一、新生档案
1.新生档案应在原档案管理部门密封后，由新生本人携带并在入学报到时交由辅导员转招生就业处档案室。邮寄档案的新生，请提醒所在毕业学校或工作单位档案管理部门，档案用机要、挂号或特快专递的方式寄至安徽省阜阳市清河西路100号阜阳师范学院招生就业处学生档案室（邮编：236041 联系人：余老师电话0558---2591003）。
2.寄至招生就业处的新生档案材料在新生入校后转至各学院统一收集。
3.学院将新生档案收齐后，更换学校统一印制的档案袋，在专职档案管理人员指导下根据班级、学号对新生档案进行审核整理，按学号顺序排列送交学生档案室。
二、在校生档案的查阅
1.各学院和相关部门如因工作需要查阅学生档案，应经所在单位负责人批准，并写明查阅内容后，方可查阅。任何个人不得查阅本人及其亲属的档案。
2.外单位查阅本校学生档案，要凭查档介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，经招生就业处负责人批准后查阅。
三、毕业生档案的查询
1.毕业生档案在学生派遣后（一个月内）由学生档案室通过机要方式集中发至报到单位（考取研究生的毕业生档案，根据录取学校调档函转递）。
2.凡申请留存的毕业生档案，全部由阜阳市人才交流服务中心托管。毕业生如需调档，可在正常工作日持有效证件、调档函到阜阳市人才交流服务中心人事代理部办理（电话：0558--2290015，传真：0558—2298011 地址：阜阳市人才大楼三楼〈市政府往西50米〉）。
四、调档流程
1.考研学生办理调档流程
本人持学生证、身份证、录取学校调档函（调档函需经各自学院签章备案）、就业协议书到招生就业处学生档案室（西湖校区综合楼九楼906室）办理调档手续。
2.留存档案学生的调档流程
详见本通知第三条第二款