制度体系管理制度
第一章总则
第一条为规范公司制度管理，建立和完善制度管理体系，规范公司制度制定程序，推动法制化管理，特制定本制度。
第二条制度是指公司依据国家（地方）有关法律、法规和有关规定、规程等的要求，结合公司实际情况而制定的以规范公司经营管理为目的的文件。
第三条本制度适用于公司的各类制度管理。
第四条制度的制定应满足合法性、可行性、严肃性和先进性的要求，制度体系的建立应遵循以下原则：
（一）全面性：制度体系在深度和广度上应能有效支持公司的经营管理，不存在制度真空现象；
（二）操作性：制度体系内容的原则性与可操作性应相结合，确保制度体系能有效落实，不存在流于形式现象；
（三）系统性：制度之间应相互配套，相互关联，不存在相互矛盾的现象；
（四）稳定性：在一定时期内必须具有相对的确定性，建立、修订和废止等都必须经过一定的程序，不能朝令夕改。
第五条公司制度分为公司级制度、部门级制度两类：
（一）公司级制度是指公司各项工作或业务活动的重要管理规定；
（二）部门级制度是指公司业务部门、职能管理部门因工作需要制定的管理制度、管理规范和工作细则，主要目的是使基础管理标准化、程序化；
（三）公司级制度在效力上高于部门级制度，部门级制度内容与公司级制度不一致的，以公司级制度为准。
第六条相关部门职责：
（一）综合部是公司制度的管理部门，其主要职责是：
1、组织编制公司级制度基本框架目录；
2、组织建立健全公司制度管理体系；
3、组织公司级制度的起草、审查（含形式审查）、会签、审批、培训、宣贯、解释、评估、修订及废除等工作；
4、为各部门等部门级制度建设提供必要的技术支持和咨询服务；
5、组织评估、审定业务部门和职能部门等部门级制度；
6、负责制度的印制、下发、归档管理等工作。
（二）其它部门：
1、参与编制公司级制度基本框架目录；
2、负责起草和修订实现本部门工作职责的公司级相关制度，并监督制度的实施；
3、参与公司级制度的培训、宣贯、评估和解释等工作；
4、参与编制部门级制度基本框架目录；
5、制定本部门的部门级制度并组织落实。
第二章制度主要内容和编制要求
第七条主要内容
（一）制度正文，内容较简单的制度按“一条到底”式逐条编写，内容较多的制度则采用“分章贯条”式编写，每个部分冠以小标题、标题前面的序号用第一章、第二章……表示，每个部分下分若干条时，用第一条、第二条……表示，正文所有条连续编号；层次较多时，若干条下设顺序编号（一）、（二）、（三）……，其下按1、2、3、……进行编号，再其下又可按（1）、（2）、（3）、……进行编号，再其下又可按A、B、C、……进行编号。
（二）正文编写的指导性框架内容如下：
1、起始章节为总则，总则主要包括以下内容：
（1）目的：明确该制度要解决的实际问题和要达到的控制目标；
（2）适用范围：明确该制度的适用范围或应用领域，如适用的部门、人员、项目、程序等，必要时还应明确写出不适用的范围或领域；
（3）特定术语（必要时）：对该制度中使用的概念、定义和标准在必要时应给出一个完整、统一和明确的解释；
（4）相关部门/人员的职责：说明该制度的归口管理部门的职责和权限，以及规定与实施该制度相关的部门或人员其责任和权限；
（5）制定原则和依据文件：制度制定需要遵循的相关原则和本制度相关依据文件。
2、主体内容：明确该制度所要阐述的具体内容、项目和要求，包括所涉及到的程序、方法、措施、测量和控制方法及标准等，当内容与要求涉及部门较多时，应明确各部门间的协作关系、协作方式和相互制约关系，程序化的内容应尽可能按照流程的要求编制，以利于编制相关流程图。主体内容可按层次分章、条编写。
3、结尾章节为附则：列出该制度文件的解释部门、实施的起始日期等。
4、相关附录：与该制度文件相关的记录表单等。
第八条制度的编制要求
（一）制度编制时应用词确切，语句通顺；
（二）制度的条款应充分考虑其他相关制度的规定，避免相互抵触；
（三）制度规定应详实、全面，符合公司实际营运需要；
（四）起草制度时，一律使用A4纸，计算机打印稿报批。
第三章制度的管理
第九条制度的编号：
（一）编号规则：
公司代码/部门代码/制度种类代码/制度编号-年份版本。
（二）代码规则；
1、公司代码：SQEK；
2、部门代码：
表3－1：各部门代号一览表
3、制度种类代码：公司级制度（GS），部门级制度代码（BM）；
4、制度编号（001-999）：在各单位代码所示单位内部独立排序；
5、年份（20XX）；
6、版本（A-Z）。
举例：2007年制定的招聘管理制度（第二版）应该表示为：SQEK/RL/GS 001-2007B。
第十条公司级制度基本框架目录的编制
根据公司经营管理的需要，由综合部部组织相关部门进行公司级制度基本框架目录（制度结构总图）的编制和完善，经总经理办公会讨论通过后，由综合部组织相关部门落实制度的编写和完善。每年年综合部部应公布公司现行公司级制度目录。各部门级制度基本框架目录制度需行政后勤部进行审定并备案。
第十一条制度的管理主要包括制度的立项/年度工作计划、编制、试运行、评估、解释、修订及废除等工作。
第四章制度的立项
第十二条根据公司级制度基本框架目录及现行制度运行的实际情况，由综合部部组织公司级制度的立项管理工作。公司各部门应于每年十二月初完成下一年
度与实现本部门工作职责相关制度的新建、修订及废除立项申请建议（制度立项申请建议书见附录一），并提交综合部部审查（主要审查该制度制定、修订或废除的必要性及依据等），经总经理办公会逐一讨论（主要讨论该制度制定、修订的主要内容等），总经理审批后，即完成该制度的立项工作。制度立项申请建议书包括以下内容：
（一）制度名称；
（二）制定（修订、废除）制度的必要性；
（三）制度制定（修订、废除）的依据；
（四）新建（修订）制度的主要内容；
（五）起草（修订）部门和起草（修订）责任人的组成；
（六）进度计划及各方面审查、讨论、审批意见。
第十三条根据批准的制度立项申请建议书，并结合董事长确定的公司下一年度制度建设的具体要求，由综合部部负责组织编制公司年度制度工作计划，经总经理办公会讨论、总经理审批后，作为公司级制度年度工作的依据。
第十四条对因情况变化但已列入年度制度工作计划而无制定（或修订）必要的或因工作急需制定（或修订）而未列入年度制度工作计划的，相关部门可提出立项申请建议（制度立项申请建议书见附录一），并以请示报告形式提交综合部进行审查，经总经理办公会讨论、总经理审批后撤消或增加该制度的立项，行政后勤部应及时调整公司年度制度工作计划。
第十五条各部门年度制度工作计划由各部门负责人批准，报综合部审定和备案，总经理审批后实施。
第五章制度的编制
第十六条按照批准的年度制度工作计划，综合部负责组织公司级制度的编制工作。制度草案一般由其内容所涉及的相关部门负责起草；对涉及两个以上部门的，由相关部门组成联合起草小组起草，综合部负责组织和协调工作。制度在起草过程中，应广泛听取相关部门的意见，听取意见可以采取讨论会、征询意见表
等多种形式。
第十七条制度草案经起草部门负责人校对后提综合部进行审查。
第十八条综合部负责对制度草案就下列主要方面进行审查：
（一）制度草案是否符合法律、法规的基本原则，是否符合国家相关政策；
（二）制度草案内容是否符合公司实际经营管理的需要；
（三）制度草案内容与所现行制度是否协调，如果要改变现行制度的理由和依据是否充分；
（四）制度结构、条款、文字等是否符合制度的要求（形式审查）。
第十九条对需要会签的制度，由综合部负责组织相关部门对制度草案进行会签（制度会签审批表见附录二）。会签部门领导就该制度与其部门工作相关条款的合理性、有效性和可操作性等进行确认，并出具会签意见交综合部。
第二十条根据审查和会签的意见，综合部应会同起草部门对相关意见提出处理建议，并编制制度审查报告，经总经理办公会讨论，由总经理审批。根据总经理审批的意见，综合部组织起草部门完成制度草案的修改和完善，并负责制度终校和制度编号的确定。制度原稿及审批过程记录综合部要进行存档。
第二十一条部门级制度由公司各部门组织起草，由部门负责人审核后，报综合部部审定和备案，报公司主管领导（总经理或副总经理）审批。
第六章制度的颁布
第二十二条公司级制度由公司总经理签发，部门级制度由公司主管领导（总经理或副总经理）签发。
第二十三条公司级制度和部门级制度由综合部统一编排文号，统一印制、下发和归档（含电子文档）管理。
第二十四条公司级制度的下发范围为公司领导、各部门负责人、车间主任、园区经理、基地主管，特殊情况由总经理确定发放范围，各部门相关人员需用时向上级索阅，部门级制度的下发范围由部门负责人确定。
第二十五条分发时由收件人签收，收件人调动时，制度文件列入移交内容。
第二十六条新制度颁布时应在制度主题后标识“试行”字样，并在颁布通知中说明试运行时限；
第二十七条制度颁布后，由起草部门及行综合部负责监督实施，综合部负责对公司整体制度运行情况进行监督、考核、反馈与评估。
第七章制度的试运行
第二十八条新制度颁布后，综合部应及时组织制度起草部门在公司或所属部门范围内进行制度的宣贯工作。
第二十九条新制度一律试运行六个月。试运行期间综合部和制度起草部门应及时收集各方面的意见和建议，并作好记录。在试运行期结束前15天，综合部应组织相关部门就制度的可行性、可操作性及运行效果等进行综合评估和分析，并编制制度试运行评估分析报告，视制度试运行情况对制度进行进一步的修订和完善，公司级制度修订后，综合部将试运行制度修订版提交总经理办公会，经总经理办公会讨论后，由总经理审批后正式颁布；部门级制度修订后，由公司主管领导（总经理或副总经理）审批后正式颁布。
第八章制度的评估、修订、解释和废除
第三十条制度的改进建议
公司内任何部门或个人就公司级制度在具体执行过程中存在的问题可随时向公司综合部提出改进建议（制度改进建议表见附录三），综合部应及时组织相关部门对改进建议进行分析、研究，提出相应的处理意见，决定是否修订，如决定修订则报总经理办公会讨论，总经理审批，并及时将相关信息反馈给建议部门或个人。
第三十一条制度的评估
为适应公司内外部环境的变化和内部管理水平提高的要求，综合部应就制度的适宜性、充分性和有效性定期组织制度的评估，评估周期最少一年一次，制度评估应纳入公司年度制度工作计划。制度评估前综合部应会同制度起草部门对制
度的执行情况及存在问题广泛收集意见和建议，在此基础上对意见和建议进行分析，提出改进措施，并编写制度执行评估报告，经总经理办公会讨论，总经理审批后，视具体情况进入制度立项程序。
第三十二条制度的修订和修改
制度修订应遵循可行性、稳定性、总体修订和局部修订相结合以及新制度优先的总体原则。
（一）制度的修订应列入年度制度工作计划，由综合部负责组织制度的修订工作。制度修订草案及修订说明的编制一般由制度起草部门负责，修订后的制度草案审批程序按本办法第五章的规定执行；
（二）对于制度执行过程中个别条款的适应性修改或补充，制度起草部门可采用制度修改单的形式进行（制度修改单见附录四）修改或补充，制度修改单经综合部审定、报总经理办公会，经总经理办公会讨论，总经理批准后，由综合部负责发放和存档。制度修改单具有制度条款同样的效力。
第三十三条制度的解释
公司级制度由综合部负责组织解释，制度起草部门负责制度的具体解释工作。
第三十四条制度的废除
废除某项制度应由同级或高级的制度文件予以确定，废除主要制度时还需考虑废除从属附件形式的制度。制度的废除列入年度制度工作计划，由综合部负责落实并进行废除制度的回收及销毁等工作。
。
第九章附则
第三十五条本制度由公司综合部负责解释说明。
第三十六条本制度由总经理办公会审批后实施。
附录一：制度立项申请建议书制度立项申请建议书
制度会签审批表
制度改进建议表
附录四：制度修改单制度修改单
文件管理制度 1.目的 为提高公司文件处理工作的效率和质量，使之规范化、科学化、制度化，结合公司实际工作情况，特制定本制度。 2.范围 本制度适用浙江依目了然服饰有限公司。 3.相关职责 3.1人事行政部 3.1.1 负责建立、健全公司文件管理制度，负责本制度的制定与修改。 3.1.2 负责公司文件的下发及管理。 3.1.3 负责本制度的宣导与实施。 3.2 其它各部门 3.2.1负责制订与本部门工作职责相关的文件制度及流程 3.2.2负责按本制度规定执行 4.定义 公司文件是指：在公司管理过程中形成的具有执行效力和规范体式的文书，是公司各项工作开展和进行相关工作活动的重要依据或工具。 5．参考资料 无 6．程序 6.1公司文件的种类及范围 6.1.1公司的文件种类主要有：公告、通知、通报、制度。 6.2.1各类公司文件使用范围： 6.2.1.1 公告：主要运用于公司的各类人事变动，如：任命、岗位变动等。 6.2.1.2通知：适用于发布临时事件和措施；传达公司高层有关指示；要求下级部门办理 或者需要知晓的事项等，例如：放假通知等。 6.2.1.3通报：适用于公司采取重大或强制性措施、或人事嘉奖与惩罚，例如：部门内部不 适当的决定或规定；对做出突出贡献优秀员工的奖励或对于严重违反公司规章制度员工的处罚等。 6.2.1.4制度：主要运用于公司各项政策的实施细则及各项工作流程的解释、补充和完善。
6.2公司文件的处理 6.2.1公司文件处理的管理口径 公司文件管理归口于人事行政部，人事行政部负责所有公司文件的下发管理，负责建立健全公司文件管理制度，加强公司文件的统一协调与管理，按期进行汇总统计，保证公司文件处理工作高效运转。公司人事行政部指定专人负责公司文件管理工作。公司文件管理人员应忠于职守、廉洁正派、保密观念强。 6.2.2公司文件处理的定义及原则 6.2.2.1公司文件处理指公司文件的编号、下发、宣贯、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 6.2.2.2公司文件处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全、规范。公司文件由人事行政部统一收发、传递、立卷、归档和销毁。 6.2.2.3公司各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。明确文件的有效性并通过受控的方式管理公司文件，是防止各部门出现执行无效文件的主要措施。 6.2.2.4对于公司以文本打印的形式下发的文件，只有盖有受控章的文件在受控范围内，签收人不得复印，如因复印导致的执行非受控有效文件，造成的问题由执行人负责。 6.2.3公司公文的分类及操作 6.2.3.1公司文件按机密程度，可分为：绝秘、秘密、一般； 6.2.3.2公司文件按紧急程度，可分为：特急、紧急、一般； 6.2.3.3公司文件按发文部门，可分为：公司文件、各部门文件。 6.2.3.4公司文件按内容分类，可分为：公告、通知、通报、制度。 6.2.4公司文件的机密等级划分的规定与操作 6.2.4.1根据文件涉及的业务秘密程度划分为“绝密”、“秘密”及“一般”。即使是“一般”文件因为也同时是业务文件、所以不允许无限制地向公司外部宣传。 6.2.4.2公司使用文件的机密等级的具体划分： a)公司使用文件中，大部分属于“秘密”及“一般”。 b)对于公司绝密及秘密文件，还应当标明份数序号。 c)公司文件是否设定为绝秘或秘密文件由拟稿部门和总经理根据文件内容共同确认。 d)文件的秘密等级不是按所示的文件种类进行划分的，而按其内容来判断。下述为一般 分类规则：
居尚·中国软装配饰机构文件 居尚·中国［2012］第001号签发人： 关于文件管理制度（试行）布告 第一节总则 第一条公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。 第二条公司文件，实行统一管理。文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。 1.各部门及各有关人员，对文件中涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不可随便向他人泄露。 2.文件保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。保密文件由阅文人妥善保管，详见《保密管理制度》。 第三条文件机密等级，由发文单位的主管领导根据文件内容确定。 第四条公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。 第五条公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档、销毁。
第六条草拟文件应注意以下事项 1.内容要符合公司制度。 2.反映情况要客观，实事求是。 3.文字要准确、精炼，条理清楚，层次分明，结构紧密，用语规范。 4.人、地、名称、引文及时间要具体、准确。 第七条各负责人阅、批文件应仔细认真，阅完后须签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。 第八条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份存档。有领导指示的，还应附批复件。 第九条收文由行政人事部统一负责。行政人事部收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由行政人事部收回归档。 第十条所有文件发放，一定要有登记、签收手续。 第十一条公司发文，一定要由行政人事部统一编号 1.以公司名义对外发文，一律×××字(××年)××号； 2.公司总经办文，用总经办字(××年)××号； 3.财务部发文，用财字(××年)××号； 4.工程部发文，用工字(××年)××号； 5.技术部发文，用技字(××年)××号； 6.营运部发文，用营字(××年)××号； 7.人事行政部发文，用人行字(××年)××号； 第十二条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任免等，其他文件一般用公司信笺印发。 第二节文件起草收发规定 第十三条公司的文件由行政人事部起草，总经办审核，总经理审批签发；公司
整理部门企管部生效日期2013-8-10 版本G 编制审核批准 1.0目的 为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。 2.0适用范围 适用于公司的所有文件与记录。 3.0内容 3.1文件的编制格式 3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填 写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具 体设置参照附件。（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使 用。） 3.1.2文件编写条目按照以下格式。 1.0 1.1 1.1.1 1.1.1.1 2.0 依此类推，层次分级最多不超过4级。 3.1.3文件页边距设置如下： 竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm 横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm 3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序 列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。 3.1.5文件文档为word文件，表单不限。 3.1.6页眉：1.5cm 页脚：1.0cm 页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。 3.2表格记录的编制格式 3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。 图（1）集团公司logo标示
整理部门企管部生效日期2013-8-10 版本G 3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号， 表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。 3.3文件的编号 3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件） 3.3.2管理体系文件 体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。 3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册） X1-X2-01 流水号：01—99 文件类型标示： QM质量手册 SM安全手册 EM环境手册 公司代码：参照附件 说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。 3.3.2.2二阶文件（体系程序文件） （1）ISO9001质量体系程序文件 X1- X2-01 流水号：01—99 文件类型标示：QP质量体系程序文件 公司代码：参照附件 说明：程序以后将分为集团公司质量程序文件和分公司程序文件，分公司程序文件的部分内容可引用集团公司程序文件或等同使用。 （2）OHSAS18001安全体系程序文件，ISO14001环境体系程序文件 X1-X2-01 流水号：01—99 文件类型标示：SP安全体系程序文件 EP环境体系程序文件 公司代码：参照附件
文件管理制度 文件管理制度 第1章总则 第1条目的。 通过对公司内部文件控制流程进行管理，使文件管理控制工作更加系统、科学、规范、高效，以保证各部门及人员及时、正确地使用有效文件，提高工作效率。 第2条适用范围。 本制度中的“文件”包括公司日常运营过程中产生或所需的文件资料、公司业务往来公文以及公司对内发布的所有流程、制度、作业标准与规范、作业指导书等。 根据公司各类文件的性质进行纵向层级划分，可分为下列五级文件。具体如下表所示。 公司内部文件各层级内容范畴 第3条管理职责划分。 （1）各级主管副总主要负责所辖职责范围内的文件进行审核、批准工作，其中，总经理（或管理者代表）还承担着对公司各类体系文件进行定期评审的职责。 （2）总经理办公室主要负责公司一级文件的组织编制、审核，以及二级文件的会审组织工作。 （3）综合管理部负责本制度的编制、解释与修订工作，并由其行政专员负责公司营运、资质类文件资料的保管；其中，综合管理部下辖体系文件管理室，并由其文控员专职负责公司各类体系文件的统一编号、收发、存档、作废等管理事宜。 （4）各职能部门负责对各归口职能和分管业务线的有关文件的编制和副本保管工作。 第2章公司内部文件编码细则 第4条公司内部文件的编码主要由以下五个部分组成。
（1）第一部分：公司代号，代码为×××。 （2）第二部分：层级分类代码，代码分别为1、2、3、4、5。 （3）第三部分：大类代码，代码分别为综（综合管理类）、制（生产制造类）、市（市场营销类）、研（研发类）、其（其它类）等。 （4）第四部分：小类分类代码，代码分别为目标（目标计划类）、人力（人力资源类）、办公（办公类）、总务（总务后勤类）、保卫（保卫类）、生产（生产类）、质管（质管类）、项管（项目管理类）、产研（产品研发类）、其（其它类）等。 （5）第五部分：文件流水号，代码为001～999。 第5条公司内部各级文件编码示例如下（以综合管理部文件为例）。 （1）一级文件：×××1—001。 （2）二级文件：×××2—综—001。 （3）三级文件：×××3—综—行政—001。 （4）四级文件：×××4—综—行政—001。 （5）五级文件：×××5—综—行政—001—001。 第3章公司各级文件编制、审核、审批规定 第6条公司一级文件，由公司总经理办公室组织相关人员进行编制。一级文件编制完成后，需经总经理办公室主任审核后，交由公司总经理审批。 第7条公司二级文件，由各业务归口部门协同流程协同作业部门共同编写。二级文件编制完成后，由总经理办公室组织相关部门及人员进行会审。经会审后，二级文件需交总经理审批。 第8条公司三级文件，若其覆盖范围超过2个（含2个）职能部门，其编制工作由各归口管理职能部门组织，并交主管副总审核后，交总经理审批。具体分工如下。 （1）目标类、计划类三级文件由总经理办公室负责组织编制，交分管运营副总审核。 （2）人事、行政、总务类三级文件由综合管理部负责组织编制，交分管行政副总审核。 （3）财务类三级文件由财务部负责组织编制，交分管的财务副总审核。 （4）生产制造类三级文件由生产部组织编制，交分管的生产副总（或厂长）审核。 （5）市场营销类三级文件由营销部及相关部门组织编制，交分管的营销副总审核。 （6）供应类三级文件由采购部及相关部门组织编制，交分管的运营副总审核。 第9条公司四、五级文件的编制、审核、审批规定如下表所示。 公司四、五级文件的编制、审核、审批规定表
文件编号：A-DCC-001 编制日期：2011-7-28 公司文件管理制度 版本：A 修改状态：00 1.0目的 为保障公司文件管理工作制度化、规范化，确保各相关部门及场所使用的文件均为有效受控版本，特制定本制度。 2.0适用范围 2.1外来文件（上级公司及同级单位来文）； 2.2公司内部公文（包括公告和通知）、管理制度、作业标准等； 2.3文件的形式包括纸质和非纸质，如网络、软盘、光盘等数码性存储载体； 2.4受控和非受控文件，受控文件有“受控”印章。 3.0职责 3.1公司总经办文控中心是文件控制的归口管理部门，负责外来文件、管理制度、 作业标准文件的发放、回收、销毁、归档等，编制《受控文件清单》和《记录 清单》； 3.2总经办文控中心负责各部门公文（包括公告和通知）统一编号，发放、回收、 销毁、归档等工作由各起草部门负责； 3.3采购部负责商品采购合同的归档、保管工作；销售部负责商品报价单及销售合 同的归档、保管工作；其他行政类合同由总经办负责归档、保管； 3.4各部门负责所属业务范围相关文件/记录的拟定； 3.5总经理或授权部门负责人批准发布； 3.6各部门负责制定本部门记录的格式、收集、编目、保管期限和处置； 3.7填写记录人员对记录的真实性、完整性负责。 4.0定义 4.1公文（包括公告和通知）：其明确了发布范围，是向公司内部宣布重要事项时 使用的文件。公文具有庄重性、广泛性和周知性特点； 4.2管理制度：为达到公司管理目标，而明确制定的指导性文件，以达到统一思想、 统一方法和统一行动的目的； 4.3作业标准：指保证在岗人员完成岗位要求的规定，即为规范作业人员的操作而 制定的，对各项工作制定的操作程序和规范化规定； 4.4表格：是表达、解释工作结果和业务信息所运用的数据传递形式。它由一行（列） 或多行（列）单元格组成，以便快速引用和分析。能够清晰简明地传递所需要 表达的信息； 4.5保密文件：凡是涉及薪资、财务、成本、营销策略以及客户信息的各类形式的 公文、制度等文件，均属于保密文件；
公司发文及文件管理制度 一、目的： 为了完整保存有限公司的发展历程，清楚、准确的记录XXXXX公司各项业务活动和管理职能，特制订本管理制度。 二、适用范围： 本制度适用于XXXXX有限公司。 三、文件管理办法： 1、公司文件产生的途径： （1）因内部管理产生的规章制度、重要的通知、通报、批复、决定（因内部管理而产生的日常通知或规定除外）； （2）因外部合作与交流产生的法律文件； （3）因政府管理而产生的报告和审批文件。 2、行政及办公文件管理的职能部门为公司行政部，承担发文和归档的工作。文件发布 后，需作为资料归档留存，一般性文件保存期限为3年，技术性文件保存期限为5年。 3、发文审批流程： 发文部门→公司会议通过→公司总负责人审批→行政部公布、归档并备案 4、文件的密级管理及受控方式： （1）文件密级分为四类：普通、秘密、机密、绝密； （2）文件受控使用“直接发放”和“发放号管理”两种方式。
注：不便由行政部发布，归档并备案的机密或绝密文件，由发文部门按本规定自行做好发布，归档并备案的工作，但必须向行政部提交归档文件的清单作为备案。 （3）发文形式：公司发文工作通过纸介质或电子文档形式进行，文件拟订后统一提交给发文部门，由发文部门填写发文文件纸，附纸介质文件，报相关负责人审批。 审批通过，在纸介质文件上盖章生效后发放。由发放号管理方式受控的文件通过纸介质或电子文档发放，并登记文件签收单；其它文件的默认发布方式为电子邮件，如需加发纸介质，请在发文文件纸中注明。 5、公司文件采用编号管理的方式，在公司总部行政部建立方便的查询系统； （1）文件编号原则： 首位：公司名称的缩写GYRT； 第二位：标示年度，如本年度为2002年，简写为“02”； 第三位：标示发文单位使用汉语拼音字头，总部各部门汉语拼音字头包括：行政部（XZ）、财务部(CW)、销售市场部(SC)、开发一部(KF1)、开发二部（KF2）、产品研发部（CY），所有发文部门的汉语拼音字头应在公司行政部（XZ）备案，以保证发文的规范化；
广西桂平市中润地产顾问有限公司 中润行通字第（2017）001号 关于发布【锦洲·时代广场】营销中心 《文件编号管理规定》的通知 公司各部门： 为有效管理公司、部门层级起草的文件，确保各职责单位所使用的文件为有效版本，现结合我司锦洲时代广场项目工作实际情况，特制订广西桂平市中润地产顾问有限公司《文件编号管理规定》，具体如下。 该规定自2017年3月1日份起生效，请各部门遵照执行。 特此通知 广西桂平市中润地产顾问有限公司 2017年3月3日
报：总经理 抄：行政部、总经办、财务部、策划部、销售部、按揭部 广西桂平市中润地产顾问有限公司 《文件编号管理规定》 一、目的 对公司、部门层级起草的文件进行有效管理，确保各职责单位所使用的文件为有效版本。 二、适用范围 广西桂平市中润地产顾问有限公司范围内。 三、文件编号细则 1、文件编号格式 2、文件分类
公司文件分为以下几类： 合同类：包括合同、协议、合作意向书等。与客户签订的商品房买卖合同、认购书、 协议书等属于广西锦洲投资建设有限公司名义签订，不在本规定范畴。 制度、规定类：包括公司的各项管理制度、规定、决定等。 通知类：以公司、各部门名义下发或向有关合作单位发出的各项通知。 纪要类：以公司名义召开会议形成的各项会议纪要。 公函类：以公司名义向各合作企业、单位、组织或个人发出的函。 申请、请示类：以公司名义向各合作单位、企业、上级机构、行政单位发出的各类申 请、请示。 报告、总结类：以公司名义向上级单位、行政机构提交的各类报告。 文件类别简称： 发文时对照文件类别使用上述简称。 3、发文单位及简称
廊坊新桥商贸标准文件管理制度编号：XQ/GL00—01—2010a 廊坊新桥公司企业管理标准 XQ/GL00-01-2010a 标准文件管理制度
修订页 注：本办法审批流程：编/修订部门会签（公司各部门）审核（总助）审批（总经理）
企业标准文件管理办法 第一条 总则 1.1制订目的 规范公司所有企业标准文件的批准、发布、修订、使用、作废和保管等控制流程和要求， 使之得到有效控制，特制定本制度。 1.2适用范围 本制度适用于适用于廊坊新桥商贸公司各部门，适用于企业管理标准文件的编制、修订、 废止。 1.3管理部门 综合管理部为本制度的管理部门。 1.4 解释权 本规定的解释权属综合管理部。 1.5制、修、废 本规定由综合管理部负责拟定，经公司总经理审阅批准后下发施行，修改、废止时亦同。 第二条 定义 2.1 企业标准文件归口管理部门： 综合管理部是负责组织相关部门起草、修订、解释、废止文件，对文件运行过程出现的 分歧或争议进行协调的部门，为文件及其记录的归口管理部门，所有文件的归口管理部门见《企业管理标准清单》。 2.2流程管理部门： 综合管理部为所有企业管理标准文件的流程管理部门，负责管理标准文件的归口管理， 保障标准文件流程的合理性、安全性与简洁化；负责稽查各部门文件的执行情况，保障标准文件切实有效的执行；负责评审文件的适宜性和有效性，并参与所有标准文件的会审和发布。 2.3 企业标准文件： 规定公司各部门运作流程和规范的文件，这些文件用于界定各领域中共同的、跨部门的 和重复使用的规则，对相关活动事项规定操作流程、工作要求、职责权限以及激励考核方式，具有相对的稳定性。 第三条 企业标准管理要求 3.1 企业标准文件通用控制流程 3.2 企业标准文件包括： 3.2.1质量、环境管理标准文件及外来文件：综合管理部为流程管理部门，纳入管控体系 文件； 3.2.2企业管理标准文件：指公司层面的企业制度类文件，综合管理部为流程管理部门， 并进行异常文件的处理，文件的编号按企业管理标准约定的原则进行； 3.2.3业务开发管理标准文件：指业务拓展记录、技术标准、客户维保类文件，业务开发 部为流程管理部门； 3.2.4销售运营管理标准文件：指农资物品流转记录文件文件，库房管理类文件，销售运 营部为流程管理部门。 3.2.5物控管理标准文件：指农资物品购销记录文件文件，网络信息管理类文件，物控部 为流程管理部门。 3.3 企业标准文件的编制、发布、修订、评审、废止、存档 3.3.1质量、环境、业务拓展标准文件、农资经营管理标准文件及外部文件的编制、发布、 回收、评审、废止、存档按管控体系文件规定执行。 3.3.2行政公文的编制、发布、回收、评审、废止、存档见《公文管理办法》。 3.4 企业标准文件控制要求 3.4.1标准文件的制/修订、审核、会审、会签及审批 3.4.1.1综合管理部组织相关人员，负责起草、修订、解释、废止等相关工作； 3.4.1.2企业文件归口管理部门相关人员在编制、修订文件时要严格依照《企业管理标准 文件模板》编制及修订文件，填写企业标准文件修订页及文件审批流程； 3.4.1.3企业文件归口管理部门负责人对流程的合理性和可操作性进行审核，再提交综合 管理部审核； 3.4.1.4综合管理部对企业标准文件的格式、内容和审批流程进行审核。审核通过后，报 公司总经理审批后实行； 3.5 企业管理标准清单内/外批准发布的文件流程 定 期/不定期评审
Standard Managing Procedure 1.0目的明确对公司GMP文件系统的控制管理方法，确保在各场所使用的文件为 正确有效版本，防止错用和误用已失效作废文件。 2.0范围本程序适用于与质量管理体系相关的文件的控制管理。 3.0责任 3.1各文件起草人员要遵照本制度制订质量管理体系（GMP）文件，做成的文 件内容要正确。 3.2QA部门是本公司GMP文件系统归口管理部门，QA人员负责本公司GMP 文件系统编号、受控发放、更改、检查、归档和作废文件的管理。 3.3其他各部门人员负责相关文件的编制、收集以及部门内部文件使用管理。 3.4QA负责人对本规定的有效执行承担监督检查责任。 4.0程序 4.1GMP文件的定义：GMP文件指一切涉及药品生产管理、质量管理的书面 标准、管理方法和记录等。以下将GMP文件简称文件。 4.2建立文件的目的：建立一套完整的管理文件系统，以保证企业生产经营 活动的全过程按书面文件规定进行运转。明确管理责任，如实反映执行 情况，保证工作人员按文件正确操作，并能积累每批产品的全部资料和 数据。 4.3文件系统的分类：本公司标准类文件按功能可分为：标准技术文件 (STP)、标准管理文件(SMP)、标准工作文件(SOP)、标准组织文件(SGP) 及各类记录。
标准技术文件：是由国家与地方、行业与企业所颁布和制定的技术性规范、准则、规定、办法、标准、规程和程序等书面要求。技术标准包括了产品工艺规程、质量标准（原料、辅料、 工艺用水、中间产品、包装材料、成品等）、检验操作规程等。例如，中国药典规定 的碳酸钙质量标准等。 4.3.1标准管理文件：是指企业为了行使生产、检测、环保、安全等管理职能 使之标准化、规范化而制定的规章制度，本公司标准管理文件涉及到生 产管理、质量管理、卫生管理、人员培训、文件管理、厂房、设备、工 艺、验证等方面的内容等。 4.3.2标准工作文件：是指企业内部对每一项独立的生产作业或其他活动所制 订的规定、标准程序等书面要求；或以人或人群的工作为对象，对其工 作范围以及工作内容要求等所提出的规定、标准程序等书面要求。标准 工作文件包括各种岗位操作规程及其他标准操作规程，如人员更衣、环 境监测、设备校验、清洗等SOP。 4.3.3标准组织文件：是指对各部门、各岗位以及人员的职责、权限和岗位要 求等做出的书面规定文件。 4.3.4记录：是指反映实际生产活动中执行标准情况的实施结果。主要分为过 程记录、台帐及凭证三类；过程记录主要包括：批生产记录、批包装记 录、质量监控及检验记录、厂房设施及设备维护记录、计量器具及仪器 仪表校验记录、销售记录、自检记录、返工记录、投诉及退货处理记录 等；台帐包括：台帐（培训、设备、不合格品、用户投诉等）、卡（货位 卡、中间产品卡等）、单（请验单、检验报告单等）；凭证主要包括：标 志（状态、流向等），凭证（取样、清场、卫生合格等）。记录的管理按 AM-008（00）《记录控制程序》规定执行。 4.4制订文件的程序和要求 4.4.1文件的形成和审查 4.4.1.1质量体系文件在总经理总体组织协调下，由QA部门组织相关部门编制。 文件一般由使用该文件的部门起草，其内容必须根据GMP标准要求，编 写过程中应与文件涉及的其它部门讨论协商，征求意见，使文件一旦实 施后，具有可行性。 4.4.1.2文件的标题应能清楚地说明文件的性质。文件的编号、修订号及格式按 AM-002（00）《GMP文件格式及分类编码管理规程》要求，统一由QA部 门确定。 4.4.1.3质量体系类文件形成后，交QA部门进行审查，审查的要点是：○1与现
文件分类及编码管理制度 部门签字/日期 Department Signature/Date 起草人： Prepared by 审核人： Reviewed by 审核人： Reviewed by 审核人：N/A N/A Reviewed by 审核人：N/A N/A Reviewed by 审核人：N/A N/A Reviewed by 批准人： Approved by 颁发部门Issued by 全环保部 执行日期 Effective Date 替换文件Replaced For N/A 复审日期 Review Date 分发部门Distributed to
1. 目的 规范公司EHS管理体系的各类文件编码规则。 2. 适用范围 适用于公司EHS管理体系的各类文件编码。 3. 术语或定义 SMP（Standard Management Procedure）标准管理程序 是用于指导安全管理工作的文件 SOP（Standard Operating Procedure）标准操作规程 经批准用来指导安全操作、维护与清洁、环境控制等，安全生产活动的通用性文件E（Environment）环境 H（Health）健康 S（Safety）安全 DO（Documentation and Records）文件管理 PO（Policy and objectives）方针与目标 OR（Organization and Responsibilities）组织机构与职责 RM（Risk Management）风险管理 LI（Laws and Institutions）法律与制度 ET（Education and Training）教育培训 FPS（Facilities and Process Safety）生产设施及工艺安全 JS（Job Security）作业安全 DH（Dangerous chemicals and Hazard informed）危险化学品与危害告知 HG（Hidden dangers and Governance）隐患排查与治理 OI（Occupational health and labor protection）职业卫生与劳动防护 AM（Accident Management）事故管理 EM（Emergency Management）应急管理 PA（Performance Appraisal）绩效考核
收集、立卷、保管等工作，维护文件档案的安全，特制定本制度。 适用范围：公司生产质量管理、设备、基建、研发、财务、行政等需要归档存储的文件、录像、图片资料的管理。 责任：各部门负责人、档案管理员。 内容： 1、存档原则 1.1、对公司规定立卷归档的文件资料，各部门按照要求，根据实际情况及文件档案特点定期向文件档案管理员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。 1.1.1、批记录生产、检验结束后即时归档。 1.1.2、生产、检验辅助记录结束后经各部门审核后及时归档，QA领用批生产的报告不另作归档，随批记录即时归档（如A、B级洁净区沉降菌检测报告、浮游菌测试报告、洁净区表面微生物监测记录、洁净区人员监测记录、清场合格证等）。 1.1.3、临时记录及文件即时归档。相关的培训记录及健康档案由企管部归档保存。 1.2、公司全体员工都有保护档案的义务。 2、档案的分类及管理
3、公司保密文件档案各密级的定义。 3.1、绝密：是公司涉密事务中的核心部分，限极少数人知悉的事项，一旦泄密会使公司利益遭受危害和重大损失，涉及公司命运。 3.2、机密：是公司涉密事务中比较重要的部分，限少数人知悉，一旦泄密，将给公司造成严重的损失。 3.3、秘密：公司保密事务中重要程度较低的部分，一旦泄密会对公司造成一定的危害，或者潜在的损失，对公司内部公开，对外部保密均为秘密级。 4、文件档案的存储方法 公司的所以档案必须同时以两种形式四种方法存储：纸质档案（文件盒存于部门文件柜）、电子档案（专用电脑存储、移动硬盘存储、刻录光盘存储） 5、文件资料的接收、归档、查阅、借阅、拷贝 5.1、接收 5.1.1、接收时间 A、文件：复印分发至各部门后，文件档案管理员即可将原件存档。 B、记录：按照《记录管理制度》执行。 C、其他资料：各部门收集、整理本部门归档的文件资料交于文件档案管理员。
规章制度文件管理办法制订单位人力资源中心版次A/0 文件名称 文件编号HR-001 制订日期2007-11-01 页数1/4
文件名称规章制度文件管理办法制订单位人力资源中心版次A/0 文件编号HR-001 制订日期2007-11-01 页数2/4
文件编号HR-001 制订日期2007-11-01 页数3/4
例：2/10表示总计10页中第2页。（职务说明书以流水号表示页数） 4.5.5 文件撰写格式： 4.5.5.1规章制度：1.目的、2.范围、3.权责单位、4. 内容5.使用表单 4.5.6 文件撰写布局： 1. 1.1 1.1.1 1.1.1.1 4.6 文件与资料分发、回收作业： 4.6.1 所有颁布发行文件，均需右上角加盖文件发行章(附样)后发行，收 文单位于“文件收发记录表”上签收。 4.6.2 修改及废止时，应由人力资源中心依分发记录发放新文件，即刻回收旧 版文件并执行4.7，回收时应注意数量及内容之完整性。 4.7 废止文件与资料的销毁： 4.7.1 自各单位回收之旧版文件与资料，由人力资源中心统一处理，处理方式有： ⑴销毁； ⑵正面用笔打“×”，反面它用。 4.7.2 人力资源中心需要保留原件文件，需在文件上注明“旧版”以视区分， 并列帐管理。 4.7.3 人力资源中心需要销毁保留旧版原件文件，需企管办副总批准即可。4.8 文件与资料保存： 4.8.1 经颁布发行的规章制度、表单等，原件由人力资源中心列帐保管。 4.8.2 分发到各单位文件由该单位文件签收人员或兼职文管人员保管。 4.8.3如因文件管理人员离职，需将完好无缺的文件移交下一位本职工作负责人 或人力资源中心。 4.8.4如因人为造成文件丢失的，将按公司相关制度追究当事人责任。 4.9 文件与资料档案管理： 4.9.1 文件管制： 4.9.1.1 人力资源兼职管理，文件如有修改，人力资源部当月底发行一次“文 件最新版次一览表”，供各单位核对其使用文件与资料是否为最新有效 版本。 4.9.1.2 使用单位每次收到文件时，需填写“文件收发记录表”。 4.9.1.3 人力资源中心不定期对各部门文件保存情况予以检查，发现不符合 本规定所规定的作业内容立即给予指正、销毁等，并记录于稽查档案。
福建省锐驰电子科技有限公司 Fujian Ruichi Electronic Technology Co.,Ltd. 文件名称文件管理制度版本 1.1 页码 1/6文件编号QEOH-ZB-001 生效日期2016年03月01日 修订履历 序号版本修订日期条款修订内容修订者批准者1 1.0 2015.01.01 全文新建立林榕廖连生 2 1.12016.03.01封面“发文范围”改为“会签栏”；“鑫达集 团”改为“福建省锐驰电子科技有限公司” 林榕廖连生 会签栏管制章 编制审 核 批 准 收 文 部 门
文件名称文件管理制度文件编号QEOH-ZB-001 1、目的： 对文件和资料进行控制，确保相关部门、场所及时得到并使用有效文件。 2、范围： 适用于与质量、环境、职业健康管理体系有关的所有文件和记录、资料的控制。 3、职责： 3.1 总经理负责批准发布管理手册、程序文件。 3.2 管理者代表负责审核管理手册。 3.3 文控： 3.3.1 负责对现行管理手册进行评审和修改，文件统一编号、打印、发放、登记、回收、归档、 更改、保留、销毁等管理工作及控制。 3.3.2 负责公司所有受控文件的存档工作。 3.4 各部门 3.4.1 负责本部门专用三级文件的编制、经相关负责人审批后交由文控统一发放。 3.4.2 部门文员负责本部门文件的收集、整理和归档管理，并负责移交文控存档。 3.4.3 工程部门、生产性产品技术文件，由本部门受控发行。 4、定义： 4.1 内部文件：指公司内的各种文件，具体可分为体系文件如质量手册、程序文件、相关管理制度、 通用的管理性作业指导书等。 4.2 外来文件：指公司以外的文件；包括国际/国家/行业/地方标准/法律法规、顾客提供的图样及要 求、顾客或有关机构指定使用的表格等。 4.3 受控文件: 指按照发放范围登记、分发，并能保证收回的文件。受控文件未经文件管理部门（文 控中心）批准不得复制，文件封面一般加盖受控图章(红色)。受控文件主要是控制使用文件的 唯一有效版本。一般来说与体系运行相关的文件都叫受控文件，如：管理手册、程序文件、各 种规章制度、作业指导书、标准规范等。受控文件作废时，应从所有使用场合及时收回，以防 止其误用。 4.4 文件阶层： 4.4.1 一阶文件：指公司纲领性文件管理手册（通常包含公司的质量方针和质量目标）。 4.4.2 二阶文件：指公司主要运作流程即程序文件。 4.4.3 三阶文件：指公司各部流程和各类技术性操作文件即作业指导书。
江西省人之初集团科技有限公司GMP文件 一、目的 将公司所有文件的分类管理办法给予明确，使文件的管理规范有序。提高公文的质量，确保公文的安全、加快公文的流转和办事效率，有利于规范工作要求并提高相应业务水平；并达到更细致。准确。科学的划分GMP 文件系统类别，减少文件编码的断档和交叉。 二、适用范围 适用于公司现行的所有文件管理。 三、职责 1、总裁办公室负责公司行政公文的收发、传递、催办、立卷、归档等管理工作； 2、人事行政管理中心负责GMP文件的编码、收发、复印、撤销、归档管理工作。 3、各部门设兼职文书员，负责本部门的公文管理工作。 四、内容 （一）、文件分类管 1、公司文件分为两大系统：行政公文系统和GMP文件系统。 2、行政公文系统 公司行政公文为对上请示、汇报、总结工作，对下布置工作、通报情况或与兄弟单位推广交流工作经验等所采用的文件形式，分为正式公文和便函两类。 3、GMP文件系统 GMP文件系统为企业在生产经营实践过程中形成的生产质量管理规范性文件，分为标准类和记录（凭证）类两大类，其中标准类文件包括技术标准、管理标准、工作标准三大部分；记录类则包括生产管理记录、质量管理记录、质量检验记录、销售记录、验证记录、监测维修校验记录、其它各部门的管理记录表格和各类台帐、凭证、卡片。 3．1 技术标准文件是根据国家与地方、行业所颁布和制定的技术性规范、准则、规定、办法，由企业颁布实施的标准、规程和程序等书面要求，包括：产品工艺规程、岗位操作规程、质量标准（原料、辅料、工艺用水、半成品、中间体、包装材料、成品）、检验操作规程和验证文件等。 3．2管理标准文件是指企业各部门为了行使生产计划、组织、领导、控制等管理职能并使之标准化、规范化而制定的制度、规定、办法等书面要求，包括：企业管理、文件管理、行政管理、人力资源管理、安全管理、生产管理、计量管理、质量管理、质检管理、仓库管理、卫生管理、验证管理、辅助部门管理、紧
QSB XXXXXXXXXXXXXX有限公司企业标准 内部文件管理制度
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内部文件管理制度 1目的及范围 为使公司各职能部门（以下简称“各部门”）及其下属各车间内部文件制订、审批、接收、发放及存档工作进一步程序化、制度化、规范化、科学化，提高文件处理工作效率和文件质量，特修订本管理规定。 本标准适用于公司各部门及制造部下属各车间。 2术语和定义 2.1公文归口管理部门 2.1.1负责接收和处理外来文件及各部门对公司领导的请示、报告，负责处理所有以各部门名义上报、下发的内部文件，并对制造部下属各车间的文件处理工作负有检查、指导和监督责任，对不按相关规定进行内部文件处理的各单位和相关责任人，将予以相应的处罚（见 3.5.）。 2.1.2营运与人力资源部为公司内部文件一级归口管理部门；各部门为内部文件的二级归口管理部门并行使相应的职责；制造部下属各车间、单位为内部文件的三级归口管理部门并行使相应的职责。 2.2内部文件：指在企业运营过程中产生的，按照严格的生效程序和规范格式，具有传递信息和记录作用的载体。 2.3内部文件管理：指围绕着公司内部文件起草、发布、归档、查询等管控过程所进行的一切工作。 3内部文件管理 3.1内部文件类别 根据目前公司运行文件种类，结合公文按文种分类标准，现将文件类别分为以下几种：3.1.1请示、报告：下级部门向直接上级部门或领导请求指示、批准或汇报工作、提出建议和咨询（附件1）；如用于日常费用审批、事务说明等事项需向上级部门或领导请示或批示的，可采用呈报格式（附件2）。 3.1.2通知、通报：通常为各部门、专业委员会或制造部对下属各车间公布需要周知和共同执行的事项（通知）、传达重要情况（通报）(附件3)。 3.1.3制度、规定/规范、决定：公司内部制定的相关管理制度；对操作标准、行为准则等进行指引或定义（规定/规范）；对内部的各种重要事项做出规定或对重大行动做出安排（决定）（附件4-7）。 3.1.4会议通知、会议纪要：（参见附件8、9）。
内部公开▲ ZD/EG 绿色东方投资控股有限公司企业制度EASTGREEN INVESTMENT HOLDING LIMITED （基本管理制度系统） 文件体系基本管理规定（草案） 2011年月日发布 2011 年月日实施起草部门：人力资源部发文部门：人力资源部主要起草人：张岳良签发人： 发放范围：总部、各项目公司、各项目部密级：内部公开▲
文件体系管理基本规定（草案） 1.总则 1.1为加强公司文件体系管理，维护其规范性、科学性、稳定性、连续性、强制 性、可行性和普遍适用性，确保公司有效、高速运转，特制定本规定。 1.2本规定中所称文件体系是指由公司红头文件和各种规范共同构成的、有一定 关系结构的文件集合。 1.3本规定适应于绿色东方投资控股有限公司（以下简称集团总部）及其下属公 司（包含子公司、分公司、投资控股公司、已投入商业运营的项目公司，以下简称下属公司）、各筹建在建工程项目部（以下简称项目部）等机构， 1.2中所界定的文件的制订、发布、修改和执行。 2.文件体系与文件分类 2.1文件体系框架如图1所示。文件按发文方式分为两类，即红头文件和规范。 红头文件 技术标准 文件体系企业标准（Q）管理标准 工作标准 规范基本管理制度系统（01） 经营企划管理制度系统（02） 行政总务管理制度系统（03） 企业制度（ZD）财务审计管理制度系统（04） 人力资源管理制度系统（05） 市场营销管理制度系统（06） 专业管理制度系统技术研发管理制度系统（07） 工程项目管理制度系统（08） 运营管理制度系统（09） 采购物流管理制度系统（10） 其它专业管理制度系统（11）图1 绿色东方投资控股公司文件体系及分类图 注：（）内系制度类别代号 2.2本规定中所称的红头文件主要是指公司自制文件中的“九种文”，“九种文” 包括公司重大的决议、决定、通知、通报、请示、报告、批复、会议纪要、函，以及其它确需以红头形式发布的重要文件。 2.2.1红头文件具有最高的管理效力，集团总部总裁办、人力资源部有权限拟
竭诚为您提供优质文档/双击可除 规章制度文件编号 篇一：文件编号管理制度 文件编号管理办法 hxsh/ws-ZD-001-1503-0.1 为加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对涉及公司管理方面的制度、流程、表单、合同以及体系管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性。 第一条总则 1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。 2.由企业管理部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。 3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。第二条适用范围 本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。第三条相关术语 1、质量体系文件指质量手册、程序文件、作业文件、
管理文件、质量记录等与质量体系有关的文件。 2、技术文件指产品技术文件、工艺技术文件、检验技术文件、外来技术文件、建设图纸和其它技术文件六大类。 3合同文件指除技术、质量合同以外的配套协议、准时供货协议、各种供方行为规范承诺书、价格协议等配套合同和营销合同等。 4、文书文件指公司行政文件、行政规章、各种请示、一次性的通知等其它与质量体系无直接关联的文件，但以公司级文件颁布的列入公司行政文件类。第四条职责 1、企业管理部负责行政文书、各类文件的编号和归口管理。 2、供销部负责合同文件的归口管理。 3、生产部负责技术、工艺以及质量体系文件的归口管理。第五条类别及代码 1、公司名称 公司全称：巴州泓信石油化工有限公司简称：hxsh2、部门代码 企业管理部Qg生产部sc供销部gx财务部cw3、日期代号 统一采用“yyxx”的格式。例如：“1503”代表该文件是20XX年3月制定的。 4、流水号 统一采用阿拉伯数字编码。例如：“001”代表第一份文
目的：建立GMP文件的制订、修订、审核、批准、印制、分发、培训、执行、撤销、归档和变更的一系列管理工作。 范围：所有GMP文件的制订和管理。 责任人：参与GMP文件所有管理活动的人员，对实施本规程负责，质管部承担监督检查责任。 内容： 1.应制定“GMP文件的制订、审核、批准、领发、修订、收回、销毁的程序”。 2. 文件系统的设计与文件的制订。 2.1 根据GMP的要求,结合本企业的实际情况，确立本企业GMP文件系统。该文件系统由标准类和记录类组成，标准类分技术标准、管理标准和操作标准，其系统和代码如下：
生产工艺规程（TS-SC ） 技术标准（TS ） 质量标准（TS-ZL ） 人员机构管理（SMP-RY ） 厂房设施管理（SMP-CF ） 设备管理（SMP-SB ） 物料管理（SMP-WL ） 标准 管理标准（SMP ） 卫生管理（SMP-WS ） 验证管理（SMP-YZ ） 文件管理（SMP-WJ ） 生产管理（SMP-SC ） 质量管理（SMP-QA ） 文件 销售管理（SMP-XS ） 系统 投诉与不良反应报告管理（SMP-TS ） 自检管理（SMP-ZJ ） 岗位职责（SOP-RY ） 仓储标准操作程序（SOP-WL ） 生产标准操作程序（SOP-SC ） 设备标准操作程序（ SOP-SB ） 质检标准操作程序（SOP-QA,QC ） 清洁卫生标准操作程序（SOP-WS ） 生产类记录（JL-SC ） 操作标准（SOP ）
清洁卫生记录（JL-WS） 工程设备记录（JL-SB） 记录（JL）质量管理记录（JL-QA） 凭证检验类记录（JL-QC） 仓储记录（JL-WL ） 销售记录（JL-XS） 人员记录（JL-RY） 验证记录（JL-YZ） 2.2 文件的制订：由质量管理部牵头，组织由各部门专人参加的文件编制小组，该小组由主管质量的企业负责人负责。各类别的文件由该类别的部门起草制订，由部门主管审核，QA审阅、最后由相关负责人批准。 3 文件的分发： 3.1 控制文件印制份数，其数量按分发部门或班组的数量而定。 ‘ 3.2 文件一经批准，应在执行之日前发至有关人员或部门。 3.3 文件的分发应指定专人负责，在分发文件上印有“文件受控 副本”字样的章，以便按此收回，分发文件时必须进行登记。 4. 文件的培训： 4.1 新文件在执行之前必须进行培训考核并记录。 4.2 培训方式可有传阅、开会宣读、学习班等；指导培训的人原则上是文件的制订人或审核人和批准人。 4.3 原则上，文件批准后十个工作日才正式执行，以利于培训、学习、考核，使文件执行者了解、掌握文件内容。 5. 文件的执行： 5.1 文件由文件规定的责任人于执行日期开始严格遵守执行。 5.2 新文件开始执行阶段，相关管理人员应特别注意监督检查执行情况，以保证文件贯彻的有效性。 5.3 任何人不得任意改动文件，对文件的任何改动必须执行审核、批准的程序。审核、批准程序同新文件的制订。