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新成立企业文件材料归档完整性保障

新成立企业文件材料归档完整性保障

作者:陈文杰

来源:《办公室业务(下半月)》 2019年第2期

【摘要】文件材料归档完整是企业一项非常重要的工作,但受种种因素的影响,新成立企业不容易保证文件材料归档完整性。因此,企业宜在成立之初开展系列工作,建立各项制度,采取多种管理手段及措施,搭建归档完整性保障平台,确保企业档案的齐全、完整、安全。

【关键词】新成立企业;文件材料;归档;完整性保障

文件材料归档完整既是国家相关管理部门的要求,也是对股东员工利益的保障;重要文档的缺失,甚至可能导致企业受相应处罚。企业在生产经营、科技研发、突发事件处理等活动中产生大量文件材料,这其中部分文件材料因产生的不确定性,给文件材料的收集带来困难,从而导致档案归档不齐全完整,为企业的合法合规性经营埋下隐患。对于一个新成立的企业而言,其文件材料齐全完整归档常常会受到以下挑战:企业从筹建阶段向运营阶段过渡,机构变动导致筹建档案及企业成立前期档案易丢失;企业成立初期,未及时确定企业的归档范围,归档实施缺乏依据,易造成归档不全;企业文档部门与其它部门联系不足,难以掌握归档变化信息;随企业业务扩展,分企业及外地项目的档案管理缺乏相应制度,文件材料的归档工作不能规范开展等等。

一、搭建归档完整性保障平台

为解决上述问题,企业宜在成立初期开展系列工作,搭建归档完整性保障平台,确保企业档案的齐全、完整、安全。这些工作包括:

(一)编制企业第一版归档范围。文档部门应将编制第一版归档范围清单作为首要任务,及早深入企业各业务部门,了解各部门业务范畴及业务流程,梳理各部门产生文件材料的状况,与各业务部门共同完成企业第一版的归档范围清单的编制。

(二)收集的企业筹建档案及成立档案。企业筹建及成立初期具有机构不稳定、人员流动性大的特点,导致企业筹建档案及成立档案易散失。文档管理部门应在第一时间查找线索,组织筹建档案及成立档案的归档入库,保证了筹建档案及成立档案的完整。

(三)及早建立并实施重大项目文档部门参加制度。文档部门应推动将重大项目文档部门参加制度写入企业的政策中,规范重大项目的文档管理;文档部门应主动联系企业科研部门、生产部门、经营部门,参加重大项目开工会、产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱验收、合同结算支付等活动相关环节,负责检查应归档文件的完整性和系统性。

(四)建立并实施归档协调人制度。文档部门应组织推动各部门设立部门归档协调人,负责本部门反馈部门归档范围变化情况,协调部门文件材料收集、组卷、归档及移交,负责本部门归档信息反馈。

(五)适时开展异地项目归档研究。企业发展到一定阶段,很可能会在异地设立分企业、项目部,地域的变化性及多样性,给归档工作带来困难,对归档完整性产生威胁。针对这种情况,企业应开展异地项目归档研究, 对哪些文件材料具有归档价值、异地产生的文件材料采用什么方式在什么时间归档等问题进行探讨,建立异地档案归档制度,建立异地文档库,为异地项目文档管理的深入开展奠定基础。

(六)建立企业特色档案管理制度。企业特色档案是企业在生产、经营、科研等各项活动中形成的最具本企业特色,最能反映企业在一段时间内各项活动特点,因此,这类档案具有很强的独

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