第二节工程项目的绩效评价
一、工程项目绩效与绩效评价的概念
对工程项目建设的全过程实施绩效评价是工程项目综合管理的一个重要方面。工程项目绩效是指工程项目实施活动和过程的结果。绩效评价则是在考核实施活动过程结果的基础上，应用考核结果的描述来确定绩效的高低，做出评价。工程项目绩效具有多因性、多维性、动态性等特征，因此，项目绩效评价是一种综合性的评价。
项目绩效评价，广义来讲包括建设过程中的评价和建设完成后的后评价。由于后评价是在项目管理结束后的评价，习惯作为独立的范畴来加以阐述。因此，绩效评价一般是指建设过程中的绩效评价，有的称为项目跟踪评价或中间评价。
二、绩效评价的作用
(1)确保业主获知工程项目进展状况，满足业主检查工程项目进展情况的需求。
(2)进一步确认项目组织对工程项目承诺的实现程度。
(3)作为预测项目建设终结绩效的依据。
(4)尽早发现项目实施的问题，以便提前采取措施。
(5)作为考核工作成果，实行奖惩的依据。
三、绩效目标和评价时间的设定
(一)绩效目标的设定
项目绩效目标是在特定时间用特定指标表示期望结果的一种明确状态，成为项目绩效评价的标准。设定绩效目标的要求是：
1．项目绩效目标必须准确化、具体化、定量化
一方面，绩效目标的设定要以工作分析为依据，而不能任意设定；另一方面，这些标准应足够清楚和客观，以便被理解和测量。
2．缋效目标的设定应当是合理的和可达到的
如果目标设定不合理或过高，将导致执行不利；如果目标设定过低，执行人员就会自满于轻易的成功，从而也导致执行不利。
3．缋效目标的设定必须满足项目业主、贷款机构和上级管理单位对缋效管理的具体要求
为了及时了解项目实施情况，项目业主、贷款机构和上级管理单位往往对绩效评价的时间、指标体系和报表规格提出许多具体要求，项目实施单位必须满足这些要求。
(二)评价时间的设定
评价时间可按两类设定：
1.阶段性评价
是指一个子项目或较大的单项工程完工后的阶段性工作评价，这时评价的内容比较广泛，包括对项目的功能特性、质量、进度、费用等进行综合评价。
2．定期评价
是指建设过程中的月度、季度、年度评价。这时，子项目尚在建设过程中，很难对项目功能特性作出评价，只能对已完成部分工程的质量、进度、费用进行综合评价。
四、项目绩效评价的基本做珐
1.对工程项目实施效果进行检查，收集测量数据
绩效目标一旦建立，所有项目管理人员应了解这些目标，并按要求定期进行绩效测量和整理，对实施情况进行检查。项目检查主要包括状态检查和工作过程检查两方面内容。项目的状态检查，主要检查项目的绩效是否达到要求，项目是否在进度计划和预算之内，以及项目管理的范围是否正确；项目的工作过程检查，重点在于检查项目管理工作开展得如何，现在做得是否满足要求，有哪些问题需要改进。
2．对检查结果和测量数据进行综合分析和预测，制订必要的改进措施
分析和预测要紧紧围绕项目总体目标要求进行。例如，某单项工程计划年底完成，施工高峰期在2—11月，5月底按计划完成工作量40％，费用应开支40％，但实测结果，到5月底工作量只完成35％，费用开支达到40％。这种情况说明，工期拖了半个月，费用额度没有超过规定，但由于工作量少完成5％，实际上预算超支5％。根据检查结果，管理人员就应认真分析拖期和超支的原因，研究采取哪些措施，可否通过今后6个月的努力把半个月时间抢回来，超支的5％费用能否节约下来。如果经过采取措施，预计工期可以抢回10天，费用可以节省2％，就需进一步研究拖期5天对整个项目的建设进度是否会产生影响，影响有多大，还有3％的费用能否在不可预见费中得到解决。
3．编写工程项目绩效报告
工程项目绩效报告是对工程项目执行“期间”的关键指标、目标、风险和设想等因素进行监控的结果，是对工程项目能否获得圆满成功的早期预警，能够及时反映出某一时间点上的工程项目执行状态、问题，并提出改进措施。
工程项目计划和工作成果是绩效报告输入的重要内容，绩效报告的主要内容包括状态报告、进展报告、预测和变更申请。
状态报告介绍工程项目在某一特定时间点上所处的位置，它要说明的是从达到范围、时间和费用目标上讲工程项目当前所处的状态。已经花费了多少资金?完成某项任务要多久?工作是否如期完成?工程项目是
否在进度计划和预算之内?应对关键任务，特别是关键路径上的那些任务进行报告。对具有高技术风险的任务应予以特别注意，对那些工程项目管理人员仅能进行有限控制的外部厂商、分包商等进行的任务也应予以特别注意。状态报告根据相关人员的需要有不同的格式。
进展报告介绍工程项目组织在某一特定期间内所完成的工作。许多工程项目的做法是要每位工程项目成员准备一份月度进展报告，有时是每周进展报告，工程项目经理以从各个成员那里收集的信息为基础完成统一的进展报告。
典型题目
在工程项目绩效报告的内容中，说明工程项目组织在某一特定期间完成的工作的是( )。
A.状态报告
B.进展报告
C.项目预测
D.变更申请
工程项目预测是在过去资料和发展趋势的基础上，预测工程项目未来的状态和进度。根据当前的进展情况，预计完成工程项目要多长时间，完成工程项目需要多少资金，预计的进度、费用、绩效或范围是否存在重大偏差，目前存在和今后可能发生哪些问题，应当采取哪些措施加以改进。
编写绩效报告前，另一种常用的方法是召开状态评审会议，这是一种很好的办法，它能更广泛地集中信息，集思广益对重要的工程项目问题进行面对面的讨论。许多工程项目管理人员每月召开状态评审会议来交换重要项目信息，激励职员在自己负责的工程项目部分上取得进展。同样的，许多高级经理召开月度或季度的状态评审会议，会上工程项目管理人员需要汇报综合的状态信息。
第三节工程项目的沟通管理
一、概述
沟通就是信息的交流，是人际(或组织)之间传递和交流信息的过程。在工程项目管理中工程项目相关各方通过信息的交流和传递进行沟通，建立人的思想和信息之间的联系。沟通是工程项目管理的重要内容，它包括为了确保工程项目信息的合理收集和传输，保证相互动作协调的一系列过程。
项目所有各方的沟通可概括为两大类：项目团队内部的沟通和与团队外部管理层和顾客进行的沟通。
(一)项目团队内部的沟通
项目团队成员有四种主要的沟通要求：
(1)责任。每一个项目成员都需要非常确切地知道他负责的是项目的哪一部分，与其他部分有哪些关联。在明确任务分工时，要进行以下沟通：①解释工作成果要求。一定要确保人们明确地知道他们应达成的工作成果，包括所有评判的标准。②明确所期望付出的努力以及工作期限。可以运用网络图很好地解释个人的工作怎样配合整个项目。③尽可能告知他们可能遇到的困难以及所需要的特别信息，为他们走向成功做
好准备。④当面进行工作任务的分配交接，留出充足酌时间进行答疑和讨论。
(2)协作。在项目实施过程中，参与项目建设的各方相互依赖、相互协作、相互影响，通过实施过程的沟通使相关各方有效地协调工作，确保项目目标的顺利实现。
(3)决策要求。要通过沟通使项目成员知道由顾客、项目主办者和管理者所做出的与项目实施及其业务环境相关的所有决策，从而与相关决策保持高度一致性。
(4)项目进展情况。要通过沟通使项目成员了解项目进展情况并跟上项目的进展。同时，如果项目经理能安排时间会见团队中的每一位成员，了解他们的个人工作进展情况，以及他们所面临的问题，那么就能促使他们更有成效地工作。
为了使项目按既定的轨道运作，需要定期召开会议以共享信息并做出相应决策。项目情况会议依赖于一种共同参与的管理风格，它建立在团队成员对项目计划共同参与的基础上。一次富有成效的项目情况会议可以满足项目团队内的多种沟通需求，为项目管理人员提供如下机会：①提升团队凝聚力；②将来自团队外部的有关项目进展信息通报给大家；③发现潜在问题或就共同问题的解决方法进行沟通；④确保整个团队共同分担责任以达成所有的项目目标。
(二)与管理层和顾客进行沟通
成功的项目管理人员可以满足利害关系者的期望，在所有应得到满足的利害关系者中，管理层和顾客应排在名单的最前面。项目管理人员应该考虑如何将信息传递给管理层和顾客。
(1)谁需要哪些信息，原因是什么；
(2)他们需要信息的详细程度如何，需要的频率是多少；
(3)当与管理层和顾客沟通时，你的目标是什么，达成目标的最好媒介是什么。
对上述问题做出回答将有助于你和这些重要利害相关者的沟通，从他们那里获得及时的决策和支持。与管理层和顾客就困难进行沟通的最好方式就是，把事实呈现给他们。当项目延期或超出预算时，问题发现得越早就越容易解决。
二、工程项目沟通管理的特征
1.复杂性
在工程项目建设周期的各阶段中，项目的各相关方在所建立的组织模式下不仅要进行组织间的相互沟通，还要与政府有关机构、公司、企业、居民等进行有效的沟通，同时由于项目各相关方的利益和角色不同，沟通的途径、方式方法与技巧也千差万别。另外，由于工程项目一次性的本质特点，使项目所建立的管理组织也具有临时性，所有这些都注定了工程项目沟通的复杂性。
2．系统性
工程项目建设是一个复杂的系统工程，工程项目建设的各阶段将会全部或局部地涉及社会政治、经济、文化等多方面，对生态环境、能源将产生或大或小的影响，这就决定了工程项目沟通管理应从整体利益出发，运用系统的思想和分析方法，全过程、全方位地进行有效的管理。
三、工程项目沟通的重要性
有效的沟通对工程项目的成功极为重要。要科学地实施对工程项目的组织、计划、控制和协调，就需要有效的沟通。沟通的重要性主要体现在以下几个方面：
(1)为项目的决策和计划提供信息。项目的相关各方通过工程项目内外部环境之间有关信息的沟通，获得对自己有价值的信息，并依据这些有价值的信息进行项目的决策和计划。
(2)作为组织和控制管理过程的依据和手段。在工程项目管理组织内部，没有好的信息沟通，情况不明就无法实施科学的管理。只有通过信息沟通，掌握工程项目组织内的各方面情况，才能为科学管理提供依据，才能有效地提高工程项目组织的效能。
(3)是改善人际关系，构建项目管理团队必不可少的条件。信息沟通是人的一种重要的心理需要，是人们用以表达思想、感情与态度，寻求同情与友谊的重要手段。畅通的信息沟通，可以减少人与人之间的冲突，改善人与人、人与组织之间的关系。
(4)是项目管理人员成功进行项目管理的重要手段。项目管理人员通过各种途径将意图传递给下级人员并使下级人员理解和执行。如果沟通不畅，下级人员就不能正确理解和执行领导意图，工程项目就不能按经理的意图进行，最终导致工程项目混乱甚至工程项目失败。因此，工程项目管理人员的沟通能力与领导过程的成功性关系极大。
四、沟通方式
沟通方式包括：书面正式的、书面非正式的、口头正式的和口头非正式的沟通。沟通方式的选取取决于欲要沟通的对象。
口头沟通的方式有私下联系、团队会议或者打电话，这些沟通方式的优点是沟通方便，具有很大程度的灵活性且沟通速度快，能提供一些正式沟通中难以获得的信息，缺点是容易失真，约束力不强。而书面沟通则要求精确，它通过文件的发放、会议记录、往来信函、报告、备忘录以及电子邮件将工程项目管理信息系统作为其传输载体，其优点是沟通效果好，有较强的约束力，缺点是沟通速度慢。
同时有些场合有些人也愿意采用非语言、可视化的沟通方式，如手势和身体语言。身体语言和语调变化是丰富口头沟通的重要因素。身体语言不仅被讲话人使用，同时也被听者作为向讲话人提供反馈的一种方式而应用。口头沟通应注意的问题是：
(1)应对反映参与者文化差异的身体语言保持敏感；
(2)不要使用可能被误解成歧视、偏见或攻击性的言词；
(3)在项目初期，高度的面对面沟通对促进团队建设、发展良好的工作关系和建立共同期望特别重要；
(4)要注意沟通的主动性；
(5)口头沟通应该坦白、明确；
(6)口头沟通的时间选择很重要；
(7)要注意有效的聆听。
五、提高沟通的有效性
(一)有效沟通需要的基本条件
沟通的有效性，主要取决于发送者和接收者对沟通的态度和环境。
(1)具有明确的沟通动机和期望。沟通动机不明确或没有沟通的期望，人们也就无法做到有效沟通。
(2)相互之间文化背景的了解。工程项目各相关方的人员在进行信息交流时，最好具有共同的文化背景，不同文化背景的人之间的交流，要努力了解对方的文化背景差异并尽力适应对方，否则将无法进行有效的沟通。
(3)搭建沟通的平台，能够及时传递和交换信息，确立协商机制。
(二)有效沟通的途径
为了实现有效的沟通，项目管理相关各方应该：
(1)明确希望通过沟通所达到的目标，并做好工程项目的沟通计划安排。
(2)考虑沟通时的一切环境情况，包括沟通的背景、社会环境、人的环境以及过去沟通的情况等，以便沟通的信息符合环境要求。
(3)确定进行沟通的方式，并注意使用和改进沟通的技巧。
(4)引起相关人员的兴趣，应尽可能听取他人的意见，与他人商议，既可以获得更深入的看法，也易于获得其积极的支持。
(5)要使用简单、明确的表达，做好工程项目信息传播管理。
(6)要进行信息的追踪与反馈，充分发挥工程项目绩效报告的作用。信息沟通后必须同时设法取得反馈，通过对工程项目绩效报告的分析，判断沟通的有效性。
(7)做好工作终结的信息处理。根据绩效报告文件、工程项目的实际完成情况报告和其他的工程项目情况报告，应用各种工程项目信息的报告方式和工程项目信息文档化管理办法，进行工作终结信息的处理，包括验收工程项目的完成成果，编制工作终结文件，通知工程项目业主／客户，并获得他们的正式认可，使工程项目的完成正规化。
为了实现有效沟通，项目管理各方在沟通时应( )。
A.注意沟通方式
B.改进沟通技巧
C.明确沟通的目标
D.考虑沟通环境
E.事先多方征求对沟通内容的意见
(三)消除有效沟通的障碍
沟通的障碍产生于个人的认知、语义的表述、个性、态度、情感和偏见以及组织结构的影响和过大的信息量等方面。
1．认知障碍
认知障碍的产生是由于对于同一条信息，不同的人有不同角度的理解。影响认知的因素包括个人受教育的程度和过去的经历。使用明确含义的词语，可以使认知障碍减到最小。
2．语义障碍
由于人与人之间的信息沟通主要是借助于语言进行的，而语言只是交流思想的工具，表达思想的符号系统，并不是思想本身。这就使沟通容易产生语义上的障碍。如口头语言和书面语言沟通，由于人们的语言修养不同，表达能力的差别，对同一思想、事物的表达有清楚和模糊之分；有人听后马上理解了，有人听来听去还是不理解；有人听后做这样的解释，有人听后做那样的解释，因而产生语义上的障碍。
3．个性和兴趣障碍
由于人们有不同的好恶，因此人们的兴趣爱好也就不尽相同，具有较大的差别。人们容易对感兴趣的问题听得仔细，对不熟悉、枯燥的、不感兴趣的问题就听不进去，从而形成沟通障碍。
4．态度、情感和偏见造成的障碍
在信息沟通中有很多障碍是由心理因素引起的，如个人的态度、情感和对某些信息的偏见等，都可能引起沟通障碍。个人如果怀有强烈的爱憎，出于自我保护的原因，容易改变沟通方式。感情过于强烈会使人失去正常的理解力。
5．组织结构的影响
合理的组织结构有利于信息沟通。如果组织结构过于庞大，中间层次太多太杂，那么不仅容易使信息传递失真、遗漏，而且还会浪费时间；影响信息传递的及时性和信息沟通的有效性，最终影响工作的效率。 6．信息量过大造成的障碍
信息并非越多越好，信息过量反而会成为沟通的障碍因素。
第四章 工程项目范围管理
一个工程项目的实现，需要经过多个单位参与，开展多阶段、多方面的工作，需要陆续交付多项成果。本章着重讲述怎样分解、定义各种可交付成果的工作范围，怎样确认这些可交付的成果，以及怎样控制其变动。
第一节 工程项目范围定义
一、工程项目范围管理概念
工程项目范围管理是指确保项目完成全部规定要做的工作，而且仅仅完成规定要
做的工作，从而成功地达到项目目标的管理过程。即在满足工程项目使用功能的条件下，对项目应该包括哪些具体的工作进行定义和控制。工程项目范围管理的内容包括范围定义、范围确认和范围的变更控制。如图4—1
所示为工程项目范围管理的主要过程。
范围一词在本章中的解释应包括两方面的含义：一是工程项目的性质和使用功能；
二是实施并完成该工程项目而必须做的具体工作。
项目范围管理的对象应包括为完成项目所必需的专业工作和项目管理工作。
由于工程项目划分为策划与决策阶段、准备阶段、实施阶段以及竣工验收和总结评价阶段，因此，范围管理在工程项目建设周期各个阶段的内容是不同的，见表4—1。
表4-1 工程项目建设各阶段的主要工作内容 项目周期各阶段
策划与决策阶段 准备阶段 实施阶段 竣工验收和总结评价阶段
工作内容 投资机会研究 预可行性研究
可行性研究
设计 招标 项目施工 协调 采购 竣工验收 项目总结 项目后评价
二、工程项目范围定义
(一)范围定义的概念
工程项目范围定义就是把项目的可交付成果(一个主要的子项目)划分为较小的、更易管理的多个单元。范围定义的目的如下：
(1)提高费用、时间和资源估算的准确性；
(2)确定在履行合同义务期间对工程进行测量和控制的基准，即：划分的独立单元要便于进度测量，目的是及时计算已发生的工程费用；
(3)明确划分各部分的权力和责任，便于清楚地分派任务。
一个项目在不同的阶段，可能存在不同的合同类型，如咨询服务合同、工程地质勘察合同、工程设计合同、施工承包合同等。每一种合同要求承包人提供的服务内容各异，合同履行期间应根据双方签订的合同，对这些服务内容进行管理。因此工作范围的定义就显得非常重要。
恰当的工作范围定义对成功地实施项目非常关键，反之，则可能由于工作内容不清，不可避免地造成变更，导致项目费用超支，延长项目竣工时间，以及降低生产效率和挫伤工作人员的积极性。