公文写作应该注意的问题
一、切戒长而空，提倡写短文
在党政机关和企事业单位的公文中，目前存在着一个突出的问题：文章长而空。一是空洞议论多；二是叙述过程多；三是面面俱到多。如何克服这些问题？
首先，要树立“生动活泼、新鲜有力的马克思列宁主义文风，尤其是上行文，少说空话、套话，把公文写短些、写实些、写精些。
第二，注意公文的效用。党政机关，企事业单位的公文是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章、指导工作、交流经验的重要工具，所以要重点考虑要达到什么目的，解决什么事，需要基层做什么，所以要注意公文的效用。
第三，要在实事求是、联合本单位实际情况上下功夫。
第四，内容要充实，提倡写短文。如十五大报告和九届人在政府工作报告这样重要的报告，才万字左右。
二、避免“三旧”，力求“三新”
1、避免道理旧、办法旧、表述旧。
2、力求观点新、材料新、角度新。
三、详略适宜，突击垂点。
平铺直叙，面面俱到，没有重点或重点不突击，是公文中觉的事，主要是：
一是“大而全”。就是文章的柜架大，所做的事情说得全。
二是不分主次。平均着墨，该详不详，该略不略。
三是，流水账，全过程。只写“干了什么”，不写“干得怎么样”不作分析，平平淡淡。
如何突击重点？要掌握详略适宜的原则。
一是：实则详，虚则略。
二是：新则详，旧则略。
三是：特点详，一般略。
四、紧扣主题，材料与观点要统一
材料是文章的基础，观点是文章的统帅。材料与观点的关系，是被统帅与统帅的关系，观点统帅材料，材料说明观点。材料与观点必须高度统一，这是写好公文的基本要求。
处理好材料与观点的关系，达到两者的统一：
一是：先“立意”，紧扣主题。“意”即主题、主题思想、总观点，是一个意思。立意之后文字材料必须紧紧围绕主题，选材必须服务于主题。
二是：概括必须准确。概括不准主要包括有时概括过宽，有时概括过窄，“过宽”、“过窄”，就是概括失度。
要克服这个弊端，取决于对事物（材料）的深入研究，从掌握的材料中提练出观点来，精心推敲操练出来的观点，才能准确，材料和观点才能统一。
中国秘书网编辑部
2001年1月8日
新《国家行政机关公文处理办法》的制订和制订的原则
金祖发
国务院于2000年8月24日发布，并于2000年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》），是以国务院名义发布的第一个关于公文处理方面的法规性文件。它的出台，标志着我国行政机关的公文处理工作向着法制化的方向迈进了一大步，同时，也充分体现了国务院对公文处理工作的高度重视。新《办法》发布以后，受到了各级行政机关特别是文秘工作人员的好评，大家普遍反映，这个新《办法》比较充分地反映了政府系统机构改革以后，各级行政机关在公文处理方面所作的一系列改进，体现了行政机关公文处理工作的现实需求。与原《办法》相比，新《办法》在法律效力和权威性方面得到了提升，在内容方面有了较大的调整和丰富，在规范性和可操作性等方面也有了很大的改进。
为了帮助广大读者更好地理解和掌握新《办法》的一些基本原则和有关规定，促进新的贯彻实施，下面简要介绍一下新《办法》制订中的有关情况，供大家参考。
第一节新《办法》制订的必要性
原《办法》经制订后由国务院办公厅于1993年11月21日发布，于1994年1月1日起施行。施行以来，对各级国家行政机关及时、准确、安全地处理公文，提高公文处理工作的质量和效率，发挥了重要作用，有力地促进了国家行政机关公文处理工作的规范化、制度化建设。近年来，随着国家行政机关工作情况的变化，公文处理工作也有了较大的改变，原《办法》的许多规定已经不适应新的工作方式的要求，满足不了实际工作的需要。国家行政机关中要求修改原《办法》的呼声越来越高。有鉴于此，我们从1998年4月起，开始了制订原《办法》的调研工作。我们先后两次书面征求各省、区、市人民政府办公厅以及国务院各部门办公厅（室）的意见，多次召开部分地区和部门办公厅（室）负责人、文秘工作人员以及部分专家、学者座谈会。通过调研，普遍感到对原《办法》进行制订很有必要。主要有以下几个方面的原因。
首先，随着政府机关机构改革并着力推进转变工作职能、工作作风和工作方式（即"三个转变"），公文处理工作也相应作了许多改进，原《办法》已不能完全适应工作的要求。
本届政府成立以后，兴起了"廉洁、勤政、务实、高效"的行政新风，在"三个转变"方面迈出了很大步伐。在职能方面，实行政企分开，把该交给企业的权力下决心交出去，政府把主要精力放在加强管理和搞好服务上。同时明确划分部门之间的职能分工，克服彼此交叉、职能不清的现象，克服多头管理、政出多门的弊端。在转变工作作风和工作方式方面，坚持克服官僚主义，密切联系群众，坚决改变"门难进、脸难看、事难办"的恶劣作风；坚持说老实话，办老实事，做老实人，反对说大话、空话、假话、套话，反对形式主义、弄虚作假和做表面文章；坚持深入基层，调查研究，狠抓工作落实。充分体现出相应的调整。我们感到，随着行政机关机构改革的不断到位和"三个转变"的不断深入，公文处理方面改进的力度也不断加大。比如，进一步强化了职能部门的协调职能，减少了办公厅的协调任务；加强了办公厅在公文审核把关方面的责任；加大了对公文督查落实的力度；强调公文处理工作的规范性和时效性等等。公文处理方面的这些改进，在原《办法》中要么没有涉及，要么没有充分体现，有必要对其进行制订。
其次，国务院领导同志对公文处理工作提出了一些新的要求，这些要求对指导国家行政机关的公文处理工作具有极其重大的意义。这些要求应该写进新《办法》，并通过新《办法》传达贵彻到各级国家行政机关中去。
我们知道，国家行政机关的公文是各级国家行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，它具有鲜明的政策性、法定的权威性、严格的规范性和较强的时效性。同时，公文也代表着一个机关的形象，反映出一个机关的工作水平和管理水平。因此，国务院领导同志对公文和公文处理工作非常重视，朱鎔基总理及其他国务院领导同志多次从不同方面对国务院办公厅以至整个政府系统的公文处理工作提出明确要求，这些要求对规范政府机关的公文处理工作，提高政府机关公文处理的质量和效率，起到了极大的指导作用。这些要求归纳起来，主要体现在以下几个方面。
一是强调国务院办公厅要切实转变职能，减少协调事务，把工作重点放在进一步加强对公文的审核把关、督查落实和跟踪调研方面，放在集中精力协助国务院领导同志想大事、议大事、抓大事方面。领导同志明确提出，要进一步发挥国务院各部门的作用，凡是部门职权范围内的工作应由部门去完成；涉及不同部门的工作，应当由主办部门负责协调，国务院办公厅一般不代替部门进行协调。
二是强调加大职能部门的责任，要求国务院各部门加强协商与配合。过去，有些部门上报国务院的请示事项，或者是承办国务院交办的有关事项，涉及到其他部门的职权时往往不主动沟通，部门之间有分歧意见时，主办部门的负责同
志也不出面协商，时常把矛盾上交国务院，使国务院办公厅的协调任务非常繁重。针对这种现象，国务院领导同志多次强调要实行部门负责制，部门之间如有分歧意见，主办部门的主要负责同志要主动出面协调，力争取得一致意见。如果主办部门主要负责同志出面协调后仍不能取得一致意见的，要把各方理据写明，上报国务院协调或裁决。
三是强调公文处理工作要规范，要按程序办事，按规定和制度办事。如，在公文的签发方面，要求各省（区、市）人民政府、国务院各部门上报国务院的公文，必须由主要负责同志签发。在行文关系方面，要求除国务院领导同志直接交办的事项外，各地区、各部门的请示，应当报送国务院，不得报送国务院领导同志个人。在公文的体例、格式方面，要求请示要一文一事，等等。国务院领导同志不仅明确要求，而且身体力行。比如，对不属于交办事项而直接报给领导同志个人的公文，领导同志一般都转交国务院办公厅秘书局处理或退回报文单位按程序重新办理。
四是强调要切实精简文件。会议多、文件多是个老大难问题。党中央、国务院三令五申，要求精简会议和文件，并采取了一些措施，取得了一定成效，但一直未能从根本上解决这一问题。2000年初，国务院同志再次提出要认真对待这个问题，下决心改变这种状况。国务院领导同志指出，政府机关的工作方式要改进，具体的讲，就是精简会议，精简文
件。现在我们的会议、文件还是太多，似乎不发文件，事情就办不成。其实，发了文件，很多事情仍然不能落实，等于没发，还不如多抓点实事，多下去了解一点民间疾苦。国务院领导同志要求我们从制度上解决，从源头上把关，把过多过滥的发文切实精简下来。
五是强调要提高公文处理工作的效率。国务院领导同志在这方面的批示很多，核心意思是以下几点：一是坚决克服官僚主义，反对推诿扯皮等不良作风，提高办事效率。二是要转变工作方式，改进运转程序，加快公文处理速度。三是要加强督办、催办、讲求时效。四是要充分利用现代办公手段，提高工作效率。
六是强调要加强督促检查工作。督促检查作为一个重要领导环节和领导方法，是各级领导推动工作，确保决策落实、政令畅通的重要手段，是实现社会稳定和社会良性运行的有效途径。江总书记多次强调，"现在大政方针已定，关键是抓落实"。"落实、落实、再落实"。"决策的制定和实施方案的部署，事情还只是进行了一半，还有更重要的一半就是要确保决策和部署的贯彻落实。为此，督促检查工作十分重要……此事切不可放松"。为抓好"更重要的一半"工作，国务院领导同志多次强调，督促检查是办公厅的一项重要职责，在政府转变职能过程中，必须突出和加强这项职责。督查工作要突出重点，紧紧围绕党和政府的中心工作和领导同
志关注的重大问题，以及人民群众关注的热点、难点问题进行。对上级出台的重大决策和重要工作部署，以及领导同志批示查办的事项，要及时反馈，做到事事有着落，件件有结果。
国务院领导同志的上述要求，是针对当前政府机关公文处理工作的新特点提出来的，许多内容在原《办法》中都没有提到。
第三，一些地方和部门的文秘工作人员经常呼吁对原《办法》进行制订，以便更好地发挥新《办法》对各级行政机关公文处理工作的指导作用。
大家之所以希望制订原《办法》，主要是基于以下考虑：一是觉得原《办法》存在权威性不够高，约束力不够强的问题。一方面，大家希望将新《办法》提升为《条例》，并且尽可能与《中国共产党机关公文处理条例》保持一致。另一方面，大家感到原《办法》对行政机关的负责人缺乏相应的约束条款，不利于公文处理工作的规范化。实际工作中确有一些行政机关的负责人不能严格按照新《办法》的规定办事，随意操作，横传、直送现象时有发生，给公文处理工作带来很大难度，产生不少负面影响。比如，以个人名义应报送上级政府审批的请示事项直接报送领导同志个人的问题，文秘部门虽多次提醒，但效果不好。因此，大家希望在新《办法》中增加对行政机关负责人的约束条款，以增强新
《办法》的权威性。
二是各地区、各部门文秘部门在实际工作中，时常遇到一些原《办法》无法解决的具体问题。有的在原《办法》中找不到依据；有的虽有依据，但表述不够清楚，规定不够完善，难于操作；有的甚至是原《办法》中的说法与其他规定不太一致，给工作造成不便。例如在文种方面，"意见"这个文种在实际工作中运用得越来越多，而原《办法》中却没有这一文种，相反，"指示"这个文种在实际工作中很少使用，却仍然保留在原《办法》中。大家建议在修订时增减部分文种，并尽可能归纳、简化文种，做到文种实用、统一、科学。原《办法》中规定"报告"可以提出意见或者建议，同时又规定"报告"中不得夹带请示事项，使大家在起草文件时不好把握。另外，原《办法》规定，现不相隶属的单位商洽工作或请示批准有关事项，应当使用"函"这个文种，但答复审批事项使用什么文种，规定得不够明确。在行文规则方面，原《办法》中有的规定不够具体，如原《办法》规定，除领导同志直接交办的事项外，"请示"不得直接送领导同志个人，一些地区或部门就以直接向领导同志个人报送"报告"，而且将大量请示事项夹于其中。类似这样的问题还有很多，都需要作出更准确的规定，提出更明确的要求。
综上所述，这次新《办法》的制订，即是政府机关职能转变的需要和公文处理方式转变的需要，同时也顺应了领导
的要求和广大文秘工作人员的呼声。
第二节新《办法》制订的主要原则
在征求意见的时候，我们先后收集到各地区、各部门办公厅（室）提出的修改意见共260多条，这些意见涉及到原《办法》结构的调整、内容的增减，涉及到文种的改变、公文处理方式的改变，还涉及到一些概念的表述，用词的选择等等，几乎是应有尽有。而且这些意见也不尽一致，有些甚至互相矛盾。对这些意见如何取舍，成为制订新《办法》遇到的一个首要问题。更重要的是，原《办法》于1987年发布，1993年经制订后重新发布，已经具备了较好的基础，施行以来，效果总体是好的。在征求意见中，大家普遍认为，原《办法》的指导思想和基本原则是正确的，主要内容经过实践证明也是科学的、适用的、可行的。在这种情况下，从什么角度入手对原《办法》进行修改，如何改出新意，确实是需要认真考虑的。我们几经研究并报经有关领导同志批准，最后明确了新《办法》制订的几条主要原则。
第一，必须认真贯彻落实国务院领导同志关于公文处理工作的重要指示，这是新《办法》制订的前提，也是新《办法》制订的基础。
如前所述，国务院领导同志关于公文处理工作的重要指
示，对国家行政机关的公文处理工作起到了极大的指导作用。以国务院办公厅为例，按照国务院领导同志的要求，我们制定和修改了一系列公文处理运转规章、制度。主要有：国务院办公厅公文运转规则，关于改进公文处理方式的几点意见，关于进一步加强公文审核把关的几点意见，关于"报告"件的处理方式以及督促检查工作实施意见，等等。另外，我们还按照国务院领导同志的要求，切实落实"三个转变"，不断改革创新，对公文的接收、分送、办理、传批、审核、发文和归档等一系列工作环节逐个进行梳理，及时改变了一些不合时宜的做法，调整了一些与领导同志要求不一致的公文处理方式。通过上述做法，进一步规范了国务院办公厅的公文处理工作，提高了公文处理工作的质量和效率。国务院领导同志对这些改进给予了充分肯定，朱鎔基总理多次提到国务院办公厅的办事效率有了很大提高。实践证明，按照国务院领导同志的要求办事，使我们的公文处理工作上了一个新的台阶。因此，我们认为，在制订新《办法》的时候，必须认真贯彻落实国务院领导同志关于公文处理工作的指示精神，让国务院领导的指示精神贯穿于新《办法》的全部，成为新《办法》的灵魂。
第二，要贯彻改革创新的思想，要通过制订新《办法》，把国家行政机关在公文处理方面贯彻"三个转变"的精神所取得的一些重要成果肯定下来，使之规范化、制度化。
公文处理工作有其自身的发展规律，而且具有相对的稳定性和连续性，许多公文处理方式运行多年而一直行之有效，形成了公文处理工作的基本规则。对于这些确定实行之有效的东西，我们必须给予充分肯定，并且继承下来，使之发扬光大。但是，像任何事情都不应该一成不变一样，公文处理工作也有其发展变化的一面，它也要随着时间的推移和情况的变化，不断地做出相应的调整。我们在制订新《办法》时面临的一个比较突出的情况就是，随着政府机构改革的逐步到位，随着"三个转变"的深入开展，行政机关的公文处理工作陆续进行了许多改进，而且实践证明这些改进都是行之有效的。这些改进都是国家行政机关厉行改革的成果，成是行政机关公文处理工作厉行改革的成果。对于这些改革的成果，我们必须以改革的眼光去看待、去认识，在制订新《办法》的时候旗帜鲜明的给予肯定，加以提炼总结，使之成为新的公文处理办法的精髓。
第三，要突出规范化的思想，加强规范化建设。
公文处理的最基本的规则之一就是讲求规范化。否则，那么多的单位，那么多的公文，都各行其是，就会造成公文处理的无序，更不用谈及时、准确、安全了。国务院领导同志非常重视公文处理的规范化工作，不仅严格要求国务院办公厅和国务院各部门这样去做，自身也带头模范遵守公文处理工作的一系列规章制度。例如，有些部门的领导往往习惯
于给领导同志个人直接报送需要审批的公文。国务院领导同志一般都批示要求他们按程序办理。再如，对主办部门未经充分协商就上报国务院的公文，领导同志一般都明确批示相关部门按制度办事，并多次要求国务院办公厅必须严格把关，对不符合制度规定的公文坚决退回报文单位重新办理。
然而，即使国务院领导同志这样严格要求，也这样身体力行，公文处理的规范化问题仍然不尽人意，不按规定报文者有之，不按规定传递者有之，不按规定办理者有之，不按规定管理者有之。因为不规范影响了公文传递的准确和及时，因为不规范造成了公文的丢失，因为不规范导致了公文的失泄密。公文处理的不规范不仅对公文处理本身带来不良影响，而且还给工作和事业带来不良影响，有的甚至造成了重大损失。公文处理不规范的种种弊端人所共知，但是现实工作中有些人或者因为不负责任，或者因为不懂规矩，或者心怀侥幸，或者有意投机，总是爱做出一些不规范的事情来。因此，我们认为，在制订公文处理办法时，对公文处理的规范化问题必须强调、强调、再强调。
第四，要提高新《办法》的权威性和约束力，特别是要增强新《办法》的对各级行政机关负责人的约束力。
我们现在的许多事情，往往不是无法可依的问题，主要还是有法不依、执法不严、违法不究的问题。公文处理工作中也存在这种倾向。原《办法》虽然有其不够完善的一面，
但它毕竟是国家行政机关几十年公文处理实践经验的总结，对各级行政机关的公文处理工作还是具有很强的指导作用的。但是，从实际情况来看，一些单位、一些人对原《办法》执行得不够认真。特别是有些单位的负责人更是缺乏这种意识，在公文处理过程中随心所欲，我行我素的现象时有发生。这种情况与原《办法》的权威性和约束力不够有直接关系。
同时，我们也看到，一个机关的公文处理工作受本机关行政负责人特别是主要负责人的影响是非深刻的。因为公文说到底还是一种工具，这种工具的一项十分重要的职责就是为领导决策服务。所以，公文处理工作还有一个特性就是要服务领导并服从领导。唯其如此，一旦行政机关的负责人不按有关规定处理公文的时候，对公文处理工作的不利影响就格外大。我们多次遇到过这样的例子：有的公文因为领导人固执己见，坚持按非规范程序呈报，结果被上级单位退回；有的公文因为个别领导人不听劝告，坚持在审批手续不完备的情况下就发出，造成公文不得不收回重办。值得提出的是，有些领导人在公文处理方面既不守规矩，也不听劝告，文秘人员说得多了，他就要问题领导服从你，还是你服从领导。造成以上种种现象的一个重要原因，还是原《办法》的权威性和约束力不够强，特别是对各级行政机关负责人的约束力不够。因此，在制订公文处理方法时，提高其权威性和约束力，就成为执所必然。
当然，关于与《中国共产党机关公文处理条例》相衔接以及与国际惯例接轨的问题，都是制订新《办法》时应当而且也作了统筹考虑的，这些就不再赘述了。
第三节新《办法》制订的主要内容
新《办法》共九章五十七条，比原《办法》的七章四十五条增加了两章十二条。从结构上的变化来看，一是将原《办法》第五章公文办理分为两章，即新《办法》中的第五章发文处理和第六章收文处理；二是增加了第八章公文管理，将原来散见于各章的有关规定统一归纳并加以充实，形成独立的一章。此外，对原《办法》一些条目的顺序也作了相应的调整，使新《办法》结构层次和逻辑关系更加完整、合理。从内容方面来看，修改的地方很多，总共有一百多处，其中，比较重要的修改是以下几个方面：
第一、提升了新《办法》的法律效力和权威性。虽然因为种种原因新《办法》最终未能上升为条例，但原《办法》是以国务院办公厅名义发布的，新《办法》是以国务院名义发布的，并且已经具备了行政法规的基本特征，因此，它的权威性和法律效力都比原《办法》上了一个层次。另外，新《办法》在总则中增加了两个方面的内容。一是"各级行政机关负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本《办法》
并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。"这一条内容的增加，提高了新《办法》对行政机关负责人的约束力；二?quot;各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。充分肯定了办公厅（室）在公文处理工作中的作用和地位，便于公文处理工作的统一管理。
第二、强调了要加大职能部门的责任。加大职能部门的责任，是实行"三个转变"的一项重要内容。新《办法》适应这种变化，在公文处理方面对此作出了相应规定。一是要求部门之间要加强协商与沟通，主办部门要主动协调。"行文规则"中规定：部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。"发文办?quot;中规定：拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。"收文办理"中规定：公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门主要负责要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。二是强调尾于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。三是规定属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主
管部门处理。
第三、强调了要加强公文的审核把关工作。搞好审核把关，是确保公文质量的重要环节，也是今后办公厅工作的重要全国政府系统秘书长办公厅主任会议上强调，办公厅（室）要加强公文的审核把关工作，首先要把好公文的质量关，其次要把好公文的运转流程关。原《办法》虽然也提到了公文审核的问题，但只是在第三十三条对发文审核这一环节作了规定。新《办法》按照加强审核把关的要求，从三个环节对公文的审核把关作出了规定。第二十七条规定"公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核"。第二十九条规定"公文正式印制前，文秘部门应当进行复核"。第三十一条规定"收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。"新《办法》还规定了各环节审核的重点，概括起来为以下五个方面：一是把好行文关，首先要确定是否需要行文，向谁行文，以什么形式行文；二是把好内容关，要看公文的内容是否做到了观点明确，符合实际，有的放矢，切实可行。不得把内容空洞、不切实际的文件发出去；三是把好政策关，下发文不能违反现行法律法规、方针政策，对与现行法律法规、方针政策有矛盾的文稿，要认真修改，否则发下去会引起混乱；四是把好文字关，要删掉公文中的一切空活、套话。文字要简明、通顺，数字要准确无误；五是把好格式关，做到统一、规范。另外，《办法》第三十二条
还对经审核后不符合新《办法》规定的公文作出了可以退文的规定。
第四、按照国务院领导同志关于精减文件提出了明确要求。即政府各部门"除以函的形式商洽工作、询问答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文"；"部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文"。这里需要说明的是，关于"部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文"的含义主要有两点：一是部门内设机构不得对外发任何政策性和规范性文件；二是部门内设机构不得代替部门审批下达应该由部门审批下达的事项。从发文形式来说，部门内设机构一般不得发正式的红头文件，与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，应当以函的形式行文。
第五、强调了公文要加强管理和公文处理工作要规范的问题。新《办法》将公文管理作为独立的一章，将原散见于各章的有关规定统一归纳并加以充实。这样处理主要是为了引起对公文管理工作的重视，因为加强管理既是公文处理的重要环节，也是做好公文处理工作的重要保障。另外，我们也可以看到，新《办法》通篇都体现了规范化的精神，无论是在对公文处理工作的要求（如行文关系、行文规定、运转程序等）方面，还是新《办法》本身的写法及各种表述方面，都比原《办法》要更加规范。不仅如此，新《办法》还针对一些不规范的公文和不规范的处理行为，制定了相应的纠正
措施，为公文处理的规范化提供了保障。
第六、公文种类有较大调整，主要是取消了"指示"，增加了"意见"，将"公告"、"通告"分列，不再作为一类。鉴于"指示"文种已基本不再使用，根据各地区、各部门的意见，取消了这一文种。另外，多年来，政府和政府办公厅批转、转发"意见"较多，部门之间由于加强协高的需要，"意见"文种的使用也逐渐增多。因此，新《办法》参照《中国共产党机关公文处理条例》，增加了"意见"文种，并规定其适用于对重要问题提出见解和处理办法。关于"意见"的行文关系，我们认为可以是上行文，也可以是下行文和平行文。作为上行文，上级机关应当视同请示性公文办理，并作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行。无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。"意见"作为文种被列入新《办法》尚属首次，其适用范围究竟如何界定才更加合理，还需要在实际工作中不断摸索。
第七、对公文用纸有新的要求，由原来的"一般为16开型，也可以采用国际标准A4型"改为"一般采用国际标准A4型"。目前国际上普遍采用A4型纸，公文用纸采用A4型是国际接轨的必然趋势。原《办法》制订于1993年，当时作出那样的规定，主要是考虑应当有一个过渡期。自那时起，已经7年过去了，目前各地区、各部门的公文用纸改为A4
关于公文写作的几点问题 1、什么是公文？ 公文是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特定或法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，沟通信息，交流经验和记录情况的重要工具。 2、公文的特点是什么？ 1）具有法定的作者 2）具有法定的权威性和约束力 3）具有很强的政治性和政策性 4）具有很强的针对性和时效性 5）具有规范的体例格式和特定的处理程序 3、公文的作用是什么？ 1）指挥策令作用 2）行为规范作用 3）宣传教育作用 4）传递信息、联系公务的作用 5）凭证记载作用 4、公文处理工作主要包括哪些内容？ 公文处理主要包括公文的收文办理（签收、启封、登记、审核、拟办、批办、分送、承办、催办）、发文办理（拟稿、审核、签发、印制、校对、用印、分发）、公文管理（文件的公开发布、撤销、废止、复制、清退）、整理立卷和归档利用（文件的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用）等一系列相互关联、衔接有序的工作。 5、公文处理工作的依据是什么？
1）有关法律法规和行业标准 2）上级单位有关公文处理的规定和要求 3）企事业单位根据或参照上述规定，结合实际制定的本单位的公文处理规定。 6、企事业单位常用的公文种类有哪些？ 决定、通知、通报、报告、请示、批复、函、意见、会议纪要等 7、决定的适用范围是什么，主要有哪些种类？ 决定适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。决定的种类主要有：嘉奖决定、处分决定、重大行动安排或重要事项的决定等。 8、报告的适用范围是什么，主要有哪些种类？ 报告适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位询问或交办事项、上报有关材料等。报告的种类主要有：工作报告、情况报告、答复报告、报送文件或材料的报告等。 9、请示的适用范围是什么，主要有哪些种类？ 请示适用于向上级单位请求指示或批准。一是超出本单位职责权限，请求上级单位批准的事项；二是下级单位在工作中遇到新情况、新问题，请求上级单位解决或协助解决困难；三是因某些工作事项比较复杂或涉及不相隶属单位，请求上级单位批转或转发所制发的文件；四是对上级单位有关政策、规定中未明确的问题或工作中遇到的难以把握和确认的
公文写作中的细节问题 对于经常与文字打交道的文秘人员而言，掌握文章写作的一般规律，具备各种常用文体写作的基本能力，把握公文写作的具体细节，是我们必备的素质。下面简单谈一谈公文写作中的一些基本常识和 需要注意的几个问题。 二要掌握领导意图、语言风格。所谓“领导意图”，就是领导对撰 写某一公文的目的和打算。如果在起草公文前，不了解领导意图， 只能是自作主张，瞎写一气。所以，在公文写作前，必须把领导意 图搞清楚。对领导意图，了解得越具体越好，越透彻越好。当然， 有时领导对领导意图不可能谈得那么具体、那么透彻，这要靠公文 写作人员平时对近期领导关注问题的掌握程度了，要靠充分发挥主 观能动性了。有了领导意图，写作就有了“尚方宝剑”，就知道写些 什么了。“语言风格”就是领导讲话风格和习惯。如果不了解领导的 语言风格，讲话稿写的再好，与领导行不成共同语言，领导也不会 欣赏。这就要求作者经常参加会议，感受气氛，通过多种途径掌握 领导的语言风格。 三要学习有关文件和报刊，深刻领会中央和上级党委指示精神。中央和上级党委指示精神，是各级党政组织工作的指南。掌握了这 个指南，工作就能沿着正确方向前进；离开了这个指南，就会迷失 方向，甚至会走到斜路上去。公文写作人员，只有深刻领会中央和 上级党委指示精神，才能在公文里正确体现中央和上级党委指示精神，才能保证中央和上级党委指示精神在当地的贯彻和落实。所以，在起草公文前，我们必须通过学习，把近期中央和上级党委指示精 神领会深透，把准当前时代的脉搏。这是非常重要的。 四要了解当地实际。各级党委的任务，就是要做好中央和上级党委指示精神与当地实际结合的文章。只有了解当地实际情况，才能 做好上下结合这篇文章，才能有针对性地提出问题和解决问题。要 了解当地实际，就要多翻阅一些资料，经常深入下去，搞些调查研究，事物是不断发展变化的，现代化建设日新日异，新情况、新问
公文写作中常见问题及解决办法 今天主要想和大家从公文的文面结构、容易用错和写错的字、标题写作中一些常见问题的处理、公文结构层次序数的规范、数字运用的规范、字体和字数的规范、标点符号的运用、公文用印、主题词的提炼、版记标识等十个方面就公文写作中的常见问题和解决办法进行学习和探讨，目的在于进一步提高我们公文写作和处理的能力，促进公文写作和处理的进一步规范。 一、公文的文面结构主要有哪些要素？ 公文的文面结构即公文格式问题，是公文规范性的重要体现。按照中共中央办公厅、国务院办公厅关于印发《党政机关公文处理工作条例》的通知（中办发[2012]14号）规定，由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、引发机关和印发日期、页码，共18种要素组成。 主要的要素有八个方面：即版头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关（落款）、成文日期。 （一）版头 （1）“红头文件”。文件的首页上端，印有“×××文件”字
样的红色大字。政府公文版头下面有一道红线，党的公文在红线中间另加一红五星。 （2）“白头文件”。即不用版头的文件，一般用于印发领导人的讲话等文字材料。 （二）发文字号 由机关代字、年份、发文顺序号组成。 发文机关代字+〔年份〕+发文顺序号 机关代字是发文机关的简化代称，一经确定，不得随意改动。年份用公元纪年标记，使用阿拉伯数字，并用六角方括号括住。位置居中略下（纵向）或左下。顺序号，使用阿拉伯数字，如“58号”。写作“第58号”或“058号”均不规范。 （三）标题 由发文机关名称、事由和文种组成。 机关名称+（关于）事由+（的）文种 如：中共政协西安市委员会党组关于召开政协西安市第十三届委员会第一次会议有关问题的请示 政协西安市委员会办公厅关于报送《关于我市 节能减排工作情况调查报告》的函 （四）主送机关
公文写作的几点注意事项 在日常的公文处理过程中，发现有很多常见错误，在此大致归纳一下，希望引起大家注意。特别说明一下，这里的“公文”不仅包括平常大家所说的“红头文件”，还包括计划、总结等非红头并以单位或部门名义发送的文件。 1．“请示”与“报告” 这是平常最容易混淆的两个文种。请示与报告都是发给上级单位的，但请注意：请示是需要上级审批或批复的，而报告则仅是汇报工作或事项，不需要上级审批或批复，这是它们最根本的区别。“请示”必须一文一事，“报告”中不得夹带请示事项。 我们到政府机关或上级单位去办事的时候，经常听人家说“这个问题你们先打个报告上来吧”，这时候就需要自己判别一下，这个问题需不需要上级审批或批复？如果是需要审批的，那就用“请示”，而不是“报告”。日常工作中错将“请示”写成“报告”的是最常见的公文方面的问题。 2.结构层次序号 在公文写作中错误使用结构层次序号的人也很多，按照《国家行政机关公文处理办法》的规定，正确的使用方法是：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为
“（1）”。 请注意，这里有两个问题，一是序号的选择，二是标题符号的选择。日常写作中，有的人在“一、”之后就用“（1）”，这是不规范的，而象“1）”“①”这样的用法更是不规范的；另外，“一”的后面应跟顿号，“1”的后面应跟点，“（一）”和“（1）”的后面不跟标点符号。我们经常看到的“1、”“一.”“（一）、”“（1）. ”等写法都是错误的，尤其是“1、”“2、”这样的写法是最常见到的。正确的结构层次序号范例如下： 一、2005年工作总结与回顾 （一）行政管理工作 1.公文处理工作 （1）收文工作 3.数字 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余均应使用阿拉伯数字。如“3月2日我们……”就不应该写成“三月二日我们……”。而文件最后的成文日期，如“二○○六年三月八日”就不应该写成“2006年3月8日”。这里还要强调一下，年份中的“○”，有人经常以阿拉伯数字“0”或者英文字母“O”来代替，这些写法是错误的。打字时应该在输入法的软件盘区点击鼠标右键，再选择
一、标题常见问题分析 公文标题是公文内容的摄要，在发挥公文效能上起着举足轻重的作用。但受诸多因素的影响，公文标题时常出现一些毛病，现归纳为以下八个方面，并作粗浅分析。 （一）要素不全 完整的、规范的公文标题，一般应具备“三要素”，即发文机关名称、事由、文种，以标明由谁发文、为什么发文和用什文种发文。2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》作出明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容（事由）并标明公文种类（文种），一般应当标明发文机关”。当然，特殊情况下，也可省略标题中的一至二个要素，但不可随意省略，要相对规范，否则，将毛病百出。 常见的病例有三种： 一是随意省略事由。如《××县人民政府决定》，由于省略事由，受文者看不出标题所反映的主要内容、事项和基本观点，不利于学习、贯彻、领会、落实文件精神。除一些非重要的、极其简短的通知、通告和特殊机关发出的特定公文外（如中华人民共和国国务院、司法部门发出的国务院“公告”、“主席令”、“布告”等），一般情况下不得省略事由。 二是随意省略发文机关。如：一份没有版头的文件标题《关于加强农村党支部建设的报告》，待上级看完文件后，才从落款处知道文件是哪个机关发出的，既不庄重，也不严肃，更不利于公文运转和办理。具有重大决策和事项的下行文不得省略发文机关；没有版头的下行文、上行文均不得省略发文机关，但有版头（发文机关标识）的，也可不标明发文机关。 三是随意省略文种。使受文者不得要领，失去公文的严肃性。如《××乡人民政府关于召开春耕生产会议的有关事宜》。 （二）乱用文种 主要表现在三个方面：
一是混用文种。如《全国人大常委会党组关于县乡换届选举问题的请示报告》，这里把“请示”、“报告”两个不同的文种混淆在一起使用，不论是已经废止的《国家行政机关公文处理办法》，还是自2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》，都没有“请示报告”这一文种，明显不妥。从该“请示报告”的内容看，应使用批转式“报告”这一文种。 二是错用文种。有的该用“请示”的，却用了“报告”，而该用“报告”的反而用的是“请示”；有的该用“函”的却用“通知”；有的把没列为文种的公文种类作为文种使用，如“条例”、“规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，以上这些，都不可作为文种使用，不可直接行文。《党政机关公文处理工作条例》所确定的公文文种共有15种，决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。除此之外，均不可直接行文，但可作为“印发”、“颁发”或“通知”的“附件”行文。 三是生造文种。如《关于调整工资的补充说明》、《关于机构改革中有关问题的解释》等，这里的“补充说明”、“解释”均不应作为文种使用，以上两个标题可修定为《××（发文机关）关于印发调整工资补充说明的通知》、《××（发文机关）关于印发机构改革中有关问题解释的通知》。还有的把“安排”、“要点”、“细则”这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，是错误的。 （三）隶属不清 不该用“批转”的，用了“批转”；该用“批转”的却用了“印发”、“转发”，分不清三者之间的隶属关系和词性。如《××县政府办公室关于批转××市长在××会议上讲话的通知》，这里的“批转”使用不当，应该使用“印发”或“转发”。因为“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落实的。下级对上级机关的文件和上级领导同志的讲话、批示等不可使用“批转”，否则将混淆了上下级的隶属关系。 （四）提炼不精。主要表现在标题冗长上。如《×××（发文机关）关于招收退休退职职工子女就业，进行合理安
公文写作中的细节问题对于经常与文字打交道的文秘人员而言，掌握文章写作的一般规律，具备各种常用文体写作的基本能力，把握公文写作的具体细节，是我们必备的素质。下面简单谈一谈公文写作中的一些基本常识和需要注意的几个问题。一、做好准备“巧妇难为无米之炊”，只有准备充分，起草公文才能奋笔疾书，一气呵成，反之就只能不知从何处入手，“十步九回头”，写了撕、撕了写，别别扭扭，很难写出“高屋建瓴，势如破竹”的公文来。那么，起草公文需要做好哪些准备呢？一要提高个人的思想修养和学识储备。一方面，正确的世界观、政治观、道德观、艺术观、美学观、历史观、伦理观、文化观对作者的文风、作品的质量至关重要。古人说：“志高者意必远。”写作者树立了正确、远大的理想，写作时才能正确地“言志”，做到文意深远。另一方面，“读书破万卷，下笔如有神”，作者只有博览群书，对各方面的知识才能融会贯通、运用自如。同时，公文写作要求的学识既要博，也要专，假如写经济方面的材料，没有经济学理论作基础，写政党建设的材料，没有政党理论作基础，那是写不出好材料的。所以，平时我们要强化自己的思想境界修养，要增进自己多方面的文化科学知识的素养。二要掌握领导意图、语言风格。所谓“领导意图”，就是领导对撰写某一公文的目的和打算。如果在起草公文前，不了解领导意图，只能是自作主张，瞎写一气。所以，在公文写作前，必须把领导意图搞清楚。对领导意图，了解得越具体越好，越透彻越好。当然，有时领导对领导意图不可能谈得那么具体、那么透彻，这要靠公文写作人员平时对近期领导关注问题的掌握程度了，要靠充分发挥主观能动性了。有了领导意图，写作就有了“尚方宝剑”，就知道写些什么了。“语言风格”就是领导讲话风格和习惯。如果不了解领导的语言风格，讲话稿写的再好，与领导行不成共同语言，领导也不会欣赏。这就要求作者经常参加会议，感受气氛，通过多种途径掌握领导的语言风格。三要学习有关文件和报刊，深刻领会中央和上级党委指示精神。中央和上级党委指示精神，是各级党政组织工作的指南。掌握了这个指南，工作就能沿着正确方向前进；离开了这个指南，就会迷失方向，甚至会走到斜路上去。公文写作人员，只有深刻领会中央和上级党委指示精神，才能在公文里正确体现中央和上级党委指示精神，才能保证中央和上级党委指示精神在当地的贯彻和落实。所以，在起草公文前，我们必须通过学习，把近期中央和上级党委指示精神领会深透，把准当前时代的脉搏。这是非常重要的。四要了解当地实际。各级党委的任务，就是要做好中央和上级党委指示精神与当地实际结合的文章。只有了解当地实际情况，才能做好上下结合这篇文章，才能有针对性地提出问题和解决问题。要了解当地实际，就要多翻阅一些资料，经常深入下去，搞些调查研究，事物是不断发展变化的，现代化建设日新日异，新情况、新问题、新事物层出不穷，这就需要我们经常地了解当地实际，把握新鲜事物，否则，就容易犯“照抄、照搬、照传”的毛病，就容易发生“言之无物，空话连篇”的弊端。这是公文写作的大忌。五要统筹兼顾，科学组织。在遇到写大材料或者是在省市领导来去匆匆，一人准备汇报材料来不及的时候，就需要多人合作，共同完成。经验的做法就是采取“统—分—统”的组织写作方法，即：统一研究写作提纲，分头去写，最后一人统稿。这种方法注意的问题有三：一是根据各自的特长，科学分工。参加的人员有的对工业比较熟悉；有的对农业比较熟悉；有的对外贸比较熟悉；有的对稳定比较熟悉等等，各有特点，要注意发挥他们特长，谁熟悉哪方面的，就写哪一部分，分工负责。二是拟稿人要按提纲去写，如有大的变动，需征得主笔同意，以免走题；对一些细节问题，可以灵活掌握。三是主笔统稿时要把好“四关”，即：“政治关”，看看是否符合中央和上级党委的指示精神，是否符合党的路线、方针、政策；“实际关”，看看是否符合当地实际情况；“结构关”，看看结构是否合理、清楚，有无重复的地方，前后风格是否一致；“文字关”，看看文字表述是否准确，言简意赅。该调整的调整，该删减的删减，该补充的补充。最后，送领导审查、定稿。 二、谋篇布局文章谋篇布局的好坏，直接影响表达效果，所以在确立了公文的主旨后，就要围绕主旨对整个公文结构进行谋篇布局，考虑文章的组织构造及它们之间的逻辑联系，
公文写作中常见的问题 一、文种使用不当 有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成"请示报告"；有的不知有命令（令）、批示函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等公文去代替。 二、格式不规范 公文格式上存在的问题，主要有以下表现：（一）公文文头不规范；（二）标题冗长、混乱、残缺不全；（三）主送机关排列混乱；（四）结构层次序数混乱；（五）附件不符；（六）主送、抄送单位不正确。 三、行文规则混乱 （一）越级行文。 （二）多头行文。 （三）请示一文多事。 （四）党政不分。 四、提法不当 有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。 五、名称表述混乱
公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：一是同一名词在一篇 公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。 六、时间表述含糊 (一)用时间代名词而不用具体日期。 (二)年份随意省略。 (三)年份不使用公元纪年。 七、用词不当 (一)词义误用。 (二)生造词语。 (三)词语使用不当。 (四)滥用模糊词语。 八、不符合语法 不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。（一）成分残缺。 （二）成分多余。 （三）搭配不当。 （四）语序不当。 九、数字使用不统一 公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要有以下几种情况： （一）是数字概念不清楚。
公文写作中细节问题 公文写作中的细节咨询题 关于经常与文字打交道的文秘人员而言，掌握文章写作的普通规律，具备各种常用文体写作的基本能力，把握公文写作的具体细节，是我们必备的素养。下面简单谈一谈公文写作中的一些基本常识和需要注意的几个咨询题。一、做好预备 “巧妇难为无米之炊”，惟独预备充分，起草公文才干奋笔疾书，一气呵成，反之就只能别知从何处入手，“十步九回头”，写了撕、撕了写，别别扭扭，很难写出“高屋建瓴，势如破竹”的公文来。那么，起草公文需要做好哪些预备呢？ 一要提高个人的思想修养和学识储备。一方面，正确的世界观、政治观、道德观、艺术观、美学观、历史观、伦理观、文化观对作者的文风、作品的质量至关重要。古人说：“志高者意必远。”写作者树立了正确、远大的理想，写作时才干正确地“言志”，做到文意深远。另一方面，“读书破万卷，下笔如有神”，作者惟独博览群书，对各方面的知识才干融会贯穿、运用自如。并且，公文写作要求的学识既要博，也要专，如果写经济方面的材料，没有经济学理论作基础，写政党建设的材料，没有政党理论作基础，那是写别出好材料的。因此，平时我们要强化自己的思想境地修养，要增进自己多方面的文化科学知识的素质。 二要掌握领导意图、语言风格。所谓“领导意图”，算是领导对撰写某一公文的目的和计划。假如在起草公文前，别了解领导意图，只能是自作主张，瞎写一气。因此，在公文写作前，必须把领导意图搞清晰。对领导意图，了解得越具体越好，越透彻越好。固然，有时领导对领导意图别可能谈得那么具体、那么透彻，这要靠公文写作人员平时对近期领导关注咨询题的掌握程度了，要靠充分发挥主观能动性了。有了领导意图，写作就有了“尚方宝剑”，就知道写些什么了。“语言风格”算是领导说话风格和适应。假如别了解领导的语言风格，说话稿写的再好，与领导行别成共同语言，领导也可不能观赏。这就要求作者经常参加会议，感觉气氛，经过多种途径掌握领导的语言风格。 三要学习有关文件和报刊，深刻领略中央和上级党委指示精神。中央和上级党委指示精神，是各级党政组织工作的指南。掌握了那个指南，工作就能沿着正确方向前进；离开了那个指南，就会迷失方向，甚至会走到歪路上去。公文写作人员，惟独深刻领略中央和上级党委指示精神，才干在公文里正确体现中央和上级党委指示精神，才干保证中央和上级党委指示精神在当地的贯彻和降实。因此，在起草公文前，我们必须经过学习，把近期中央和上级党委指示精神领略深透，把准当前时代的脉搏。这是特别重要的。 四要了解当地实际。各级党委的任务，算是要做好中央和上级党委指示精神与当地实际结合的文章。惟独了解当地实际事情，才干做好上下结合这篇文章，才干有针对性地提出咨询题和解决咨询题。要了解当地实际，就要多翻阅一些资料，经常深入下去，搞些调查研究，事物是别断进展变化的，现代化建设日新日异，新事情、新咨询题、新事物层出别穷，这就需要我们经常地了解当地实际，把握新奇事物，否则，就容易犯“照抄、照搬、照传”的毛病，就容易发生“言之无物，空话连篇”的弊端。这是公文写作的大忌。 五要统筹兼顾，科学组织。在遇到写大材料或者是在省市领导来去匆匆，一人预备汇报材料来别及的时候，就需要多人合作，共同完成。经验的做法算是采取“统—分—统”的组织写作办法，即：统一研究写作提纲，分头去写，最后一人统稿。这种办法注意的咨询题有三：一是依照各自的特长，科学分工。参加的人员有的对工业比较熟悉；有的对农业比较熟悉；有的对外贸比较熟悉；有的对稳定比较熟悉等等，各有特点，要注意发挥他们特长，谁熟悉哪方面的，就写哪一部分，分工负责。二是拟稿人要按提纲去写，如有大的变动，需征得主笔接受，以免走题；对一些细节咨询题，能够灵便掌握。三是主笔统稿时要把好“四关”，即：“政治关”，看看是否符合中央和上级党委的指示精神，是否符合党的路线、方针、政策；“实际关”，看看是否符合当地实际事情；“结构关”，看看结构是否合理、清晰，有无重复的地
公文写作应注意哪些事项 公文的写作过程，大致可分为酝酿准备、草拟初稿、修改定稿三个阶段，每一阶段都有需要注意的一些事项。 酝酿准备阶段：要胸有成竹 “凡事预则立，不预则废”，公文写作动笔之前，要对其有一个完整、可靠的规划和准备。 明确“为什么写”——主旨目的要明 写一篇公文，首先要明确这篇公文是要达到什么样的目的。比如：是要解决全局问题，还是要解决局部问题；是要对方了解、认识到某些问题，还是要求对方采取行动、措施等等。要根据公文的写作目的和达到这一目的的根据，确定公文主题。如果是领导交办的写作任务，起草者应就这些问题向领导进行仔细询问，很好地领会个中含义，切不可不懂装懂，自由发挥。 把握“写什么”——材料搜集要全 要找全需要运用和参考的有关内容方面的资料。既要有面上的情况，又要有点上的情况；既要有正面的事例，又要有反面的事例；既要有新近的事实，又要有历史的事实；既要有上头的精神，又要有下面的反映。全方位地掌握了解资料后，思想观点就会更加客观，方法步骤就会切实可行，写作起来便游刃有余，写出的公文也就丰满充实。 确定“怎样写”——谋篇布局要细
一是定格式。要根据公文的主旨和目的，确定公文的发文对象，选择适当的文种。 二是定结构。即要为公文建框搭架，撰写写作提纲。写作提纲至少要解决以下问题：进一步确定中心论点和写作思路；确定总体结构、段落层次，解决好先写什么、后写什么的问题；选择主要材料和骨干事例，根据文章的总体结构进行合理安排；初步拟出文章的大小标题；最后要基本确定文章的开头、结尾和论证方式，即如何开篇，如何收尾，如何转承启合衔接过渡等。 三是定重点。要根据文章的主旨目的，确定哪一部分应详写，哪一部分应略写。 草拟初稿阶段：要一气呵成 公文写作者应当力求变被动为主动，形成一种“我要写”的心理状态，一气呵成，文气贯通，思路畅通。 初稿写作时不必过于拘谨，应尽可能写得丰厚一些，尽可能把与主题有关的材料写进去，不求精求简，应力求表达到位。根据主题表达的需要，对提纲也可以做一些调整。遇到难点不要停笔，“跳过”继续往下写。 执笔者在写稿时，在观点、结论、主张等公文的思想、主题方面要按照既定方针，不能随心所欲地改变和无限度地发挥，对自己的思想要有所收束，不能让它代替领导和集体的意图。 修改定稿阶段：要双向审改 （一）站在行文者的角度检验公文的准确性
公文写作中常见错误和需要注意的事项 一、文字错误 1．法律法规和公文统用“其他”不用“其它”，相应用“他们” 不用“它们” 2．像的使用。根据新公布的《简化字总表》，象不再 是像的简 化字，仍然各司其职。 我们每一个同志都要像爱护自己的生命那 样；像浙江 --- 。 3．账与帐的使用。账用于货币和货物出入的记载 ,个人账户、挂 账、台账；帐专指布、纱、绸子等制成的遮蔽物。 4．法规和公文 解说明。 5．按照与遵照的用法：按照法律法规或文件等的规定或要求； 遵照上级或长辈的指示、教导等。 6．公布与发布的用法： 命令。相继制定和公布 于 的决定》。 7．制定与制订的用法： 规章制度，制订适用于方 案、规划、计划。 8．增长与增加的用法：增长一词后接百分比，增加一词后接具 体数量。地方财政收入由 1997 年的 1702 万元增加到 2002 年 的 5638 万元。增长幅度达 50% ，而不是增长速度达 50% 。 9．截止与截至的用法：截止到 2000 年或截至 2000 年，而不 是截止 2000 年。截止是不及物动词，后不跟宾语。 10 ．议案和提案： 人大代表提出的是议案和建议， 政协委员提出 的是提案。 11.用词错误： 表示独一无二用“惟一”而不是“唯一” 用行政区域，不用行政辖区。 久禁不绝不是久禁不止。 富余劳动力不是富裕劳动力 社会各界不是社会各届，届表示次。 公文、出版物统一用“报道”不用“报导”。如：新闻报道；对 有关信息要慎重报道。 应有之义不是应有之意 凸显不是突显 磨炼不是磨练 明察暗访不是明查暗访 中“以上”和“以下”均含本数和本级，无须注 公布适用于行政法规， 发布适用于决定、 统计法》等法律法规。 市政府发布了 《关 制定适用于路线、方针、政策、法令、
公文写作中的细节问题 公文写作中的细节问题对于经常与文字打交道的文秘人员而言，掌握文章写作的一般规律，具备各种常用文体写作的基本能力，把握公文写作的具体细节，是我们必备的素质。下面简单谈一谈公文写作中的一些基本常识和需要注意的几个问 题。一、做好准备“巧妇难为无米之炊”，只有准备充分，起草公文才能奋笔疾书，一气呵成，反之就只能不知从何处入手，“十步九回头”，写了撕、撕了写，别别扭扭，很难写出“高屋建瓴，势如破竹”的公文来。那么，起草公文需要做好哪些准备 呢？一要提高个人的思想修养和学识储备。一方面，正确的世界观、政治观、道德观、艺术观、美学观、历史观、伦理观、文化观对作者的文风、作品的质量至关重要。古人说：“志高者意必远。”写作者树立了正确、远大的理想，写作时才能正确地“言志”，做到文意深远。另一方面，“读书破万卷，下笔如有神”，作者只有博览群书，对各方面的知识才能融会贯通、运用自如。同时，公文写作要求的学识既要博，也要专，假如写经济方面的材料，没有经济学理论作基础，写政党建设的材料，没有政党理论作基础，那是写不出好材料的。所以，平时我们要强化自己的思想境界修养，要增进自己多方面的文化科学知识的素养。二要掌握领导意图、语言风格。所谓“领导意图”，就是领导对撰写某一公文的目的和打算。如果在起草公文前，不了解领导意图，只能是自作主张，瞎写一气。所以，在公文写作前，必须把领导意图搞清楚。对领导意图，了解得越具体越好，越透彻越好。当然，有时领导对领导意图不可能谈得那么具体、那么透彻，这要靠公文写作人员平时对近期领导关注问题的掌握程度了，要靠充分发挥主观能动性了。有了领导意图，写作就有了“尚方宝剑”，就知道写些什么了。“语言风格”就是领导讲话风格和习惯。如果不了解领导的语言风格，讲话稿写的再好，与领导行不成共同语言，领导也不会欣赏。这就要求作者经常参加会议，感受气氛，通过多种途径掌握领导的语言风格。三要学习有关文件和报刊，深刻领会中央和上级党委指示精神。中央和上级党委指示精神，是各级党政组织工作的指南。掌握了这个指南，工作就能沿着正确方向前进；离开了这个指南，就会迷失方向，甚至会走到斜路上去。公文写作人员，只有深刻领会中央和上级党委指示精神，才能在公文里正确体现中央和上级党委指示精神，才能保证中央和上级党委指示精神在当地的贯彻和落实。所以，在起草公文前，我们必须通过学习，把近期中央和上级党委指示精神领会深透，把准当前时代的脉搏。这是非常重要的。四要了解当地实际。各级党委的任务，就是要做好中央和上级党委指示精神与当地实
公文写作中存在的问题及解决办法 常见问题： 一是反映新情况、新问题而富有新意的材料所占比例甚低； 二是思考和表达问题的角度老化； 三是为“新”而新，偏重在文字上玩游戏。 主要原因： 一是缺乏“出精品”的意识，因而在新情况面前造成观察力捕捉力不强； 二是全新精神不强，在写作上容易出现从众心理和畏难情绪； 三是思路单一，缺乏积累。 捕捉新情况选择新角度的要领和方法： 一、紧跟党中央部署和改革开放的新形势，带着问题去观察比较，从变化中捕捉新情况。一要紧跟党中央新的战略部署和重要指示的发表，及时去投入研究，这是捕捉新情况必须要掌握的首要一条；二要从群众贯彻党的指示的反映中，观察新的思想去向；三要从对同类工作的历史对比观察中，及时捕捉变化的新情况；四要从工作出现的新问题中来捕捉研究新课题。 二、讲区别，求新意，勇于推出新的经验和理论 三、超出以往，另辟新路，寻求表达的新角度 框架设计构思过程： 主要任务，一是提炼和确立主题思想；二是确定思想，选定展开的层次。构思中存在的主要问题及原因： 一、构思不充分 赶材料，或因下功夫不够，出现了硬写的情况。从成文的材料中可以看出填空写法的痕迹。平时，我们讲搞教学背课的时间比例是四比一，我看构思和写作的时间比例也要在这个比例数之上。有的作者不要说细构思，就连粗构思都没搞好就草率动笔。 二、对材料的主题提炼和标题的制作下的功夫不足 出现了对主题思想把握不准，缺乏新意。在大小标题的提炼制作上平淡、
肤浅，甚至还有抄袭别人之嫌，给人一种“熟面孔”的印象和感觉。 三、思路展开不顺畅 对层次的划分有分不开“档”的情况，有的不管什么材料都是清一色“三三制”，有的给人一种硬分或勉强的感觉。 四、对层次内容安排轻重分配不当，出现前空后累赘的问题 有不少作者头脑中形成了一个法定的写作模式，就是第一大层次只能写抓学习提高认识，并标榜为“先务虚”。结果使材料的第一大层次不仅虚了，而且空了，所采写的例子很难用上去，都压到后边几个层次中去，造成整合堆砌的累赘状态。 掌握机关应用材料构思谋篇的思维特点 一、认真研究和掌握机关应用材料写作构思的思维特点 （一）为材料写作构思提供坚实的准备基础 四多：多读书以积累知识；多考虑事理以丰富才能；多研究观察以事物的联系；多练习按文思来运用文辞。 平时就要多读书，搞好革命基本理论和多学科多专业知识的储备；经常注意学习中央的文件，把握精神实质，研究形势变化而引发的新情况、新问题；结合现实生活中的实例多进行分析评判是非功过的思维训练。 （二）掌握和运用构思机关材料所需要的思维方法 我们的思维必须受党的方针政策、工作重心、会议的议题、集体决定、领导意图的约束，从内容到形式不能掺入作者的主观思想。常用的思维方法是：分析与综合、归纳与演译、发散与集中、性化与量化、系统与具体、比较与优选等逻辑思维方法。不要用自己的观点学说，过多注重想象和创作，使写出的材料有失庄重和严肃。 二、精心提炼，使主题思想准确新颖 （一）把握“主题”的四性，准确地加以提炼 客观性、主观性、观念性、时代性 （二）根据机关应用材料写作主题表达语义的显在性，将主题内涵鲜明地凸现出来
公文写作注意问题 一、字体要求 标题：方正小标宋简体，小二号（若无此字体可到网上下载）正文：仿宋_GB2312，小三号，行间距26-32磅，根据文件长度情况适当调整。 数字处理：文本形成后，做全选，然后在字体里选TIME NEW ROMAN字体（目的对阿拉伯数字和英文字母处理美观）。 结构层次序数:第一层为“一”（黑体，不加粗），第二层为“（一）”（楷体_GB2312，加粗），第三层为“1.”（阿拉伯数字后面是实心圆点，不是顿号，三层之后加粗，不改字体），第四层为“（1）”。如果只有两个层次，可以第一层为“一”，第二层为“1.”。 二、标题 1. 拟写公文标题时，一般先写介词“关于”，准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明文种，任何情况下不得省略文种。 2. 一个题目中只能有一个“关于”、一个“通知”、一个“转发”或“印发”，要避免重复。 3. 一行放不下分成两行时，第一行不要挤满，一个词语不要分行，要调整到同一行；第一行要比第二行长，居中排列保持
4. 标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 5. 标题中单位名称对内可简写，标题尽量简单明晰，字数一般不超过40个。例如：“关于中国邮政储蓄银行XX市分行增设定期存单小额质押贷款开办网点的请示”可以简写为“关于XX市分行增加定期存单小额质押贷款网点的请示”。用最少的字数表达清楚意思即可，不用面面俱到。对外单位名称要标明全称。转发公文被转单位名称不得省略。 三、主送单位 应写全称，例如“中国邮政储蓄银行辽宁省分行”、“中国银行业监督管理委员会XX监管局”等。主送机关顶格书写，加冒号。 四、附件 公文如有附件，应当在正文下空1行，左空2字标识，“附件”后标全角冒号和名称。附件如有序号，使用阿拉伯数字，数字后标小圆点，附件名称不加书名号，其后不加标点符号。转发文件时可以不在正文中标注附件。 附件页：要在附件首页左上角标注“附件”，后标全角冒号。多个附件要按顺序标注“附件1：”“附件2：”……字体：仿宋_GB2312，字号：小三，加粗。并按顺序插入页码。 五、成文日期 要大写，例如“二○○九年七月一日”，非“二00九年七月一日”（菜单栏“插入”→“特殊符号”→“○”）。成文日期为签发日期，不要单独在一页，要和正文在一页，可以通过调整正文行距来实现。成文日期位于距离正文4行的右下角，后面空4字
公文常见错误分析及对策 公文写作 公文常见错误分析及对策 公文是公务文书的简称，是处理公务、管理事务的一种书面文字工具。其重要特点就是行文的规范化、制度化和标准化。对于公文格式，国家技术监督局制定了《国家行政机关公文格式》（GB/T9704—1999，以下简称《格式》），国务院办公厅制定了《国家行政机关公文处理办法》（2001年1月1日起施行，以下简称《办法》），中央办公厅制定了《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》（以下简称《条例》）。但是不少单位和部门制发文件，并没有严格按照规定、要求去做，而是各行其是，制发文件存在很大的随意性，造成公文格式的不规范，严重影响了公文的严肃性、公正性。更在一定程度上影响了公文的质量和效能，影响了政 府的行政效率，因此必须引起高度重视。 一、存在的问题 （一）文种使用乱。一是生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种使用。《办法》所确定的公文文种共有13类14种，即：命名、令，决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。除此之外，均不可直接行文，但可作为"印发"、"颁发"式"通知"的"附件"行文。例如，《关于××市区退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定》、《关于使用社会保障卡有关问题的说明》等，这里的"操作规定"、"说明"均不应作为文种使用，可以改成《××关于印发市区退休人员一次性缴纳医疗费分期缴费的具体操作规定的通知》、《××关于印发使用社会保障卡有关问题的说明的通知》，不能作为文种使用的还有"条例"、"规定"、"办法"、"总结"、"计划"等，有的甚至把"安排"、"要点"、"细则"这些既不是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。
公文写作的要求及其格式与注意事项 1、发文机关标识规则：①应为全称或规范化简称②联合行 文、主办机关在前面 2、发文字号标识规则：①机关发＋﹝年份﹞＋序号②年份 使用全称③序号不加虚号；不加第字 3、公文标题标识规则：①公文标题三要素：发文机关+关 于事由+文种，位置居中，分割保持词意完整②除法规性文件加书名号外，一般不使用标点符号③“摘由难”：精练语言概括主旨 4、主送机关标识规则：①一般上行文只有一个主送机关② 特殊须联合行文，主送机关要按党政军群顺序 5、成文日期标识规则：①用汉字书写，不能用简称②凡是 0须用全角０而不用半角0 6、公文印章标识规则：①单独行文印章位置要“骑年压月” ②联合行文印章位置：主办机关在前③正文满页，印章 无位置，可通过调整行距、字距解决 7、主题词标识规则：主题词之间空一格，不可用逗号或顿 号（注意：新词的出现及表达用△） 批转性通知知识要点： 1、用好批转、转发、印发三个词 2、正确使用书名号 3、批转公文的文种不能遗漏
4、检查有无多余的介词“关于” 通知的格式： 标题：XXXXXX通知 发文字号：XX字〔XXXX〕X号 主送机关：XXXX、XXXX： 通知缘由：XXXXXXXXXXXXXXXXXXX已经……同意，现转发（批转）给你们，请认真遵照执行。 评价意见：XXXXXXXXXXXXXXXX………… 附件：XXXXXXXXXXXXXX 落款：XXXXXXXXX（章） 签署日期：XX年X月X日 会议通知的格式： 标题：XXXXXXXXX会议通知 发文字号：XX字〔XXXX〕X号 主送机关：XXXX、XXXX： 通知缘由：XXXXXXXXXXXXXXXXXXX 与会事项：一、XXXXX 二、XXXXXXX 三、XXXXXXX 其他事项：XXXXXXXXXXXXXXXXX 结束语：特此通知
公文写作中常见的12个错误 常见错误一： 多个书名号或引号并列时使用顿号分隔 例1：各中小学要积极贯彻落实《中华人民共和国预防未成年人犯罪法》、《中华人民共和国未成年人保护法》、《中华人民共和国义务教育法》及相关要求。（错误） 各中小学要积极贯彻落实《中华人民共和国预防未成年人犯罪法》《中华人民共和国未成年人保护法》《中华人民共和国义务教育法》及相关要求。（正确） 例2：公安部门要加强校园“警务室”、“护学岗”、“安全网”建设，落实护校制度。（错误） 公安部门要加强校园“警务室”“护学岗”“安全网”建设，落实护校制度。（正确） 解析：标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间，宜用顿号。 常见错误二： 在标示数值和起止年限时使用连接号不规范 例3：制定并实施学校安防达标建设三年行动计划（2013-2015年）。（错误）
制定并实施学校安防达标建设三年行动计划（2013—2015年）。（正确） 例4：要加快工程进度，确保科技园3-5年内建成。（错误） 要加快工程进度，确保科技园3～5年内建成。（正确） 解析：标示时间、地域的起止一般用一字线（占一个字符位置），标示数值范围起止一般用浪纹线。 常见错误三： 在并列分句中使用逗号统领 例5：各职能部门在查处取缔无证无照经营工作中要各司其职、互相配合，工商部门负责查处取缔未取得有效许可证擅自从事经营活动的行为；工信部门负责依法监督管理无线电和电子电器产品维修行业；公安部门负责依法监督管理旅馆业、公章刻制业。（错误） 各职能部门在查处取缔无证无照经营工作中要各司其职、互相配合：工商部门负责查处取缔未取得有效许可证擅自从事经营活动的行为；工信部门负责依法监督管理无线电和电子电器产品维修行业；公安部门负责依法监督管理旅馆业、公章刻制业。（正确） 解析：用分号隔开的几个并列分句不能由逗号统领或总结。 常见错误四： 在并列分句中使用句号后再使用分号
公文写作常见问题十解 一、公文的文面结构主要有哪些要素？公文的文面结构是个公文格式问题，是公文规范性的重要体现。最常用的有以下 8 个要素构成： 1、版头 ①“红头文件”。文件的首页上端，印有“XXX文件” 字样的红色大字。政府公文版头下面有一道红线，党的公文在红线中间另加一红五星。 ②“白头文件” 。即不用版头的文件，一般用于印发领导人的讲话等文字材料。 2、发文字号 机关代字 + 〔年份〕 + 顺序号机关代字是发文机关的简化代称，一经确定，不得随意改动。年份用公元纪年标记，使用阿拉伯数字，并用六角方括号括住。位置居中略下（纵向）或左下。顺序号，使用阿拉伯数字，如“ 58 号”。写作“第 58 号”或“ 058 号”均不规范。 3、标题 发文机关 + （关于）事由 + （的）文种 4、主送机关顶格，后加冒号。少数直接面向社会或全体的文件可省 略主送机关
该要素要注意主送机关之间的排列顺序和标点符号的 使用。从系统的角度说，应按党T政T军T群的顺序排列， 县四大家领导班子排序应为：县委、人大、政府、政协；从级别的角度说，应按由高至低的顺序排列。不同系统、不同级别的主送机关之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送机关之间用顿号隔开。如：以县委和县委办向下行文的主送机关为“各乡镇党委，县委各部委，县直机关各单位和各人民团体党委（党组、总支、支部），汤泉池管理处党委” 各主送机关间用逗号而不是用顿号隔开是因为它们虽处于同一级别但分属于不同系统。 当公文的主送机关为平级机关时，可按公文的内容与主送机关关系的密切程度安排先后顺序。 5、正文。排印正文时，标点符号应尾随文后，即点号不能打头，标号不要拆开。数字、年份也不能拆开回行。 6、附件 写在正文下空 1 行左空 2 字用 3 号仿宋体字标识。格式为： 附件：序号 + 标题 + 件数附件的标题不加书名号，标题与件数空一字距，其末尾不加标点符号。写作“附件如文” 、“附件X份”是错误的。识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。 附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1 行顶格标附件不是“副件” ，有的对正件起说明、解释和证实作用，有的则用于向上级机关报送或向下级机关批转的附件，此类附件实际是主件。
当前公文处理工作中存在的主要问题和对策 公文处理是按照规范要求和规定程序进行文书处理的一系列相互关联、衔接有序的工作，也是各级行政机关工作的重要组成部分。公文处理工作直接关系到机关工作的办事效率，关系到机关的对外形象。当前公文处理工作在各位领导的正确领导下，文秘人员思想端正，团结奋进，刻苦学习，公文处理基本符合国务院公文处理的有关规定，较好地发挥了以文辅政的作用，总体水平不断提高，深受各界好评。但是，在公文处理中仍然存在一些不容忽视的问题，给公文处理工作造成影响。 一、存在问题 （一）收文办理程序不熟。近来，办公室存在收到部门传真或呈报公文后，收文者不明处置程序，到处寻找受文对象，影响公文办结时限和机关形象。 （二）收文审核把关不严。部分文秘人员只顾接收呈报公文，不审核公文内容、行文方式和是否确需政府办公室受理，致使公文入口把关不严，影响办理质量。 （三）草拟公文内容不精。部分草拟公文存在情况不够清楚，观点不够鲜明，结构不够严谨，条理不够清楚，表述拐弯抹角，字词搭配不当，标点运用不妥等问题，对公文整体质量带来影响。 （四）校对公文不够细心。部分文秘人员对已初审和复审的文稿只粗略阅读或不再校对，忽略发文校对关，致使发文日期、版面格式等细节出现错误。
（五）处理公文时限不清。受文办理都有时限要求，部分公文超出办文时限，影响办事效率。 （六）处理公文态度不正。个别同志害怕接受办文任务，甚至出现“装聋”现象，团队意识、主动意识不强，影响个人进步。 二、原因分析 （一）业务学习不够。一是对有关工作规则、办事程序、文件审核等学习不够，办文轻重缓急不分，头绪混乱，甚至连领导分工和对口联系人员都分不清楚，公文处理效率受到影响。二是对党和国家大政方针、基本科学文化知识等学习不够，致使综合素质、业务水平存在差距。 （二）工作责任心不强。个别人员没有树立起“公文处理无小事”的观念，没有树立起高标准、严要求、及时准确地办理每一份公文的意识，以至于在公文处理中不认真、不细心，甚至害怕处理公文。 三、对策 （一）端正公文处理态度。 良好的工作态度是工作成功与否迈出的第一步，公文处理细节繁多，没有端正的态度，就会出现顾此失彼。态度是否端正要在公文处理过程中检验，并非是口头敷衍而行动迟缓，也并非是“认真校对后还发文日期出错”。端正公文处理态度，首先要充分认识公文处理的重要性，切实做到不因公文处理失误而损害机关形象和影响政令畅通；其次要加强学习，做到学以致用。学习是永恒的话题，