Excel决定企业存亡
决定企业命运的因素很多，人才、管理、资金、产品、市场……对于这些，很多人都知道。殊不知，玩不玩得好Excel，也能决定企业命运。何以见得，这就得从Excel的本质说起。不少人认为，它只是个“电子笔记本”，无非是取代了以往的纸质笔记本，用来记点数据而已。如果这样想，也这样用，那就大错特错了。只是“电子笔记本”的话，MS Office怎么可能成为全球企业通用的办公软件？
那么——
Excel是什么？它是挖掘数据背后意义的工具。
数据是什么？是企业经营决策的依据，也是企业的命脉。
举个例：阿童木办了家公司卖设备，投入仅有的100万买了A、B各100套设备。一年下来发现，A设备卖了90套，B设备卖了0套。阿童木明年应该怎么办？
抛开各种复杂的市场分析，按照小学数学教的简单加减法逻辑。既然A卖的好，自然是进货接着卖；B一台都卖不出去，就要想办法清仓减价大处理，回笼资金后转而考虑加强A，以及引进新的产品C。好啦，下了订单买90套A，消息也放出去了，要对B进行清仓处理。就在此时，销售部说：不好意思，数据做错了，其实是A卖了0套，B卖了90套。Oh my Lady Gaga！后果可想而知。
这当然是一个极端的例子。可是，我们身边又何尝不是天天在出现类似的问题。数据错误造成的直接损失、纠错成本及其他负面影响不可小视，却在被很多人忽视。
有人说：你手工做当然会错，咱们用系统的没这困扰。我不敢苟同。近几年市场上出现了一个新名词：BI。全称：Business Intelligence（商业智能）。它是一套系统，可以将企业中现有的数据转化为知识，为企业做出明智的业务经营决策提供依据。之所以会有BI的横空出世，说明传统的企业系统，无论是ERP、WMS 还是CRM，更多解决了数据的Input（输入），而不能提供完全满足需求的个性化Output(输出）。从技术层面上讲，商业智能也不是什么新技术，它只是数据仓库、OLAP和数据挖掘等技术的综合运用。而对于Excel 来说，只要源数据足够优秀，应付大多数企业的数据挖掘需求，那是小菜一碟。谁让它就是专门干这个的呢，桌面数据处理之王可不是吹的。
回想一下，有哪一位老板点点鼠标，根据系统生成的基础报表就能做决策。通常不都是各部门整理数据，出具手工制作的数据分析报告。有系统也好，没系统也罢，投影在会议室幕墙上的数据分析结果，大多是Excel 的杰作。
说它重要，一点不为过。
2011年06月13日
Excel到底是不是小玩意儿？！我认为不是。重视Excel很必要，为什么？咱们算一笔账：一家公司有20个人，其中2个人做数据工作。但是他们不会用Vlookup和透视表，于是查找/比对和制作汇总表占用了他们全部的时间。按月薪2000元/人算，公司一年将支出48000元。而这些活儿交给懂Excel的人，能快几百倍完成。
这两样我称之为哼哈二将，不会用痛苦万分，用会了幸福百倍。对于实际的工作需求，在所有技能中，他们的重要性我给排第一。
知道多卖东西能赚钱，虽然也都知道省成本也能赚钱，但真正关注成本的企业却不多，尤其在对待Excel这件事上。如果半个能人的活要2个人来做，成本就会增加。36000元的成本对于一家产品毛利10%的企业，意味着36万的销量增长。相比增加销量，恐怕还是省钱来的容易些。
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博友们说：
@简约力——太有同感了！往往从ERP捞出的资料相对分散，用一下Vlookup-->然后透视表一下-->照相机再拍--->交给画图并红圈标出重点-->邮件发出-->再用Excel记下本次重点-->下个月再一次这样循环。
@MrExcel——确实如此，从另一个角度来讲，对Excel 各种功能的错误理解和误用可能会给组织造成巨大的财务和社会形象损失。这个网站列举了很多关于这方面的案例，https://www.doczj.com/doc/8b11091203.html,/h44NaI。对于组织的管理者，是不是会突然觉得：Excel管理深度应用培训并不是可有可无的投资？对员工进行Excel等办公软件的培训和对员工进行设备的熟练操作的培训性质是一样的，都可以达到提高工作效率，提高工作(产品)质量的目的。
@熊饼饼——还好我会Vlookup和透视表。。。
@启明培训——很多人虽然在用Excel，但只是把它当成一个会计算的表格，所以优秀的企业几乎都很重视Excel培训。
@Excel技巧网_官方微博——企业迟早要意识到Excel的作用的，这是一场自下而上的革命。
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我甚至还被质疑说提高几百倍是错误的，于是给了这样的回复——回复@卓弈刘俊:不好意思说1万倍，因为没切身体会的人很难相信。但是我确实要说，也许是几百倍，或者上千倍，甚至上万倍。几周的工
作可以一分钟完成，多少倍呢？ //@卓弈刘俊:效率提高不是几百倍的问题。
怀旧的单元格——Alt+↓
为什么说单元格怀旧，那是因为单元格能记住以前的事。咱们都知道，通过设置数据有效性可以创建下拉菜单，用选择的方式输入数据。但是你知道吗？就算不设置数据有效性，单元格也有记忆功能，通过Alt+方向键下的快捷键调用，可以智能显示一个下拉列表，仅用选择的方式就能录入数据。那么，可选的内容是如何确定的呢？怀旧的单元格说：可选的内容正是你之前录入过的文本内容。（注意哦，是文本，纯数字的数据就不享受这个待遇了）
看看下面这几幅图，展示了列表的变迁过程。
学习如果仅止于此，就有点浪费已经启动的齿轮的能量。于是，我开始想花招了：如果去掉一个中间值，列表内容会有怎样的变化？实践证明，由于A3切断了数据的连续性，A6的列表只会引用“冰河和舜”；有趣的是，在A3调用列表却能兼顾上下的内容，引用“冰河、舜、星矢、一辉”，我认为它自动串起了上下数据的关系。
那么，如果去掉两个中间值，又会怎么样呢？A2只引用了“星矢”，而A3引用了“冰河和舜”，也就是说，引用的内容并不仅限于上面单元格的内容，相邻的下面单元格的内容也会被引用，这在上面的假设中也是得到了证实的。
继续假设，如果在一个已经填写有数据的单元格中用Alt+方向键下调用下拉列表，会不会出现当前单元格的内容呢？事实证明，这个假设是不成立的，列表只引用了相邻单元格的数据内容。
似乎我们已经做完了所有的假设。且慢……最后再来求证一下列表长度是否有限制？我录入了12个不同的文本内容，调用列表后，发现列表发生了变化，增加了一个滚动条。由此大概能断定，列表可以够长，长到滚动条越来短。
好了，这就是怀旧的单元格。我想告诉希望学好Excel的朋友们，“假设……更多”让人进步。
白色边框or 网格线
如果已经看腻了Excel的网格线，而想要让自己的Excel看起来更干净、更有品质，就把它们拿掉吧。我知道有的人是将边框设置为白色实线来达到这一视觉效果，可那是不妥当的。那么，就直接运用菜单中的一个勾选项“网格线”来完成这一操作。高手都不用鼠标的，在键盘上跳舞吧。
除了把空白表格变成一标准白板，“网格线”有什么实用例子呢？初次邂逅“网格线”，是我纠结于如何在已经设置了多处带边框的单元格区域中，保留有边框的单元格区域，而把其他没有设置的区域全变成白板。这当然是为了美观，可实现起来却有难度，那时我只知道设置白色边框，如果真这么做，简直就是坑爹？
不要失去对小技巧的兴趣，它们不仅能帮助你提高效率和品质，也能带给你玩儿的心态，当你享受在玩儿的乐趣中时，学习就变得不那么困难了。
Shift还能做什么？
说到Shift你能想到什么，想到把英文小写变成英文大写吗？在Excel中，有一项操作很费劲——插入工作表。这需要晃动那10元的廉价鼠标多次点击才能完成。用Shift+F11（插入工作表），闭着眼睛想要多少就有多少，并且准确无误。这是由懒人的工作心态所导致的工作方式，在键盘上舞蹈吧。
当然，也可以在插入一张工作表后，用“帅哥”F4来重复上次的操作。唧唧复唧唧，表格无穷多。（瞎用古典）
有人说了，2007版和2010版只要点一个图标就可以插入工作表。可是，那也需要用鼠标做定位的工作，不是吗？至少你要找得到这个图标或者我们叫它按钮好了。如果今天鼠标坏了，当别人都在傻眼的时候，你却可以优雅的工作，不是很帅吗？
快捷键的作用，除了让我们练就终极神功——闭着眼睛操作，还能解决工作时反复在鼠标与键盘之间进行姿态切换的问题。不要小看转换姿态带来的时间和精力的浪费，当操作频繁的时候，这种小事直接影响到效率、品质，甚至操作人的心情。
还在用鼠标切换工作表吗？
说到Ctrl你能想到什么，想到Ctrl+C/Ctrl+V吗？在Excel中，有一项操作很费劲——切换工作表。这需要晃动那10元的廉价鼠标没完没了的定位以及来回点击。用Ctrl+PgDn，闭着眼睛就能切换到下个工作表，准确无误，那么Ctrl+PgUp当然就是切换到上一个。这是懒人的工作方式，在键盘上舞蹈吧。
F4——不是帅哥
独自身在外地，果然有写东西的欲望，如果把我丢到能上网的深山里，每日100篇博文简直就是“洒洒水啦”。登机牌上的登机时间是18:55，还要留几分钟吃个东西，因为同行的朋友告诉我今天晚上没得吃。这么短的
时间，写理念写不清楚，写函数也没时间作图，想来想去，还是说说小招数。虽然在前面分享F2时，我说过F2是小招数大智慧，但真正的意思是：所有的小招数其实都蕴含着大智慧。
曾经有一部偶像剧捧红了四个年轻人，按女生的眼光，他们个个都是帅哥，站在男人的角度，我只记得道明寺砸墙的画面，并一直将此与司马缸砸光所混淆。
这次要说的这个F4，不是帅哥，是Excel中的一个快捷键。我记得当年在操作Excel时，做过这样的事：在两行数据之间插入十个空白行，我的做法是，在对应的行标处点右键并按I插入的方法。相比其他同事完全依赖鼠标完成，这个方法让我有很大的成就感。直到后来无意间弄着玩，我才发现如果要插入一百个空白行，这样怎么成？于是，我开始鄙视我自己。当然，鄙视不是最终目的，我要找到好的方法解决这个问题。我常说：学习Excel的最好方法就是把数据量无限放大。只有当数据量无限大的时候，才迫使我们必须掌握更先进的处理方法。想来想去，我改进了一下，用Shift法做倍数添加，什么意思呢？首先，插入一行，再插入一行，现在有两行了。好，我选中两行插入，就会一次插入两行新的空白行，然后，再选中这四行进行插入，如此反复，空白行会成倍的增加（F4就是重复上一次的操作）。可是，这样真的方便吗？不方便，用鼠标定位永远都不方便，要想快准狠，就要摆脱对鼠标的依赖。
直到有一天，我发现了F4。简单说，F4就是重复上一次的操作，虽然不是所有的操作都能用F4重复，但是它已经包含了很多我们常用的格式设定及添加删除动作。如果用F4来插入一百个空白行，就简单多了，我们再一次把自己变成机器人，执行一个标准动作就能完成任务。首先，插入一个空白行，按F4第一次，自动添加一个新的空白行，按F4第二次，再添加一个空白行。你可以闭着眼睛，听着音乐，跟着节奏，一次次敲击
F4，当数到99次的时候，一百个空白行就准确的添加好了。当然，你也可以少年轻狂一把，猛的按将下去，你会发现新的空白行疾风骤雨的冒了出来。
字体加粗、删除单元格、填充背景色等等都可以用F4进行重复，再不用来来往往于看似近在咫尺实则遥不可及的单元格和菜单命令之间。F4还能重复什么，你也来挖掘一下吧。
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F2——小招数大智慧
今天早上送完儿子上幼儿园，接着开车去了税务局。办完事已经11点，在回家的路上，想着又有一段时间没有更新博客了。于是在脑子里瞬间过了一下，想要设计今天要写的内容。在我还没来得及思考的同时，F2闯了进来。不知道为什么，我总是喜欢介绍F2，因为在我看来，它不仅仅是一个快捷键，而是一种态度，明明是小小的招数，却蕴含着大智慧。
开车时，我听到电台里的一句话：短跑冠军和第二名之间，也许只有0.1秒的差距。这让我回想起前不久刘永好也说过同样的话，他说：成功就是比别人快半步。的确，如果能在每一件事上面都快别人半步，成功就不用专门设计，而是水到渠成。
对于平凡的工作，这个道理依然适用。快，在工作中最直接的表现形式就是效率。在每一个动作上快人半步，集合起来的力量不仅仅是1+1=2。除了物理上的领先，还会创造出一种心理优势，而占据了心理优势将引发一系列良好的连锁反应。那么，要做到快，最简单的方式莫过于使用快捷键。按下一两个键就能调用的命令，实现的功能，一定远远快过鼠标选择。相比趴在电脑桌前，来回移动鼠标，有帕金森前兆。膝上放着笔记本，轻敲键盘从容做事显得更加优雅。于是我把使用快捷键称之为：键盘上的舞蹈。
在Excel里，修改单元格内容有多种方式。一种是双击单元格，一种是点击“编辑栏”，另外一种就是F2。我喜欢F2，因为它可以让我的双手一直放在键盘上，不需要反复在鼠标和键盘之间进行切换。按下F2，光标就进入了单元格内，此时，也就可以开始修改单元格内容。完成以后，用Enter、Tab或者Shift+Enter控制光标方向，并向下一个待修改的单元格进发。在我看来，这样的工作反而成了一种乐趣。用一系列连贯的动作挨个儿扫除问题，只有亲身试验，才能体会到流畅的优雅。
既然电脑操作系统是出自同一家公司之手，F2在Windows中也应该有不俗的表现。没错，如果你想将30个MP3文件的文件名修改为01-30，F2是最好的帮手。选中第一个文件，按F2，输入01，按Enter，按方向键选中下一个文件，重复以上操作，闭着眼睛就能完成。这还是Windows老的版本，在Windows7中，这个步骤被进一步简化，变成选中第一个文件，按F2，输入01，按Tab，输入02，按Tab，输入03……
那么，如果用鼠标点击的方式修改文件名，会发生什么事情？我身边有很多朋友用这种方法，他们知道单击文件名就能进入修改状态，但又常常因为点的不准“登录”失败，或者点的太准太快，导致文件被打开。宝贵的时间，全浪费在和电脑无谓的较劲中。
F2是一种态度，快半步以及优雅的态度，使用快捷键，做一个电脑前的“钢琴师”。
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向“小心点，别错了”说拜拜——数据有效性
限定录入是Excel中的一项重要技能，虽然技术壁垒很低，可是意义重大。我们在做数据分析的时候，往往会因为数据内容不规范而受到很大影响。比如说：一个叫张三的人，他的名字在一张表中出现了N种写法——张三、张山、张珊、张伞、张叁。这时想要统计张三其人的数据，就变得很困难，因为在统计之前首先要进行数据纠错。而一旦表格数据量庞大，纠错都将会成为不可完成的任务，更别提实现最终的分析目的了。见过上万条数据的朋友，你懂得，我就不再加油添醋的呐喊它所带来的危害了。
另一种情况是，单元格内容本应为数字，却录入了文本，导致数据无法计算。例如：在销售数量列，录入的不是1、2、3、4，而是1台、2只、3套、4个，文本型的数据内容让统计销量成为不可能的事。
文本+文本=？
没有任何人刻意的犯错，要知道，犯错也很辛苦，尤其是有目的的犯错。我设计培训练习题，做错误数据模拟的时候就深有感触。那么，既然是无意犯的错，是不是反复强调“小心点，别错了”就有效果呢？当然不是。如果不借助工具及正确的方法，仅仅口头提醒是不起任何作用的。所以，我一直把对不良官员的口头警告看成一场戏。
无意犯错有几种情况：
第一、录入人员素质低，分不清张三和张山；
第二、多人填写一张表，无法保证录入的统一性，A觉得他叫张三，B却记成了张山；
第三、录入人员身体欠佳、精神面貌不良，手一抖就错了；
第四、表格录入规范没有交代清楚，机构多一点的公司，发布一个表格却不能对每一位操作人员培训到位，就会造成理解上的偏差，从而反应在数据内容中。
第五、录入人员工作繁忙，无暇顾及录入规范；
第六、录入规范过多，录入人员记不住，参考规范文档又会影响工作效率。
以上这些，多数与人本身有关，人的问题又是最难解决的，于是企业管理标准无法得到保证。咱总不能说，一个操作员经常分不清张三和张山就开了他吧，可他分不清又确实会对数据管理造成影响。怎们办？我认为，与其培训，不如交给工具，与其教工具，不如为他做一个工具。要多人共同执行标准操作，不能抱着“授人以渔”的态度，直接提供鱼才是最好的方法，以免他用钓鱼的本领去钓泥鳅。
那么，限定录入就必须用到一个工具——数据有效性。今天咱不说数据有效性序列的设置方法，也就是常见的下拉菜单。咱们来谈谈如何限定某个单元格在其他单元格满足特定条件时才允许录入限定条件的内容。读这句话没断气的，继续往下看。
简单来说，P2单元格的录入要满足两个条件：
一、O2单元格内容为“是”，意思是，如果客户未购买，就不应该有购买数量；
二、P2单元格录入的内容应该为纯数字。
用嘴巴讲出来还不算，在Excel应用中需要随时注意对Excel语言的积累。我们任何能说出来的数据分析需求，都有对应的Excel语言，或许是菜单命令，或许是函数，也或许是快捷键，无论是什么，都需要长期的积累。这就像中国人说英语，要跨越先中文再翻译成英语的阶段，必须经历一个量变到质变的过程。很多人不知道怎么学Excel，总是觉得招式记不住，但如果花的功夫不够，不去实践，不去积累，它确实很难。
把这两个条件翻译成Excel语言：
第一条翻译为：=O2=”是”，第一个”=”是公式的引导，第二个”=”是比较符，和+-是一个概念；
第二条翻译就要费点脑筋，纯数字对应的Excel单词是：ISNUMBER，顾名思义，IS——是不是，NUMBER——数字，合起来——是不是数字。扩展一下，有ISNUMBER，那有没有ISTEXT呢？就得这么想，别人学一个，你就能学两个。如果不知道ISNUMBER，只学过ISERROR，也能变通。文本减去数字等于什么？等于#VALUE!，这是错误值，ISERROR是判断错误值的，就能与需求联系起来。本例我就用变通的语言来完成。
分析完毕，可以动手了。
目标：当O2单元格内容为“是”的时候，才允许在P2单元格录入数据，并且数据必须为纯数字。
设置：首先，调用数据有效性功能，在“设置”-“允许”中选择“自定义”，因为需要写公式；然后，把上面得到的两段Excel语言填写在“公式”对话框。由于两个条件必须同时满足才允许录入，“同时满足”的Excel单词是AND，所以要引入AND函数。公式详细的写法在图片中，还要注意另外一个Excel单词，才能最终完成。“不等于”=“<>”，即小于大于，小于大于是不存在的东西，所以它代表“不等于”。这些单词，多用就熟悉了。
写完公式，还要把“忽略空值”的勾去掉，避免O2为空时P2依然能录入。
好了，终于完成了。经过这样的设置，购买数量列的数据录入有章可循，想错都错不了。不确认购买，就不能输入购买数量，合逻辑；输入的购买数量，只能为纯数字，也合逻辑。这两条规定看似简单，可只是口头提醒却一定不可能100%做到。
这就是Excel的魅力，管理上最难解决的人的问题，轻轻松松就被绕过了。
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函数到底应该学多少？（上篇）
Excel有几百个函数，有人说300个，有人说500个，总之就是多到眼花缭乱。如果把这些个函数嵌套起来用，那就更不得了了。于是，说起函数，貌似是高手的专利。但是，我常说，Excel技巧和思路一点就破，
不点，还真有可能一辈子破不了。学习函数，首先不用要求自己能写的很完美，却应该知道Excel有哪些函数，它们都能干点儿啥。技巧的实现在网络时代已经不是个问题，只有想不到没有做不到。
咱们来数数有哪些函数比较常用，以及用来干嘛——
日期与时间函数
Year——不用说了吧，从日期中取出年份来做分析
Month——提取月份
Day——提取日子
Today——当天的计算机日期，配合条件格式，可做到期提醒，如：员工生日提醒，约会提醒，收款提醒等
Weeknum——某日期在一年中的周数，外企的最爱，不用再去数周数了（03版需加载分析工具库才能调用）
数学与三角函数
ABS——绝对值，库房少了2个电视，多了2个冰箱，可不是-2+2=0没差异，这时就要用绝对值相加INT——取整，也叫砍掉零头，在不用Randbetween的情况下，与Rand做配合获得设置范围内的随机整数Product——相乘，告别=A1*B1*C1*D1*E1*F1*H1这种纠结的写法
Rand——大于等于0小于1的随机数，做数据模拟时常用到，年会抽奖时也能用（培训师常用）Round——四舍五入，还有Rounddown和Roundup
Subtotal——筛选后的多种数据汇总方式，如：得到筛选后的数据总和或者平均值
Sum——求和，告诉=A1+B1+C1+D1+E1+F1+H1
Sumif——把满足条件的单元格数值求和，做二维汇总表的经典公式
Sumifs——2007版及以上才有的，多条件求和，Sumifs编写时更方便
统计
Average——平均值，计算学生成绩单上的平均成绩
Averageif——2007版及以上才有，更灵活的设置待平均的数据
Counta——非空单元格的个数，用于知道数据区域有多少个单元格填写的有数据（通常组合其他函数使用）Countif——满足条件的单元格有几个，如：张三出现了几次，另外，1/Countif也是经典的去重计算公式Large——返回第几个最大值，如：自动找到销量前三位的数据
Rank——排序，如：根据数据变化，自动对销量进行排序（非常非常常用）
Small——返回第几个最小值，如：自动找到销量最后三位的数据
Max/Min——返回最大/最小值
续：个关于百分比计算的迷思（函数法）
最终采用的解决方案是直接调用数据透视表中的功能，设置值显示方法“父级汇总的百分比”+基本字段“所在省份”。后来发现，这个选项竟然只在Excel2010版中存在，对03、07均不适用。看来，这是无意间发现的Excel2010版的新功能。那么，使用03、07版又该如何完成这项任务呢？
还记得在找到用透视表解决问题的方法之前，我做了一个设想，那就是以大类汇总数值左侧的空单元格为标识，建立辅助列，根据左右相除来得到结果。（如图所示）
为了制造出这个辅助列，源数据中的几个空单元格成为了关键。我们在选用函数，写公式之前，一定要仔细分析源数据的数据结构，任何规律性的标识物都是引发正确思路的重要线索。用函数进行数据处理，用对函数只是基础，细致的数学逻辑分析和对数据结构、规律的分析才是核心。所以，就本案而言，必须抓住空单元格做文章。
可是，空单元格要怎么运用又成为了新的问题。先别急，弄清楚一件事，要得到辅助列最重要的是为单元格定位。也就是说，必须准确定位大类汇总数值的单元格位置，然后才能将其引用到相应的小类数值右侧。那么，对于定位来讲，同样是空单元格，如何区分呢，当然就存在空单元格1，空单元格2，空单元格3的区别。想到这里，第一个函数就出现了，COUNTBLANK，这是专门数空单元格的函数。由此，得到第一组数据。（如图所示）
看到了第一组数据，我沉思了很久，主要在思考如何运用这些个1、2、3。如果从目的入手，我们希望得到的是X5:X8都填充C8的数据，X9:X21都填充C21的数据，所以需要制造一组数据作为定位行坐标的参数，有了它，就可以运用INDEX或者OFFSET这样的函数提取到大类汇总数值。
说到这里，有一个基础知识需要知道。MATCH函数可以返回某个数值在一组数值中的位置，而且MATCH 说了，是返回数值的第一个位置。什么意思，就是说一组数值中有N个1，但是只返回第一个1的位置。回过头来看D列数据，如果定位了第一个1、2、3的位置，不是就可以找到每个大类的汇总数值了吗，找到他们，自然就能做出最终的辅助列。但是，在使用MATCH函数之前，我们还需要制造一组数据，用于定位，原理说来话长，看图便知。
得到了这组数据，用E列的单元格到D列中定位数值位置，就能获得用于定位行坐标的参数。（如图所示）
有了这些参数，用INDEX或者OFFSET都能提取到相应的汇总数值，这里我用的是INDEX。（如图所示）
最后一步是简单的四则运算，完成任务。（如图所示）
我不知道这个方法是否是最简单的方法，但是整个思维过程确实非常有趣，逻辑关系也很好玩。先用COUNTBLANK数出了空单元格，不小心得到了一个可以利用的数组；然后为MATCH函数的第一参数制造了一组数据；再根据MATCH函数定位的特性，找到了大类汇总数值的位置；最后根据这个位置提取出相应的汇总数；左右相除得到结果。
有的朋友习惯用组合函数，动辄IF就能嵌套7层。可如果在一个单元格里直接写组合函数，除非数学逻辑非常清晰，否则很容易增加编写的难度，因为过程中看不到每一步的计算结果。面对复杂的问题，我们可以采用分步进行的方法，先写一个函数，得到一组数据，再利用这组数据往下一步走，正如本案的解析。最后，无非就是把这几列运用的函数嵌套在一起，就能在一个单元格中体现。这样做还有一个好处，在Excel 中记录下了你的整个思维过程。对于更好的理解数据结构以及函数运用，有非常大的帮助。
很多朋友纠结于写公式，一来觉得函数太多记不住，二来不知道面对问题应该作何选择或者如何组合。
我有几个小建议：
1、闲暇时按Shift+F3调用函数选择对话框，像翻字典似的看看每个函数的名称以及说明；
2、不知道如何选择函数的时候，也按Shift+F3，翻翻Excel都有哪些函数，函数是有分类的，找着也方便；
3、技能不娴熟，别急着嵌套，分步进行，层层剖析；
4、如果你用了7个IF，也许该考虑换个函数；
5、80%时间思考，20%时间动手；
6、数学逻辑和数据结构的分析更重要。
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内容补充：刚刚得高人指点，可以用D5=C5/INDIRECT("C"&MATCH("*"&"汇总",A5:A$25,0)+ROW()-1)完成。这个方法更简单，更流畅。对于初学者来说，难点在于对INDIRECT的理解，比如=INDIRECT(C5)可以写作=INDIRECT("C"&2+3)，INDIRECT函数在动态引用上有很大的作用；另一个难点是A5:A$25和Row()-1的组合，这就是一个纯粹的数学逻辑，可以举例验证，但要想到这种方法，除了平时的积累以外，也离不开数学功底。就像1/COUNTIF一样，Excel中确实有很多固定的用法，需要慢慢积累。感谢chrisfang的指教！
一个关于百分比计算的迷思（自学于当当网培训后）
我用数据透视表功能得到了一张汇总表，但是想要算出每个子类占大类数值的百分比。以前我都是一个个写公式完成的，数据量大的时候非常麻烦，有没有好办法呢？”
由于下午出版社还安排了录广播节目，所以我能回答问题的时间很短。没有时间一步步操作，于是就提出一个设想：根据数据结构，大类汇总数值左侧的单元格为空单元格，如果利用这个标识，在写公式的时候就可以判定每个小类应该除以哪个大类数值，最后得到如图所示的有规律的变化公式。（即C5:C8都分别除以C8，而C9:C21都分别除以C21……)
虽然提问的朋友很认同这个思路，而我也认为它是可行的，可毕竟没有实际操作。在看到最终效果之前，我不会对它下定论，这也是学习Excel的一种方法，哪怕是再微不足道的技巧，也要亲身实践，并且设置多条件印证，过关后才能确定为一种可行的方法，绝不能贸然下结论，尤其是自己都没有操作过的。
我把这个思路留给了问问题的朋友，其实也留给了我自己。录完帅哥@常宏玖的读书节目，七点的飞机回成都，安全带指示灯刚刚熄灭，我就立即取出了电脑。飞机上的这两个半小时，正好是我的学习时间。
实际动手时，我才发现，要让公式在向下拖动时，根据当前的单元格位置，自动确定应该除以C8还是C21有点难度，到目前为止，我也还没想通这个数学逻辑和采用哪些适当的查找与引用以及用于定位的函数来完成。遵循解决问题由浅入深的规律，我放弃了这个方向，转而考虑是否可以利用汇总数值左侧的空单元格为标识，制造一个辅助列，将从上而下的公式变化规律转为左右相除。（如图所示）
感觉这个思路比之前的更靠谱一点，也更符合公式的变化规律，应该可行的。可是，在飞机上我抢毛毯晚了一步，晚间的飞机室内温度很低，虽然我还穿着上午在当当网做分享时穿的长袖衬衣，也被一阵阵凉风吹得大脑过于冷静，以至于丧失了创造力，愣是没想出来怎么合理的制造这个辅助列。在这里我启动了“假设……更多”理论，也就是假设这个辅助列的行数有几万行，所以，除非找到一键完成的方法，否则就不算完成。
再一次卡在函数的选择和数学逻辑上，我开始重新思考这个问题了。也许是本次航班的鸡肉饭太好吃了，那一瞬间，我竟然开了窍。头脑中闪过这么一段话：原始数据是由数据透视表生成的，数据透视表又这么强大，应该可以直接用透视表的功能菜单来完成这项任务吧。对的，透视表一定能得到这种百分比的计算，否则，当行字段有N个的时候，难道都要我们写函数才能完成。Excel不会这么傻，是我傻了。对，找找透视表的其他功能。
不得不说，这是一个伟大的发现，借助于一顿伟大的鸡肉饭。之所以我把思维的过程分享出来，是想告诉大家“思路为王”的道理，面对一个难题，一定要多角度分析，不要钻到牛角尖里出不来。Excel的问题，多数是数学逻辑和功能/函数选择的问题，理清了，方向对了，就会事半功倍。正如我绕了一大圈，最后还是相信强大的透视表一样，之前的路一定也能走，但会更坎坷。既然条条大路通罗马，在Excel的问题上，就找最近的一条。用最简单的方法解决最复杂问题的才是高手。
在由数据透视表生成的汇总表中，右键点击任意汇总数值，就会看到“值显示方式”，选择“其他选项”，里面有众多的显示方式选项，我一项一项的做了实验，有的看懂了是什么意思，有的现在还不明白，需要以后再学习。但是，完成百分比任务的选项被我找到了。值显示方法“父级汇总的百分比”+基本字段“所在省份”，点确定后，复杂的问题不再复杂，Mission Complete!(注：Excel2010版本）