档案工作基本术语---一般概念
档案(archives):国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
档案价值(archival value):档案对国家机构、社会组织或个人的有用性。
档案工作(archives work):管理档案和档案事业的活动。
档案管理(archives management):档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。
档案学(archival science):研究档案的形成规律、性质、特点以及档案工作方法与发展规律的科学。
公共档案(public archives):国家机构或其他公共组织在公务活动中形成的为社会所有的档案。
私人档案(private archive) :私人或私人组织在社会活动中形成为私人所有的档案。
文书档案(administrative archive):反映党务、行政管理等活动的档案。
科学技术档案(scientific and technical archives) :反映科学技术研究、生产、基本建设等活动的档案。
专业档案(specialized archives):反映专门领域活动的档案。
音像档案(audio-visual archives) :记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。
文件(record / document):国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
电子文件(electronic records) :以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。
原件(original document):最初产生的区别于复制件的原始文件。
复制件(copy / duplicated document ) :与原件内容相同的复制品。
文稿(draft / manuscript) :文件起草过程中形成的历次稿子，可分为草稿和定稿两种。
文本(test / version) :同一文件由于作用不同而形成不同的版本，可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
正本(official test) :有规范格式和生效标志的正式文本。
副本(copy / duplicate) :再现正本内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面之用。
手稿(manuscripts) :由作者用手写或打字等方式制作的原稿。
文种(record type) :按性质和用途确定的文件种类的名称。
档案行政管理部门(archival administrative department) :具有政府行政管理职能的档案事业管理机构。
档案馆(archives) :集中管理特定范围档案的专门机构。
档案室(record office) :国家机构、企事业单位或其他社会组织内部设置的集中管理本单位档案的专门机构。
专业档案馆(specialized archives) :管理特定范围专业档案的档案馆。
综合档案馆(comprehensive archives):按照行政区划或历史时期设置的管理规定范围内多种门类档案的具有文化事业机构性质的档案馆。
部门档案馆(departmental archives) :专门主管部门设置的管理本部门及其直属机构档案的档案馆。
企业档案馆(business archives) :企业设置的管理本企业档案的档案馆。
事业单位档案馆(institutional archives) :事业单位设置的管理本单位档案的档案馆。
档案资料目录中心(archival descriptive information center) :集中管理若干档案馆、档案室特定范围档案资料目录并提供检索服务的专门机构。
文件中心(records center ):介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构。
档案工作基本术语----档案收藏
收集(acquisition; Collection):档案馆、档案室接收及征集档案和其他有关文献的活动。
归档(filing) :办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室（馆）保存的过程。
移交(transfer) :档案室（馆）等按照国家规定把档案交给接收方档案馆保存的过程。
接收(accession) :档案馆、档案室按照国家规定收存档案的过程。
征集(acquisition) :档案馆按照国家规定征收散存档案、散失档案和其他有关文献的活动。
寄存(deposit) :档案所有者在保持其法定所有权的情况下，将档案存放在档案馆的行为。
捐赠(donation):档案所有者将档案无偿赠送给档案馆的行为。
交换(exchange) :国家（地区）之间、档案部门之间、档案部门与其他部门之间按照法规或协定互换档案和其他文献的活动。
馆藏(holdings) :档案馆收藏的档案及其他藏品的总和。
散存档案(estray) :未保存在法定保管处所的档案。
散失档案(removed archives) :从原形成国家（地区）散失到国外的档案。
档案工作基本术语----档案鉴定
鉴定(appraisal):判定档案真伪和价值的过程。
保管期限(retention period):对档案划定的存留年限。
保管期限表(records retention schedule):规定档案保管期限的文件。
销毁(destruction):经过鉴定对失去价值的档案作毁灭性处置的过程。
销毁清册(destruction list):登录被销毁档案题名、数量等内容并由责任人签署的文件。
档案工作基本术语----档案整理
整理(archival arrangement):按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。
来源原则(principle of provenance):把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。
档案实体分类(physical archives classification):根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
立档单位(funds constituting unit):构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。
全宗(funds):一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。
联合全宗(combined funds):由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。
汇集全宗(collected funds):由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。
全宗群(funds complex):由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体 .
案卷(file):由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。
立卷(filing):将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
卷内备考表(file note):卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。
档号(archival code):以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
档案工作基本术语---- 档案检索
检索retrieval:存储和查找档案信息的过程。
编目cataloguing ;Description:按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。
档案信息分类archival information classification:以国家机构、社会组织的职能分工为基础，结合档案内容所记述和反映事物的属性关系对档案信息进行的分类。
条目entry:反映文件或案卷内容与形式特征的著录项目的组合。
著录description:对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
标引indexing:对档案内容进行主题分析，赋予检索标识的过程。
分类标引classified indexing:对档案内容进行主题分析，赋予分类号标识的过程。
主题标引subject indexing:对档案内容进行主题分析，赋予主题词标识的过程。
受控标引controlled indexing:依据主题词表等控制工具进行的标引。
自由标引free indexing:不用主题词表等控制工具而直接使用关键词等自然语言进行的标引。
关键词keyword:在标引和检索过程中，取自文件、案卷题名或正文用以表达文献主题并具有检索意义的非规范化的词或词组。
主题词descriptor:在标引和检索中用以表达文献主题的规范化的词或词组。
档案主题词表archives thesaurus:由表达档案内容主题的自然语言中优选出的语义相关、族性相关的科学术语所组成的规范化词典。在档案标引与检索过程中，它是用以将档案、标引人员及用户的自然语言转换为统一的主题词检索语言的一种术语控制工具。
检索工具finding aid:用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具，是目录、索引、指南等的统称。
目录catalogue:由揭示档案特征的条目汇集而成并按照一定次序编排的档案检索工具。
案卷目录folder list; File list:以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。卷内文件目录innerfile item list:登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷内文件之前。案卷文件目录file-item list 、全引目录file-item list:以全宗为单位将案卷目录与卷内文件目录相结合按一定次序编排而成的一种档案目录。
分类目录classified catalogue:依据分类表按照分类标识以一定次序编排而成的一种档案目录。
主题目录subject catalogue:依据主题词表按照主题标识以一定次序编排而成的一种档案目录。
专题目录subject catalogue:按照特定专题以一定次序编排而成的一种档案目录。
索引index:指明档案或目录的某种特征，以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。
文号索引record number index:指明文件编号及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。
人名索引name index:指明人名及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。
地名索引place name index:指明地名及相应档号，以一定次序编排而成的一种档案索引。
档案馆指南guide to an archives:介绍和报道档案馆基本情况、馆藏档案和有关文献，指导利用者查阅利用的一种档案检索工具。
全宗指南guide to an archival funds、全宗介绍introduction to an archival funds:介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。
专题指南guide to subject records、专题介绍introduction to subject records:介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。
档案工作基本术语---- 档案利用
利用access and use:利用者以阅读、复制、摘录等方式使用档案的活动。
开放opening:档案馆将达到一定期限、无需控制使用的档案向社会公开提供利用的活动。
公布publishing :将档案或档案的特定内容通过某种形式首次公布于众。
咨询服务reference service :档案馆、档案室答复询问，指导和帮助利用的活动。
档案证明archival evidence:依据档案的记载出具的凭证性文件。
档案展览exhibition :按一定主题展示档案的活动。
阅览室reading room:档案馆、档案室内供利用者阅览档案的专门场所。
密级security classification :档案文件保密程度的等级。
降密downgrade :降低档案文件的原有保密等级。
解密declassification :解除已失去保密价值档案文件的保密限制。
编纂compilation:按照一定的题目、体例和方法编辑档案文献的活动。
大事记chronicle of events :按照时间顺序简要记述一定范围内发生的重大事件、重要活动的一种档案参考资料。
组织沿革administrative history :系统记述一个机构（地区、行业）体制、职能等基本状况变迁过程的一种档案参考资料。
基础数字汇集collection of essential data :以数量特征反映一个地区（机构、行业）基本情况的一种档案参考资料。专题概要thematic summary :简要记述某一特定的社会事物或自然现象产生、发展、变化情况的一种档案参考资料。档案出版物archival publications :以档案、档案工作、档案学为基本内容的出版物。
档案工作基本术语----档案的保管与保护
保管custody :维护档案的完整与安全的活动。
保护conservation :防止档案受损，延缓档案退变和抢救、修复受损档案的活动。
全宗卷funds descriptive file :由说明全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷。
档案馆建筑archives building :档案馆专用的的内设档案库房、工作用房和利用服务场所的建筑物。
档案库房archival repository :收藏档案的专门用房。
档案装具archives container :用于存放档案的器具，包括档案柜、档案架、档案盒等。
密集架compact shelving :为节省空间而设计的可在轨道上水平移动的活动存储装置。
载体medium 、介质medium :可将信息记录于其上或其中的物质材料。
耐久性durability :档案记录材料在保存和使用情况下保持其原有物理强度和化学稳定性的程度。
退变deterioration :档案记录材料因理化或生物作用而逐步老化变质直至损毁的过程。
修复restoration :使受损或退变档案恢复或接近原有特征，或对其进行加固的过程。
加固reinforcement :将某种材料附着在档案载体上，以提高其强度和耐久性或使字迹得以保护的技术。
修裱mounting :使用粘合剂把选定的纸张修补或托裱在已破损的档案上，以恢复或增强其强度和耐久性的技术。
适宜性原则principle of compatibility :档案修复工作应遵循的原则之一，即所用修复材料必须有最适宜的强度和特性。
相似性原则principle of similarity :档案修复工作应遵循的原则之一，即所选用的修复材料必须与被修复件具有相类似的厚度、颜色和结构等。
可逆性原则principle of reversibility :档案修复工作应遵循的原则之一，即档案在修复处理后，如有必要可通过再处理恢复到处理前的状态。
加湿humidification :a) 增加档案库房内相对湿度的方法。B) 将过去干燥和易碎文件放在蒸气室或有潮湿空气的容器内，使之逐步吸收水分以增加柔性的方法。
去湿dehumidification :降低档案库房内相对湿度的方法。
脱酸deacidification :为去除或降低纸质材料中的酸，用弱碱对其进行处理的技术。
去污cleaning :清除档案上的污垢和灰尘的方法。
熏蒸fumigation :在密闭环境下，将档案置于易挥发物质或有毒化学物质产生的气体中以杀灭害虫和菌类的方法。防灾规程disaster plan :为防止或减少灾害对档案造成破坏而制定的应对方针和工作程序。
复制reprography :利用复印、缩微摄影、磁盘拷贝、复写、印刷等手段生成内容与档案原件相同的复制品的技术和方法。
档案缩微品archival microform :含有档案缩微影像的各种载体（通常是胶片）的通称。
档案工作基本术语----档案统计
统计statistics :对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜索、整理和分析的活动。
登记registration :登录档案和档案管理有关数据的过程。
统计指标statistical target :反映档案和档案工作现象的指标名称及其数值。
统计报表statistical form :由档案行政管理部门下达的具有统一制式、用于档案数据统计的表册。
统计分析statistical analysis :对统计资料进行综合归类、比较研究，以揭示档案、档案工作内在联系与发展规律的活动。
全宗卡片funds card :档案馆向档案行政管理部门填报的以全宗为单位反映馆藏全宗情况的卡片。
全宗单funds management sheet :以全宗为单位反映档案馆对全宗管理状况的登记单。
档案信息化建设讲座
一、档案信息化概述
随着社会信息化进程的加快，信息资源已成为人类经济、社会活动的战略资源。《中共中央关于制定国民经济和社会发展第十个五年计划的建议》中提出：大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。档案是一种原生的信息资源，档案信息化建设是国家信息化建设的一个重要组成部分。信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战，同时也带来新的机遇。加强档案信息化建设，是档案事业适应时代和社会发展，加速档案管理现代化的客观要求，是发展先进生产力和先进文化的必然要求，也是提高档案信息服务水平的必经之路，是为广大人民群众服务的重要举措，对于档案事业的新发展具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。
档案信息化建设，是指在国家档案建设管理部门的统一规划和组织下，在档案管理的活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行数字化管理和提供利用。它使档案管理模式发生转变，从以档案实体保管和利用为重点，转向档案信息的数字化存储和提供服务为重心，从而使档案工作进一步走向规范化、数字化、网络化、社会化。
档案信息化建设，是一项关系档案事业发展全面的战略举措，必须遵循三条基本原则，即文档一体化原则、双轨制原则和确保网络安全的原则。
三项基本原则是我们进行档案信息建设过程中要坚持的重要指导思想。
二、档案信息化建设的主要内容和任务
（一）档案信息化建设的主要内容
档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。
1、标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的―交通规则‖，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。
2、基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。
3、应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息建设的效益和档案信息服务的效果。
4、档案信息化资源建设。档案信息化资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略源资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数字化档案全文及专门数据库建设。
5、人才队伍建设。档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。
（二）档案信息化建设的主要任务
1、以研制和指引电子文件归档管理的标准为重点，加快档案信息资源管理标准规范的制定和推行。
2、以档案部门的内网、外网，党政机关专网的建设为重点，加强档案信息化的软硬件基础设施建设。
3、以档案信息管理系统（如深圳市档案局和深圳世纪科怡公司共同研制的―世纪科怡档案管理系统‖、清华紫光、珠海泰坦等电子文件/档案管理软件）的推广应用为基础，以―数字档案馆‖和―电子文件管理系统‖的研制为重点，加强档案管理应用系统的建设。
4、以馆藏档案的数字化为基础，以电子文件的归档管理为重点，加强档案信息资源的建设。
5、以档案专业人才，计算机专业人才为基础，以复合型人才为重点，加强档案信息资源管理专门人才队伍建设。
三、档案信息化的标准规范建设
档案信息化的标准规范建设包括管理性、业务性和技术性规范三个方面的内容。
（一）管理性标准规范
管理性标准规范是对电子文件/档案信息进行管理的一套规则，包括计算机安全法规与标准，数字档案信息资源合法性的确认等，它需要国家档案行政管理部门统一制定并推广实施，以保证电子文件/档案信息的统一规范和资源共享。
目前，国务院及有关部门颁布了一系列计算机安全的法规与标准，如：《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》，《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》，《计算机病毒防治的办法》等。
（二）业务性标准规范
业务性标准规范是对电子文件/档案业务处理的规范，其范围包含电子文件/档案的术语标准及管理规范。它包括与档案信息化建设相关的术语标准、资源的标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准。
国家已颁发的标准《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》，是CAD电子文件收集、归档与利用的统一规范。国家标准《电子文件归档及管理规范》和地方标准《深圳市电子文件归档及管理办法》，是电子文件归档、管理及安全有效利用的规范。
目前，国家档案局委托深圳市档案局正在制定《电子邮件公文归档与管理规则》。正在制定的标准还有：《档案数字资源加工规范》、《电子文件元数据标准》、《电子文件档案著录规则》、《电子文件保管期限表》、《电子文件档案鉴定标准》等。
（三）技术性标准规范
技术标准规范包括电子文件/档案的数据存储压缩格式规范、数据交换标准规范、数据加密、水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等。其中有些技术标准是电子信息管理的共用标准，如《信息交换用七位编码字符集》、《信息交换用汉字编码字符集》等。目前正在制定的标准有：《档案信息应用系统技术标准》、《档案信息数据存储、压缩格式规范》、《数据加密算法规范》、《数字水印标准》、《电子文件/档案存储格式与载体规范》、《照片档案数字化技术规范》、《录音与档案化技术规范》等等。
四、档案信息化的基础设施建设
档案信息化的基础设施建设主要包括网络环境建设、硬件环境建设、系统软件建设等。
（一）网络环境建设。
根据三种不同的服务对象和范围，网络环境建设分为三个层次：内网、与政府连接的政务网、与互联网连接的公众网，并实行三网物理隔离，形成三个相互独立的网络。
1、支持内部服务的馆内网(简称内网)。内网服务中心主要负责以下工作：
（1）将采集和预处理系统产生的数据进行加工组织和存储；
（2）向内部用户发布信息，并提供检索、演示等服务；
（3）支持内部日常办公；
（4）向政府网和公共网提供需要的数据；
（5）进行网络、数据和用户的管理与维护；
2、支持政府部门服务的政府专网(简称政务网) 。
以政府部门为服务对象的专用服务网。政务网服务中心负责以下工作：
（1）采集信息并送到采集与预处理系统；
（2）向政府专网用户提供信息服务；
（3）进行网络、数据和用户的管理维护；
3、支持大众服务的公众网(简称外网)。
以社会大众为服务对象的通用服务。通过该网络向大众媒体提供多种形式的档案资料查询、浏览服务，如文字资料、语音资料、视频资料等，还可以提供如虚拟现实场景等特殊服务。
外网服务中心负责以下工作：
（1）采集信息并送到采集与预处理系统；
（2）向Internet用户提供信息服务；
（3）进行网络、数据和用户的管理维护；
（二）硬件基础设施建设
档案信息化管理主要体现在电子文件管理系统和数字档案馆的建设和运行。根据功能需要，必须建设大容量的信息资源数据库、大规模并发用户的访问服务管理系统，配置大型高速交换机、路由器、光端设备、并行处理的高性能服务器、便于扩充的规模型集群系统、智能城域网系统、操作系
（三）统、高可靠性的信息安全系统和存储系统、数据库管理系统和其他相关系统等。
基础硬件设施主要包括网络设备、服务器、存储设备、安全设备、案数字化加工设备以及其它支撑设备等。
系统软件建设
计算机运行所需的各种程序及有关文字资料统称为软件。计算机软件分为系统软件和应用软件两大类。
系统软件是由计算机设计者提供的一类程序，这类程序的着眼点是利用计算机本身的逻辑功能，达到管理计算机系统的各种资源，充分发挥计算机效率，便于用户使用和管理的目的。系统软件包括：计算机的监控管理程序、调试程序、语言翻译程序、数据库管理系统、存储和安全管理系统、以及操作系统。计算机操作系统是系统软件的核心，它独立于计算机，是控制和组织计算机活动的一组程序，是用户和管理机器的接口，是整个系统运行的基础。目前世界上流行的操作系统有：DOS、Windows、UNIX、LINUX等。
应用软件是用户利用计算机及其所提供的各种软件编制的、用来解决某些具体应用问题的程序。如：人事管理软件、财会管理软件、档案信息管理软件、电子文件管理系统软件等。
五、档案信息化的应用系统建设
档案信息化的应用系统建设包括两个层面的应用系统：一是数字档案馆的应用系统；二是现有档案馆、档案室的业务管理应用系统。
（一）数字档案馆的应用系统。这是一个可扩展的网络应用系统。其功能应能涵盖对档案的数字化加工、数字档案的信息采集、处理、存储、归档、组织、发布、利用及数字管理全过程，具有可扩展和实用的特性。目前深圳数字档案馆的这一应用系统已基本建成，正在进一步完善之中。
（二）现有档案馆室的应用系统。在深圳市机关企事业系统广泛使用的档案信息管理系统是由深圳市档案局组织研制的―世纪科怡档案管理系统‖。该档案管理系统共有文件管理、档案管理、资料管理、检索、利用、保管、鉴定、转交接收、编研、统计、数据管理、系统维护等12个功能模块，具有―文档一体、综合管理、馆室衔接‖的特点，软件评测达到国家软件行业测评8A级。
1、―文件管理‖功能模块有3个子系统：文件登记、文件归档、报表打印。实现了收文、发文、登记管理、文件自动归档和打印功能。
2、―档案管理‖功能模块有4个子系统：档案录入、归档、档案调整、制作目录。实现了档案录入、归档处理和目录打印功能。
3、―资料管理‖功能模块有2个子系统：资料登记、报表打印。
4、―检索‖功能模块有3个子系统：文件检索、档案检索和资料检索。
5、―利用‖功能模块有―利用人管理‖、―登记‖、―查询‖、―归还‖、―统计‖5个子系统。能做到管理人性化，智能化。
6、―保管‖功能模块主要记录库房温湿度和存放位置索引。
7、―鉴定‖功能模块实现了档案鉴定和销毁清册电脑化管理。
8、―统计‖功能模块实现了―基本情况年报‖和―报表统计‖的填报和打印功能。
9、―数据管理‖功能模块实现了―数据导入‖、―数据导出‖、―备份与恢复‖的功能。
10、―移交接收‖功能模块实现了档案室和档案馆之间移交和接收档案的―馆室衔接‖功能。
11、―系统维护‖功能模块包括：全宗管理、实体分类、辅助字典、档号格式、用户管理、日志检查等6个子系统，可完成系统中―全宗‖、―实体分类‖、―档号格式‖、用户名、密码和权限的设置。
12、―编研‖功能模块可以完成―组织沿革‖，―大事记‖，―人事任免‖，―重要文献汇编‖等常用的编研工作。
六、档案信息化资源建设
档案信息资源建设是档案信息化管理中最基本也是最重要的建设任务，包括数字信息数据的构成形式和来源两个方面。
（一）数字信息数据的构成形式
主要有：文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件及其它文件。
1、文本文件（Text）。使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件，存储内容由ASCⅡ标准代码的GB18030标准汉字代码构成（如TXT、XML、DOC等格式文件）。用不同文字处理软件编辑的文本文件一般不能交换使用，纯文本文件不包含格式代码，在使用时不受计算机硬件和软件类型的限制。
2、图形文件（Graphic）。根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等等。计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的文件，如设计模型、图纸、图画等即为图形文件。
3、图像文件（Image）。使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，用数码相机拍摄的照片等。纸质文件、缩微胶片均可经过扫描转换成数字图像文件（如JEPG、BMP、TIFF等）。
4、影像文件（Video）。使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画等各种动态画面，如数字影视片、动画片等。视频捕获设备可将模拟影像转换成数字影像。影像文件需要较大存储空间，其分辨率与存储空间成正比。影像文件有不同的格式或标准，播放时需要使用相关的设备和程序（如MEPG、AVI等格式文件）。
5、声音文件（Audio）。用音频设备录入或编曲软件生成的文件（如MP3、WAV、MIDI等）。用音频设备录入并转换为数字形式的文件，采样频率是单位时间内的采样次数，采样频率和速率越高，音质越好，文件所占存储空间就越大。声音文件播放时需要使用相关设备和程序。
6、其他文件。如命令文件，亦称计算机程序（Program）。是指为处理各种事务，用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。它的形成过程一般是由程序员编写―源程序‖输入计算机，通过相应的编译程序编译后执行，有些还要经过连接程序才能执行。
数字信息数据的来源和采集范围
1、现有档案馆（室）藏各种档案的数字化。通过多媒体技术、数据库技术、数据压缩技术、网络技术等手段，将现存各种载体档案进行数字化处理，并整合到相应的档案信息数据库中。整个数字化应用系统包括：扫描输入、纠错检查、索引录入、数据存储、光盘输出等主要环节。
2、收集和接收各种形式的电子文件。有两种方式：一是网络在线移交接收，即将需移交的电子文件档案通过网络直接传输到档案馆（室），或加工后传输到档案部门规定的地址中，并存储在档案馆本地载体的过程。二是介质移交接收，即将电子档案存储在一定的介质上移交给档案馆（室），也称卸载式移交接收。网络移交既可实时进行，也可与介质移交一样，按照档案馆接收周期定期移交。由于介质移交有一定的周期性，为了及时将可以公开的电子文件和电子档案向社会各界提供利用，数字档案馆可以实时地通过网络在线接收各立档单位的电子文件/档案。
3、有档案性质的行业、专题信息资源库。除了上述档案文件之外，各种具有档案性质的政府和行业信息及专题资源库也是数字档案馆资源建设的重要采集内容。主要途径是：一是通过网络在线采集网络上现有的各种信息资源库，如国土信息资源库、人口统计数据库等；二是根据社会需求，采购一些全文光盘数据库补充数字档案馆数字资源建设的不足，如《中国科技文献数据库》、《中国科学文献数据库》等。
4、互联网上其他具有档案价值的信息。为充分发挥数字档案馆作为知识库群的作用，互联网上其他零散、无序的具有档案价值的信息也是数字档案馆采集的对象。例如，各网站的历史照片、新闻报道、网页、统计数据、历史事件的声像资料等。
把有档案价值的网络信息下载到本地，经过一定的整理、组织、加工、成为本地的现实资源。除了下载各种档案信息之外，数字档案馆还将根据用户的需求，对网络上的数据或网络信息建立指引库（或导航站）。首先要从成千上万的网站中挑选出具有价值的网站，然后对这些网站进行分类，建立起指引库，使用户能方便地通过指引库获取自己需要的信息。
文件中心与现行文件利用讲座
2002年9月，深圳市正式成立了我国首家―文件中心‖，在档案事业体制中具有开创性的意义。
―文件中心‖是一种社会化、集约化和专业化的文件档案管理机构，它的设置不像单位档案室隶属于一个文件形成单位，而是按地区或按系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性文件档案管理机构。目前全世界许多国家采用这种组织形式。深圳成立―文件中心‖是在同国际接轨中迈出的重要一步。
一、成立文件中心的实践和理论依据
（一）实践依据
―文件中心‖最早诞生于第二次世界大战时期的美国，其历史虽不长，但在世界范围内显示了旺盛的生命力。目前，美国、加拿大、英国、法国、俄罗斯、新加坡等数十个国家都建立了文件中心或类似的机构。―文件中心‖能在许多国家得到推行，根本原因是它具有―经济、
高效‖的突出优点。所谓―经济‖，表现为大大节省了各机关专设保管机构耗费的人、财、物资源。美国曾在保管费用上作过对比，同样保管1立方英尺的文件，分别由各机关自行保管平均费用是7.66美元，集中在―文件中心‖保管只需0.51美元。所谓―高效‖，是指不仅节省了保管的费用，而且还实现了资源联合，能体现出规模效益。国际档案理事会通过对几十个成员国进行调查，评价―文件中心‖具有经济、高效的优点，是保存半现行文件的最经济，最令人满意的现代新型文件管理机构。
受国外―文件中心‖的启发，80年代以来，我国陆续出现了甘肃永靖县、河北省张家口地区、四川省长寿县县直机关、吉林市船营区直机关联合档案室等带有文件中心色彩的文件档案管理机构。而1998年深圳市档案局建立的―文档资料服务中心‖则是全国第一个―文件中心‖的雏形，随后，北京市昌平县、江苏省常熟市、山东省济南市、青岛市、上海、天津、武汉、青岛、广州、珠海等地相继试办了―文档服务中心‖之类的文件档案服务性机构，这些地区的做法效果是喜人的。
（二）理论依据
―文件中心‖是―文件生命周期‖理论指导下的产物。该理论是40年代初欧美档案学界提出的，认为文件从其形成到消亡是一个完整的过程，这个过程一般分为三个阶段：现行阶段（文件形成或文书处理阶段），文件处在运转和承办过程中，留在产生、收到和承办的机关、单位；非现行阶段（半现行阶段），文件处理完毕，机关日常工作不再经常使用，但既不能作最后处理，又不能移交档案馆，由机关或文件中心保存；最后处置阶段（销毁或移交给档案馆永久保存）。我国进入80年代以来，吸收外国文件生命周期的思想，结合我国实际提出来了―文件运动周期‖的理论，认为文件从其产生到消亡的运动过程分为四个阶段：制作阶段（撰写、设计与绘制、录制、拍摄、输入阶段）；现实使用阶段（现行阶段）；暂时保存阶段（半现行阶段，由形成单位进行归档或销毁处理）；永久保存阶段（大部分文件保存期满经鉴定后作销毁处理，一部分需永久保存的档案交由档案馆负责保存）。
―文件生命（运动）周期‖理论是对文件实行阶段式管理最合理的解释。处于形成（制作）和文书处理（现实使用）阶段的文件，因其原始价值明显而受到形成机关的重视并给予妥善保管。经最后处置，确定为永久保存的文件，因历史价值突出也有档案馆作为安身的归宿。经文书处理处于暂时保存阶段的文件，形成机关不再经常使用，却不能作最后处置，长期累积，遂成包袱。档案馆又不能过早地、玉石不分地接收所有文件。因此，文件在这一阶段保存在机关和档案馆都不适宜，而文件中心正好能解决上述矛盾。文件中心所保管的文件仍属形成机关所有，可以继续满足机关的利用需求；保存一定期限后由文件中心与文件形成单位共同鉴定，销毁无保存价值的文件；与档案馆共同鉴定、精选出有永久保存价值的文件作为档案，移交档案馆保存。可见，文件中心是连接机关与档案馆的不可或缺的中间环节。
二、深圳市成立文件的必要性和迫切性
随着市场经济和社会信息化的发展，我国在文件、档案管理方面出现了一系列不可回避的矛盾。这些矛盾越来越严重地影响了档案、文件、信息的科学管理和有效利用，有损于档案文件管理与机关主体工作及社会管理之间的协调性。深圳市同样遇到了这些矛盾。
（一）文件数量剧增与档案馆管理危机的矛盾。随着社会管理和各项事业的发展，各类文件呈几何级数增长，当前更面临着新型文件——电子文件大量产生的挑战。从而出现了被文献情报界称之为―情报爆炸‖和―情报障碍‖等诸多社会现象，其直接表现是各级档案馆馆藏超负荷，档案文件的整理、鉴定、保护、缩微、检索等各种业务环节和设备、设施的添置、更新压力日增，不堪负担。以建馆时间不长，规模不大的深圳市档案馆为例，1994年建成新馆时仅有档案9000多卷。1995年至1998年接收了深圳建市以来第一周期（1985年底以前）的档案共112个全宗60146卷。2000年开始进行第二周期档案接收工作，目前馆藏各类档案已达20多万卷，年均增加近3万卷。按我馆现有真空充氮消毒要每周消毒880卷、现有缩微拍摄设备进行拍摄的数量计算，一年进馆的档案消毒需34周（255天），缩微拍摄需750天；用计算机进行文件级输入需4人500天才能完成。按此速度计算，20年后馆藏档案将达到80多万卷，库房危机和管理上的窘迫会更加严峻。
（二）档案馆只能有选择地接收档案与机关移交档案后仍积累大量文件，难以科学管理和有效利用的矛盾。根据档案法规定，国家综合档案馆接收辖区有关机构具有永久保存价值的档案，而大量不具备永久保存价值的档案仍由各机关自己保存。即便永久保存的档案也需在本机关保存10-20年后才移交档案馆。各机关仍然不断地积累越来越多的档案文件，在科学管理和有效利用上日益表现出力不从心。
例如深圳市某局从1983年成立至2001年年中共形成档案3017卷，另1368件（按新法整理归档的文件），2001年向市档案馆移交1984-1990年形成的永久档案62卷，还留存2955卷、168件（包括非永久卷和未到移交期的永久卷），留存积累的档案数量平均每年369卷、171件。该局现有档案库房25平方米，柜架23组，已基本充满。现配备专职档案员1名，管理和提供利用档案工作十分紧张。按此增长速度推算，20年后该局留存积累的档案文件数量将相当于现在2.5倍，需要大量地增加库房和柜架，增配专职管理人员。根据当前正在进行的机构改革精神，这样配备档案人员是不可行的。
（三）馆藏档案提供利用的滞后性与社会对档案文件需求时效性的矛盾。档案法规定，馆藏档案形成满30年向社会开放。随着社会生活节奏的加快，公众对现行文件及未进馆档案的查询需求日益增多，人们对档案信息时效性的要求更加迫切。档案管理现状同社会需求发生了严重脱节，如果没有一个专门机构来承担集中管理各部门现行、半现行文件，并向社会公开提供服务的职能，就难以解决这一矛（四）―小而全‖的机关档案管理方式与现代信息处理和传播技术的矛盾。为了保存现行文件和未进馆档案，各单位都设置了档案室。这种―小而全‖、各自为政的文档管理机制，功能职责雷同，人员、设备、投资重复，不仅造成了人力、财力的巨大浪费，而且在实际上成为现代信息处理和传播技术的桎梏，阻碍了现行、半现行文件和办公自动化产生的即时信息的及时处理和传播，阻碍了信息资源的共享，是一种信息资源的浪费。
由于上述种种矛盾，使文件在功能、作用上出现了某种程度的异化——本来机关制作文件是为了便于管理，提高行政效率，但文件数量的膨胀、管理机构的重叠，结果却使文件的保存、管理，成为机关的一个包袱、负担，影响了管理效率和机关的运转。这就迫使人们不得不寻求一种机关和档案馆均能摆脱困境，处于机关和档案馆之间，统一管理和机关文件的新的机构，这种机构目前最好的形式就是―文件中心‖。
三、深圳市文件中心的成立及其职能
为了与国际惯例接轨，结合深圳市建立市民中心实际，2000年深圳市档案局向市政府提出了建立深圳市文件中心的建议。该建议立即得到市政府的支持，2001年深圳市政府第三十四届常务会议决定，在深圳市民中心建立政府文件中心，进驻市民中心的二十多个局级单位不再单独设置专门档案室，由―文件中心‖对处理完毕的文件进行统一管理，以利于政府信息资源共建共享，提高政府行政效率和水平，降低行政成本。2002年4月深圳市人大常委会通过的《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》第二章第八条规定―市、区政府设立的文件中心，是集中保管与提供利用同级机关、事业单位处理完毕的文件机构‖，从而以法律的形式确定了文件中心的地位。2002年9月，深圳市机构编制委员正式下文批准建立―文件中心‖（副处级事业单位，人员编制9人）。同时，市政府将市民中心大厦10000㎡划拨给市档案局（馆）。主要作为―文件中心‖和文档阅览中心使用。这样，从根本上解决了―文件中心‖的机构设置、办公场地和人员编制问题。2003年深圳市政府颁布的《政务公开暂行规定》要求把文件中心办成对市民信息公开的窗口。
根据2002年深圳市人大常委会通过的《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》和深圳市机构编制委员会下发的《关于成立深圳市档案局文件管理中心的批复》的精神，深圳市文件中心的主要职责为：
(一)、负责接收和采集市属党政机关、事业单位处理完毕应归档的纸质文件和电子文件；
(二)、负责对接收的文件进行分类、鉴定、整理、著录、索引、编目、统计和保管，对文件实体进行加工、消毒、数字化、缩微处理；
(三)、负责采集各行业、专业信息数据库，对接收的电子文件进行有序整合和标准化处理，建立目录中心；
(四)、负责电子文件信息传输、存储和安全维护；
(五)、负责向党政机关、事业单位及社会组织提供纸质文件和电子文件的查询利用；
(六)、向市档案馆（及数字档案馆）移交保管期满,具有永久保存价值的纸质文件和电子文件，并对无保存价值的文件进行鉴定作销毁处理。
综上所述，―文件中心‖的建立具有以下四方面的意义：1、节约文件保管经费；2、有利于文件资源的整合，体现出规模效益；3、有利于提高政府决策的透明度和行政效率，符合中国入世后对规范政府行为的要求；4、有利于文件档案服务于社会公众的时效性,维护民众的合法权益,符合―三个代表‖的重要思想。
四、深圳市文件中心的运作方式
(一)―文件中心‖的文件接收范围和管理方式。
―文件中心‖首先要接收市属一级机构形成的反映其职能活动的文件（含电子文件）。第二步，在必要时还要接收二级单位形成的重要文件。
文件中心对移交单位送交的文件，可沿用该单位在档案馆内所占用的全宗序号，分立户头，分别集中管理，以便今后向档案馆移交档案时的对接。凡纸质文件一般在文件处理完毕后向―文件中心‖ 移交，一年移交一次。电子文件及其元数据，除送交盘片外，还要通过市民中心的政府信息网实行即时在线采集，经过―文件中心电子文件管理系统‖处理后进入―电子文件中心‖数据库，并与数字档案馆系统联接，及时进行信息有序整合加工。要求接收范围的单位确定一名文档人员，负责文件的交接和平时查阅文件的联系工作。根据《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》第四章第二十一条规定―文件中心应当优先保障移交单位利用文件的需要，并为其它机关利用文件提供方便‖。在征得文件移交单位的同意后
四、深圳市文件中心的运作方式
(一)―文件中心‖的文件接收范围和管理方式。
―文件中心‖首先要接收市属一级机构形成的反映其职能活动的文件（含电子文件）。第二步，在必要时还要接收二级单位形成的重要文件。
文件中心对移交单位送交的文件，可沿用该单位在档案馆内所占用的全宗序号，分立户头，分别集中管理，以便今后向档案馆移交档案时的对接。凡纸质文件一般在文件处理完毕后向―文件中心‖ 移交，一年移交一次。电子文件及其元数据，除送交盘片外，还要通过市民中心的政府信息网实行即时在线采集，经过―文件中心电子文件管理系统‖处理后进入―电子文件中心‖数据库，并与数字档案馆系统联接，及时进行信息有序整合加工。要求接收范围的单位确定一名文档人员，负责文件的交接和平时查阅文件的联系工作。
根据《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》第四章第二十一条规定―文件中心应当优先保障移交单位利用文件的需要，并为其它机关利用文件提供方便‖。在征得文件移交单位的同意后，为其他社会组织和个人提供非涉密文件服务。
（四）、文件的交接时间和方式。
1、交接时间。纳入―文件中心‖管理范围的单位，应将当年办理完毕需要归档的文件于第二年六月底前向中心移交。
2、交接方式。移交单位在移交前按照最新颁布的《归档文件整理规则》对文件进行初步分类、整理，编制―移交清册‖，对文件标明保管期限和密级，以及是否可向社会公开及公开时间。电子文件移交前需下载到规定的载体上。―文件中心‖接收人员需根据―移交清册‖进行检查验收，以确保载体与信息的质量。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作。交接双方需根据―移交清册‖清点核对，并在交接文据上签名盖章，交接文据一式两份，分别由文件形成单位和―文件中心‖保管。
3、文件中心提供文件利用服务方式。包括：在―文件中心‖内查找利用、网上查阅、电传或邮寄、提供文件证明、编纂文件专题汇编和参考资料、举办专题展览、提供文件信息咨询服务等。
五、深圳市文件中心与各方面的关系
―文件中心‖应处理好与有关各方面的关系，以便协调运作，取得最佳效果。
（一）与移交单位的关系。―文件中心‖将取代在市民中心办公的各机关单位档案室，对移交单位是一种服务的关系，服务的效果取决于双方配合的程度。因此要求各移交单位密切配合―文件中心‖，做好文件的送交工作，按规定的时限（一般为一年一次）和范围（一般为应归档文件），由移交单位的文档人员将文件送交―文件中心‖；―文件中心‖负责文件的整理、编目和信息开发。―文件中心‖保管的文件仍归移交单位所有，主要为该移交单位提供利用，其它单位如需利用，需经该移交单位同意。
（二）与市综合档案馆的关系。―文件中心‖与市综合档案馆均为市档案局管理下的事业单位，在业务分工上，市档案馆是历史档案的永久保管和利用基地，市―文件中心‖是半现行文件保管和提供利用中心。―文件中心‖保管到期的文件经鉴定、挑选，将其中有永久保存价值的部分移交市档案馆。在鉴定工作中，到期文件目录由―文件中心‖提供，鉴定人员由―文件中心‖、文件形成单位和档案馆共同组成，最终决定能否进馆的裁定者是档案馆。在文档保护技术上、数据加工技术方面，双方可互通有无。
（三）与市档案局的关系。―文件中心‖的行政和业务受市档案局管理，同档案局、档案馆分别挂牌，在业务活动上具有相对的独立性。―文件中心‖承担文件管理的业务工作，向档案局报送计划，报告工作，向档案局负责。
（四）―文件中心系统‖与―数字档案馆系统―的关系。这是有密切联系的两个并行系统，前者是后者数据信息资源库的重要来源之一；后者是前者信息的加工厂及整合部。通过电子文件及其元数据软盘移交和信息的在线接收，建立―电子文件中心‖信息库，并与―数字档案馆‖进行信息交换和联网，实现信息的有序分类及规范化管理，更好地为社会多元化需求提供优质高效的服务。为其他社会组织和个人提供非涉密文件服务。
档案与档案工作概述
作为一个档案工作者必须首先弄清两个最基本的概念––档案与档案工作。
一、档案
―档案‖在现代文明社会已经不是什么神秘的东西了，人们在自己的工作、生活、学习中，越来越清楚地感受到档案就在身边，人人都要和它打交道。国家与国家的关系，机关工作，科研、基建、生产活动，医疗、诉讼、财会工作，甚至个人参与的社会活动、个人交往中都会产生原始的记录，成为凭据性或参考性历史资料，保存起来就是档案。
对档案的概念仅有感性的认识是不够的，我们还要进一步了解档案一词的来源，并从理论上探究它的内涵和外延，这样才会对档案有一个较深刻的认识，才能更自觉地珍爱档案，积极地利用档案。
（一）档案的词源
档案从起源到今天已经有几千年历史了，但是―档案‖一词使用和有明确解释的历史，却并不久远。这里主要介绍一下中国档案的词源。中国古代对文书和档案的概念基本上是不分的，其称谓在殷商为―册‖、―典‖，西周为―中‖，春秋、秦汉以后为―简‖、―牍‖、―简策‖、―简牍‖、―简书‖、―帛书‖、―簿书‖、―案卷‖、―文牍‖、―案牍‖等等。至于―档案‖一词，可能使用于明末清初，而见于文字材料则始于清代。
1．―档案‖一词的最早出现。其文字材料见于现存清代档案康熙十九年（1680年）《起居注册》的记载：该年十月，在批阅秋审众犯册时，―上问：?马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？‘大学士明珠奏曰：?马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部议不准。‘‖这段记事不仅说明当时已经在书面上使用档案一词，而且还可以看出，当时王朝断案是重视以档案为根据的。
2．―档案‖一词的最早解释。其文字记载是约成书于康熙四十六年（1707年）的杨宾的《柳边纪略》。该书说：―边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存储年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。‖这是迄今所见最早对―档案‖一词的说明。
3．语义学意义上的―档案‖一词。应当说，―档案‖一词具有形象的和内在的意义。―档‖，《康熙字典》解释为―横木框档‖，即木架框格的意思；―案‖，《说文解字》解释为―几属‖，即小桌一类的东西。由此引伸，又把处理一桩事件的有关文件叫做一案，并通称收存的官方文件为―案‖、―卷案‖、―案卷‖。―档‖字和―案‖字连用，就是存入档架收贮起来的案卷，而把放置档案的架子称作档架，把一格称为一档。这些叫法有的一直沿用下来，但是其含义已经得到了深化和发展。
4．最早登录―档案‖词条的辞书––《亚欧语鼎》。这是日本图书馆学家高桥井保于1813年编撰的外文词典，收藏于日本国立公文书馆。该书使用汉文（假名式日本语）、满文、荷兰文、俄文（部分的）4种文字，语种跨亚欧两洲，故称《亚欧语鼎》。全书分部、类排列词条，―档案‖一词排列在―书‖类下。当时由于政治的原因，这本书没有正式出版，但在编纂辞书时能将―档案‖作为专门词条予以登录，这充分说明当时―档案‖一词在书面和口语交流中，使用已经相当频繁，这才有必要将它编进辞书，以便对照查阅。
（二）档案的定义
目前有两种表述法：
1．法律定义：《中华人民共和国档案法》第二条的表述：―本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。‖
2．学术定义：国家档案局1992年10月发布的行业标准DA/T1–92《档案工作基本术语》的表述：―国家机关、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献。‖
可简易表达为：―档案是原始的历史记录。‖
（三）档案定义表达的含义
上述档案定义表达了七个含义：
1．档案形成的时间（历史性）；2．产生的主体（多元性）；3．来源渠道（广泛性）；4．形成的特点（原始性）；5．保存的目的（价值性）；6．表现的形式（多样性）；7．本质属性（记录性）。
下面归纳成四个方面加以认识。
1．产生档案的主体和来源
（1）产生档案的主体：产生档案的主体是各类国家机构、社会组织和个人，表现出多元性的特点。由于主体不同，就产生了档案的不同所有权––分别属于国家、集体、公共、私人（个人、家庭、家族）所有。
（2）来源渠道：档案产生于不同主体所从事的不同的社会活动，反映了档案内容的广泛性。
2．档案的基本属性––原始记录性
（1）原始性：档案是当时、当地直接形成于立档单位职能活动（社会实践）过程中的历史产物，而不是事后编造的。
（2）记录性：可从内容和形式两方面来看。
内容上，档案所记载的是当时、当地、当事人发生、发现的事物和行为的过程、结果。
形式上，档案原件具有不可替代的办文特征和时代特色。
3．档案的价值性
价值性即有用性。档案有两种基本价值：
（1）历史凭证价值。从档案的基本属性和档案的内容、形式特征看，档案是真实可靠的，具有法律效力。
（2）情报信息价值或称参考价值。从档案的信息储备和所反映的内容看，档案信息可供各项工作借鉴、参考。
体现档案基本价值的主要作用有六个方面：
l 机关工作的查考凭据；
l 生产建设的参考依据；
l 政治斗争的必要手段；
l 科学研究的可靠资料；
l 宣传教育、文化建设的生动素材；
l 维护合法权益的法律证据。
4．档案形式的多样化
从三方面来认识：
（1）记录方式，有文字书写（刻铸）、图表绘制、声像摄录、电子数码等；
（2）阅读方式，有直读的、机读的；
（3）载体形式，古今中外形式多样，如：甲骨、泥板、金属器皿、岩石、竹木、布帛、羊皮纸、纸张、胶片、磁介质、金属片等。
从档案形式的多样化中可以看到，档案是随着社会生产力和科技水平的提高而演变进步的。由于人类社会发展共同规律的支配，中外档案经历了大致相同的演变发展过程，即：最初由自然物作为记录材料，后来发展到以纸张为记录材料，进而发展为近现代多种新型记录材料的档案。档案的这一演变发展过程，反映了社会的进步和发展。
二、档案工作
档案工作是伴随着档案的产生和发展而同时产生和发展起来的，经历了数千年漫长的历史。我国是世界文明古国，在长期的历史进程中，积累了极其丰富的档案工作经验，为世界档案事业的建设和发展，做出了卓越的贡献。然而我国的档案工作真正发生质的飞跃，是在中华人民共和国成立后的半个多世纪，而改革开放以来的二十多年，则是我国档案事业建设中成就最辉煌的时期。本章主要阐述当代我国档案工作的性质、构成、体制及有关情况。
（一）档案工作的概念及其构成
档案工作是维护历史真实面貌的一项重要事业。人们通常说的档案工作是一个总的概念，严格来说，它包含着档案事业管理和档案资源管理这两个职能不同而又有密切关系的工作。
1．档案事业管理：包括档案管理以及档案科研、教育、宣传、法制、外事等工作，要对档案事业的方方面面进行统筹规划、组织协调、业务指导、执法监督。这方面的职责由各级政府的档案行政管理部门来承担。
2．档案资源管理：是对各种形态的档案进行具体的技术性管理，它又分为档案实体管理和档案信息管理工作。
档案实体管理工作：对档案的实体进行收集（归档）、整理、鉴定、保管、统计、调卷提供查阅等。
档案信息管理工作：对档案内容信息进行分析、检索、编研、编目、数字化储存、上网、提供信息查阅和咨询服务。
档案资源管理工作由各机关、各单位档案部门或文件中心以及各级、各类档案馆按照有关规定，分工负责。
（二）档案管理工作的性质
档案管理是一项专业性、服务性、机要性的工作。
1．专业性。档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范；
2．服务性。档案和档案工作来源于各项社会活动，又因各项社会活动的需要而存在，并在为各项社会需要服务中得到发展；
3．机要性。档案中不少内容在一定时间和空间内具有机密性，要正确处理机要性和服务性的关系。
（三）档案工作的基本原则
《档案法》指出：我国档案工作―实行统一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用‖。
统一领导、分级管理是我国档案工作的管理体制，有三层含义：
1．全国档案工作在各级人民政府领导下，授权各级档案行政管理机关统一组织、监督和指导；
2．国家全部档案由各级档案保管机构分别集中管理；
3．党政档案和党政档案工作实行统一管理。
维护档案完整与安全，便于社会各方面利用，是统一领导、分级管理的根本目的。
（四）档案工作的组织体制
1．我国档案工作机构的种类
（1）档案管理工作机构；
（2）档案专业教育机构；
（3）档案科学研究机构；
（4）档案宣传出版机构：
（5）档案外事工作机构；
（6）群众性档案学术机构。
2．档案管理工作机构的设置
（1）单位档案室––各级各类机关、团体、企业、事业单位和其它组织内设立档案室；
（2）文件中心––集中保管并提供利用机关、事业单位处理完毕的文件的机构。文件由文件中心管理的单位，原则上不再设立档案室；文件未纳入文件中心管理的单位，应设置档案室管理档案。
（3）各级各类档案馆––中央和各省、市、县综合档案馆（公共档案馆），中央和国家各部门档案馆，专门档案馆，企业档案馆；（4）各级档案局––国家和各省、市、县人民政府的档案行政管理部门，《档案法》的执法主体。
3．档案工作机构之间的相互关系
（1）国家档案局主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度、监督和指导；
（2）上级档案行政管理部门对下级档案行政管理部门具有执法监督和业务指导关系；
（3）各级档案行政管理部门对本行政区域的档案馆、文件中心具有归口管理、执法监督和业务指导关系；
（4）各级档案行政管理部门对本行政区域内所有单位的档案（文件）工作具有执法监督和业务指导关系；
（5）同一行政区域内的单位档案室、文件中心与相应的档案馆之间，具有依法移交和接收档案的关系；
（6）单位档案室与单位档案室之间只有协作关系。
二、档案的整理与编目
一、档案整理概述
（一）档案整理的概念和基本要求
档案的整理，就是对办理完毕的、具有保存价值的文件材料进行系统化、条理化的过程。
档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
档案整理的基本方法有两种：
1、以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
2、以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正件与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。
二、文书材料的整理
文书材料是指立档单位在党群工作、行政管理和业务管理活动中形成的、以文字和纸质为主要信息记录方式的文件材料。
（一）以案卷为单位整理
以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定。
1、分类
按照立档单位的档案分类方案，在文书部门和业务部门做好平时文书材料收集、分类工作的基础上，将属于归档范围的文书材料按以下特征逐项分开：
（1）分年度：将文书材料按其形成或针对的年度分开。
（2）分类别：将文书材料按立档单位档案分类方案中确定的一级类目和
（3）分问题：将文书材料按其内容所反映的问题分开。
二级类目分开。
（4）分保管期限：根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按不同的保管期限分开。
2、组合
组合的基本要求：以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
组合的基本方法：
（1）党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。同一问题的来文与复文、转发件与被转发件等应组合在一起。
（2）会议文件，一般一会一卷，也可以根据文件多少，一会数卷或数会一卷。
（3）统计材料、表册等文件，一般同一种式样、名称或同一地区的组一卷。
（4）工作计划、总结等文件，一般可按作者或名称组合。
（5）案件材料，一般一案一卷，或一案数卷。
（6）人民来信，可按来信所反映的问题、信件作者或信件的处理形式组合。
（7）简报、刊物可按名称一期一卷或数期一卷。
（8）其它特殊性文书材料可根据具体情况进行组合。
3、编目
（1）卷内文书材料排列
卷内文书材料排列前，要对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件要折叠理齐。
排列时，一般结合文书材料的形成时间、重要程度和彼此联系进行排列。排列时，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；案件材料（诉讼档案除外）中结论性材料在前，依据性材料在后。
（2）编页号与盖档号章
卷内文书材料排列完毕后，要在文书材料中有字迹和图表的页面，一页编一个号，即页号。页号的位置，正面在右上角，反面在左上角。
整卷装订的案卷，如果文书材料与卷盒或者卷皮没有装订在一起，应在第一份文书材料首页的右上方，加盖档号章。档号章的式样如图1所示；单份装订的案卷，应在卷内每份文书材料首页的右上方加盖档号章。档号章的式样如图2所示。填写方法是：
全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
目录号：对每一本案卷目录的编号。
案卷号：对每一个案卷所的编号。
件号：对案卷中每一份文书材料的编号。
图1：以案卷为单位装订时所用档号章式样
图2：以件为单位装订时所用档号章式样
（3）编卷内文件目录
卷内文件目录的式样如图3所示，填写方法是：
顺序号：卷内文书材料依其排列先后填写序号。单份装订的案卷，其卷内文书材料的件号应与顺序号一致。
文号：填写卷内文书材料上标注的发文字号。
责任者：填写卷内文书材料的形成单位或个人。如果责任者全称太长，可采用通用简称。
题名：即文件标题，一般照实抄录。卷内文书材料没有题名或题名不完整，不能反映文书材料内容的，应自拟或重新拟写题名，外加―〔〕‖号。
日期：填写形成文书材料的年、月、日。公布性文件或法规性文件，可填写通过或批准、公布日期。没有日期的文书材料应考证清楚后填写。
页号：填写卷内每份文书材料的起始页号，卷内最后一份文书材料应填写起止页号。
备注：对卷内文书材料作必要说明。
（4）编制卷内备考表
卷内备考表的式样如图4所示，填写方法是：
本卷情况说明：填写卷内文书材料缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。
立卷人：完成立卷后，由责任立卷者签名。
检查人：由案卷质量审核者签名。
立卷时间：填写立卷完成时间。
图3：卷内文件目录式样
卷内文件目录
图4：卷内备考表式样
卷内备考表
档案管理工作计划【三篇】 【第一篇】 各乡镇(街道)、县直属副科级以上单位： 党的十七届六中全会做出推动社会主义文化大发展大繁荣的决定，县委提出了贯彻落实的实施意见，为档案文化的建设与发展带来新的机遇。20XX年，我局一方面要争取各部门领导和社会各方面给予档案工作更多的支持，为服务文化建设创造有力的条件;另一方面要深入挖掘档案文化资源，丰富档案的文化内涵，加强与相关文化单位合作，繁荣发展档案文化，拟指导闽剧团档案收集、整理、归档并接收进馆，优化馆藏结构。三要开展档案文化宣传教育工作，拟开展“档案在身边”志愿活动，让档案文化走近群众、走向普通百姓生活。 抓好社会经济领域档案工作，持续服务“五大战役” 1、要抓好重点建设项目档案工作。认真贯彻执行市委办公厅、市人民政府办公厅联合下发的《市重要会议、重大活动、重点建设项目档案管理措施》，并以《闽侯县重点建设项目档案整理规范》为抓手，加强重点建设项目档案工作。一是落实项目档案工作的各项规章制度，已竣工的项目，要做好档案专项验收;正在建设的项目，指导其做好建设过程中各
种文件材料收集整理归档;二是根据20XX年在建省市重点建设项目档案工作任务分解表，抓好闽侯县域范围内省市重点建设项目档案登记备案、业务指导等工作。 2、要抓好民生工程档案工作。围绕民生工程及县城新区建设，加大民生工程档案工作力度，加强社保、医疗保障、拆迁、房地产、婚姻等各类涉及民生的档案管理，发挥民生档案在维护人民群众切身利益等方面的重大作用。20XX年一方面要依照《国家档案局关于加强民生档案工作的意见》，主动会同农业、民政、人力资源和社会保障等部门做好各部门民生档案的归档与收集管理工作，并根据国档9号令规定的进馆范围将重要的民生档案移交进馆。另一方面对馆内民生档案再度整合，开展林权证等档案数字化工作。 3、要抓好农业农村档案工作。按照市县委打好小城镇改革发展战役的要求，着重抓好我县四个小城镇综合改革试点镇档案的业务指导工作，把关系农民切身利益、关系农村稳定发展的各门类档案收集齐全、规范管理，切实把农业农村档案建好、管好、用好。深入开展农业农村档案信息资源共享，加快整合馆内外涉农档案信息资源，建立涉农专题目录数据库，为农民群众更加方便地获取档案信息提供便利。 4、要抓好企业档案工作。一方面加强对国有企业档案工作的监督指导力度，主动引导民营企业规范建档;另一方面将继续组织企业贯彻实施《企业档案工作规范》情况的评估工
( 工作计划 ) 单位：_________________________ 姓名：_________________________ 日期：_________________________ 精品文档 / Word文档 / 文字可改 档案管理员月度工作计划表 Monthly work schedule of Archivists
档案管理员月度工作计划表 一、认清形势，强化领导，充分认识档案工作的重要性 档案工作是建设中国特色社会主义事业和全面建设小康社会不可或缺的组成部分，是发展先进生产力和建设先进文化的一项基础性工作。随着经济社会的发展，档案工作已越来越多地渗透到社会生活的各个方面，对于推进经济社会发展，促进三个文明建设起着越来越重要的作用。各单位要充分认识加强档案工作的重要性和紧迫性，进一步明确档案工作的任务，切实增强做好档案工作的使命感和责任感。 二、加强宣传，提高认识，不断优化档案工作发展环境 深入开展《档案法》宣传教育。加强档案业务学习，提高职工的档案业务素质;首先要组织全体干部职工认真学习贯彻《档案法》使大家进一步提高对档案工作重要性的认识;尤其是档案人员要坚
持经常学、自觉学、熟悉和掌握档案知识，增强以法治档意识，提高自身业务素质和管理水平。各医疗卫生单位要把档案方面的法律法规宣传教育纳入单位政治学习计划，增强单位人员档案法制意识。 三、强化管理，明确任务，积极推进档案规范化建设 一是完善档案室管理。各单位要积极探索和运用档案管理的新技术、新方法，结合本单位档案室的实际，增添必要的设施，确保档案安全。二是建立健全档案管理制度，即：立卷归档制度、工作职责制度、岗位责任制度、保密制度、考核制度以及学习制度、工作程序、查借阅档登记簿等，形成档案管理制度化、经常化、规范化和科学化。三是明确具体任务、目标和要求;同时，按照市、区档案局的要求，区疾病预防控制中心、区血吸虫病防治站、区妇幼保健院、区二医院、区中等卫生职业学校、石板滩镇卫生院、大丰街道卫生院、清流镇卫生院、城东社区卫生服务中心9个单位的文书档案和科技档案要顺利通过市、区档案局的复查，达到规范化管理的规定标准。 今年档案工作任务重、要求严、标准高，各单位领导必须按要
档案管理规章制度 （－）档案接收制度 1．定期收集各部门在工作中形成的具有保存价值，经过整理立卷后的不同载体的文件材料。 2．档案室要对各部门的立卷归档工作加强监督、检查和指导。 3 .接收归档的案卷必须保证质量，应符合下列要求：（I）应归档的文件材料齐全完整；（ 2 文件按其内容的联系，合理整理、立卷；（）归档的文件材料，保持文件之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。 4.接收档案时间和手续：党政部门和能按年度归档的部门在次年底以前归档。教学部门和能按教学年度归档的部门应在次年寒假前归档。 科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后及时归档。 接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。 二）档案管理制度 1．按照档案形成的特点，保持档案之间的历史联系，充分利用原有基础，使整理出的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。
2 .对接收按要求整理好的档案进一步系统化。主要是：（I）对所接收的档案进行严格检查，检查的内容有：全宗内的档案是否完整，分类、排列、组卷、编目等工作是否正确。（ 2）进行必要的编目工作。（ 3） 根据它的分类方案和排列次序，将案卷顺序上架。 3.定期对档案进行全面整理。包括：档案的分类、立卷、拟制案卷标题、案卷排列等。 定期对档案进行局部整理，对不符合整理要求的案卷进行加工、调整。 （三）档案的修破补充制度 1. 已归档的档案如需更改，须经主管领导批准。填写更改单后，方可更改。一律不得在原件上随意修改。 2. 修改内容较少时，可直接在原件上修改。但要注明“修改示记” 3. 如遇修改内容较多或原件需报废时，应另出新件代替。并在备考中注明。 4. 科技档案部门有责任监督归档后的蓝图及有关重要技术文件材料的补充或修改，各形成技术档案材料的单位应主动协助做好对归档后的技术档案的补充和修改工作，以保证科技档案的真实、完整。 （四）档案保管制度
档案馆年工作计划 HUA system office room 【HUA16H-TTMS2A-HUAS8Q8-HUAH1688】
档案馆XXXX年工作计划 XXXX年将是学校实现跨越式发展迎接百年校庆的关键一年。档案馆在学校领导下，本着为学校改革与发展服务，为师生服务的精神，团结协作积极进取，力争在档案业务和服务质量等各方面都取得比较大的进展。 一、加强宣传，增强档案意识，将档案管理法规制度落到实处 1、利用档案馆网页，宣传档案管理法规及档案知识，增强档案意识，提高工作自觉性。 2、举办专兼职档案员培训班，结合卷改件的改革，进行档案业务学习、指导，使档案管理有条不紊地推进。 3、深入各立档单位进行业务指导，提高基层单位归档意识，做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范，提高归档率、完整率。 二、积极推进档案现代化管理，开发使用好档案管理软件，提高工作效率 1、购置合适的软件，为档案现代化管理提供基本硬件条件。 2、在软件到位后，积极组织档案目录的录入工作，编制各门类档案管理检索工具，建立数据库。 3、与教务、人事、科研等有关单位联合，开展电子档案信息网上查询工作。 4、做好对档案馆网页的维护、开发、优化工作，提高点击率。使档案馆网页成为档案宣传工作的一个窗口、日常档案管理、交流工作经验的一个平台。
5、在不断探索总结经验基础上，规范学校档案的现代化管理工作，适时向学校提出“中国农业大学档案信息化建设实施意见”。 三、按照国家二级档案达标要求，做好档案实体基础工作、利用服务工作 1、接收XXXX年档案，按要求及时做好整理、归档、鉴定、分类、编目、排架、入库，做到管理规范、利用方便。 2、清理积压档案，按要求完成鉴定、立卷、归档工作。 3、对超过保管期限的档案进行鉴定，按严格的组织程序予以处理。 4、在做好档案实体基础工作的同时，开展内部检查、评估、评比工作，为优秀教学评估做好档案工作方面的准备。 5、开展评选档案工作先进单位和个人的评比工作，通过评优总结促进档案工作。 6、配合学校的各项改革管理工作，以积极主动热情的服务态度，做好档案提供利用工作，树立良好的窗口服务形象。 7、改进研究生毕业离校手续、认真做好研究生档案接收、转递工作，做到及时、快捷、准确、无误。 四、围绕百年校庆，开展档案展览等项工作 1、为举办百年校史展览、教学科研展览、名人档案展览，照片专题展览，对展厅进行规划、设计，进行必要的装修，为百年校庆做基础准备。
浅谈如何做好项目档案的收集与归档工作 发表时间：2018-12-17T15:45:38.940Z 来源：《基层建设》2018年第29期作者：王文琪 [导读] 摘要：本文就如何做好项目档案的收集与归档工作进行了探析，并提出了有针对性的改善策略，以期能够进一步提升工程项目档案收集、归档工作的质量。 广元市城乡规划建设和住房保障局 628017 摘要：本文就如何做好项目档案的收集与归档工作进行了探析，并提出了有针对性的改善策略，以期能够进一步提升工程项目档案收集、归档工作的质量。 关键词：工程项目；档案；收集归档 1、建设项目档案管理工作的重要性 1.1众所周知，一旦建筑工程出现质量问题或重大事故，开展调查工作，首先要调阅工程项目的档案资料，一方面因为工程档案资料是工程建设各项活动的真实记录，具有原始性、真实性和唯一性，另一方面它是建设活动的直接产物，全面、综合地反映了工程建设的全过程，因此具有质量责任监督的特殊作用，从建设活动的最终产物―――建筑实物产品和工程档案信息产品来分析，可以看出工程质量必然要体现在建筑物和工程档案两个方面。 1.2现代化城市是一个综合的、整体的概念，它包括的内容很广泛很复杂。随着城市现代化进程的加快，各种矛盾也将呈现出来，为了解决诸多的矛盾，城市立体化程度越来越高，地下、地上空间利用率越来越高，除现有的管线外，地下建筑物、构筑物等各种隐蔽工程越来越多，而对这些工程的维护、管理、改建、扩建单靠人的记忆是不行的。 1.3建设工程档案对防范自然灾害的破坏及破坏后的恢复建设都有着不可替代的作用，更是预防自然灾害、减少损失的重要手段之一：建筑工程档案是工程建设过程中的真实记录，客观记录和反映工程各个环节的内在联系和本质规律，对工程后期检测、维修、改建、扩建、拆除和其他工程建设具有指导利用、借鉴参考及工程科学技术研究等有着重要的作用：1）建筑工程档案与工程使用管理有着十分紧密的联系，工程的使用管理始终离不开档案的支持；2）建筑工程档案不仅对本身工程有指导利用作用，而且对其他同类工程设计建设有着重要的参考借鉴作用，可以使档案得到重复多次利用，是工程档案活力和价值的体现促进了建筑工程科学技术的研究发展。 2、工程项目档案收集和归档工程的现状 2.1部分文件原件不齐全 个别行政部门、设计、监理、施工单位下发的重要文件是复印件，难以满足工程资料档案管理的质量标准要求。 2.2部分档案资料填写存在误差 有的原始资料不能做到与工程同步进行，导致档案资料与事实产生误差，造成了各种建材的质保书和合格证不全，不能全面的反映工程的建设和质量；有的原始资料不按分类要求成册，成册的缺少目录或目录不准确。 2.3原始签证资料格式不规范 部分监理和施工单位原始资料未统一内容和格式，而是在施工过程中，不断增添内容和更换种类，资料格式不统一、不规范、不便统一装订组卷。有的资料员在资料编制过程中，一方面由于对工程进度不了解，资料的内容不能与实际的施工进度情况相符；另一方面，不熟悉施工工艺操作过程，在资料表格编制的过程中，出现该有的项目内容没有填，不该有的项目内容却填写了。原始资料的文字字迹潦草，使用不规范的汉字，甚至还有错别字，修改后不加盖单位章或没有修改人的签字，给后期竣工资料编制工作带来极大的困难。 2.4竣工资料移交不及时 不能按规定及时移交工程竣工资料，造成统一管理的时间延误，甚至导致竣工资料丢失。 2.5档案管理混乱，无专人负责 主要表现在档案收集存档时档案资料杂乱混杂，不能分类归档；无专人管理，或管理人员无相关管理知识，只是对资料进行简单的罗列和存放。 3、工程项目档案资料措施 3.1树立正确的建设项目资料管理观念。建设项目资料全面反映了整个工程建设的详细情况，它对工程质量的评定，工程竣工后的收尾工作，以及对新建工程的准备等，都具有重要的利用价值。从某种意义上讲，管理好建设项目资料与建好项目具有同等重要的价值。它可以被继承和积累，但建设项目形成的文件资料涉及面广，内容繁杂，经历的时间长，稍有疏忽就可能遗漏。加之施工组织是临时机构，往往是工程任务一完成，临时机构解散，而资料也随之消失。因此，树立正确的建设项目资料管理观念，是做好建设项目资料管理的前提。 3.2建立健全建设项目资料管理责任制。任何一个成功的机构、组织、企业的背后，一定有它们规范性与创新性的管理制度做为支撑。建设项目资料是在项目建设过程中逐步形成的。而整个项目建设过程环节繁杂，专业各异，不论是各专业工程师，还是专职资料员，仅依靠个人的力量是无法做好这项工作的。根据建设项目资料产生于建设过程的特点，制定“谁管理、验收，谁负责”的建设资料管理原则是适宜的。因此，建设机构内部必须明确分工，划分工作范围，建立制约性、制裁性的建设项目管理制度内部责任制。必要时可建立相应的责任追究制度。工作范围清楚了，资料管理的责任也就明确了。建立健全建设项目资料管理责任制，是做好建设项目资料管理的制度保障。 3.3制定详细的建设项目资料管理操作流程。制度建立之后，就应该对相应的操作流程进行梳理和完善。为了保护建设资料管理工作的有序进行，项目管理机构应结合工作实践，制定一系列业务流程规范，确定工程程序、内部会议制度、工作检查、汇报制度及管理人员轮休工作替代制度，保证岗位不缺人，工作有人做，资料有人管，确保建设项目资料的连续性、完整性。而制定详细的建设项目资料管理操作流程,是做好建设项目资料管理的基石。 3.4强化业主方建设项目参建人员的组织培训工作。业主方建设项目管理人员的素质参差不齐,企业可以通过对员工进行在职培训，提高员工的业务素质,调整和改进员工的思想观念以及工作态度,从而为建设项目管理提供强有力的支持。业主方的建设项目管理人员应勤练“内功”，巧借培训的东风，做好项目的资料管理工作，为建设项目圆满完成建设任务添砖添瓦。业主方建设项目参建人员的组织培训工作，是建设项目资料管理又一有力的支撑。同时也是企业可持续发展的持续发展的重要途径。 3.5协调管理建设项目参建各方有关资料。业主是建设项目的发起者和最终结果的承担者，应本着对项目负责的态度建设项目资料，进行全面指导和综合管理。而建设资料管理工作与其他建设工作一样，需要加强建设中与各方的沟通，争取各方的理解和支持。建设资料中
干部人事档案工作计划 我局人事劳动工作总的要求是：以xx大精神和科学发展观为指导，紧紧围绕人事劳动工作服务水利事业发展第一要务，按照加强党的执政能力建设和先进性建设的总要求，突出抓好干部队伍建设、人才队伍建设、事业单位改革和自身素质建设，进一步加大思想解放的力度，坚持以人为本，强化服务意识，创新工作思路，为我局水利工程管理和水利经济建设提供坚强的组织保证和人才支撑。 一、以科学发展观为指导，进一步加大思想解放和改革创新的力度 1、继续深入开展学习贯彻科学发展观活动。通过深入开展 学习实践活动，保持政治上的坚定和头脑上的清醒，切实在转变观念、开拓创新上动脑筋，在改进作风、求真务实上下功夫，在联系实际、学以致用上见成效。 2、加大改革创新步伐，力争突破工作难点。按照厅人劳处的要求，选择群众最关心最需要解决的难点问题进行专题调研，在干部选拨、评价、培训、交流及单位内部改革等方面争取有新突破。
二、以落实干部人事制度为重点，不断加强干部队伍建设 3、按照我局科室（单位）目标管理办法的要求，完成各科室（单位）年度目标责任书的签订工作，认真做好干部的平时考核和年终考核工作，探索我局中层干部目标责任管理的机制和办法，积极推行干部管理从以职务管理为主向以职责管理为中心的转变。 4、以提高干部素质为目的，积极选送干部到省委党校、行政院校等各级学校进行培训，认真做好参训干部服务、管理及考核工作，使干部培训工作收到实效。 5、通过调整补充完善厅直单位后备干部队伍，完善我局后备干部培养、使用管理办法。 三、继续推进我局人事制度改革工作 6、着力抓好岗位设置和岗位管理。根据“按需设岗、竞聘上岗、按岗聘用”的原则，以《事业单位岗位设置管理试行办法》和《〈事业单位岗位设置管理试行办法〉实施意见》为指导，制定《富水水库管理局岗位设置方案》，并将所设岗位落实到人。
档案管理制度 一、目的 为了保证我公司档案资料归档的及时性、完整性及档案管理的规范性，特制定本公司档案管理制度。 二、适用范围 适用公司所有招标代理、投标文件资料、造价咨询资料、监理咨询资料以及人事档案管理资料。 三、职责 3.1 行政人事部负责本制度的制定和档案的收集与管理。 3.2 各部门负责人负责本部门有关业务档案的归集、整理，提交行政人事部档案管理人员。 3.3 各部门相关人员负责所从事业务的档案的归集、整理，并提交部门负责人审核，保证档案的完整性，不得遗漏和缺失，及时归档。 3.4 总工办总工程师领全面负责全线的档案管理工作，行政人事是档案管理的职能部门，并设专职档案员，在总工程师的指导下，负责对全线档案管理工作进行指导、监督、检查，组织集中整理工作。 四、管理内容 4.1 档案管理要求及原则 4.1.1 档案管理必须认真执行公司有关各项规章制度，档案管理员要增强法律意识，做到依法照章办事，努力提高政治和业务素质，尽职尽责做好档案管理工作。 4.1.2 管理应坚持集中统一管理的原则，档案管理员应积极收取各种门类和载体的档案资料，存档案室集中统一管理。 4.1.3 装订成册的档案必须按规定立卷，填好案卷目录，然后按不同业务成果类别、载体分别上架保管，并写明载体名称，以便查找利用。 4.1.4 随时保持卷面清洁、整齐、保证档案的完整齐全。 4.1.5 档案管理员必须保证档案安全。档案管理员离开档案室时，必须关停电器，拨掉电源插头，上好门锁，管好钥匙，节假日离开前必须严格检查，必要时可打封条。 4.1.6 档案管理员对所保管档案每半年要全面、仔细地检查一次，作好记录，做到账物
档案管理年度工作计划 加快档案管理的现代化建设。实现档案管理思想现代化、管理手段现代化、管理人员现代化。如下是小编给大家整理的档案管理年度工作计划，希望对大家有所作用。 档案管理年度工作计划篇【一】一、指导思想 进一步加强学校档案管理科学化、规范化建设，提高学校档案管理的整体水平，促进档案工作更好地为教育教学和学校各项工作服务。 二、主要工作 1、提高认识，加强对档案目标管理活动的领导。 学校档案是学校在教育教学、党政管理和其他各项活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表、实物、声像等各种形式与载体的文件材料的总和，是维护真实面貌的历史记录，是学校工作的有机组成部分，也是科学管理学校的重要基础。学校配备专职档案管理人员，制订档案工作目标管理实施计划，确保在今年档案管理工作顺利完成。 2、加强硬件建设 安装遮光窗帘、添置档案柜、除湿设备、温湿度计、灭火器。保持档案库房清洁、宽敞、明亮、通风，并达到防盗、防光、防尘、防潮、防鼠、防火、防腐、防高温等八防要求。 3、规范操作程序，依法科学管理 (1)做好档案的收集工作
为防止文件在阅办过程中遗失，当文件送达承办人时，请承办人签字，共同承担文件及时、完整归档的责任。对一些特别重要的文件采取先复印，再把复印件送交承办人的办法，教育教学后勤管理方面的资料由档案责任人负责查收交档案室存档。在交接过程中，全面清理资料，对散落在个人手头的资料由各处室档案责任人负责，追缴资料，确保档案的收集既齐全又完整，避免资料的遗失。 (2)制定符合教育教学管理较为科学合理的分类方案，将档案分为文书档案、音像电子档案、实物档案等几大类。将文书档案按年度-类目-级别-保管期限进行分类，以不同期限按党群类、行政事务类、教育教学类等排列，根据分类方案和保管期限类，切实做好平时的立卷工作。 (3)认真做好日常的档案管理。 各类档案、资料按类别整齐地存放在不同的档案箱内。按要求建立健全宗卷、档案交接登记薄、销毁登记簿、资料定期检查登记簿、档案利用效果登记簿、档案移交统计等多种台帐。 (4)加强对档案管理人员的培训 档案管理人员要参加教育局档案管理业务培训，档案管理人员平时的工作要有计划、有措施、有成效。 篇三 一、指导思想
浅谈文书工作对文书档案管理的重要性 摘要：文书工作是现代机关单位和企事业单位管理过程中一项不可缺少的重要 工作，它对于提升机关、企事业管理实效，对内提高文秘工作效率，对外树立机关、企事业以及公司良好形象具有重要作用。文书工作质量的好坏和办事的速度，既体现一个单位的工作面貌和工作作风，又直接影响一个单位的工作效率和质量。档案管理工作来源于文书工作，而档案管理工作是由文书工作演化而来的。因此，本文对文书工作对文书档案管理的重要性进行分析。 关键词：文书工作；文书档案管理；重要性 文书档案的管理直接关系到一个单位的档案管理的水平。又因为档案管理的 水平联系到单位档案资料的质量，只有保证文书管理的完整性和对文书档案管理 的规范化和标准化才能保障一个单位的顺利发展。 1文书工作的含义 文书工作是指文书工作人员运用科学的原则、程序和方法完成文书的收发、 文书的撰写、文书的制发、文书的处理和文书的管理等一系列工作。文书工作在 公司工作活动中是一项最主要、最大量的日常工作，它通过文书的制发、处理与 管理等一系列相互衔接的程序和环节，构成机关信息转运与处理的流程。文书工 作可以有效地推进机关工作，沟通对内对外联系，为公司领导工作服务。 2文书处理工作和档案管理之间的关系 文书处理工作与档案管理工作是相互衔接的两个流程，是密不可分的两个环节。正确处理二者关系，使之有机结合，规范衔接，对于做好文书处理工作和档 案管理工作十分重要。 2.1文书工作是文书档案管理的基础 是在企业生产经营过程中，发挥各种职能、处理各种公务所形成的所有文件 材料的总称。主要包括收文管理、发文管理等工作。文书工作的主体是公文，档 案来源于公文，公文质量的高低直接影响着档案的质量，因而，我们在实际工作 中把各种文书办理完毕之后，通过立卷、归档工作，把其中有利用价值的文件变 成档案保存起来，对于各级领导了解情况、熟悉政策、研究历史、获取凭证等都 起着十分重要的档案依据查考作用。 2.2文书档案管理是文书工作的延续 简单的讲，文书档案是文书的保存方式。主要包括文书档案的收集、整理、 鉴定、编目、保管和提供利用一系列程序。其中，首要的程序是收集，而收集工 作的完成必须以文书处理为基础。那么文书处理工作质量高，那么档案材料的收 集完整性就有了可靠的保证。 2.3文书处理工作与档案工作密切联系、相互促进 文书工作质量直接影响着档案质量，没有完整齐全的文件，也不可能有完整 齐全的档案，文书处理工作做好了，就能为档案管理工作提供良好的条件和基础。反过来说，档案管理工作又可以促进文书工作更加规范化、系统化。档案工作要 审查归档文件是否齐全，组卷工作是否合理，保管期限是否准确，实际上是对文 书工作的全方位检查。通过档案工作可以发现文件材料是否系统、立卷归档是否 完整、分类组卷是否规范等，对做好文书处理工作是一种促进。 3目前文书档案管理工作中存在的问题 3.1文书与档案衔接渠道不畅通 一是在归档中，经常会存在文件收集不够完整，比如有的只有底稿缺正文，
编号：YB-JH-0946 ( 工作计划) 部门：_____________________ 姓名：_____________________ 日期：_____________________ WORD文档/ A4打印/ 可编辑 2021年档案月度工作计划模 板 Frequently formulating work plans can make people’s life, work and study more regular, and develop good habits, which is a habit necessary for success in doing things
2021年档案月度工作计划模板 摘要：经常制订工作计划，可以使人的生活、工作和学习比较有规律性，养成良好的习惯，因为习惯了制订 工作计划，于是让人变得不拖拉、不懒惰、不推诿、不依赖，养成一种做事成功必须具备的习惯。本内容可 以放心修改调整或直接使用。 一、文件材料的收集管理 1、公司指定专人负责文件材料的管理。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。 二、归档范围 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工的个人档案、劳动合同、工资、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 三、归档要求 1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。 5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;
一、《综合档案室工作职责》 二、《文件材料归档制度》 三、《档案库房管理制度》 四、《档案保密制度》 五、《档案保管制度》 六、《档案查（借）阅制度》 七、《档案利用制度》 八、《档案的统计、鉴定和移交制度》 综合档案室工作职责 1、宣传、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，并努力完成上级主管机关下达的有关档案业务工作。 2、制订和组织实施机关档案工作的规章制度，加强档案工作的规范化、标准化建设，提高档案的综合管理水平。 3、负责规划、协调全镇档案工作，并负责对镇属各部门档案工作进行业务指导、监督和检查。 4、负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管本镇各类档案及有关资料。 5、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作； 6、严格执行国家《保密法》和机关保密制度，组织做好档案的密级调整工作，对已超过保管或保密期限的档案，提出存毁和解密、降密处理意见。 7、开展档案的开放和利用工作，做好档案的借阅查阅工作；编制检索工具，编写档案参考资料。积极开发档案信息资源，为机关各项工作服务，为社会服务。 8、维护档案的完整与安全，做好档案的安全防范和技术保护工作；对损坏、偷窃、擅自销毁、遗失档案和泄密者，将予以处理；对保护档案有功者，将给予表扬、奖励。 9、负责组织机关专兼职档案人员的业务学习与培训。 10、开展档案学术研究和交流活动。 11、完成领导交办的其他任务。 文件材料归档制度 根据《档案法》和市、区档案局关于档案立卷归档的要求，为及时、正确地做好本机关各类档案材料归档工作，提高案卷质量，特作如下规定： 一、机关文件材料归档范围是： 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 二、机关文件材料不归档范围： 1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，
档案收集归档的通知
关于档案收集、归档的通知 各部门： 为了加强对我公司档案的科学管理，规范档案的整理和归档，防止重要信息资料流失，满足我公司在证据、责任和信息等方面的需求，为我公司研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》、DA/T 42-2009《企业档案工作规范》规定，综合管理部对各部门现存资料的收集、归档工作特作如下通知： 一、文件材料归档范围： （一）反映我公司在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对我公司各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）我公司在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料； （三）我公司需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与我公司有关的文件材料； （四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对我公司各项活动具有查考价值的文件材料。 二、文件材料的分类 （一）文书档案按目前部门设置情况，分党委、工会、综合管理部、人力资源部、财务资产部、质保部、经济运行部、技术中心、科
技部、营销部、产品制造一部、产品制造二部、产品制造三部、产品制造四部、产品制造五部等部门，文件归档时，按以上部门分成大类，每大类再按《文书档案收集目录》（附件一）的内容分为若干案卷。 （二）科研档案按科研项目分大类，每个项目按阶段分为若干案卷：1准备阶段、2试验阶段、3总结鉴定阶段、4成果和奖励申报阶段、5推广应用阶段 （三）基本建设档案按建设项目分大类，每个项目按类别分为若干案卷：1文字、2土建、3工艺、4电气、5给排水、6仪表、7热工、8采暖通风冷冻 （四）设备档案按设备类型分大类，分为：1.测试类、2液压机类、3挤出类、4滚压类、5浸渍类、6注射机类、7炉及烘箱类、8压缩机类、9空调类、10泵类、11混合类、12机床类、13仪器仪表类、14 起重类、15运输类、16其它类、17计算机、复晒印机类、18有关项目用的设备仪器。一台设备的资料整理为一个案卷。 （五）会计档案按类别分为：0凭证、1账册、2报表、3工资、4其它。 （六）声像档案按类别分为：1奖状、2照相、3磁带、4光盘 （七）质量记录按部门分为：1产品制造一部、2产品制造二部、3产品制造三部、4产品制造四部、5产品制造五部。 三、归档要求及规定 （一）归档原则： 凡属我公司归档范围的文件材料，行文日期在2016年12月31日之前的，必须按规定向我公司综合管理部移交，实行集中统一管理，
人事档案工作计划 人事档案工作是学校工作的一个重要组成部分，对促进档案发展起着举足轻重的作用。下面是学优为大家收集整理出来的有关于人事档案工作计划，欢迎阅读! 人事档案工作计划 我局人事劳动工作总的要求是：以十七大精神和科学发展观为指导，紧紧围绕人事劳动工作服务水利事业发展第一要务，按照加强党的执政能力建设和先进性建设的总要求，突出抓好干部队伍建设、人才队伍建设、事业单位改革和自身素质建设，进一步加大思想解放的力度，坚持以人为本，强化服务意识，创新工作思路，为我局水利工程管理和水利经济建设提供坚强的组织保证和人才支撑。 一、以科学发展观为指导，进一步加大思想解放和改革创新的力度 1、继续深入开展学习贯彻科学发展观活动。通过深入开展 学习实践活动，保持政治上的坚定和头脑上的清醒，切实在转变观念、开拓创新上动脑筋，在改进作风、求真务实上下功夫，在联系实际、学以致用上见成效。 2、加大改革创新步伐，力争突破工作难点。按照厅人劳处的要求，选择群众最关心最需要解决的难点问题进行专题调研，在干部选拨、评价、培训、交流及单位内部改革等方面争取有新突破。 二、以落实干部人事制度为重点，不断加强干部队伍建设
3、按照我局科室(单位)目标管理办法的要求，完成各科室(单位)年度目标责任书的签订工作，认真做好干部的平时考核和年终考核工作，探索我局中层干部目标责任管理的机制和办法，积极推行干部管理从以职务管理为主向以职责管理为中心的转变。 4、以提高干部素质为目的，积极选送干部到省委党校、行政院校等各级学校进行培训，认真做好参训干部服务、管理及考核工作，使干部培训工作收到实效。 5、通过调整补充完善厅直单位后备干部队伍，完善我局后备干部培养、使用管理办法。 三、继续推进我局人事制度改革工作 6、着力抓好岗位设置和岗位管理。根据“按需设岗、竞聘上岗、按岗聘用”的原则，以《事业单位岗位设置管理试行办法》和《〈事业单位岗位设置管理试行办法〉实施意见》为指导，制定《富水水库管理局岗位设置方案》，并将所设岗位落实到人。 7、抓紧做好我局事业单位收入分配制度改革实施工作。根据有关规定，结合我局实际，积极实施收入分配制度改革工作，探索我局绩效工资考核分配制度。 四、以人才培养为重点，突出抓好我局人才队伍建设 8、按照“653”工程要求，保质保量按期完成20XX年度我局专业技术人员知识更新的培训任务。 9、进一步深化职称改革工作。重点做好职称评审条件及评审办法的修订和细化量化工作。认真组织召开富水、王英水利电力工程专
档案整理心得体会 篇一：档案工作心得体会 用心用情做好档案工作 时间如梭，从事档案工作已有4个月时间。记得刚接手档案工作时，一片茫然，无所适从。在街道的领导下，在分管领导的大力支持下，通过我们全体档案工作人员的用心学习，用情投入，我街档案工作取得了重大突破，街道档案室被评为省特级档案室，村、村被评为省一级档案室。 一是用心学习。在接触档案工作之前，我存在着档案工作仅仅是文件资料的叠加，只要按年月日摆放的错误观念。通过市档案局业务指导科科长xx指导和街道档案员xx的介绍，我对档案有了全新认识：档案工作包括档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案利用。全面认识档案工作后，我开始新的学习之旅。我找来档案的分类方案进行认真研读，逐项记住；积极组织抽调的5名人员到先进镇村 xx街和xx镇xx村档案室现场观摩学习，详细记录、拍照，并组织大家交流学习；多次邀请档案局xx到我街指导工作，xx对我们的问题都给予耐心细致的回答，使我们的档案业务水平有了很大提高。 二是用情投入。如何持之以恒做好档案工作，关键是要用情投入。用情，才能不厌其烦；用情，才能专心一致；用情，才能获得支持。尤其是在村级档案工作中，档案的收集
是难度最大的工作之一。比如，在声相档案收集工作中，由于各种原因历任村干部照片不能收齐，为完成照片的收集，我们全体工作人员不厌其烦多次亲自到历任村干部家中收集照片；在其他档案和村志编写中，我们召开座谈会，向村干部说明档案工作对促进村经济社会发展中重要意义，获得了村干部的大力支持，村干部不仅给我提供比较全面的档案资料，对于不完整的部分他们带领我们深入到资历较老的村民家中走访，确保了各种档案资料的真实性和完整性。 Xxx xx年xx月xx日 篇二：浅谈人事档案整理工作的心得体会 浅谈人事档案整理工作的心得体会 人事档案其内容及分类繁多，每一类都由历史的，全面的反映干部职工情况的材料构成。而每一大类中的每一份人事档案材料又是构成干部人事档案的内容的构成成分，只有在收集人事档案材料的基础上才能建立人事档案。档案整理工作虽然不显山露水，默默无闻，但其中的重要性和特殊性，让我室所有人感觉无比光荣与自豪。 一、思想端正，态度积极 档案整理是一项极其繁琐的、极需要细心和耐心的工作。按“件”收集整理材料，核查后逐页打码并组卷，按要求将材料装订、盖章、编码，将材料信息录入档案管理数据库，
档案工作岗位责任制 一、分管档案工作的领导职责 1、组织本单位档案工作的宣传、贯彻,执行《中华人民共与国档案法》与上级关于档案工作的各项方针政策的活动。 2、加强对本单位档案工作的领导,将档案工作纳入本单位的整体发展计划,列入本单位议事日程,督促分管部门按上级与本单位档案部门要求做好应做的工作。 3、关心档案工作与档案室的建设与发展,从人力、物力、财力上给予支持,及时解决工作中的重大问题与困难,改善工作条件,使档案工作与局各项工作协调发展。 二、档案人员职责 1、贯彻实施《档案法》等档案工作的法律、法规,建立健全档案管理制度。 2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷与归档进行监督与指导。 3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料与照片,收集领导同志外出开会的发言材料与带回的带有密级的材料。 4、负责管理本单位各种门类与载体的档案,维护档案的完整、准确与安全,并为本单位各项工作的需要提供服务。 5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。 6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。 三、兼职档案人员职责 1、坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类存放,便于利用与归档。 2、负责本单位文件材料的形成、积累、保管与整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。 3、归档案卷做到组卷合理,页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。 4、保管好本部门应归档的案卷,注意文件材料的安全与保密。 5、主动接收本单位档案员的业务指导与督促检查,按规定时间向档案室移交。
6、积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。 7、按档案室要求对档案进行分类、整理、编目,并编制检索工具。 8、按归档时间向档案室提供档案目录与统计年报表。 文件、材料收集归档制度 一、收集归档范围 本机关在各项工作中形成的具有保存价值的,或者上级与下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等,下同)都属收集归档范围,应按规定的范围、时间与要求交本部门资料员或综合档案室归档。 (一)本级文件 1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。 2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。 3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。 4、向上级请示,与其她单位的来往文书,对下级的指示、批复、通知。 5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。 6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。 7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。 8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。 9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。 10、电报、重要电话记录、机关工作日记。 11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。 12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。 13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证,发放各种证明、证件存根。 14、已故人员资料。 15、重要的人民来信及处理材料。 16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。
档案年度工作计划 以《档案法》和《江苏省档案管理条例》为指针，认真贯彻实施《常熟市教育系统学校归档办法》，围绕学校“团结一致谋改革、凝心聚力求质量”的工作重点，强化率先、竞争、责任、效率、质量意识，运用新的档案管理软件加强学校档案工作的管理，力求为学校教育发展提供优质服务。 以《档案法》颁布为契机，有计划、有步骤地开展学习、宣传、贯彻活动，增强全校教职员工的法制观念和档案意识，强化行政执法的力度，提高全员执法的自觉性，推动学校档案工作向高标准持续发展。 1、组织学校全体教职员工和档案管理网络人员认真学习《档案法》，参照苏州市档案局学习、宣传、贯彻《苏州市档案管理办法》活动实施，进行有计划、有组织地宣传、学习和落实。 2、在认真学习、贯彻《苏州市档案管理办法》的基础上，结合学校政治学习对全校教职员工进行宣传、学习，通过印发宣传材料、做档案知识测试卷，提高法制意识和档案意识。 3、按照《常熟市教育系统学校归档办法》收集好各处、室、组等部门所形成的文件、材料，按分类方案进行装订、分类、排列、编
号、装合，并在今年8月底，完成～年度各种档案资料的立卷工作，写好立卷说明及签定报告。 4、做好档案台帐，对各项内容认真填写，为迎接一年一度的档案法规性检查作好准备。 5、及时收取、处理各类文档资料，为学校提供优质服务。 6、配合学校做好各类评估、评审、考核工作。 7、根据学校发展情况，及时做好资料的汇编、索引的延续工作，为学校扩大社会效益。 （一）第一季度： 1、制订学校xx年工作计划。 2、收集本校xx年各科室所形成的文件、材料。 3、做好本校新年度的文书处理工作。 （二）第二季度：
对做好档案收集工作的意见和建议 摘要：随着现代科技迅猛发展，院校档案工作也面临着严峻的挑战。本文从以科学发展观统筹军队档案工作，加强宣传教育提高档案意识，完善档案管理制度，拓宽档案收集渠道，全面提高档案人才队伍素质等五个方面进一步改进档案收集工作。 关键词：档案收集意见 档案工作主要包括三个环节，即“收、管、用”。一直以来，我们军队档案工作者十分重视档案的基础工作，在收集、管理和利用档案工作中积累了不少好的经验，形成了许多好的制度，取得了较好的成绩。面对信息化时代发展的新挑战、新要求和新课题，如何在新的历史条件下如何进一步改进档案收集工作，需要我们很好地思考和探索。本文主要结合工作实际和工作体会，深入分析当前档案收集工作的缺点和不足，提出做好军校档案收集工作，必须要把握以下几个方面—— 一、按照科学发展观的要求，切实加强对军事档案工作的筹划指导 档案工作是维护党、国家和军队历史真实面貌的重要事业，是我们各项建设事业中一项重要的基础性工作。因此，在筹划工作时，我们应把档案工作作为军队全面建设和发展的一个重要内容，纳入议事日程和整体规划，做到同步筹划、同步建设、同步发展，把服从和服务于军队信息化建设和应急作战军事准备作为档案工作的立足点，把围绕中心、服务大局作为档案工作的切入点，把加速推进档案信息化建设作为档案工作的着力点，使档案工作指导与业务建设相适应，档案服务保障能力与军队全面建设要求相一致。 二、加强宣传教育，提高档案意识 强化档案重要性的宣传教育，要紧紧结合档案工作实际，从提高“一个意识”、“两个思想”入手。 “一个意识”就是档案法规意识。应有针对性地学习与档案工作密切联系的法律知识，使广大官兵，特别是新闻、宣传、文化等有关业务部门的人员了解档案，明确自己在档案事务中的权利和义务，提高对档案工作重要性和迫切性的认识，树立档案法规意识，自觉关心支持、积极参与档案的收集归档工作。 “两个思想”即提高两类人员的思想认识。一是转变档案工作人员的思想观念。随着现代办公设备的运用和普及，档案的载体形式发生了很大变化，声像档案在军队档案中的比重越来越大，迫切需要档案工作人员转变思想观念。要从注重单一的文书档案收集扩展到重视对声像档案的收集，从只会做文书档案的整理扩展到会对多种类型载体档案做整理，从主动提供文书档案利用到主动提供包括声像档案在内的档案的全面利用。二是提高档案制作者的思想认识。由于现行档