当前位置:文档之家› 自制传阅单

自制传阅单

自制传阅单

办公室文件传阅单

办公室文件传阅管理办法

办公室文件管理办法 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化、提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,结合本单位工作实际,制定本办法: 一、收文 (一)文件签批 1、收到公文,先由办公室登记后,呈单位主要领导作出批示,批示过的公文,办公室负责统一转办、处理。 2、对于需要办理的文件,分管领导收到文件后,提出具体办理办法。若分管领导外出,按单位主要领导签发的意见由相关科室先予办理,分管领导回来后补签。 3、对于传阅的文件,传阅领导及相关人员在文件处理单中传阅签字栏内签字,并注明时间。 4、对于需要办理和传阅的文件,由办公室先送达需要办理的相关分管领导和科室进行处理,随后再进行传阅急办事项的文件,若单位主要领导和分管领导都外出,则可经电话等方式请示后先予办理后补签。 (二)文件时效 办理文件:一周内退回办公室 传阅文件:两天内退回办公室 (三)电子文件 及时下载并登记分类,按签批、办理、传阅的程序办理。 二、发文 (一)本单位发文

发文程序:拟稿—审稿—签发—编号—打印—归档。 1、拟稿。相关科室。 2、审稿。分管领导对行文目的、依据、任务、政策、措施以及文字、标点符号使用等方面进行认真审改。 3、签发。单位主要领导签发后方可发文。 4、编号。签发后的文件一律送办公室进行统一编号和公文格式把关。一是检查公文是否经过领导签发,二是检查文种使用是否规范。 5、打印。打印文件要做到文件格式排列规范、整齐美观、字迹清晰、文面整洁。 6、归档。办公室将正式文件连同底稿(重要文件包括讨论稿,领导批示件等)、电子文本及时归档、妥善保存。 (二)与其他单位联合发文 1、我单位负责拟稿联合行文 加盖公章前的程序与本单位拟稿发文程序相同,经所有联合发文单位加盖公章后,把联合发文处理单、初稿、两份成稿交办公室留存。 2、其他单位负责拟稿联合行文 3、首先由相关科室负责人把关,并签署意见后,找分管领导和单位主要领导签批。加盖本单位公章时,把联合发文处理单复印一份、成稿两份由办公室留存。 二〇一二年六月十六日

公文呈阅、呈批及传阅制度

公文呈阅、呈批及传阅制度 第一章总则 第一条为规范公司文件的呈批、呈阅及传阅行为,保证文件呈批、呈阅及传阅的严肃性、有序性和时效性,制定本制度。 第二条文件的呈阅、传阅由综合管理部负责承办。 第二章文件呈阅 第三条呈阅的文件包括: 一、省、市、县区领导部门的下发文件;外部企、事业单位的转发转送文件。 二、公司简报、会议纪要、会议简报。 三、公司及各部门制定的规章制度、工作流程、工作或业务报告及其他需要领导审阅的文件。 四、各类与公司业务及管理相关的重要信息和消息。 第四条呈送领导审阅的文件应视其文种以规定的格式起草。 第五条呈阅件起草者应对文件进行仔细校对和修改,杜绝语法和字词错误,完成后交综合管理部审核。 对含有语句不顺或词不达意的呈阅件,综合管理部有权拒绝呈送,并要求起草者进行修改。 第六条经审核无误的呈阅件,起草者须填写“呈阅件”(见附件1),再由综合管理部负责将文件呈送领导。 第七条呈阅件由文件名称、文号、眉首横线、阅件人、呈阅说明、末端横线、领导阅后意见栏、呈阅部门、承办人、电话等部分构成。文件名称、文号置于眉首横线之上,阅件人、呈阅说明置于眉首横线与末端横线之间的竖虚线左侧,领导阅后意见栏位于两横线之间竖虚线右侧。

第八条文号包括部门代字和年代加序号。部门代字为: 评审部“评”;法律监管部: “法”字;计划财务部: “财”字;综合管理部: “综”字。 第九条对领导审阅后的文件,综合管理部应及时取回归档。如领导签署了批语或意见,则综合管理部应及时向有关部门或人员传达,并督促落实。 第三章文件呈批 第十条部门或个人因重要工作或业务需要向领导请求行动指示时,需写“呈批件”(见附件2)。第十一条除文件名外,呈批件的构成与呈阅件相同。 第十二条呈批件呈送程序与呈阅件相同。 第十三条阅件领导应在呈批件上作出批示。 第十四条综合管理部应及时取回批件并向有关部门传达并督促落实。经领导批示的文件应及时归档。 第四章文件传阅 第十五条除第二章第三条应传阅的文件外,其它文件须经董事长或总经理决定传阅的文件方可传阅。 第十六条文件的传阅范围由指示传阅的领导圈定,综合管理部负责承办。 第十七条传阅的文件应附有文件传阅单(见附件3)。传阅人阅读完文件后,应在传阅单中的本人姓名上画圈或签名并注明阅读日期。 第十八条文件传阅原则上应按文件传阅单中姓名的排列顺序进行。 第十九条传阅人在阅读完文件后应及时将文件交还综合管理部,由综合管理部传交下一位传阅人。

文件传阅管理制度

文件传阅管理制度 吉林国贸商业流通集团 文件收发、传阅、立卷 归档管理制度 一、发文:因工作需要应由单位名义对外行文(函、通知、答复件、上报请示件等),先由有关部(室)、中心、公司提出要求,对于需要协调和解决的事项,事先进行协调,取得一致意见。然后有关部(室)、中心、公司拟定行文稿件(包括发文稿纸上的有关项目),送集团办公室(董事长秘书处)审核认可,并在核稿上签字后,报董事长签发。再由办公室(秘书处)登记编定发文号,打印的稿件经有关部(室)、中心、公司校对无误后,交办公室司印、装订、留存、分送。 二、收文:收文办理包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。文件收发按照收文办理的程序签收登记后,送办公室领导审核来文是否受理,对应转办的文件要及时转交董事长秘书处,在此基础上提出拟办意见,分送领导及有关部(室)、中心、公司阅读或对应办的事项作出批示。 三、传阅:根据领导的意见需传阅的文件,由办公室负责收发人员依次送有关部(室)、中心、公司和有关人员传阅,传阅文件一般做到当天送达,当天阅毕,签名交回,以提高传阅时效。因需要而暂留的文件,要打好招呼。需要复印的文件须经部(室)领导同意,由办公室(行政)具体操作。 四、承办:需要承办的文件根据领导批示,由办公室及时转交给有关 部(室)、中心、公司或有关人员,按照要求及时办理,超过时 限的,由办公室催促办理。办理结束后,将办理结果书面交办公 室,需要答复对方的,拟写成初稿,由办公室报请董事长审定后

行文。由董事长(秘书处)转给需提出拟办意见的文件,办公室 应及时报送董事长,签署意见后,直接送交转给相关部门。五、立卷:收发的文件一般按照收发序号一月整理一次,对缺少或残 缺的文件,及时追查、弥补。次年五月底前分门别类,附上目录, 立成卷宗,保证文件、资料的整齐、完整。 六、归档:按照要求严格做好一年一次的归档工作,档案要摆放整齐, 便于查找,同时落实防潮、防火、防蛀、防鼠等措施,保证档案 安全。调阅档案须经董事长(秘书处)同意,并由工作人员具体 操作,档案一般不外借。 七、保密:切实按照文件密级要求做好保密工作。 行政机要文件材料传阅处理规定(保密制度) 总则: 为了加强机要文件传阅处理环节管理,提高传递效率,确保其安全运转,特制定本规定。 第一条:文件传阅组织: 为了有效地掌握传阅文件的运转行踪,避免文件在运转中积压和传递断线或下落不明,合理调整阅文次序,加快文件传阅的速度,提高工作效率,必须加强文件传阅工作的组织管理。具体工作由办公室指定专人负责。 第二条:文件传阅原则: 严格按文件规定的传阅范围进行。按文件传阅卡上的顺序依次传阅后,视文件内容、工作需要和领导批示,再送有关人员传阅。 第三条:文件传阅方法: 文件传阅采用轮辐式方法,办公室专人负责传阅,每位领导阅文后退交负责人登记,由负责人再送第二位领导传阅,以此依次送退,直至文件传阅完毕。领

办公室文件传阅管理办法

办公室文件传阅管理办法-标准化文件发布号:(9556-EUATWK-MWUB-WUNN-INNUL-DDQTY-KII

办公室文件管理办法 为使文件管理工作制度化、规范化、科学化、提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,结合本单位工作实际,制定本办法: 一、收文 (一)文件签批 1、收到公文,先由办公室登记后,呈单位主要领导作出批示,批示过的公文,办公室负责统一转办、处理。 2、对于需要办理的文件,分管领导收到文件后,提出具体办理办法。若分管领导外出,按单位主要领导签发的意见由相关科室先予办理,分管领导回来后补签。 3、对于传阅的文件,传阅领导及相关人员在文件处理单中传阅签字栏内签字,并注明时间。 4、对于需要办理和传阅的文件,由办公室先送达需要办理的相关分管领导和科室进行处理,随后再进行传阅急办事项的文件,若单位主要领导和分管领导都外出,则可经电话等方式请示后先予办理后补签。 (二)文件时效 办理文件:一周内退回办公室 传阅文件:两天内退回办公室 (三)电子文件 及时下载并登记分类,按签批、办理、传阅的程序办理。 二、发文 (一)本单位发文

发文程序:拟稿—审稿—签发—编号—打印—归档。 1、拟稿。相关科室。 2、审稿。分管领导对行文目的、依据、任务、政策、措施以及文字、标点符号使用等方面进行认真审改。 3、签发。单位主要领导签发后方可发文。 4、编号。签发后的文件一律送办公室进行统一编号和公文格式把关。一是检查公文是否经过领导签发,二是检查文种使用是否规范。 5、打印。打印文件要做到文件格式排列规范、整齐美观、字迹清晰、文面整洁。 6、归档。办公室将正式文件连同底稿(重要文件包括讨论稿,领导批示件等)、电子文本及时归档、妥善保存。 (二)与其他单位联合发文 1、我单位负责拟稿联合行文 加盖公章前的程序与本单位拟稿发文程序相同,经所有联合发文单位加盖公章后,把联合发文处理单、初稿、两份成稿交办公室留存。 2、其他单位负责拟稿联合行文 3、首先由相关科室负责人把关,并签署意见后,找分管领导和单位主要领导签批。加盖本单位公章时,把联合发文处理单复印一份、成稿两份由办公室留存。 二〇一二年六月十六日

文件传阅管理规定

文件传阅管理规定 为规范文件传阅程序,更好地发挥文件指导实际工作功能,切实提高办事效率,制定本制度。 一、收文 (一)纸质来文 1、签收。收到来文,应看清是否属于本单位收文,检查封皮编号与投递单是否相符,文件装封、密封条是否破损等情况,检查无误后,方可签字、盖章、注明日期。 2、拆封。来文均需秘书科文件专管人员拆封,其他人员不得任意拆封。写明某个部门或个人亲收的文件,应先登记,然后送交有关部门或个人。 3、核对。文件拆封后,要对照发文通知单核对文件种类和份数。同时,检查文件是否有未装订、缺页或手续不全等问题,发现问题及时向发文单位查询,及时沟通处理。 (二)电子来文 电子来文是指从Foxmail公文收发系统接收的电子公文。工作日应保证每天上、下午各接收一次,确保接收及时,不得出现上网断档和电子公文积压、延误现象。下载后的电子公文,经核对无误后,进行打印装订。 二、登记 将收到的文件,分别按照中央、省级、市级和密级、非

密的分类在公文登记簿上分簿登记。注明来文机关、收文编号、成文时间、收文时间、文件字号、收到份数、密级与文件标题。 三、批阅 1、收文登记后,要清楚无误地填写《文件处理单》。 2、将附有《文件处理单》的文件交由办公室主任。主任阅文后统一签批,写明阅知范围和阅办单位。 四、传阅 1、办公室主任签批的文件,根据批办意见按顺序传阅,如有领导外出不能及时阅签,经秘书科负责人同意后可先由其他领导传阅。领导阅文后应签字、注时,如有阅批意见,秘书科应联系相关单位及时交办。 2、部门领取人在领取文件时应在收文登记簿上注明领取人、领取日期,阅文后应及时交还,送还文件时注明送还日期。 3、各部门领取文件后应及时向领导汇报,提高文件传阅效率。对于密级文件,应根据保密要求妥善保管。 4、经办人应做好登记,随时掌握文件的去向,保证文件安全。文件传阅完毕后,应在《收文登记簿》或文件处理单上注结。 五、归档 将办理完毕的文件按不同的分类和序号分别归在相应

相关主题
相关文档 最新文档