生产、经营及各项工作提供文档信息资料。以党政机要文件保管为重点，同时保证文书档案的完整、保密和安全。 4.3负责文档的收集、整理、保管、签定和统计。 5 管理活动、程序及要求 5.1.文书档案收集 5.1.1文书档案收集的范围 5.1.1.1上级来文及资料。 5.1.1.2公司文件。 5.1.1.3公司历史档案。 5.1.1.4已撤消旧机构的档案。 5.1.1.5上级领导来公司检查工作及活动的音像资料。
5.1.1.6公司荣获的各项荣誉称号、奖牌、奖状、奖旗等资料和照片。 5.1.1.7公司发生的重大事件及各项重要活动的音像资料。 5.1.2文书档案的收集 5.1.2.1按照文书档案收集范围，收集与所保管档案有关的资料。 5.1.2.2交接档案的当事人在接收档案时根据移交目录清点核对，并由交接双方在目录上签字或盖章。 5.1.2.3各部门交文书档案室的文档需符合文书档案工作要求，并由各部门主管领导审核、签字后方可交接。不符合归档要求的，文书档案室有权拒收。 5.2.立卷与归档 5.2.1文件的立卷归档工作由公司办文秘科负责，具体工作按文档管理和上级业务规定执行。 5.2.2需归档的音像档案，要认真填写说明，编号登记。每半年对文档重新整理，时间在每年的1月份和7月份。 5.3文书档案的整理和保管 5.3.1文书档案以卷宗为单位进行分类、排列;涉密文件按涉密级别分类，单独保管。 5.3.2文书档案室在收集零散文件时，要认真区分，依照分类进行立卷。 5.3.3文书档案发现文件破损要及时修复或复制。 5.4.文书档案的统计和检查 5.4.1文书档案室要设立文书档案登记簿，档案的借阅、返还及时登记、注销，对档案的收进及提出情况进行数量统计。 5.4.2文书档案室对所保管的档案每年进行一次全面检查，遇到特殊情况及时检查，并及时上报检查结果。 5.4.3负责保管文书档案的人员调动工作时要办理移交手续。 5.5.文书档案的利用和借阅 5.5.1文书档案室所保管的档案，原则上一律在阅文室调阅，需要查阅档案时，由借阅
关于进一步规范公司合同管理工作的 通知 公司各部门： 为进一步规范合同管理工作，避免和减少因合同管理不当造成的不必要损失。根据国家相关法律、法规，结合本公司实际，经公司研究决定对合同管理的有关事项通知如下： 一、根据《中华人民共和国合同法》相关规定，本通知所称“合同”不仅包括以书面形式订立的合同，还包括与他人（含法人、其他组织、自然人）发生的存在经济权利义务关系的所有行为。 二、公司所签订合同必须主体合格，标的合法，手续完备，条款齐全，意思表达真实，约定明确，文字清晰，语言规范，无矛盾条款，无空白条款。 三、凡单笔业务金额达二十万元（含）以上或有抵押担保的合同须经办人填写合同审批表，由部门负责人审核、签字，经公司行政办及财务部审核无异议后，报请法定代表人批准，方可加盖合同专用章。单笔业务金额在二十万元以下且无抵押担保的合同，由公司行政办及财务部对合同条款进行审核，无异议后方可加盖合同专用章。 四、公司行政办是合同管理的归口部门，印鉴管理工作实行
专人负责制，若出现印鉴管理人员不在岗的情况，则任何人不得私自取用印鉴，特殊情况须报请公司法定代表人批准。 五、如需借用公司合同专用章外出，经办人员须获取公司法定代表人签定的《用章申请表》和书面授权书，并将拟签订的合同交由公司行政办复印留底后方可办理借用登记手续，委托代理人在签订合同时，不得超越委托书的权限范围。如在合同签订过程中出现合同条款需要改动的情况，则须将改动后的合同相关材料先传真回公司，经公司法定代表人评审同意后，方可签字盖章。 六、合同签订后，经办人员上交合同如与已审核文本相符，相应审核资料按规定归档；如上交合同与已审核文本不符，则按公司规定严格追究相关人员责任。 七、在合同履行过程中，合同对方所开具的发票须先由经办人员审核签字认可，交由财务部审核，并报法定代表人签字同意后方可付款。 八、变更或解除合同须依照合同的订立流程经业务部门、财务部门、行政办等相关职能部门和公司法定代表人审核通过方可办理。我方变更或解除合同的通知或双方的协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章，合同变更后，合同编号不予改变。 九、公司严格执行谁签订的合同，谁负责追踪合同履行情况
附件 4： 文书档案归档范围及保管期限管理规定 （征求意见稿） 1总则 目的 为确保在管理、经营等活动中形成的应当归档保存的文件材料管理的科学性、系统性， 便于提供服务，制定本办法。 适用范围 本办法适用于各单位在行政管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的文件 材料的积累、整理和归档管理。 2术语和符号 文书档案（Archives ） 机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在领导和行政管理等项活动中形成的具有 保存备查价值的文件。 案卷（ File ） 由相互联系的若干文件材料组合而成的档案保管单位。 保管期限（ retention period） 档案部门根据档案鉴定标准，对每个案卷或文件所确定的保存年限。 归档（ filing） 按规定制度整理组卷后的文件并定期向档案部门移交集中的过程。 3基本规定 职责 档案部门负责文书档案的归口管理，对各部门形成的文件材料的收集、整理、立卷和归档工作进行监督、检查和指导，负责文书档案的验收，并对其实行集中统一管理。 各部门负责本部门文件材料的收集、整理和归档、移交工作，并对其完整、准确和系统负责。
凡属归档范围的文件材料，必须按规定整理归档后向档案部门移交，实行集中统一管理， 任何个人和部门不得据为己有或拒绝归档。 保管期限规划原则 第 8 号），文按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令 书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为10 年、 30 年。 4技术内容 归档范围 凡是在管理、生产和经营等活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保 存的文件材料都在归档范围之内。具体见“文书档案归档范围和保管期限表”。 归档文件材料的来源 内部形成的文件材料。 执行、办理的外来文件材料。 所属单位和派出机构（包括境外机构）应报给本单位的文件材料。 引进项目、外购设备等带回的文件材料。 投资的全资、控股、参股企业应向本单位提交的文件材料。 参与的合作项目，合作单位按要求应向本单位提交的文件材料。 归档要求 整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。 归档的文件材料应为原件。特殊情况无原件的可归具有凭证作用的文件材料（文件材料归档后 不得更改）。 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉 译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。 具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。 归档文件的制作和书写材料必须符合耐久性要求。 反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。 两个以上单位合作完成的项目，主办单位保存全套文件，协办单位保存与承担任务相关的正 本文件。 对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。
档案管理制度细则【集团公司档案管理制度】 集团公司档案管理制度一、档案是指公司各项工作中形成的，具有保存价值的各种载体的文件材料。 二、档案应有专人统一管理，维护其完整、准确、系统、安全，并便于集团内共享和方便使用。 三、经营公司行政办为档案的业务主管单位，对档案形成部门进行业务指导和监督检查。 四、处理部门在文件材料办理完毕后，应及时将具有保存价值的文件材料整理、组卷，并向单位档案部门移交。 五、文件材料的归档实行随办随归的办法。 六、档案的保管期限规定为永久、定期两种。凡是反映单位主要职能活动，有长远利用价值的档案，列为永久保存。 七、电子版文件形成后，应制成相应的纸质文件与电子文件一同归档，并保证两者内容、形式的一致。 八、经营公司行政办对营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件及电子版必须统一存档管理，建立借阅登记和张贴存放登记制度。 九、经营公司行政办对员工个人档案必须统一存档管理，如身份证复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的各类奖励等。新员工入职时进行现场复印，每月15日-20日将新员工档案提交集团综合管理部;员工花名册电子版(基础信息，培训信息，养老医保信息)每月的15日-20日将电子版发集团综合管理部(利于保险等增减变动);员工调动时原单位将员工档案交集团综合管理部，由集团综合管理部登记后转移给新单位行政办。 十、为了便捷工作，公司章程、股东会决议、验资报告、审计报告、房租合同等要求同时备份电子版存档。 十一、公司签收的政府职能部门的批复文件，建设过程中的规划、图纸资料，公司下发的文件等必须由行政办保存原件，并完善借阅手续。 十二、集团存档管理内容： 1、营业执照办理或变更; 2、每年的审计报告存档; 3、公司建设过程中政府职能部门或工厂红头文件、批复、图纸等等(原件); 4、各公司的营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等电子版; 5、员工个人档案：身份证复印件，户口本复印件，最高学历复印件，驾照复印件，获得的各类证书复印件，在公司工作期间获得的工厂公司各类奖励证书等。 6、员工花名册电子版(基础信息，培训信息，养老医保信息)十三、经营公司行政办档案管理内容： 1、营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件统一存档管理，必须建立借阅登记和张贴存放登记; 2、员工档案存档(复印件) 3、营业执照、组织代码证、税务登记证、贷款卡等正副本原件，电子版存档; 4、考虑工作便捷，要求将公司章程、股东会决议、验资报告、审计报告、房租合同等，做成电子版存档; 5、员工调动档案：原单位整理封口后交由本人，传递给集团综合管理部，集团登记后转移给新单位行政办。 1
XXXX控股有限公司 合同管理制度 第一章总则 第一条为加强合同管理，杜绝因合同不规范或不合法引起的纠纷，提高经济效益，树立中凯良好的品牌形象，根据《中华人民共和国合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。 第二条公司各部门及下属公司对外签订的各类经济合同一律适用本制度。 第三条合同管理是企业管理的一项重要内容，做好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得都有着积极的意义。本制度规定了各部门及相关人员在签订和履行合同过程中的职责，做到分工明确，各司其职，各负其责。签订合同时，各职能部门应相互协助做好前期准备工作，审核相关材料，规范操作流程，以保证合同的合法性、可行性。 第四条公司法务专员根据公司的授权，全面负责合同管理工作，指导、监督有关部门的合同订立、履行等工作。 第二章合同的拟定 第五条签订经济合同，必须遵守国家的法律、政策及有关规定，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。 第六条订立合同采用书面形式，有关修改合同的文书、传真件等均为合同的组成部分。国家规定采用标准合同文本的则必须采用标准文本。 第七条符合以下情况之一的，应当以书面形式订立经济合同： （一）单笔业务金额达壹万元（含）以上的； （二）有保证、抵押或定金等担保的； （三）我方先予以履行合同的； （四）有封样要求的； （五）合同对方为外地单位的 第八条合同在签订前，合同承办部门应对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和调查核实后，提出承办意见，并将有关真实资料连同合同文本，一并送合同审查机构审查。承办部门应了解和调查核实的情况包括： （一）主体资格的合法性：具有经年检的《企业法人营业执照》或《营业执照》，其核载的内容与实际相符。 （二）欲签订的合同标的应符合当事人经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可、等级、资质证书。 （三）由代理人签订合同的，应出具真实、有效的《法定代表人身份证明书》、《法定代表人
公司档案管理办法 第一条依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，特制订本办法。 第二条公司档案工作的基本原则：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，即公司文书档案由办公室集中统一管理，档案（已交办公室的除外）分别由有关部门管理，以便于及时利用，维护档案的完整与安全。公司各部门在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办单位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。 第三条公司办公室设立专门的档案工作，接受上级部门档案处的业务指导、监督和检查，负责管理公司的文书、科技（部分）档案，其任务是： （1）搜集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案。 （2）积极开展档案的提供、利用工作。 （3）进行档案鉴定。 （4）进行档案统计。 （5）保管部分科技档案。 （6）认真学习《中华人民共和国档案法》有关规定和档案工作理论、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。 第四条归档的文书包括： （1）公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。 （2）公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、
机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）。 （3）公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。 （4）公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。 （5）国际交流和合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料。 （6）公司各部门的发文。 （7）其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。 （8）外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。 第五条归档要求。 （1）归档的文件材料，应按照“自然形成、保持历史联系”的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。 （2）在一卷内要按材料或文件形成的时间，系统地排列。 （3）案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（15 年以上）、短期（15 年以下）三种。 （4）按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。 （5）全部案卷组成后，要对案卷统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。
合同管理制度 一、目的 为规范公司经济合同的管理，防范与控制合同风险，有效维护公司的合法权益，制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、租赁合同、工程施工合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同等。 三、职责 （一）公司总经理负责公司销售、采购合同及其他经济合同的审批； （二）公司企业管理部负责公司各类合同的管理工作，具体职责是： 1、负责除销售、采购合同以外，其他各类合同的谈判工作并根据公司法定代表人的授权签订合同； 2、负责制定销售、采购合同统一文本； 3、负责对合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书的发放和管理； 4、负责各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查； 5、负责经济合同纠纷的处理； 6、负责经济合同的档案管理； 7、负责本制度的监督执行。 四、合同的签订 （一）合同的主体 订立合同的主体必须是公司及所属各公司中具有法人资格，能独立承担民事责任的组织，其他部门、机构、分公司等不得擅自签订合同。 订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。 公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司总经理同意。 （二）合同的形式 订立合同，除即时交割（银货两讫）的简单小额经济事务外，应当采用书面形式。 “书面形式”是指合同书、补充协议、公文信件、数据电文（包括电报、传真、电
子邮件等），除情况紧急或条件限制外，公司一般要求采用正式的合同书形式。 （三）合同的内容 1、当事人的名称、住所：合同抬头、落款、公章以及对方当事人提供的资信情况载明的当事人的名称、住所应保持一致。 2、合同标的：合同标的应具有唯一性、准确性，买卖合同应详细约定规格、型号、商标、产地、等级等内容；服务合同应约定详细的服务内容及要求；对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。 3、数量：合同应采用国家标准的计量单位，一般应约定标的物数量，常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的确定方式（如电报、传真、送货单、发票等）。 4、质量：有国家标准，部门行业标准或企业标准的，应约定所采用标准的代号；化工产品等可以用指标描述的产品应约定主要指标要求（标准已涵盖的除外）；凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品存放地点。 5、价款或报酬：价款或者报酬应在合同中明确，采用折扣形式的应约定合同的实际价款；价款的支付方式如转帐支票、汇票（电汇、票汇、信汇）、托收、信用证、现金等应予以明确；价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在一定条件成就后多少日内支付。 6、履行期限、地点和方式 履行期限应具体明确定，无法约定具体时间的，应在合同中约定履行期间的方式； 合同履行地点应力争作对本方有利的约定，如买卖合同一般约定交货地点为本公司仓库或本公司的住所地；约定具体地名的应明确至市辖区或县一级； 买卖合同在合同中一般应约定交付的手续，即合同履行的标志，如托运单、仓库保管员签单等。 7、合同的担保 合同中对方事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的，应结合具体情况根据《担保法》的要求办理相关手续。 8合同的解释 合同文本中所有文字应具有排它性的解释，对可能引起歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。 9、保密条款 对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密承诺与违反保密承诺时的违约责任。 10、合同联系制度 履行期限长的重大经济合同应当约定合同双方联系制度。 11、违约责任 根据《合同法》作适当约定，注意合同的公平性。 12、解决争议的方式 解决争议的方式可选择仲裁或起诉，选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称，双方
公司文件档案管理规定 This model paper was revised by LINDA on December 15, 2012.
档案管理规定 第一章总则 第一条为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。 第二条本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账 册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形 式的历史记录。 第三条公司及各部门、员工有保护档案的义务。 第四条档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。 第二章档案机构及其职责 第五条公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。 第六条档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子 公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。 第七条办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实现档案管理现代化。 第三章档案的管理
第八条整理办法： 1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。 2. 步骤： A. 收集 文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。 企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。 B. 整理根据分类和成立时间整理。 C. 分类根据下述分类方法分类 D. 立卷区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。 第九条过程管理： 1. 属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件 的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的 预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。 2. 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，各分级保 管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。 第十条监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。
xx通信有限公司合同管理办法 为了规范公司合约文件的形成、实施工作，维护公司权益，特制定xx通信有限公司合约文件管理办法。 一、管理原则 1、实施权限管理和专业管理相结合的管理原则 主要指在拟签订合约文件阶段，各单位按照各自的权限范围和分工职能进行合约 文件的拟定、谈判工作； 2、建立合约文件管理委员会 监督和管理合约文件的全过程，并在下设的管理工作组中形成一定的制约关系。 二、权限管理 1、合约文件分类 （1）按合约文件内容分类 ●业务类合约文件，指为发展公司业务，与用户签订的合约文件； ●技术类合约文件，指为实施公司发展计划所需签订的设计、工程、线路、设备 采购等合约文件； ●经济类合约文件，指为战略合作、融资、资产变动、项目合作等所需签订的合 约文件。 （2）按合约文件年合约金额或次合约金额分类 ●人民币x00万元以下（含）为三类合约文件； ●人民币x00万元－x00万元（含）以下为二类合约文件； ●人民币x00万元以上为一类合约文件。 2、签订权限
（1）三类业务类合约文件由业务部门或分公司总经理提出，并视为合约谈判的责任人，主持该合约的谈判。合约拟定后报副总裁审定，再经合约管理办公室审核，报请总裁授权，按公司标准合约文件签约； （2）三类技术、经济类合约文件由部门或分公司总经理提出，并视为合约谈判的责任人，主持该合约文件的谈判。合约文件管理办公室及各组派员参与该合约的谈判，各尽其职，各负其责，并在合约文件草稿中签字。合约拟定后报相关副总裁审定，经合约管理办公室审核，报请总裁授权，进行签约； （3）二类合约文件由副总裁提出，并视为合约谈判责任人，主持该合约的谈判。 合约文件管理办公室及各组派员参与该合约的谈判，各尽其职，各负其责，并在合约中签字。合约拟定后经合约管理办公室审核，报请总裁批准，并授权进行签约； （4）一类合约文件由副总裁提出，报请总裁办公会议研究，由总裁批准。在谈判工作中，由总裁或委派副总裁主持合约谈判。谈判中的业务、技术、商务谈判阶段，分别由业务、技术、商务、法律各谈判组参加谈判并履行职责，合约拟定后经合约管理办公室审核，报请总裁批准并签约。 3、管理机构及职能 （1）管理机构：合约文件管理委员会，是公司总裁领导下的决策机构，对总裁负责，完成总裁交办的各项任务。
档案管理办法及实施细则为了加强和规范公司内部档案管理工作，保证档案完整性和保密性，准确地反映公司各项工作，结合公司实际，特制定本办法。 一、档案管理 1、主要内容 1.1 档案是公司在施工生产及各项管理活动中形成的全部档案的总和。包括保密制度、行政、经营、生产技术管理档案、会计档案、基本建设、产品、设备档案和人事档案等，其构成以项目、设备和会计、经营档案为主体。 1.2 公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。 1.3 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 2、文件的收集与归档 2.1 各部门形成的文件材料，由各部门专职或兼职档案管理人员负责收集管理，并于每年12月31日之前向公司办公室办理移交。2.2 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 2.3行政部在接收移交的档案后，应对移交档案进行检查、汇总、并编制档案总目录。 2.4 行政部对档案应区分全宗、区分年度、区分类别分别存放、排列，存放档案必须有专用的档案装具，档案排列方法要科学，以便查找。 2.5定期进行对库房档案的清理核对工作，做到账务相符，对破损、
载体变质的档案要及时进行修补或复制。 2.6 收进的档案要及时入库，借阅档案归还后，及时放回原处。 3、公司文件材料归档的基本要求 3.1 归档的文件材料必须完整。 3.2 归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3.3 归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。 4、公司文件材料的归档范围 4.1 保密办公室：保密相关法规、制度；重要的会议纪要；学习培训资料；工作计划、总结等。 4.2 行政综合类：包括重要的会议材料；制定的内部法规性、政策性文件；组织变革、变迁、大事记、年报等文件材料；发展规划、工作总结汇报；政府机关颁发的重要文件。 4.3 人力资源类：员工个人档案、员工变动表、员工花名册、薪酬福利、培训登记表等。 4.4 会计统计类：年度计划、统计报表、财务会计预算报表及其说明，各种季度报表、月报表。 4.5 经营业务方面：有公司经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息和用户服务工作中形成的文件材料等。 4.6 研发方面： 4.7其他方面。
XX公司合同管理制度 第一章总则 第一条为加强XX公司合同管理，保证合同的签订、履行、变更、解除能依法进行，维护XX公司的合法权益，根据《中华人民共和国合同法》的有关规定，结合XX公司实际情况，特制定本制度。 第二条财务部是XX公司的合同管理部门，其职责如下。 （一）负责合同专用章的保管和使用。 （二）设立合同汇总的台账，负责XX公司对外签订合同的管理。 （三）检查各部门订立和履行合同的情况，并进行汇总，做出统计报表。 （四）制定有关的合同管理办法，组织各部门学习合同管理的法律和政策，提高政策水平和业务能力。 （五）参加重大合同的谈判与签订，审查与企业经济效益和市场关系较大的合同，参与合同纠纷的调解、仲裁以及诉讼等活动。 （六）合同管理人员对于合同履行中的重大问题有权向部门经理、财务经理、总经理反映，甚至越级反映。 第三条合同管理人员必须参加工商行政管理部门的专业知识培训，经考试合格获得结业证书者方能担任。 第四条本制度适用于XX公司（以下简称“XX公司”）。 第二章定额管理要求 第五条 XX公司对外的一切合同，必须加盖XX公司合同专用章，
各部门不得以部门公章对外签订合同。 第六条 XX公司总经理或总经理给予授权的各部门经理可对外签订各种合同，未经总经理正式授权者不得对外签订合同。 第七条合同在草签阶段须填写合同审查表，由部门经理签署意见后，连同合同文本一并交送财务部审查。 财务经理在三天之内进行计划、财务等方面的审查，并签署意见报送总经理审批后执行。 第八条凡涉及XX公司的对外投资、承包经营、租赁、涉外业务、原材料购销、基建项目等合同，均由XX公司财务经理报总经理批准方为有效。其他合同在总经理授权的范围内由部门经理签署。 第九条签订经济合同必须条款齐全、责任明确、字迹清楚、在合同内容上应写明标的数量、质量和验收方法、价款或酬金、结算方式、包装要求、履行期限、交货地点和方式、违约责任、解决争议的方法以及双方协商一致的其他条款等。 第十条签订合同时对对方履行的能力（包括资信资格）不明的，除要求对方出示法定代表人委托书外，还应要求对方出示工商局核发的营业执照副本，审查其主体资格和经营范围，要求其提供银行资信证明或担保，担保者必须是能够承担相应的经济责任并具备独立法人资格的经济实体。 第十一条合同要由法定代表人或法定代表人授权代表签字，并在加盖合同专用章后生效，合同生效前，合同承办人应对合同进行反复审查，如发现问题应及时纠正。
档案管理规定 第一章总则 第一条为了加强XX档案管理工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的利用价值，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《国有企业档案管理规定》、《中央企业档案工作评价办法》等有关法律法规，结合XX实际，特制定本规定。 第二条本规定所称的档案是指XX在生产经营、管理活动中形成的对国家、社会和公司具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体的历史记录。适用于对公司文书档案、基建档案、声像档案、实物档案、合同档案、等各类档案的管理。 第三条本规定是XX开展档案管理工作的指导性文件，部属各部门应严格遵照执行，切实保证档案工作所需各项资源的投入；要加大档案工作的宣传力度，提高广大员工的档案意识，确保档案工作质量。 第四条档案的整理、归档工作，要列入本单位管理规程和工作计划；要列入本单位的工作职责和有关人员的岗位职责。 第二章档案管理机构及其职责
第五条XXX是公司档案管理工作的职能机构，负责XX机关单位的档案管理，履行对XX各部门档案管理工作的监督指导职能。各部门应根据自身档案数量和工作需要配备相应的档案工作人员。 第六条各部门要加强组织领导，构建和完善XX档案工作的管理体系，认真做好各类档案的归档工作。 第七条档案工作人员的从业要求 （一）业务能力要求 1.取得国家或当地档案行政管理部门颁发的岗位资格证书； 2.熟练使用各种计算机办公软件，有较强的文字能力。 （二）政治素质要求 档案具有鲜明的政治性，档案工作人员须具有较高的政治素质与思想觉悟。各单位应尽量优先安排党员以及作风优良、素质过硬的人员从事档案工作。 （三）保密工作要求 档案工作人员必须遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》和公司的有关保密管理规定。（四）档案工作人员的更换由于档案工作的专业性和特殊性，各单位应保证档案工作人员的相对固定。因工作原因进行人员调配的，须提前报送办公室审批同意后方可实施，并保证拟调配人员必要的共同工作时间，以顺利进行工作交接。 第八条档案管理部门主要工作职责
xx股份有限公司合同管理制度 （2001年11月20日xx股份第一届董事会第二次会议通过） 第一条为加强公司经济合同治理，保证公司合法权益，预防合同纠纷，促进本公司依法经营治理，依照《合同法》、《民法通则》等国家有关法律、法规、制定本制度。 第二条本制度适用于本公司内部各部门及独立法人单位（各公司）的公司内部和外部经济合同的治理。 第三条合同治理机构的设置与职责 一、本公司合同治理实行合同治理部门治理和承办部门治理相结合的原则，由所涉及公司内部相关单位设专人负责合同的治理工作。本公司内部设立经济合同治理委员会。 二、成立公司经济合同治理委员会 1、组成 主任：主管经营副总裁 副主任：市场总部总经理 成员：市场总部、技术治理部、经营财务部、总裁办 办事机构：设在市场总部 2、职责： ⑴严格遵守国家有关经济合同的各项方针、政策、法律、法规； ⑵负责对本公司内部在履行经济合同过程中所发生拖欠的有关资金划拨的裁决（经济合同治理委员会以书面形式发出通知）；
⑶负责对本公司内部在履行经济合同纠纷时进行仲裁； ⑷负责对合同治理部门进行业务指导； ⑸负责处理外部经济合同纠纷； 三、合同治理部门职责 1、宣传贯彻国家有关合同的法律、法规和规章； 2、负责拟定本公司的合同治理制度并组织实施； 3、组织制定本公司的标准合同文本； 4、参与本公司专门合同、涉外合同的可行性研究、谈判和文本起草工作； 5、对合同的合法性、有效性进行审查，向本公司法定代表人提出意见； 6、监督、检查、考核合同的履行情形； 7、参与处理对外合同纠纷、负责本公司内部各单位之间合同争议的和谐工作； 8、负责合同报表的统计、综合分析和报送工作； 9、负责对合同承办部门进行业务指导，对相关人员进行法律知识培训。 四、合同承办部门的职责 1、负责合同相对方资信情形、履约能力的调查； 2、负责所承办合同的谈判； 3、负责按照本公司标准合同文本起草合同文本，保证合同的可行性、合法性和有效性；
第十章文书档案管理制度 一、档案管理制度 （一）公司档案管理办法 依据《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，制订本办法： 一、公司档案工作的基本原则是：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主。即公司文书断案由办公室集中统一管理，科技档案（已交办公室的除外）分别由有关处室管理，以便于及时利! ，维护档案的完整与安全。公司各处、室在各项活动中形成的具有参考价值的文件、材料，由承办L 位、主办人负责将其中已办完的文件、资料及时归档。 二、公司办公室设立档案工作，受上级部门档案处的业务指导、监督和检 查，负责管理公司的文；、科技（部门）档案。其任务是：（一）收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的文书档案； （二）积极开展档案的提供利用工作； （三）进行档案鉴定； （四）进行档案统计； （五）保管部分科技档案； （六）认真学习（中华人民共和国档案法》有关制度、档案工作理论、技术和业务知识，掌握立卷基本方法，保证档案质量。 三、立卷范围： （一）上级机关颁发的法规命令、指示、决定、决议、通知、任免、计划、统计年报、预决算、规章制、国家部委局颁布的各种标准、工作总结、报告等文件。
（二）公司向上级机关的请示报告、工作计划及对下级机关的批复。 （三）公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。 （四）公司党政会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全司的规章制度）。 （五）公司制订的计划、统计、预决算、工作总结。 （六）公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要，以及参加上级和外位召开的会议带回需要贯彻执行的文件材料。 （七）国际交流和合资企业来往文件、协议，报告和会谈纪要等文件材料。 （八）重要的人民来信、来访及其处理结果。 （九）有关人大政协提案处理结果。 （十）公司各处室以上级管理部门名义的发文。 （十一）其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。 （十二）外单位直接发送给公司各处室的主、抄送信件，如和公司以往办的函件有关，为了保持文件的完整，应交办公室保存立卷。 （十三）根据公司现有人员和工作的实际情况，已立卷归档的科技档案由文书档案人员兼保管，其余的不再统一归档，仍然由各处收集、整理、鉴定、保管，以便利用、查找，更好地为本部门服务。四、立卷要求：（一）立卷的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。 （二）在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。（三）拟定案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原